Nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo

z Đại học Quốc gia Hà Nội Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn  CHỦ ĐỀ 2: “Nghiệp vụ tổ chức, xếp hoạt động quan người lãnh đạo” Môn học: Nghiệp vụ thư ký văn phòng TỔNG QUAN NỘI DUNG : A MỞ ĐẦU I Một số khái niệm II Tầm quan trọng nghiệp vụ tổ chức, xếp hoạt động quan người lãnh đạo B NỘI DUNG CHÍNH I Xây dựng chương trình, kế hoạch lịch làm việc cho quan cho người lãnh đạo II Tổ chức họp, hội thảo lễ hội III Tổ chức chuyến công tác cán quan người lãnh đạo C BÀI TẬP TÌNH HUỐNG I Bài tập tình A MỞ ĐẦU I Một số khái niệm  Nghiệp vụ : khái niệm dùng để kỹ năng, phương pháp thực cơng việc chun mơn nghề, vị trí nhằm hồn tốt nhiệm vụ giao (Theo từ điển Tiếng Việt) (VD: nghiệp vụ quản lý nhà hàng, nghiệp vụ lễ tân văn phòng,….)  Tổ chức: (hiểu theo nghĩa Động từ) việc đặt có hệ thống yếu tố phận hoạt động tạo thành chỉnh thể; cấu trúc tương đối ổn định; yếu tố phận hoạt động có mối quan hệ chặt chẽ với (theo PGS.TS Vũ Thị Phụng) (VD: tổ chức kiện, tổ chức họp, tổ chức máy,….)  Sắp xếp: cơng việc bố trí phần tử tập hợp theo trình tự, trật tự hợp lý nhằm mục đích giúp quản lý tìm kiếm phần tử dễ dàng nhanh chóng (theo từ điển Tiếng Việt) (VD: xếp thời gian, xếp hành lý, xếp lịch trình) II Tầm quan trọng nghiệp vụ tổ chức, xếp hoạt động quan người lãnh đạo Chúng ta biết nhiệm vụ quan trọng văn phòng xếp, tổ chức cho hoạt động phận lãnh đạo hoạt động toàn quan tiến hành đặn, thường xun, khơng chồng chéo có hiệu cao Nếu khơng có nhiệm vụ công việc hoạt động quan dễ bị tồn đọng, chồng chất dẫn đến hiệu suất làm việc quan trì trệ, chậm chạp Do đó, quy định chức năng, nhiệm vụ văn phòng quan, vấn đề ln đề cao nhấn mạnh B NỘI DUNG CHÍNH I Xây dựng chương trình, kế hoạch lịch làm việc cho quan cho người lãnh đạo Một số khái niệm 1.1 Khái niệm chương trình Chương trình tồn việc cần làm lĩnh vực công tác tất mặt công tác quan, ngành chủ quản hay Nhà nước nói chung theo trình tự định thời gian định 1.2 Khái niệm kế hoạch Kế hoạch công tác việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ công tác Nhà nước nói chung ngành, quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường xây dựng cho thời gian định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm ); kế hoạch trung hạn (2 - năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, tháng, quý) 1.3 Khái niệm lịch làm việc Lịch làm việc ghi ngày thực công việc theo dự kiến kế hoạch Lịch làm việc quan lãnh đạo quan thường xây dựng theo tuần, ngày Vai trò Theo quy định nhiều quan, đầu năm, đầu tháng, đầu tuần, đơn vị quan phải xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động gửi văn phòng Bộ phận văn phòng có trách nhiệm tập hợp lại xây dựng thành kế hoạch hoạt động chung tồn quan Sở dĩ có quy định thực chất đơn vị khơng thể tiến hành hoạt động mà khơng liên quan đến hoạt động đơn vị khác hoặc động thủ trưởng quan Mặt khác, hầu hết hoạt động có liên quan cần sử dụng đến sở vật chất – kỹ thuật chung, kinh phí quan Mà thực tế, sở vật chất (phòng họp, trang thiết bị) kinh phí quan có giới hạn, khơng thể đáp ứng hoạt động cá nhân hay quan lúc Do đó, hoạt động quan trơi chảy, thuận lợi hiệu hay không phụ thuộc vào xếp điều hành văn phòng việc xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc cho quan cho người lãnh đạo Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch 3.1 Quy trình lập chương trình cơng tác Bước 1: u cầu đơn vị gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm quyền giải thủ trưởng quan Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có) Bước 4: Thơng qua chương trình Bước 5: Ban hành, gửi quan, đơn vị để thực hiện; lưu trữ theo quy định III.2 Quy trình lập kế hoạch cơng tác Quy trình lập kế hoạch gồm bước sau: Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch Đây giai đoạn tìm kiếm thông tin, nắm bắt hội Bước 2: Xác định mục tiêu - Cần phải xác định cụ thể xác Bước 3: Phân tích nguồn lực - Xác định hỗ trợ từ cấp (chủ trương, sách, quy định hành Đảng Nhà nước); - Phân tích khả quan, tổ chức thời gian, kinh phí, nhân lực, phương tiện… - Phân tích yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, mơi trường… Bước 4: Xây dựng phương án hành động - Xây dựng hệ thống hoạt động để thực mục tiêu Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch đưa vào thực Nguyên tắc lưu ý xây dựng lịch làm việc 4.1 Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc  Nguyên tắc không trùng lặp : - Nguyên tắc đỏi hỏi người thư ký xếp lịch , không hoạt động bị trùng lặp hai ba yếu tố : Thời gian, địa điểm, nhân Vì hoạt động có liên quan đến ba vấn đề , : + Thời gian mà hoạt động bắt đầu diễn kết thúc + Địa điểm nơi hoạt động diễn thực + Nhân người tham gia vào hoạt động - Nếu hoạt động bị trùng lặp hai ba yếu tố số hoạt động tiến hành VD : Giám đốc nhân điều hành hai họp thời gian Hai họp tiến hành hội trường trùng lặp khoảng thời gian  Nguyên tắc ưu tiên : Khi xếp chương trình làm việc cho quan lịch làm việc cho lãnh đạo , người thư ký cần phải tính đến tầm quan trọng tính cấp thiết hoạt động Thực nguyên tắc phải dựa ba yếu tố : Thời gian, địa điểm, nhân Cụ thể: Ưu tiên mặt thời gian: Đối với hoạt động quan trọng ,khơng thể trì hoãn ,người thư ký cần ưu tiên xếp vào khoảng thời gian phù hợp đẩy hoạt động khác vào thời gian trước sau VD: Có vị khách hàng thành phố ngày , thư ký cần ưu tiên xếp hẹn vị khách lãnh đạo thời gian sớm Ưu tiên mặt địa điểm: Đối với hoạt động có số lượng thành phần tham gia dự đông cần ưu tiên mặt hội trường địa điểm thuận lợi cho việc lại nghỉ ngơi Nhưng số lượng ,lại người có quan hệ đặc biệt với quan với người lãnh đạo nên bố trí phòng họp nhỏ ,khơng gần nơi lại nhiều người có trang thiết bị tốt âm ánh sáng Ưu tiên mặt nhân sự: Trường hợp đơn vị quan tổ chức số hoạt động cần đến có mặt lãnh đạo quan để động viên cán có ý kiến đạo cán văn phòng nên cân nhắc hỏi ý kiến người lãnh đạo xem đến dự đâu (nếu hoạt động có trùng lặp mặt thời gian ) Những đơn vị lại cử cấp phó thay Lưu ý: Để thực nguyên tắc này, văn phòng cần yêu cầu đơn vị phận phải thông báo dự kiến hoạt động lên văn phòng trước ngày để văn phòng có kế hoạch xếp bố trí Mặt khác , văn phòng cần đề nghị đơn vị đưa lịch cần cho biết hoạt động khơng thể trì hỗn , hoạt động xếp lui lại sớm để cần văn phòng điều chỉnh cho phù hợp Đồng thời để thực hoạt động ,các đơn vị phải cung cấp đầy đủ cho văn phòng thơng tin cần thiết như: thành phần tham dự ,thời gian dự kiến tiến hành, yêu cầu địa điểm ,kinh phí trang thiết bị Tuy nhiên ,thông thường đơn bị muốn hoạt động yêu cầu đáp ứng , để thực nguyên tắc ưu tiên xếp lịch ,các thư ký cần nắm vững chức nhiệm vụ đơn vị chức trách phận lãnh đạo , cần có nhạy cảm phán đốn cần thiết Cần lưu ý thực nguyên tắc ưu tiên , thư ký văn phòng nên có trao đổi với người lãnh đạo phận có liên quan cần giải thích lý cần thiết  Nguyên tắc dự phòng : Dự kiến tình xảy Ngun tắc đòi hỏi người thư ký xếp kịch cần phải có phương án dự phòng lẽ thực tế hoạt động diễn định VD: Một họp bố trí tiến hành hội trường lý ,hội trường lại trưng dụng vào việc khác Như phải có phương án dự phòng vào địa điểm Theo lịch xếp họp tổng kết cuối năm tiến hành vào đầu tuần , trục trặc phương tiện giao thơng nên ngày thủ trưởng quan cơng tác chưa kịp Những tình buộc người thư ký xếp lịch cho hoạt động quan người lãnh đạo cần phải dự kiến tình đột xuất xảy để kịp thời ứng phó thay đổi cần thiết mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động chung - Nguyên tắc dự phòng hiểu xếp lịch, xếp lịch cho hoạt động người lãnh đạo, cán văn phòng cần bố trí thời gian để họ nghỉ ngơi kịp di chuyển từ địa điểm đến địa điểm khác Thời gian gọi thời gian dự phòng VD : Không xếp lịch dự họp tiếp khách cho lãnh đạo từ đầu sáng đầu làm việc buổi chiều phải để thời gian cho thủ trưởng đọc tài liệu văn trình ký trước làm việc - Khơng nên xếp lịch cho hai hoạt động người lãnh đạo sát mặt thời gian VD: Từ 8h -10h Giám đốc họp gtiao ban Tổng công ty Từ 10h-11h30 Giám đốc dự họp với phòng kỹ thuật Nếu xếp lịch ,sẽ thiếu tính khả thi , họp giao ban kéo dài thêm , giám đốc phải thời gian định để di chuyển từ Tổng công ty đến công ty , chưa kể đến trường hợp xe bị hỏng Như họp thứ bắt đầu lúc 10h Lưu ý: lịch làm việc xếp