Môn học: Kỹ năng thu thập và xử lý thông tinBÀI KIỂM TRA GIỮA KỲ CÁ NHÂN Đề bài: Tiến hành thu thập và xử lý thông tin nhằm “Đánh giá tình hình thực hiện Văn hóa công sở của cơ quan Đạ
Trang 1Môn học: Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin
BÀI KIỂM TRA GIỮA KỲ CÁ NHÂN
Đề bài: Tiến hành thu thập và xử lý thông tin nhằm “Đánh giá tình
hình thực hiện Văn hóa công sở của cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội trong 5 năm thực hiện vừa qua”
Bài làm
Dựa vào cơ cấu tổ chức Đại học Quốc gia Hà Nội bao gồm: Các đơn vị thực hiện nhiệm vụ đặc biệt, cơ quan ĐHQGHN, các trường Đại học, các Viện NCKH, Khoa & TTĐT, Đơn vị hỗ trợ & dịch vụ, Hội đồng khoa học và đào tạo cùng các hội đồng khác
Dựa vào Quyết định số 1044/QĐ-ĐHQGHN ngày 08 tháng 04 năm
2011 về việc ban hành quy chế văn hóa công sở cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội
Tôi xác định đối tượng để đánh giá tình hình thực hiện văn hóa công sở
là cơ quan ĐHQGHN (bao gồm văn phòng và các ban chức năng; trụ sở chính
ở đường Xuân Thủy, Hà Nội) không ban gồm: Các đơn vị thực hiện nhiệm vụ đặc biệt, các trường Đại học, các Viện NCKH, Khoa & TTĐT, Đơn vị hỗ trợ
& dịch vụ, Hội đồng khoa học và đào tạo cùng các hội đồng khác
Xác định nhu cầu thông tin
1 Đối tượng sử dụng thông tin: có thể là Ban giám đốc ĐHQGHN
(Giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách trực tiếp lĩnh vực này); Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng ĐHQGHN; các sinh viên thuộc ĐHQGHN hoặc không thuộc ĐHQGHN,…
2 Mục đích của việc sử dụng:
Trang 2Đối với Ban giám đốc ĐHQGHN (Giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách trực tiếp lĩnh vực này) dùng thông tin để:
- Phục vụ hoạt động thanh tra hoặc kiểm tra
- Căn cứ để đánh giá sơ kết hoặc tổng kết quá trình thực hiện
- Xem xét khen thưởng, kỷ luật và xử lý trách nhiệm cán bộ, viên chức
- Ngoài ra còn phục vụ hoạt động tổ chức và quản lý toàn cơ quan;
- Tìm ra những điều hạn chế, chưa khả thi để thay đổi và bổ sung các chính sách, biện pháp quảng bá, xây dựng hình ảnh, nâng tầm vị thế của ĐHQGHN thêm đẹp, tiến bộ, văn minh trong mắt các đối tác, cán bộ nhân viên, phụ huynh và sinh viên
Đối với Chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng ĐHQGHN dùng thông tin để:
- Phục vụ công tác tham mưu, tổng hợp, báo cáo và đề xuất ý kiến, giúp việc cho Ban giám đốc
-Đánh giá sơ kết hoặc tổng kết quá trình thực hiện; phục vụ hoạt động thanh tra hoặc kiểm tra
Đối với các học viên, sinh viên thuộc ĐHQGHN nói riêng và không thuộc ĐHQGHN nói chung: họ có thể dùng thông tin này làm nguồn tham khảo phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu khoa học của bản thân
3 Lĩnh vực/ chủ đề cần quan tâm: về những quy định chung (Những
điều không được làm) về trang phục, lễ phục, bài trí công sở, thời gian làm việc, hội họp, chế độ ra, vào trụ sở cơ quan; tiếp khách đến liên hệ công tác, quản lý phương tiện giao thông; các chuẩn mực ứng xử của cán bộ, viên chức trong thi hành nhiệm vụ, công vụ và trách nhiệm của cán bộ, viên chức của Văn phòng, các ban chức năng và các văn phòng Đảng, đoàn thể (gọi là đơn vị) trong việc thực hiện và xử lý vi phạm
