MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỤC LỤC 5 MỞ ĐẦU 7 1. Lý do chọn đề tài 7 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7 3. Mục đích nghiên cứu 7 4. Mục tiêu nghiên cứu 8 5. Phương pháp nghiên cứu 8 6. Đóng góp của đề tài 8 7. Cấu trúc đề tài 8 NỘI DUNG 9 TỔNG QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN LẠNG GIANG 9 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CƠ SỞ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN LẠNG GIANG, BẮC GIANG 12 1.1 Lý luận cơ sở 12 1.1.1 Khái niệm văn phòng 12 1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng 12 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lạng Giang, Bắc Giang. 13 1.2.1 Cơ cấu tổ chức. 13 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lạng Giang, Bắc Giang. 14 1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang 14 1.3.1 Cơ cấu tổ chức 14 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang 15 1.4 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác văn phòng của UBND huyện Lạng Giang 16 CHƯƠNG 2. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN LẠNG GIANG 18 2.1Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm trong công tác văn phòng của UBND huyện Lạng Giang. 18 2.2Nhận xét, đánh giá chung về những nhược điểm trong công tác văn phòng của UBND huyện Lạng Giang. 19 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 21 KẾT LUẬN 22 PHỤ LỤC 23
CƠNG TÁC VĂN PHỊNG VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ Ở UBND HUYỆN LẠNG GIANG Danh sách nhóm 1 Họ tên Lê Kim Anh Vũ Kim Anh Nguyễn Quỳnh Anh Nguyễn Thị Chúc Lê T Hồng Duyên Phạm Hải Hà Giáp Thị Hoa Nguyễn T Thúy Hằng Đánh giá Ký tên LỜI CAM ĐOAN Nhóm chúng tơi Nhóm – ĐH QTVP 13A thực cơng trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “Cơng tác văn phịng với việc nâng cao hiệu UBND huyện Lạng Giang” Chúng tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thời gian qua.Chúng xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ nhiệt tình từ TS.Bùi Thị Ánh Vân – giảng viên môn Phương pháp nghiên cứu khoa học UBND huyện Lạng Giang, Bắc Giang Trong trình khảo sát nghiên cứu trình độ cịn hạn chế có nhiều khó khăn khác nên dù cố gắng song đề tài nhóm chúng tơi khơng tránh khỏi thiếu sót Vì chúng tơi mong nhận đóng góp thầy Hội đồng bào vệ đề tài, thầy cô trường bạn đọc Những đóng góp người giúp nhóm tơi nhận hạn chế có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Chúng xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân Đ/c Đồng chí BCH Ban chấp hành PTNT Phát triển nông thôn ANQP An ninh quốc phòng MTTQ Mặt trận tổ quốc BNV Bộ Nội vụ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN .2 LỜI CẢM ƠN .3 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU .7 1.Lý chọn đề tài .7 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.Mục đích nghiên cứu 4.Mục tiêu nghiên cứu .8 5.Phương pháp nghiên cứu 6.Đóng góp đề tài 7.Cấu trúc đề tài NỘI DUNG .10 TỔNG QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN 10 LẠNG GIANG 10 CHƯƠNG 13 LÝ LUẬN CƠ SỞ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN LẠNG GIANG, BẮC GIANG .13 1.1Lý luận sở .13 1.1.1Khái niệm văn phòng .13 1.1.2Vị trí, vai trị văn phịng 13 1.2Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Lạng Giang, Bắc Giang 14 1.2.1Cơ cấu tổ chức 14 1.2.