Tổng hợp về trường phái lý thuyết quản trị hành chính

Sự phát triển các lý thuyết quản trị gần 100 năm qua đã thực sự định hướng cho các nhà quản trị thực hành 3 nhiệm vụ trọng tâm của mình:  Quản trị công việc và các tổ chức.. Hoàn cảnh l

z

Đại học Quốc gia Hà Nội Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn



CHỦ ĐỀ:

Tìm hiểu về trường phái “Lý thuyết quản trị

Hành chính”.

Môn học: Các lý thuyết quản trị

(có danh sách nhóm kèm theo) Lớp: K61-Quản trị văn phòng

Hà Nội, ngày 15 tháng 10 năm 2017.

DANH SÁCH NHÓM :

1 Nguyễn Tiến Hải

2 Vũ Khánh Huyền

3 Vũ Thị Bình

4 Nguyễn Thị Kim Ngân

5 Nguyễn Văn Long

6 Nguyễn Thị Nhài

7 Hoàng Tuyết Nhung

8 Nguyễn Mỹ Linh

9 Lê Thị Ngọc Mai

CÁC PHẦN TÌM HIỂU:

I Hoàn cảnh lịch sử ra đời

II Tác gia đầu tiên và các tác phẩm đã công bố

III Nội dung chính của lý thuyết quản trị Hành

chính

IV Các tác gia khác đồng thuận và tiếp tục phát

triển lý thuyết

V Những đóng góp cho khoa học quản trị

Mở Đầu:

Hoạt động quản trị xuất hiện trong đời sống xã hội rất lâu nhưng lý thuyết quản trị (Quản trị học) mãi cho đến cuối thế kỷ XIX- đầu thế kỷ

XX mới hình thành và phát triển Đến nay, đã có không ít lý thuyết quản trị ra đời với nhiều học giả thuộc các trường phái quản trị khác nhau Sự phát triển các lý thuyết quản trị gần 100 năm qua đã thực sự định hướng cho các nhà quản trị thực hành 3 nhiệm vụ trọng tâm của mình:

 Quản trị công việc và các tổ chức

 Quản trị con người trong tổ chức

 Quản trị các hoạt động trong tổ chức

Sau đây là nội dung cụ thể về một trường phái lý thuyết quản trị đó là trường

phái “ Lý Thuyết quản trị Hành chính” nằm trong trường phái các lý thuyết quản trị Cổ điển.

TRƯỜNG PHÁI LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

I Hoàn cảnh lịch sử ra đời

Quá trình công nghiệp hóa ảnh hưởng lớn tới đời sống của con người, tới công việc quản trị, đặt ra yêu cầu về cách tiếp cận mới về quản trị và một số các phương pháp quản lý,quản trị mới.Bối cảnh xã hội Châu Âu mà tiêu biểu là Pháp đang trong giai đoạn công nghiệp phát triển mạnh mẽ, số lượng công xưởng, máy móc và công nhân tăng nhanh chóng nhưng cũng chứng kiến những cuộc nổi dậy của công nhân mà tiêu biểu là công nhân Lyon (Pháp), phong trào hiến chương (Anh), Kinh tế tư bản hình thành và phát triển nhanh ở Châu Âu Với nền tảng cơ khí và cơ giới hóa, “Thuyết quản trị theo khoa học” của F.W Taylor được ra đời và truyền bá rộng rãi từ Mỹ sang các nước Châu Âu với ảnh

hưởng lớn trong suốt thời điểm cuối TK XIX nửa đầu thế kỷ XX.

Trong hoàn cảnh thuyết quản trị theo khoa học của Taylor đã được áp dụng rộng rãi trong các công trường công nghiệp, đồng thời bộc lộ những khuyết điểm của nó, được biểu hiện bằng các phong trào nổi dậy của công nhân như phong trào Hiến chương Anh, khởi nghĩa của công nhân dệt Li-ông (Pháp),…

thì sự ra đời của thuyết quản trị hành chính của Henry Fayol đã khắc phục

được những hạn chế của thuyết quản trị theo khoa học

II Tác gia đầu tiên và các tác phẩm đã công bố

Henry Fayol (1841 – 1925)

1. Tóm tắt tiểu sử:

Henry Fayol là một nhà công nghiệp Pháp, sinh

năm 1841 trong một gia đình tư sản Pháp Ông tốt

nghiệp kỹ sư mỏ năm 1860 và gần như cả đời ông

làm việc cho tập đoàn Xanhdica Năm 77 tuổi ông

ngừng làm cho Xanhdica và những năm còn lại ông

dành cho nghiên cứu về quản trị hành chính Năm

1900 ông có bài luận văn gửi tới Hội nghị khai thác

mỏ và luyện kim Tiếp đó ông hoàn thành cuốn

sách “Quản trị hành chính chung và trong công

nghiệp” (Administration inductile ét general),

xuất bản năm 1915, trình bày nhiều quan niệm mới

về quản trị Trong đó, ông trình bày lý thuyết quản trị của mình một cách có hệ thống, tổng hợp và ở trình độ cao hơn so với các lý thuyết khác cùng thời Lý thuyết này ra đời căn cứ trên giả thuyết, mặc dù mỗi loại hình tổ chức có những đặc điểm riêng (doanh nghiệp, nhà nước, các tổ chức đoàn thể, tôn giáo…) nhưng chúng đều có chung một tiến trình quản trị mà qua đó nhà quản trị có thể

quản trị tốt bất cứ một tổ chức nào Tác phẩm “Quản trị công nghiệp và tổng

quát” xuất bản năm 1949 là tác phẩm chủ yếu của ông Quan điểm của Fayol là

tập trung vào xây dựng một tổ chức tổng thể để quản trị quá trình làm việc Ông cho rằng, năng suất lao động của con người làm việc chung trong một tập thể tùy thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quản trị

Với Thuyết quản trị theo hành chính Fayol đã được coi là người đặt nền

móng cho trị luận quản trị cổ điển, là “một Taylor của châu Âu” và là “người

cha thực sự của trị thuyết quản trị hiện đại” (trong xã hội công nghiệp).

III Nội dung chính của thuyết Quản trị hành chính

1 Quan niệm và cách tiếp cận

- Khi xem xét hướng tiếp cận quản trị của Fayol ta có thể nhận thấy một sự khác biệt và gần như đối lập với hướng tiếp cận quản trị của một nhà quản trị tiêu biểu – “cha đẻ” của thuyết quản trị theo khoa học F.W.Taylor Taylor tiếp cận quản trị theo góc độ từ dưới lên trên, chủ yếu xem xét mối quan hệ giữa đốc công và người thợ, thiên về đối tượng quản trị theo góc độ kinh tế – kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp Trong khi đó, Henry Fayol tiếp cận quản trị theo góc độ từ trên xuống dưới, xem xét mối quan hệ giữa người quản trị và nhân viên, thiên về chủ thể quản trị theo góc độ hành chính trong các tổ chức có quy mô lớn Tuy nhiên, điểm chung giữa hai nhà quản trị là đều chủ trương

rằng, để đem lại hiệu quả phải bằng con đường tăng năng suất lao động và nhấn mạnh vai trò của phương pháp và nguyên tắc khoa học trong quản trị

- Ông phân loại hoạt động của một bất ký tổ chức nào hay một doanh nghiệp

gồm 6 nhóm :

 Một là các hoạt động kỹ thuật sản xuất

 Hai là thương mại, mua bán, trao đổi

 Ba là tài chính, việc dử dụng vốn

 Bốn là an ninh

 Năm là dịch vụ hạch toán, thống kê

 Sáu là quản trị hành chính.=> nhóm này liên quan tới cả năm nhóm trên

và là sự tổng hợp của các nhân tố trên để tạo ra sức mạnh

- Fayol cho rằng những ai ở cấp quản trị cao nhất như giám đốc quản trị hay một viên tướng chỉ huy quân đội, có chung một nhiệm vụ là có thể chuyển đổi cho nhau, công việc của họ là quản trị thuần túy còn các hoạt động khác họ chỉ tham gia gián tiếp và giao cho cấp dưới đảm nhiệm

- Ông xem xét quản trị từ trên xuống dưới và ông đã cố chứng minh rằng quản trị hành chính là một công việc, là một hoạt động chung cho bất kỳ một tổ chức lớn nào

- Một người quản trị thành công được là do những phương pháp mà anh ta áp dụng và các nguyên tắc chỉ đạo của anh ta chứ không phải nhờ các phẩm chất cá nhân của anh ta

2 Chức năng của quy trình quản trị

Trong quan niệm về quản trị của mình, ông đã đưa ra 5 chức năng của quy trình

quản trị, bao gồm:

 Dự đoán và lập kế hoạch (Hoạch định)

 Tổ chức

 Điều khiển

 Phối hợp

 Kiểm tra

Dự đoán và lập kế hoạch là hoạt động quan trọng, chức năng cơ bản của nhà quản trị Nó yêu cầu nhà quản trị phải có phẩm chất, năng lực, có kiến thức, kinh nghiệm và biết dùng người Dự tính sẽ giúp tổ chức tránh được những do

dự không cần thiết, những bước đi giả tạo, lường trước những khó khăn, rủi ro Tuy nhiên, ông cũng khẳng định “Kế hoạch tốt nhất không thể đoán trước được tất cả những sự việc bất ngờ có thể xảy ra nhưng nhất định dành một phần cho những sự việc này và chuẩn bị những vũ khí có thể cần đến khi đang bị ngạc nhiên sửng sốt” Tức là dù kế hoạch lập ra có kỹ lưỡng đến đâu cũng không thể lường trước được mọi vấn đề sẽ xảy ra trong thực tế, tuy nhiên nó có thể dự

phòng cho những rủi ro hay những vấn đề có thể phát sinh này Do đó, có thể hạn chế tối thiểu những khó khăn và rủi ro cho tổ chức cũng như làm cho những hoạt động của tổ chức diễn ra hợp trị, tiến hành trơn chu và theo đúng kế hoạch định trước Có nhiều loại kế hoạch khác nhau mà nhà quản trị có thể sử dụng tùy thuộc vào yêu cầu hoạt động của tổ chức trong từng trường hợp cụ thể như

kế hoạch dự đoán, kế hoạc chương trình, kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch chung và

kế hoạch riêng…

Tổ chức tức là thiết lập cơ cấu và xã hội song trùng của xí nghiệp Tổ chức công việc kinh doanh là cung cấp mọi thứ có tác dụng cho hoạt động của nó như: nguyên liệu thô, công cụ, vốn, nhân sự… Toàn bộ việc này có thể chia làm hai

bộ phận chính: tổ chức vật chất và tổ chức con người Đồng thời, ông đưa ra 16 quy tắc hướng dẫn được gọi là “Những chức trách quản trị của một tổ chức”, cụ thể như sau:

1 Chuẩn bị kế hoạch tốt và đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch

2 Tổ chức vật chất, con người phải phù hợp với mục tiêu, lợi ích và yêu cầu của hãng

3 Thiết lập một cơ quan quản trị chỉ đạo duy nhất có năng lực và đủ mạnh

4 Phối hợp hài hòa các hoạt động

5 Quyết định đưa ra rõ ràng, dứt khoát, chính xác

6 Tổ chức tuyển chọn hiệu quả Cần có một người đủ năng lực hoạt động đứng đầu mỗi ban Đồng thời sắp xếp nhân viên đúng vị trí mà họ có thể phát huy hết khả năng

7 Xác định rõ ràng các nhiệm vụ

8 Khuyến khích sự sáng tạo và tinh thần trách nhiệm

9 Khen thưởng lâu dài và thích đáng

10 Phạt những lỗi lầm và khuyết điểm

11 Chú ý việc duy trì kỷ luật

12 Đặt lợi ích chung, tập thể lên trước lợi ích riêng, cá nhân

13 Đặc biệt chú ý đến tính thống nhất của mệnh lệnh

14 Giám sát mọi trật tự

15 Kiểm tra mọi việc

16 Chống lại hiện tượng “vượt quyền” và tệ quan liêu, mệnh lệnh, giấy tờ

Tác động lên hành động, động cơ, nhận thức của đối tượng Điều khiển là khởi động tổ chức hoạt động và đưa nó đến mục tiêu theo kế hoạch đã định Để thực hiện chức năng điều khiển, nhà quản trị cần phải gương mẫu, cần tạo môi

trường thuận lợi trong tổ chức nhằm thúc đẩy tính sáng tạo, sự tiến bộ, lòng trung thành…

Hình thức thực hiện đó là tổ chức các cuộc họp hàng tuần giữa lãnh đạo, quản trị của các ban Để thực hiện chức năng này nhà quản trị cần:

1 Kết hợp hài hòa các hoạt động

2 Cân bằng hợp trị các khía cạnh vật chất, xã hội và chức năng khác

3 Duy trì một cán cân tài chính

4 Làm cho một chức năng tương quan với chức năng khác

5 Chấp nhận cho mọi người có tỷ lệ đúng mức và áp dụng các biện pháp nhằm đạt được mục đích

Nghiên cứu những nhược điểm, những thất bại để từ đó không để chúng lặp lại Kiểm tra cần phải kịp thời, phù hợp với thực tế, duy trì kiểm tra thống nhất chỉ huy, thiết lập một hệ thống kiểm tra hữu hiệu

3 Các nguyên tắc của quản trị

 Để có thể làm tốt việc sắp xếp, tổ chức doanh nghiệp, Fayol đã đưa ra và

yêu cầu các nhà quản trị nên áp dụng 14 nguyên tắc trong quản trị hành

chính, gồm có:

1 Chuyên môn hóa : đòi hỏi sự phân chia giữa kỹ thuật và phân chia công việc

2 Quyền hạn và trách nhiệm : có quan hệ mật thiết với nhau Quyền hạn phải gắn liền với trách nhiệm Giao trách nhiệm mà không giao quyền thì công việc không hoàn thành được Có quyền quyết định mà không chịu trách nhiệm về quyết định đã đưa ra thì sẽ dẫn tới thói vô trách nhiệm và hậu quả xấu

3 Tính kỷ luật cao : sự tôn trọng những thỏa thuận hướng vào sự tuân thủ mệnh lệnh, sự chuyên cần, năng lực và biêu hiện tôn trọng bên ngoài

4 Thống nhất chỉ huy: Nguyên tắc này có nghĩa là nhân viên chỉ được nhận mệnh lệnh từ một cấp trên

5 Thống nhất lãnh đạo (điều khiển) : người lãnh đạo và kế hoạch hoạt đ ộng

ph ải có cùng mục đích Thống nhất trong sự chỉ đạo, điều khiển

6 Sự trợ giúp của cá nhân đối với lợi ích chung : nếu xảy ra đụng độ phải có giải quyết hài hòa

7 Thù lao tương xứng (có khen thưởng) : Làm sao cho thõa mãn tất cả

8 Sự tập trung và phân tán quyền lực : làm sao cho đạt tới năng suất toàn bộ cao nhất

9 Trật tự thứ bậc : sắp xếp theo nguyên tắc ván cầu nhằm h ạn chế quyền lực, tăng cường giao tiếp thông tin giữa những người đồng cấp

10.Trật tự : ông tán thành vật nào chỗ ấy

11.Công bằng : sự hợp tình hợp lý

12.Ổn định nhiệm vụ : “sự bất ổn định trong nhiệm vụ luôn luôn là nguyên nhân và hậu quả của sự hoạt động kém cỏi” Luôn phải đảm bảo sự ổn định trong nhiệm vụ để đảm bảo mục tiêu rõ ràng và có điều kiện chuẩn

bị chu đáo

13.Tính sáng tạo : là những suy nghĩ và hành động vượt ra ngoài kế hoạch và

là sự bổ sung quý báu cho kế hoạch Fayol khuyên các nhà quản trị nên

“hy sinh lòng tự kiêu cá nhân” để cho phép cấp dưới thực hiện sáng kiến của họ Điều này rất có lợi cho công việc

14.Tinh thần đoàn kết : là sự ăn ý nhau và tính thống nhất giữa những người làm công trong một tổ chức, nguyên tắc này nói rằng đoàn kết luôn tạo ra sức mạnh Sự thống nhất, sự đoàn kết nhất trí trong cộng đồng mang lại những hiệu quả, đạt được mục tiêu của tổ chức

4 Vấn đề con người và đào tạo trong quản trị

Henry Fayol coi trọng yếu nhân tố con người trong quản trị Khác với thuyết quản trị theo khoa học chỉ yêu cần sự phục tùng và kỷ luật thì ông khẳng định con người không phải nô lệ của máy móc, kỹ thuật mà là người quyết định hiệu quả sản xuất Ông cho rằng phải đặt người công nhân vào đúng vị trí công việc đúng khả năng của họ và vị trí mà họ có thể phục vụ tốt nhất, phát huy tối đa khả năng làm việc của họ.Ông nhấn mạnh việc đào tạo đội ngũ công nhân có tay nghề để đáp ứng công việc và khuyến khích sự sáng tạo và tài năng của họ

Về phía nhà quản trị, Fayol cho rằng nhà quản trị cần có đủ tài và đức Họ cần

có đủ sức khỏe, trí tuệ, năng lực quản trị, kinh nghiệm…; có tính kiên quyết, sự can đảm, trách nhiệm và quan tâm đến lợi ích chung Nhà quản trị không phải

do bẩm sinh mà có Để trở thành một nhà quản trị hơn thế là một nhà quản trị giỏi thì cần phải được đào tạo và giáo dục một cách hệ thống và trong quá trình đào tạo chú ý đến các hình thức đào tạo khác nhau như: đào tạo qua trường lớp, nhà quản trị đi trước đào tạo cho những nhà quản trị tuong lai; đồng thời cần phải có quá trình rèn luyện trong thực tiễn Fayol đánh giá cao vai trò của tri thức quản trị trong xã hội hiện đại và coi đó là tinh hoa của tri thức tương lai

IV Các tác gia khác đồng thuận và tiếp tục phát triển lý thuyết

1 Max Weber (1864 – 1920)

Là một nhà xã hội học người Đức, có nhiều đóng góp vào trị thuyết quản trị thông qua việc phát triển một tổ chức quan liêu bàn giấy là phương thức hợp trị tổ chức một công ty phức tạp Khái niệm quan liêu bàn giấy được định nghĩa là hệ thống chức vụ và nhiệm vụ được xác định rõ ràng, phân

công, phân nhiệm chính xác, các mục tiêu phân

biệt, hệ thống quyền hành có tôn ti trật tự Cơ sở tư

tưởng của Weber là ý niệm thẩm quyền hợp pháp

và hợp lý, ngày nay thuật ngữ “quan liêu” gợi lên

hình ảnh một tổ chức cứng nhắc, lỗi thời, bị chìm

ngập trong thủ tục hành chính phiền hà và nó hoàn

toàn xa lạ với tư tưởng ban đầu của Weber Thực

chất những đặc tính về chủ nghĩa quan liêu của

Weber là:

– Phân công lao động với thẩm quyền và trách nhiệm được quy định rõ và được hợp pháp hóa như nhiệm vụ chính thức

– Các chức vụ được thiết lập theo hệ thống chỉ huy, mỗi chức vụ nằm dưới một chức vụ khác cao hơn

– Nhân sự được tuyển dụng và thăng cấp theo khả năng qua thi cử, huấn luyện và kinh nghiệm

– Các hành vi hành chánh và các quyết định phải thành văn bản

– Quản trị phải tách rời sở hữu

– Các nhà quản trị phải tuân thủ điều lệ và thủ tục Luật lệ phải công bằng v

à được áp dụng thống nhất cho mọi người

2 Chester Barnard (1886 - 1961):

Tác giả cho rằng một tổ chức là một hệ thống hợp

pháp của nhiều người với ba yếu tố cơ bản:

- Sự sẵn sàng hợp tác

- Có mục tiêu chung

- Có sự thông đạt

Nếu thiếu một trong ba yếu tố đó tổ chức sẽ tan vỡ

Cũng như Weber, ông nhấn mạnh yếu tố quyền hành

trong tổ chức, nhưng ông cho rằng nguồn gốc quyền

hành không xuất phát từ người ra lệnh, mà xuất phát

từ sự chấp nhận của cấp dưới Ðiều đó chỉ có được

khi với bốn điều kiện như sau:

- Cấp dưới hiểu rõ mệnh lệnh

- Nội dung ra lệnh phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức

- Nội dung ra lệnh phải phù hợp với lợi ích cá nhân của cấp dưới

- Cấp dưới có khả năng thực hiện mệnh lệnh đó

Trường phái lãnh đạo, quản trị hành chính chủ trương rằng năng suất lao động

sẽ đạt cao trong một tổ chức được sắp đặt hợp trị, đóng góp trong trị luận cũng như trong thực hành lãnh đạo, quản trị: những nguyên tắc lãnh đạo, quản trị, các hình thức tổ chức, quyền lực và sự ủy quyền

V Những đóng góp cho khoa học quản trị

Mặc dù lúc bấy giờ có nhiều ý kiến nghi ngờ về giá trị thực tế của Lý thuyết quản trị hành chánh của H Fayol, nhưng ngày nay không ai có thể bác bỏ được

sự thật về sự đóng góp to lớn của nó trong việc quản trị một tổ chức có hiệu quả

 Về mặt lý thuyết đã đặt nền tảng cho các lý thuyết quản trị sau này Trên

cơ sở những tư tưởng ban đầu đó, trường phái Tâm lý xã hội đã bổ sung khía cạnh nhân bản Lý thuyết định lượng về quản trị làm phong phú

thêm về khoa học định lượng trong việc đề ra các quyết định quản trị…

 Về giá trị thực tiễn Không thể phủ nhận rằng, nhờ những đóng góp các

LTQT cổ điển nói chung và LTQT HC nói riêng, việc quản trị các cơ sở kinh doanh, các cơ sở sản xuất, và ngay cả các cơ quan chính quyền ở các nước phương Tây và nhiều nước khác trên thế giới đã được nâng cao một cách rõ rệt trong nhiều thập niên của thế kỷ XX Nhờ sự ứng dụng các nguyên tắc và kỹ thuật quản trị đó mà tình trạng quản trị luộm thuộm, tùy tiện tại các cơ sở sản xuất đã được khắc phục, việc quản trị đã được đưa vào nề nếp Từ đó, tạo điều kiện hoàn thiện các lý thuyết quản trị và nâng cao hiệu quả quản trị Ngoài ra, nó còn có giá trị ứng dụng rất cao cho thực tiễn lúc bấy giờ và thực tiến quản trị sau này:

- Mỗi tổ chức phải có những kỷ luật và nguyên tắc và đảm bảo chúng được thực hiện nghiêm túc cho mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức hoạt động ổn định

- Người quản trị phải có năng lực thực sự và có hiểu biết về tâm trị, nhu cầu của các cá nhân trong tổ chức Cần phải có quy trình đào tạo người quản trị một cách bài bản

- Đánh giá cao vai trò của mỗi cá nhân trong tổ chức và khuyến khích tính sáng tạo, chủ động của họ

- Chuyên môn hóa rõ ràng làm cho năng suất lao động của tổ chức cao hơn

và tránh sự chồng chéo trong nhiệm vụ và sự chỉ đạo của các cấp quản trị

 Nhận xét về H Fayol, GS Koontz và O’Donnell của Đại học California cho rằng, chính H Fayol bằng những tư tưởng rất phù hợp với hệ thống quản trị kinh doanh hiện đại, thực sự xứng đáng được xem là cha đẻ của khoa học quản trị các tổ chức ngày nay, chứ không phải là W Taylor

VI Hạn chế

- Hạn chế lớn nhất của các lý thuyết quản trị này là xem con người

là “Con người thuần lý kinh tế”, bỏ qua các khía cạnh tâm lý - xã