vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước kỹ năng tổ chức công sở

Vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước 3 1.Văn hóa công sở bảo đảm tính nghiêm trang và hiệu quả hoạt động cho các cơ quan nhà nước...3 2.Văn hóa côn

A MỞ ĐẦU 2

B NỘI DUNG 2

I Khái niệm văn hóa công sở 2

II Vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước 3

1.Văn hóa công sở bảo đảm tính nghiêm trang và hiệu quả hoạt động cho các cơ quan nhà nước 3 2.Văn hóa công sở góp phần xây dựng phong cách giao tiếp chuẩn mực cho cán

bộ, công chức, viên chức trong hoạt động thực thi công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao 4

III Kiến nghị nhằm phát huy vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước 7

KẾT THÚC VẤN ĐỀ 8

A MỞ ĐẦU

Công sở là nơi cán bộ, công chức (CBCC) hàng ngày tiếp xúc và giải quyết những công việc liên quan đến người dân Vì vậy, từ nề nếp đến phong cách làm việc và thái độ tiếp cận của đội ngũ CBCC đều ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và hiệu lực quản lý nhà nước Bên cạnh những yếu tố mang tính chuyên môn, kỷ thuật tác động trực tiếp đến hiệu quả giải quyết công việc của người dân thì yếu tố văn hóa công sở giữ một vai trò rất quan trọng Môi trường làm việc, thái độ phục vụ cũng như cách thức giao tiếp, ứng xử đối với người dân của đội ngũ CBCC sẽ tạo nên bầu không khí bình đẳng thể hiện mối quan hệ thân thiện giữa cơ quan hành chính với công dân, tạo nên nét đẹp văn hóa của một nền hành chính hiện đại

B NỘI DUNG

I Khái niệm văn hóa công sở

Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữa CBCC -người đại diện cho cơ quan hành chính nhà nước với công dân và giữa CBCC với nhau, nhằm phát huy tối đa năng lực để đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động công

vụ Khi văn hóa công sở của CBCC được nâng cao thì nấc thang văn hóa ứng xử của công dân đến công sở làm việc chắc chắn cũng sẽ được nâng cao Văn hóa công sở còn là biểu hiện nổi bật của một xã hội văn minh, mọi hoạt động công vụ đều có nền nếp, kỷ cương; mỗi người công chức đều thấy rõ trách nhiệm của mình và luôn tự nguyện làm tròn nhiệm vụ, hoàn thành tốt phần việc được giao

II Vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước

1 Văn hóa công sở bảo đảm tính nghiêm trang và hiệu quả hoạt động cho các

cơ quan nhà nước.

 Thứ nhất, văn hóa công sở thể hiện qua cách bài trí Quốc huy, Quốc kì Tùy

theo quy mô tổ chức, hoạt động của cơ quan, tùy theo kết cấu các tòa nhà của cơ quan mà chúng ta có cách treo Quốc huy riêng sao cho thật trang trọng, có thể treo ở phía trên cổng chính hoặc tòa nhà chính, kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo Quốc kì được treo phải đúng về tiêu chuẩn, kích thước, màu sắc như Hiến

pháp quy định và phải được treo trang trọng ở trước công sở hoặc toà nhà chính Ví

dụ, khi chúng ta đến làm việc tại một Ủy ban nhân dân tỉnh mà chúng ta lại nhìn thấy

đó là quốc huy đã quá cũ, bị hư hỏng, hoặc Quốc kì đã ố màu, nhăn nhúm thì chúng

ta sẽ đánh giá ngay cơ quan đó là tồi tàn, mất lịch sự, không những tạo ra cái nhìn phản cảm của chính những người đến làm việc tại cơ quan, công sở đó, mà những người dân, người nước ngoài khi đến Việt Nam cũng có cái nhìn không tốt về một cơ quan của nhà nước ta Ngược lại, nếu chúng ta đến một cơ quan nhà nước mà thấy cách bài trí của cơ quan đó đúng quy định, hợp lý thì sẽ bảo đảm được sự trang nghiêm của cơ quan, giúp mọi người đến làm việc có thái độ tôn trọng, ý thức giữ gìn, bảo vệ sự trang nghiêm đó