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Lạng Giang, Bắc Giang 15 1.3Cơ cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang 15 1.3.1Cơ cấu tổ chức 15 1.3.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang 16 1.4Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động cơng tác văn phịng UBND huyện Lạng Giang .17 CHƯƠNG 19 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU NHƯỢC ĐIỂM TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN LẠNG GIANG 19 2.1Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm cơng tác văn phịng UBND huyện Lạng Giang 19 2.2Nhận xét, đánh giá chung nhược điểm công tác văn phòng UBND huyện Lạng Giang 20 CHƯƠNG 3: .22 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 22 KẾT LUẬN .23 PHỤ LỤC 24 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Được nhà trường, khoa giảng viên môn Phương pháp nghiên cứu khoa học – TS.Bùi Thị Ánh Vân tạo điều kiện cho thực tế để thực đề tài phục vụ cho môn học Phương pháp nghiên cứu khoa học Chúng định chọn đề tài “ Cơng tác quản trị văn phịng với việc nâng cao hiệu hoạt động UBND huyện Lạng Giang” Về lí chọn đề tài này, trước hết để hoàn thành tập giao Thứ hai, thân chúng tơi sinh viên văn phịng thuộc khoa Quản trị Văn phòng, trường Đại học Nội vụ tương lai trường sé trở thành nhân viên văn phòng Việc thực đề tài giúp đến gần với chun ngành mà chúng tơi theo học Nó tiền đề, sở đề học tập làm việc sau Khảo sát thực đề tài tạo điều kiện cho chúng tơi tìm hiểu kĩ cơng tác văn phịng, giúp chúng tơi có phần kinh nghiệm để trường không bị bỡ ngỡ trước cơng việc Việc tìm hiểu cơng tác văn phịng quan thực tết giúp sinh viên thoát li khỏi sách vở, thực mục sở thị khơng lí thuyết Và điều quan trọng, việc đến quan để thực đề tài giúp thấy thực trạng cơng tác văn phịng nay, để thấy mặt tích cực tiêu cực từ đưa phương hướng giải đề xuất kiến nghị giúp nâng cao hiệu công tác văn phòng nâng cao hiểu biết cho sinh viên Ngồi chúng tơi thực đề tài muốn góp phần đưa cơng tác văn phịng đến gần với bạn đọc muốn khẳng định phận văn phịng khơng phải “ sáng cắp ô đi, tối cắp ô về” mà phận động nhất, nhiệt huyết vơ quan trọng quan, xí nghiệp, tổ chức Chính lí trên, chúng tơi xin chọn đề tài“Cơng tác văn phịng với việc nâng cao hiệu hoạt động UBND huyện Lạng Giang” làm đề tài nghiên cứu cho môn Phương pháp nghiên cứu khao học nhóm Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: công tác văn phòng với với việc nâng cao hiệu hoạt động UBND huyện Lạng Giang Phạm vi nghiên cứu: UBND huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang Mục đích nghiên cứu Trình bày, khảo sát, đánh giá thực trạng tình hình tổ chức, thực cơng tác văn phòng UBND huyện Lạng Giang, đồng thời đưa đề xuất kiến nghị giúp công tác văn phòng thực hiệu Mục tiêu nghiên cứu - Xác định chức năng, nhiệm vụ, tầm quan trọng cơng tác văn phịng - Khảo sát thực trạng cơng tác văn phịng - Đưa đề xuất, giải pháp nâng cao hiệu Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành đề tài tơi sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ thông tin, tài liệu có - Phương pháp phân tích tổng hợp: sử dụng xuốt trình thực đề tài - Phương pháp khảo sát, thu thập thông tin, vấn trực tiếp cán làm việc văn phịng UBND huyện Lạng Giang Đóng góp đề tài Qua việc tìm hiểu cơng tác văn phịng UBND huyện Lạng Giang, giới thiệu cách hệ thống cơng tác văn phịng UBND huyện Lạng Giang Nếu ưu nhược điểm cơng