chặt ,nên người lãnh đạo khơng thời gian nghỉ ngơi Đó nguyên nhân gây tình trạng căng thẳng lãnh đạo  Nguyên tắc điều chỉnh lịch Về bản, lịch xếp cần hạn chế tối đa việc thay đổi khơng có nghĩa chương trình, kế hoạch bất biến Vì vậy, có tình đột xuất xảy ra, TKVP cần nhanh chóng xem xét có định điều chỉnh lại hoạt động định Nguyên tắc điều chỉnh lịch: - Nếu thay đổi thời gian phải có khả kịp thời báo cáo cho nhân (thành phần tham dự) - Nếu thay dổi địa điểm phải đảm bảo khoảng cách địa điểm khơng q xa nhau, khơng gây khó khăn cho việc lại người tham dự, không làm tăng thêm chi phí lớn kinh tế - Nếu thay đổi nhân (cần hạn chế) phải báo trước đảm bảo khơng ảnh hưởng đến mục đích hoạt động VD: GĐ lí khơng thể đến kịp để khai mạc lễ kỉ niệm 10 năm thành lập công ty Người TK cần phải liên hệ với ban tổ chức để đính thơng tin thay đổi khung chương trình cho phù hợp Có thể thuyết phục PGĐ lên đọc lời mở đầu, chuyển phần phát biểu, chia sẻ GĐ vào phần chương trình 4.2 Những lưu ý xây dựng lịch làm việc  Phải có mối liên hệ chặt chẽ mặt thơng tin với đơn vị khác với lãnh đạo - Đề quy định cho phận, đơn vị dự kiến kế hoạch cho tuần sau, tháng sau gửi lên văn phòng vào cuối tuần, cuối tháng VD: quy định thứ hàng tuần, phòng ban phải nộp danh sách công việc tuần sau Nếu kế hoạch quan trọng phòng ban, phận phải có trách nhiệm lên kế hoạch trước 2-3 tháng - VP cần cử TK có kinh nghiệm nắm vững chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan, tập hợp đề nghị phận, kết hợp dự kiến công việc người lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể cho toàn quan lịch làm việc cho phận lãnh đạo - Các TKVP có trách nhiệm cần trao đổi với phận lãnh đạo để xin ý kiến đạo trao đổi với phận có liên quan để xếp hoạt động cho phù hợp hiệu  Phải cẩn thận, tỷ mỉ, xây dựng lịch làm việc chi tiết rõ ràng - Khi xây dựng lịch cần phải đảm bảo nguyên tắc Lịch chương trình làm việc cần ghi rõ tên công việc, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự Trong lịch cần ghi rõ trách nhiệm tham gia phận lãnh đạo vào hoạt động cụ thể - Lịch làm việc cần in ấn rõ ràng phải kiểm tra lại trước gửi nơi Lịch phải gửi đến cho người lãnh đạo tất phận quan vào ngày làm việc cuối tuần  Phải ln chủ động tình - Trong tuần tháng, VP cần giao nhiệm vụ cho TK theo dõi việc thực lịch thực tế Việc chưa thể tiến hành bị thay đổi cần phải chủ động bố trí vào tuần, tháng tới - Nếu TK riêng cần ý chủ động xếp lịch cá nhân người TK cho phù hợp với lịch làm việc thủ trưởng để hỗ trợ thủ trưởng hoàn thành công việc Theo dõi, nhắc nhở thủ trưởng cơng việc tuần, tháng Chủ động tìm tài liệu, phương tiện cần thiết cho người lãnh đạo để giúp họ thực công việc Việc xây dựng lịch chương trình làm việc nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi người TKVP phải nắm vững nhiều vấn đề, có tư trình độ tổ chức, điều hành, nhanh nhạy, linh hoạt II Tổ chức họp, hội thảo lễ hội Một số khái niệm  Họp hoạt động thường xun, có tính phổ biến quan, tổ chức để phổ biến chủ trương, sách bàn bạc để tìm biện pháp quản lý, điều hành  Hội thảo dạng họp để thảo luận vấn đề có tính chất khoa học, phục vụ cho hoạt động quản lý  Lễ hội hoạt động có tính chất kỷ niệm mốc lịch sử quan trọng chặng đường phát triển quan quan biểu dương, khen thưởng nhằm ghi nhận kết đạt động viên cán bộ, nhân viên tiếp tục cố gắng làm việc tốt Quy trình tổ chức 2.1 Giai đoạn chuẩn bị  Tìm hiểu mục đích họp hội nghị Tìm hiểu mục đích việc vơ quan trọng mà thư ký phải làm lên kế hoạch tổ chức họp hay hội nghị Việc giúp thư ký nhận thức ý nghĩa quan trọng vị trí họp, để từ lên kế hoạch tổ chức, địa điểm, thời gian, kinh phí biện pháp tổ chức cho phù hợp Ví dụ: mục đích họp kỉ luật số lượng người tham dự địa điểm k cần q rộng khoa trương, kinh phí thấp Mục đích lễ hội kỉ niệm 20 năm thành lập khoa việc quan trọng cần phải lên kế hoạch tỉ mỉ, chuẩn bị chu đáo nhân lực, vật lực tài lực…  Lên kế hoạch tổ chức họp hội nghị:  Xác định thành phần tham dự: Thành phần tham dự gồm thành phần khách mời Sau lên danh sách tham dự cần đưa cho chủ tọa thơng qua Lúc thi ký có trách nhiệm thơng báo, gửi giấy mời đến đại