Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình

Việt nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lí của Nhà nước, theo định hướng x• hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đ• và đang mang lại những thành tựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hoá, x• hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn x• hội,… đang tạo ra những tiền đề mới, đưa Việt nam bước sang thời kì phát triển mới - thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt nam đ• giành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, x• hội, về quản lí Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ viên chức,… nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lí Nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá Ngành Kế hoạch và Đầu tư của cả nước đ• phát triển vươn lên theo sự chuyển đổi của nền kinh tế nước nhà.Tại Quảng Bình, Ngành Kế hoạch và Đầu tư cũng đ• tiến hành đổi mới, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển.Thực tế cho thấy Ngành Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh Quảng Bình đ• có bước trưởng thành trong cơ chế mới, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp xây dựng Quảng Bình giàu đẹp trong những năm vừa qua. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, tiến bộ và những việc đ• làm được, bộ máy làm công tác Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh còn bộc lộ nhiều bất cập trước những yêu cầu, nhiệm vụ mới . Để hoàn thành được những yêu cầu, nhiệm vụ mới đó cần phải sắp xếp tổ chức bộ máy một cách tinh thông, gọn nhẹ và một đội ngũ cán bộ đáp ứng được yêu cầu của thời kì mới. Một đội ngũ cán bộ được đào tạo đến nơi đến chốn để có đủ bản lĩnh, sức khoẻ, phẩm chất, năng lực và có tính thích ứng cao đủ đáp ứng đòi hỏi của nền kinh tế hiện đại. Chính đội ngũ cán bộ đó là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của mọi hoạt động, quyết định sự phát triển kinh tế x• hội. Do vậy, việc hoàn thiện xây dựng tổ chức bộ máy nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ làm công tác Kế hoạch và Đầu tư toàn tỉnh được đặt ra là hết sức cấp bách. Là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau một thời gian thực tập tại phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình, nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói chung và của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình nói riêng, tôi mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng với đề tài: “Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình”.

Lời nói đầu

Việt nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoánhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trờng có sự quản lí của Nhà nớc, theo

định hớng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thànhtựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự antoàn xã hội,… đang tạo ra những tiền đề mới, đa Việt nam bớc sang thời kì pháttriển mới - thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá Từ khi tiến hành công cuộc đổimới đến nay thực tế Việt nam đã giành đợc những thành tựu đáng kể về kinh tế,văn hoá, xã hội, về quản lí Nhà nớc, về trình độ của mỗi cán bộ viên chức,… nhngtrớc những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơquan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lí Nhà nớc cần phải đợc đẩy mạnhhơn nữa

Bớc sang thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá Ngành Kế hoạch và Đầu tcủa cả nớc đã phát triển vơn lên theo sự chuyển đổi của nền kinh tế nớc nhà.TạiQuảng Bình, Ngành Kế hoạch và Đầu t cũng đã tiến hành đổi mới, nâng cao chấtlợng và hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển.Thực tếcho thấy Ngành Kế hoạch và Đầu t của tỉnh Quảng Bình đã có bớc trởng thànhtrong cơ chế mới, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp xây dựng Quảng Bình giàu

đẹp trong những năm vừa qua

Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm, tiến bộ và những việc đã làm đợc, bộmáy làm công tác Kế hoạch và Đầu t của tỉnh còn bộc lộ nhiều bất cập trớc nhữngyêu cầu, nhiệm vụ mới Để hoàn thành đợc những yêu cầu, nhiệm vụ mới đó cầnphải sắp xếp tổ chức bộ máy một cách tinh thông, gọn nhẹ và một đội ngũ cán bộ

đáp ứng đợc yêu cầu của thời kì mới Một đội ngũ cán bộ đợc đào tạo

đến nơi đến chốn để có đủ bản lĩnh, sức khoẻ, phẩm chất, năng lực và có tínhthích ứng cao đủ đáp ứng đòi hỏi của nền kinh tế hiện đại Chính đội ngũ cán bộ

đó là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của mọi hoạt động, quyết định

sự phát triển kinh tế xã hội Do vậy, việc hoàn thiện xây dựng tổ chức bộ máynhằm nâng cao năng lực của đội ngũ làm công tác Kế hoạch và Đầu t toàn tỉnh đ-

ợc đặt ra là hết sức cấp bách

Là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau một thời gian thực tập tạiphòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng

Bình, nhận thức đợc tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của các cơquan, đơn vị nói chung và của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình nói riêng,tôi mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng với đề tài:

“Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của

Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình” Mục đích tìm hiểu của đề tài là làm rõ

tính khoa học, hợp lí của tổ chức văn phòng theo mô hình truyền thống ( gồm 3chức năng cơ bản: tham mu, tổng hợp, hậu cần) đang đợc áp dụng.Quá trìnhnghiên cứu đã kết hợp một số phơng pháp nh lịch sử,thống kê,so sánh… NhữngPhân tích gắn với thực tế từ đó nêu rõ yêu cầu đổi mới và gợi ý giải pháp nâng caohiệu quả công tác văn phòng của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình

Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt

động của cơ quan, đơn vị Nó đợc coi là một chỉnh thể gồm viêc tổ chức, quản lí

và sử dụng thông tin để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt kết quảmong muốn Công tác này đòi hỏi các hoạt động nh sắp xếp, bố trí công việccũng nh trang thiết bị làm việc, nguồn nhân lực, các yếu tố vật chất và phi vậtchất… nhằm hoàn thành mục tiêu với kết quả cao nhất Toàn bộ các hoạt độngtrên góp phần hoàn thiện từng bớc công tác tổ chức, điều hành hoạt động vănphòng, thúc đẩy các mối quan hệ để gắn kết các bộ phận trong tổ chức thành mộtthể thống nhất, thực hiện đợc quyết định của lãnh đạo chính xác và kịp thời nhằm

đạt mục tiêu đề ra Hay văn phòng, hiểu một cách đơn giản, là nơi làm việc giấy

tờ Chỗ nào có tổ chức làm việc, làm dịch vụ, hoặc làm công việc quản lí hànhchính đều có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng

Hiện nay do văn phòng phát triển rất đa dạng, phong phú nên có rất nhiềuquan niệm về văn phòng, tuy nhiên ta có thể hiểu theo 2 quan niệm sau:

- Theo nghĩa tĩnh thì văn phòng là toàn bộ các yếu tố vật chất hiện hữu haycác yếu tố phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm để thựchiện mục tiêu của đơn vị Đó là công việc của văn phòng bao gồm việc sắp xếpbàn ghế, trang trí, ánh sáng, màu sắc,… tất cả cần đợc quản lí một cách khoahọc

- Theo nghĩa động thì nó là toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầuvào đến đầu ra trong đơn vị nhằm thực hiện mục tiêu của đơn vị Hay nói cáchkhác, các hoạt động của cơ quan, đơn vị đợc thực hiện bằng văn bản giấy tờ hoặc

sẽ kết thúc bằng văn bản, do đó văn phòng trở thành một trung tâm thần kinhhoặc não bộ cho một cơ quan, đơn vị Từ đó ta nên hiểu công tác quản trị vănphòng không phải chỉ đơn thuần là xử lí công văn giấy tờ mà nên hiểu là xử líthông tin, nó còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu quả

Sở Kế hoạch và Đầu t là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh có chức nănglàm đầu mối phối hợp giữa các Sở, Ban, ngành và các địa phơng trong tỉnh nêncông việc giấy tờ nh vậy khá nhiều Từ khi cách mạng khoa học – công nghệtiến nh vũ bão, giao lu, hợp tác quốc tế đợc mở rộng, cuộc cách mạng thông tinbùng nổ thì công việc giấy tờ tại cơ quan nói chung và tại văn phòng nói riêngtăng lên nhanh chóng Để đảm bảo cho công việc giấy tờ đợc xử lí kịp thời thìlãnh đạo cơ quan cần quan tâm nhiều hơn tới các yếu tố nh trang thiết bị, nhân sự,môi trờng hoạt động,…

2 Vai trò của công tác văn phòng:

Trong nền kinh tế thị trờng, công tác văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng

đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng nh Phó chủ tịch hiệphội quản trị Mỹ Steven L Shee nói: “ Đối với xí nghiệp kinh doanh ngày nay,nếu không công nhận quản trị hành chính là một ngành chuyên môn có tính chấtchức năng thì điều đó coi nh một thảm hoạ, chẳng khác gì việc khớc từ một côngnghệ mới” Vì vậy nếu văn phòng đợc tổ chức và bố trí một cách hợp lí, khoahọc, hoạt động của văn phòng đợc diễn ra nhịp nhàng, nề nếp sẽ mang lại nhữnggiá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn đối với bất kì cơ quan, đơn vị nào Với vị trí vàvai trò của mình văn phòng sẽ là trợ thủ đắc lực nhất của đơn vị trong việc tham

mu, hoạch định, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốc mọi hoạt động đảm bảo

có hiệu quả

Trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, công tác văn phòng gắn liền với hoạt

