(Luận văn thạc sĩ) hoạt động tham mưu của văn phòng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn về công tác văn thư lưu trữ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TẠ THỊ THÖY NGỌC HOẠT ĐỘNG THAM MƢU CỦA VĂN PHÕNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Quản trị Văn phòng HÀ NỘI - 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TẠ THỊ THÖY NGỌC HOẠT ĐỘNG THAM MƢU CỦA VĂN PHÕNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Quản trị Văn phòng Mã số: 60340406 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Đức Thuận HÀ NỘI - 2018 MỤC LỤC Lời nói đầu………………………………… …………………… Chƣơng 1: Cơ sở lý luận Văn phòng, hoạt động tham mƣu công tác văn thƣ - lƣu trữ…………………………………………… 1.1 Một số thuật ngữ có liên quan………………………………… 1.1.1 Khái niệm văn phòng………………………………… … 15 1.1.2 Khái niệm hoạt động tham mƣu………………………….… 17 1.1.3 Đối tƣợng tham mƣu…………………………………………… 20 1.1.4 Vai trò, tầm quan trọng tham mƣu………………………… 22 1.1.5 Nội dung tham mƣu……………………………………… 24 1.1.6 Nguyên tắc tham mƣu…………………………………… 26 1.1.7 Yêu cầu tham mƣu…………………………………… 29 1.1.8 Hình thức tham mƣu………………………………… …… 33 1.1.9 Cách thức quy trình tham mƣu……………………… …… 35 10 1.1.10 Khái niệm Công tác văn thƣ……………………….………… 37 11 1.1.11 Khái niệm Công tác lƣu trữ ………………………… ……… 38 1.2 Tham mƣu công tác văn thƣ - lƣu trữ ………………… 12 1.2.1 Vai trị cơng tác văn thƣ - lƣu trữ …………………….… 39 13 1.2.2 Nội dung công tác văn thƣ - lƣu trữ …………………………… 40 14 1.2.3 Nội dung quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ Bộ ………… 40 15 1.2.4 Nội dung tham mƣu công tác văn thƣ - lƣu trữ ……… 41 Chƣơng 2: Thực trạng hoạt động tham mƣu Văn phịng Bộ cơng tác văn thƣ - lƣu trữ quan Bộ Nông nghiệp PTNT 16 2.1 Khái quát Bộ Nông nghiệp PTNT……………………… 45 17 2.2 Khái quát Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT………… 18 2.3 Thực trạng tham mƣu quản lý công tác VT-LT 19 2.3.1 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật công tác văn thƣ - lƣu trữ 52 20 2.3.2 Công tác tổ chức - nhân 53 21 2.3.3 Tham mƣu tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng nhân làm công tác văn thƣ - lƣu trữ 22 2.3.4 Tham mƣu thực sách thi đua khen thƣởng cơng tác văn thƣ - lƣu trữ 23 2.3.5 Tham mƣu ban hành văn quản lý, hƣớng dẫn công tác văn thƣ - lƣu trữ 24 2.3.6 Tham mƣu kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ 25 2.3.7 Tham mƣu đảm bảo sở vật chất phục vụ công tác văn thƣ lƣu trữ 26 2.3.8 Tham mƣu ứng dụng tiến Khoa học công nghệ vào công tác văn thƣ - lƣu trữ 48 55 57 58 60 60 61 27 2.4 Thực trạng tham mƣu nghiệp vụ công tác văn thƣ - lƣu trữ 28 2.4.1 Quản lý văn đi, đến 63 29 2.4.2 Lập hồ sơ hành nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan 69 30 2.4.3 Thu thập quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ 73 31 2.4.4 Phân loại, xác định giá trị, loại hủy hồ sơ, tài liệu nộp lƣu trữ lịch sử 76 32 2.5 Hình thức tham mƣu 82 33 2.6 Cách thức quy trình tham mƣu 83 Chƣơng 3: Các giải pháp tham mƣu Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT công tác văn thƣ - lƣu trữ …………………… 3.1 Đánh giá chung công tác tham mƣu Văn phịng Bộ cơng tác văn thƣ - lƣu trữ …………………………………….…… 34 3.1.1 Ƣu điểm…………………….