biểu Mục đích: Việc xác định thành phần tham dự giúp thư lý nắm bắt số lượng người tham dự từ để in số lượng giấy mời cho phù hợp, đảm bảo việc khơng để thiếu sót Đồng thời giúp cho việc xếp vị trí ngồi cho thành viên tham dự họp Lưu ý: Thư ký cần đảm bảo giấy phải đến tay người nhận trước thời gian họp diền ra, trường hợp gấp cần gọi điện thơng báo trước, gửi giấy mời sau Và phải ghi thông tin, chức danh đại biểu cách xác thận trọng giấy mời cần ghi rõ đại điểm thời gian để đại biểu đến Ví dụ: quan mở họp vào ngày 10.10 cần gửi giấy vào ngày 06.10 Cơ quan muốn mở họp khen thưởng cho nhân viên có thành tích xuất sắc nửa năm đầu thành phần lãnh đạo quan, người khen thưởng, đại biểu tham dự trưởng phòng phó phòng số nhân viên quan Lập chương trình họp hội nghị: Thư ký phải lên kế hoạch chương trình thời gian diễn họp dù lớn hay nhỏ - Lên kế hoạch hoạt động diễn họp, hoạt động hoạt động phụ, trình tự hoạt động cho hợp lý logic - Sắp xếp người dẫn chương trình - Lên thời gian dành cho hoạt động, thời gian nghỉ ( cần) họp - Lên phương án dự phòng cho tình bất ngờ Ví dụ: mở đầu họp lên phát biểu đầu tiên, xen phần có tiết mục văn nghệ, người kết thúc họp Chuẩn bị địa điểm trang thiết bị cho họp: Thư ký xác định quy mơ, tính chất, đặc điểm, số lượng tham dự, điều kiện quan để vào chọn địa điểm cho phù hợp đặc biệt 10 mượn phòng hội trường quan thư ký cần đăng ký với phận quản trị để xếp tránh chồng chéo với hoạt động khác Ví dụ: khoa lưu trữ học QTVP muốn mượn hội trường tầng nhà E để mở hội thảo hoạt động công tác lưu trữ quan nhà nước thư ký cần liên hệ với bên văn phòng để mượn phòng, thơng báo thời gian tiến hành để tránh trùng với khoa khác Lưu ý: Đối với họp quan trọng,Thư ký cần lên phương án dự trù trường hợp khách từ nơi xa đến dự có cố xảy họp khơng bị hỗn lí địa điểm - Thư ký người phải phụ trách việc trí họp, tùy thuộc vào tính chất họp mà có trí xếp cho phù hợp Ví dụ: chuẩn bị biển tên, xếp vị trí ngồi cho đại biểu họp nhỏ k cần quy mơ rộng tổ chức phòng họp bàn tròn, vuông e-lip… - Chuẩn bị trang thiết bị liên quan loa đài, âm ánh sáng đầy đủ tránh trình diễn họp gặp cố Chuẩn bị văn bản, tài liệu phục vụ cho họp hội nghị: Đây phần quan trọng cho họp hay hội nghị dù lớn hay nhỏ - Thư ký người chuẩn bị văn , tài liệu có liên quan đến nội dung họp hội nghị Đầu tiên tài liệu, báo cáo phát biểu cho lãnh đạo quan; sau tài liệu liên quan đến nội dung họp cho đại biểu Tùy thuộc vào mục đích họp mà thư ký chuẩn bị tài liệu cho phù hợp Ví dụ: họp để lấy ý kiến đóng góp cho định văn chuẩn bị ban hành thư ký phải in dự thảo làm nhiều gửi trước đầu cho đại biểu Trên khoa muốn mở hội thảo vấn đề đó, thư ký người liên hệ với tác gia, giáo sư, nhà nghiên cứu vấn đề để mời họ viết bài, xin lấy ý kiến - Thư ký phải soạn thảo phát biểu thủ trưởng quan lúc khai mạc bế mạc họp, hội thảo để hoàn thành nhiệm vụ thư ký cần phải xin ý kiến thử trưởng quan sau hồn thành văn trình thử trưởng duyệt đem in - Các tài liệu văn phải phận văn phòng in ấn, xếp đầy đủ truước họp hay hội nghị bắt đầu phải kiểm tra cẩn thận Phối hợp với phận khác để chuẩn bị sở vật chất cho họp hội nghị: 11 Thư ký văn phòng cần liên hệ với phận khác quan để chuẩn bị sở vật chất cho họp hội nghị Ví dụ: liên hệ với phận lễ tân để họ cử nhân lực đón tiến khách, mời nước, chuẩn bị nơi nghỉ ăn trưa cho khách quan đãi tiệc … Liên hệ với phận bảo vệ để giúp họ để xe, đường, hướng dẫn họ đến địa điểm họp Chuẩn bị kinh phí cho họp hay hội nghị: Đây phần quan trọng liên quan đến tất trình diễn họp hay hội nghị - Thư ký phải xác định quy mô, yêu cầu tổ chức lập dự tốn kinh phí Bản dự tốn phải lập chi tiết tỉ mỉ cho khoản sau trình thủ trưởng quan xét duyệt chuyển cho phận tài - Cần nhanh chóng giải thủ tục tạm ứng kinh phí trước để chuẩn bị họp nhanh chóng đạt hiệu Đồng thời cần có hóa đơn chứng từ hợp lệ để có sở cho việc tốn Ví dụ: quy mơ họp lớn, cần đảm bảo tính trang trọng có nhiều khách quý kinh phí cần nhiều thư ký phải lên dự toán chi tiết để làm sở ứng tiền Kết luận: Như giai đoạn chuẩn bị cho công tác tổ chức họp , hội nghị, hội thảo quan trọng Để họp diễn cách tốt đẹp