Định hướng thu thập và xử lý thông tin viết báo cáo thống kê tình hình tổ chức và quản lý công tác văn thư trên phạm vi toàn tỉnh trong năm

z Đại học Quốc gia Hà Nội Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn  BÀI TIỂU LUẬN: Môn học: Kỹ thu thập xử lý thông tin (Bài tiểu luận cuối kỳ) Hà Nội, ngày 12 tháng 04 năm 2019 Kỹ thu thập xử lý thơng tin  Đề bài: Đóng vai trị Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh (bất kỳ) tiến hành thu thập xử lý thông tin nhằm viết báo cáo thống kê gửi lên Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư phạm vi toàn tỉnh năm vừa qua Bài làm Sau đây, tơi đóng vai trị Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên (là nơi tơi có hộ thường trú) tiến hành thu thập xử lý thông tin nhằm viết báo cáo thống kê gửi lên Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước tình hình tổ chức quản lý cơng tác văn thư phạm vi toàn tỉnh Thái Nguyên năm 2018 vừa qua Khái quát chức năng, nhiệm vụ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên quan trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên, có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân Tỉnh quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử Tỉnh thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật a) Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ sau đây: - Tham mưu trình Ủy ban nhân dân Tỉnh ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; - Tham mưu trình Ủy ban nhân dân Tỉnh công tác quản lý lưu trữ thông tin số quan, đơn vị nhà nước địa bàn Tỉnh theo quy định pháp luật; - Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân Tỉnh phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử Thành phố, định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử Tỉnh theo quy định pháp luật - Thẩm định danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy Lưu trữ quan quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Tỉnh; định việc hủy tài liệu có thơng tin trùng lặp Lưu trữ lịch sử Tỉnh theo quy định pháp luật; - Cấp, cấp lại, thu hồi chứng hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ điều kiện theo quy định pháp luật; Kỹ thu thập xử lý thông tin - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; - Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; giải theo thẩm quyền báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; - Thực công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật b) Trực tiếp quản lý hoạt động Trung tâm Lưu trữ lịch sử; đạo, tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử Tỉnh: - Tham mưu trình Ủy ban nhân dân Tỉnh ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Tỉnh; - Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định pháp luật; - Thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật c) Quản lý tài chính, tài sản Chi cục thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở Nội vụ quy định Xác định đối tượng bị thu thập thông tin Đầu tiên, trước tiến hành việc thu thập thông tin, cần phải xác định rõ rằng: Ta tiến hành thu thập thông tin từ đối tượng cụ thể ? Dựa vào sơ đồ đơn vị hành tỉnh Thái Nguyên (để