động của mỗi cơ quan, đơn vị đó Công tác văn phòng thực sự là một mắt xích

trong guồng máy hoạt động quản lí của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kếthợp các yếu tố rời rạc thành một thể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đó vận

động Trớc hết, công tác văn phòng liên kết những con ngời, vốn rất tản mạn vềnhu cầu và lợi ích, thành một tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho những mụctiêu chung của cơ quan, đơn vị

II nâng cao hiệu quả hoạt động công tác quản trị văn phòng :

1 Tổ chức bộ máy văn phòng:

Nói về việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng thì đầu tiên

là nói về cách tổ chức bộ máy văn phòng Cách tổ chức bộ máy văn phòng rất

đa dạng, nhiều hình nhiều vẻ Hơn nữa, một số thói quen hình thành từ thời baocấp cha xoá bỏ đợc hết, làm che lấp cách nhìn khái quát đối với văn phòng Dù

tổ chức bộ máy văn phòng xé lẻ ra nhiều bộ phận, hay tập trung lại theo một sốchức năng dịch vụ thì hệ thống đó vẫn tồn tại khách quan và đòi hỏi có sự quản

lí thống nhất

Việc tổ chức và xây dựng bộ máy văn phòng sao cho phù hợp với xu thếphát triển hiện nay là một điều cần thiết Phải đảm bảo tăng hiệu quả hoạt độngcủa bộ máy văn phòng, nhanh chóng đạt đến mục tiêu đã đề ra, muốn vậy ngờilãnh đạo phải biết tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, ổn định, hợp lí, tạo đợcmối quan hệ công tác giữa các đơn vị, bộ phận trong văn phòng cơquan

2 Tổ chức phát triển nguồn nhân lực:

Toàn bộ lịch sử cũng nh kinh nghiệm hàng ngày nhấn mạnh một điều làchính con ngời chứ không phải là thiên nhiên cung cấp một nguồn lực nền tảng.Nhân tố then chốt của toàn bộ sự phát triển kinh tế là kết quả của trí óc con ng-

ời, song không phải tự nhiên mà con ngời có trí tuệ mà muốn có trí tuệ phảikinh qua đào tạo, nhờ vào nền giáo dục Chính do nhận thức đợc tầm quantrọng có tính quyết định của nền giáo dục đào tạo mà hầu hết các quốc gia trênthế giới đều có chiến lợc đào tạo và sử dụng con ngời để có đợc lớp ngời phùhợp với chiến lợc phát triển kinh tế – xã hội Nh vậy mới có thể làm cho nềnkinh tế cất cánh và phát triển vững mạnh Tuy nền kinh tế nớc ta rất thấp, nhngnhờ sự chú ý quan tâm đến sự nghiệp giáo dục và đào tạo của Đảng và Nhà nớccho nên trình độ dân trí của nớc ta đã nâng cao sánh vai với các cờng quốc kinh

tế trên thế giới Sự tác động vật chất của con ngời vào hiện thực biến đổi củaquá trình sản xuất xã hội và cải tạo thế giới đã phát triển từ thấp đến cao trongcác xã hội khác nhau chính là kết quả của quá trình hoạt động thực tiễn của con

ngời “Con ngời là kì diệu nhất”, “con ngời là vốn quý nhất”, vốn bao trùm lêntất cả Trong mỗi cơ quan, đơn vị hay bất kì một tổ chức nào thì yếu tố có tínhchất quyết định đó chính là con ngời Sự thành bại của mỗi cơ quan, đơn vị cóliên quan đến những vấn đề lợi ích, nghệ thuật quản lí, sự nghiệp đào tạo và lao

động sáng tạo Năng lực tiềm tàng trong mỗi con ngời là vô hạn Nhiệm vụ vàtài năng của con ngời là làm thế nào để khai thác và phát huy đợc tiềm năngcon ngời trong hoạt động của cơ quan, đơn vị

Nớc ta trong quá trình chuyển đổi cơ cấu kinh tế theo hớng công nghiệphoá, hiện đại hoá đất nớc mà Nghị quyết Trung ơng 7 (khoá VII) đã chỉ rõ:

“Phần thắng trong cuộc chiến “ai thắng ai” trên thị trờng, suy cho đến cùng là

do trí tuệ và năng lực sáng tạo của cả dân tộc biết học hỏi một cách khôn ngoankinh nghiệm trí tuệ của nhân loại, tận dụng lợi thế của nớc đi sau Giải quyết cóhiệu quả các vấn đề kinh tế xã hội, công nghệ, môi trờng sinh thái” Nó đòi hỏiphải xây dựng đội ngũ cán bộ có cơ cấu đồng bộ, có chất lợng bảo đảm chuyểntiếp thế hệ một cách vững vàng và có hiệu quả, cụ thể là phải đào tạo bồi dỡngmột đội ngũ cán bộ có tài năng thực sự, có trí tuệ thông minh, sắc sảo, khảnăng nhìn nhận vấn đề nhanh nhạy, biết thu thập thông tin và xử lí thông tintốt, biết nhìn xa trông rộng, biết ứng phó kịp thời trớc mọi tình huống, nhất là tduy kinh tế thị trờng định hớng XHCN Do đó, những yếu tố chiến lợc bảo đảmcho sự phát triển của một cơ quan, đơn vị chính là trình độ trí tuệ và tri thức củamỗi nhân viên, công nghệ hiện đại và đặc biệt là những quyết định chính xác,hợp lí và trình độ quản lí của ngời lãnh đạo đang ngày càng chiếm giữ vị trítrung tâm của mọi quá trình phát triển kinh tế xã hội

Đối với cấp quản trị văn phòng hiện đại cần phải đợc đào tạo, bồi dỡng

có hệ thống, có trình độ chuyên môn, có tính sáng tạo, luôn năng động để cókhả năng gánh vác, điều hành công việc một cách dễ dàng Mức độ am hiểu vàvận dụng của cấp quản trị văn phòng đối với ba loại kĩ năng: kĩ năng nghiệp vụ– kĩ thuật, kĩ năng giao tiếp – ứng xử, kĩ năng khái niệm chiến lợc phải đủsâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lí thông tin đạt cả năm yêu cầu: đầy đủ, chínhxác, nhanh chóng, kịp thời, chất lợng Sự am hiểu và vận dụng cả ba loại kĩnăng đó càng sâu sắc, sáng tạo thì quản trị văn phòng càng triển khai tốt côngviệc điều hành văn phòng Để làm đợc điều đó đòi hỏi cấp quản trị văn phòngphải thể hiện sự chính chắn, sự thăng bằng và lòng tự tin trong công việc; phảitiếp nhận nghiêm túc các chỉ trích, phê bình và gợi ý của cả cấp trên và cấp dới,không đợc có thái độ đối với cấp dới khi họ có ý kiến; phải nhận diện đợc cácnhân tố quan trọng của một tình huống cá biệt, có thái độ phân tích khách

quan; phải xác định chính xác các u tiên; hoàn thành công việc thông qua sựphối hợp với đồng sự , với ngời khác; quyết làm công việc tới cùng một cách tựtin, không sợ va vấp; ngoài ra, cấp quản trị văn phòng còn phải có tính dámlàm, dám chịu trách nhiệm; khi làm thì phải làm nhiều công việc hơn mức quy

định Do đó cấp quản trị văn phòng phải là ngời chăm chỉ, nhiệt tình với côngviệc, là ngời có óc khôi hài, hoà đồng với ý tởng của nhân viên, phải kiểm soát

đợc mọi cảm xúc, bởi vì văn phòng đợc ví nh “làm dâu trăm họ”, phải chịu đủmọi sự chỉ trích, chê bai Ngoài ra, cấp quản trị văn phòng còn phải biết tìm tòi,học hỏi những cái mới để đổi mới phơng pháp làm việc cũng nh để đáp ứngnhu cầu công việc ngày một nhiều hơn Nh vậy, để điều hành tốt công tác quảntrị văn phòng đòi hỏi cấp quản trị văn phòng thực sự là một nhà quản lí giỏi Cónghĩa là cấp quản trị phải biết tạo đoàn kết, gắn bó giữa các nhân viên với nhautrong văn phòng, cơ quan, đơn vị, xây dựng đợc mối quan hệ tốt giữa các nhânviên, có cùng mục tiêu chung và cùng giúp nhau phấn đấu cho mục tiêu đó,phấn đấu vì quyền lợi chung của mỗi nhân viên và của cơ quan, đơn vị Ngàynay, trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, nếu nhân viên trong cơ quan năng