thành cơng người thư ký phải lập kế hoạch cụ thể, rõ ràng, tỉ mỉ dù họp lớn hay nhỏ Đồng thời ln phải có phương án dự trù cho cố bất ngờ xảy trình diễn họp 2.2 Giai đoạn diễn họp, hội thảo, lễ hội  Kiểm tra lại công việc giao đoạn chuẩn bị Người thư ký phải đến sớm trước khai mạc (ít 30 phút) để kiểm tra lại lần cuối điều kiện đảm bảo cho họp diễn suôn sẻ, bao gồm: - Kiểm tra lại địa điểm họp, ánh sáng, âm thanh, trang thiết bị - Kiểm tra lại việc bố trí bàn ghế (số lượng, ghế chủ tọa thư ký, ghế đại biểu, ghế khách mời) - Kiểm tra việc chuẩn bị trà nước bữa ăn phục vụ - Kiểm tra việc bố trí bàn đón tiếp, tài liệu quà tặng cần phát cho đại biểu, danh sách ghi tên chữ ký người đến dự Trong trình kiểm tra, thấy có sai sót điều chưa đầy đủ, người thư ký văn phòng cần báo cáo với người có trách nhiệm 12 quyền hạn mình, thư ký phải nhanh chóng nhân viên khác tìm cách giải Ví dụ: - Kiểm tra thấy máy chiếu không hoạt động được, thư ký cần liên lạc với phận kĩ thuật địa điểm tổ chức để sửa chữa thay trước họp diễn - Dự kiến có 100 khách mời số ghế cho khách có 70 chiếc, thư ký cần liên lạc với bên tổ chức kiện để bố trí thêm ghế cho đủ số lượng  Đón tiếp đại biểu - Việc đón tiếp đại biểu thường thư ký văn phòng đảm nhận + Cần bố trí bàn đón tiếp cửa vào (cửa chính) phòng họp Cần chuẩn bị sẵn danh sách có ghi rõ họ tên đại biểu cột lấy chữ ký người đến dự (nếu cần) + Trường hợp địa điểm khó tìm cần có biển dẫn bố trí người dẫn để tránh nhầm lần thời gian tìm kiếm + Việc đăng ký đại biểu phát tài liệu, quà tặng cần tiến hành nhanh chóng, tránh để đại biểu phải chờ lâu - Các thư ký văn phòng cần phải hướng dẫn đại biểu vào vị trí cần thiết Đối với số khách mời đặc biệt cần bố trí phòng đón tiếp riêng - Trong thời gian chờ đợi khai mạc, nên bố trí tivi tranh, ảnh, sách báo tuyên truyền để đại biểu xem tăng thêm hiểu biết hoạt động quan Ví dụ: Cần có đội ngũ lễ tân làm nhiệm vụ tiếp đón cửa phòng họp(hội nghị) hướng dẫn đại biểu vào vị trí ngồi xếp, tránh tình trạng lộn xộn khơng đáng có  Điều hành chương trình họp - Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu chương trình họp + Thư ký cần chuẩn bị sẵn, trước đám đơng dễ làm người thư ký lúng túng quên ý nhẫm lẫn +Việc giới thiệu đại biểu phải đảm bảo đầy đủ xác Thư ký cần ý thứ tự đại biểu cần giới thiệu( dựa theo chức vụ vị trí đại biểu hội nghị) +Sau phần giới thiệu đại biểu cần phải thơng báo chương trình họp Việc giới thiệu chương trình giúp cho người dự chủ động tham gia vào hoạt động họp chuẩn bị ý kiến đóng góp tham luận Ví dụ: Thư ký văn phòng cần lên danh sách vị đại biểu đến tham dự cách cản thận từ trước đó, tránh việc sát diễn hội nghị lên dánh sách bị thiếu xót nhầm lẫn - Giới thiệu người đọc báo cáo tham luận 13 + Thư ký cần chuẩn bị sẵn danh sách kiểm tra có mặt người đọc báo cáo trước họp bắt đầu +Nếu báo cáo tham luận in sẵn phát cho người dự cần tóm tắt vấn đề giải thích thêm số điều cần thiết để tránh làm thời gian gây lỗng khơng khí họp Ví dụ: Khi có đại biểu trình bày q dài, xa chủ đề thời gian quy định thư ký cần tìm cách nhắc nhở, báo cho người trình bày biết thời gian cho phép lại để họ kết thúc vấn đề - Điều hành việc thảo luận( thường chủ tịch đoàn điều khiển nhiên tùy theo quy mơ tính chất họp mà người thư ký đảm nhiệm) +Cần nêu rõ vấn đề cần thảo luận tầm quan trọng vấn đề + Thư ký phải phân công người ghi lại ý kiến thảo luận cách đầy đủ, xác, lơgic phải có khả tổng hợp ý kiến theo vấn đề + Thư ký phải lắng nghe ý kiến chuẩn bị phương án để kịp thời xử lý tình xảy trình thảo luận +Kết thúc phần thảo luận, thư ký phải tổng kết vấn đề thống vấn đề phải tiếp tục nghiên cứu thảo luận buổi họp - Điều hành việc nghỉ Với buổi họp, hội nghị kéo dài, khách cần thời gian để nghỉ ngơi, giải lao buổi Thư ký có trách nhiệm chuẩn bị sẵn tiệc trà, cà phê, loại đồ ăn nhẹ bánh kẹo, trái để khách dùng nghỉ Ghi biên họp hội nghị - Đây nhiệm vụ phổ biến thư ký văn phòng Trong họp thường ký quan, gọp Ban lãnh đạo, thường có thư ký văn phòng chịu trách nhiệm ghi biên Trong hội nghị, đại hội quan trọng việc ghi biên giao cho ban thư ký - Để phục vụ cho việc ghi biên thư