Bài giảng quản trị văn phòng nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo

NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC, SẮP XẾP HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ NGƢỜI LÃNH ĐẠO XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH VÀ LỊCH LÀM VIỆC CHO CƠ QUAN VÀ CHO NGƢỜI LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI THẢO VÀ LỄ HỘI TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ TRONG CƠ QUAN VÀ CỦA NGƢỜI LÃNH ĐẠO XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH, LỊCH LÀM VIỆC CHO CƠ QUAN VÀ CHO NGƢỜI LÃNH ĐẠO Nguyên Tắc Xây Dựng Lịch Làm Việc Những Công Việc Cần Tiến Hành Khi Xây Dựng Lịch Và Chƣơng Trình Làm Việc Theo bạn: Chƣơng trình, kế hoạch gì? Các quan phải xây dựng chƣơng trình, kế hoạch, hoạt động gửi cho VP vào lúc nào?? Hỏi: Chƣơng trình, kế hoạch lịch làm việc quan gồm loại nào? Đáp: Chƣơng trình, kế hoạch hoạt động năm - Kế hoạch hoạt động CQ tháng - Lịch làm việc CQ, LĐ tuần, ngày - Hỏi: Hoạt động CQ diễn dƣới hình thức nào? Đáp: - Hội họp, hội thảo - Tiếp khách làm việc với khách - Đi công tác khảo sát - Nghiên cứu giải cơng việc chun mơn phịng làm việc Ngun tắc xây dựng lịch làm việc Không trùng lặp Ưu tiên Điều chỉnh lịch Dự phịng 1.1 Ngun tắc khơng trùng lặp Không trùng lặp 02 03 yếu tố: Thời gian – địa điểm – nhân Ví dụ: - Giám đốc điều hành 02 họp thời gian - 02 họp tiến hành 01 hội trƣờng trùng mặt thời gian Đòi hỏi ngƣời TK phải khéo léo 1.2 Nguyên tắc ƣu tiên - TK cần nắm vững CN-NV đơn vị, lãnh đạo - Tầm quan trọng, tính cấp thiết - Hỏi ý kiến lãnh đạo (các hoạt động trùng thời gian, nên bên nào?) - Yêu cầu BP thơng báo hoạt động ĐV lên VP trƣớc ngày (hoạt động quan trọng, khơng thể trì hỗn) 1.3 Ngun tắc dự phịng Dự kiến tình đột xuất xảy Để ứng phó kịp thời, Thay đổi cần thiết Không ảnh hƣởng đến HĐ chung Khi xếp lịch cần bố trí thời gian để lãnh đạo nghỉ ngơi kịp di chuyển (thời gian dự phòng) TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ TRONG CƠ QUAN VÀ CỦA NGƢỜI LÃNH ĐẠO Mục đích việc cơng tác: Tham khảo kinh nghiệm Tìm kiếm hội hợp tác Tình hình thực tế Thỏa thuận, ký hợp đồng Xếp lịch công tác  Không chồng chéo, lãng phí, yêu cầu BP CM, thủ trƣởng thông báo đăng ký lịch công tác  Bộ phận lãnh đạo có ngƣời nhà để giải công việc CQ  Cần kết hợp số công việc chuyến công tác để tiết kiệm thời gian Nắm thông tin cần thiết chuyến  Mục đích chuyến  Thời gian bắt đầu-kết thúc  Lịch trình: địa điểm, thời gian chặng cụ thể  Thành phần tham dự: số lƣợng thành viên, vị trí, trách nhiệm ngƣời đồn  Kinh phí dự tốn cho đồn, khoản cần chi  Mức độ mục đích đạt đƣợc Các điều kiện cần thiết - Giải thủ tục hành chính: lập danh sách ngƣời đi; giấy giới thiệu, giấy đƣờng; hộ chiếu; chứng minh nhân dân, danh thiếp - Chuẩn bị phƣơng tiện lại: máy bay, tàu hỏa, tàu thủy, ô tô)  Liên hệ với nơi đến: fax, điện thoại, công văn + Mục đích, nội dung làm việc đồn + Thành phần đồn (nam, nữ, trƣởng, phó đồn) + Giờ đến đoàn: phƣơng tiện, địa điểm, yêu cầu đề nghị đón tiếp từ địa điểm đến CQ hay khách sạn + Các đề nghị bố trí nơi ăn, nghỉ làm việc cho đoàn   Chuẩn bị tài liệu chun mơn Chuẩn bị kinh phí, trang bị cần thiết + Dự trù kinh phí: tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô; ăn nghỉ khách sạn suốt chuyến đi; sinh hoạt phí; chép tài liệu chun mơn; lệ phí giải TTHC; q tặng, lƣu niệm cho nơi đoàn đến (ngƣời thƣ ký thu thập vé tàu, chứng từ hóa đơn để tốn tốn) Những cơng việc ngƣời thƣ ký thời gian lãnh đạo CQ công tác Nếu thƣ ký không công tác:  Trƣớc lãnh đạo công tác, thƣ ký chuyển tất cơng văn, giấy tờ cho lãnh đạo có ý kiến giải ký văn  Trao đổi với lãnh đạo xem khoảng thời gian lãnh đạo công tác, công việc thuộc thẩm quyền giải họ ủy nhiệm cho ai, công việc không ủy nhiệm  Ghi lại số điện thoại, địa quan, nơi ngƣời lãnh đạo đến công tác  Thƣ ký ghi vào sổ điện thoại, ngƣời cần gặp lãnh đạo, yêu cầu, đề nghị  Công văn, giấy tờ gửi đến đƣợc xếp cẩn thận Thƣ ký đọc qua nội dung văn bản, văn quan trọng cần gọi cho lãnh đạo xin ý kiến giải quyết, báo cho nơi yêu cầu để chủ động giải vấn đề Nếu thƣ ký cơng tác đồn  Liên hệ giải nơi ăn ,nghỉ cho đoàn  Tham dự buổi làm việc, ghi biên  Thu thập tài liệu, giấy tờ liên quan đến nội dung làm việc đồn  Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết khoản chi phí Sau đồn công tác trở Đối với ngƣời thƣ ký không cùng:  Báo cáo thủ trƣởng vấn đề xảy ra, chuyển công văn, giấy tờ, lịch làm việc  Đối với đồn cơng tác, ngƣời thƣ ký gặp Trƣởng đoàn đề nghị chuyển tài liệu trình làm việc nơi cơng tác để lập hồ sơ Đối với ngƣời thƣ ký cùng:  Báo cáo tình hình chuyến với ngƣời có trách nhiệm  Trƣc tiếp thu thập giấy tờ, tài liệu, hồ sơ toán tài vụ  Ngƣời thƣ ký có óc tổ chức, tác phong khoa học, nhanh nhẹn, động (năng lực tổ chức động) 