C BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN VÀ THAM MƯU CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Quản lý Nhà nước về công tác Văn thư Lưu trữ Mã phách HÀ NỘI 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 0 PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 4 1 1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN VÀ THAM MƯU CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Mã phách: Quản lý Nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ …………………………………………………… HÀ NỘI - 2021 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt HĐND UBND VTLT Nghĩa từ viết tắt Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Văn thư lưu trữ MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác Văn thư - Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành nhà nước Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Dồng thời cơng tác văn thư phận quan trọng hoạt động quản lý, xác định mặt hoat động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành quan Cơng tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu xác thơng tin văn Công tác Văn thư Lưu trữ đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nhận thấy tầm quan trọng, cần thiết công tác Văn thư Lưu trữ hoạt động quản lý Nhà nước muốn tìm hiểu rõ môn học “ Quản lý Nhà nước công tác Văn thư Lưu trữ” em theo học trường Em lựa chọn chủ đề “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quan tham mưu cho lãnh đạo thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam” cho tiểu luận để hiểu rõ phần mơn học để đưa ý kiến tham mưu cho lãnh đạo quan cần thiết công tác Văn thư Lưu trữ nhiệm vụ quản lý công tác Văn thư Lưu trữ giúp quan lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng phục vụ cho hoạt động thực tiễn quan Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Trình bày, đánh giá, thực trạng quản lý cơng tác văn thư lưu trữ UBND huyện Bình Lục đồng thời đưa giải pháp nhằm nâng cao công tác Nhiệm vụ: - Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng công việc thực văn thư lưu trữ quan - Khảo sát thực trạng tài liệu - Điều tra thực công tác văn thư, lưu trữ - Phân tích, xác định nguyên nhân - Đưa giải pháp nâng cao tổ chức thực công tác văn tư, lưu trữ quan Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu : Chức năng, nhiệm vụ quan tham mưu cho lãnh đạo thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển UBND huyện Bình Lục Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND huyện Bình Lục - Tìm hiểu thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam để hiểu rõ trách nhiệm văn phòng - Đưa giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ nâng cao trách nhiệm văn phòng thời gian tới Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành tiểu luận tơi sử dụng số phương pháp nghiên cứu như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ văn pháp quy Nhà nước chuyên đề giáo trình - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng khách quan, lịch sử, cụ thể chứng minh, lý giải đề tài - Phương pháp thống kê, so sánh Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nội dung đề tài gồm ba chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Chương : Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ UBND Bình Lục Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng caon chất lượng quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cấu tổ chức UBND Bình Lục, tỉnh Hà Nam 1.1.1 Lịch sử hình thành Huyện Bình Lục thời phong kiến thuộc phủ Lý Nhân trấn Sơn Nam Trong huyện có xã Ngọc Lũ di khảo cổ tiếng, nơi lưu giữ trống đồng Ngọc Lũ trước giới khảo cổ phát giá trị quý giá năm 1901 Đây di vật khảo cổ có giá trị ngun vẹn văn hóa Đơng Sơn Ngoài trống đồng xã này, sau phát thêm trống đồng Các trống đồng loại phát thôn Đại Vũ (trống Vũ Bị năm 