 Thứ hai, văn hóa công sở cũng được thể hiện qua cách bài trí khuôn viên

công sở Theo Quy chế văn hóa công sở thì mỗi cơ quan phải có biển tên riêng, đặt tại cổng chính và phải ghi đầy đủ, rõ ràng tên gọi bằng Tiếng việt và địa chỉ của cơ quan Khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc phải tiện lợi, các phương tiện phải được sắp xếp gọn gàng, ngay ngắn Phòng làm việc có ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức; việc bài trí, sắp xếp phòng làm việc phải gọn gàng, ngăn nắp, hợp lí, khoa học Nếu chúng ta vào giao dịch, làm việc ở một cơ quan nhà nước mà ngay từ khi gửi xe chúng ta đã thấy khu gửi xe lộn xộn, thu tiền gửi xe, cán bộ, công chức nấu ăn cả trong phòng làm việc, sổ sách giấy tờ bừa bộn thì chúng ta sẽ nhận xét rằng công sở đó không văn minh, chắc chắn giải quyết công việc sẽ chậm chạp… Chính vì thế, nếu chúng ta bài trí được khuôn viên công sở như quy định ở trên thì không những người làm việc trong công sở cảm thấy thoải mái, tiện lợi khi làm việc, không những thế còn tạo cho những người dân khi vào giao dịch, làm việc thấy được

sự trang nghiêm, lịch sự của công sở, phòng làm việc gọn gàng còn giúp cho việc giải quyết nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức diễn ra nhanh chóng, nâng cao hiệu quả công hoạt động của công sở

2 Văn hóa công sở góp phần xây dựng phong cách giao tiếp chuẩn mực cho cán

bộ, công chức, viên chức trong hoạt động thực thi công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.

Văn hóa công sở không phải là một công sở có đầy đủ những thiết bị, vật dụng hiện đại, lại càng không phải là một trụ sở được xây dựng hoành tráng… mà văn hóa công sở là hành vi ứng xử hàng ngày của những cán bộ, công chức, viện chức trong các mối tương tác để công việc được trôi trảy, thành công Thực tế cho thấy rằng, công sở là nơi thường xuyên phải tiếp xúc với nhân dân, các cơ quan hữu quan, bạn đồng nghiệp và các cơ quan cấp trên, dó đó, yếu tố cơ sở vật chất chỉ là một phần, quan trọng hơn cả là yếu tố con người sẽ quyết định văn hóa công sở Con người tác động đến việc hình thành văn hóa công sở thì đồng thời văn hóa công sở với những giá trị bền vững của nó sẽ tác động trở lại đối với việc hoàn thiện nhân cách, phẩm chất, năng lực của mỗi cá nhân tồn tại trong công sở

 Thứ nhất, văn hóa công sở được thể hiện qua trang phục của người cán bộ,

công chức, viên chức khi làm việc Khi thực hiện công vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lich sự, nếu những ngành có trang phục triêng thì phải thực hiện theo quy định của pháp luật; thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có đầy

đủ tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh, số hiệu, đơn vị công tác… khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ Trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài…phải mặc lễ phục Lễ phục đối với nam

có thể là bộ comple, áo sơ mi, cravat; đối với nữa có thể là áo dài truyền thống, bộ comple nữ; trang phục ngày hội dân tộc cũng được coi là lễ phục Chính việc quy định trang phục của cán bộ, công chức, viên chức khi làm việc trong cơ quan cho ta thấy được sự tôn nghiêm nơi công sở, thái độ lịch sự, có văn hóa của người thi hành công vụ, không những thế, thông qua trang phục của họ ta còn biết được họ tên và chức danh của họ, từ đó giúp cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, đồng thời, quy rõ được trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, viên chức, góp

phần nâng cao đạo đức nghề nghiệp, tinh thầnh trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc giải quyết công vụ

 Thứ hai, văn hóa công sở còn được thể hiện thông qua hành vi giao tiếp và

ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức Văn hóa ứng xử trong giao tiếp là một trong những yếu tố phản ánh trình độ văn hóa của một cơ quan, tổ chức, cá nhân Trình độ văn hóa lại là một trong những thước đo đặc biệt để đánh giá giá trị của một cá nhân hay một cộng đồng, mặt khác, văn hóa ứng xử là biểu hiện dễ nhận biết nhất, dễ gây ấn tượng tốt hay không tốt về cá nhân, cơ quan ngay từ những tiếp xúc đầu tiên, do đó, ảnh hưởng khá lớn đến hiệu quả công việc của cá nhân hay cơ quan