Trang 34 Thời gian và hình thức cung cấp thông tin:
Về thời gian, ta tiến hành thu thập thông tin trong khoảng thời gian 5 năm trở lại đây (từ năm 2013 đến năm 2018 và có thể cả 03 tháng đầu năm 2019)
Về hình thức thì tùy thuộc vào đối tượng sử dụng thông tin và mục đích
sử dụng thông tin của họ; tùy thuộc vào đặc thù, tính chất và yêu cầu công việc mà hình thức cung cấp thông tin của họ là khác nhau Tuy nhiên, phải đều đảm bảo hình thức cung cấp thông tin phải phù hợp để thông tin được truyền tải đầy đủ và chính xác nhất (có thể ở dưới dạng báo cáo bằng văn bản, nên kết hợp các biểu đồ, sơ đồ, bảng biểu để tuyền tải thông tin trực quan hơn
và có thể kết hợp với thuyết trình để nhằm truyền đạt thông tin rõ ràng và sinh động hơn)
Nội dung thu thập thông tin
Ta thu thập những thông tin dựa theo những nội dung thuộc phần Lĩnh vực/ chủ đề cần quan tâm: về những quy định chung (Những điều không được làm) về trang phục, lễ phục, bài trí công sở, thời gian làm việc, hội họp, chế
độ ra, vào trụ sở cơ quan; tiếp khách đến liên hệ công tác, quản lý phương tiện giao thông; các chuẩn mực ứng xử của cán bộ, viên chức trong thi hành nhiệm
vụ, công vụ và trách nhiệm của cán bộ, viên chức của Văn phòng, các ban chức năng và các văn phòng Đảng, đoàn thể (gọi là đơn vị) trong việc thực hiện và xử lý vi phạm
Ngoài ra nếu muốn đánh giá được tình hình thực hiện Văn hóa công sở của cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội trong thời điểm hiện tại Ta tiến hành khảo sát, thu thập những thông tin sau:
Trang 41 Trình độ nhận thức, đạo đức nghề nghiệp của cán bộ nhân viên (bao gồm: nhận thức thức về vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan; nhận thức về chức trách, nhiệm vụ của bản thân; ý thức làm việc và đạo đức nghề nghiệp)
2 Phương pháp tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan (bao gồm: tính hợp lí và hiệu quả của cơ cấu tổ chức bộ máy; tiêu chuẩn và cách thức tuyển dụng nhân sự; quy chế làm việc, chương trình và kế hoạch hoạt động; phương pháp kiểm tra đánh giá các hoạt động)
3 Phong cách giao tiếp, ứng xử và trang phục của cán bộ, nhân viên (bao gồm: phong cách giao tiếp và ứng xử; trang phục công sở)
4 Phương tiện, cảnh quan và môi trường làm việc (bao gồm: phương tiện làm việc; cảnh quan và môi trường làm việc)
(Nguồn: Theo bài giảng “Văn hóa công sở” của TS Phạm Hồng Duy – Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng)
Nguồn thông tin
Ta có thể thu thập thông tin từ các nguồn như:
- Các văn bản quy phạm pháp luật (của Chính phủ), các văn bản quy chế VHCS của ĐHQGHN
- Các sách lý luận về vấn đề trên; các tư liệu, tài liệu, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu và công bố về VHCS của cơ quan ĐHQGHN tại các thư viện (thư viện ĐHQGHN, thư viện quốc gia) hoặc các kho lưu trữ
