Nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo

Tầm quan trọng của nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo Chúng ta đều biết rằng một trong những nhiệm vụ quan trọng của các vănphòng là sắp xếp, tổ chức sao

TỔNG QUAN NỘI DUNG :

A MỞ ĐẦU

I Một số khái niệm cơ bản

II Tầm quan trọng của nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của

cơ quan và người lãnh đạo

B NỘI DUNG CHÍNH

I Xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc cho cơ quan và cho người lãnh đạo

II Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và lễ hội

III Tổ chức các chuyến đi công tác của cán bộ trong cơ quan và của người lãnh đạo.

C BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

I Bài tập tình huống

A MỞ ĐẦU

I Một số khái niệm cơ bản

Nghiệp vụ : là khái niệm dùng để chỉ kỹ năng, phương pháp thực hiệncông việc chuyên môn của một nghề, một vị trí nào đó nhằm hoàn tốt nhiệm vụđược giao (Theo từ điển Tiếng Việt) (VD: nghiệp vụ quản lý nhà hàng, nghiệp

vụ lễ tân văn phòng,….)

Tổ chức: (hiểu theo nghĩa Động từ) là việc sắp đặt có hệ thống các yếu tốhoặc bộ phận hoạt động tạo thành một chỉnh thể; một cấu trúc tương đối ổnđịnh; trong đó các yếu tố hoặc bộ phận hoạt động có mối quan hệ chặt chẽ vớinhau (theo PGS.TS Vũ Thị Phụng) (VD: tổ chức sự kiện, tổ chức cuộc họp, tổchức bộ máy,….)

Sắp xếp: là công việc bố trí các phần tử trong một tập hợp theo một trình

tự, trật tự nào đó hợp lý nhất nhằm mục đích giúp quản lý và tìm kiếm các phần

tử dễ dàng và nhanh chóng hơn (theo từ điển Tiếng Việt) (VD: sắp xếp thờigian, sắp xếp hành lý, sắp xếp lịch trình)

II Tầm quan trọng của nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo

Chúng ta đều biết rằng một trong những nhiệm vụ quan trọng của các vănphòng là sắp xếp, tổ chức sao cho hoạt động của bộ phận lãnh đạo và hoạt độngcủa toàn cơ quan được tiến hành đều đặn, thường xuyên, không chồng chéo và

có hiệu quả cao Nếu không có nhiệm vụ trên thì các công việc cũng như hoạtđộng của cơ quan sẽ dễ bị tồn đọng, chồng chất dẫn đến hiệu suất làm việc của

cơ quan trì trệ, chậm chạp Do đó, trong các quy định về chức năng, nhiệm vụcủa văn phòng các cơ quan, vấn đề này luôn được đề cao và nhấn mạnh

B NỘI DUNG CHÍNH

I Xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc cho cơ quan và cho người lãnh đạo

1 Một số khái niệm

1.1 Khái niệm chương trình

Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công táchoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhànước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định

1.2 Khái niệm kế hoạch

Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu,biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nóichung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng

Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niênhạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm ); kế hoạch trung hạn (2 - 3năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý)

1.3 Khái niệm lịch làm việc

Lịch làm việc là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việc theo dự kiếncủa kế hoạch Lịch làm việc của cơ quan và lãnh đạo cơ quan thường được xâydựng theo từng tuần, từng ngày

2 Vai trò

Theo quy định của nhiều cơ quan, đầu năm, đầu tháng, đầu tuần, các đơn

vị trong cơ quan phải xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động và gửi về vănphòng Bộ phận văn phòng có trách nhiệm tập hợp lại và xây dựng thành một kếhoạch hoạt động chung của toàn cơ quan

Sở dĩ có quy định trên vì thực chất các đơn vị không thể tiến hành cáchoạt động một mình mà không liên quan đến hoạt động của các đơn vị kháchoặc hoặc động của thủ trưởng cơ quan Mặt khác, hầu hết các hoạt động đều cóliên quan hoặc cần sử dụng đến cơ sở vật chất – kỹ thuật chung, kinh phí của cơquan Mà thực tế, cơ sở vật chất (phòng họp, trang thiết bị) cũng như kinh phícủa cơ quan chỉ có giới hạn, không thể đáp ứng mọi hoạt động của cá nhân hay

cơ quan trong một lúc Do đó, hoạt động của cơ quan có thể trôi chảy, thuận lợi

và hiệu quả hay không là phụ thuộc vào sự sắp xếp và điều hành của văn phòngtrong việc xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc cho cơ quan và chongười lãnh đạo