động, có trách nhiệm, luôn chủ động, linh hoạt, sáng tạo, nhiệt tình trong côngviệc, đủ sức vợt qua các thử thách, đổi thay thì càng thúc đẩy sự gắn bó và sẽlàm cho cơ quan đơn vị đó mãi tồn tại và phát triển hơn Tuy vậy, cũng có khicác thành viên cố kết với nhau, thông cảm với nhau, bao che cho nhau, nặng vềlợi ích cục bộ của nhóm hơn là của cả cơ quan Cho nên, chỉ một mình sự gắn

bó cha đủ làm nên một tập thể mạnh Do đó, khi các nhân viên có tinh thần gắn

bó, kỉ cơng thì bao giờ cũng có nhiều ý nghĩ sáng tạo hơn từng cá nhân Nhờ sựgắn bó, năng lực sáng tạo đợc phát huy Họ tìm ra các giải pháp hay nhất chocác vấn đề nảy sinh Điều đó cũng giúp cho cấp quản trị văn phòng nói riêngcũng nh lãnh đạo cơ quan nói chung giảm đợc các công việc sự vụ mà dànhthời gian tập trung vào các công việc quan trọng khác

Trong xu hớng phát triển mới, để nâng cao chất lợng công tác, hiệu quảcủa công tác tổ chức văn phòng cần có đội ngũ làm công tác văn phòng năng

nổ, có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn Một điều không kém phầnquan trọng là việc xếp đặt họ ở đúngvị trí mà trình độ, năng lực phản ánh Nhvậy văn phòng mới thực sự phát huy đợc tính chất và mục đích hoạt động củamình

3 Trang thiết bị văn phòng:

Ngày nay, với sự phát triển nh vũ bão về kinh tế xã hội cũng nh về côngnghệ thông tin của các nớc trên thế giới, các máy móc hiện đại, tiên tiến đợc

phát minh để phục vụ cho đời sống cũng nh trong công việc của con ngời ngàymột nhiều hơn Điều đó cũng làm giảm bớt một phần sức lực, tiết kiệm thờigian cho con ngời mà hiệu quả hoạt động vẫn cao.

Trong hoạt động văn phòng, các máy móc hiện đại đang đợc sử dụngngày một nhiều hơn, giúp cho nhân viên văn phòng thực hiện công việc đợc dễdàng, nhanh chóng, đáp ứng đợc mọi yêu cầu của lãnh đạo Do hầu hết cáccông việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết bịhiện đại khác, nên cách tổ chức, sắp xếp công việc cũng nh việc mua sắm cáctrang thiết bị trong văn phòng đang có nhiều thay đổi quan trọng Ngoài ra, đểgiúp cho hoạt động của văn phòng đợc tốt hơn còn có các thiết bị phụ trợ nh:máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại Với một hệ thống các trang thiết

bị hiện đại nh vậy nó sẽ làm cho hiệu quả công việc văn phòng tăng lên, nhânviên văn phòng làm việc sẽ cảm thấy có hứng thú, hng phấn, năng động, linhhoạt hơn trong công việc

4 Bố trí chỗ làm việc:

Bố trí chỗ làm việc là nhiệm vụ tổ chức công việc có quan hệ nhiều nhất

đến hiệu quả của văn phòng Khi bố trí chỗ làm việc, cần cân nhắc đầy đủ cácyêu cầu sau:

- Các chỗ làm việc dành cho mấy tổ dịch vụ, bao nhiêu ngời, yêu cầu rasao

- Cách bố trí và lắp đặt các trang thiết bị văn phòng kể từ ổ cắm điện đến bàn

đặt máy vi tính, bàn làm việc

- Khu vực lu trữ hồ sơ tài liệu, báo chí

- Các quan hệ làm việc, luồng thông tin

- Đặc điểm kiến trúc khu vực làm việc

- Các dịch vụ liên quan

Vì tuỳ thuộc nhiều cỡng chế nên rất khó sắp xếp chỗ làm việc tuân theomột cách lí tởng các quy định kĩ thuật – nghiệp vụ Do đó cấp quản trị vănphòng phải có sự chọn lựa cách bố trí chỗn làm việc sao cho tận dụng tối u mặtbằng chỗ làm việc, phải giảm tối đa tiêu phí thời gian do phải di chuyển, đi lại,nhất là từ lầu này sang lầu khác Sự di chuyển phải thuận tiện, thoải mái; phải

tạo cho các nhân viên dễ có tầm quan sát bao quát công việc, gần gũi với nhau;tạo đợc sự cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các nguồn lực dành cho vănphòng; tạo tâm lí tích cực ở các nhóm có quan hệ công việc gắn bó chặt chẽ vớinhau và điều quan trọng là phải biết quản lí để chi phí lắp đặt và điều chỉnh ởmức thấp nhất.

Hơn nữa, cũng cần nhấn mạnh cách sắp xếp thuận lợi nhất cho việc thu

thập thông tin và xử lí thông tin Cân nhắc chu trình thu thập và xử lí thông tinsao cho ăn khớp giữa các khâu, các bớc, các giai đoạn; mỗi khâu cần bao nhiêuthời gian để hoàn thành và chuyển qua khâu khác, cho đến khâu cuối cùng giaonộp lãnh đạo văn phòng sử dụng Đảm bảo các chỗ lu giữ hồ sơ, tài liệu tại mỗikhâu; không để tắc nghẽn, ùn đống tài liệu qua một số khâu của quá trình xử lí

Đảm bảo quan hệ cân đối giữa nhu cầu xử lí thông tin với trang thiết bị và nhânlực cần thiết Cân nhắc chi tiết chỗ mở các cửa chính, các cửa sổ, các góc nhà,các cây cột, chỗ đặt các đèn chiếu sáng Khoa học chứng minh đợc rằng việcsắp xếp phòng làm việc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mĩ sẽ làm chotinh thần nhân viên phấn chấn, th giãn, bớt căn thẳng và nhất là năng suất lao

động cao Ngoài ra, nó còn giúp ta giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ, gâytrì trệ và gián đoạn công việc Việc sắp xếp phòng làm việc cho từng bộ phậnchuyên môn không khoa học sẽ gây ra hậu quả là mất rất nhiều công sức vàthời gian di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc và nh thế sẽrất phí phạm

Bao giờ cũng cần dành chỗ cho những sáng kiến bất ngờ làm thay đổicách bố trí chỗ làm việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất Phải tính đến chỗ làmviệc yên tĩnh cho một số vị trí công việc căng thẳng, lại phải tính đến các hoạt

động vui chơi giải trí lành mạnh, các hoạt động thể dục thể thao cho một sốnhân viên vừa kết thúc một công việc mệt nhọc, căng thẳng đầu óc

Ngày nay, đối với các nớc trên thế giới thì kiểu bố trí văn phòng theo lối

cổ điển, tách thành nhiều phòng, có tờng xây ngăn cách, cửa ra vào có thể đóngkín và khoá lại, kiểu ấy đang biến mất nhanh chóng mà thay vào đó, từ 20 nămtrở lại đây là sự phát triển ào ạt kiểu bố trí văn phòng theo mặt bằng mở ở nớc

ta trong vài năm gần đây thì kiểu bố trí văn phòng mặt bằng mở cũng đangnhiều lên Nhiều cao ốc đợc xây dựng để cho thuê làm văn phòng đã thiết kếcác văn phòng lớn, cỡ 60 – 80 m2, có đủ chỗ cho cỡ 20 ngời làm việc Chỗ đặtvăn phòng là một phòng lớn, đợc ngăn thành nhiều chỗ làm việc bởi các váchbăng nhôm, bằng vật liệu nhẹ cách âm, gắn vào các khung ô vuông, cao cỡ 2

mét; các vách ngăn có khi đợc làm bằng kính hay vật liệu trong suốt, có mốilắp ghép Một số nơi còn tận dụng các tủ, các kệ làm vách ngăn; không có ngănriêng hẳn phòng này với phòng kia, có nhiều lối qua lại thuận tiện giữa cácngăn phòng với nhau Việc bố trí văn phòng theo kiểu mặt bằng mở này có rất

nhiều u điểm nh sau:

- Tận dụng mặt bằng: Với mặt bằng mở, ngời lao động không phải thích nghivới không gian trong phòng có tờng ngăn mà trái lại, vách ngăn đợc điềuchỉnh cho thích hợp với ngời lao động nhằm tạo môi trờng làm việc tốtnhất