1969), xã An Lão (trống An Lão năm 1985) Tổng cộng trống đồng có Bình Lục phát Bình Lục Sau năm 1954, huyện Bình Lục có 22 xã: An Đổ, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bình Thành, Bồ Đề, Bối Cầu, Đinh Xá, Đồn Xá, Đồng Du, Hịa Bình, Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Quế Sơn, Tiêu Động, Tràng An, Trịnh Xá, Trung Lương, Vũ Bản Ngày 29 tháng năm 1966, sáp nhập xã Bình Thành vào xã Tiêu Động, sáp nhập thôn Vĩnh Tứ thuộc xã Hịa Bình vào xã Quế Sơn, sáp nhập xóm Quang Trung thuộc xã Đồng Du vào xã Hưng Công sáp nhập thôn Ngọc Lâm thuộc xã Hưng Công vào xã Bối Cầu Ngày 18 tháng 12 năm 1976, hợp hai xã Hịa Bình Quế Sơn thành xã lấy tên xã An Lão Ngày 27 tháng năm 1977, sáp nhập xã: Mỹ Thịnh, Mỹ Thuận, Mỹ Tiến, Mỹ Thành, Mỹ Hà, Mỹ Thắng, Mỹ Phúc, Mỹ Hưng, Mỹ Trung thuộc thành phố Nam Định vào huyện Bình Lục Ngày 12 tháng năm 1984, sáp nhập hai xã Mỹ Phúc Mỹ Trung vào thành phố Nam Định Ngày 13 tháng năm 1987, thành lập thị trấn Bình Mỹ, thị trấn huyện lỵ huyện Bình Lục sở 1,44 diện tích tự nhiên 51 nhân xã An Đổ; 164,48 diện tích tự nhiên 947 nhân xã An Mỹ; 90 diện tích tự nhiên 573 nhân xã Mỹ Thọ 3,91 hécta đất xã Trung Lương Cuối năm 2012, huyện Bình Lục có thị trấn Bình Mỹ 20 xã: An Đổ, An Lão, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bồ Đề, Bối Cầu, Đinh Xá, Đồn Xá, Đồng Du, Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Tiêu Động, Tràng An, Trịnh Xá, Trung Lương, Vũ Bản Ngày 23 tháng năm 2013, chuyển hai xã Đinh Xá Trịnh Xá thành phố Phủ Lý quản lý Huyện Bình Lục cịn lại thị trấn Bình Mỹ 18 xã: An Đổ, An Lão, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bồ Đề, Bối Cầu, Đồn Xá, Đồng Du, Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Tiêu Động, Tràng An, Trung Lương, Vũ Bản Ngày tháng năm 2020, sáp nhập hai xã Mỹ Thọ An Mỹ vào thị trấn Bình Mỹ Huyện Bình Lục có thị trấn 16 xã 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Quyết định tổ chức thực biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ Nhân dân, huy động nguồn lực xã hội để xây dựng phát triển kinh tế - xã hội Tuyên truyền giáo dục việc thực Hiến pháp, phát luật Nhà nước Đảm bảo trật tự an ninh, an tồn xã hơi, xây dựng củng cố lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phịng tồn dân địa bàn huyện Phịng chống tham nhũng bn lậu hàng giả tệ nạn xã hội khác Phòng chống, bảo vệ tài sản nhân dân nhà nước khỏi thiên tai bão lũ Tổ chức đạo việc thực thu chi ngân sách đảm bảo thu đúng, thu đủ thu kịp thời khoản thuế khoản thu khác cho hợp lý địa phương thuộc địa bàn huyện 1.2.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Bình Lục Hội đồng nhân dân cấp bầu gồm: Chủ tịch phó Chủ tịch Chủ tịch UBND huyện Bình Lục, người lãnh đạo điều hành công việc UBND huyện, người chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ quyền hạn theo quy định, chịu trách nhiệm tập thể hành động huyện trước Hội đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân tỉnh: Chủ tịch UBND huyện phân cơng cơng tác cho Phó chủ tịch thành viên UBND huyện, Ủy ban nhân dân huyện gồm Phó chủ tịch, Phó chủ tịch phụ trách khối khác như: Khối Nông nghiệp, Khối Văn xã, Khối Kinh tế - Xây dựng Các phịng ban chun mơn giúp việc gồm có: 1.Văn phịng HĐND UBND huyện 2.Phòng Nội vụ 3.Phòng Lao động – Thương binh xã hội 4.Phịng Tài – Kế hoạch 5.Phịng Giáo dục 6.Phịng Văn hóa Thơng tin 7.Phịng Tài ngun mơi trường 8.Phịng Tư pháp 9.Phịng Nơng nghiệp phát triển nơng thơn 10 Phịng Kinh tế - Hạ tầng 11 Thanh tra 12 Phòng Y tế 10 liệu như: tủ, cặp, giá đựng hồ sơ tài liệu, phương tiện phịng cháy chữa cháy phục vụ cho cơng tác lưu trữ Văn phòng HĐND UBND huyện quản lý Phơng lưu trữ UBND huyện Bình Lục chia thành nhóm tài liệu nhóm tài liệu HĐND huyện tài liệu UBND huyện Tài liệu phông lưu trữ huyện phân loại theo phương án thời gian – mặt hoạt động 2.3.5.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Bình Lục chưa hoạt động theo nguyên tắc hầu hết phòng, đơn vị lưu trữ tài liệu đơn vị việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ điều khó khăn 2.3.5.2 Xác định giá trị tài liệu - Nghiên cứu xác định rõ nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn cần vận dụng trình xác định giá trị loại tài liệu giai đoạn cụ thể - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu - Xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu cho loại quan công cụ khác phục vụ cho công tác xác định giá trị tài liệu - Lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trung tâm lưu trữ quốc gia - Loại huỷ tài liệu hết giá trị 2.3.5.3 Chỉnh lý tài liệu Tại kho lưu trữ UBND huyện (do Văn phòng HĐND UBND huyện quản lý) tài liệu chỉnh lý từ năm 1994 trở trước, từ năm 1995 trở lại chưa chỉnh lý Tài liệu đựng cặp hộp, cặp dây theo loại văn bản, năm đưa lên giá để tài liệu 24 2.3.5.4 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Việc thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ chưa có UBND huyện 2.3.5.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Cơng tác có vai trị quan trọng việc kéo dài tuổi thọ đảm bảo an toàn cho tài liệu Làm rõ điều nên UBND quận áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật cơng tác bảo quản tài liệu * Về phịng kho: Kho lưu trữ quan cải tạo từ phòng để sử dụng làm kho bảo quản tài liệu Do kho lưu trữ quan không thuộc kho lưu trữ chuyên dụng không đảm bảo thông số kỹ thuật thiết kế kho lưu trữ chuyên dụng Nhưng đáp ứng số yêu cầu kỹ thuật kho lưu trữ là: Ở vị trí thuận tiện, kín đáo, thống khí , Kho trang bị trang thiết bị cần thiết như: Tủ đựng tài liệu, máy hút bụi, thiết bị phòng chống cháy * Về trang thiết bị phương tiện bảo quản: UBND quận Nam Từ Liêm trang bị đầy đủ thiết bị để bảo quản tài liệu như: giá, tủ, cặp, bìa ba dây, hộp đựng tài liệu, thiết bị phòng cháy chữa cháy, dụng cụ vệ sinh tài liệu 2.3.5.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trước quan, đơn vị; xã, thị trấn huyện khai thác, tra cứu văn phương pháp thủ cơng chính, UBND huyện sử dụng phầm mềm quản lý văn cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhanh gọn, thuận tiện Mỗi năm có khoảng 370 lượt người đến nghiên cứu, sử dụng Đối tượng nghiên cứu, sử dụng tài liệu bao gồm đồng chí lãnh đạo UBND quận, lãnh đạo phòng, ban, phường, thị trấn quận, cán 25 bộ, chuyên viên nghiên cứu, … nhằm mục đích hoạch định sách phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, cải tạo, sửa chữa lớn cơng trình xây dựng bản, biên soạn lịch sử địa phương, quan, đơn vị, Việc trực tiếp đưa tài liệu phục vụ dễ làm cho tài liệu dễ bị hư hỏng, tốn nhiều thời gian, công sức cất bị xáo trộn không thứ tự lúc ban đầuhơn thời tiết khắc nghiệt tác động, điều kiện bảo quản tài liệu thiếu hạ tầng kho lưu trữ chuyên dụng… 26 Chương ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1 Một vài nhận xét đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ Sau nhận xét đánh giá đề xuất thân em nhằm tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện Bình Lục Mong góp ý, kiến nghị em giúp ích cho quan việc quản lý công tác văn thư lưu trữ hồn thiện máy hành quan 3.1.1 Ưu điểm - Được quan tâm đạo UBND huyện phối hợp phòng, ban, đơn vị tạo điều kiện cho việc thực tốt công tác văn thư địa bàn huyện Do đó, cơng tác văn thư tiến hành thường xuyên, liên tục có hiệu quả, đảm bảo quy định pháp luật phục vụ tốt cho hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu, góp phần hồn thành mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội - Đội ngũ cán làm công tác văn thư cố gắng nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo việc ban hành, tài liệu, giấy tờ quy định Đồng thời cố gắng học hỏi trau dồi kinh nghiệm lĩnh vực phân công phụ trách - Việc quản lý văn bản, giấy tờ, đóng dấu ln giải nhanh chóng, xác, cơng việc giải hoàn thành theo quy định không bị tồn đọng - Về sở vật chất: Phịng bố chí trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ dễ dàng 3.1.2 Nhược điểm Bên cạch ưu điểm nêu trên, cơng tác văn thư lưu trữ UBND huyện cịn có hạn chế, khó khăn cần phải khắc phục: 27 - Việc ban hành văn chưa tuân thủ thể thức, trích yếu nội dung chưa rõ dàng dài dòng sai ký hiệu tên loại văn Điều gây khó khăn cho nhân viên Văn thư thực việc đăng ký vào sổ - Tình trạng sở vật chất trang thiết bị máy móc phục vụ cho cán làm việc chưa quan tâm trọng ánh hưởng đến trình giải cơng việc như: máy in, máy photo cũ, mực in khơng ảnh hưởng đến chất lượng văn soạn thảo ra, máy tính cũ sử dụng nhiều năm mà chưa thấy mới, máy vào chậm nhiều ảnh hưởng đến tiến độ công tác soạn thảo văn - Việc đăng ký văn đi, đến số khó khăn như: văn quan cịn chậm, nhiều cịn tẩy xóa gây khó khăn cho việc tra tìm; có nhiều văn quan khác gửi đến mà không đưa qua văn thư quan chuyển trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân theo địa phịng bì Việc gây nhiều khó khăn cho cơng tác văn thư, thời gian mà ảnh hưởng đến tiến độ giải công việc, văn bị thất lạc không đảm bảo cho công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu quan - Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực có hiệu quả, đơi văn bị thất lạc Hầu văn bản, tài liệu có giá trị đơn vị văn thư đơn vị kiêm nhiệm lưu trữ đơn vị chưa làm thủ tục để giao nộp văn bản, tài liệu vào kho lưu trữ quan - Việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư cịn nhiều hạn chế chưa triển khai mạnh mẽ lên nhiều gây khó khăn cho cán văn thư thực khâu nghiệp vụ - Nguyên nhân tồn hạn chế công tác văn thư lưu trữ chủ yếu sở trang thiết bị vật chất cịn hạn hẹp, trình độ cán làm cơng tác văn thư cịn hạn chế 28 - Nhìn chung tình hình cơng tác văn thư UBND huyện Lập Thạch có bước thay đổi mới, đạt kết đáng ghi nhận góp phần vào q trình cải cách hành chính, nâng cao lực công tác UBND Tuy nhiên bên cạnh hoạt động gặp số hạn chế cần phải khắc phục, đề giải pháp kiến nghị để hoạt đông công tác văn thư Lưu trữ thực tốt công cụ đắc lực phụ vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Quản lý Nhà nước Văn thư lưu trữ Sau em xin đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác Quản lý Nhà nước công tác văn thư lưu trữ thời gian tới, tạo điều kiện phát huy vai trị cơng tác văn thư lưu trữ vào hoạt động quản lý Nhà nước, công tác lãnh đạo, đạo quan góp phần phát triển kinh tế, ổn định trị, xã hội địa bàn huyện ngày tốt Qua đánh giá cá nhân ưu, nhược điểm thực trạng công tác văn thư lưu, em xin đề xuất số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm công tác văn thư sau: - Về xây dựng văn quy phạm pháp luật văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Đề nghị ban hành bổ sung văn quy phạm pháp luật hướng dẫn thực cụ thể về: quản lý, lập hồ sơ tài liệu điện tử; nộp lưu tài liệu điện tử, chỉnh lý tài liệu chuyên ngành; chế tài xử lý vi phạm hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trách nhiệm người quản lý việc vi phạm lưu trữ Xây dựng ban hành văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu; thời hạn bảo quản tiêu chuẩn trang thiết bị lưu trữ; định mức kinh tế kỹ 29 thuật chỉnh lý tài liệu giấy, định mức đơn giá chỉnh lý tài liệu phù hợp với đặc thù tài liệu chuyên ngành - Về tổ chức máy lưu trữ biên chế làm công tác lưu trữ quan Xây dựng, hệ thống định mức khối lượng công việc, khối lượng quản lý tài liệu lưu trữ làm bố chí biên chế nhân làm công tác lưu trữ cho phù hợp đạt hiệu cao - Về chế độ sách cơng chức, viên chức làm công tác lưu trữ Ban hành văn quy định việc thực chế độ phụ cấp ngành nghề đặc thù nhân làm công tác lưu trữ - Về công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức Đề nghị Chi cục Văn thư lưu trữ tăng cường công tác hướng dẫn kiểm tra công tác lưu trữ Tăng cường công tác tập huấn, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ Tham gia góp ý vào việc xây dựng danh mục tài liệu hàng năm; bảng thời hạn bảo quản tài liệu Góp ý báo cáo tổng kết công tác lưu trữ hàng năm khách quan hỗ trợ giải pháp xử lý vấn đề tồn đọng Tổ chức cho Lưu trữ Sở tham quan học tập, trao đổi kinh nghiệm văn thư lưu trữ Đặc biệt tiến hành kiểm tra thực hành nghiệp vụ lưu trữ để phát ưu điểm nhược điểm công tác lưu trữ quan nhằm có giải pháp sửa đổi bổ sung - Nâng cao ý thức pháp luật, hình thành thói quen làm việc theo Luật lưu trữ chủ thể pháp luật - Phát huy vai trị phương tiện thơng tin đại chúng công tác phổ biến, tuyên truyền, giáo dục luật cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác chuyên môn đặc biệt cán bộ, công chức, viên chức văn thư lưu trữ - Tăng cường kiểm tra giám sát việc thực quy định pháp luật công tác văn thư lưu trữ 30 - Xây dựng, ban hành áp dụng thống Bộ tiêu chí đánh giá hiệu thi hành Luật vào hệ thống đánh giá chất lượng hoạt động tổ chức thi hành luật quan hành nhà nước - Xác định rõ trách nhiệm tổ chức, cá nhân, đặc biệt trách nhiệm người đứng đầu quan, đơn vị công tác xây dựng, ban hành văn quy định chi tiết, công tác tổ chức thi hành pháp luật - Về soạn thảo ban hành văn bản: hạn chế đến mức tối đa lỗi sai thể thức văn kỹ thuật trình bày văn bản, nên mẫu hóa văn quan - Về việc quản lý giải văn đi, đến: cần ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng phần mền quản lý văn vào công tác Văn thư để việc quản lý tra tìm văn dễ dàng hơn, tránh mát Việc sử dụng sơ liệu giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt nhanh chóng, xác tình hình tiếp nhận, ban hành giải văn bản, tạo điều kiện cho việc quản lý văn chặt chẽ cung cấp thông tin xác kịp thời cho hoạt động quản lý lãnh đạo - Về quản lý sử dụng dấu: việc quản lý sử dụng dấu cần phải quan tâm trọng nhiều hơn, thực quản lý sử dụng theo quy định Nhà nước Lãnh đạo quan phải người quản lý dấu, Văn thư lưu trữ người giúp thủ trưởng quản lý sử dụng dấu theo quy định - Phổ biến, ban hành văn bản, quy chế, quy định công tác văn thư lưu trữ Cập nhật văn quy phạm pháp luật Nhà nước qua rà sốt, sửa đổi, bổ sung quy chế, quy định quan, tổ chức lựa chọn phương pháp phù hợp để phổ biến đến đơn vị quan, tổ chức thông thực nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp - Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng KHCN phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ Kịp thời sửa chữa máy móc hư hỏng máy 31 photo, sử dụng trang thiết bị đại, chất lượng cao phục vụ công tác văn thư lưu trữ Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cài đặt phần mềm quản lý văn đến công tác văn thư lưu trữ Phần mềm lưu trữ tài liệu phục vụ cho trình quản lý, chuyển giao lập hồ sơ lưu văn thuận, khoa học 3.3 Một số kiến nghị với quan Trước tồn hạn chế công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Bình Lục, để cơng tác quan thời gian tới thực tốt có hiệu quả, em xin đưa số kiến nghị, đóng góp với phịng sau: - Tham mưu Sở Nội vụ đề xuất UBND tỉnh cho 01 biên chế chuyên ngành làm công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện - Cần kiến nghị với quan cấp tổ chức buổi hội thảo khoa học việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư lưu trữ hồn thiện hệ thống văn quản lý công tác văn thư lưu trữ để làm sở pháp lý cho hoạt động thực - Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, giám sát việc thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ - Hàng năm quan cần cử cán học lớp bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, để nâng cao chất lượng