xác định quan thẩm quyền chung) danh sách quan thuộc quản lý Sở Nội vụ lĩnh vực cơng tác văn thư địa bàn tồn tỉnh Thái Nguyên (bao gồm quan chuyên môn: Sở tương đương Sở; quan đặc thù số ban quản lý) Tôi xác định tiến hành thu thập thông tin từ quan đơn vị sau: a Các quan thầm quyền chung thuộc UBND tỉnh Thái Nguyên STT Các quan thẩm quyền chung Số lượng đơn vị phường/xã trực thuộc Kỹ thu thập xử lý thông tin UBND Thành phố Thái Nguyên 21 phường, 11 xã UBND Thành phố Sông Công phường, xã UBND Huyện Định Hóa thị trấn, 23 xã UBND Huyện Đại Từ thị trấn, 28 xã UBND Huyện Đồng Hỷ thị trấn, 13 xã UBND Huyện Phú Lương thị trấn, 13 xã UBND Huyện Phú Bình thị trấn, 19 xã UBND Huyện Võ Nhai thị trấn, 14 xã UBND Thị xã Phổ Yên phường, 14 xã Tỉnh Thái Nguyên gồm thành phố, thị xã huyện Các đơn vị hành chia tiếp thành 180 đơn vị hành cấp xã (gồm có 32 phường, thị trấn, 139 xã), có 125 xã vùng cao miền núi, lại xã đồng trung du b Các quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Thái Ngun Sở Cơng Thương 14 Sở Tài Sở Giao thông vận tải 15 Sở Nội vụ Sở Thông tin Truyền thông 16 Sở Ngoại vụ Sở Tài nguyên Môi trường 17 Thanh tra tỉnh Thái Nguyên Sở Kế hoạch Đầu tư 18 Văn phòng UBND tỉnh Thái Nguyên Sở Tư pháp 19 Ban Dân tộc tỉnh Thái Nguyên Sở Khoa học Công nghệ 20 Ban Quản lý khu Công nghiệp Thái Nguyên Sở Nông nghiệp Phát triển 21 Ban Quản lý khu du lịch vùng Hồ Nông thôn Núi Cốc Sở Lao động thương binh 22 Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng Xã hội cơng trình Giao thơng 10 Sở Văn hóa Thể thao Du 23 Ban đạo Cơng tác giải phóng mặt Lịch tỉnh 11 Sở Xây dựng 24 Ban Bảo vệ Chăm sóc sức khỏe cán tỉnh Thái Nguyên 12 Sở Giáo dục Đào tạo 25 Ban quản lý khu di tích lịch sử - sinh Kỹ thu thập xử lý thơng tin thái ATK Định hóa – Thái Nguyên 13 Sở Y tế UBND Tỉnh Thái Nguyên bao gồm 17 quan chuyên môn sở tương đương sở, có quan đơn vị đặc thù ( Sở ngoại vụ Ban dân tộc) ban quản lý trực thuộc UBND tỉnh Tóm lại, ta phải tiến hành thu thập thông tin trực tiếp từ 34 quan trực thuộc đầu mối (9 quan UBND cấp huyện, 17 quan sở tương đương sở, quan đơn vị đặc thù ban quản lý trực thuộc UBND tỉnh) Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh không tiến hành thu thập thông tin trực tiếp từ UBND cấp xã/phường hay phịng, ban chun mơn cấp huyện mà thu thập thông tin quan cấp xã cách gián tiếp thông qua đầu mối UBND cấp huyện quan chuyên môn Sở (UBND cấp huyện Sở quan chuyên môn cấp tỉnh, tiến hành thu thập thông tin trực tiếp từ UBND cấp xã phòng, ban – quan chuyên môn cấp huyện) Xác định nhu cầu thông tin a Đối tượng sử dụng thông tin Các đối tượng là: - Bộ Nội Vụ (Bộ trưởng Thứ trưởng Bộ Nội vụ - người trực tiếp phụ trách quản lý chung lĩnh vực công tác văn thư phạm vi nước) - Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước (thuộc Bộ Nội vụ) (Cục trưởng Cục văn thư – Lưu trữ nhà nước) - UBND tỉnh Thái Nguyên (Chủ Tịch Phó Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên - người trực tiếp phụ trách quản lý chung lĩnh vực công tác văn thư phạm vi toàn tỉnh) - Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên (Giám đốc Sở Phó Giám đốc