tác văn phịng UBND huyện Lạng Giang Đề tài nguồn tham khảo cho học sinh sinh viên chuyên ngành quản trị Văn phòng số ngành khác Cấu trúc đề tài Chương 1: Khảo sát cơng tác văn phịng UBND huyện Lạng Giang, Bắc Giang Chương 2: Nhận xét, đánh giá chung ưu nhược điểm đề xuất kiến nghị cho công tác văn phòng UBND huyện Lạng Giang, Bắc Giang Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao công tác văn phòng NỘI DUNG TỔNG QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN LẠNG GIANG Huyện Lạng Giang huyện nằm phía Đơng Bắc tỉnh Bắc Giang có vị trí cửa ngõ nối liền tỉnh phía Đơng Bắc với thành phố Bắc Giang, phía Bắc giáp huyện Hữu Lũng (tỉnh Lạng Sơn) huyện Yên Thế, phía Nam giáp thành phố Bắc Giang huyện n Dũng, phía Đơng giáp huyện Lục Nam phía Tây giáp huyện Tân Yên Hiện nay, diện tích tự nhiên 240 km (gồm 21 xã 02 thị trấn, trụ sở Huyện uỷ, HĐND, UBND huyện đặt thị trấn Vôi) Dân số huyện 190.000 người, số người độ tuổi lao động chiếm 45% Lạng Giang vùng đất giàu truyền thống văn hoá, lịch sử với nhiều lễ hội.Nơi cịn có Giã Hương nghìn năm tuổi, địa điểm đến thăm quan nhiều du khách So với huyện, thành phố tỉnh, huyện Lạng Giang có vị trí địa lý tương đối thuận lợi, có số trục đường giao thơng quan trọng Quốc gia chạy qua (đường bộ, đường sắt, đường thuỷ) Thị trấn Vôi, thị trấn Kép cách thành phố Bắc Giang 20km cách thủ đô Hà Nội 70km tính theo đường tơ, nằm Quốc lộ 1A đường sắt Hà Nội - Lạng Sơn lên cửa Quốc tế Đồng Đăng, nơi giao lưu bn bán sầm uất nay, vị trí thuận lợi thực chiến lược hành lang, vành đai kinh tế Chính phủ việc hợp tác kinh tế với Trung Quốc đặc biệt hành lang kinh tế Nam Ninh (Trung Quốc) - Lạng Sơn - Hà Nội Hải Phòng vào hoạt động để phát triển sản xuất hàng hoá giao lưu kinh tế tỉnh, nước quốc tế Thị trấn Kép nơi thuận lợi xây dựng cảng cạn cho tỉnh Đông bắc Quốc lộ 31 từ thành phố Bắc Giang qua xã Thái Đào, Đại Lâm Lạng Giang sang huyện Lục Nam, Lục Ngạn, Sơn Động, Đình Lập (Lạng Sơn) gặp Quốc lộ 4A cảng Mũi Chùa, Tiên Yên nối với UBND huyện Lạng Giang nhiệm kỳ 2005 - 2010 quan Hành Nhà nước địa phương chịu lãnh đạo toàn diện huyện uỷ, đạo lãnh đạo thống UBND Tỉnh Tổ chức, Chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND huyện, đạo hoạt động xã, thị trấn phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định UBND Quyết định, Chỉ thị, văn quản lí Nhà nước theo thẩm quyền tổ chức thực kiểm tra việc thi hành văn CHƯƠNG LÝ LUẬN CƠ SỞ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN LẠNG GIANG, BẮC GIANG 1.1 Lý luận sở 1.1.1 Khái niệm văn phòng Trên thực tế văn phòng tồn thực thể nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau, mà có nhiều quan niệm văn phòng: - Tiếp cận theo phương diện tổ chức, văn phòng đơn vị cấu thành tổ chức bao gồm yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực chức năng, nhiệm vụ giao theo định hướng hoạt động chung tổ chức - Tiếp cận theo chức tổ chức, văn phòng thực thể tồn để thực hoạt động tham mưu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức - Tiếp cận theo tính chất hoạt động, văn phịng thực thể tồn để thực việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành nhà quản trị Với cách tiếp cận khác thấy cách tiếp cận theo chức bao qt nhất, mà khái niệm văn phịng hiểu khái quát sau: Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức 1.1.2 Vị trí, vai trị văn phịng 1.1.2.1.Vị