- Năng suất: Do bố trí các nhóm lao động có nhiều liên hệ công việc ở sát cạnhnhau, các ngăn phòng không có cánh cửa cản trở lối đi, nên quan hệ làm việc

và luồng thông tin thuận tiện hơn, nhanh hơn

- Tính cơ động: Do không có tờng chắn nên dễ bố trí lại các vách ngăn khi cầnthiết, vừa nhanh, phí tổn bố trí lại ít, vừa giảm thời gian gián đoạn công việc

đến mức tối thiểu

- Bảo trì: Khi điều chỉnh các bố trí, khỏi cần mắc lại các bóng đèn, quạt gió,máy điều hoà nhiệt độ Cả việc lau chùi, quét dọn các phòng, các vách ngăncũng ít tổn phí, ít công sức hơn

- Vốn đầu t: Tuy vách tờng xây tốn hơn, nhng 15 năm mới cần bỏ tiền ra tu sửa.Còn các pa-nel vách ngăn chỉ dùng đợc trong 5 năm mới làm lại, nhng đócũng là dịp trang trí lại văn phòng với mẫu mã mới hơn

- Tính tập thể: Tạo ra không khí gần gũi nhau trong tập thể văn phòng hơn kiểu

cũ, nhân viên các phòng gắn bó với nhau hơn, luồng thông tin không chínhthức rôm rả, vui vẻ hơn

Tuy nhiên, văn phòng mặt bằng mở cũng có một số nhợc điểm Khi ngờinày qua chỗ ngời kia quan hệ công việc thì dễ làm các đồng nghiệp gần đó bị

ảnh hởng, độ tập trung cho công việc mình làm giảm đi, nhất là khi có kháchtới liên hệ công việc Mặt bằng mở cũng cản trở công việc của một số nhóm khi

họ cần bàn bạc kín đáo riêng với nhau hoặc khi văn phòng tổ chức phỏng vấntuyển dụng Trong trờng hợp đó nên nâng vách ngăn lên tới chạm trần nhà ởmột vài phòng nhất định Phòng làm việc của thủ trởng cấp cao có khi cũng đợcgắn với văn phòng mặt bằng mở bằng cách sử dụng các vách chắn bằng kính

trong che chắn tận trần nhà, nhng kiểu che chắn nh vậy chỉ nên ở mức tối thiểu

để khỏi làm hại tới các lợi thế của mặt bằng mở

5 Công nghệ thông tin:

Thông tin và tri thức luôn hiện hữu trong mọi hoạt động sản xuất và hoạt

động kinh tế, ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp Nhng phảichờ đến khi nền sản xuất công nghiệp và kinh tế hàng hoá phát triển cao từ giữathế kỉ XX đến nay, nhiều nhu cầu về thông tin và xử lí thông tin mới nảy sinhnhanh chóng và đòi hỏi đợc đáp ứng kịp thời

Trong một cơ quan, đơn vị sự nghiệp, văn phòng là đầu mối tiếp nhận

và xử lí thông tin để giúp lãnh đạo chỉ đạo, điều hành công việc Mà công nghệthông tin với những thành tựu kì diệu của công nghệ tin học, máy tính và côngnghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thay đổi

về cơ bản Do đó sự thành công hay thất bại của một cơ quan, đơn vị ngày càngtuỳ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh đợc lợi thế thông tin của văn phòng

Đúng nh V.I.Lê-Nin đã khẳng định: “Không có thông tin thì không có thắng lợitrong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kĩ thuật và sản xuất” Hiện nay, hầu hếtcác công việc trong văn phòng đều có sự trợ giúp của công nghệ thông tin nhmáy vi tính, máy in, … Để nhanh chóng xử lí các thông tin đầu vào, đầu ra ng Để nhanh chóng xử lí các thông tin đầu vào, đầu ra ng-

ời ta thờng nối các máy tính thành mạng để tiện liên hệ, làm việc với nhau Để

xử lí luồng thông tin đầu vào ngời ta nối mạng trong nội bộ ( LAN-Local areanetwork) và để xử lí luồng thông tin đầu ra ngời ta nối với mạng rộng, bênngoài (WAN – Wide area network) Tất cả các loại công văn, giấy tờ, thôngtin,… Để nhanh chóng xử lí các thông tin đầu vào, đầu ra ng phần lớn đợc xử lí và truyền trên mạng Sau khi nối mạng, mỗi máy đều

có khoá với mật khẩu để bảo vệ thông tin ở máy của mình

Với các ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác văn phòng làmcho các hoạt động trong văn phòng đợc khoa học và công nghệ hoá Tất cả cáccông việc của văn phòng từ công tác văn th, lu trữ, xử lí thông tin, chức năngtham mu, điều hành tổng hợp và quản trị hậu cần đều đợc hệ thống máy vi tính

hỗ trợ, xử lí Các hoạt động trên đều đợc thực hiện theo những quy trình côngnghệ cần thiết Vì vậy nếu các cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đủ trình

độ để xử lí thì chắc chắn văn phòng hiện đại sẽ đóng góp ngày càng đắc lực chocơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

Công nghệ thông tin đang làm cho công nghệ văn phòng biến đổi Cuộccách mạng khoa học và công nghệ, với nền kinh tế tri thức sẽ phát huy hơn nữanăng lực sáng tạo của mỗi con ngời Bởi vậy, những ngời quản trị văn phòng

thông minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha và tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyênmôn và ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính sẽ là nguồn nhân lực quan trọngtrong văn phòng hiện đại, góp phần đa cơ quan, đơn vị ngày càng phát triển.

6 Môi trờng làm việc:

Trong mối cơ quan, đơn vị để cho hoạt động ngày càng có hiệu quả thìkhông thể không chú ý tới môi trờng làm việc Nó có tác động rất lớn đến mỗinhân viên trong cơ quan, đơn vị Trong một ngày làm việc, khi nhân viên cảmthấy hứng thú trong công việc thì năng suất lao động sẽ cao hơn Nếu nhân viênlàm việc trong một khung cảnh thuận tiện, mát mẻ, hoà thuận với đồng nghiệp,cấp trên tin cậy,… Để nhanh chóng xử lí các thông tin đầu vào, đầu ra ng thì họ sẽ cảm thấy dễ chịu và làm việc hăng hái thêm Cònnếu nh khi bị nóng nực, ồn ào, chói mắt, sẽ làm con ngời khó chịu khôngmuốn làm việc Do đó, trong hoạt động văn phòng ngời lãnh đạo cần phải biếttạo những điều kiện lao động để tăng năng suất, hào hứng và an toàn, cũng nhgiữ gìn khả năng công tác lâu dài

- Không khí: Không khí và nhiệt độ trong phòng làm việc rất quan trọng, nó có

ảnh hởng đến sức khoẻ của con ngời Đối với văn phòng theo lối cổ điển thìmột phòng có thể có từ 2 - 3 ngời (có khi từ 5 - 6 ngời), không khí trong phòng

có thể không thông thoáng bằng văn phòng mặt bằng mở nhng nó vẫn đảm bảokhông khí trong sạch cho mọi ngời làm việc trong phòng Khi làm việc ở nhiệt

độ cao hay thấp thì cơ thể con ngời đều bị mất năng lợng cho việc giữ nhiệt độcơ thể đợc bình thờng hay để chống lạnh Điều đó làm cho nhân viên cảm thấy

uể oải, khả năng tập trung sự chú ý vào công việc bị giảm nhanh và hậu quả làcác động tác thực hiện công việc sẽ chậm lại, năng suất lao động sẽ giảmxuống Do đó, tuỳ thuộc vào nhiệt độ trong phòng mà chúng ta sử dụng cácthiết bị bảo hộ khác nhau nh hệ thống thông gió, máy điều hoà không khí, haydùng các màu sắc tơng ứng cho các bức tờng

- ánh sáng laf lao động có hiệu quả, cấp quản trị cần phải coi trọng yếu tố ánhsáng vì ánh sáng có ảnh hởng đến năng suất lao động ánh sáng xuất hiện từ 2nguồn:

+ ánh sáng tự nhiên: là ánh sáng của mặt trời ánh sáng tự nhiên có tác

động rất lớn tới quá trình phát triển về thể chất của con ngời Do đó, các phònglàm việc cần đợc thiết kế có nhiều cửa sổ để có thể có đợc không khí tronglành, thoáng đãng và ánh sáng đợc tiếp nhận dễ dàng hơn

+ ánh sáng nhân tạo: là do những bóng đèn điện, ngoài các đèn chiếusáng chung có thể gắn thêm đèn ở chỗ làm việc Để cho ánh sáng nhân tạo đợctiếp nhận tốt hơn thì tờng phòng nên sơn màu càng sáng sẽ làm cho hệ số phảnchiếu ánh sáng càng tăng.