Sở – người trực tiếp phụ trách lĩnh vực này) Ngồi ra, số đối tượng khác là: học viên, sinh viên nghiên cứu sinh,… b Mục đích việc sử dụng:  Đối với Bộ Nội Vụ (Bộ trưởng Thứ trưởng Bộ Nội vụ - người trực tiếp phụ trách quản lý chung lĩnh vực công tác văn thư phạm vi nước) dùng thông tin để: - Tổng hợp, báo cáo cho Thủ tướng phủ tình hình thực công tác văn thư phạm vi nước Kỹ thu thập xử lý thông tin - Tìm điều hạn chế để tham mưu, đề xuất cho Thủ tướng Chính phủ thay đổi bổ sung sách, biện pháp nhằm nâng cao công tác văn thư - Phát vấn đề cịn tồn đọng để ban hành thơng tư hướng dẫn chi tiết nội dung công tác văn thư tổ chức, hướng dẫn nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư phạm vi nước - Phục vụ hoạt động tra kiểm tra công tác văn thư phạm vi nước - Căn để đánh giá sơ kết tổng kết q trình thực cơng tác văn thư nước - Xem xét khen thưởng, kỷ luật xử lý trách nhiệm quan, đơn vị thực tốt công tác văn thư xảy sai phạm trình thực  Đối với Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước (thuộc Bộ Nội vụ) (Cục trưởng Cục văn thư – Lưu trữ nhà nước) dùng thông tin để: - Giúp việc cho Lãnh đạo Bộ Nội vụ tổng hợp, báo cáo tình hình thực cơng tác văn thư địa bàn 63 tỉnh, thành nước - Tham mưu, đề xuất ý kiến, giúp việc cho lãnh đạo Bộ Nội Vụ xây dựng đề án, chủ trương thay đổi bổ sung sách, biện pháp nhằm nâng cao cơng tác văn thư phạm vi tồn quốc - Giúp việc cho Bộ Nội Vụ đánh giá sơ kết tổng kết trình thực hiện; phục vụ hoạt động tra kiểm tra  Đối với UBND tỉnh Thái Nguyên (Chủ Tịch Phó Chủ tịch UBND tỉnh Thái Nguyên - người trực tiếp phụ trách quản lý chung lĩnh vực công tác văn thư phạm vi tồn tỉnh) dùng thơng tin để: - Để biết nắm rõ tình hình thực công tác văn thư địa bàn tỉnh - Phục vụ hoạt động tra kiểm tra công tác văn thư địa bàn tỉnh - Căn để đánh giá sơ kết tổng kết trình thực công tác văn thư, định ban hành thay đổi quy chế, quy định công tác văn thư, bổ sung sách, biện pháp nhằm nâng cao công tác văn thư địa bàn tỉnh - Làm để tổ chức, theo dõi phận phụ trách công tác văn thư bố trí, thay đổi nhân thích hợp quan, đơn vị địa bàn tỉnh Kỹ thu thập xử lý thông tin - Xem xét khen thưởng, kỷ luật xử lý trách nhiệm quan, đơn vị cá nhân thực tốt công tác văn thư xảy sai phạm trình thực địa bàn tỉnh  Đối với Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên (Giám đốc Sở Phó Giám đốc Sở – người trực tiếp phụ trách lĩnh vực này) dùng thông tin để: - Tổng hợp, báo cáo cho UBND Tỉnh Thái Nguyên Bộ Nội vụ tình hình thực cơng tác văn thư phạm vi tỉnh Thái Nguyên - Tìm điều hạn chế để tham mưu, đề xuất cho Chủ Tịch UBND Tỉnh Thái Nguyên định ban hành thay đổi bổ sung quy định, quy chế công tác văn thư nhằm nâng cao công tác văn thư đại bàn tỉnh - Phục vụ hoạt động tra kiểm tra công tác văn thư địa bàn tỉnh - Phát vấn đề tồn đọng để ban hành văn bản, công văn hướng dẫn chi tiết nội dung công tác văn thư tổ chức, hướng dẫn nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư địa bàn tỉnh - Căn để đánh giá sơ kết tổng kết q trình thực cơng tác văn thư địa bàn tỉnh - Xem xét khen thưởng, kỷ luật xử lý trách nhiệm quan, đơn vị thực tốt công tác văn thư xảy sai phạm trình thực  Đối với học viên, sinh viên nghiên cứu sinh nói chung: họ dùng thông tin làm nguồn tham khảo phục vụ cho hoạt động học tập nghiên cứu khoa học thân c Lĩnh vực/ chủ đề cần quan tâm: nội dung sau: - Tình hình ban hành quy chế, văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư quan địa bàn tỉnh - Tổ chức phận, bố trí, tuyển dụng nhân cho phận văn thư quan địa bàn tỉnh - Tổ chức triển khai, hướng dẫn tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư địa bàn tỉnh (soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn (văn đến đi); quản lý sử dụng dấu lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan) Kỹ thu thập xử lý thông tin - Tổ chức kiểm tra, giám sát, đánh giá tình hình thực cơng tác văn thư quan thuộc địa bàn tỉnh Từ đó, khen thưởng xử lý trường hợp vi phạm thực công tác văn thư d Thời gian hình thức cung cấp thơng tin: Về thời gian, ta tiến hành thu thập thông tin năm 2018 vừa qua (tính từ 01/01/2018 đến 31/12/2018) Về hình thức tùy thuộc vào đối tượng sử dụng thơng tin mục đích sử dụng thơng tin họ; tùy thuộc vào đặc thù, tính chất yêu cầu cơng việc mà hình thức cung cấp thơng tin họ khác Tuy nhiên, phải đảm bảo hình thức cung cấp thơng tin phải phù hợp để thơng tin truyền tải đầy đủ xác (thông thường dạng báo cáo văn bản, nhiên nên kết hợp biểu đồ, sơ đồ, bảng biểu thống kê để truyền tải thơng tin trực quan kết hợp với hình thức thuyết trình để nhằm truyền đạt thơng tin rõ ràng sinh động hơn) Nội dung thu thập thông tin Ta thu thập thông tin dựa theo nội dung thuộc phần Lĩnh vực/ chủ đề cần quan tâm: Tình hình ban hành quy chế, văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư quan địa bàn tỉnh; Tổ chức phận, bố trí, tuyển dụng nhân cho phận văn thư quan địa bàn tỉnh; Tổ chức triển khai, hướng dẫn tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư địa bàn tỉnh (soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn (văn đến đi); quản lý sử dụng dấu lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan); Tổ chức kiểm tra, giám sát, đánh giá tình hình thực công tác văn thư quan thuộc địa bàn tỉnh, từ khen thưởng xử lý trường hợp vi phạm thực công tác văn thư Cụ thể, tình hình ban hành quy chế, văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư quan địa bàn tỉnh, ta cần nắm nội dung: - Số lượng quan chưa ban hành ban hành văn quy chế, quy định công tác văn thư văn quy định khác công tác văn thư ? Đó quan ? Số lượng văn cụ thể ? Các văn quy chế có tuân theo văn quy phạm pháp luật nhà nước quy định hay khơng (có tn theo Nghị định Chính phủ Thơng tư Bộ hay không) ? - Số lượng tên quan có xây dựng danh mục hồ sơ ?,… Kỹ thu thập xử lý thông tin Về tổ chức phận, bố trí, tuyển dụng nhân cho phận văn thư quan địa bàn tỉnh, ta cần nắm nội dung: - Quy mô tổ chức văn thư quan nào, phù hợp hay chưa? Số lượng tên quan có tổ chức văn thư độc lập (có phịng văn thư, tổ văn thư phận văn thư riêng biệt không kiêm nhiệm chung với phòng, ban khác) ? Số lượng tên quan có tổ chức văn thư không độc lập (tổ chức văn thư kiêm nhiệm với phòng ban khác như: văn thư – lưu trữ hay văn thư – tổng hợp, ) ? - Số lượng nhân làm công tác văn thư quan ? Trong có người chuyên trách, người kiêm nhiệm? Trình độ chun mơn nghiệp vụ (đại học, cao đẳng hay trung cấp)? Tý lệ % giới tính nam/nữ bao nhiêu? Độ tuổi ? Ngạch công chức, viên chức chức danh nghề nghiệp văn thư nào? Về tổ chức triển khai, hướng dẫn tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư địa bàn tỉnh (soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn (văn đến đi); quản lý sử dụng dấu lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan) ta cần nắm rõ nội dung: - Các văn mà quan ban hành có thể thức thẩm quyền ký hay không ? Số trường hợp sai phạm ? - Số lượng văn đến văn quan (bao nhiêu văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn hành cá biệt,…) Tỷ lệ văn văn giấy văn điện tử ? - Tình hình bảo quản sử dụng dấu thề (con dấu có bảo quản tốt không? Số trường hợp sử dụng dấu sai quy định ? - Số lượng hồ sơ quan ( hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử) ? Về tổ chức kiểm tra, giám sát, đánh giá tình hình thực công tác văn thư, khen thưởng xử lý trường hợp vi phạm thực công tác văn thư, ta cần nắm rõ nội dung: - Những ưu điểm hạn chế chung thực công tác văn thư quan địa bàn tỉnh - Số lượng tên quan thực tốt công tác văn thư? Số lượng tên quan có xảy sai phạm việc thực hiên công tác văn thư? Kỹ thu thập xử lý thông tin - Tổng hợp đề xuất, kiến nghị, biện pháp quan nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tồn tỉnh Nguồn thơng tin Ta thu thập thông tin từ nguồn như: a Các văn quy phạm pháp luật công tác văn thư (của Chính phủ, Bộ Nội vụ Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước,…); văn quy định, quy chế công tác văn thư quan địa bàn tỉnh b Các tư liệu, tài liệu, cơng trình nghiên cứu khoa học nghiệm thu cơng bố tình hình thực công tác văn thư số quan thuộc tỉnh năm 2018 thư viện kho lưu trữ c Qua quan sát, khảo sát trực tiếp số quan địa bàn tỉnh năm 2018 (kết theo dõi phận tra; phận tổ chức cán bộ, phận phụ trách quản lý nhà nước công tác văn thư – lưu trữ chuyên viên trực dõi) Ba nguồn (a),(b),(c) nguồn có độ tin cậy cao mức chúng văn bản, tài liệu quan có thẩm quyền ban hành cơng khai dựa quy định pháp luật nhà nước Là thông tin qua nghiên cứu, đúc kết, kiểm nghiệm đối chiếu với thực tiễn nên tính xác thực cao Là thông tin kiểm nghiệm trực tiếp cách “mắt thấy tai nghe” nên độ tin cậy cao Tuy có độ tin cậy cao mức ba nguồn khơng phải nguồn thơng tin mà ta chủ yếu thu thập mang tính lẻ tẻ, vụn vặt, khơng có tính hệ thống, thống Các quy chế, quy định công tác văn thư số quan có ban hành ngược lại có số quan chưa ban hành Các tài liệu, tư liệu cơng trình nghiên cứu cơng tác văn thư phản ánh số quan; thực tế, quan đối tượng cơng trình nghiên cứu khoa học d Các báo cáo tổng kết, báo cáo thống kê định kỳ năm 2018 tình hình thực công tác văn thư quan địa bàn tỉnh Nguồn (d) nguồn thơng tin mà ta chủ yếu tiến hành thu thập thông tin từ quan đại bàn tỉnh Các quan tiến hành báo cáo kết quả, tình hình thực cơng tác văn thư quan theo mẫu báo cáo thống kê có sẵn sau gửi lên Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên Tiếp đó, Chi cục tiến hành xử lý tổng hợp thơng tin thành báo cáo đầy đủ tình hình thực cơng tác văn thư toàn tỉnh Thái Nguyên 10 Kỹ thu thập xử lý thông tin năm 2018 để gửi lên Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước Tuy nguồn nguồn thu thập thông tin chủ yếu mức độ tin cậy mức độ báo cáo từ phía quan nên hồn tồn có trường hợp số quan báo báo khơng trung thực, số liệu khai khống,…do mức độ tin cậy nguồn mức độ Để sử dụng thơng tin nguồn xác ta nên xác thực đối chiếu cách thành lập, tổ chức Ban kiểm tra chất lượng công tác văn thư, sau cử nhân đến quan kiểm tra ngẫu nhiên, không báo trước để xác định độ tin cậy báo cáo e Cổng thông tin điện tử quan; phát ngôn việc thực công tác văn thư thủ trưởng, lãnh đạo quan Nguồn (e) tham khảo độ tin cậy khơng cao cổng thông tin phát ngôn lãnh đạo quan biện pháp truyền thông quan nên mang tính chủ quan “Đẹp đẽ khoe ra, xấu xa đậy lại” nên nguồn nên tham khảo f Các ý kiến phản hồi tình hình thực cơng tác văn thư nội quan từ công chức, viên chức, cán bộ, nhân viên thuộc văn phòng phận chun mơn quan g Ngồi ra, cịn tham khảo báo viết tình hình thực công tác văn thư quan địa bàn tỉnh qua trang tạp chí, báo chí nhà nước cấp phép hoạt động quản lý; diễn dàn thảo luận, confesstion, … Nguồn (f),(g) nguồn nên tham khảo độ tin cậy thơng tin thấp Các ý kiến phản hồi quan trọng khơng đồng bộ, thống ý kiến phản hổi phân thành nhiều luồng ý kiến trái chiều, mâu thuẫn nhau, mặt khác mang tính chủ quan, cảm tính nhiều; ý kiến diễn đàn thảo luận hay confesstion tương tự Các báo, tạp chí nên tham khảo mục đích pro, quảng cáo, truyền thơng cho quan nên thơng tin không đủ xác thực Phương pháp thu thập xử lý thông tin a Phương pháp thu thập thông tin Để thu thập thông tin trên, ta sử dụng phương pháp truyền thống như: - Sử dụng mẫu báo cáo bảng biểu thống kê: Đây phương pháp thu thập thông tin mà ta sử dụng Chi cục gửi mẫu báo cáo mẫu 11 Kỹ thu thập xử lý thông tin bảng biểu thống kê tình hình thực cơng tác văn thư quan (gửi trực tiếp văn giấy gửi qua internet văn điện tử) Sau quan tiến hành báo cáo tổng kết, báo cáo thống kê năm 2018 theo mẫu mà Chi cục văn thư – Lưu trữ gửi Sử dụng mẫu báo cáo chung (được chuẩn hóa) để kiểm sốt tính đồng hệ thống báo cáo Vì số quan địa bàn tỉnh nhiều khơng mẫu hóa mẫu báo cáo quan báo cáo theo mẫu khác nhau, khơng đồng bộ; từ đó, gây khó khăn sau ta thực khâu xử lý thông tin - Quan sát, khảo sát: để thu thập thông tin qua quan sát, khảo sát trực tiếp số quan địa bàn tỉnh năm 2018 (kết theo dõi phận tra; phận tổ chức cán bộ, phận phụ trách quản lý nhà nước công tác văn thư – lưu trữ chuyên viên trực dõi) - Phỏng vấn sâu, sử dụng bảng hỏi điều tra: để thu thập thông tin từ ý kiến phản hồi tình hình thực cơng tác văn thư (thực có tốt hay khơng? Những trường hợp sai phạm xảy với tần suất nào?,…) nội quan từ công chức, viên chức, cán bộ, nhân viên thuộc văn phòng phận chun mơn quan - Đọc thông tin, tài liệu: để thu thập thông tin từ văn quy phạm pháp luật cơng tác văn thư (của Chính phủ, Bộ Nội vụ Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước,…) văn quy định, quy chế công