trí văn phịng Văn phịng coi vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành cấp, phận tổ chức 1.1.2.2.Vai trò văn phòng - Văn phịng trung tâm thực q trình quản lý điều hành đơn vị - Là nơi tiếp nhận tất mối quan hệ, quan hệ đối ngoại - Là máy làm việc nhà lãnh đạo - Là trung tâm khâu nối hoạt động quản lý điều hành tổ chức - Là cầu nối chủ thể quản lý với đối tượng tổ chức - Là người dịch vụ tổng hợp cho hoạt động đơn vị nói chung, nhà lãnh đạo nói riêng 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Lạng Giang, Bắc Giang 1.2.1 Cơ cấu tổ chức * Thường trực UBND huyện Lạng Giang - Đ/c Vũ Văn Hùng - Chủ tịch UBND huyện - Đ/c Phạm Thị Xuyến - Phó chủ tịch UBND huyện - Đ/c Nguyễn Văn Nghĩa - Phó chủ tịch UBND huyện - Đ/c Ngơ Minh Đồn - Phó chủ tịch UBND huyện * Các thành viên UBND huyện Lạng Giang - Đ/c Đỗ Công Minh - Trưởng Công an huyện - Đ/c Nguyễn Mạnh Thắng - Chỉ huy trưởng BCH Quân huyện - Đ/c Đặng Đình Hoan - Chánh văn phịng - Đ/c Đỗ Danh Kiểm - Trưởng phịng Nơng nghiệp PTNT - Đ/c Trần Xuân Cường - Chánh Thanh tra * Các phòng ban UBND huyện Văn phịng HĐND, UBND Phịng Tài - Kế hoạch Phòng Nội vụ 10 Phòng Kinh tế Hạ tầng Phòng Giáo dục Đào tạo 11 Phòng Tài ngun mơi trường Phịng Văn hóa Thơng tin 12 Phịng Nơng nghiệp PTNT Phịng Lao động Thương binh Xã hội 13 Phòng Tư pháp Trung tâm Phát triển quỹ đất 14 Ban quản lý dự án huyện Đài truyền huyện 15 Hội chữ thập đỏ Thanh tra huyện 16 Phòng y tế * Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang (Phụ lục 1) 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Lạng Giang, Bắc Giang Về chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn cua UBND huyện quy định từ điều 97 tới điều 107 Luật Tổ chức HĐND – UBND năm 2003 Trách nhiệm, phạm vi giải công việc UBND huyện Lạng Giang quy định Điều quy chế làm việc UBND huyện Lạng Giang: Điều Trách nhiệm, phạm vi giải công việc Ủy ban nhân dân huyện Ủy ban nhân dân huyện giải công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy định Luật Tổ chức Hội đông nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003 Ủy ban nhân dân huyện thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề quy định Điều 124 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003 vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân huyện Cách thức giải công việc Ủy ban nhân dân huyện: a) Thảo luận tập thể nghị vấn đề phiên họp Ủy ban nhân dân huyện; b) Đối với số vấn đề yêu cầu cấp bách không thiết phải tổ chức thảo luận tập thể, theo đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện (sau gọi chung Văn phịng) gửi tồn hồ sơ phiếu lấy ý kiến đến thành viên Ủy ban nhân dân huyện để xin ý kiến Hồ sơ gửi lấy ý kiến thành viên Ủy ban nhân dân huyện áp dụng theo quy định Điều 14 Quy chế Các nghị tập thể Ủy ban nhân dân huyện thơng qua có q nửa số thành viên Ủy ban nhân dân huyện đồng ý Trường hợp xin ý kiến thành viên Ủy ban nhân dân huyện hình thức Phiếu lấy ý kiến thì: - Nếu vấn đề nửa thành viên Ủy ban nhân dân huyện đồng ý, Văn phịng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện định báo cáo phiên họp Ủy ban nhân dân huyện gần nhất; - Nếu vấn đề không nửa số thành viên Ủy ban nhân dân huyện đồng ý Văn phịng báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện định việc đưa thảo luận phiên họp Ủy ban nhân dân huyện 1.3 Cơ cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang 1.3.1 Cơ cấu tổ chức *Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạng Giang - Chánh văn phòng: ơng Đặng Đình Hoan - Phó văn phịng: ơng Nguyễn Ngọc Hải ông Nguyễn Xuân Tiến - Các phận Văn phòng + Phòng Văn thư, + Phòng Lưu trữ + Phòng Tổng hợp + Phòng Tài chính-Kế tốn + Bộ phận Bảo vệ, đội xe + Bộ phận Quản trị + Bộ phận cửa * Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng (Phụ lục 2) 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phịng HĐND-UBND huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang 1.Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm UBND huyện Đôn đốc kiểm tra quan chuyên môn cấp huyện, UBND xã, thị trấn thực chương trình, kế hoach cơng tác UBND Chủ tịch UBND huyện theo quy định pháp luật; theo dõi, đụn đốc kiểm tra phối hợp quan chuyên môn cấp huyện, UBND xã, thị trấn thực nhiệm vụ giao Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo điều hành Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy định pháp luật Tổng hợp tình hình hoạt động UBND huyện, quan, UBND xã, thị trấn Kinh tế, Xã hội, ANQP địa phương Thực công tác tổng hợp thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật Chuẩn bị điều kiện tổ chức phiên họp, buổi làm việc UBND, Chủ tịch UBND huyện Trình UBND huyện định, phê duyệt, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng HĐND-UBND huyện Chủ trì soạn thảo Đề án, dự thảo văn theo phân công Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn cấp huyện, UBND xã, thị trấn; soạn thảo, chuẩn bị đề án, văn phân cơng phụ trách Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, dự thảo văn quan chuyên môn cấp huyện, UBND xã, thị trấn trước trình UBND Chủ tịch UBND huyện xem xét định Tham mưu giúp Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Uỷ ban MTTQ, đoàn thể nhân dân cấp huyện, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh quan, tổ chức tỉnh, Trung ương đóng địa bàn huyện Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị UBND huyện; văn quy phạm pháp luật quan Nhà nước cấp có liên quan Tham mưu phối hợp với quan chức theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thực văn quan chuyên môn cấp huyện, UBND xã, thị trấn Tham mưu ban hành văn UBND, Chủ tịch UBND huyện trình tự, thể thức quy định; đảm bảo hoạt động thông tin bảo mật hành chính, tin học hố hành nhà nước UBND huyện Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực công tác cải cách hành Nhà nước thuộc phạm vi Văn phũng HĐND-UBND huyện 10 Hướng dẫn cán phụ trách hành quan chuyên môn cấp huyện, cán Văn phòng thống kê UBND xã, thị trấn nghiệp vụ hành chính, tin học hố quản lý hành theo quy định pháp luật 11 Giải khiếu nại, tố cáo thực cơng tác phịng chống tham nhũng, lãng phí phạm vi quản lý Văn phòng HĐND-UBND huyện theo quy định pháp luật phân công Chủ tịch UBND huyện 12 Tham mưu xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phịng HĐND-UBND huyện 13 Quản lý tổ chức máy, biên chế công chức, viên chức tài sản, trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật giao theo quy định pháp luật phân cấp quản lý UBND huyện 14 Thực nhiệm vụ khác Thường trực HĐND, Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND huyện giao Tại điều 3, điều 4, điều 5, điều thuộc chương II Quy chế làm việc Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạng Giang quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chánh