Tóm lại, ánh sáng có ảnh hởng đến năng suất lao động và chất lợng côngviệc Do đó, đòi hỏi cấp quản trị cần phải biết để ánh sáng trong phòng đầy đủ,

có độ sáng đồng đều, không đợc để ánh sáng chói quá mà cũng không đợc mờnhạt quá, không để chùm tia sáng rọi thẳng vào mặt hay để ánh sáng gần quánếu không sẽ làm rối loạn thị giác và làm tăng sự mệt mỏi, dẫn đến việc conngời làm việc kém hiệu quả

- Màu sắc: Màu sắc có tác dụng tâm lí tới ngời lao động văn phòng và cả vớikhách đến cơ quan Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện, nângcao vẻ bề ngoài của cơ quan mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm bớt mệtmỏi và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên Tuỳ theo từng nơi, từngvùng mà ta có thể sử dụng màu cho thích hợp Giả sử ở vùng nắng ấm nên dùngmàu xanh nhạt, xanh da trời; ở các vùng giá lạnh nên dùng loại màu vàng, hồnghoặc nâu nhạt Nếu một văn phòng có màu tối sẽ làm cho tinh thần làm việccủa nhân viên chán nản, trong khi một văn phòng có màu sắc quá sáng có thểkích thích nhân viên quá độ Ngoài ra, màu sắc còn ảnh hởng đến tình cảm,cảm xúc, gây ra chán nản hay kích thích làm việc, làm cho các hoạt động tinhthần phấn chấn hay trì trệ Nó không chỉ tạo nên hình dáng tổng thể bên ngoàicủa một cơ quan, vẻ đẹp trong từng căn phòng mà với những màu sắc thích hợp

sẽ tạo ra đợc một tinh thần thoải mái, trạng thái hng phấn trong công việc chomỗi nhân viên Hơn nữa, đối với khách đến liên hệ công tác, làm việc hay thamquan cơ quan thì việc để lại ấn tợng hài lòng hay khó chịu một phần tuỳ thuộcvào màu sắc

- Âm thanh: Tiếng động là một nhân tố môi trờng có nhiều ảnh hởng tới hiệuquả hoạt động của văn phòng Tiếng động không chỉ ảnh hởng đến công việc

mà còn ảnh hởng đến thần kinh của con ngời Khung cảnh quá ồn ào sẽ làmcho con ngời bị lãng trí và nếu tiếng động cứ liên tục và lớn có thể gây nên tìnhtrạng rối loạn thần kinh Tiếng ồn thờng xảy ra nh: nói chuyện, nói điện thoạilớn tiếng quá, tiếng chuông điện thoại, cánh cửa khi khép lại gây tiếng độnglớn, tiếng xô đẩy ghế hay ngời đi lại trong phòng nhiều quá,… Để nhanh chóng xử lí các thông tin đầu vào, đầu ra ng Khi tiếng ồngây mệt mỏi, tạo tâm lí căng thẳng, khó tập trung cho công việc thì phải cóngay biện pháp điều chỉnh Chẳng hạn nh dùng một số trang thiết bị để giảm

tiếng ồn, tránh dùng nhiều các vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng, mặt kính vìchúng phản hồi mạnh các sóng âm.

7 Xây dựng mối quan hệ giao tiếp – ứng xử trong cơ quan, đơn vị:

Các Mác đã khẳng định: “Về bản chất con ngời là sự tổng hoà các mốiquan hệ xã hội” Thật vậy, trong xã hội loài ngời không có ai là không có mốiquan hệ giao tiếp với nhau Giao tiếp là một nhu cầu không thể thiếu đợc trong

đời sống hàng ngày giữa con ngời trong xã hội Trong bất kì một cơ quan, đơn

vị nào, nếu tập thể nhân viên của cơ quan, đơn vị đó có mối quan hệ tốt, đối xửthân tình với nhau thì công việc sẽ đợc thực hiện dễ dàng hơn An tâm làm việc

là một nhân tố hàng đầu trong thái độ lao động Thiếu an tâm làm việc sẽ làmgiảm hiệu quả lao động, giảm sự gắn bó với cơ quan, với tập thể nhân viêntrong cơ quan, đơn vị Trong quá trình giao tiếp con ngời có tác động lẫn nhau

và chịu ảnh hởng của nhau về mặt tâm lí, ý thức Vì vậy giao tiếp mang tính xãhội và nó tham gia hình thành nhân cách của con ngời (qua lời nói, cử chỉ vàthái độ có thể đánh giá đợc tình cảm và tâm lí con ngời) Một tập thể đợc xâydựng tốt về sự cảm nhận nhân cách họ đối xử thân ái với nhau, không phải hờihợt bên ngoài mà là thấu hiểu nhau, trớc hết do hiểu nhau về mặt giá trị nhâncách Để làm đợc điều đó thì mỗi nhân viên, mỗi con ngời phải có sự lôi cuốnlẫn nhau Có nghĩa là khi gặp nhau có dáng vẻ gây ấn tợng ban đầu, tiếp theo

đó là dễ tiếp xúc, dễ chan hoà, dễ cảm nhận nhân cách của nhau, tìm đợc sựgiống nhau về thái độ làm việc,… Để nhanh chóng xử lí các thông tin đầu vào, đầu ra ngNgoài ra, để cho mối quan hệ trong tập thểnhân viên đợc tốt hơn thì phải xây dựng thái độ cởi mở thích hợp, ủng hộ nhau,yểm trợ nhau, tạo quan hệ bình đẳng trong lao động và xử sự, không tỏ ra hơnngời, kẻ cả; phải quan tâm đến nhu cầu tình cảm của ngời khác; phải biết tôntrọng ngời khác; phải luôn tôn trọng lời hứa; năng động, khẩn trơng, trung thựcchứ không thủ đoạn, giả dối, biết đồng cảm với nhau; giảm bớt mức độ đối phónhau

Phần II

Thực trạng công tác quản trị văn phòng ở

Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình và một vàI so sánh

I đặc điểm chung :

Kế hoạch và Đầu t là hoạt động quan trọng trong quá trình phát triển kinh

tế xã hội Ngành Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình là một bộ phận của hệthống kế hoạch toàn quốc Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế xã hội,ngành kế hoạch đã xác định lại chỗ đứng và vai trò của mình, tự vơn lên trongquá trình đổi mới và làm tốt chức năng là cơ quan tham mu tổng hợp cho cấp ủy

Đảng, Chính quyền địa phơng trong công tác chỉ đạo, lãnh đạo kế hoạch hoánền kinh tế xã hội tỉnh Quảng Bình Những năm qua ngành đã đóng vai trò quantrọng trong việc xây dựng các chiến lợc phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, tổnghợp các kế hoạch trung hạn, ngắn hạn và triển khai các chơng trình mục tiêu,các dự án phát triển kinh tế xã hội Tham gia xây dựng các cơ chế chính sách vềquản lí kinh tế, quản lí đầu t, xây dựng và triển khai các chủ trơng chính sáchcủa Đảng và Nhà nớc trên địa bàn

Trong giai đoạn đổi mới, Ngành Kế hoạch và Đầu t đã thay đổi phơngpháp kế hoạch hoá nhằm thích nghi với cơ chế quản lí kinh tế thị trờng có sựquản lí của Nhà nớc theo định hớng XHCN Ngành Kế hoạch và Đầu t đã có

đóng góp quan trọng trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế, đổi mới nội dung

và phơng pháp quản lí kinh tế, thay thế kế hoạch pháp lệnh bằng kế hoạch địnhhớng, đảm bảo tính tự chủ trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, củacác thành phần kinh tế, khơi dậy mọi tiềm năng để các doanh nghiệp, các thànhphần kinh tế phát triển Đã huy động tối đa nội lực bên trong, thu hút mạnh mẽcác nguồn đầu t và sự hợp tác quốc tế, tạo ra thế và lực mới để tăng nhanh tốc

độ tăng trởng kinh tế của tỉnh Quảng Bình Trong tiến trình đổi mới, Ngành Kếhoạch và Đầu t của tỉnh đã phát huy tính năng động, sáng tạo, vừa tích cực tiếpthu các chủ trơng chính sách mới để áp dụng sát hợp với địa phơng, vừa chủ

động nghiên cứu đổi mới phơng pháp quản lí, đi sâu vào nghiên cứu cơ chế thịtrờng, tham mu có hiệu quả cho cấp ủy, Chính quyền các cấp trong việc điềuhành phát triển nền kinh tế xã hội, đặc biệt là xây dựng chiến lợc phát triển,chuyển dịch cơ cấu kinh tế, vận dụng cơ chế chính sách chung vào đặc điểmcủa tỉnh Quảng Bình Bớc đầu đổi mới công tác kế hoạch hoá đã tạo đợc sự gắnkết chặt chẽ giữa các ngành, huyện, thị và cơ sở, đảm bảo các nội dung, tiến

Tuy nhiên so với yêu cầu đổi mới, công tác kế hoạch hoá từ tỉnh xuốnghuyện vẫn đang trong quá trình định hình từng bớc và còn bộc lộ những yếukém cơ bản cần phải đợc hoàn thiện, vai trò tham mu định hớng cho toàn bộ nềnkinh tế còn rời rạc, tác dụng cha cao, cha tạo đợc môi trờng kinh tế - xã hội, cácchính sách kinh tế ổn định để cho thị trờng phát triển thuận lợi Đồng thời thiếunhững thông tin định hớng phát triển kinh tế Hệ thống thông tin hai chiều naycha có biện pháp khắc phục để làm tốt hơn Đội ngũ cán bộ thiếu về số l ợng, cơcấu ngành nghề cha đồng bộ, số cán bộ chuyên ngành kinh tế còn ít.

