Biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Sáng kiến kinh nghiệm I Mở đầu: Văn thư – Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành thơng qua văn bản- tài liệu Làm tốt công tác công văn giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Trong cơng đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hồ vào xu đó, năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần xem xét từ yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, thông tin tài liệu lưu trữ loại thơng tin có tính dự báo cao, có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý, tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Công việc người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trông bên tưởng chừng đơn giản “ Đánh máy bảo quản hồ sơ” có yêu cầu thật quan trọng mà có làm công tác Văn thư – Lưu trữ cảm nhận hết Điều khiến cho tơi làm cơng tác Văn thư – Lưu trữ tự hào vai trò, vị trí cơng việc làm đảm nhiệm; Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn …là nhiều, nên đòi hỏi người làm cơng tác văn thư, văn phòng nhà trường phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác, giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải công việc cách tốt nhất, nhằm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ Nếu tài liệu, văn gửi tới quan, đơn vị đưa đến phận giải công việc kịp thời nhanh chóng hoạt động nhà trường đạt hiệu cao, tiến độ hồn thành cơng việc không bị chậm trễ Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ chọn nội dung “ Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu Trang Sáng kiến kinh nghiệm trữ trường THPT Lê Hoàn” làm đề tài Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác Văn thư –Lưu trữ nhà trường kinh nghiệm mà tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm cơng tác Mong số kinh nghiệm phát huy bổ sung thêm công tác Văn thư – Lưu trữ Nhà nước quan tâm trọng 1.1 Lý chọn đề tài: Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác Văn thư – Lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác Văn thư – Lưu trữ công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Công tác Lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức, nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác Lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Trên thực tế nhà trường rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu cấp cán giáo viên khơng có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay không Như thực tốt công tác Lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác Văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan trọng, thể cụ thể sau: - Cơng tác Văn thư – Lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ nhiệm vụ trị nhà trường Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà trường Trang Sáng kiến kinh nghiệm - Giúp cho cán công chức nhà trường nâng cao hiệu công việc, giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa - Tạo cơng cụ để kiểm sốt thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường, góp phần gìn giữ cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật Quốc gia Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác Văn thư Lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động nhà trường thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan trường học cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trò cơng tác Văn thư – Lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Đó lý tơi chọn đề tài 1.2 Mục đích nghiên cứu: Hiện hầu hết trường học bố trí nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Người phụ trách trực tiếp cơng việc thờ ơ, khơng nắm hết kỹ để giải công việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu Để có văn mang tính xác cao, đòi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn bản, vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nhà trường 1.3 Đối tượng nghiên cứu Ở đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực cần phải có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư – lưu trữ nhiều đơn Trang Sáng kiến kinh nghiệm vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ văn phòng quan, đơn vị Cán viên chức văn phòng chưa đào tạo đến nơi, đến chốn kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi cơng tác văn thư – lưu trữ Đề tài nghiên cứu phạm vi trường THPT Lê Hồn, thơng qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư tất trường học hồn thành tốt nhiệm vụ 1.4 Phương pháp nghiên cứu: - Tìm hiểu đối tượng nghiên cứu thông qua tài liệu - Nghiên cứu văn liên quan đến công tác văn thư lưu trữ - Nắm bắt tình hình cụ thể vấn đề trực tiếp áp dụng triển khai vào cơng việc 1.5 Những điểm Sáng kiến kinh nghiệm - Nâng cao nhận thức trách nhiệm nhân viên văn phòng cơng tác văn thư lưu trữ - Người làm cơng tác văn thư lưu trữ tìm kiếm văn lưu trữ cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn u cầu, xác, đầy đủ nội dung để trình ký - Đề tài dể áp dụng, dể thực