……………………………… … 87 35 3.1.2 Hạn chế ………………………………… …………………… 89 36 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế ………………………………………… 90 3.2 Các nhóm giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động tham mƣu Văn phòng Bộ ………………………………… ………… 37 3.2.1 Nhóm giải pháp thể chế ……………………………………… 92 38 3.2.2 Nhóm giải pháp nghiệp vụ, kỹ thuật ………………………… 96 39 3.3.3 Nhóm giải pháp tổ chức, nhân sự, thi đua khen thƣởng, kỷ luật 102 40 3.3.4 Nhóm giải pháp hỗ trợ 104 41 KẾT LUẬN………………………………………………… ……… 106 42 Tài liệu tham khảo…………………………………………………… 108 Phụ lục I: Cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp PTNT Phụ lục II: Cơ cấu tổ chức Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT Phụ lục III: Thống kê tổ chức nhân làm công tác văn thƣ - lƣu trữ Cơ quan Bộ Nông nghiệp PTNT Phụ lục IV: Phiếu điều tra, khảo sát LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn đề tài nghiên cứu riêng tơi, luận văn tơi có tham khảo nội dung nghiên cứu tác giả khác thông tin có văn quy phạm pháp luật, văn hành quan Nhà nƣớc song có thích cụ thể viện dẫn Kết luận văn trung thực chƣa đƣợc cơng bố cơng trình nghiên cứu nào./ HỌC VIÊN Tạ Thị Thúy Ngọc DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT VT-LT văn thƣ - lƣu trữ VT Văn thƣ LT Lƣu trữ CNTT Công nghệ thông tin DMHS Danh mục hồ sơ XĐGT Xác định giá trị TLLT Tài liệu lƣu trữ LĐVP Lãnh đạo Văn phịng QLVB Quản lý văn Bộ Nơng nghiệp PTNT Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phịng phận cấu thành khơng thể thiếu cấu tổ chức quan, tổ chức Là đơn vị có chức tham mƣu, giúp việc cho thủ trƣởng quan, văn phịng có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin; tổ chức điều phối công việc hoạt động chung; đảm bảo điều kiện vật chất phƣơng tiện làm việc cho quan; đồng thời trung tâm, đầu mối thực hoạt động giao dịch liên lạc, góp phần trì phát triển mối quan hệ quan Tham mƣu Văn phòng chủ yếu lĩnh vực nhƣ: Tổ chức điều hành công việc quan; đề tổ chức thực định quản lý; đề xuất xây dựng trực tiếp xây dựng quy chế quy định quản lý điều hành lĩnh vực hoạt động quan; tổ chức, đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực quy chế, quy định; quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ (sau xin đƣợc viết tắt là: VT-LT); tổ chức khoa học quản trị công sở đảm bảo sở vật chất cho hoạt động quan Trong đó, tham mƣu tổ chức thực công tác VT-LT nhiệm vụ quan trọng, giữ vị trí trọng yếu Văn phịng Nếu cơng tác VT-LT quan, tổ chức đƣợc làm tốt bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lƣợng công tác quan, đơn vị phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong năm qua, công tác VT-LT đƣợc Lãnh đạo Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT quan tâm nhƣ: tham mƣu cho Lãnh đạo Bộ đạo đơn vị thuộc Bộ tổ chức thực tốt quy định Nhà nƣớc công tác VT-LT; đồng thời vận dụng sáng tạo văn quy định Nhà nƣớc để đáp ứng tốt yêu cầu quản lý công tác VT-LT Bộ Tuy nhiên, nhƣ số quan nhà nƣớc khác, công tác VT-LT Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn (sau xin đƣợc viết tắt là: Bộ Nông nghiệp PTNT) tồn Một số tồn mang tính chất hệ thống, cần phải tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng quy định nhà nƣớc đòi hỏi nâng cao chất lƣợng tham mƣu quản lý công tác VT-LT nhằm phục vụ ngày tốt hoạt động đạo điều hành Lãnh đạo Bộ giai đoạn Điều địi hỏi ngƣời làm cơng tác tham mƣu, quản lý cơng tác VT-LT Văn phịng Bộ phải xác định rõ trách nhiệm thƣờng xuyên đổi công tác tham mƣu Hoạt