II Thực trạng về tổ chức bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình.

Thủ tớng Chính phủ đã có Quyết định 852/CP ngày 28 tháng 12 năm 1995

về thành lập Sở kế hoạch và Đầu t, trên cơ sở sát nhập bộ máy Uỷ ban kế hoạch

và tổ chức làm công tác hợp tác đầu t ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng.Sơ đồ mối quan hệ trong ngành kế hoạch từ Trung ơng đến huyện:

1 Chức năng, nhiệm vụ của Sở Kế hoạch và Đầu t:

- Căn cứ vào Thông t liên Bộ số 01 BKH-TCCB-TTLB ngày 02 tháng 01

năm 1996 của Bộ Kế hoạch & Đầu t và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hớng dẫnUBND các huyện,

chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan Kế hoạch và Đầu t trựcthuộc UBND tỉnh.

- Căn cứ vào Quyết định số 1184 QĐ/UB ngày 21 tháng 9 năm 1997 củaUBND tỉnh về quy định chức năng, nhiệm vụ và bộ máy của Sở Kế hoạch và

kế hoạch kinh tế - xã hội, các cân đối chủ yếu của tỉnh, chịu sự chỉ đạo vềnghiệp vụ chuyên môn của Bộ Kế hoạch và Đầu t

1.2- Nhiệm vụ:

Trên cơ sở chiến lợc phát triển kinh tế - xã hội của cả nớc, quy hoạch tổngthể phát triển kinh tế - xã hội của vùng, lãnh thổ của Chính phủ và các Bộ,ngành Trung ơng, Sở Kế hoạch và Đầu t phối hợp với các ban, ngành, địa phơng

tổ chức nghiên cứu xây dựng quy hoạch, các kế hoạch trung hạn, ngắn hạn, lựachọn các chơng trình, dự án u tiên, các danh mục về phát triển kinh tế - xã hội,các cân đối chủ yếu: tài chính, ngân sách, vốn đầu t xây dựng, các nguồn vốnviện trợ và hợp tác đầu t nớc ngoài … Để nhanh chóng xử lí các thông tin đầu vào, đầu ra ng trình UBND tỉnh quyết định, lựa chọn các

đối tác trong nớc, ngoài nớc kí kết các hợp đồng liên doanh, liên kết kinh tế, xâydựng kế hoạch xuất nhập khẩu của tỉnh một cách thiết thực và có hiệu quả

Phối hợp với Sở Tài chính Vật giá xây dựng dự toán ngân sách tỉnh theoquy định của pháp luật trình UBND tỉnh phê duyệt Theo dõi nắm tình hình hoạt

động của các đơn vị kinh tế, các chơng trình, dự án quốc gia trên địa bàn tỉnh đểgắn với kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội chung của địa phơng

Hớng dẫn các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xã xây dựng quyhoạch, kế hoạch, các chơng trình, dự án kinh tế - xã hội phù hợp với quy hoạchphát triển chung của toàn tỉnh, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kếhoạch, chơng trình, dự án đề ra Tham mu cho UBND tỉnh về chủ trơng, biệnpháp nhằm thực hiện thắng lợi nhiệm vụ mục tiêu kinh tế - xã hội của tỉnh Trựctiếp điều hành thực hiện kế hoạch đối với các lĩnh vực theo sự phân công củaUBND tỉnh

Phổ biến, hớng dẫn thực hiện pháp luật Nhà nớc về hoạt động đầu t trongnớc, hoạt động đầu t trực tiếp của nớc ngoài trên địa bàn tỉnh, làm đầu mối tiếpnhận hồ sơ dự án của chủ đầu t trong nớc và ngoài nớc muốn đầu t trên địa bàntỉnh, quản lí việc sử dụng các nguồn vốn FDI, ODA, NGO và các nguồn vốn tàitrợ khác theo quyết định của UBND tỉnh.

Theo sự phân công của UBND tỉnh làm nhiệm vụ thờng trực hoặc chủ tịchhội đồng t vấn về xét duyệt các định mức kinh tế kĩ thuật, thẩm định các dự án

đầu t trong nớc và ngoài nớc đầu t tại tỉnh, thẩm định kế hoạch xét thầu và thànhlập doanh nghiệp Kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng và thực hiện các dự án;thẩm định dự toán kinh phí các công trình chuẩn bị đầu t, quy hoạch tổng thể vàquy hoạch chi tiết trên địa bàn tỉnh Làm đầu mối điều phối các chơng trình dự

án quốc gia trên địa bàn tỉnh

Quản lí và cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh cho các loại hìnhdoanh nghiệp theo quy định hiện hành, kiểm tra hoạt động của các doanhnghiệp theo quy định của pháp luật Xem xét trình UBND tỉnh cấp giấy phéphoạt động kinh doanh, giấy phép u đãi đầu t theo luật khuyến khích và đầu ttrong nớc

Cùng với các ban, ngành liên quan tham gia nghiên cứu, xây dựng các cơchế chính sách về quản lí kinh tế - xã hội của toàn quốc; Kiến nghị, đề xuất vớiUBND tỉnh xây dựng và vận dụng các cơ chế chính sách phù hợp với đặc điểm,

điều kiện cụ thể của địa phơng theo quy định của pháp luật

Hàng quý, 6 tháng, hàng năm chủ trì soạn thảo báo cáo tổng hợp về tìnhhình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội của địa phơng, kiến nghị những giảipháp để thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của kì tiếp theo, trình UBND tỉnh báo cáohoạt động của các xí nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài theo quy định

Chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch hoá đối với phòng Kế hoạch

và Đầu t các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xã, kiến nghị việc đàotạo, bồi dỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác Kế hoạch và Đầu tcủa tỉnh

Tiếp nhận và giải quyết theo thẩm quyền các khiếu nại, tố cáo của các tổchức và công dân liên quan đến hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu t, liên quan

đến công chức, viên chức của Sở Thực hiện chế độ bảo mật theo quy định hiệnhành

Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế:

2.1 Về tổ chức bộ máy:

Hiện nay bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình gồm:

- Ban giám đốc: gồm 1 Giám đốc

+ Phòng Kinh tế đối ngoại: 4 ngời

+ Phòng Đăng kí kinh doanh: 2 ngời

2.2 Về biên chế và chất lợng cán bộ hiện nay:

Bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình hiện có 33 ngời:

Trong đó: - Biên chế thực hiện: 27 ngời

- Hợp đồng dài hạn: 2 ngời

- Hợp đồng ngắn hạn: 4 ngời

Giám đốc Sở là ngời lãnh đạo, chỉ đạo điều hành trực tiếp mọi công việccủa cơ quan, chịu trách nhiệm cao nhất về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạncủa mình trớc cơ quan Nhà nớc cấp trên, chỉ đạo thực hiện mối quan hệ công tácgiữa Sở và các cơ quan Nhà nớc theo trách nhiệm và thẩm quyền

Các Phó giám đốc Sở thực hiện những nhiệm vụ do Giám đốc phân công,trực tiếp theo dõi, chỉ đạo, điều hành, thay mặt Giám đốc giải quyết những côngviệc đợc giao và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về những công việc đã đợcphân công và giải quyết của mình

Trởng phòng: chịu trách nhiệm quản lí các cán bộ nhân viên trong phòng

về chuyên môn nghiệp vụ và quản lí hành chính, có trách nhiệm tổ chức thựchiện nhiệm vụ chuyên môn của phòng đã đợc phân công, tổ chức nghiên cứu hệthống các văn bản, chủ trơng, chính sách của Đảng, Nhà nớc, của tỉnh để thựchiện vận dụng tốt vào nghiệp vụ chuyên môn của phòng

Phó phòng: là ngời giúp việc cho Trởng phòng, thay mặt Trởng phòng giảiquyết các công việc lúc Trởng phòng đi vắng và chịu trách nhiệm quản lí, theodõi một số lĩnh vực đợc phân công.