3 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch

3.1 Quy trình lập chương trình công tác

Bước 1: Yêu cầu các đơn vị gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩmquyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan

Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc

Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có)

Bước 4: Thông qua chương trình

Bước 5: Ban hành, sao gửi các cơ quan, đơn vị để thực hiện; lưu trữ theoquy định

III.2 Quy trình lập kế hoạch công tác

Quy trình lập kế hoạch gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch Đây

là giai đoạn tìm kiếm thông tin, nắm bắt cơ hội

Bước 2: Xác định mục tiêu - Cần phải xác định cụ thể và chính xác

Bước 3: Phân tích nguồn lực

- Xác định sự hỗ trợ từ cấp trên (chủ trương, chính sách, quy định hiệnhành của Đảng và Nhà nước);

- Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về thời gian, kinh phí, nhân lực,phương tiện…

- Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội,môi trường…

Bước 4: Xây dựng phương án hành động

- Xây dựng hệ thống các hoạt động để thực hiện các mục tiêu

Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện

4 Nguyên tắc và lưu ý khi xây dựng lịch làm việc

4.1 Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc

Nguyên tắc không trùng lặp :

- Nguyên tắc này đỏi hỏi người thư ký khi xếp lịch , không được để cho cáchoạt động bị trùng lặp ở hai trong ba yếu tố : Thời gian, địa điểm, nhân sự Vìcác hoạt động đều có liên quan đến ba vấn đề cơ bản , đó là :

+ Thời gian mà hoạt động đó bắt đầu diễn ra và kết thúc

+ Địa điểm là nơi hoạt động đó diễn ra và thực hiện

+ Nhân sự là con người tham gia vào hoạt động đó

- Nếu các hoạt động này bị trùng lặp hai trong ba yếu tố thì một số các hoạtđộng đó sẽ không thể tiến hành được

VD : Giám đốc nhân sự không thể điều hành cả hai cuộc họp trong cùngmột thời gian

Hai cuộc họp không thể tiến hành ở trong cùng một hội trường nếu trùnglặp về khoảng thời gian

Nguyên tắc ưu tiên :

Khi sắp xếp chương trình làm việc cho một cơ quan cũng như lịch làm việccho lãnh đạo , người thư ký cần phải tính đến tầm quan trọng cũng như tính cấpthiết của các hoạt động đó Thực hiện nguyên tắc này cũng phải dựa trên ba yếu

tố : Thời gian, địa điểm, nhân sự Cụ thể:

Ưu tiên mặt thời gian: Đối với những hoạt động quan trọng ,không thể trì

hoãn được ,người thư ký cần ưu tiên xếp vào khoảng thời gian phù hợp và cóthể đẩy các hoạt động khác vào thời gian trước hoặc sau

VD: Có một vị khách hàng chỉ ở thành phố trong 2 ngày , thư ký cần ưutiên sắp xếp cuộc hẹn giữa vị khách đó và lãnh đạo trong thời gian sớm nhất

Ưu tiên mặt địa điểm: Đối với các hoạt động có số lượng thành phần tham

gia dự đông cần ưu tiên về mặt hội trường hoặc địa điểm thuận lợi cho việc đilại nghỉ ngơi Nhưng nếu số lượng ít ,lại là những người có quan hệ đặc biệt với

cơ quan hoặc với người lãnh đạo thì nên bố trí tại các phòng họp nhỏ ,không gầnnơi đi lại của nhiều người và có các trang thiết bị tốt về âm thanh ánh sáng

Ưu tiên mặt nhân sự: Trường hợp các đơn vị trong cơ quan tổ chức một số

hoạt động cần đến sự có mặt của lãnh đạo cơ quan để động viên cán bộ và có ýkiến chỉ đạo thì cán bộ văn phòng nên cân nhắc và hỏi ý kiến người lãnh đạoxem đến dự ở đâu (nếu như những hoạt động này có sự trùng lặp về mặt thờigian ) Những đơn vị còn lại có thể cử cấp phó đi thay