động tham mƣu Văn phòng Bộ Nông nghiệp PTNT công tác VT-LT cần thiết lý sau: - Đa phần lãnh đạo đơn vị chƣa nhận thức đầy đủ vị trí vai trị cơng tác VT-LT quan, đơn vị, chƣa có đầu tƣ thích đáng; - Việc tham mƣu ban hành văn quản lý hƣớng dẫn tổ chức thực công tác VT-LT Bộ Nông nghiệp PTNT nhiều vƣớng mắc, bất cập, chƣa đồng bộ, kịp thời; hiệu chƣa cao; - Việc áp dụng Công nghệ thông tin công tác VT-LT chƣa đồng bộ, văn giấy tờ cịn nhiều; - Cơng tác lập hồ sơ hành chƣa thực đƣợc quan tâm vào nếp, tài liệu chƣa đƣợc lập hồ sơ hoàn chỉnh nộp lƣu theo quy định; - Việc xây dựng, bố trí kho tàng để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu đầu tƣ kinh phí để phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng khoa học công nghệ vào cơng tác VT-LT cịn nhiều hạn chế, hiệu khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ chƣa cao Với lý nhận thức trên, việc chọn đề tài: "Hoạt động tham mƣu Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn công tác văn thƣ - lƣu trữ” làm Luận văn Thạc sỹ thể cần thiết, trách nhiệm cơng chức cơng tác Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT, muốn hồn thiện thể chế cơng tác VT-LT, đóng góp phần nhỏ vào phát triển chung ngành Nông nghiệp PTNT Mục tiêu phạm vi nghiên cứu 2.1 Mục tiêu Khi thực đề tài này, mong muốn hƣớng tới mục tiêu sau: - Một là, khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động tham mƣu Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn công tác VT-LT; - Hai là, hạn chế việc thực hoạt động tham mƣu Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT công tác VT-LT; - Ba là, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động tham mƣu Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT công tác VT-LT 2.2 Phạm vi nghiên cứu Công tác VT-LT lĩnh vực quản lý bao gồm nhiều hoạt động quy trình nghiệp vụ cụ thể, quy trình địi hỏi có tham gia nhiều tổ chức cá nhân có liên quan Do đó, đề tài khơng sâu phân tích nghiệp vụ công tác VT-LT mà tập trung nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động tham mƣu Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT cơng tác VT-LT, từ đề xuất số giải pháp trƣớc mắt nhƣ lâu dài để góp phần thực hoạt động tham mƣu Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT công tác VTLT ngày tốt hơn, đáp ứng yêu cầu ngày cao Lãnh đạo Bộ Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tham mƣu tổ chức thực công tác VT-LT Văn phịng Bộ đóng vai trị quan trọng hoạt động có tác động đến hiệu chất lƣợng đạo điều hành Lãnh đạo Bộ 3.1 Về cơng tác tham mưu Văn phịng Có thể kể đến số viết, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học nhƣ: - Bài viết PGS.TS, nguyên Thứ trƣởng Bộ Nội vụ Văn Tất Thu “Vị trí, vai trị, u cầu ngun tắc cơng tác tham mưu Văn phòng bộ, 10 ... Luận văn này, tác giả đề cập đến vấn đề nhỏ cơng tác tham mưu Văn phịng tham mưu công tác VT-LT Tham mưu Văn phòng tham mưu tổng hợp, nhiên hoạt động tham mưu Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT tham mưu. .. HỘI VÀ NHÂN VĂN TẠ THỊ THÖY NGỌC HOẠT ĐỘNG THAM MƢU CỦA VĂN PHÕNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Quản trị Văn phòng. .. lý công tác văn thƣ - lƣu trữ Bộ ………… 40 15 1.2.4 Nội dung tham mƣu công tác văn thƣ - lƣu trữ ……… 41 Chƣơng 2: Thực trạng hoạt động tham mƣu Văn phịng Bộ cơng tác văn thƣ - lƣu trữ quan Bộ Nông