BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Quản lý văn bản và lập hồ sơ tài liệu điện tử Mã phách HÀ NỘI 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ, LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 3 1 1 Một số vấn đề lý luận về hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 3 1 1 1 Các khái niệm có liên quan đến hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 3 1 1 2 Các yêu cầu của.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU CƠNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Mã phách: Quản lý văn lập hồ sơ tài liệu điện tử ………………………………………………… HÀ NỘI - 2021 MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Cập nhật tạo hồ sơ cơng việc phần mềm quản lý văn hồ sơ cơng việc Ủy ban Dân tộc Hình 2.2 Nhập thông tin hồ sơ văn bản; Chọn file đính kèm liên quan đến hồ sơ; Phân cơng cán lập hồ sơ công việc; Chọn “Ghi nhận” để cập nhật hồ sơ lên hệ thống (Trên Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Ủy ban Dân tộc) Hình 2.3 Gắn văn với văn đến Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Ủy ban Dân tộc Hình 2.4 Đính kèm dự thảo tài liệu kèm theo Giấy mời họp Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Ủy ban Dân tộc Hình 2.5 Số hóa văn tồn tài liệu có liên quan Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Ủy ban Dân tộc DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Ủy ban dân tộc DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt CSDL CBCCVC QLVB&HSCV VTCQ UBDT CNTT LĐUBDT PMQLVB-ĐH Nghĩa từ viết tắt Cơ sở liệu Cán bộ, công chức, viên chức Văn thư quan Ủy ban nhân dân Ủy ban Dân tộc Công nghệ thông tin Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc Phần mềm quản lý văn bản-điều hành PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Chúng ta sống thời đại với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật đặc biệt ngành công nghệ thông tin Đây coi ngành cơng nghệ trí tuệ, tảng để phát triển tăng cường sức mạnh quốc gia, đóng vai trị quan trọng hoạt động đời sống xã hội Những ứng dụng CNTT hoạt động quản lý nhà nước dẫn đến hình thành gia tăng liệu điện tử, phổ biến tài liệu điện tử, văn điện tử Tại Ủy ban Dân tộc, giống cấp ngành, việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý nhà nước dẫn đến hình thành, gia tăng tài liệu điện tử, văn điện tử với số lượng lớn có giá trị Tuy nhiên, việc quản lý tài liệu điện tử lập hồ sơ điện tử quan nhiều điểm cần hoàn thiện Các văn điện tử, tài liệu điện tử hình thành hoạt động quan chưa đưa vào hồ sơ công việc Nếu văn bản, tài liệu điện tử Ủy ban Dân tộc không lập hồ sơ dẫn đến thất lạc mát, không bảo mật thông tin Xuất phát từ lý trên, với kiến thức tiếp thu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tơi định chọn đề tài: “Tìm hiểu công tác lập hồ sơ điện tử Ủy ban Dân tộc” làm tiểu luận Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu đề tài: Tìm hiểu, đánh giá thực trạng hoạt động lập hồ sơ điện tử Ủy ban Dân tộc, qua thấy tính tất yếu nhu cầu khách quan cần phải nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ điện tử giai đoạn Xây dựng tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác lập hồ sơ điện tử Ủy ban Dân tộc Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ điện tử Ủy ban dân tộc * Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu vấn đề sở lý luận công tác lập hồ sơ điện tử, sở pháp lý hoạt động lập hồ sơ điện tử Phân tích, đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ điện tử Ủy ban dân tộc Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ Ủy ban dân tộc Đối tượng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: Công tác lập hồ sơ điện tử Ủy ban dân tộc * Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Ủy ban dân tộc + Về thời gian: Từ năm 2019-6/2021 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp phân tích, tổng hợp Phương pháp thống kê Phương pháp so sánh Ngoài tác giả sử dụng phương pháp khác phương pháp luận, logic,…để làm tiểu luận Kết cấu tiểu luận Ngoài phần mở đầu, kết luận phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục từ viết tắt, tiểu luận gồm: Chương Một số vấn đề lý luận quy định hành hồ sơ điện tử lập hồ sơ điện tử Chương Thực trạng công tác lập hồ sơ điện tử Ủy ban dân tộc Chương Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ điện tử Ủy ban dân tộc PHẦN NỘI DUNG Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ, LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 1.1 Một số vấn đề lý luận hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 1.1.1 Các khái niệm có liên quan đến hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 1.1.1.1 Tài liệu Tại khoản 2, Điều Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 giải thích: “Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác” [8] 1.1.1.2 Tài liệu điện tử Trong tài liệu hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử tiểu bang Minnesota (Mỹ) giải thích: “Tài liệu điện tử tài liệu tạo ra, gửi, truyền nhận lưu trữ phương tiện điện tử” [6] Tại khoản 2, Điều Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đề cập đến tài liệu điện tử “…Tài liệu bao gồm văn bản,… tài liệu điện tử ” [10] Tác giả Vũ Hồng Mây (2010) đưa giải thích “Tài liệu điện tử khái niệm để tất tài liệu số (digital document), bao gồm tài liệu tạo từ đầu tài liệu số (born-digital) tài liệu số hóa (digitalised)” [7, tr.26] 1.1.1.3 Văn điện tử Tại khoản 8, Điều Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ giải thích: “Văn điện tử văn thể dạng thông điệp liệu” [2] Tại Khoản 1, Điều Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ giải thích: “Văn điện tử văn dạng thông điệp liệu, theo thể thức, định dạng quan nhà nước có thẩm quyền quy định, tạo lập số hóa từ văn giấy” [11] Trong đó, “Thơng điệp liệu thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử” [8] Theo Cơng văn số 4089/VPCP-TTĐT ngày 21/4/2017 Văn phịng Chính phủ “Văn điện tử đến” tất loại văn bản, hồ sơ, đơn, thư gửi đến quan, đơn vị qua hệ thống liên thông “Văn điện tử đi” tất loại văn bản, hồ sơ quan, đơn vị phát hành qua hệ thống liên thông 1.1.1.4 Hồ sơ điện tử Tác giả Vũ Hồng Mây (2010) vào tài liệu “Những nguyên tắc yêu cầu chức hồ sơ mơi trường văn phịng điện tử” đưa định nghĩa: “Hồ sơ điện tử hồ sơ tồn phương tiện lưu trữ điện tử, tạo ra, truyền đạt, trì và/hoặc khai thác phương tiện điện tử” [7, tr.30] Theo Khoản 1, Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ “Hồ sơ điện tử tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân” [3] 1.1.1.5 Dữ liệu, siêu liệu Theo Khoản 3, Điều 4, Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 Quốc Hội nước CHXHCNVN thông qua ngày 29/11/2005 “Dữ liệu (data) mơ tả hình thức thơng tin hay hoạt động Theo Khoản 3, Điều 3- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ “Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước “Dữ liệu đặc tả (Metadata) ( cịn gọi Siêu liệu, Dữ liệu thơng tin đầu vào) thông tin mô tả đặc tính liệu nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho trình tìm kiếm, truy cập, quản lý lưu trữ liệu” [2] 1.1.1.6 Lập hồ sơ lập hồ sơ tài liệu điện tử Khái niệm “Lập hồ sơ” giải thích thống mang tính quy phạm pháp luật khoản 10 khoản 11 Điều -Luật Lưu trữ 2011: “Lập hồ sơ : Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định” [10] Theo Khoản 2, Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ “Lập hồ sơ điện tử việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết tài liệu điện tử hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử” [3] Tóm lại, Lập hồ sơ điện tử trình áp dụng cơng nghệ thơng tin nhằm tập hợp (tích hợp), liên kết , xếp tài liệu điện tử với liệu đặc tả hay gọi thông tin liệu đầu vào tài liệu điện tử tương ứng hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo danh mục hồ sơ sở nguyên tắc phương pháp quy định hệ thống quản lý văn điện tử hồ sơ điện tử 1.1.1.7 Hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử Khoản 1, Điều 3,Thông tư Bộ Nội vụ “Quy định quản lý văn hồ sơ điện tử “Hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử phần mềm ứng dụng có chức quản lý, xử lý văn điện tử, theo dõi tình hình giải văn quan, tổ chức môi trường mạng; quản lý hồ sơ điện tử, liệu đặc tả văn bản, hồ sơ điện tử văn bản, hồ sơ khá” [12] 1.1.1.8 Khung phân loại hồ sơ Tại Điểm h, khoản 4, phần Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước giải thích “Khung phân loại hồ sơ hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức theo ngành, lĩnh vực” [5] 1.1.1.9 Danh mục hồ sơ Theo khoản 13, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác văn thư: “Danh mục hồ sơ bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan, tổ chức”[4] 1.1.2 Các yêu cầu hồ sơ điện tử Để đảm bảo chất lượng hồ sơ điện tử lập trình giải công việc quan, tổ chức, cá nhân, tác giả tóm lược số yêu cầu hồ sơ điện tử sau: Thứ nhất, yêu cầu thành phần hồ sơ điện tử: Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc Hồ sơ điện tử phải có liệu đặc tả kèm (dữ liệu đặc tả văn điện tử hồ sơ tạo thành siêu liệu hồ sơ điện tử) Thứ hai, u cầu tính tồn vẹn, xác thực, khả truy cập hồ sơ điện tử: Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc bối cảnh hình thành bảo vệ để không bị hư hỏng bị hủy hoại, sửa chữa hay bị liệu Các văn điện tử, tài liệu điện tử hồ sơ điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn Dữ liệu thơng tin đầu vào - thơng tin mơ tả đặc tính tài liệu nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý lưu trữ liệu Thứ ba, yêu cầu liên kết văn hồ sơ điện tử liên kết hồ sơ điện tử với liệu đặc tả: hồ sơ điện tử phải liên kết xác với liệu đặc tả kèm theo; văn bản, tài liệu hồ sơ điện tử liên kết với mục lục văn hồ sơ Thứ tư, yêu cầu đảm bảo an tồn hồ sơ điện tử: khơng bị virus xâm nhập; không bị truy cập trái phép Thứ năm, phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; công việc mà cá nhân chủ trì giải 10 Hình 2.5 Số hóa văn tồn tài liệu có liên quan Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Ủy ban Dân tộc Để hiểu rõ thực trạng công tác lập hồ sơ điện tử Uỷ ban Dân tộc, tác giả rõ khác biệt 05 tên loại hồ sơ gồm: hồ sơ điện tử, hồ sơ ban hành văn bản, hồ sơ trình ký, hồ sơ trình xin ý kiến, hồ sơ xử lý văn sau: * Hồ sơ điện tử gồm tất file hồ sơ ban hành văn bản, hồ sơ trình xin ý kiến, hồ sơ xử lý văn tài liệu có liên quan giải Phần mềm QLVB&HSCV vấn đề, việc có “file đính kèm” Ví dụ: Hồ sơ điện tử gồm tất hồ sơ ban hành văn thực tinh giản biên chế Uỷ ban Dân tộc, năm 2020 sau: Hồ sơ ban hành Quyết định số 224/QĐ-UBDT, ngày 28/04/2020 Bộ trưởng, chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc phê duyệt Đề án thực sách tinh giản biên chế Ủy ban Dân tộc năm 2020 Hồ sơ ban hành Công văn số 545/UBDT-TCCB, ngày 15/06/2020 Ủy ban Dân tộc việc thẩm định danh sách tinh giản biên chế năm 2020 Công văn số 10232/BTC-HCSN, ngày 02/08/2020 Bộ Tài việc thẩm định danh sách tinh giản biên chế năm 2020 Ủy ban Dân tộc 27 Hồ sơ ban hành Quyết định số 535/QĐ-UBDT, ngày 07/09/2020 việc chi trả trợ cấp cho cơng chức, viên chức hưởng sách tinh giản biên chế năm 2020 theo Nghị định số 108/2014/NĐ-CP ngày 20/11/2014 Chính phủ Tờ trình số 127/TTr-HVDT, ngày 11/12/2019 Học viện Dân tộc gửi Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc việc đề nghị giải sách tinh giản biên chế năm 2020 theo diện hưu trước tuổi * Hồ sơ ban hành văn văn quan phát hành, kèm theo văn bản, tài liệu liên quan Ví dụ: Hồ sơ ban hành Quyết định số 224/QĐ-UBDT, ngày 28/04/2020 Bộ trưởng, chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc phê duyệt Đề án thực sách tinh giản biên chế Ủy ban Dân tộc năm 2020 gồm văn bản, tài liệu sau: Dự thảo văn đi: Dự thảo Quyết định số 224/QĐ-UBDT, ngày 28/04/2020 Bộ trưởng, chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc phê duyệt Đề án thực sách tinh giản biên chế Ủy ban Dân tộc năm 2020 (đã Bộ trưởng, Chủ nhiệm ký); Phiếu trình ký văn bản: Phiếu trình ký văn Vụ Tổ chức Cán phê duyệt Đề án thực sách tinh giản biên chế Ủy ban Dân tộc năm 2020 Trong phiếu trình có ý kiến Lãnh đạo Vụ Tổ chức Cán bộ; ý kiến Lãnh đạo Văn phòng; ý kiến Bộ trưởng, Chủ nhiệm * Hồ sơ trình ký gồm dự thảo văn văn tài liệu liên quan để giải trình với người có thẩm quyền trình ký văn Ví dụ: Hồ sơ trình ký Quyết định Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt Đề án thực sách tinh giản biên chế Ủy ban Dân tộc năm 2020 gồm văn bản, tài liệu sau: Dự thảo văn đi: Dự thảo Quyết định Bộ trưởng, chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc phê duyệt Đề án thực sách tinh giản biên chế Ủy ban Dân tộc năm 2020; Phiếu trình ký văn bản: Phiếu trình ký văn Vụ Tổ chức Cán phê duyệt Đề án thực sách tinh giản biên chế Ủy ban Dân tộc năm 28 2020 Trong phiếu trình có ý kiến Lãnh đạo Vụ Tổ chức Cán bộ; ý kiến Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban Dân tộc * Hồ sơ trình xin ý kiến gồm văn (tờ trình báo cáo công văn) đơn vị cấp kèm theo tài liệu có liên quan để xin ý kiến người có thẩm quyền Ví dụ: Hồ sơ Tờ trình số 127/TTr-HVDT, ngày 11/12/2019 Học viện Dân tộc gửi Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc việc đề nghị giải sách tinh giản biên chế năm 2020 theo diện hưu trước tuổi gồm văn bản, tài liệu sau: Đề án số 02/ĐA-HVDT, ngày 31/10/2019 tinh giản biên chế năm 2020; Danh sách kinh phí chi trả cho người nghỉ hưu trước tuổi năm 2020; Đơn xin nghỉ hưu trước tuổi cá nhân; Biên số 39/BB-HVDT, ngày 31/10/2019 hội nghị công chức, viên chức, người lao động việc xác định đối tượng đưa vào diện tinh giản biên chế; Biên họp liên tịch số 40/BB-HVDT, ngày 31/10/2019 việc thống danh sách đối tượng tinh giản biên chế * Hồ sơ xử lý văn tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan để làm chứng cho xử lý văn Ví dụ: Hồ sơ xử lý Cơng văn số 10232/BTC-HCSN, ngày 02/08/2020 Bộ Tài việc thẩm định danh sách tinh giản biên chế năm 2020 Ủy ban Dân tộc gồm: Quyết định số 535/QĐ-UBDT, ngày 07/09/2020 việc chi trả trợ cấp cho cơng chức, viên chức hưởng sách tinh giản biên chế năm 2020 theo Nghị định số 108/2014/NĐ-CP ngày 20/11/2014 Chính phủ Qua ví dụ cho thấy: hồ sơ trình ký, hồ sơ ban hành văn bản, hồ sơ trình xin ý kiến, hồ sơ xử lý văn phần hồ sơ điện tử 29 2.3 Đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ điện tử Ủy ban dân tộc 2.3.1 Ưu điểm Một là, Ủy ban Dân tộc thiết lập quy trình lập hồ sơ cơng việc Phần mềm QLVB&HSCV, điều tạo sở cho lập hồ sơ cơng việc q trình giải công việc; Hai là, phần mềm QLVB&HSCV cho phép tạo file đính kèm văn bản, tài liệu có liên quan vào hồ sơ cơng việc; bên cạnh có số dạng hồ sơ phần hồ sơ điện tử lập để thực chuyển liên thơng theo dõi tình trạng xử lý văn đến Ba là, Ủy ban dân tộc quy định, hướng dẫn Chính phủ bộ, ngành Trung ương ban hành quy định ứng dụng công nghệ thông tin Vụ, đơn vị tồn quan, bước đầu có số quy định liên quan đến việc tạo lập, trao đổi văn điện tử trình giải cơng việc lập hồ sơ cơng việc Bốn là, Ủy ban dân tộc quy định “Quy trình lập Hồ sơ cơng việc/Hồ sơ xử lý văn bản”, mặt khác cịn tạo sở hồn thiện phần mềm QLVB&HSCV nhằm tạo dựng môi trường trao đổi thông tin nội quan mạng máy tính Thơng qua mơi trường vụ, đơn vị trao đổi thơng tin, đồng thời thực công việc theo dõi văn đi, đến lập hồ sơ công việc 2.3.2 Hạn chế Bên cạnh kết đạt cơng tác lập hồ sơ điện tử Ủy ban dân tộc số hạn chế, cụ thể sau: Một là, theo quy trình quản lý văn đi, đến, CCVC thực lưu thành tập lưu văn đi, đến CSDL đơn vị, chưa chuyển (di chuyển) vào hồ sơ công việc Chỉ lập hồ sơ văn văn đến cần giải Hai là, việc tập hợp file đính kèm văn bản, tài liệu có liên quan vào hồ sơ cơng việc phần mềm QLVB&HSCV: cho phép đính kèm file văn bản, tài liệu có liên quan CCVC tạo máy tính; khơng tập hợp ý kiến đạo 30 Lãnh đạo; việc tạo file văn máy vi tính để đính kèm vào hồ sơ thao tác thủ công, tốn nhiều thời gian, khơng thuận tiện cho hồn thiện hồ sơ Ba là, văn điện tử thường bị gửi chậm nhiều chưa thống với văn giấy, CCVC giải công việc xử lý hồ sơ mơi trường mạng gặp khó khăn Bốn là, ban hành quy định “Quy trình lập Hồ sơ công việc/Hồ sơ xử lý văn bản” Quyết định số 67/QĐ-UBDT ngày 02/3/2018 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc ban hành Quy chế quản lý sử dụng văn điện tử, chữ ký số, chứng thư số Ủy ban Dân tộc Tuy nhiên chưa phân định rõ quy định quy trình 02 quy trình, điều chưa tạo thống việc thiết kế 02 quy trình phần mềm QLVB&HSCV Năm là, chưa phân cơng người thực hiện, chưa rõ ràng, chưa cụ thể, chưa theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; Ủy ban Dân tộc chưa ban hành hướng dẫn cụ thể để triển khai lập hồ sơ theo quy trình 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế Một là, tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ phần mềm QLVB&HSCV chưa chuẩn hóa Vì chưa tạo thống triển khai lập hồ sơ điện tử; Hai là, Ủy ban Dân tộc chưa xây dựng Danh mục hồ sơ làm công cụ trợ giúp cho việc lập hồ sơ điện tử Ba là, Ủy ban Dân tộc chưa ban hành văn quy định liên quan đến quản lý văn điện tử, tài liệu điện tử như: xây dựng Khung phân loại hồ sơ, đặt tên file văn số hóa, tiêu chuẩn file ảnh văn số hóa Bốn là, chức lập hồ sơ công việc phần mềm QLVB&HSCV chưa có phần mã hồ sơ để làm cho CCVC chuyển văn điện tử, tài liệu điện tử, ý kiến đạo vào hồ sơ điện tử Năm là, thủ trưởng quan thiếu quan tâm việc lập hồ sơ điện tử quan như: chưa kịp thời ban hành đầy đủ quy định, hướng dẫn, thiếu 31 sở pháp lý để triển khai thực tế; chưa kiểm tra thường xuyên tình hình sử dụng văn điện tử, lập hồ sơ vụ, đơn vị quan Sáu là, lãnh đạo cấp quan chưa sâu sát thực quản lý, điều hành công việc qua mạng Nhiều CCVC quan chưa sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn hồ sơ cơng việc, mặt khác q trình giải cơng việc có thói quen lệ thuộc vào văn giấy, xem văn điện tử để biết thông tin Bảy là, Ủy ban Dân tộc có quy định “Quy trình lập Hồ sơ công việc/Hồ sơ xử lý văn bản” Quyết định số 67/QĐ-UBDT ngày 02/3/2018 nhiên thực tế quy định chưa đáp ứng yêu cầu chưa có phối hợp chặt chẽ Văn phịng đơn vị tham mưu Ủy ban Dân tộc quản lý nhà nước văn thư lưu trữ với Trung tâm Thông tin đơn vị tham mưu Ủy ban Dân tộc quản lý nhà nước ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn điều hành cơng việc Chính ứng dụng cơng nghệ thơng tin để lập hồ sơ Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc chưa hiệu Tiểu kết chương Trong Chương tác giả tìm hiểu công tác lập hồ điện tử Ủy ban dân tộc, trình khảo sát tác giả nhận thấy chất lượng công tác lập hồ sơ điện tử chưa tốt mà nguyên nhân chủ yếu nhận thức vai trị, tầm quan trọng cơng tác lập hồ sơ điện tử phận, quy trình phương pháp lập hồ sơ chưa hiệu Từ thực trạng công tác lập hồ sơ điện tử tác giả đánh giá, nhận xét đưa số giải pháp Chương nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ điện tử Ủy ban dân tộc 32 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC 3.1 Xây dựng, bổ sung hồn thiện quy trình lập hồ sơ điện tử hiệu *Bước 1: Chuẩn bị lập hồ sơ Xây dựng Khung phân loại hồ sơ: Xây dựng Mã hồ sơ Khung phân loại hồ sơ: * Bước 2: Tổ chức lập hồ sơ điện tử Căn vào Danh mục hồ sơ năm Phần mềm QLVB&HSCV; trình giải cơng việc, CCVC có trách nhiệm xác định Mã hồ sơ cho văn đi, văn đến tài liệu điện tử liên quan khác như: ý kiến đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình nội dung khác liên quan trình giải cơng việc, sau tích hợp (di chuyển) văn bản, tài liệu điện tử vào hồ sơ VTCQ, LTCQ chủ trì, phối hợp Trung tâm Thơng tin hướng dẫn CCVC lập hồ sơ điện tử Bước Kết thúc hồ sơ CCVC xác định công việc kết thúc: Khi cơng việc hồn thành, CCVC giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm hồn thiện kết thúc hồ sơ Tất hồ sơ hồn thiện cơng chức, viên chức chuyển sang sở liệu “hồ sơ vụ, đơn vị” để lưu tạm thời 3.2 Xây dựng, bổ sung, hoàn ban hành văn quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ điện tử 3.2.1 Ban hành văn quy định lập hồ sơ điện tử Ủy ban Dân tộc liên tục cập nhật, bổ sung, điều chỉnh quy định cho phù hợp với trình phát triển cơng nghệ thơng tin như: Chính phủ điện tử, văn điện tử, hồ sơ điện tử, chữ ký số, số hóa, sử dụng mạng, bảo vệ thông tin…; nhằm đảm bảo sở pháp lý ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động điều hành quan nói chung vào cơng tác văn thư lập hồ sơ điện tử nói riêng 33 3.2.2 Ban hành văn hướng dẫn thực lập hồ sơ điện tử Để thực quy trình phương pháp lập hồ sơ điện tử thuận lợi, hiệu thống quan Văn phòng cần đề xuất Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc ban hành văn hướng dẫn Vụ, đơn vị lập hồ sơ điện tử Hướng dẫn Ủy ban Dân tộc lập hồ sơ điện tử gồm: Các quy định chung lập hồ sơ điện tử ; Các nội dung hướng dẫn 3.2.3 Chuẩn bị điều kiện, sở vật chất Việc ban hành quy định, hướng dẫn lập hồ sơ điện tử chuẩn bị đủ điều kiện liên quan cần thiết Qua giúp quan chủ động triển khai lập hồ sơ điện tử khoa học, thống nhất, đồng theo định hướng, quy định quan; giúp công chức, viên chức xác định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ việc lập hồ sơ điện tử; đồng thời, giúp quan quản lý, kiểm sốt quy trình, phương pháp chất lượng hồ sơ điện tử thành phần, nội dung từ bắt đầu thực lập hồ sơ điện tử 3.3 Giải vấn đề kỹ thuật cơng nghệ liên quan đến quy trình lập hồ sơ điện tử Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc 3.3.1 Đảm bảo tồn hồ sơ điện tử môi trường mạng Một là, xây dựng phần chức quản lý xử lý văn điện tử, tạo lập hồ sơ điện tử nhằm quản lý công việc minh bạch, trách nhiệm, chức lập hồ sơ điện tử phần mềm QLVB&HSCV Ủy ban Dân tộc chưa hồn chỉnh, cần phải điều chỉnh, bổ sung Hai là, xây dựng phần chức chuyển giao hồ sơ điện tử vào LTCQ nhằm xác định xác danh mục, thời gian, thủ tục phải giao nộp hồ sơ điện tử Ba là, xây dựng phần chức quản lý hồ sơ điện tử nhằm tiếp nhận hồ sơ điện tử vào LTCQ; đảm bảo quản lý, bảo quản, xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy; đảm bảo tìm kiếm, cung cấp hồ sơ điện tử cho tất đơn vị, cá nhân quan sử dụng 34 3.3.2 Hoàn thiện phần chức lập hồ sơ điện tử theo quy trình lập hồ sơ điện tử phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Một là, bổ sung phần chức lập hồ sơ điện tử thiếu phải đáp ứng tác nghiệp Hai là, phân quyền truy cập: Phân quyền truy cập khung phân loại hồ sơ, Danh mục hồ sơ, Lập hồ sơ điện tử 3.3.3 Bảo đảm tính xác thực văn bản, tài liệu điện tử Để văn bản, tài liệu điện tử có giá trị pháp lý độ tin cậy cao, vấn đề đặt phải thực biện pháp kỹ thuật cơng nghệ nhằm bảo đảm tính xác thực văn bản, tài liệu điện tử Tính xác thực văn bản, tài liệu điện tử có mối liên chặc chẽ với tính tồn vẹn tính nhận dạng Văn bản, tài liệu điện tử coi xác thực toàn vẹn yếu tố thuộc nội dung, bối cảnh cấu trúc ban đầu 3.3.4 Bảo đảm bảo mật an tồn thơng tin Bảo mật an tồn thơng tin việc chia sẻ, lưu giữ văn bản, tài liệu điện tử luôn vấn đề quan quan Ủy ban Dân tộc, đặc biệt văn bản, tài liệu trao đổi qua mạng nội Internet Các thông tin văn bản, tài liệu trao đổi mạng thường phải đối mặt với nguy bị an tồn Để tìm lời giải cho toán chia sẻ, lưu chuyển, lưu trữ văn bản, tài liệu chứa liệu mật nói chung liệu cá nhận nói riêng, phải bước số hóa liệu tận dụng tiện ích cơng nghệ thơng tin việc hỗ trợ bảo mật để nâng cao an tồn thơng tin, cụ thể việc áp dụng cơng nghệ mã hóa, giải mã, chữ ký số… chia sẻ, lưu trữ văn bản, tài liệu 3.4 Nâng cao nhận thức tập huấn, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức 3.4.1 Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức Đối với Lãnh đạo quan cần phải xác định rõ tầm quan trọng việc lập hồ sơ điện tử, để có tâm hành động cụ thể Hành động người đứng đầu quan thể thông qua việc xây dựng, ban hành quy định lập hồ sơ điện tử; 35 đầu tư sở hạ tầng kinh phí để mua sắm phương tiện, trang thiết bị công nghệ thơng tin; đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ công nghệ thông tin cho công chức, viên chức; thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình lập hồ sơ điện tử đơn vị quan; xác định việc sử dụng văn điện tử, lập hồ sơ điện tử trách nhiệm, quyền hạn cán bộ, công chức, viên chức việc nâng cao hiệu hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành quan tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành cơng việc Đối với cán bộ, công chức, viên chức cần tuyên truyền, phổ biến đầy đủ quy định nhà nước Ủy ban Dân tộc để họ nâng cao ý thức, trách nhiệm việc quản lý văn điên tử, lập hồ sơ điện tử 3.4.2 Tổ chức tập huấn trực tiếp cho cán công nghệ thông tin, VTCQ, LTCQ, CCVC Một là, tập huấn cho cán Trung tâm Thông tin tiêu chuẩn kỹ thuật công nghệ thông tin quản lý văn điện tử chức cách sử dụng Hai là, tập huấn cho VTCQ, LTCQ thực xây dựng Khung phân loại hồ sơ, Mã hồ sơ bản, Danh mục hồ sơ, Mã hồ sơ, thành phần hồ sơ, tài liệu Phần mềm QLVB&HSCV Ba là, tập huấn cho Lãnh đạo, CCVC quy trình tác nghiệp cơng tác văn thư điện tử như: soạn thảo văn điện tử, quản lý văn đi, quản lý văn đến, sử dụng chữ ký số, lập hồ sơ điện tử Phần mềm QLVB&HSCV 3.4.3 Thường xuyên hỗ trợ hướng dẫn CCVC Trong trình ứng dụng Phần mềm QLVB&HSCV vào quản lý văn bản, lập hồ sơ điên tử phát sinh nhiều vướng mắc thường gặp như: phát sinh loại văn bản, phát sinh loại hồ sơ chưa có Khung phân loại Danh mục hồ sơ, chưa nắm hết chức ứng dụng, lo lắng sở liệu khơng an tồn, chức chưa phù hợp cần điều chỉnh… vậy, Trung tâm Thơng tin cần phải thường xuyên hỗ trợ hướng dẫn CCVC quan; cụ thể là: 36 Hỗ trợ hướng dẫn trực tiếp: Trung tâm Thông tin phân công cán đến hướng dẫn trực tiếp CCVC thuộc Vụ, đơn vị có vướng mắc q trình lập hồ sơ điện tử Hỗ trợ hướng dẫn gián tiếp: Ngoài việc hỗ trợ trực tiếp, cán Trung tâm Thơng tin hướng dẫn qua email, điện thoại, tạo video thực tác nghiệp lập hồ sơ điện tử Phần mềm QLVB&HSCV để CCVC truy cập vào tìm hiểu 3.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá kết thực lập hồ sơ điện tử Cần thành lập Đoàn kiểm tra để kiểm tra thực tế kết vụ, đơn vị Kiểm tra thực tế đánh giá xác hiệu quy trình quản lý văn chất lượng hồ sơ điện tử lập Để việc kiểm tra thực chất, cần phải thành lập đồn kiểm tra với chương trình, nội dung cụ thể; xác nhận kết kiểm tra biên để có sở tổng hợp, đề xuất giải hợp lý, báo cáo Lãnh đạo quan Trên sở kết tổng hợp đoàn kiểm tra tổng hợp tình hình thực lập hồ sơ điện tử từ báo cáo vụ, đơn vị Văn phịng, Trung tâm Thơng tin phối hợp tổng hợp, nghiên cứu, tham mưu Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc ban hành kế hoạch, chương trình tiếp tục triển khai thực hiện; đồng thời điều chỉnh, bổ sung quy trình phương pháp thực phù hợp, quy định Tiểu kết chương Chương tác giả chủ yếu trình bày giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ điện tử Ủy ban dân tộc, ý việc nâng cao nhận thức lãnh đạo cán bộ, công chức công tác này; Việc xây dựng, ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ điện tử yếu tố quan trọng tác giả đề cập cần thiết, cấp bách; Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ công tác lập hồ sơ điện tử Với giải pháp đó, tác giả mong muốn thực đồng giải pháp chất lượng công tác lập hồ sơ điện tử ủy ban dân tộc cải thiện 37 KẾT LUẬN Sự phát triển công nghệ thông tin tác động đến hoạt động quan hành nhà nước rõ rệt Hoạt động giao dịch quan có thay đổi từ giao dịch văn bản, tài liệu giấy sang giao dịch văn bản, tài liệu điện tử thông qua mạng Internet phần mềm quản lý văn điều hành công việc Khi công nghệ thơng tin phát triển văn bản, tài liệu điện tử chiếm đa số đến lúc có khả thay hồn tồn văn bản, tài liệu giấy Cùng với đó, việc quản lý văn bản, tài liệu điện tử đỏi hỏi chặt chẽ giống quản lý văn truyền thống Để thực việc cơng tác lập hồ sơ điện tử đóng vai trị quan trọng, khơng thể phủ nhận Để công tác lập hồ sơ điện tử triển khai thực tốt quan quan hành nhà nước nói chung, quan nhà nước có thẩm quyền cần sớm xây dựng hoàn thiện hệ thống pháp luật lập hồ sơ điện tử để tạo hành lang pháp lý cho quan thực thống Đối với Ủy ban Dân tộc, lập hồ sơ điện tử cơng việc có tính cấp thiết quan trọng giai đoạn nhằm đảm bảo giá trị hồ sơ điện tử hình thành trình hoạt động quan 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Triệu Văn Cường(2016), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội Chính phủ(2007), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước Chính phủ(2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành Luật lưu trữ Chính phủ(2020), Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Công tác văn thư Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước(2015), Hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26/8/2015 quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử tiểu bang Minnesota, Mỹ, 2004.8 Vũ Hồng Mây (2010), Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh, đề tài khoa học cấp ban đảng Quốc hội(2005), Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, ngày 29/11/2005 Quốc hội(2005), Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11, ngày 29/6/2006 10 Quốc hội(2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 11/11/2011 11 Thủ tướng Chính phủ(2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, ngày 12/7/2018 việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước 12 https://moha.gov.vn/kiemsoatthutuchanhchinh/tintuc/du-thao-thong-tucua-bo-noi-vu-quy-dinh-quan-ly-van-ban-va-ho-so-dien-tu-31854 39 ... định hành hồ sơ điện tử lập hồ sơ điện tử Chương Thực trạng công tác lập hồ sơ điện tử Ủy ban dân tộc Chương Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ điện tử Ủy ban dân tộc PHẦN... văn hồ sơ công việc Ủy ban Dân tộc Để hiểu rõ thực trạng công tác lập hồ sơ điện tử Uỷ ban Dân tộc, tác giả rõ khác biệt 05 tên loại hồ sơ gồm: hồ sơ điện tử, hồ sơ ban hành văn bản, hồ sơ trình... HÀNH VỀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ, LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 1.1 Một số vấn đề lý luận hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 1.1.1 Các khái niệm có liên quan đến hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 1.1.1.1 Tài liệu Tại khoản