Các cán bộ nhân viên có nhiệm vụ theo dõi, quản lí toàn diện các lĩnh vực,ngành đợc phân công và chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng và Ban Giám đốc vềlĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ và quản lí hành chính

Là ngành tổng hợp bao quát nhiều lĩnh vực trong nền kinh tế của tỉnh, vìvậy cơ cấu và số lợng lãnh đạo nh vậy là hợp lí nhằm đảm bảo sự vận hành nhịpnhàng trong từng phần chức năng, nhiệm vụ đã đợc phân công Vai trò củaphòng và Trởng phòng đã đợc quan tâm Các Trởng phòng đã phát huy vai trò,trách nhiệm của mình trong điều hành và giám sát công việc Việc điều hànhtheo phòng đã từng bớc đi vào quy củ, nền nếp

Biểu 1: Tình hình biên chế và chất lợng cán bộ hiện nay của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình.

TT Tổ chức phòng,

ban

Biên chế

đợc giao

Cán bộ hiện có Phân loại

công chức

Ghi chú Tổng

số Trong đó:Biên chế A B C D

Biểu 2: Tình hình lực lợng cán bộ phân theo độ tuổi của

Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình.

24

26

221

1

-2

2232

2

-23

2-12

21

3 nữ

Nhìn chung đội ngũ cán bộ Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình có chấtlợng khá cao, cán bộ có trình độ đại học chiếm gần 82%, chủ yếu là đại họcchính quy và có nhiều kinh nghiệm trong công tác chuyên môn nghiệp vụ.Trong đó cán bộ trẻ chiếm 25%, cán bộ độ tuổi 36 – 40 chiếm 50% và từ 50tuổi trở lên chiếm 25%

3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ:

Trong điều kiện biên chế cơ quan còn mỏng, việc tổ chức các phòng phảighép các chức năng, nhiệm vụ vào 1 đơn vị, do vậy trớc mắt ở Sở Kế hoạch và

Đầu t Quảng Bình có các phòng nghiệp vụ sau đây:

ợc quy định tại các văn bản của Trung ơng, của tỉnh ( gồm Thông t liên Bộ Kếhoạch và Đầu t, Ban TCCB Chính phủ số 01 ngày 02 tháng 01 năm 1996, Quyết

định số 207 QĐ/UB ngày 11 tháng 3 năm 1996 và Quyết định số 1184 QĐ/UBngày 21 tháng 9 năm 1997 của Uỷ ban nhân dân tỉnh ) Do vậy, chức năng,nhiệm vụ của các phòng đợc quy định nh sau:

3.1 Phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính:

Phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính có chức năng tham mu tổng hợp

về nghiệp vụ kế hoạch hoá, về công tác tổ chức cán bộ và hành chính quản trị

- Phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốctổng hợp quy hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, điều chỉnh quy hoạchquan từng thời kì của tỉnh để trình cấp trên phê duyệt Tổ chức nghiên cứu tổnghợp trình Giám đốc Sở các kế hoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm, tổng hợpdanh mục các chơng trình dự án u tiên, các dự án về phát triển kinh tế xã hội,các cân đối chủ yếu về tài chính, ngân sách, vốn đầu t xây dựng các chơng trình

mục tiêu quốc gia về cơ cấu Tham mu cho Giám đốc Sở trong việc hớng dẫncác Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh và Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã xây dựng và

Ngoài ra, phòng Tổng hợp – Hành chính phải có trách nhiệm quản lí hồsơ cán bộ và toàn bộ hệ thống các công văn, văn bản thuộc hồ sơ lu trữ theo chế

độ lu trữ của Nhà nớc Tổ chức tốt công tác hậu cần phục vụ làm việc nh chuẩn

bị hội trờng, soạn thảo, in ấn tài liệu, … Để nhanh chóng xử lí các thông tin đầu vào, đầu ra ng, tổ chức phục vụ chu đáo khách đến,khách đi, quản lí, bảo vệ toàn bộ tài sản trong cơ quan và chăm lo chu đáo việc

tu sửa nhà của, tu sửa, mua sắm các thiết bị, máy móc đáp ứng tốt các yêu cầucủa công tác

3.2- Phòng Kinh tế ngành:

Phòng Kinh tế ngành có chức năng tham mu cho Giám đốc Sở trong việchớng dẫn và tổng hợp về quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn, kế hoạch hàngnăm của các ngành kinh tế quốc dân thuộc lĩnh vực sản xuất và thơng mại dịch

vụ trên địa bàn tỉnh, công tác đăng kí kinh doanh, quản lí doanh nghiệp theoluật định

Phòng Kinh tế ngành có nhiệm vụ cụ thể sau:

- Tham gia nghiên cứu, xây dựng và tổng hợp quy hoạch, kế hoạch của cácngành đợc phân công

-Nghiên cứu đề xuất, xử lí thông tin trong việc xây dựng kế hoạch pháttriển 5 năm, hàng năm từ khâu xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, xâydựng các chơng trình dự án đầu t, chơng trình mục tiêu đến các giải pháp pháttriển các ngành, lĩnh vực đợc giao

- Quản lí, theo dõi, đề xuất các cơ chế quản lí, chính sách, phát triển cácngành đợc phân công phụ trách

- Quản lí, theo dõi, phân bổ nguồn vốn tín dụng đầu t trong nớc, vốn

ch-ơng trình mục tiêu nh: dự án 135, định canh định c,… Để nhanh chóng xử lí các thông tin đầu vào, đầu ra ng(các dự án thuộc phòngphụ trách)

- Hớng dẫn các chủ đầu t về thủ tục đấu thầu, chỉ định thầu các dự án đầu

t thuộc nguồn vốn chơng trình mục tiêu mà phòng phụ trách

- Tham mu chính việc thẩm định đầu t trong việc giám định đầu t các dự

án thuộc lĩnh vực phòng quản lí

- Phối hợp với bộ phận giám định đầu t trong việc thẩm định và quyết toáncác dự án thuộc lĩnh vực phòng quản lí

- Phối hợp với phòng XDCB trong việc thẩm định và quyết toán các dự án

đầu t từ nguồn vốn trong và ngoài nớc thuộc lĩnh vực mà phòng theo dõi

- Theo dõi tổng hợp, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất việc thực hiện kếhoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch xuất nhập khẩu, hoạt động đầu t XDCB,thực hiện các chơng trình quốc gia của các ngành đợc phân công phụ trách,tổng hợp việc đổi mới, sắp xếp và xếp hạng các doanh nghiệp

- Đôn đốc kiểm tra tiến độ, hớng dẫn, hỗ trợ các ngành trong việc thựchiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu t XDCB, các chơng trình trọng điểm,các dự án sản xuất kinh doanh Đề xuất các biện pháp tháo gỡ khó khăn, vớngmắc để đảm bảo tiến độ, chất lợng sản phẩm, chất lợng các dự án đầu t

- Tham mu trong việc xây dựng và giao kế hoạch cho các doanh nghiệpcông ích

- Tham gia việc xây dựng kế hoạch mộp ngân sách hàng năm của cácngành, đơn vị thuộc lĩnh vực phụ trách

- Tham gia việc thẩm định cấp giấy chứng nhận u đãi đầu t cho các dự án

đầu t phát triển khu vực Nhà nớc

- Tham gia nghiên cứu, xây dựng và tổng hợp quy hoạch, kế hoạch trựctiếp theo dõi các ngành đợc phân công: Sở Nông nghiệp & phát triển nông thôn,

Sở Địa Chính, Sở Công nghiệp, Sở Xây dựng, Sở Giao thông vận tải, Sở Thơngmại và Du lịch, Công ty Sông Gianh, Công ty Du lịch, Ban Dân tộc và Miền núi,Công ty Kinh doanh tổng hợp và các đơn vị tổ chức thuộc khối

- Tham gia nghiên cứu xây dựng các quy chế chính sách về quản lí kinh tế,

đề xuất Giám đốc trình UBND tỉnh áp dụng trong quá trình quản lí kinh tế ởtỉnh

- Theo dõi và nắm tình hình cơ bản của các đơn vị Trung ơng trên địa bànthuộc khối phụ trách.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công

