Tìm hiểu Tổng hợp về văn phòng điện tử

Trên thực tế, các hoạt động của một văn phòng khá đa dạng, từ việc tương tác các phòng ban, luân chuyển văn bản đi đến, thêm bớt nhân sự, thêm bớt công việc, quản lý tiến trình công việc

VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ KHÁI NIỆM

Văn phòng điện tử là khái niệm xuất hiện cùng với những thuật ngữ như văn phòng không giấy, hoặc hệ thống phần mềm quản lý văn phòng- là một phương

thức quản lý và điều hành công việc dựa trên những ứng dụng công nghệ thông tin Hệ thống văn phòng điện tử được xây dựng và vận hành dựa trên nền tảng web với đầy đủ các chức năng cần thiết phục vụ các hoạt động trao đổi, giải quyết công việc Thêm vào đó, phần mềm còn được tích hợp nhiều phân cấp hệ tối ưu, nó cho phép người dùng có thể tùy chỉnh, lựa chọn các mô hình hoạt động sao cho phù hợp nhất với thực tế của từng doanh nghiệp.

Về bản chất, văn phòng điện tử là một giải pháp hệ thống phần mềm được xử

lý trên nền tảng máy tính và đặc biệt là Internet Sẽ không cần giấy tờ, sẽ chỉ là

những thao tác nghiệp vụ đã được lập trình để hệ thống giúp cho người dùng có thể

làm việc trong một “văn phòng điện tử” thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Văn phòng điện tử bao gồm những gì?

Tùy theo quy mô của từ “văn phòng” mà “văn phòng điện tử” sẽ gồm những gì và

đáp ứng những gì Trên thực tế, các hoạt động của một văn phòng khá đa dạng, từ việc tương tác các phòng ban, luân chuyển văn bản đi đến, thêm bớt nhân sự, thêm

bớt công việc, quản lý tiến trình công việc, cho tới các nghiệp vụ khác đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo giúp các thao tác, nghiệp vụ văn phòng Tất cả những điều này đều được lập

trình và chuyển hóa thành các module, hay còn gọi là phân hệ chức năng, giúp văn phòng điện tử có thể cung cấp cho người dùng những tiện ích phù hợp, hiệu quả

XU HƯỚNG

Thời đại công nghệ phát triển , chúng ta đang chạy theo dòng chảy của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, do đó nếu như đơn vị, doanh nghiệp nào vẫn làm việc theo phương thức truyền thống bằng bàn giấy ắt hẳn sẽ bị thụt lùi Hiện nay, tại các

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp việc quản trị văn phòng là một trong những công tác quan trọng, ảnh hưởng đến mọi hoạt động của cơ quan Vì thế đổi mới, hiện đại

hóa văn phòng, công tác hành chính thông qua việc áp dụng văn phòng điện tử là một xu hướng tất yếu trước áp lực cạnh tranh trong thời đại số

Khi văn phòng điện tử chưa xuất hiện

Theo một số thống kê cho thấy khi các đơn vị vẫn áp dụng văn phòng truyền

thống, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết các công việc, văn bản giấy tờ thì có khoảng 80% công chức bàn giấy lãng phí khoảng nửa giờ mỗi ngày để tìm kiếm tài liệu và 60% giành một giờ hoặc nhiều hơn để làm các công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện Thêm nữa, các đơn vị còn phải trả một khoản lớn chí phí về văn phòng phẩm Điều đó đã khiến

không ít đơn vị thay đổi hoặc đan xen giữa văn phòng kiểu mới với văn phòng kiểu

cũ Tuy nhiên, sự đan xen giữa các hình thức văn phòng vẫn còn nhiều tồn đọng và chưa triệt để Bên cạnh đó, trình độ tin học của công chức, nhân viên còn thấp không xử lý được hết thông tin nên hiệu quả công việc chưa cao mà tốn kém vẫn hoài tốn kém