văn phịng, phó phòng, phòng ban cán bộ, nhân viên Văn phịng 1.4 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động cơng tác văn phịng UBND huyện Lạng Giang Văn phòng máy giúp việc cho Lãnh đạo quan, phận vơ quan trọng để trì hoạt dộng quan.Khơng có Văn phịng quan khó thực nhiệm vụ mình.Văn phịng tham mưu cho lãnh đạo cấp việc điều hành công việc quan Cũng giống quy định Văn phịng nói chung, Văn phịng UBND huyện Lạng Giang mang chức tương tự có tầm quan trọng to lớn hoạt động quản lý Văn phòng UBND huyện Lạng Giang có chức là: -Tham mưu tổng hợp; - Quản lý hậu cần Văn phịng có vị trí, vai trị quan trọng đối UBND huyện Lạng Giang Nhìn chung cơng tác tham mưu tổng hợp, đảm bảo hậu cần văn phịng thực tương đối tốt, văn phịng ln thực tốt nhiệm vụ giao Hàng năm Văn phòng tham mưu hàng trăm kế hoạch, báo cáo văn đạo, nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý quan - Văn phòng tổng hợp, xử lý thơng tin tình hình hoạt động quan, nghiên cứu đề suất với lãnh đạo giải xử lý - Tham mưu việc xây dựng máy văn phòng, xấy dựng quy chế hoạt động quan… Ví dụ: Quy chế làm việc Văn phòng, Quy chế làm việc UBND huyện Lạng Giang - Tổ chức hệ thống thông tin liên lạc tiếp dân, khác hàng Ví dụ: Đã có Bộ phận cửa hàng ngày tổ chức tiếp dân, hướng dẫn vấn đề mà dân thắc mắc - Tham mưu việc đánh giá hoạt động thi đua khen thưởng quan - Tham mưu việc soạn thảo xem xét quy trình thể thức văn Việc thực chức giúp việc bảo đảm hậu cần diễn tốt.Văn phịng có phận Quản trị chuyên công tác đảm bảo hậu cần Bộ phận Quản trị gồm có người phân cơng trách nhiệm, công việc cụ thể - Một người đảm bảo vệ sinh công cộng sân bãi, nhà vệ sinh UBND huyện - Hai người lại giữ vai trò tổ chức phục vụ buổi họp, tiếp khác lãnh đạo cấp chuẩn bị phòng họp, nước uống, chè, điện, sở vật chất … Ngồi ra, văn phịng UBND huyện Lạng Giang đảm nhiệm số nhiệm vụ sau: - Xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ UBND huyện Lạng Giang - Tổ chức hội nghị (hội thảo họp) UBND huyện Lạng Giang - Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan - Đánh giá công tác triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa cơng sở UBND huyện Lạng Giang Hiện cơng tác văn phịng UBND huyện Lạng Giang tổ chức thực theo quy trình có khoa học CHƯƠNG NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU NHƯỢC ĐIỂM TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN LẠNG GIANG 2.1Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm cơng tác văn phịng UBND huyện Lạng Giang Qua chuyến thực tế UBND huyện Lạng Giang, chúng rút nhận xét ưu điểm cơng tác văn phịng sau: Cơng tác văn phịng nhìn chung thực tốt, có tiên đáng kể, cụ thể - Công tác hậu cần: quan ý đến công tác hậu cần Công tác hậu cần bao gồm công việc đảm bảo sở vật chất (điện, nước, máy tính, máy fax, phịng làm việc, phịng họp…) Hiện nay, quan có người phụ trách cơng tác hậu cần.Những nhân viên làm việc đạo Chánh văn phòng - Ứng dụng tin học văn phòng làm việc: Hầu hết phòng ban UBND huyện Lạng Giang trang bị máy tính làm việc với máy tính Hàng năm, quan cử đội ngũ cán mà đặc biệt cán trẻ tuổi tập huấn việc ứng dụng tin học vào cơng tác văn phịng - Nghiệp vụ văn phòng coi trọng ý đổi công tác văn thư, lưu trữ… + Văn đi: hình thức, thể thức thực theo quy định nhà nước mà cụ thể Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành Về nội