đó

Ví dụ như khi vào công sở thì nơi đầu tiên chúng ta sẽ gặp đó là bộ phận bảo vệ thường trực của cơ quan Đây chính là bộ phận đầu mối cho hoạt động của công sở, bất cứ ai khi đặt chân vào công sở, kể cả các cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm việc trong công sở đó đều phải gặp họ Họ là người đầu tiên đại diện cho công sở để hướng dẫn, giải đáp những yêu cầu của mỗi người dân khi cần vào công sở để giao dịch Họ có nhiệm vụ chỉ dẫn các phòng, ban, bộ phận cho chúng ta đến đúng nơi cần đến, chỉ dẫn chúng ta để xe cho đúng chỗ… Nếu một công sở có được bộ phận bảo vệ thường trực vui vẻ, nhiệt tình, ứng xử có văn hóa nơi công sở thì bao giờ cũng gây được ấn tượng tốt đẹp cho khách khi đến giao dịch tại công sở Nếu người bảo vệ thường trực tỏ ra khó chịu khi khách để xe không đúng nơi quy định; hoặc trả lời, giải đáp những thắc mắc, yêu cầu của chúng ta một cách hời hợt, nhát gừng; trả lời trống không thì ngay khi đó, chúng ta sẽ thấy không có cảm tình với cơ quan, công sở đó, chính điều này sẽ gây ảnh hưởng xấu đến cơ quan và người đứng đầu cơ quan

Văn hóa công sở tích cực sẽ tạo ra môi trường an toàn, thuận lợi trong công tác, giúp hình thành nhân cách, trải nghiệm kiến thức kỹ năng làm việc và đặc biệt là các kỹ năng “phục vụ nhân dân” Cán bộ công chức phải là người có trách nhiệm với công việc, phục vụ nhân dân một cách tận tụy không vụ lợi, trung thực với Tổ quốc, với

nhân dân, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, đấu tranh chống cái xấu, cái

ác, đặc biệt là tệ tham những, quan liêu, cửa quyền, sách nhiễu nhân dân… Văn hóa công sở đã định hướng cho cá nhân cán bộ, công chức hành động theo những mục tiêu nhất định của Nhà nước Chấn chỉnh lối làm việc là một nội dung được đặc biệt quan tâm trong quá trình xây dựng văn hóa công sở Tác phong làm việc của đội ngũ cán bô, công chức, viên chức của nhiều công sở đã có chuyển biến tích cực theo hướng ngày càng gần gũi, tôn trọng người dân, từ đó, người dân được giảm nhiều phiền hà khi liên hệ giải quyết các công việc liên quan đến thủ tục hành chính; tạo ý thức hoàn thành tốt nhiệm vụ của lãnh đạo, của từng cán bộ, công chức, viên chức trong việc tham mưu, đề xuất giải quyết công việc

Văn hóa công sở cũng có sự kế thừa và tiếp thu có chọn lọc những tính văn hóa

từ bên trong và bên ngoài công sở, từ quá khứ đến tương lai cho nên trong một chừng mực nào đó sẽ giúp công sở tạo nên những chuẩn mực, phá tính cục bộ, sự đối lập có tính bản thể của các thành viên, hướng các cán bộ, công chức đến một giá trị chung, tôn trọng những nguyên tắc, quy tắc và chuẩn mực văn hóa của công sở Đó chính là làm cho cán bộ, công chức, viên chức tự hoàn thiện mình Mỗi cá nhân, mỗi thành viên trong cơ quan sẽ tạo ra văn hóa và bản sắc riêng có Đó là toàn bộ tri thức, kinh nghiệm tích lũy vào mỗi cá nhân, biểu hiện ở hệ thống quan niệm và hành

xử của cá nhân ấy trong đời sống thực tiễn Trong giao tiếp ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về việc phải làm

và những việc không được làm theo quy định của pháp luật; phải có thái độ lịch sự, tôn trọng mọi người, ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt Trong giao tiếp ứng xử với nhân dân: cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc Trong giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp: cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác Khi giao tiếp qua điện thoại: cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan,

đơn vị nơi công tác, trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc, không ngắt điện thoại đột ngột