ký cần phải nắm vững chương trình họp Biên cần phải có đầy đủ thơng tin như: Thời gian bắt đầu kết thúc Thành phần tham dự khách mời Số đại biểu có mặt vắng mặt Chủ tịch đoàn thư ký đoàn Nội dung diễn biến họp Các ý kiến thảo luận Các kết luận họp Quá trình kết bầu cử ( có) Cuối biên phải có chữ ký chủ tọa thư ký - Thư ký áp dụng hai cách ghi biên sau: 14 + Ghi tổng hợp tóm tắt: đòi hỏi thư ký phải lắng nghe ý kiến phát biểu, nhanh chóng thâu tóm ý ghi vào biên + Ghi nguyên văn: Trong số trường hợp cần ghi nguyên văn lời phát biểu ghi rõ họ tên người phát biểu Tuy nhiên cần có chọn lọc ý kiến thực quan trọng để ghi vào biên Ví dụ: Khi họp xảy tranh luận gay gắt, người dự họp thiếu kiềm chế nên có lời nói nóng nảy khơng mực thư ký ghi nguyên văn mà phải chọn lựa từ ngữ cho vừa phản ánh không khí căng thẳng vừa khơng làm tính nghiêm túc, khách quan biên  Công việc người thư ký việc tổ chức lễ hội: - Phải đặc biệt ý đến việc xây dựng chương trình lễ hội cho ngồi long trọng, trang nghiêm phải tạo khơng khí lễ hội để người có dịp gặp gỡ, trao đổi, giao lưu hiểu biết lẫn - Việc đón tiếp khách cần đặc biệt trọng khách đến từ xa nên cần chu đáo việc bố trí nới ăn nghỉ, chỗ để xe - Cần ý thức tốt vai trò người “ chủ nhà” kết thúc lễ hội, người đến dự lưu lại ấn tượng tốt đẹp quan - Nếu có khách mời người nước ngồi, thư ký cần thông báo cho phận ngoại vụ quan an ninh, ngoại giao - Đối với số hội nghị, hội thảo có tính chất đặc biệt, thư ký phải ý đến vấn đề mời làm việc với phóng viên báo chí, phát thanh, truyền hình Ví dụ: Hoạt động lễ hội hoạt động bao gồm nhiều nội dung, đòi hỏi chuản bị kĩ lưỡng cần phối hợp nhịp nhàng, phân cơng cơng việc hợp lí thư ký giao cho người đảm nhiệm 2.3 Giai đoạn kết thúc  Công việc người thư ký sau họp hội nghị kết thúc Sau họp hội nghị kết thúc, người thư ký phải thực số công việc sau: - Thu thập tài liệu có liên quan để lập thành hồ sơ độc lập họp( hay hội nghị), bao gồm: Chương trình (nếu hội nghị quan trọng) Báo cáo tổng kết (hoặc báo cáo đề dẫn khoa học) Các tham luận Bản tổng hợp ý kiến trao đổi thảo luận Các văn bầu cử 15 Biên họp (hội nghị) - Kiểm tra trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, xếp lại bàn ghế hoàn trả trang thiết bị cho phận chức + Tùy theo quy mô họp, hội nghị nhỏ hay lớn mà người thư ký tự đảm nhận phần việc hay phân công, phối hợp với phận khác + Khi trao trả trang thiết bị cần bàn giao cụ thể, cần thiết phải có biên bàn giao để tiện truy cứu trách nhiệm thiết bị gặp hỏng hóc - Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan đến chi phí cho họp hội nghị + Thư ký người lập dự tốn tạm ứng kinh phí từ phận tài vụ nên phải có trách nhiệm thu thập hóa đơn để tốn + Khi làm tốn phải kèm dự tốn kinh phí ban đầu để phận kế toán đối chiếu làm thủ tục nhanh chóng - Trước về, thư ký phải kiểm tra lại lần cuối thiết bị điện, nước không quên cảm ơn người tham gia phục vụ cho họp hội nghị - Biên tập soạn thảo số thư từ, văn theo yêu cầu người lãnh đạo, tinh thần nội dung trao đổi, thảo luận trí họp + Soạn thảo định quản lý văn hướng dẫn, nhắc nhở việc thực vấn đề cần thiết mà lãnh đạo đơn vị ban hành + Soạn thảo thư cảm ơn để gửi đến người tham dự có đóng góp quan trọng bổ ích cho họp + Soạn thảo hợp đồng kinh tế thỏa thuận sản xuất, kinh doanh (đối với số quan, doanh nghiệp) Ví dụ: Sau hội nghị diễn ra, người thư ký vội mà không trực tiếp phân công nhiệm vụ trao trả lại trang thiết bị cho phận chức năng, có cố mát xảy người thư ký người bị truy cứu trách nhiệm trực tiếp III Tổ chức chuyến công tác cán quan người lãnh đạo Vai trò Tổ chức chuyến công tác cán quan người lãnh đạo hoạt động thường xuyên phổ biến quan Việc công tác khảo sát giúp cho người lãnh đạo phận quản lý nắm bắt tình hình thực tế sở tham khảo kinh nghiệm 16 quan đối tác ngồi nước Các chuyến cơng tác giúp người lãnh đạo phận quản lý tìm kiếm hội hợp tác thực thỏa thuận ký kết hợp đồng lĩnh vực quản lý, sản xuất, kinh doanh Quy trình tổ chức 2.1 Giai đoạn chuẩn bị  Xếp lịch cho chuyến công tác Việc xếp lịch công tác chủ yếu vào nhu cầu phận ngời thủ trưởng nhiên cần số nguyên tắc: - Phải ln có người