Môn học: Nghiệp vụ tham mưu – tổng hợp BÀI KIỂM TRA GIỮA KỲ CÁ NHÂN Đề bài: Tiến hành tham mưu cho lãnh đạo quan xây dựng quy chế công tác văn thư Bài làm Đối tượng tham mưu: giả định tham mưu cho lãnh đạo quan UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên xây dựng quy chế công tác văn thư công tác văn thư UBND huyện dang gặp nhiều khó khăn tồn nhiều bất cập cần phải giải quyết, khắc phục Mặt khác, UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên chưa có quy chế cụ thể công tác văn thư quan mà thực theo quy chế, văn hướng dẫn ban hành kèm theo văn quy phạm pháp luật nhà nước Thực trạng thực công tác văn thư UBND Huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên: tồn nhiều vấn đề bất cập cần khắc phục sau: - Soạn thảo ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo ban hành văn tiến hành theo trình tự sau: Văn sau nhân viên soạn thảo đánh máy xong chuyển đến Chánh văn phòng xem xét, kiểm tra thể thức sau trình lên Chủ tịch Phó chủ tịch UBND huyện kí ban hành sau chuyển xuống nhân viên văn thư tiến hành đánh số, ghi ngày, tháng năm ban hành văn đăng kí vào sổ “Đăng kí văn đi” sau nhân văn theo nơi nhận, đóng dấu làm thủ tục gửi văn Điểu bất cập thực tế UBND huyện Đồng Hỷ người kiểm tra thể thức văn Chánh Văn phòng ( công việc chuyên môn chánh văn phịng mà cơng việc chun mơn thuộc phận văn thư) Trên thực tế phận văn thư không đề cao nên nhiệm vụ văn thư thư tiến hành đánh số, ghi ngày, tháng năm ban hành , đăng kí vào sổ, nhân văn theo nơi nhận, đóng dấu làm thủ tục gửi văn Từ xảy sai sót, bất cập quy trình soạn thảo ban hành văn dẫn đến hậu là: nhiều văn soạn thảo sai thể thức, kỹ thuật trình bày, cụ thể: số hiệu, nơi nhận, trích yếu nội dung chưa chuẩn ; số văn ban hành ký chưa - thẩm quyền (nhầm lẫn KT với TM, TL hay TUQ)… Quản lý văn đến: Do nhân viên văn thư thủ quỹ kiêm nhiệm nên khơng có chun mơn cao nên cơng tác cịn tồn hạn chế như: Việc bóc bì văn đến dùng tay xé làm rách văn bên trong; việc vào số cho văn bị trùng số; sổ đăng ký công văn, định phòng tận dụng mẫu sổ cũ Một số trường hợp văn thư qn mà khơng chuyển giao kịp thời văn đóng dấu “Hỏa tốc” hay “Khẩn” làm - chậm tiến độ giải công việc dễ dàng gây thất lạc/mất văn Quản lý văn đi: bất cập chỗ lưu văn bản, theo nguyên tắc: phận văn thư quan phải lưu gốc thực tế UBND huyện Đồng Hỷ phận soạn thảo lưu gốc cịn văn thư quan lưu dẫn đến hậu có trường hợp phận soạn thảo làm gốc từ xảy rủi ro khơng có để đối chiếu với Ngồi cịn trường hợp: văn ký gần hết làm việc không cán văn - thư hoàn tất thủ tục đăng ký ngay; tượng lùi ngày chèn số Quản lý sử dụng dấu: theo nguyên tắc dấu văn thư chịu trách nhiệm bảo quản sử dụng (người trực tiếp đóng dấu) Tuy nhiên thực tế số trường hợp, văn thư quan bận nên nhờ người khác đóng hộ giao dấu cho cán khác lại khơng có văn bàn giao hay ủy quyền dẫn đến hậu xảy sai sót người hồn tồn chịu trách nhiệm văn thư Mặt khác, văn thư kiêm nhiệm nên chuyên môn chưa cao: Khi đóng dấu cịn số văn đóng dấu bị lệch, dấu chưa đóng quy định, dấu chưa trùm lên 1/3 chữ ký bên trái,… - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan: Do chưa có quy chế quy định cụ thể nên tồn số vấn đề như: chuyên viên không lập hồ sơ mà đẩy việc cho nhân viên văn thư đẫn đến việc văn thư không người trực tiếp giải công việc nên hồ sơ lập văn bên thiếu liền mạch, khơng trình tự giải cơng việc Ngồi ra, danh mục hồ sơ khơng lập hàng năm mà sử dụng danh mục lập từ nhiều năm trước khơng có tính cập nhật Công tác giao nộp hồ sơ chưa hiệu mà tài hiệu hồ sơ rời lẻ; giao nộp khơng thời hạn,… Tóm lại, cơng tác văn thư UBND Huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên gặp nhiều vấn đề bất cập cần giải quyết, khắc phục Để bước đầu khắc phục vấn đề phải tiến hành xây dựng quy chế công tác văn thư quan, từ có rõ ràng giúp cho cán bộ, công chức quan thực tốt chuẩn nghiệp vụ công tác văn thư Cơ sở khoa học Vai trị cơng tác văn thư quan, tổ chức Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan Trong hoạt động quản lý quan, từ khâu đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác… nói