tác văn thư quan địa bàn tỉnh; tư liệu, tài liệu, cơng trình nghiên cứu khoa học nghiệm thu công bố tình hình thực cơng tác văn thư số quan thuộc tỉnh năm 2018 (để làm cứ, sở đối chiếu với tình hình thực tiễn để kiểm tra, đánh giá tình hình thực cơng tác văn thư quan có tốt hay khơng ?) Ngồi ra, ta dùng phương pháp để tham khảo thông tin từ nguồn như: cổng thông tin điện tử quan; phát ngôn việc thực công tác văn thư thủ trưởng, lãnh đạo quan; báo viết tình hình thực cơng tác văn thư quan địa bàn tỉnh qua trang tạp chí, báo chí nhà nước cấp phép hoạt động quản lý; diễn dàn thảo luận, confesstion,… b Phương pháp xử lý thông tin Sau thu thập thông tin (ta nhận báo cáo từ quan), ta tiến hành xử lý thông tin phương pháp sau: 12 Kỹ thu thập xử lý thông tin - Đối chiếu, thẩm định thông tin: đối chiếu thông tin với thực tế, kiểm tra xem có thật hay khơng ? Đối chiếu, thẩm định thực nhiều cách khác nhau, cách là: thành lập, tổ chức Ban kiểm tra chất lượng cơng tác văn thư, sau cử nhân đến quan kiểm tra ngẫu nhiên, không báo trước để xác định độ tin cậy báo cáo, phát trường hợp báo cáo không trung thực hay khai khống số liệu,… - Thống kê so sánh số liệu: tức tiến hành tính tốn số học với số liệu (tính tổng, trung bình hay tính tỷ lệ %,….) Trong trường hợp số lượng đối tượng nhiều (34 quan địa bàn tỉnh) để có tính tốn xác ta khơng nên tính tốn thủ cơng mà nên sử dụng phầm mềm thuật tốn thống kê máy tính ( ví dụ như: phần mềm xử lý số liệu thống kê SAS, SPSS, STATA, R…đây phầm mềm sử dụng thống kê số liệu nhiều lĩnh vực khác nhau) Mặt khác, lợi ích khác ta sử dụng phần mềm thống kê thay tính tốn thủ cơng phần mềm thống kê từ số liệu tính tốn tự động giúp ta vẽ biểu đồ (hình cột, trịn,…) để biểu thị kết mối quan hệ số liệu từ giúp ta dễ dàng so sánh kết quan với cách dễ dàng; khiến thông tin trở nên trực quan rõ ràng Nếu trường hợp Chi cục chưa có phần mềm thống kê th dịch vụ thống kê bên hướng dẫn làm thay để đảm bảo kết xác - Tổng hợp phân tích: sau có báo cáo số liệu thống kê ta tiến hành tổng hợp thông tin dạng báo cáo tổng thể đầy đủ Sau tiến hành phân tích số liệu thơng tin tổng hợp (số liệu thơng tin tổng hợp nói lên điều ? Nó phản ánh tình hình thực công tác văn thư tốt hay ? Số lượng tên quan thực tốt thực ? Nguyên nhân chủ quan khách quan đâu ?,…) Đề từ ta đến kết luận, rút nhận xét, ưu điểm, nhược điểm chung đề xuất, kiến nghị biện pháp kèm theo nhằm nâng cao chất lượng thực công tác văn thư 34 quan địa bàn tỉnh Thái Nguyên 13 ... thập xử lý thông tin nhằm vi? ??t báo cáo thống kê gửi lên Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư phạm vi toàn tỉnh Thái Nguyên năm 2018 vừa qua Khái quát chức. ..Kỹ thu thập xử lý thông tin  Đề bài: Đóng vai trị Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh (bất kỳ) tiến hành thu thập xử lý thông tin nhằm vi? ??t báo cáo thống kê gửi lên Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước tình. .. chung thực công tác văn thư quan địa bàn tỉnh - Số lượng tên quan thực tốt công tác văn thư? Số lượng tên quan có xảy sai phạm vi? ??c thực hiên công tác văn thư? Kỹ thu thập xử lý thông tin - Tổng hợp