Văn phòng ngổn ngang giấy tờ khi chưa dùng phần mềm quản lý công việc

Đòi hỏi một giải pháp mới…

Quản trị văn phòng, quản lý công việc là những công tác quan trọng, ảnh hưởng

đến toàn bộ hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp… Do đó, hiện đại hóa quản trị văn phòng thông qua việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử là một

xu hướng tất yếu Và để khắc phục những vấn đề nêu trên, đại đa số các đơn

vị, doanh nghiệp đã thực hiện theo nghị định số 64/2007/NĐ-CP về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và nhanh chóng tiến tới áp dụng văn phòng điện tử toàn diện Xu hướng hiện đại hóa văn

phòng điện tử đã trở nên tổng thể hơn, toàn diện hơn từ tư duy, con người, đến trang thiết bị máy móc

Theo kết quả khảo sát mới đây, việc triển khai phần mềm văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp tăng 70% hiệu suất công việc và tiết kiệm hơn 80% chi phí văn phòng phẩm, đồng thời tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung Qua đó

có thể thấy rằng, văn phòng điện tử đã hỗ trợ các đơn vị, doanh nghiệp trong việc trao đổi và chia sẻ thông tin, chuẩn hóa quy trình phối hợp xử lý công việc từ đó góp phần nâng cao năng suất

Khi áp dụng văn phòng điện tử, công tác quản lý cũng không đơn thuần là quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu nữa mà còn phục vụ việc điều hành của lãnh đạo Đặc biệt là quản lý công việc của từng phòng ban, nhân viên tốt hơn nhờ hệ

thống ghi nhận nhật ký làm việc của từng thành viên Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý

có thể làm việc và “ký” các hồ sơ từ xa mà không cần phải có mặt tại văn phòng làm việc

CỤ THỂ ( phần này không lấy vào powerpoint)

Trước đây để thông báo một cuộc họp nhân viên phụ trách phải đến từng phòng ban thông báo hay viết giấy mời và những người được thông báo nhanh chóng tập trung tại địa điểm họp với nhiều giấy tờ, sổ sách Giờ đây, chỉ cần một vài dòng thông báo được soạn sẵn, nhân viên phụ trách đã có thể gửi tới toàn bộ mọi người trong công ty lời mời họp thông qua hệ thống email hay trên những phần mềm quản lý công việc.Và hiện nay, chúng ta đều thấy những cuộc họp “sạch sẽ, tươm tất” hơn rất nhiều khi mọi thứ tài liệu, nội dung cuộc họp được ghi sẵn trong một file và được trình chiếu trên màn ảnh rộng để thông báo đến toàn thể các nhân viên Song song với đó, nhân viên đi họp sẽ không cầm nhiều sổ sách giấy bút như trước đây mà thay vào đó là những thiết bị hiện đại như smartphone, máy tính, ipad…Khảo sát một vòng quanh các doanh nghiệp hiện nay đâu đâu cũng là hệ thống phòng ốc khang trang, hiện đại với hệ thống máy móc, trang thiết bị hiện đại như máy in, máy tính bàn, mạng internet để phục vụ cho công việc Những cuộc họp bàn tròn thưa dần mà thay vào đó là những cuộc họp online, trao đổi, bình luận đánh giá… trên phần mềm làm việc hiện đại

Bên cạnh đó, việc tìm kiếm và quản lý tài liệu của các phòng ban trong doanh nghiệp nhanh chóng, thuận tiện hơn hẳn so với trước đây Thay vì phải liên hệ với

phòng hành chính, văn thư lưu trữ để tìm tài liệu, hồ sơ, giấy tờ thì nay những công việc ấy đều được thực hiện trên mang internet Với việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý văn thư lưu trữ… mọi thông tin liên quan đến công văn đi – đến, mọi tài liệu đều được lưu trữ trên hệ thống Người dùng mỗi khi muốn tìm kiếm tài liệu chỉ cần có tài khoản của phần mềm là có được tài liệu cần mong muốn.Hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ, văn bản, công văn đi – đến không chỉ giúp cho việc sắp xếp, tìm kiếm tài liệu dễ hơn mà còn đẩy nhanh quá trình làm việc của doanh nghiệp với các đối tác Không những vậy, nó còn giúp doanh

nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí lớn cho việc xây dựng cơ sở để lưu trữ, bảo quản tài liệu, sổ sách, tiết kiệm chi phí cho việc thuê thêm nhân viên quản lý, mặt khác còn tiết kiệm tối đa thời gian cho nhân viên