Lưu ý: Để thực hiện được nguyên tắc này, văn phòng cần yêu cầu các đơn

vị hoặc các bộ phận phải thông báo dự kiến các hoạt động của mình lên vănphòng trước đó bao nhiêu ngày để văn phòng có kế hoạch sắp xếp và bố trí Mặt khác , văn phòng cũng cần đề nghị các đơn vị khi đưa lịch cần cho biết cáchoạt động không thể trì hoãn , hoạt động nào có thể sắp xếp lui lại hoặc sớmhơn để khi cần văn phòng có thể điều chỉnh cho phù hợp Đồng thời để thựchiện các hoạt động này ,các đơn vị phải cung cấp đầy đủ cho văn phòng cácthông tin cần thiết như: thành phần tham dự ,thời gian dự kiến tiến hành, yêucầu về địa điểm ,kinh phí và trang thiết bị

Tuy nhiên ,thông thường các đơn bị đều muốn hoạt động hoặc yêu cầu củamình được đáp ứng , vì thế để thực hiện nguyên tắc ưu tiên khi sắp xếp lịch ,cácthư ký cần nắm vững chức năng nhiệm vụ của các đơn vị cũng như chức tráchcủa bộ phận lãnh đạo , cần có sự nhạy cảm và phán đoán cần thiết Cần lưu ýrằng khi thực hiện nguyên tắc ưu tiên , thư ký văn phòng nên có sự trao đổi với

người lãnh đạo và các bộ phận có liên quan hoặc cần giải thích lý do khi cầnthiết.

Nguyên tắc dự phòng : Dự kiến được các tình huống có thể xảy ra

Nguyên tắc này đòi hỏi người thư ký khi xếp kịch cần phải có các phương

án dự phòng bởi lẽ trong thực tế không phải mọi hoạt động đều diễn ra như đãđịnh

VD: Một cuộc họp được bố trí tiến hành ở hội trường nhưng vì lý do nào

đó ,hội trường này lại được trưng dụng vào việc khác Như vậy phải có phương

án dự phòng vào địa điểm

Theo lịch đã sắp xếp thì cuộc họp tổng kết cuối năm được tiến hành vàođầu tuần , nhưng do trục trặc về phương tiện giao thông nên ngày đó thủ trưởng

cơ quan đi công tác chưa về kịp

Những tình huống trên đây buộc người thư ký khi xếp lịch cho các hoạtđộng của cơ quan và người lãnh đạo cần phải dự kiến những tình huống đột xuất

có thể xảy ra để kịp thời ứng phó hoặc thay đổi khi cần thiết mà không làm ảnhhưởng đến các hoạt động chung

- Nguyên tắc dự phòng được hiểu là khi xếp lịch, nhất là xếp lịch cho cáchoạt động của người lãnh đạo, cán bộ văn phòng cần bố trí thời gian để họ cóthể nghỉ ngơi hoặc kịp di chuyển từ địa điểm này đến địa điểm khác Thời giannày gọi là thời gian dự phòng

VD : Không xếp lịch dự họp hoặc tiếp khách cho lãnh đạo ngay từ đầu giờsáng hoặc đầu giờ làm việc buổi chiều vì phải để thời gian cho thủ trưởng đọctài liệu hoặc các văn bản trình ký trước giờ làm việc

- Không nên sắp xếp lịch cho hai hoạt động của người lãnh đạo sát nhau vềmặt thời gian

VD: Từ 8h -10h Giám đốc họp gtiao ban trên Tổng công ty

Từ 10h-11h30 Giám đốc dự họp với phòng kỹ thuật

Nếu xếp lịch như vậy ,sẽ thiếu tính khả thi , vì có thể cuộc họp giao ban sẽkéo dài thêm , hoặc giám đốc còn phải mất thời gian nhất định để di chuyển từTổng công ty về đến công ty , chưa kể đến trường hợp xe có thể bị hỏng Nhưvậy cuộc họp thứ 2 không thể bắt đầu lúc 10h

Lưu ý: hiện nay do lịch làm việc được xếp quá chặt ,nên người lãnh đạo

không còn thời gian nghỉ ngơi Đó cũng là một trong những nguyên nhân gây ratình trạng căng thẳng ở lãnh đạo

Nguyên tắc điều chỉnh lịch

Về cơ bản, lịch đã xếp thì cần hạn chế tối đa việc thay đổi nhưng cũngkhông có nghĩa là mọi chương trình, kế hoạch đều là bất biến Vì vậy, khi cónhững tình huống đột xuất xảy ra, các TKVP cần nhanh chóng xem xét và cóquyết định điều chỉnh lại các hoạt động đã định

- Nếu thay đổi về nhân sự (cần hạn chế) thì phải báo trước và đảm bảokhông ảnh hưởng đến mục đích cơ bản của hoạt động đó

VD: GĐ vì lí do nào đó không thể đến kịp để khai mạc lễ kỉ niệm 10 năm

thành lập công ty Người TK cần phải liên hệ với ban tổ chức để đính chínhthông tin và thay đổi khung chương trình sao cho phù hợp Có thể thuyết phụcPGĐ lên đọc lời mở đầu, chuyển phần phát biểu, chia sẻ của GĐ vào phần giữachương trình đó

4.2 Những lưu ý khi xây dựng lịch làm việc

Phải có mối liên hệ chặt chẽ về mặt thông tin với các đơn vị khác và với lãnh đạo

- Đề ra quy định cho các bộ phận, các đơn vị dự kiến kế hoạch cho tuầnsau, tháng sau và gửi lên văn phòng vào cuối tuần, cuối tháng

VD: quy định thứ 6 hàng tuần, các phòng ban phải nộp danh sách côngviệc của tuần sau Nếu là kế hoạch quan trọng thì các phòng ban, bộ phận phải

có trách nhiệm lên kế hoạch trước đó 2-3 tháng

- VP cần cử các TK có kinh nghiệm và nắm vững chức năng, nhiệm vụ, cơ

cấu tổ chức của cơ quan, tập hợp đề nghị của các bộ phận, kết hợp dự kiến côngviệc của người lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể cho toàn cơ quan và lịch làmviệc cho bộ phận lãnh đạo

- Các TKVP có trách nhiệm cần trao đổi với bộ phận lãnh đạo để xin ý kiếnchỉ đạo và trao đổi với các bộ phận có liên quan để sắp xếp các hoạt động saocho phù hợp và hiệu quả

 Phải cẩn thận, tỷ mỉ, xây dựng lịch làm việc chi tiết rõ ràng

- Khi xây dựng lịch cần phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản Lịch vàchương trình làm việc cần ghi rõ tên công việc, thời gian, địa điểm, thành phầntham dự Trong lịch cần ghi rõ trách nhiệm và sự tham gia của bộ phận lãnh đạovào các hoạt động cụ thể

- Lịch làm việc cần được in ấn rõ ràng và phải kiểm tra lại trước khi gửi đicác nơi Lịch phải được gửi đến cho người lãnh đạo và tất cả các bộ phận trong

cơ quan vào ngày làm việc cuối tuần

Phải luôn chủ động trong mọi tình huống

- Trong tuần hoặc trong tháng, VP cần giao nhiệm vụ cho TK theo dõi việc

thực hiện lịch trong thực tế Việc nào chưa thể tiến hành được hoặc bị thay đổithì cần phải chủ động bố trí vào tuần, tháng tới

- Nếu là TK riêng cần chú ý chủ động xếp lịch của cá nhân người TK sao

cho phù hợp với lịch làm việc của thủ trưởng để hỗ trợ thủ trưởng hoàn thànhcông việc Theo dõi, nhắc nhở thủ trưởng các công việc trong tuần, tháng Chủđộng tìm tài liệu, các phương tiện cần thiết cho người lãnh đạo để giúp họ thựchiện công việc

Việc xây dựng lịch và chương trình làm việc là một nhiệm vụ khá phứctạp, đòi hỏi người TKVP phải nắm vững nhiều vấn đề, có tư duy và trình độ tổchức, điều hành, nhanh nhạy, linh hoạt

II Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và lễ hội

1 Một số khái niệm

Họp là một trong những hoạt động thường xuyên, có tính phổ biến ở các

cơ quan, tổ chức hiện nay để phổ biến các chủ trương, chính sách và bàn bạc đểtìm ra các biện pháp quản lý, điều hành

Hội thảo là một dạng họp để thảo luận về những vấn đề có tính chất khoahọc, phục vụ cho hoạt động quản lý

Lễ hội là những hoạt động có tính chất kỷ niệm những mốc lịch sử quantrọng trong chặng đường phát triển của cơ quan hoặc nhân dịp cơ quan đượcbiểu dương, khen thưởng nhằm ghi nhận những kết quả đã đạt được và độngviên cán bộ, nhân viên tiếp tục cố gắng làm việc tốt hơn

2 Quy trình tổ chức

2.1 Giai đoạn chuẩn bị

 Tìm hiểu mục đích của cuộc họp hoặc hội nghị

Tìm hiểu mục đích là việc vô cùng quan trọng mà đầu tiên thư ký phải làmkhi lên kế hoạch tổ chức cuộc họp hay hội nghị Việc này sẽ giúp thư ký nhậnthức được ý nghĩa quan trọng cũng như là vị trí của từng cuộc họp, để từ đó cóthể lên kế hoạch tổ chức, địa điểm, thời gian, kinh phí và biện pháp tổ chức chophù hợp

Ví dụ: mục đích của cuộc họp là kỉ luật thì số lượng người tham dự sẽ ít thì

địa điểm k cần quá rộng và khoa trương, kinh phí thấp

Mục đích của lễ hội là kỉ niệm 20 năm thành lập khoa thì đây là việc quantrọng cần phải lên kế hoạch tỉ mỉ, chuẩn bị chu đáo cả về nhân lực, vật lực và tàilực…

Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị:

 Xác định thành phần tham dự: Thành phần tham dự gồm thành phần

chính và khách mời Sau khi lên danh sách tham dự thì cần đưa cho chủ tọathông qua Lúc này thi ký sẽ có trách nhiệm thông báo, gửi giấy mời đến các đạibiểu

Mục đích: Việc xác định thành phần tham dự này sẽ giúp thư lý nắm bắt

được số lượng người tham dự từ đây để in số lượng giấy mời cho phù hợp, đảmbảo việc không để thiếu sót bất cứ ai Đồng thời giúp cho việc sắp xếp vị tríngồi cho các thành viên tham dự cuộc họp

Lưu ý: Thư ký cần đảm bảo giấy mới phải đến tay người nhận trước thời

gian cuộc họp diền ra, trong các trường hợp gấp thì cần gọi điện thông báotrước, gửi giấy mời sau Và phải ghi thông tin, chức danh của đại biểu 1 cáchchính xác và thận trọng trên giấy mời cần ghi rõ đại điểm và thời gian để cácđại biểu đến đúng giờ

Ví dụ: cơ quan mở cuộc họp vào ngày 10.10 thì cần gửi giấy vào ngày

06.10

Cơ quan muốn mở cuộc họp khen thưởng cho các nhân viên có thành tíchxuất sắc trong nửa năm đầu thì thành phần chính là lãnh đạo cơ quan, nhữngngười được khen thưởng, các đại biểu tham dự như các trưởng phòng phó phònghoặc 1 số nhân viên của cơ quan

Lập chương trình của cuộc họp hoặc hội nghị:

Thư ký phải lên kế hoạch chương trình và thời gian diễn ra của cuộc họp

- Lên phương án dự phòng cho những tình huống bất ngờ

Ví dụ: mở đầu cuộc họp sẽ là ai lên phát biểu đầu tiên, xen giữa các phần

thì có tiết mục văn nghệ, ai là người kết thúc cuộc họp

Chuẩn bị địa điểm và các trang thiết bị cho cuộc họp:

Thư ký sẽ xác định quy mô, tính chất, đặc điểm, số lượng tham dự, điềukiện của cơ quan để căn cứ vào đó chọn địa điểm cho phù hợp đặc biệt nếu