dung, hầu hết văn đáp ứng yêu cầu đặt quan.Văn khơng có ngày tháng, thiếu chữ ký khơng cịn tồn + Quản lý sử dụng dấu Được quy định Quy chế làm việc Văn phòng Con dấu quan, dấu Văn phòng giao cho cán Văn thư phụ trách quản lý sử dụng Trong thời gian thực tế Phòng Văn thư chúng thấy rằng, dấu quan dấu Văn phòng cán Văn thư cất giữ cẩn thận, khơng cho cầm chìa khóa tủ dấu, đâu mang theo chìa khóa tủ dấu Sử dụng dấu chỗ, nơi không mang dấu nhà + Văn thường lưu lại gốc văn thư quan, xếp theo trật tự văn ban hành trước xếp xuống dưới, ban hành sau xếp lên trên, đưa vào cặp dây để bảo quản trước đưa vào lưu trữ quan + Đối với văn đến văn thư kiểm tra cẩn thận trước chuyển giao văn đến đối tượng xử lý Các văn đến có mang dấu mật văn thư lưu giữ cẩn thận Đã có sổ đăng ký văn mật đến Còn văn gửi đến qua mạng văn thư in scan vào máy tính sau chuyển đến đối tượng giải công việc + Các văn đến văn đăng ký vào sổ, scan lưu máy tính Giúp tiết kiệm thời gian tra tìm, giữ khối lượng lớn văn + Tổ chức quản lý văn đến làm cẩn thận, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan thực nghiêm túc + Đăng ký văn bản: loại văn đăng ký vào sổ riêng + Công tác lưu trữ: Có cán phụ trách công tác lưu trữ quan, kho lưu trữ bố trí tầng 2, có giá đỡ, xa với nguồn nước… đảm bảo cho công tác lưu giữ bảo quản hồ sơ, tài liệu quan + Văn thư trang bị đủ máy tính, máy Scan, máy hủy tài liệu, máy in - Công tác tổ chức hội họp: thực tương đối tốt, hầu hết buổi hội họp đạt kết mục tiêu đặt Việc chuẩn bị, thực phục vụ sau hội họp phân công rõ ràng, không chồng chéo công việc, không đưa đẩy trách nhiệm Ví dụ: + Việc soạn thảo văn bản, chuẩn bị tài liệu cho hội họp thuộc Phòng Tổng hợp; + Văn thư có trách nhiệm đăng ký văn bản, đóng dấu văn bản, nhân văn phát hành văn bản, theo dõi trình chuyển giao văn lưu văn bản; + Bộ phận Quản trị có trách nhiệm đảm bảo hậu cần ( điện, nước, điều hòa, phòng họp, máy chiếu…); + Phòng Tài chính-Kế tốn chịu trách nhiệm nguồn tài phục vụ hội họp… - Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan thực cách nghiêm túc theo kế hoạch đề Việc chuẩn bị, tổ chức chuyến công tác phân cơng cụ thể Ví dụ: việc chuẩn bị tài thuộc Phịng Tài chính-Kế tốn, chuẩn bị người lái xe thuộc phận bảo vệ đội xe… 2.2Nhận xét, đánh giá chung nhược điểm cơng tác văn phịng UBND huyện Lạng Giang Bên cạnh thành công đạt trên, cơng tác văn phịng quan gặp khơng khó khăn cần khắc phục kịp thời - Công tác kiểm tra chưa chặt chẽ, ý thức số cán kém, làm cịn tâm vào cơng việc, cịn chơi điện tử, ăn uống làm việc - Trình độ văn thư cịn thấp, mức cao đẳng, phải học thêm, số cán không làm chuyên ngành - Một số văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày… số lượng cịn khắc phục kịp thời - Một số máy móc trang thiết bị văn phòng kém, lạc hậu máy tính cịn khơng sử dụng sử dụng lâu chưa thay mới, máy Scan nhiều lúc không ken được…khiến cho việc lưu Scan văn chậm - Máy fotocopy để xa phịng văn thư có người phụ trách fotocopy tài liệu nên việc nhân tài liệu để chuyển giao văn chậm khoảng cách nhân viên pho-to nhiều lúc vắng nên không pho-to phải dùng tới máy in - Văn phòng chưa trang bị máy fax mà đặc biệt phịng Văn thư - Việc áp dụng cơng nghệ thơng tin chưa đồng bộ: công tác văn thư, đăng ký văn văn đến trang bị máy tính cơng tác lưu trữ hồ sơ tài liệu khơng trang bị máy tính, tra tìm thủ cơng nên tìm tài liệu nhiều thời gian, cơng sức…nhiều trường hợp khơng tìm thấy văn Nhân viên lưu trữ kiêm nhân viên fotocopy tài liệu nên nhiều cịn khơng đáp ứng nhu cầu cơng việc - Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ chưa phổ biến - Phịng lưu trữ ln ln tình trạng đóng cửa, có đề nghị tìm tài liệu mở, nhân viên lưu trữ nhiều thái độ người đến tìm tài liệu - Cán Văn thư cho người khác đóng dấu nên dấu đóng khơng chuẩn, dấu chưa trùm lên 1/3 chữ ký, dấu đóng cịn nghiêng CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG - Sự quan tâm lãnh đạo vấn đề: văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản,…Cần ý tới cơng tác hành hơn, nâng cao hiệu quản lý hoạt động - Thực tốt chế độ cán bộ, nhân viên Văn phòng chế độ nghỉ phép, nghỉ thai sản, nghỉ ngày lễ - tết,… Cần quan tâm cán nhân viên, luôn lắng nghe nguyện vọng yêu cầu nhân viên - Hiện nay, cán làm công tác lưu trữ có người nên cần bổ sung thêm nhân viên để hoạt động quản lý tài liệu văn tốt - Nâng cao trình độ cho cán bộ, nhân viên đặc biệt nhân viên văn thư lưu trữ: Tạo điều kiện cho cán học, bổ sung kiến thức cho cán bộ, nhân viên Thường xuyên mở lớp tập huấn giúp cho cán bộ, nhân viên tiếp thu kiến thức chủ trương sách Đảng Nhà nước - Đổi phương thức tra tìm tài liệu lưu trữ, cung cấp phương tiện mới, đại phịng lưu trữ để tìm kiếm bảo vệ tài liệu - Tổ chức, cử cán học bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ soạn thảo văn - Hiện đại hóa Văn phịng quan qua việc: + Kế hoạch thay máy móc cũ Hiện nay, hệ thống máy móc Văn phòng hầu hết cũ lạc hậu nên cần bổ sung, thay máy móc mới, đáp ứng nhu cầu phát triển xã hội Như thay hệ thống máy tính phịng, cung cấp máy fax, máy fotocopy thay máy scan, máy in cho phòng Văn thư để đảm bảo cho hoạt động hành diễn nhanh chóng, xác đạt hiệu cao + Hiện đại hóa người Bên cạnh việc bổ sung, thay máy móc, trang thiết Văn phịng cần mở lớp tập huấn cho cán bộ, nhân viên để họ tiếp thu với kiến thức tiếp cận sử dụng thành thạo trang thiết bị văn phòng đại Thường xuyên cử cán học để nâng cao tay nghề chất lượng làm việc, làm quản lý + Xây dựng Văn phòng theo hướng đại phù hợp với q trình cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Trên ý kiến đóng góp chúng chúng tơi tháng thực tế Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạng Giang với mong muốn cơng tác Văn phịng Văn thư-Lưu trữ quan ngày tốt để góp phần đưa Uỷ ban thành huyện lớn mạng tỉnh Bắc Giang./ KẾT LUẬN Sau thời gian tìm tịi nghiên cứu qua sách vở, tiểu luận nhóm ưu nhược điểm cơng tác quản trị văn phịng UBND huyện Lạng Giang, Bắc Giang Trên sở chúng tơi đưa đề xuất cho cơng tác văn phịng để hồn thiện tốt cơng việc văn phịng tài UBND huyện Lạng Giang, Bắc Giang PHỤ LỤC PHỤ LỤC SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN LẠNG GIANG CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH VP HĐND UBND Phòng Nội vụ Phòng GD & ĐT Trung tâm PT quỹ đất Phịng Tài - Kế hoạch Phịng Văn hóa Thơng tin Phịng Kinh tế hạ tầng Phòng lao động TB & XH Ban quản lý dự án huyện Phịng Tài ngun mơi trường Phịng Tư pháp Đài truyền Phịng Nơng nghiệp& PTNT Thanh tra huyện Hội chữ thập đỏ Phòng y tế PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LẠNG GIANG Phịng tổng hợp Phó Văn phịng Phòng Văn thư Phòng lưu trữ Chánh Văn phòng Phòng Tài chínhKế tốn Bộ phận tạp vụ Phó Văn phịng Bộ phận cửa Bộ phận bảo vệ, đội xe