đối tượng, nơi, khơng đòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ cao tin học Khai thác tốt lực nhân viên văn phòng quản lý, khai thác sử dụng văn đạt hiệu cao II Nội dung sáng kiến kinh nghiệm: 2.1 Cơ sở lý luận sáng kiến kinh nghiệm: Để đưa biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ nhà trường việc cần hiểu đầy đủ, sâu sắc nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung; soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung cơng việc cơng tác lưu trữ quan phải đảm bảo u cầu: nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ q trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng có hiệu liệu lưu trữ Cơng tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập, bổ sung liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ Trang Sáng kiến kinh nghiệm chức sử dụng liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: tính khoa học, tính mật Để có văn mang tính xác cao, đòi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, văn cần gửi, lưu giữ trường cẩn thận Căn sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm văn thư lưu trữ quan xây dựng sở văn chủ yếu sau đây: - Căn văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức, lề lối làm việc quan, đơn vị - Căn Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; [ ] - Căn Nghị định số 09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính Phủ sử đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ; [ ] - Căn Nghị định số 99/NĐ – CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; [3 ] - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạnh bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; [ ] - Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành [ ] - Luật số: 01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Về việc ban hành Luật lưu trữ [4 ] Mục đích: Để nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ nhà trường tốt, đòi hỏi người làm cơng tác phải biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư, nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thơng tin hồn thành tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ Đặc biệt khâu soạn thảo văn 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm: Thực tế nhiều năm trước công tác văn thư lưu trữ chưa trọng quan tâm mức Nhiều nội dung chưa thực quy định như: - Chưa ban hành đầy đủ văn công tác văn thư, lưu trữ ban hành chất lượng chưa cao; thực báo cáo định kỳ công tác văn thư, lưu trữ chưa thường xuyên số liệu báo cáo chưa đầy đủ Trang Sáng kiến kinh nghiệm - Quản lý văn đi, đến chưa chặt chẽ, chưa cập nhật đầy đủ thông tin vào sổ đăng ký văn đi, đến; lưu văn đến văn thư; chưa quy định thời gian xử lý theo dõi tình hình giải văn đến; thể thức kỹ thuật trình bày văn chưa đảm bảo quy định; lưu văn chưa quy định - Công tác văn thư, lưu trữ theo phương pháp thủ cơng chưa áp dụng công nghệ thông tin - Công tác lập hồ sơ, lưu trữ chưa vào nề nếp chưa hồn thiện hồ sơ; chưa bố trí tủ, kho lưu trữ… theo quy định nên chưa thực nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa thực quan tâm vào nề nếp - Nhìn chung cán làm công tác văn thư chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư nên số nơi bề bộn, làm việc không khoa học chưa ngăn nắp, gọn gàng Qua nhiều năm làm công tác văn thư trường THPT Lê Hồn tơi gặp thuận lợi khó khăn sau: * Thuận lợi: Cơng tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử trường Được quan tâm đạo trực tiếp Sở GD- ĐT Thanh Hoá Ban giám hiệu nhà trường; Đảng, quyền, ban ngành, đồn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đồn kết hợp tác với nhà trường Đội ngũ thầy giáo động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức vươn lên hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao Nhân viên văn thư ý thức việc học tập bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chun mơn, có trách nhiệm cao cơng việc * Khó khăn: Tuy quan tâm cấp trên, đặc biệt ngành giáo dục, sở vật chất, trang thiết bị máy móc hạn chế chưa đáp ứng nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư, lưu trữ - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng yêu cầu đại hố cơng tác văn thư - Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực - Việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư nhiều hạn chế - Việc lưu trữ nhà trường chủ yếu thủ công, chưa có khoa học, thiếu kinh nghiệm để lưu trữ tốt hồ sơ theo chuẩn - Việc giao nhận loại văn bản, cơng văn nhiều bất cập - Cán làm công tác văn thư chưa đào tạo quy qua trường lớp chun mơn nghiệp vụ Tuy nhà trường có cán làm cơng tác văn thư lưu Trang Sáng kiến kinh nghiệm trữ cơng việc hàng ngày nhiều bề bộn, kiêm nhiệm nhiều cơng việc nên chưa đầu tư nhiều cho công tác văn thư, lưu trữ 2.3 Các giải pháp tiến hành để giải vấn đề: Giải pháp 1: Việc hình thành hoạt động nhà trường, cơng tác hành Văn thư – Lưu trữ quan trọng việc quản lý lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Các