chung phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác nắm bắt kịp thời hoạt động quản lý quan đạt hiệu cao Nguồn thơng tin thể hình thức văn quản lý nguồn thông tin chủ yếu đáng tin cậy Bởi chúng liên quan chặt chẽ với chức năng, nhiệm vụ quan chứa đựng đầy đủ yếu tố pháp lý Nguồn thông tin văn để đến lãnh đạo, cán bộ, viên chức quan quan khác phải qua khâu xử lý công tác văn thư soạn thảo, duyệt… Điều chứng tỏ công tác văn thư thực chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý mục đích nhiệm vụ công tác Làm tốt công tác thư góp phần nâng cao hiệu chất lượng công tác quan Nếu khâu công tác văn thư làm tốt tiếp nhận, chuyển giao, giải văn kịp thời xác; soạn thảo văn đảm bảo chất lượng … đảm bảo thơng tin văn đầy đủ, kịp thời xác cho hoạt động quản lý quan Do góp phần nâng cao chất lượng hiệu suất công tác quan Đặc biệt, công tác văn thư tin học hóa để thay cho phương pháp thủ cơng truyền thống chắn hiệu suất chất lượng hoạt động quản lý quan, tổ chức nâng cao rõ rệt Làm tốt công tác văn thư có tác dụng phịng chống tệ quan liêu, giấy tờ Làm tốt công tác văn thư có nghĩa chuyển giao văn bản, giấy tờ, truyền đạt thông tin quản lý đến quan, đến người có trách nhiệm giải thực nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo ban hành định xác, phù hợp với thực tiễn, có khả thực thi, tuân thủ nghiêm túc quy định Nhà nước Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác hành văn phịng, cơng tác văn thư đại hóa Đó yếu tố quan trọng góp phần quan trọng làm giảm bớt công văn, giấy tờ, ngăn ngừa hạn chế tệ quan liêu quan Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật quan Bởi phần lớn thơng tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật quan văn hóa Nếu việc bảo vệ cơng văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật quan quan có thẩm quyền quy định cách đầy đủ, chặt chẽ quan tuân thủ nghiêm túc trình tiến hành khâu cơng tác văn thư, đảm bảo an tồn tài liệu, góp phần giữ gìn cho thơng tin thuộc bí mật nhà nước bí mật quan khơng bị rị rỉ ngồi Làm tốt công tác văn thư tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Nếu văn soạn thảo có nội dung xác, thành phần thuộc thể thức văn thể đầy đủ đắn, đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ xác cao Do góp phần nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ nói chung tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng Nếu văn có giá trị hình thành hoạt động quan lập hồ sơ hành giao nộp vào lưu trữ quan đầy đủ, hạn, tạo điều kiện để sớm đưa tài liệu phục vụ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng quan Mặt khác, giải phóng cho cán lưu trữ khỏi công việc vốn thuộc chức trách văn thư để tập trung thực nhiệm vụ mình, tổ chức khoa học tài liệu… Cơ sở pháp lý Căn Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Căn Nghị định số 99/2016//NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Căn Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước; Căn Thơng tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, Cơ quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp; Căn Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Căn Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Căn Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Căn Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Căn Quy định công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Thái Nguyên (Ban hành kèm theo Quyết định số 20/2013/QĐ-UBND ngày 27 tháng năm 2013 UBND tỉnh Thái Nguyên) ... giúp cho cán bộ, công chức quan thực tốt chuẩn nghiệp vụ công tác văn thư Cơ sở khoa học Vai trị cơng tác văn thư quan, tổ chức Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan Trong... tin vào cơng tác hành văn phịng, cơng tác văn thư đại hóa Đó yếu tố quan trọng góp phần quan trọng làm giảm bớt công văn, giấy tờ, ngăn ngừa hạn chế tệ quan liêu quan Làm tốt cơng tác văn thư góp... chức quan quan khác phải qua khâu xử lý công tác văn thư soạn thảo, duyệt… Điều chứng tỏ công tác văn thư thực chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý mục đích nhiệm vụ công tác Làm tốt công