Quyền hạn và trách nhiệm Trong quản trị học, khái niệm quyền hạn luôn đi đôi với khái niệm trách nhiệm, để có thể làm tròn trách nhiệm công việc ở một vị trí, mỗi cá nhân phải có một quy
Trang 1 Phân biệt chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm
Chức năng
Hiểu theo một cách đơn giản nhất: Chức năng = Chức vụ + Khả năng
Ý muốn nói: Với chức vụ ấy, sẽ có khả năng làm gì? Như vậy, chức năng là những phương diện, mặt hoạt động chủ yếu của một cơ quan hay chức vụ của 1 cá nhân có thể làm
Nhiệm vụ
Là những công việc cụ thể cần làm để đảm bảo chức năng của cơ quan hay vị trí công việc của 1 cá nhân được thực hiện và hoàn thành, không bị sai lệch
Ví dụ như chức năng của anh A là tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp Để có thể đảm bảo chức năng đó, anh A cần phải thực hiện những nhiệm vụ như sau: Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, lập kế hoạch tuyển dụng, đăng tin tuyển dụng, thu hồ sơ nhân sự ứng tuyển, Tất cả các nhiệm vụ ấy chỉ để làm đúng và làm tròn chức năng của
vị trí anh A
Quyền hạn và trách nhiệm
Trong quản trị học, khái niệm quyền hạn luôn đi đôi với khái niệm trách nhiệm, để có thể làm tròn trách nhiệm công việc ở một vị trí, mỗi cá nhân phải có một quyền hạn nhất định: Một CEO không thể điều hành doanh nghiệp nếu không có quyền hạn ra quyết định, điều hành hoạt động của nhân viên trong công ty Một giám đốc nhân sự chịu trách nhiệm
về nguồn nhân lực cho doanh nghiệp không thể đảm bảo được nguồn nhân lực của doanh nghiệp nếu không có quyền hạn trong việc quyết định về việc: Tuyển dụng bao nhiêu người? Vị trí nào cần tuyển dụng? Đào tạo nhân sự như thế nào?
Quyền hạn: Hiểu đơn giản là Quyền lực + giới hạn Quyền hạn là thẩm quyền của một cơ
quan, tổ chức hoặc cá nhân được xác định theo phạm vi nội dung, lĩnh vực hoạt động, cấp
và chức vụ, vị trí công tác và trong một giới hạn nhất định (phạm vi không gian, thời gian nhất định) theo quy định của pháp luật Giới hạn càng rộng thì trách nhiệm càng lớn
Trách nhiệm: Là trọng trách, nghĩa vụ mang tính bắt buộc của 1 cá nhân hay tập thể khi
nhận nhiệm vụ, đòi hỏi họ phải hoàn thành nhiệm vụ đó nếu không hoàn thành thì sẽ chịu hoàn toàn hậu quả theo quy định của pháp luật hoặc quy chế của cơ quan, tổ chức
Ví dụ như với vị trí tuyển dụng nhân sự: Chức năng sẽ là cung ứng nhân sự cho doanh nghiệp thông qua kênh tuyển dụng từ bên ngoài vào, Trách nhiệm: Đảm bảo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, nếu như nguồn nhân lực không được đảm bảo, người làm tuyển dụng nhân sự sẽ phải chịu mọi hình thức kỷ luật từ cấp trên của anh ta
Hai khái niệm này luôn đi liền nhau, tương hỗ, bổ trợ cho nhau
Trang 2Câu 1: Từ chức năng của văn phòng, có thể xác định các nhiệm vụ theo các cách
nào ? (Theo quy trình quản lý, thực hiện hoặc nội dung quản lý, thực hiện) và thực hiện xác định các nhiệm vụ đó ?
Văn phòng của một cơ quan, tổ chức bất kỳ đều có các chức năng cơ bản sau:
1 Chức năng thông tin
Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo
về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin (ví dụ: quản lý văn bản đến), các biện pháp, phương tiện xử lý thông tin và bảo quản, lưu giữ thông tin (ví dụ: công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, bảo mật thông tin) qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt, tổng hợp và khai thác thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp Các thông tin đó được phân tích, xử
lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn
vị, bộ phận trực thuộc theo Quy chế làm việc và yêu cầu của lãnh đạo (ví dụ: hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi) Thông qua các thông tin văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, doanh nghiệp cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác và hợp lý
Các nhiệm vụ của chức năng thông tin
2 Chức năng tham mưu
Với vị trí là bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức Trên cơ sở thông tin đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu,
đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý và điều hành
Ví dụ trong việc quản lý cơ quan, doanh nghiệp, trên cơ sở các quy định của pháp luật
và tình hình thực tế, văn phòng cùng với các đơn vị chức năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy chế, các quy trình nghiệp vụ như quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quy trình tuyển dụng, quy trình kiểm soát… Tất cả các quy định
đó nếu được xây dựng và tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong sự thành công trong công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực chuyên môn khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu, kiến nghị,
đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu là công việc rất quan trọng của văn phòng các cơ quan, tổ chức
Hai chức năng thông tin và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời Thông tin là cơ sở của tham mưu Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần
Trang 3cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn
3 Chức năng giúp việc, hỗ trợ điều hành
Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức năng quan trọng nhất của văn phòng Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của lãnh đạo
cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đó trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch
đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất
4 Chức năng hậu cần
Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo an ninh, an toàn…cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp
5 Chức năng truyền thông
Đây là chức năng xuất phát, phát triển từ chức năng thông tin, nó đóng vai trò hỗ trợ cho chức năng thông tin Đảm bảo thực hiện các hoạt động về mặt truyền thông trên internet, mạng thông tin nội bộ, văn hóa công sở, công tác lễ tân, khánh tiết, đối ngoại,… trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
Câu 2: Lập kế hoạch công việc cho 1 vị trí việc làm trong văn phòng của cơ quan
và cho 1 hoạt động cụ thể
Lập kế hoạch công việc cho 1 vị trí việc làm trong văn phòng của cơ quan
Kế hoạch công việc công việc cá nhân trong năm 2019 (của vị trí cán bộ văn thư)
Kế hoạch năm: thu thập các nguồn thông tin:
Từ chiến lược của công ty
Từ các dự án tham gia
Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao
Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận
Nội dung của kế hoạch công tác năm phải thể hiện được:
Trang 4Mục tiêu công việc.
Thời gian thực hiện
Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm)
Lập kế hoạch cho 1 hoạt động cụ thể