biện pháp đánh máy soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký Người làm cơng tác văn thư lưu trữ muốn hồn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung, soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác - Thơng tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành [5 ] - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn - Phải động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp - Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn,bộ phận chuyên trách hoạt động nhà trường - Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ đẹp, thể thức Điều đặc biệt phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo Để phù hợp với tình hình thời đại cơng nghiệp hố, đại hố đất nước việc làm cần thiết công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ: 2.Giải pháp 2: Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để tránh thất lạc cần dùng để giải cơng việc tìm kiếm nhanh loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học theo thứ tự thời gian Cần có quan điểm nhận thức đắn vai trò, ý nghĩa cơng tác văn thư, lưu trữ, cần xác định rõ trách nhiệm việc cải tiến công tác văn thư lưu trữ để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường Lập hồ sơ tốt giữ đủ văn bản, giấy tờ vấn đề, việc, người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, với chủ trương, đường lối Đảng sách pháp luật nhà nước, ngành Đồng thời sở đắn để giải công việc cụ thể: Trang Sáng kiến kinh nghiệm Để thực tốt công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường Là người phụ trách cơng tác Văn thư – Lưu trữ phải thu thập chứng đầy đủ để giúp cho việc kiểm tra theo dõi hoạt động nhà trường sau Đó công tác bảo quản lưu trữ đầy đủ tài liệu có giá trị phục vụ cho việc lưu trữ trường tốt Đồng thời nêu chương trình cơng tác cần có đủ tài liệu để báo cáo cấp cách nhanh chóng Giải pháp 3.1 Thực tốt công tác văn thư: a) Giải quản lý văn đến: Sơ đồ quy trình xử lý văn đến: Tiếp nhận văn “đến” Phân loại sơ bộ, bóc bì Tiếp nhận, đăng ký văn đến Phân loại sơ bộ, bóc bì Đăng ký văn đến ghi sổ theo dõi Trình văn Trình chuyển giao văn Chuyển giao văn Giải văn Theo dõi, đôn đốc giải văn Theo dõi, đôn đốc giải văn Văn đến văn tài liệu quan nhận từ nơi khác gửi đến, phải tuân theo quy trình định nhằm đảm bảo hoạt động diễn Trang Sáng kiến kinh nghiệm thơng suốt, có hiệu Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký tiến hành kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận … sau tiếp nhận văn bản, văn thư tiến hành phân loại: loại gửi chức danh, gửi cho tổ chức trị gửi quan Sau phân loại văn bản, việc đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến thủ tục thiếu để lưu trữ hồ sơ cách khoa học dể tìm Văn đến văn thư vào sổ đăng ký phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm chuyển giao cho tổ chức, nhân giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác giữ gìn bí mật nội dung văn Văn đến lưu hồ sơ lưu văn đến Những năm gần với phát triển công nghệ thông tin đơn vị trao đổi văn qua hộp thư điện tử, phương tiện vừa nhanh dễ lưu trữ Vì hàng ngày văn thư vào hộp thư lấy văn đưa vào thư mục văn đến tạo theo năm, tháng để lưu trữ sau in vào sổ theo dõi văn đến trình Hiệu trưởng phê chuyển cho phận, đồng thời thư mục chia sẻ rộng để chuyển văn cho phận vào thư mục lấy văn thực công việc Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiết kiệm giấy cho đơn vị Khi có cơng văn chuyển đến tơi người trực tiếp tiếp nhận đăng ký vào sổ công văn đến có theo dõi cơng văn đến từ nguồn (nơi gửi cơng văn) Kiểm tra sơ có phải cơng văn gửi cho đơn vị khơng phân loại hồ sơ (ghi vào sổ) Công văn đến chia thành loại: Loại nguyên tắc; Loại cơng việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo Sau đóng dấu đến ghi số ngày đến, vào sổ công văn đến (đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày cơng văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dể dàng) Sau vào Sổ công văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến Ngày Số đến đến (1) (2) Tác giả Số,ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) b) Giải quản lý văn đi: Theo Điều 17 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 11 Trang Sáng kiến kinh nghiệm năm 2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan “ Tất văn quan, tổ chức phát hành gọi văn đi” [1] Sơ đồ quy trình xử lý văn đi: Đánh máy, in văn Kiểm tra thể thức, nội dung, kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng năm ban hành Duyệt, ký Đóng dấu, đăng ký văn Làm thủ tục phát hành văn Lưu, theo dõi, kiểm tra văn Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, nội dung, hình thức, kỹ thuật trình bày,ghi số ngày tháng năm phát hành văn bản; phát sai sót phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Văn sau đăng ký làm thủ tục gửi ngày lưu trữ lại hồ sơ văn thư Mẫu sổ đăng ký văn Số,ký hiệu văn (1) Ngày Tên loại trích tháng văn yếu nội dung (2) (3) Người ký