- Qua quan sát, khảo sát trực tiếp tại cơ quan ĐHQGHN (kết quả theo dõi của phòng thanh tra; của bộ phận tổ chức cán bộ, của chuyên viên trực tiếp theo dõi)
- Các báo cáo sơ kết, báo cáo hằng năm về tình hình thực hiện VHCS của văn phòng ĐHQGHN
Trang 5- Cổng thông tin điện tử của ĐHQGHN; các phát ngôn của Ban giám đốc ĐHQGHN
- Các ý kiến phản hồi của cán bộ, nhân viên và các đối tác, khách hàng đang làm việc, hợp tác tại cơ quan ĐHQGHN
- Ngoài ra, còn có thể tham khảo các bài báo viết về VHCS của cơ quan ĐHQGHN qua các trang tạp chí, báo chí do nhà nước cấp phép hoạt động và quản lý; các diễn dàn thảo luận, confesstion,…
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin
Để thu thập những thông tin trên, ta có thể sử dụng những phương pháp
truyền thống như:
- Quan sát, thảo luận nhóm: để thu thập những thông tin qua quan sát, khảo sát trực tiếp tại cơ quan ĐHQGHN (kết quả theo dõi của phòng thanh tra; của bộ phận tổ chức cán bộ, của chuyên viên trực tiếp theo dõi)
- Phỏng vấn sâu; sử dụng bảng hỏi: để thu thập những ý kiến phản hồi của cán bộ, nhân viên và các đối tác, khách hàng đang làm việc, hợp tác tại cơ quan ĐHQGHN
- Đọc tài liệu: để thu thập những thông tin từ các văn bản quy phạm pháp
luật (của Chính phủ), các văn bản quy chế VHCS của ĐHQGHN, các sách lý luận
về vấn đề trên; các tư liệu, tài liệu, các công trình nghiên cứu khoa học và các trang tạp chí, báo chí do nhà nước cấp phép hoạt động và quản lý; các diễn dàn thảo luận, confesstion,…
Sau khi thu thập được thông tin, ta tiến hành xử lý thông tin bằng các
phương pháp sau:
- Đối chiếu: thẩm định, đối chiếu những thông tin trên với thực tế, kiểm tra
xem có đúng không ? Sau khi đã thu thập được những thông tin phản ánh về thực
Trang 6trạng, tình hình thực hiện VHCS của cơ quan ĐHQGHN trong 5 năm gần đây, ta
sẽ tiến hành thẩm định những thông tin đó dựa trên những tiêu chí sau:
Về quy chế
Việc ban hành các văn bản quy chế về văn hóa công sở theo quy định của nhà nước thì cơ quan ĐHQGHN đã thực hiện tốt hay chưa ?
Những nội dung quy chế văn hóa công sở của cơ quan ĐHQGHN có bám sát với Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước do Thủ tướng Chính phủ ban hành hay không ?
Ngoài Quy chế Văn hóa công sở thì cơ quan ĐHQGHN có ban hành quy chế nào khác quy định rõ ràng, chi tiết, cụ thể các điều khoản trong đó hay không?
Về tình hình thực hiện
Dựa vào Quy chế Văn hóa công sở của cơ quan ĐHQGHN để ta đối chiếu với tình hình thực hiện cụ thể, sau đó rút ra ưu điểm, hạn chế và đề xuất các biện pháp (nếu có thể)
- Thống kê và so sánh: tức là tiến hành thống kê các số liệu giữa các năm
và sau đó so sánh chúng với nhau rồi từ đó đưa ra các kết luận về tình hình thực hiện VHCS tại cơ quan ĐHQGHN trong 5 năm gần đây ( năm nào có tình hình thực hiện tốt nhất ? năm nào nhận được nhiều ý kiến phản ánh tiêu cực ? các quy chế, chính sách qua các năm có thay đồi gì không ? hay vẫn giữ nguyên ?,…)
- Tổng hợp và phân tích: ta tiến hành tổng hợp các thông tin trên dưới
dạng một báo cáo, có phân tích số liệu, so sánh và kết luận