Quá trình giao tiếp giữa cán bô, công chức, viên chức với nhân dân là một trong những tương tác xã hội quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến uy tín của chính quyền nhân dân Sự hiểu biết tối thiểu về nhau có thể được xem như là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới quá trình giao tiếp Người dân cần và có quyền được biết họ đang được giải quyết công việc với ai, giữ chức vụ gì, ở cơ quan nào? Khi giải quyết công việc của nhân dân, nếu cán bộ, công chức không giải thích rõ ràng, mạch lạc về các quy định, thủ tục thì với tâm lý muốn giải quyết nhanh công việc, người dân có thể hiểu nhầm cán bộ, công chức là gây phiền hà khi giải quyết công vụ Ví dụ như bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (hay bộ phận một cửa)- đây là

bộ phận trực tiếp làm việc, tiếp xúc với người dân, vì vậy cán bộ làm việc ở bộ phận này cần có thái độ mềm mỏng, lịch thiệp, không hách dịch, cửa quyền Mặt khác, bản thân cán bộ đó phải là người có trình độ chuyên môn tốt, nắm vững các quy chế, nguyên tắc, thủ tục; hướng dẫn nhẹ nhàng, tỷ mỷ cho người dân, không để người dân phải đi lại nhiều lần; làm việc phải đảm bảo đúng giờ giấc; khi có công việc đột xuất, cần nghỉ phải nêu rõ lý do, dán niêm yết ở vị trí dễ thấy… Đến giao dịch tại cơ quan được cán bộ, công chức, viên chức nhiệt tình hướng dẫn và giải quyết công việc đúng giờ như vậy, hẳn người dân sẽ cảm thấy rất hài lòng Do đó, cán bộ, công chức, viên chức muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thì ngoài việc lắng nghe và hướng dẫn rõ ràng cho dân hiểu còn phải không ngừng trau dồi, nâng cao năng lực chuyên môn, tự giác tu dưỡng đạo đức nghề nghiệp, chỉ khi làm được như vậy thì hoạt động của cơ quan nhà nước mới có hiệu quả

Thực tế cho thấy, nơi nào cán bộ, công chức, viên chức càng gương mẫu, thực hiện tốt quy chế văn hóa công sở, nơi đó càng có sự đoàn kết, thống nhất nội bộ cao, chất lượng, hiệu quả công việc tốt hơn, nhiệm vụ chính trị luôn đảm bảo, thực hiện tốt mục tiêu, kế hoạch đề ra Chính điều này đã góp phần quan trọng nâng cao hiệu

quả của công tác cải cách hành chính, đồng thời nhận được sự đồng tình cao của quần chúng nhân dân

III Kiến nghị nhằm phát huy vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước.

Để phát huy vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước thì chúng ta cần:

- Trước hết, các cơ quan nhà nước cần đưa ra các tiêu chí cụ thể phù hợp với điều kiện của cơ quan, tổ chức mình để mọi người phấn đấu, có cơ chế khen thưởng, nhắc nhở, phê bình, xử phạt kịp thời với những người thực hiện tốt và chưa tốt Không những thế, bản thân mỗi cán bộ, công chức, viên chức cũng cần phải tự nhìn nhận, chỉnh đốn lại mình một cách tự giác, góp phần loại bỏ các thói quen xấu, xây dựng phong cách giao tiếp chuẩn mực, phù hợp với quy định của pháp luật, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình

- Các cơ quan cũng nên đưa các nội dung của Quy chế văn hóa công sở ra thảo luận thường xuyên để mọi người dần có ý thức, tạo thành nền nếp, thói quen Có như vậy mới duy trì được nền nếp văn hóa ở công sở nói chung và đáp ứng sự mong mỏi của người dân khi đến cơ quan công quyền nói riêng

- Các cơ quan, đơn vị cần bố trí cán bộ, công chức, viên chức làm việc ở bộ phận tiếp dân không chỉ giỏi về chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có thái độ giao tiếp, phẩm chất đạo đức tốt

- Thường xuyên mở các lớp tập huấn kĩ năng giao tiếp cho cán bộ, công chức, viên chức Bên cạnh đó, lãnh đạo của từng cơ quan, đơn vị ngoài việc lãnh đạo cán

bộ, công chức, viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ thì còn phải chú ý nêu gương để cán bộ, công chức cùng học tập và làm theo

C KẾT THÚC VẤN ĐỀ

Có thể khẳng định rằng: Văn hóa công sở có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị Vì vậy để xây dựng một nền văn

hoá công sở hiện đại, đáp ứng được nhu cầu cải cách nền hành chính hiện nay đang là công việc mà thủ trưởng cơ quan, đơn vị nào cũng cần quan tâm để đề ra những tiêu chí cụ thể, thích hợp Đó cũng chính là những biện pháp tích cực góp phần hình thành văn hoá người mà mỗi cán bộ, công chức, viên chức cần phải hướng tới

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình kỹ thuật tổ chức công sở - Học viện hành chính quốc gia

2 Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước (Ban hành kèm theo Quyết định số 129 /2007/QĐ-TTg, ngày 02 tháng8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ)