PHẦN MỞ ĐẦU1Chương 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN THẠCH THẤT41.1. Vị trí, vai trò của UBND huyện Thạch Thất41.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thạch Thấ41.2.1. Chức năng41.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn51.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất7Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở UBND HUYỆN THẠCH THẤT92.1. Công tác quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ92.2. Hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ10.3. Phân công trách nhiệm và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ122.4. Công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất142.4.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan142.4.2. Tình hình kiểm tra rà soát và hệ thống văn bản quản lý của cơ quan152.4.3. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến:162.4.4. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi:172.4.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu:192.4.6. Công tác giao nộp tài liệu:192.5. Công tác lưu trữ tại UBND huyện Thạch Thất20Chương 1. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ243.1. Đánh giá về công tác Văn thư, Lưu trữ tại UBND huyện Thạch Thất243.1.1. Ưu điểm243.1.2. Nhược điểm243.2. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ25KẾT LUẬN28DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO29 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮTSttTừ viết tắtNghĩa của từ viết tắt1HĐNDHội đồng nhân dân2UBNDỦy ban nhân dân3VTLTVăn thư lưu trữ PHẦN MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tàiNgày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Chính vì vậy, Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia. Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo quản lý, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Vì vậy nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hóa; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ , nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. Công tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu; và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích xứng đáng của xã hội, của mỗi con người. Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của cơ quan. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư Lưu trữ. Cho nên tôi đã chọn nội dung “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Thạch Thất và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện những biện pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan” làm đề tài.2. Mục đích nghiên cứu Hiện nay, cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệu quả tối ưu nhất.Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.3. Đối tượng nghiên cứuĐể công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong UBND huyện là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp và phải khoa họcLàm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: Năng xuất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan, nếu làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức và bộ máy nhà nước nói chung và UBND huyện nói riêng.Công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả công việc của mỗi cơ quan, tổ chức.4. Phạm vi nghiên cứuỞ một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thưlưu trữ. Cán bộ viên chức chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư lưu trữ.Mong thông qua đề tài này sẽ giúp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Thạch Thất.5. Phương pháp nghiên cứuTrong suốt quá trình nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Thạch Thất và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện những biện pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan” tôi đã sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau như: Điều tra thực tế, quan sát, tổng hợp tài liệu liên quan đến đề tài, thống kê và và phân tích, đánh giá các số liệu thu thập được trong thời gian nghiên cứu.6. Kết cấu của tiểu luậnNgoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, báo cáo của tôi gồm 03 nội dung chính:Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thạch ThấtChương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thạch ThấtChương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ Chương 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT VÀ THAM MƯU CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN THỰC HIỆN NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Mã phách: Quản lý Nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ …………………………………………………… HÀ NỘI - 2021 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt HĐND UBND VTLT Nghĩa từ viết tắt Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Văn thư lưu trữ PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Chính vậy, Đảng Nhà nước ta ln đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ tài liệu lưu trữ quốc gia Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thơng tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo quản lý, điều hành công việc quan, tổ chức Vì làm tốt cơng tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hóa; giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ , nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Công tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu; tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Mục đích cao cơng tác lưu trữ hướng tới việc phục vụ lợi ích xứng đáng xã hội, người Nội dung nhiều tài liệu lưu trữ chứa đựng học kinh nghiệm quý báu trình phát triển quốc gia, quan Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ Cho nên tơi chọn nội dung “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Thạch Thất tham mưu cho lãnh đạo quan thực biện pháp để nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan” làm đề tài Mục đích nghiên cứu Hiện nay, cán làm công tác văn thư lưu trữ phụ trách trực tiếp cơng việc cịn thờ ơ, khơng nắm hết kỹ để giải công việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Đối tượng nghiên cứu Để công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn UBND huyện công tác quan trọng, địi hỏi người làm cơng tác phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp phải khoa học Làm tốt công tác văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: Năng xuất, chất lượng hiệu quan, làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức máy nhà nước nói chung UBND huyện nói riêng Cơng tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc hàng ngày, tới chất lượng hiệu công việc quan, tổ chức Phạm vi nghiên cứu Ở đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư-lưu trữ Cán viên chức chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư - lưu trữ Mong thông qua đề tài giúp nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Thạch Thất Phương pháp nghiên cứu Trong suốt trình nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Thạch Thất tham mưu cho lãnh đạo quan thực biện pháp để nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan” sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác như: Điều tra thực tế, quan sát, tổng hợp tài liệu liên quan đến đề tài, thống kê và phân tích, đánh giá số liệu thu thập thời gian nghiên cứu Kết cấu tiểu luận Ngoài phần Mở đầu, Kết luận Phụ lục, báo cáo tơi gồm 03 nội dung chính: Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Thạch Thất Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Thạch Thất Chương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ Chương CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN THẠCH THẤT 1.1 Vị trí, vai trị UBND huyện Thạch Thất Huyện Thạch Thất nằm phía Tây thủ Hà Nội, cách thành phố khoảng 30km, có diện tích 20.250,84 ha, dân số 176.056 người, có 22 xã 01 thị trấn Huyện có quốc lộ 32 chạy qua phía Bắc, đường Hồ Chí Minh (quốc lộ 21A cũ) phía Tây, đường Láng - Hồ Lạc phía Nam, tỉnh lộ 419, tỉnh lộ 420 chạy dọc huyện tạo mạng lưới giao thông thuận lợi cho phát triển kinh tế giao lưu với bên Thach Thất nằm vùng phát triển Thủ phía Tây với nhiều dự án Trung ương, thành phố nằm địa bàn huyện triển khai :Khu Công nghệ cao Hồ Lạc, Đại học quốc gia Hà Nội, chuỗi thị Miếu Mơn – Xn Mai-Hồ Lạc- Sơn Tây, khu Công nghiệp Thạch Thất-Quốc Oai, Khu đô thị Ngọc Liệp-Đồng Trúc, dự án mở rộng hoàn thiện Đường Láng – Hồ Lạc Bên cạnh đó, Thạch Thất huyện có nhiều di tích lịch sử văn hố như: Đình, Chùa, Quan, Miếu, Văn Nhân dân huyện có đóng góp to lớn cho nghiệp đấu tranh, giải phóng dân tộc, xây dựng bảo vệ Tổ quốc Những năm gần đây, huyện Thạch Thất không ngừng đổi lên với nhà máy, doanh nghiệp, khu du lịch đường giao thông thuận lợi, đời sống nhân dân cải thiện tương lai Thạch Thất có vị trí quan trọng chiến lược phát triển thành phố Hà Nội nói chung huyện nói riêng về: Kinh tế Văn hóa - Giáo dục 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Thạch Thấ 1.2.1 Chức Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất quan hành nhà nước địa phương, quan chấp hành HĐND huyện, chịu lãnh đạo toàn diện Huyện ủy, đạo, lãnh đạo thống UBND thành phố Hà Nội, thực chức quản lý nhà nước tất lĩnh vực; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy định rõ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003 UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Căn vào Mục 2, chương IV Luật Tổ chức HĐND- UBND (sửa đổi) Quốc hội thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003 UBND huyện Thạch Thất có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: a Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình UBND thành phố phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách địa bàn: Dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình, tốn ngân sách địa phương - Tổ chức thực ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách, kiểm tra Nghị Quyết HĐND xã, thị trấn việc thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật - Phê chuẩn kinh tế - xã hội xã, thị trấn b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai: - Xây dựng, trình HĐND cấp thơng qua chương trình khuyến khích, phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương thực chương trình - Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thủy sản - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất với cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: - Tham gia với UBND thành phố việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện, quản lý việc thực quy hoạch xây dựng phê duyệt - Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: - Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, du lịch dịch vụ địa bàn f Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thơng tin thể dục thể thao: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thơng tin, y tế, thể dục thể thao, phát truyền hình địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề, tổ chức trường mầm non - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế: Quản lý trung tâm, trạm y tế, bảo vệ, chăm sóc bà mẹ trẻ em, thực sách dân số, kế hoạch hóa gia đình g Trong lĩnh vực khoa học cơng nghệ, tài nguyên môi trường: - Áp dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương - Tổ chức bảo vệ mơi trường, phịng, chống, khắc phục hậu sau bão lụt - Kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa địa bàn huyện h Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội: - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phịng tồn dân; quản lý lực lượng dự bị động viên địa phương - Tổ chức đăng ký, khám, tuyển nghĩa vụ quân sự, định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm quy định pháp luật - Tổ chức thực nghĩa vụ giữ gìn an ninh trật tự an tồn xã hội, thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội 1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất Hiện tại, UBND huyện Thạch Thất gồm có 08 thành viên, có Chủ tịch UBND huyện, 04 Phó Chủ tịch UBND huyện 03 Uỷ viên UBND huyện Về máy: Căn Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Hiện nay, UBND huyện Thạch Thất có 13 phịng 09 đơn vị nghiệp 13 phịng chun mơn : Văn phòng HĐND-UBND huyện Thạch Thất Phòng Nội vụ huyện Phòng Lao động –TB xã hội huyện Phịng Tài – Kế hoạch Phịng Giáo dục Đào tạo Phịng Văn hố – Thơng tin Phịng Tư pháp Thanh tra huyện Phịng Y tế 10 B6: Trình lãnh đạo quan phê duyệt ký ban hành văn brn B7: Chuyển văn xuống văn thư quan đăng ký văn ban hành ghi số ngày tháng văn B8: Sao in văn phát hành B9: Văn thư đóng dấu phát hành văn 2.4.2 Tình hình kiểm tra rà sốt hệ thống văn quản lý quan Kiểm tra, rà soát văn thao tác kỹ thuật nghiệp vụ nhằm xem xét lại văn ban hành, phát sai sót thể thức, nội dung văn bản, phát văn ban hành trái pháp luật UBND huyện Thạch Thất quan hành nhà nước địa phương văn ban hành chủ yếu văn quản lý hành nhà nước Việc kiểm tra rà sốt văn tiến hành từ văn ban hành, q trình kiểm tra nội dung văn thủ trưởng đơn vị soạn thảo, kiểm tra thể thức Chánh văn phòng Các văn sai thể thức có nội dung không phù hợp trả đơn vị soạn thảo đề soạn thảo lại cho Ngoài văn sai thể thức Chánh văn Phịng phê duyệt bị trả lại văn thư kiểm tra để đóng dấu phát hành Tuy nhiên, tình hình kiểm tra rà sốt văn chưa lãnh đạo UBND, lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND coi trọng thực Các văn sai thể thức ban hành tồn nhiều, cán Văn thư phát sai sót nhắc nhở chuyên viên soạn thảo đóng dấu phát hành không trả lại văn quy định Vì vậy, văn UBND huyện ban hành có nhiều trường hợp sai thể thức Ngoài ra, vào thời điểm nhát định UBND huyện Thạch Thất tổ chức đợt kiểm tra tổng thể quan tất mặt có văn Tuy nhiên đợt kiểm tra mức tổng quát, không sâu sát vào kiểm tra văn nên phát triển sai sót khơng có hiệu 18 Hệ thống hóa văn việc xếp văn thành hệ thống thống Tại UBND huyện Thạch Thất việc hệ thống hóa văn thực văn thư quan Các văn ban hành lưu lại gốc văn thư 2.4.3 Tổ chức giải quản lý văn đến: Văn đến tất văn từ quan, đơn vị, cá nhân bên gửi đến quan qua nhiều đường khác trực tiếp cán họp mang qua đường bưu điện… Quy trình tiếp nhận giải văn đến UBND phường tuân theo trình tự quy định rõ rãng cụ thể Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 UBND thành phố Hà Nội việc ban hành Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội, định số 10/QĐ-UBND ngày 09 tháng 01 năm 2006 UBND huyện ban hành quy định việc tiếp nhận, xử lý ban hành văn gồm bước sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Trình, chuyển giao văn đến - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Khi nhận văn đến từ nguồn khác nhau, văn thư quan có trách nhiệm kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) … Tiếp đó, văn thư tiến hành bóc bì phân loại sơ văn đến Việc bóc bì phân loại văn đảm bảo tính xác nhanh chóng Các văn đến trình lãnh đạo đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến Sau đó, văn thư tiến hành Scan văn vào sổ quản lý chương trình Edocman Cuối tháng, văn thư in đóng thành sổ Đó sổ đăng ký công văn đến Bước 2: Chuyển giao văn đến: 19 Tất văn quan làm gửi tới đối tượng liên quan phải thực nguyên tắc chuyển giao, kịp thời, xác đối tượng Văn có 02 loại: loại gửi nội UBND huyện loại gửi cho quan cấp trên, quan có liên quan Nếu chuyển giao nội khơng cần làm bì, cịn chuyển giao qua bưu điện phải có bì riêng UBND huyện có mẫu sổ theo quy định Nhà nước đề Tuy nhiên, thiếu sổ chuyển giao văn nội nên việc thống kê số lượng văn gửi cho ban nghành, đoàn thể năm cịn gặp nhiều khó khăn Mỗi văn quan làm để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý giữ gốc để lưu Bản lưu dùng để làm pháp lý phục vụ cho việc tra tìm cần thiết Các văn lưu văn gốc xếp theo số, ký hiệu Văn lưu UBND huyện cán Văn thư – Lưu trữ xếp gọn gàng khoa học nên thuận lợi cho việc tra tìm văn Văn lưu UBND huyện xếp theo tên loại văn bản: tập văn tương ứng với tên loại cụ thể Văn có số nhỏ, ban hành sớm xếp trước Văn có số lớn, ngày ban hành muộn xếp sau Tại Văn phịng UBND huyện, tập lưu hình thành vào cuối năm, cán Văn thư – Lưu trữ đưa văn lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục viết bìa tập lưu Tập lưu văn cán Văn thư – Lưu trữ xếp theo trật tự định sau đưa vào cặp, hộp xếp lên giá kho lưu trữ Bước 3: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Văn thư có trách nhiệm theo dõi đơn đốc đơn vị, cá nhân việc giải văn đến; xem xét toàn văn đến trực tiếp báo cáo Lãnh đạo UBND huyện văn quan trọng, khẩn cấp cần giải 2.4.4 Tổ chức giải quản lý văn đi: Các dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành thực theo Quy trình quản lý văn chương trình Edocman Với quy 20 trình này, văn quản lý từ bắt đầu soạn thảo hoàn thiện thủ tục chuyển phát văn Ở có xuất song song văn giấy văn điện tử Văn điện tử soạn thảo máy tính xong đẩy qua user người có thẩm quyền kiểm tra, chỉnh sửa cuối chuyển tới văn thư quan để làm thủ tục chuyển phát văn Đồng thời, tất văn bản, giấy tờ quan UBND huyện ban hành (gọi chung văn đi), sau có đầy đủ chữ ký người có thẩm quyền phải lấy số tập trung làm thủ tục gửi văn thư quan theo trình tự sau: a) Văn thư quan kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn b) Trường hợp có sai sót, kịp thời báo lại cho cán chun mơn phịng xử lý c) Ghi số, ngày, tháng lên văn d) Vào sổ văn − Vào sổ văn sổ giấy: gồm loại hợp đồng, văn văn mật e) Vào sổ văn chương trình TDOFFICE: Các văn cịn lại quản lý chương trình TDOFFICE, cuối tháng in đóng thành sổ để thuận tiện cho việc theo dõi tránh tình trạng thông tin liệu máy chủ f) Nhân g) Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật với văn thuộc loại khẩn, mật h) Lựa chọn bì, viết bì dán bì Đóng dấu mức độ khẩn, mật lên bì thư (nếu có) Để tiết kiệm việc chuyển văn đi, văn gửi địa đưa chung vào 01 bì Bì văn dán vào cuối buổi chiều (khoảng 3h 30 phút chiều) làm thủ tục chuyển phát văn g) Chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi: Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, nhân nội bộ, Chuyển phát văn qua đường bưu điện h) Lưu văn đi: Mỗi văn lưu 02 chính: 01 lưu văn thư quan, 01 lưu hồ sơ công việc cán chuyên môn trực 21 tiếp soạn thảo văn Bản lưu văn thư quan có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền xếp theo thứ tự đăng ký để thuận tiện cho việc tra tìm, sử dụng 2.4.5 Cơng tác quản lý sử dụng dấu: Việc quản lý sử dụng dấu quan thực theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 29/9/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu UBND huyện cán Văn thư – Lưu trữ quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt, có tủ bảo quản riêng Đảm bảo cho việc dấu đóng khơng bị đóng tràn lan, tránh tình trạng văn không thẩm quyền Các loại dấu: dấu quan UBND huyện, dấu tên, dấu chức danh, dấu công văn đến… 2.4.6 Công tác giao nộp tài liệu: Công tác giao nộp tài liêu vào Lưu trữ quan công tác mà sau năm làm việc ban nghành, đoàn thể phải lập hồ sơ cơng việc làm xong, đẻ đưa vào Lưu trữ lưu trữ quan, tạo nguồn nộp lưu cho lưu trữ lịch sử sau năm sau Đây hình thức thu thập tài liệu lưu trữ, nhằm lưu trữ tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài Đây cơng việc thường xun mà cán văn phòng làm giải cơng việc quản lý Việc lập hồ sơ hành UBND huyện nhìn chung quy định Cục Văn thư – Lưu trữ Tuy nhiên, số ban nghành chưa lập hồ sơ , tài liệu lộn xộn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu để nộp lưu trữ Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thực vào cuối năm 2.5 Công tác lưu trữ UBND huyện Thạch Thất UBND huyện Thạch Thất quan hành nhà nước địa phương, lĩnh vực liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ, tài liệu Trong trình hoạt động 22 UBND huyện có nhiều tài liệu hình thành khối tài liệu đưa vào bảo quản kho lưu trữ huyện Quy trình thực công tác lưu trữ UBND huyện thực tổng thể qua bảy nghiệp vụ cụ thể sau: Thứ nhất, phân loại tài liệu: Đây nghiệp vụ bảy nghiệp vụ lưu trữ, khâu quan trọng để tổ chức lưu trữ tài liệu cách khoa học Trên sở văn lưu văn thư, nhân viên văn thư tiến hành phân loại tài liệu cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu trữ UBND huyện lưu trữ tài liệu theo hình thức tập trung nên hầu hết tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Ủy ban UBND huyện phân loại tài liệu theo phương pháp phân loại chủ yếu: phân loại tài liệu lưu trữ theo đơn vị ban hành văn Loại hình tài liệu lưu trữ chủ yếu tài liệu hành Cách phân loại giúp cho UBND huyện tổ chức lưu trữ đơn giản dễ dàng thực Nhân viên lưu trữ kiêm nhiệm nhiều công việc nên công tác phân loại tài liệu tiến hành thực nhân viên lưu trữ giải xong cơng việc khác Tổ Chính vậy, cơng tác phân loại tài liệu lưu trữ UBND huyện chưa có kế hoạch cụ thể Thứ hai, xác định giá trị tài liệu: Nhân viên lưu trữ xác định giá trị tài liệu theo quy định Luật Lưu trữ Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thời hạn cần bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan sở lựa chọn để đưa vào bảo quản lưu trữ tài liệu có giá trị Cơng tác xác định giá trị tài liệu UBND huyện xác định phương pháp lập danh mục tài liệu cần lưu trữ năm Đối với tài liệu mang tính chất tham khảo sách, báo, tờ rơi bảo quản tạm thời sau tiến hành huỷ Những hồ sơ, tài liệu phản ánh hoạt động Ủy ban Đề án, Phương án, Kế hoạch, Báo cáo tổng kết,… lưu dài hạn lưu vĩnh viễn tùy theo loại 23 Thứ ba, thu thập, bổ sung tài liệu: Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ UBND huyện Thạch Thất quy định: công chức, viên chức lưu trữ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào kho lưu trữ quan Cụ thể: + Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu + Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập biên giao nhận tài liệu Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tuỳ theo đặc điểm khác cơng việc để lựa chọn cách xếp thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) Thời hạn nộp lưu hồ sơ: tài liệu 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc, sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán tài liệu xây dựng Các nguồn tài liệu lưu trữ thu thập, bổ sung chủ yếu từ đơn vị chuyên môn từ xã Tài liệu lưu trữ đơn vị chuyên môn xã giao nộp tài liệu vĩnh viễn Thứ tư, thống kê tra cứu tài liệu: Thống kê tài liệu lưu trữ sử dụng công cụ phương tiện chuyên mơn nghiệp vụ để nắm bắt xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình nhân viên hệ thống bảo quản công tác lưu trữ Đây khâu nghiệp vụ chuyên môn công tác lưu trữ, thống kê giữ vị trí quan trọng quản lý tài liệu lưu trữ Nhận thức vai trò quan trọng này, nhân viên văn thư làm nhiệm vụ thống kê xuất phát từ mục đích bảo vệ nguyên vẹn tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng tài liệu sở quy định cụ thể Để thực tốt công tác thống kê, UBND huyện, nhân viên văn thư xây dựng áp dụng số loại công cụ thống kê: mục lục hồ sơ, sổ đăng ký mục lục hồ sơ,… Trên sở số liệu thống kê nắm được, phịng lưu trữ xây dựng kế hoạch công tác cho khâu nghiệp vụ khác cách thích hợp 24 Thứ năm, chỉnh lý tài liệu: Đây nghiệp vụ có tính chất phức tạp, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng toàn khâu nghiệp vụ khác Trên sở lý thuyết, việc chỉnh lý tài liệu chia thành ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý, giai đoạn trực tiếp chỉnh lý giai đoạn tổng kết chỉnh lý Dựa theo quy định, UBND huyện thực tương đối đầy đủ bước giai đoạn chỉnh lý tài liệu Tuy nhiên, việc thực chỉnh lý số hạn chế: chưa có kế hoạch chỉnh lý; chưa có địa điểm chỉnh lý tài liệu phù hợp; vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu chưa thực Công tác thống kê, kiểm tra chỉnh lý làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị cịn chậm, xây dựng cơng cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu chủ yếu mục lục hồ sơ, chưa ứng dụng sở liệu quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu hệ thống máy tính Thứ sáu, bảo quản tài liệu: Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ văn phòng Hội đồng Nhân dân (HĐND) – UBND huyện nhân viên tự bảo quản đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu giao nộp vào kho lưu trữ UBND huyện Hiện nay, kho lưu trữ UBND huyện kho chuyên dụng, chưa đảm bảo yêu cầu kho lưu trữ, chưa trang bị thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: quạt thơng gió, máy hút ẩm, hệ thống phòng cháy chữa cháy,… UBND huyện Thạch Thất chưa áp dụng biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ chống ẩm, chống nấm mốc, chống trùng, chống chuột, … mà thay vào UBND huyện áp dụng phương pháp bảo quản phun thuốc Mục đích việc phun thuốc nhằm chống mối, song song với việc chống mối việc phun thuốc có tác dụng ngược lại làm tăng độ ẩm ướt kho dẫn đến tài liệu dễ bị nấm mốc, dễ bị hư hỏng, giảm tuổi thọ Ngoài ra, việc phun thuốc ảnh hưởng đến sức khỏe người sử dụng người trực tiếp quản lý kho lưu trữ Thứ bảy, khai thác, sử dụng tài liệu: Tài liệu lưu trữ UBND huyện Thạch Thất khai thác sử dụng thường xuyên, phục vụ nhu cầu công việc 25 đơn vị trực thuộc nhu cầu đáng khác Cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích đáng phải có giấy giới thiệu, tiến hành xin ý kiến lãnh đạo Ủy ban Độc giả không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy thông tin cơng cụ tra cứu chưa phép Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ gồm: - Nghiên cứu kho Phòng Văn thư - Những trường hợp đặc biệt nhu cầu sử dụng tài liệu ngồi Phịng Văn thư lãnh đạo Ủy ban có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu văn Hình thức tra tìm tài liệu lưu trữ trình khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu là: tra tìm mục lục văn tìm kiếm phần mềm M-office Bên cạnh đó, UBND huyện ban hành nội quy