đầu t và xây dựng

- Hớng dẫn kế hoạch hoá đầu t xây dựng cơ bản, trình tự lập các dự án đầu

t, các thủ tục XDCB, tiếp nhận hồ sơ và tổ chức thầm định hồ dơ XDCB các dự

án thuộc lĩnh vực mình phụ trách

- Tiếp nhận hồ sơ, chủ trì nghiên cứu và tham mu đề xuất, tổ chức thẩm

định và phê duyệt các dự án đầu t thuộc nguồn vốn ngân sách tập trung, vốnODA, NGO, vốn tín dụng đầu t

- Phối hợp với phòng chuyên quản nghiên cứu, thẩm tra bằng văn bản cholãnh đạo trớc khi thẩm định dự án đầu t

- Tham gia việc giám định đầu t các nguồn vốn

- Tham mu thẩm định, phê duyệt đề cơng, dự toán, khảo sát quy hoạch vàchuẩn bị đầu t của các dự án đầu t

-Phối hợp với các phòng chuyên quản kiểm tra tiến độ thực hiện các dự án

đầu t cả về khối lợng, chất lợng

- Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện công tác đấu thầu, chỉ định thầutrên địa bàn hàng tháng, quý, năm để báo cáo Tỉnh, Bộ

- Theo dõi và quản lí các dự án quy hoạch đô thị, quy hoạch chi tiết cácthị tứ và các quy hoạch chi tiết khác

- Quản lí và lu trữ hồ sơ các dự án đầu t XDCB thuộc lĩnh vực phụ trách

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công

3.4- Phòng Lao động – Văn xã:

- Tham mu vào việc giao, điều chỉnh chỉ tiêu kế hoạch, danh mục các dự

án đầu t trong mỗi kì kế hoạch

- Tham gia nghiên cứu, xây dựng và điều chỉnh quy hoạch phát triển, trựctiếp theo dõi các ngành thuộc khối văn hoá xã hội: Sở Giáo dục - Đào tạo, Sở Y

tế, Bệnh viện Việt Nam – Cu Ba, Sở Lao động TBXH, Trờng Chính trị, UB Dân

số gia đình và trẻ em, Sở Văn hoá TT, Sở Thể dục thể thao, Đài phát thanhtruyền hình và các hội, các tổ chức đoàn thể thuộc khối

- Nghiên cứu đề xuất xử lí thông tin trong việc xây dựng kế hoạch pháttriển 5 năm, hàng năm từ khâu xây dựng kế hoạch sự nghiệp, sản xuất kinhdoanh, xây dựng các chơng trình dự án đầu t, chơng trình mục tiêu đến các giảipháp phát triển các ngành, lĩnh vực đợc giao

- Quản lí, theo dõi, đề xuất các cơ chế quản lí chính sách phát triển cácngành, các lĩnh vực đợc phân công phụ trách

- Quản lí, theo dõi và phân bổ nguồn vốn chơng trình mục tiêu thuộc khốivăn hoá xã hội

- Hớng dẫn các chủ đầu t về thủ tục đấu thầu, chỉ định thầu đối với các dự

án thuộc nguồn vốn chơng trình mục tiêu của khối phụ trách

- Tham gia đề xuất tổ chức thẩm định, giám sát và phê duyệt kết quả đấuthầu và chỉ định thầu các dự án đầu t thuộc nguồn vốn chơng trình mục tiêu củakhối văn hoá xã hội

- Phối hợp với phòng XDCB và Thẩm định trong việc thẩm định các dự án

đầu t thuộc các nguồn vốn trong và ngoài nớc của các ngành, lĩnh vực đợc giao

- Theo dõi tổng hợp, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất việc thực hiện kếhoạch sự nghiệp, sản xuất kinh doanh, hoạt động đầu t XDCB, các chơng trìnhmục tiêu quốc gia của các ngành đợc phân công

- Đôn đốc kiểm tra tiến độ, hớng dẫn, hỗ trợ các ngành trong việc thựchiện kế hoạch sự nghiệp, kế hoạch sản xuất, đầu t XDCB, các chơng trình trọng

điểm, các dự án sản xuất kinh doanh Đề xuất các biện pháp tháo gỡ khó khănvớng mắc để đảm bảo thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch đợc giao, đảm bảo chất l-ợng dự án đầu t

- Tham gia xây dựng dự toán nộp ngân sách hàng năm của các ngành, đơn

3.5- Phòng Kinh tế đối ngoại:

- Tham gia nghiên cứu xây dựng và điều chỉnh quy hoạch phát triển lĩnhvực kinh tế đối ngoại

- Nghiên cứu, đề xuất, xử lí thông tin trong việc xây dựng kế hoạch pháttriển kinh tế đối ngoại 5 năm, hàng năm, lựa chọn các danh mục dự án u tiêntrên lĩnh vực hợp tác kinh tế đối ngoại với nớc ngoài và tranh thủ, kêu gọi cácnguồn vốn hỗ trợ của các tổ chức phi chính phủ cho các quá trình phát triển kinh

- Hớng dẫn các Sở, Ban, ngành, đoàn thể, các huyện, thị xã xây dựng các

dự án đầu t nớc ngoài gồm các nguồn ODA, FDI, NGO và các nguồn vốn việntrợ nhân đạo khác

- Thực hiện công tác quản lí kinh tế đối ngoại trên địa bàn tỉnh Theo dõikiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch và tiến độ giải ngân của các dự

án đầu t trực tiếp nớc ngoài, các dự án ODA và trực tiếp giải ngân một số dự ántheo chơng trình đợc Bộ Kế hoạch và Đầu t giao cho Sở Kế hoạch và Đầu t

- Phối hợp với phòng XDCB và Thẩm định trong việc tổ chức thẩm định,giám sát đấu thầu các dự án ODA, NGO và vốn đầu t nớc ngoài khác Phối hợpvới phòng Kinh tế ngành trong việc quản lí hoạt động xuất nhập khẩu trên địabàn

- Tham mu trong việc thẩm định và hớng dẫn, lập thủ tục hồ sơ cấp giấyphép đầu t cho các dự án FDI, giám sát các hoạt động của các dự án đầu t nớcngoài (theo giấy phép của Bộ Kế hoạch và Đầu t cấp) thực hiện trên địa bàntheo quy định của luật đầu t nớc ngoài

- Nghiên cứu hớng dẫn việc thực hiện pháp luật về đầu t nớc ngoài, quản lí

và sử dụng nguồn vốn ODA, làm đầu mối trong việc giới thiệu xúc tiến đầu t vớicác nhà đầu t trong và ngoài nớc vào địa bàn tỉnh

- Theo dõi, tổng hợp, lập báo cáo định kì, báo cáo đột xuất, hàng tháng,quý của lĩnh vực kinh tế đối ngoại

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công

3.6- Phòng Đăng kí kinh doanh:

- Tham mu trong việc cấp giấy đăng kí kinh doanh cho các loại hìnhdoanh nghiệp, các chi nhánh, văn phòng đại diện, liên hiệp hợp tác xã theo quy

định của luật doanh nghiệp

- Thu hồi giấy đăng kí kinh doanh khi có hành vi vi phạm các quy địnhcủa luật doanh nghiệp

- Thực hiện chức năng quản lí doanh nghiệp thông qua chế độ báo cáothống kê, báo cáo tài chính

- Tổ chức kiểm tra hoạt động, quản lí ngành nghề của các doanh nghiệpsau đăng kí kinh doanh

- Nghiên cứu đề xuất các chủ trơng, biện pháp thực hiện tốt luật doanhnghiệp của các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh

- Tham gia thẩm định việc đổi mới, sắp xếp và cổ phần hoá doanh nghiệpNhà nớc

- Xây dựng hệ thống thông tin về quản lí doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh,bảo quản các cơ sở thông tin dữ liệu, lu trữ số liệu các doanh nghiệp

- Hớng dẫn nghiệp vụ về công tác đăng kí kinh doanh cho các huyện, thịxã

- Tham mu việc cấp u đãi đầu t cho các doanh nghiệp ngoài Quốc doanh

- Tham gia xây dựng dự toán nộp ngân sách hàng năm của các doanhnghiệp ngoài Quốc doanh

- Tổng hợp, lập báo cáo định kì hàng tháng, quý, báo cáo đột xuất về côngtác đăng kí kinh doanh, tình hình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệpngoài Quốc doanh

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công

4 Đánh giá chung:

4.1 Mặt mạnh:

Đã thực hiện chức năng là cơ quan tham mu đắc lực cho UBND tỉnh vềquy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế trung hạn, ngắn hạn, triển khai tốt cácchơng trình mục tiêu, các dự án đầu t

Đã tham mu đề xuất kịp thời các cơ chế chính sách quản lí kinh tế, quản lícác dự án đầu t trong và ngoài nớc, quản lí đầu t XDCB Vận dụng và thực hiện