hiệu công việc - Về sở vật chất tra thiết bị cần phải cải tiến, tu bổ nhằm nâng cao hiệu công việc đạt hiệu công việc tốt - Về lâu dài cần nghiên cứu, xây dựng hình thức tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ cho phù hợp để công tác phục vụ tốt cho công tác quản lý Nhà nước quan Như việc quản lý Nhà nước văn thư lưu trữ quan tổ chức tốt góp phần cho quan đạt sản phẩm chất lượng, 32 phát huy mặt khía cạnh tốt hạn chế khó khăn tồn gặp phải Trên số ý kiến, đề xuất em công tác quản lý Nhà nước văn thư lưu trữ quan, em mong ý kiến đề xuất tham mưu em lãnh đạo UBND huyện xem xét Em tin với quan tâm cấp lãnh đạo cơng tác văn thư lưu trữ UBND huyện Bình Lục đạt hiệu cao hồn thiện 33 KẾT LUẬN Cơng tác quản lý Nhà nước văn thư lưu trữ hoạt động cần thiết hoạt động quan, đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý điều hành tổ chức máy Nhà nước quan Công tác quản lý văn thư lưu trữ bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo đạo, quản lý điều hành công việc quan Có thể nói cơng tác văn thư lưu trữ phận thiếu hoạt động quản lý Nhà nước quan ản hưởng đến chất lượng quản lý Nhà nước Tại UBND hun Bình Lục nhìn chung cơng tác quản lý Nhà nước văn thư – lưu trữ lãnh đạo quan, đơn vị, cá nhân thực tốt trọng, hoàn thiện Cách tổ chức công tác văn thư lưu trữ UBND huyện đạt hiệu định cho hoạt động quan.xong bên bệnh cịn tồn hạn chế cần phải khắc phục để công tác văn thư lưu trữ quan hoàn thiện Trong bối cảnh tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế, vai trị cơng tác Quản lý Nhà nướcvề cơng tác văn thư lưu trữ UBND huyện Bình Lục ngày tăng lên có ý nghĩa to lớn tro đổi truyền đạt thông tin nhằm thực tốt nhiệm vụ trị, kinh tế, văn hóa, xã hội đơn vị Vì công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Bình Lục trọng nhiều 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ, Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 quy định chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Bộ Nội vụ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 21 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan Bộ Nội vụ, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Bộ Nội vụ, Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 hướng dẫn thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ ủy ban nhân dân cấp Bộ Công an, Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2012 quy định dấu quan tổ chức, chức danh nhà nước Bộ Nội vụ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Chính phủ, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 cơng tác văn thư Chính phủ, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 quy định quản lý sử dụng dấu Quốc hội, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 10 Ủy ban nhân dân huyện Lập Thạch, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Lập Thạch ban hành kèm theo Quyết định số 02/2015/QĐ-UBND ngày 03 tháng năm 2015 UBND huyện Lập Thạch 35 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Một số hình ảnh huyện Binh Lục, tỉnh Hà Nam Ảnh Bản đồ hành huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Ảnh Tài liệu UBND huyện Bình Ảnh Tài liệu bó gói để lộn xộn Lục 36 ... hiểu chức năng, nhiệm vụ quan tham mưu cho lãnh đạo thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam? ?? cho tiểu luận để hiểu rõ phần môn học để đưa ý kiến tham mưu. .. lưu trữ quan Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu : Chức năng, nhiệm vụ quan tham mưu cho lãnh đạo thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam. .. đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Văn thư lưu trữ MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác Văn thư - Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thư? ??ng xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành nhà nước Công tác văn