chặt chẽ số đối tượng việc sử dụng tài liệu lưu trữ, có nội quy chặt chẽ với tài liệu khác Một hạn chế khâu khai thác sử dụng tài liệu việc trang bị phịng đọc cho độc giả Ngồi ra, cơng tác tìm kiếm tài liệu kho lưu trữ tốn nhiều thời gian, chưa ứng dụng phần mềm chuyên dụng lưu trữ, tìm kiếm thơng tin 26 Chương MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 3.1 Đánh giá công tác Văn thư, Lưu trữ UBND huyện Thạch Thất 3.1.1 Ưu điểm - Về công tác soạn thảo ban hành văn nhìn chung theo thẩm quyền, thể thức theo quy định Nhà nước - Về khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo theo quy định quy trình nghiệp vụ nhà nước quan ban hành đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng nhanh chóng, xác, kịp thời nhằm phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng hoạt động quản lý Nhà nước UBND huyện - Về cở sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ đầu tư đầy đủ đam bảo thực quy trình nghiệp vụ giá, hộp đạt theo tiêu chuẩn Cục Văn thư – Lưu trữ, hệ thống phịng cháy chữa cháy, điều hịa, quạt thơng gió trang bị đầy đủ - Về nhân làm công tác văn thư, lưu trữ cán làm việc phịng Văn thư người có kinh nghiệm lâu năm đào tạo với trình độ trung cấp trở lên ứng dụng nhu cầu đặt công việc 3.1.2 Nhược điểm Cùng với ưu điểm cơng tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Thạch Thất tồn đọng số hạn chế sau: - Các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ cịn hạn chế khơng đáp ứng u cầu công việc cần sử dụng gấp - Việc bố trí cán văn thư chuyên trách nay lúc không đáp ứng nhu cầu công việc khối lượng văn cần tiếp nhận phát hành nhiều, gây áp lực cho cán làm công tác - Không gian phòng làm việc Phòng văn thư UBND huyện cịn chật hẹp hàng ngày có nhiều văn đến vần trình ký, xin ý kiến đạo giải người có thẩm quyền - Kho lưu trữ UBND huyện đặt tầng (tầng cao nhất) chưa phù hợp 27 3.2 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ Thứ nhất, giải pháp hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ: Xây dựng, ban hành quy định hướng dẫn nghiệp vụ để cụ thể hóa hướng dẫn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành; hướng dẫn việc thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Đối với quan, tổ chức cần vào quy định pháp luật hành để soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan văn hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế quan, tổ chức hướng dẫn hình thức thể thức văn bản; quy trình soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn đi, văn đến; hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, quy định thời hạn bảo quản tài liệu hoạt động quan; hướng dẫn thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; giao chức quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ thực tổ chức cụm kiểm tra chéo theo hướng dẫn UBND tỉnh Kết kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị thơng báo cho quan, tổ chức kiểm tra biết Định kỳ tổng kết công tác văn thư, lưu trữ, tỉnh cần tiến hành tổng kết công tác văn thư, lưu trữ phạm vi tỉnh để đánh giá kết đạt đề phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ biểu dương khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích việc thực tốt cơng tác văn thư, lưu trữ để ngành, cấp đến tham quan, học tập, trao đổi kinh nghiệm Thứ hai, giải pháp kiện toàn tổ chức máy biên chế văn thư, lưu trữ: Nội dung công tác văn thư, lưu trữ tổ chức thực nhiều phận quan Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận công việc như: 28 Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu Các công việc khác soạn thảo, ban hành văn lập hồ sơ công việc thực phận chuyên môn Bộ phận thực công tác lưu trữ quan thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu kết hợp xác định giá trị tài liệu; thống kê, bảo quản an toàn tài liệu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Như vậy, việc xây dựng kiện toàn tổ chức máy văn thư, lưu trữ chuyên trách quan, tổ chức cần phải thiết kế cho phù hợp với nội dung công việc nêu Hơn nữa, cơng tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với cơng tác hành nằm văn phòng nên thiết kế tổ chức văn thư, lưu trữ phải đặt tổ chức tổng thể cơng tác văn phịng mối quan hệ với tổ chức làm cơng tác hành Thứ ba, ban hành chế độ thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ: Để cán văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề phải có sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán văn thư, lưu trữ, cụ thể chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm ngành lưu trữ Ngoài ra, tính chất cơng việc địi hỏi đội ngũ cán văn thư, lưu trữ cần phải bố trí ổn định việc phân công nhiệm vụ cho cán văn thư, lưu trữ phải cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để cán văn thư, lưu trữ phát huy hết lực cho cơng việc Thứ tư, giải pháp nâng cao trình độ lực cho đội ngũ cán văn thư, lưu trữ: Hiện nay, nhận thức công tác văn thư, lưu trữ cịn hạn chế nên khơng quan, tổ chức không ý đến số lượng chất lượng đội ngũ cán văn thư, lưu trữ chun trách Khơng quan, tổ chức chưa bố trí đủ cán để làm cơng tác văn thư, lưu trữ bố trí đủ người làm công tác văn thư, lưu trữ lại không đào tạo nên hiệu cơng việc cịn nhiều hạn chế Thứ năm, giải pháp tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ: 29 Đối với quan, tổ chức có phận văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải bố trí phịng làm việc riêng biệt Phịng làm việc phải bố trí nơi thuận lợi cho giao tiếp trang bị đủ bàn, ghế làm việc; máy vi tính; máy photocoppy; máy fax; điện thoại, tủ, giá kệ, hộp, cặp bìa hồ sơ, máy điều hòa; đồng hồ treo tường vật phẩm văn phòng cần thiết; danh bạ điện thoại danh sách quan thường xuyên liên hệ; kho tàng bảo quản tài liệu Có vậy, tài liệu lựa chọn lưu giữ kho bảo quản khơng bị lão hóa thời gian bảo quản lâu dài cho muôn đời sau Thứ sáu, giải pháp nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ: Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Hiện nay, hầu hết quan, tổ chức ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn số quan, tổ chức bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập sở liệu, quản lý văn đi, văn đến Trong đó, khả ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ công tác văn thư lập hồ sơ môi trường mạng chưa khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn ngày gia tăng; việc ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc 30 KẾT LUẬN Công tác văn thư – lưu trữ năm gần trở thành yêu cầu có tính cấp thiết Bởi thực tốt cơng tác văn thư – lưu trữ mang lại hiệu không trước mắt mà lâu dài Vì cơng tác văn thư – lưu trữ thực chất cơng tác xây dựng quản lí văn chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lý mà khơng có văn thay Thực tế cho thấy quan dù lớn hay nhỏ, thực chức nhiệm vụ nhiều phải cần đến cơng tác vưn thư – lưu trữ cách hiệu để giải công việc cụ thể tra cứu thông tin cần thiết đáng tin cậy để phục vụ nghiên cứu, để vạch chủ trương sách, đề định quản lý… Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức văn công cụ đắc lực công tác quản lý, điều hành lãnh đạo UBND huyện Thạch Thất Do đó, cơng tác văn thư, lưu trữ có vị trí quan trọng đóng góp lớn vào hiệu hoạt động quan Mỗi hoạt động quản lý, điều hành UBND huyện Thạch Thất dựa văn Ngoài ra, tài liệu lưu trữ không đơn để khai thác sử dụng, mà chứng lịch sử hoạt động quan Nhà nước thời điểm định Do đó, việc nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan hành Nhà nước cần thiết cấp bách 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ, Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 quy định chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Bộ Nội vụ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 21 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan Bộ Nội vụ, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Bộ Nội vụ, Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 hướng dẫn thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ ủy ban nhân dân cấp Bộ Công an, Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2012 quy định dấu quan tổ chức, chức danh nhà nước Chính phủ, Nghị định 03/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 cơng tác văn thư Chính phủ, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 quy định quản lý sử dụng dấu Quốc hội, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 10 Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Thạch Thất ban hành kèm theo Quyết định số 36/2020/QĐUBND ngày 07 tháng 3năm 2020 UBND huyện Thạch Thất 32