Việc điều hành, quản lý công việc của cả lãnh đạo và nhân viên thời công nghệ cũng khác nhiều so với trước đây Nhờ có những thiết bị hiện đại, các nhà công nghệ đã phát triển ra những phần mềm làm việc hiệu quả phục vụ cho nhu cầu của thời đại Thậm chí khi lãnh đạo, quản lý không có mặt ở văn phòng cũng có thể theo dõi và điều phối được doanh nghiệp của mình Thông qua phần mềm quản lý công việc được tích hợp trong phần mềm văn phòng điện tử, lãnh đạo ở xa có thể chỉ đạo và giao việc cho nhân viên ở nhà Mọi hoạt động, kết quả của công việc đều được ghi lại trên phần mềm từ đó lãnh đạo có thể biết được nhân viên của mình làm việc như thế nào.Thêm nữa, nhờ có phần mềm quản lý văn bản và phần mềm quản lý công việc, mọi hồ sơ, giấy tờ công văn đi – đến trong lúc lãnh đạo đi vắng cũng có thể được giải quyết kịp thời Từ thiết bị di động có kết nối internet, lãnh đạo ở xa có thể phê duyệt văn bản để không làm cho công việc bị gián đoạn Chính điều này đã phần nào nâng cao hiệu quả công việc lên một tầm cao

hơn.Không chỉ có lãnh đạo, nhân viên trong công ty cũng có thể quản lý công việc của mình khoa học và dễ dàng hơn Nếu như có sự điều phối chỉ đạo của lãnh đạo đột xuất thì nhân viên có thể ngay lập tức nhận được và nhanh chóng hoàn thành công việc của mình Bên cạnh đó, trong các phòng ban với nhau đều có thể trao đổi thông tin, bình luận, biểu quyết ngay trên phần mềm và không phải tổ chức một buổi họp nào cả

PHÂN LOẠI

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các loại phần mềm văn phòng điện tử đa dạng với đầy đủ các chức năng, tiện ích cần thiết Trên thế giới, có những phần mềm văn phòng điện tử khá nổi tiếng và miễn phí (có cả bản có phí với nhiều tính năng cao cấp hơn) như Trello Ở Việt Nam, Các phần mềm thường tích hợp nhiều các chức năng, tiện ích khác nhau chứ không phân loại rõ ràng ra một phần mềm chỉ làm 1

chức năng Một số phần mềm văn phòng điện tử phổ biến như là: CloudOffice, SurePortal, UMI,…

CHỨC NĂNG

QUẢN LÝ, PHÂN PHỐI VĂN BẢN

- Công văn đến đơn vị được văn thư số hóa trình lãnh đạo xem xét và cho ý kiến xử lý qua phần mềm

- Công văn chuyển đến các phòng ban chức năng ký nhận và xử lý theo bút phê của lãnh đạo

- Tìm kiếm và tra cứu các văn bản đã được phân phối đến bộ phận trên hệ thống một cách nhanh chóng

- Ghi chú, lưu trữ, đánh dấu văn bản với các nhãn hồ sơ thông minh phục vụ công việc

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ

- Quản lý tài liệu ISO, biểu mẫu

- Tải các tài liệu, chia sẻ trên hệ thống

- Quản lý, chia sẻ thư viện hình ảnh

- Quản lý phân quyền truy cập tài liệu

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, DỰ ÁN

- Quản lý các đầu mục công việc theo nhóm, dự án

- Người quản lý khởi tạo, giao việc cho cá nhân, nhóm thực hiện theo mức ưu tiên, tiến độ thực hiện

- Cá nhân, nhóm thực hiện xác nhận và báo cáo tiến độ công việc của đã thực hiện

- Đính kèm văn bản, tài liệu, trao đổi thảo luận các vấn đề liên quan đến công việc

TRAO ĐỔI THÔNG TIN

- Tạo ra các bản tin điện tử, truyền đạt chỉ thị của lãnh đạo trong doanh

nghiệp

- Phân quyền trao đổi thông tin theo từng nhóm tin, bộ phận

- Phản hồi, trao đổi, đính kèm tài liệu và hình ảnh liên quan

- Lưu vết xác nhận những thành viên đã đọc thông tin

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

- Quản lý hồ sơ nhân sự và các thông tin liên quan

- Quản lý, cảnh báo và theo dõi thời điểm hết hạn HĐLĐ, thời điểm nâng bậc lương

- Quản lý theo dõi phép năm, điều chuyển nội bộ, nhận xét đánh giá nhân sự

- Tự động gửi chúc mừng sinh nhật cho nhân sự

CỤ THỂ ( phần này không lấy vào powerpoint)

 Quản lý văn phòng hiện đại

Tính năng quản lý văn phòng hiện đại được thể hiện ở khả năng phân cấp công việc cũng như khả năng điều hành, đôn đốc công việc từ xa Tính năng phân cấp, phân công công việc của văn phòng điện tử được thể hiện ở việc giao – nhận – trao đổi thông tin, tài liệu, công việc một cách nhanh chóng, hiện đại theo từng cấp bậc quản lý Thông qua phần mềm này, các công việc trong một văn phòng, một dự án sẽ được xây dựng một cách khoa học, rõ ràng Đồng thời, việc quản lý, giám sát tiến độ cũng được thực hiện sát sao, kịp thời hơn rất nhiều so với hình thức văn phòng truyền thống Bên cạnh

đó, các cấp lãnh đạo hoàn toàn có thể thông qua văn phòng điện tử để kiểm tra, bàn giao các công việc mới mà không phải tập hợp, hội họp trực tiếp Đồng thời, cũng thông qua văn phòng điện tử, đội ngũ trực tiếp làm việc cũng có thể dễ dàng gửi báo cáo, nhận công văn mà không phải tốn thời gian qua nhiều bước chờ đợi

 Quản lý văn bản toàn diện

Tính năng quản lý văn bản toàn diện cũng là một trong những ưu điểm nổi bật của hệ thống văn phòng điện tử Nhờ tính năng này, các nghiệp vụ liên quan tới văn bản sẽ được đồng bộ hóa và đưa vào một quy trình quản lý chuyên nghiệp Tất cả các vấn đề liên quan tới công văn đi, công văn đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, tra cứ công văn sẽ được điện tử hóa theo hệ thống rõ ràng Do đó, bộ phận chuyên môn (văn thư) hoặc người lãnh đạo có thể dễ dàng tra cứu, đối chiếu nhanh chóng, thuận tiện các thông tin cần thiết

Ngoài ra ở tính năng quản lý văn bản, hệ thống văn phòng điện tử còn được tích hợp chức năng bình luận, trao đổi công khai xuyên suốt một dự án, một chiến dịch Bên cạnh đó, tính năng đánh dấu thông tin cũng được đưa vào hoạt động giúp người dùng có thể ghi nhớ, lưu trữ hệ thống thông tin cần thiết Nhờ vậy, các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc sẽ được giải quyết nhanh chóng, đơn giản

 Quản lý tài liệu chuyên nghiệp

Bên cạnh khả năng quản lý văn bản toàn diện, phần mềm văn phòng điện tử còn thuyết phục người dùng bởi tính năng quản lý tài liệu chuyên nghiệp Điều này được thể hiện ở chỗ phần mềm văn phòng điện tử sẽ cho phép quản lý, lưu trữ hệ thống hồ sơ, tài liệu, dữ liệu không thuộc nhóm thông tin văn bản Những loại hồ sơ này có thể bao gồm hệ thống phần mềm khác, các loại chứng từ, hợp đồng, âm thanh, video, hình ảnh… Đặc biệt với tính năng này, văn phòng điện tử còn cho phép người dùng lưu trữ các loại tài liệu theo dòng sự kiện, dòng thời gian theo mục đích cá nhân Nhờ vậy, người dùng

có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm cũng như sắp xếp cho phù hợp với từng dự

án, từng chiến dịch mà mình đang tham gia

 Quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý Nhân Sự cung cấp một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, bao gồm đầy đủ các tính năng xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty: Tuyển dụng, Đào tạo, Quản lý hồ sơ nhân viên, chế độ chính sách, BHXH, BHYT, BHTN, thuế thu nhập, chấm công, Tính lương