ban lãnh đạo quan nhà để giải công việc trường hợp khản cấp - Cần tích hợp nhiều công việu chuyến công tác để tiết kiệm thời gian chi phí Ví dụ giám đốc phó giám đốc kí hợp đồng hai quan phố văn phòng tư vấn, thăm mưu để người làm cơng việc - Các chuyến không chồng chéo, trùng lập mục đích  Nắm vững thơng tin cần thiết chuyến cơng tác - Mục đích chuyến - Thời gian bắt đầu kết thúc chuyến cơng tác - Lịch trình chuyến cơng tác ( thời gian, địa điểm dừng chân công việc cần giải chằng nghỉ chân) - Thành phần tham gia chuyến công tác, trách nhiệm cá nhân chuyến tác Ví dụ người phụ trách chuyến cơng tác ai?, giải cơng việc để tránh chồng héo cơng việc giũa thành phần tham gia - Yêu cầu phương tiện di chuyển ,nơi làm việc nghỉ ngơi đồn cơng tác Ví dụ chuyến cơng tác dài ngày nên đâu cho thuận lợi lại tiết kiệm chi phí - Kinh phí dự tốn cho đồn cách khoản cần chi - Mục đích cần đạt chuyến công tác  Những thông tin giúp cho người thư ký dễ dàng việc xây dựng kế hoạch công tác giúp cho người lãnh đạo phận quan  Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho chuyến công tác:  Giải thủ tục hành cần thiết cho đồn cơng tác: - Lập danh sách thành viên theo định cử công tác lệnh thủ trưởng quan 17 -Thư ký văn phòng lo giấy giới thiệu, giấy đường, công lệnh (cho người đồn) Nếu đồn cơng tác nước ngồi cần hướng dẫn thủ tục liên quan xuất nhập cảnh -Thông báo để thành viên đoàn chuẩn bị kịp giấy tờ tùy thân cần thiết  Chuẩn bị phương tiện lại cho đồn: -Thủ trưởng quan người có trách nhiệm định phương tiện lại cho đoàn - Thư ký cần nắm rõ lịch trình chuyến phương tiện di chuyển để lo thủ tục vé cho đoàn -Sau chuẩn bị xong cần báo lại cho thủ trưởng quan thành viên đoàn biết để chủ động kế hoạch  Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ làm việc cho đoàn: Thư ký cần liên hệ trước với nơi đoàn đến để xếp chỗ ăn nghỉ thơng báo lịch trình, thời gian làm việc đoàn  Chuẩn bị tài liệu chuyên mơn cho đồn cơng tác: -Thư ký văn phòng thường giao nhiệm vụ chuẩn bị tài liệu chung (báo cáo tổng kết, hợp đồng, biên bản, phát biểu) -Với trường hợp tài liệu cần chuẩn bị với số lượng lớn thời gian gấp báo với chánh văn phòng để phân cơng thêm thư ký để phối hợp chuẩn bị  Chuẩn bị kinh phí trang bị cần thiết khác cho đồn cơng tác -Nếu phân cơng, thư ký cần vào kế hoạch để lập dự trù kinh phí (phương tiện di chuyển, ăn, nghỉ, sinh hoạt phí, chụp tài liệu, lệ phí hành chính, quà tặng,….) -Bản dự trù sau lập xong cần đưa cho thủ trưởng quan người có trách nhiệm nhận gửi cho phận tài vụ để nhận tạm ứng kinh phí -Ngồi kinh phí dự trù cần có kinh phí dự phòng thư ký theo đồn cần chuẩn bị thêm loại thuốc dự phòng cho trường hợp sơ cứu, cấp cứu tạm thời vật dụng cần thiết 2.2 Trong thời gian lãnh đạo quan công tác -Trước lãnh đạo cần chuyển công văn, giấy tờ để lãnh đạo cho ý kiến giải ký văn 18 -Trao đổi với người lãnh đạo để biết việc ủy quyền công việc thủ trưởng Đồng thời, thư ký cần ghi lại liên hệ để liên hệ với người lãnh đạo cần thiết -Tiếp tục công việc giao, ghi chép điện thoại người đến cần gặp lãnh đạo để báo cáo lãnh đạo biết giải -Sắp xếp công văn, giấy tờ gửi đến thời gian lãnh đạo cơng tác, vấn đề cần có ý kiến gấp phải liên lạc với lãnh đạo để xin ý kiến -Trong trường hợp thư ký cử cơng tác thủ trưởng đồn cần đảm nhiệm công việc: +Liên hệ nơi ăn, nghỉ cho đoàn +Tham dự buổi làm việc đoàn ghi biên +Thu thập tài liệu, giấy tờ liên quan đến nội dung làm việc đoàn +Thu thập hóa đơn, chứng từ khoản chi phí đồn 2.3 Sau đồn cơng tác trở - Báo cáo đề xảy thời gian thủ trưởng quan công tác; báo cáo lịch làm việc, gặp mặt khách hàng, đối tác thử trưởng quan ngày - Thu thập giấy tờ, tài liệu, kểt sau chuyến cơng tác Ví dụ Hóa đơn chi tiêu ngày cơng tác để giải với phòng tài chính-kế tốn Các tài liệu để làm hồ sơ, hợp đồng,…v.v - Trong số trường hợp thư ký phải đề nghị với trưởng đoàn để họp thong báo kết quả, vấn đề chuyến công tác để chuyến công tác sau làm việc thuận lợi Trách nhiệm vai trò ngườu thư ký cách chuyến cơng tác vơ quan trọng, góp phần không nhỏ vào thành công chuyến công tác Người thư ký chu đáo cẩn thận chuyến cơng tác dễ đạt