Nơi nhận văn (4) (5) Đơn vị, Số người nhận lượng lưu (6) (7) Trang 10 Ghi (8) Sáng kiến kinh nghiệm c) Đối với công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn nhà trường Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn nhà trường cơng tác quan trọng, đòi hỏi người làm công tác phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp phải khoa học Làm tốt công tác lưu trữ văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: suất, chất lượng hiệu quan Ngược lại làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quan, tổ chức máy nhà nước nói chung trường học nói riêng Hồ sơ học sinh văn thư nhà trường chịu trách nhiệm quản lý đạo Hiệu trưởng Hồ sơ gồm có: Học bạ THPTđang học, Học bạ tốt nghệp, Học bạ nghỉ học, Sổ đăng bộ; Sổ gọi tên ghi điểm; Sổ ghi đàu bài; Văn chứng chỉ… - Học bạ hồ sơ pháp lý ghi nhận kết học tập rèn luyện học sinh trường trung học lập quản lý Học bạ trả lại cho học sinh học, chuyển trường, tốt nghiệp trường + Học bạ học sinh học xếp theo lớp cuối năm học giao cho giáo viên chủ nhiệm để ghi kết học tập học sinh, Giáo viên chủ nhiệm hoàn thành xong nộp lại cho văn thư để trình Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng duyệt kết cuối năm học bạ học sinh thời gian quy định sau lưu trữ cẩn thận tủ phòng văn thư + Học bạ tốt nghiệp học sinh chưa rút lại để theo thứ tự bìa sơ mi theo năm học - Sổ đăng bộ: Đây sổ gốc nhà trường lưu trữ vô thời hạn Sổ phản ánh trình học học sinh theo thứ tự học sinh lớp Hàng năm học sinh đầu cấp trúng tuyển vào học lớp 10 chuyển đến văn thư cập nhật kịp thời ghi đầy đủ thông tin sổ theo mẫu quy định Bộ GD&ĐT, cuối năm học trình Hiệu trưởng ký duyệt Sổ cập nhật thường xuyên có học sinh chuyển đến Sổ phải giữ gìn cẩn thận để dùng lâu dài - Sổ gọi tên ghi điểm; Sổ ghi đầu bài: Cần ghi đầy đủ cột mục Đóng dấu giáp lai trang sổ Sổ giao nhận hàng ngày cán văn thư lớp phó học tập lớp Sổ cập nhật thường xuyên ngày nghỉ, điểm số theo quy định, ghi sai phải sửa chữa quy định + Sổ điểm: Cuối học kỳ cuối năm học, GVCN thực cột sổ điểm, ký xác nhận “Khoá” lại trang ghi điểm Hiệu trưởng kiểm tra ghi nhận xét hàng tháng tình hình ghi điểm giáo viên, ký tên, đóng dấu Trang 11 Sáng kiến kinh nghiệm Sổ điểm lưu giữ lâu dài, tránh hư hại mát, sau làm để xác nhận kết học tập học sinh cần thiết + Sổ ghi đầu bài: Làm theo dõi học sinh hàng ngày ngày nghỉ, học làm nhà học sinh lưu giữ năm học - Văn bằng, chứng học sinh tốt nghiệp THPTP: Sau nhận tốt nghiệp Sở văn thư có trách nhiệm vào sổ học sinh theo số hiệu quy định Khi cấp trả học sinh đến nhận phải có giấy tờ CMND phải ký nhận đầy đủ Nếu có người nhận thay phải có giấy uỷ quyền có xác nhận UBND xã phường chứng minh thư nhân dân Nhờ có xếp ngăn nắp, khoa học giúp cho việc theo dõi quản lý hồ sơ học sinh dễ dàng, nhanh chóng hiệu - Quản lý sử dụng dấu: Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu + Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở đơn vị + Cán văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau: a) Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép văn người có thẩm quyền b) Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đơn vị c) Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống đóng dấu trước ký Dầu phải đóng rõ ràng, ngắn Đóng lên 1/3 đến 1/4 chữ ký phái bên trái Trường hợp đóng dấu ngược, mờ phải huỷ bỏ văn làm lại văn khác 3.2 Thực tốt công tác lưu trữ: Đối với người làm văn thư lưu trữ việc xếp, quản lý lưu trữ hồ sơ điều quan trọng Công tác xếp quản lý lưu trữ khoa học cụ thể: 3.2.1 Chọn tủ hồ sơ: Dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Với tủ có nhiều ngăn phù hợp với kích thước loại hồ sơ khác Mỗi ngăn ta dán giấy bên phân chia theo loại hồ sơ để dể dàng quản lý tìm kiếm 3.2.2 Phân loại hồ sơ: Nếu ta để chồng chất, lẫn lộn loại hồ sơ mà không phân loại việc lẫn, thất lạc khơng tìm thấy hồ sơ điều dể dàng gặp phải Cần phải phân loại loại hồ sơ - Phân loại hồ sơ theo chủ đề Trang 12 Sáng kiến kinh nghiệm - Phân loại hồ sơ theo nhóm - Phân loại theo cụm 3.2.3 Sắp xếp hồ sơ: Sắp xếp hồ sơ khoa học giúp tìm kiếm cần cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian Nên xếp theo cách sau: Sắp xếp theo thời gian: Có thể sử dụng giấy ghi ngồi thời gian diễn ra, xếp theo thứ tự từ trước đến sau để tìm kiếm cách nhanh - Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C ) hồ sơ - Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải song, phản hồi 3.2.4 Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng Tạo danh mục cụ thể, xác Danh mục hồ sơ phải cập nhật thường xuyên 3.2.5 Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ phải lưu trữ vào vị trí định để cần truy cập nhanh chóng Dùng bút chì đánh số góc phải hồ sơ lưu trữ Bên ngồi tập lưu trữ có nhãn loại hồ sơ, số thứ tự 3.3 Thực tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ: Mục tiêu phải nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành chính, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ tất yếu nhằm đảm bảo thông tin đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời, cơng khai, minh bạch nâng cao hiệu Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn đi, đến tra tìm thơng tin văn bản, tài liệu nhanh chóng, xác, tổ chức tạo mơi trường trao đổi thông tin thuận lợi quan thông qua mạng thông tin nội mạng thông tin quốc gia Trong công tác văn thư lưu trữ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc sau: - Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân văn Trang 13 Sáng kiến kinh nghiệm - Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, tra tìm văn đi, đến, văn nội - Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn 2.4 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm: Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ trường THPT Lê Hoàn, nhờ đưa số giải pháp cách thực có khoa học góp phần đưa cơng tác văn thư lưu trữ trường vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Nâng cao tinh thần đoàn kết, trách nhiệm tất thành viên tổ Văn phòng, thống phối hợp hỗ trợ tốt cho cơng tác tổ chức đồn thể, tổ chun mơn công tác soạn thảo văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu đề - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học - Cơng việc giải hàng ngày, chủ động - Bài thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gang theo đợt kiểm tra - Định kỳ hàng tháng đột xuất, tơi kiểm tra vệ sinh tồn diện khu vực lưu trữ, khơng để xảy tình trạng bị mối mọt Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường học công việc đòi hỏi tỉ mỉ, thận trọng khoa học ngăn nắp Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý quan, giúp cho CB, GVCNV quan nâng cao hiệu công việc cách nhanh chóng, dáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân, đúc kết kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu đề có chất lượng đạt hiệu cao III Kết luận, kiến nghị: 3.1 Kết luận: Hiện công tác văn thư trường vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt Công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Bản thân phân công làm nhiệm vụ văn thư nhà trường Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường nên trình cơng tác tơi ln tìm tòi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ để chia sẻ đồng nghiệp Để công tác văn thư lưu trữ có hiệu đạt thành tích cao đòi hỏi người làm cơng tác văn thư phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi Trang 14 Sáng kiến kinh nghiệm trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi, biến khó thành dễ, thành thói quen cơng việc lúc trơi chảy đạt hiệu cao, ln có tính kiên trì học hỏi, nâng cao trình độ chun mơn Cơng tác văn thư mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng xác… Áp lực cơng việc người làm công tác văn thư lớn nên đòi hỏi người làm cơng tác phải bình tĩnh có phương pháp khoa học giải cơng việc nhanh chóng mang tính kiên trì, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho thân, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin liên quan đến quan, đơn vị 3.2 Kiến nghị: Với mục đích đổi phương pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ; đặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngữ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp Từ đó, sở thực tế cán bộ, nhân viên định hướng có kế hoạch tổ chức tốt công tác văn thư lưu trữ đơn vị cách khoa học sáng tạo - Cần có sách đãi ngộ phụ cấp độc hại cho cán văn thư lưu trữ Trên đây, xin đưa vài kinh nghệm nhỏ tơi Tuy khơng hồn hảo giúp cho tơi hồn thành tốt cơng việc giao Rất mong đóng góp đồng nghiệp để cơng việc ngày hồn thiện Theo kịp với công nghệ thông tin tiên tiến xã hội Xin chân thành cảm ơn! XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG Đỗ Thanh Nam Thanh Hoá, ngày 01 tháng năm 2017 Tôi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung người khác Lê Thị Hiền Trang 15 Sáng kiến kinh nghiệm TÀI LIỆU THAM KHẢO: [1] Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; [2] Nghị định số 09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ; [3] Nghị định số: 99/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; [4] Luật số: 01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Về việc ban hành Luật lưu trữ [5] Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạnh bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; [6] Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trang 16 ... nghiệm: Để đưa biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ nhà trường việc cần hiểu đầy đủ, sâu sắc nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ... thêm công tác Văn thư – Lưu trữ Nhà nước quan tâm trọng 1.1 Lý chọn đề tài: Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác Văn thư – Lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác Văn thư – Lưu trữ công tác nhằm. .. đắn vị trí vai trò cơng tác Văn thư – Lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Đó