 Quản lý tài sản

Module Quản lý tài sản có chức năng giúp quản lý số tài sản hiện có, tình trạng của mỗi loại tài sản cũng như thông tin chi tiết của từng tài sản Cho phép người quản lý có thể điều động, theo dõi lịch trình, xử lý các tình huống xảy ra trong quá trình xử lý

LỢI ÍCH

Lợi ích chung

Quản lý tập trung

Lãnh đạo doanh nghiệp có thể điều hành công việc từ xa, mọi lúc mọi nơi, quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác

Chia sẻ thông tin

Tài liệu, công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được tiếp cận chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời

Tiết kiệm thời gian

Người dùng có thể truy cập phần mềm mọi lúc, mọi nơi, từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet để tác nghiệp, xử lý công việc Giảm thời gian xử lý công việc tối

đa, tiết kiệm nhân lực, tạo môi trường làm việc rõ ràng, minh bạch, văn minh

Lợi ích riêng

 Đối với doanh nghiệp

- Cung cấp công cụ thông minh làm việc theo nhóm, giúp các thành viên trong nhóm phối hợp chặt chẽ do cập nhật thông tin nhanh chóng, dễ dàng

- Thông tin đến nội bộ, đối tác, khách hàng được lưu chuyển một cách bảo mật và nhanh gấp 50 lần so với hiện nay

- Thông tin được tổ chức khoa học, lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng

- Cung cấp công cụ làm việc văn minh,chuyên nghiệp, khoa học và tiên tiến, xứng danh là một "nhân viên điện tử"

 Đối với cấp quản lý

- Nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời ra quyết định chính xác

- Điều hành doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi

- Giảm tải thời gian gặp gỡ trực tiếp theo cách truyền thống

- Quản lý hiệu quả công việc và con người

 Đối với nhân viên

- Nắm bắt rõ ràng nội dung, thời gian hoàn thành, bộ phận phối hợp của từng công việc

- Tổ chức, quản lý qũy thời gian làm việc hợp lý, khoa học

- Lưu trữ, tìm kiếm và chia sẽ thông tin dễ dàng

- Nâng cao tính chủ động, tích cực trong quá trình xử lý do định tính được khối lượng của công việc

CỤ THỂ ( phần này không lấy vào powerpoint)

Văn phòng điện tử mang lại một hệ thống quản lý tập trung

Khi đơn vị, doanh nghiệp áp dụng văn phòng điện tử thì tất cả mọi người sẽ dùng trong cùng một đơn vị tham gia có thể phân cấp, phân công rõ ràng từng công việc hay nhiệm vụ cụ thể Điều này còn tỳ vào đặc điểm của từng công ty, doanh

nghiệp Tuy nhiên, với việc sử dụng văn phòng điện tử lãnh đạo có thể điều hành

và quản lý công việc từ xa mọi, lúc mọi nơi, quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định chính xác

Căn cứ vào đó, người quản lý cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp có thể

dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm thống văn bản liên quan đến công việc Hơn nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến

cho từng nội dung Qua đó tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc Tạo nên môi trường làm việc thân thiện, hiện đạ i

Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì ở văn phòng điện tử tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian Với hệ thống văn phòng điện tử, các vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà không cần phải thông qua bất kỳ một cuộc họp bàn tròn căng thằng nào

Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí

Văn phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích và phân hệ khác nhau nên người dùng chỉ cần ngồi trước máy tính hoặc sử dụng điện thoại thông minh là đã có thể tác nghiệp, xử lý công việc mà không cần phải đi lại hay kiểm soát Chính vì vậy, văn phòng điện tử sẽ giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc tối đa, đặc biệt là các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, nhân lực để có nhiều thời gian làm việc hiệu quả hơn

Hơn nữa, văn phòng điện tử còn giúp quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị một cách đồng bộ nên khi ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa các chi phí văn phòng phát sinh (như văn phòng phẩm, giấy in, mực in…) Đây là khoản chi phí không hề nhỏ mà hằng năm các đơn vị, doanh nghiệp phải chi trả Có rất nhiều cơ quan, đơn vị sau khi ứng dụng văn phòng điện tử đều cho rằng văn phòng điện tử không chỉ giúp các doanh nghiệp tăng hiệu suất công việc, tiết giảm được thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, mà còn giảm được 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, đồng thời gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung

- Do toàn bộ thông tin lưu chuyển trong nội bộ được số hóa lưu trữ trên hệ thống nên doanh nghiệp sẽ tiết kiệm giảm được 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy

in, mực in, photocopy, đồng thời gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung

- Tiết kiệm chi phí điện thoại cho từng cá nhân trong công ty

- Tiết kiệm chi phí di chuyển khi họp nội bộ, gặp khách hàng, đối tác

VÍ DỤ CỤ THỂ VỀ MỘT PHẦN MỀM

Ở Vietnam, cũng có một số đơn vị xây dựng các ứng dụng nghiệp vụ văn phòng điện tử, trong đó tiêu biểu có phần mềm văn phòng điện tử của Thái Sơn, có tên Cloudoffice (có cả phiên bản miễn phí, dùng thử, và các phiên bản tùy biến cho

doanh nghiệp từ vừa và nhỏ đến cấp tập đoàn, công ty đa quốc gia hay các UBND

và các Bộ Ban ngành)

Khái Quát : Cloud office hiện đang là các phần mềm dành cho dân văn phòng được ưa chuộng nhất hiện nay Đây là một hệ thống phần mềm quản lý các văn bản cũng như các loại hồ sơ, tài liệu và việc điều hành các công việc một cách chuyên nghiệp và toàn diện nhất Phần mềm này sẽ hỗ trợ cho các nhà

quản lý doanh nghiệp có thể quản lý các công việc cũng như các loại giấy tờ, văn

kiện, dữ liệu công việc một cách toàn diện nhất Cloud Office cho phép người dùng có thể số hóa toàn bộ các dữ liệu cũng như các loại văn bản, hồ sơ một cách chính xác hơn Các quá trình làm việc của các doanh nghiệp cũng trở nên khoa học hơn Theo một nghiên cứu và thống kê gần đây cho thấy, việc sử dụng các sản phẩm phần mềm văn phòng điện tử hỗ trợ dành cho công việc văn phòng nói chung và các sản phẩm, phiên bản của phần mềm Cloud Office nói riêng, các doanh nghiệp có thể có được tác phong làm việc chuyên nghiệp hơn cũng như có thể tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn nâng cao được hiệu quả làm việc nhiều hơn so với trước.

Khách Hàng tiêu biểu: Nhờ những ưu điểm đó mà phần mềm văn phòng điện tử

CloudOffice hiện đã và đang được áp dụng trong hệ thống quản lý của nhiều cơ

quan, Bộ, Ngành, doanh nghiệp như: Cục Thuế Tỉnh Nghệ An, Cục Thuế Tỉnh

Bà Rịa –Vũng Tàu, Cục Hải quan Hải Phòng, Cục Hải quan Bình Dương, Cục Hải quan Đồng Nai, Cục Hải quan Vũng Tàu, Cục Hải quan Đà Nẵng, Công

ty nước sạch VINACONEX, Công ty cổ phần CONECO Miền Trung, Học viện Thanh Thiếu Niên Việt Nam ,Bưu điện Tỉnh Điện Biên,…

Điểm nổi bật

Kiểm tra, theo dõi công việc từ xa: Do nhu cầu quản lý không còn bó buộc trong

không gian văn phòng, người lãnh đạo khi đi công tác vẫn có thể truy cập phần mềm để kiểm tra tiến độ công việc, đồng thời có thể chỉ thị đến nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác

Cài đặt dễ dàng: CloudOffice là một ứng dụng có thể cài đặt trên các thiết bị

thông mình như smartphone, máy tính bảng với các nền tảng Android, iOS, Windows Phone giúp người dùng dễ dàng truy cập, xử lý văn bản, điều hành công việc từ xa thông qua Internet

Khả năng lưu trữ lớn: CloudOffice có thể lưu trữ được tài liệu, văn bản với dung

lượng lớn Đặc biệt phần mềm văn phòng điện tử này được thiết kế với khả năng

có thể chứa dung lượng lớn văn bản tài liệu mà không ảnh hưởng đến tốc độ truy cập Điều này có thể giúp giảm tải khối lượng hồ sơ, sổ sách, giấy tờ, giúp hạn chế

sự nhầm lẫn cũng như thất thoát tài liệu