kết tốt C BÀI TẬP TÌNH HUỐNG  Tình 1: Bạn thư ký giám đốc công ty kinh doanh Trong ngày, bạn nhận gọi phát sinh từ công ty (đều công ty lớn, có máu mặt ngành, hợp tác với họ cơng ty nhận đc nguồn đầu tư khổng lồ ) gọi điện đến muốn bàn bạc, ký hợp đồng để làm đối tác với cơng ty bạn ngày hơm Tuy nhiên, lịch trình giám đốc 19 bạn hơm lên sẵn kín gần hết, rảnh khoảng thời gian vào buổi chiều thời gian đủ cho gặp mặt mà Nếu bạn thư ký, bạn giải vấn đề sao? Cách giải quyết: Phương án 1: (Tối ưu nhất: hẹn diễn khoảng thời gian khác ) bạn phải thông báo lịch trình GĐ bạn cho đối tác, hỏi xem liệu công ty có cơng ty dời lịch hẹn gặp vào ngày hơm khác hay khơng ? Nếu có , tốt, lúc GĐ bạn gặp đc đối tác ký đc hợp đồng với bên Phương án (2 hẹn diễn thời gian khác mặt nhân sự) Trong trường hợp, công ty lùi lịch hẹn bạn phải chủ động báo cáo lại tình hình cho GĐ, sau tham mưu cho GĐ :Nếu ký hợp đồng với cơng ty điều tuyệt vời nhất, nên cử cấp phó (Phó GĐ thay) Và cơng ty bạn có hợp đồng Phương án 3: (chỉ gặp đối tác) Trong trường hợp này, bạn phải trao đổi tham mưu với GĐ nên chọn công ty tốt Ưu tiên công ty có tiềm lực kinh tế lớn cách làm việc phù hợp với cơng ty bạn (vì bên đối tác có cách làm việc ko hợp chắn mối quan hệ làm ăn khơng thuận lợi lâu dài)  Tình 2: Trong ngày, công ty bạn phải tổ chức họp vơ quan trọng (ngồi ban giám đốc cơng ty có đối tác nước ngồi), cơng tác chuẩn bị cho họp lên kế hoạch từ trước họp chuẩn bị đầy đủ sẵn sàng Tuy nhiên, tình xảy ra, trước bạn trình văn tài liệu cho GĐ duyệt , GĐ bạn bảo bạn bổ sung số ý quan trọng vào tài liệu, nhiều việc phải làm nên bạn quên việc phải bổ sung bạn in văn tài liệu cũ trước (bản GĐ chưa duyệt) Thời gian họp đến gần kề, bạn giải tình ? Cách giải quyết: Phương án 1: Nếu kịp thời gian, bạn nên bổ sung, chuẩn bị lại tài liệu cho chu Phương án 2: Nếu khơng thời gian, họp bắt đầu diễn bạn nên thơng báo lại với GĐ để GĐ chủ động bổ sung ý kiến họp để người ghi chép lại Mặt khác, bạn chuẩn bị đến phương tiện (như máy chiếu số lượng người tham dự họp khơng q lớn hay phòng họp khơng q rộng) hỗ trợ trình chiếu văn sau bổ sung để tham gia họp tiện theo dõi 20  Tình 3: Cơng ty bạn mở chi nhánh TPHCM may mắn thay chi nhánh làm ăn tốt, đạt doanh thu, lợi nhuận cao Do đó, tổng công ty định mở buổi tiệc lớn chi nhánh để chúc mừng thành tích chi nhánh đồng thời nhân hội mời đến nhiều công ty lớn TPHCM dự tiệc, hội để công ty bạn mở rộng quan hệ tìm kiếm nhiều đối tác Ngày diễn buổi tiệc, GĐ bạn có thuyết trình, phát biểu quan trọng nhằm tạo ấn tượng tốt cho đối tác Tuy nhiên, hơm trời có mưa bão lớn nên chuyến bay vào TPHCM GĐ bạn bị delay, GĐ bạn bị muộn tới dự bữa tiệc đến Vậy bạn thư ký bạn giải tình ? Cách giải quyết: Phương án 1: Nếu thời gian cho phép, GĐ bạn muộn tới dự tiệc mà thôi, bạn phải chủ động liên hệ với bên ban tổ chức kiện bên chi nhánh TPHCM thay đổi thứ tự chương trình cho GĐ bạn tham gia thuyết trình quan trọng (VD: Theo chương trình GĐ bạn phải thuyết trình, phát biểu đầu bữa tiệc khéo léo thay đổi thứ tự chương trình đẩy phần khác lên trước để thuyết trình GĐ bạn lùi xuống thời gian cuối chương trình) Phương án 2: Nếu GĐ bạn lỡ chuyến bay mà khơng thể tham dự bữa tiệc bạn phải chủ động liên lạc ban tổ chức kiện với người đứng đầu chi nhánh lúc ( Phó Giám đốc Giám đốc chi nhánh) để thông báo cố Và được, bạn tham mưu cho GĐ để GĐ ủy nhiệm cho Phó Giám đốc Giám đốc chi nhánh thay thuyết trình phát biểu cảm ơn khách mời (nếu điều kiện cho phép) Còn khơng trường hợp tồi tệ phải hủy phát biểu 21 ... (VD: xếp thời gian, xếp hành lý, xếp lịch trình) II Tầm quan trọng nghiệp vụ tổ chức, xếp hoạt động quan người lãnh đạo Chúng ta biết nhiệm vụ quan trọng văn phòng xếp, tổ chức cho hoạt động. .. III Tổ chức chuyến công tác cán quan người lãnh đạo Vai trò Tổ chức chuyến cơng tác cán quan người lãnh đạo hoạt động thường xuyên phổ biến quan Việc công tác khảo sát giúp cho người lãnh đạo. ..TỔNG QUAN NỘI DUNG : A MỞ ĐẦU I Một số khái niệm II Tầm quan trọng nghiệp vụ tổ chức, xếp hoạt động quan người lãnh đạo B NỘI DUNG CHÍNH I Xây dựng chương trình, kế hoạch lịch làm việc cho quan