THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM

C BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác Văn thư và Lưu trữ Mã phách Hà Nội 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 3 1 1 Lý luận chung về công tác văn thư và lưu trữ 3 1 1 1 Công tác Văn thư 3 1 1 2 Công tác Lưu trữ 5 1 1 3 Vai trò của.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Mã phách: Công tác Văn thư Lưu trữ ……………………………… … Hà Nội - 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM .3 1.1 Lý luận chung công tác văn thư lưu trữ 1.1.1 Công tác Văn thư 1.1.2 Công tác Lưu trữ 1.1.3 Vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức 1.2 Khái quát Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam .7 1.2.1 Lịch sử hình thành 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Tiểu kết Chương Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 10 2.1 Thực trạng tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam .10 2.1.1 Tình hình tổ chức 10 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 10 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 11 2.2 Thực trạng hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 11 2.2.1 Cơ cấu hệ thống quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ 11 2.2.2 Chỉ đạo thực quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác văn thư lưu trữ 12 2.2.3 Xây dựng ban hành đạo thực văn quy phạm pháp luật quy định công tác văn thư lưu trữ 12 2.2.4 Thực thống kê lưu trữ theo quy định .12 2.2.5 Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân sự, tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ 13 2.3 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 13 2.3.1 Nghiệp vụ công tác Văn thư 13 2.3.2 Nghiệp vụ công tác lưu trữ 21 Tiểu kết Chương 23 Chương NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 24 3.1 Nhận xét thực trạng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam .24 3.1.1 Ưu điểm 24 3.1.2 Hạn chế .24 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế .25 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 26 3.2.1 Xây dựng hoàn thiện cách đồng văn đạo, hướng dẫn tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ huyện Bình Lục 26 3.2.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức nhân 27 3.2.3 Nâng cao nhận thức trách nhiệm cán lãnh đạo cán công chức, viên chức vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ .27 3.2.4 Tăng cường công đăng ký văn đến văn 27 3.2.5 Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, thi, khóa đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ 28 3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt trọng đầu tư trang thiết bị điện tử cho công tác lưu trữ 28 3.3 Một số kiến nghị 29 Tiểu kết Chương 29 KẾT LUẬN .30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC 32 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt HĐND UBND VTLT Nghĩa từ viết tắt Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Văn thư lưu trữ PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác Văn thư Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan hoạt động quản lý nói chung hoạt động quan hành nhà nước nói riêng Trong quản lý nhà nước, Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời công tác văn thư phận quan trọng hoạt động quản lý, xác định mặt hoat động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành quan Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nhận thấy tầm quan trọng, cần thiết công tác Văn thư Lưu trữ hoạt động quản lý lợi ích mà công tác văn thư lưu trữ mang lại cho hiệu hoạt động tổ chức Với kiến thức tiếp thu từ học phần “Công tác văn thư lưu trữ” tác giả lựa chọn đề tài: “Thực trạng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam” để nghiên cứu, tìm hiểu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu nghiên cứu - Nghiên cứu, hệ thống lý luận chung cơng tác văn thư lưu trữ - Tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam * Nhiệm vụ nghiên cứu - Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng công việc thực văn thư lưu trữ quan Điều tra thực cơng tác văn thư, lưu trữ, phân tích, xác định nguyên nhân - Đưa giải pháp nâng cao tổ chức thực công tác văn tư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Đối tượng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam * Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp phân tích tổng hợp Ngồi ra, tác giả cịn sử dụng phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng khách quan…để nghiên cứu, tìm hiểu Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận Chương Lý luận chung công tác văn thư, lưu trữ khái quát Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Chương Thực trạng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Chương Nhận xét đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 1.1 Lý luận chung công tác văn thư lưu trữ 1.1.1 Công tác Văn thư 1.1.1.1 Khái niệm “Công tác Văn thư” Theo tác giả Vương Đình Quyền: “Cơng tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tố chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan tổ chức” [3, tr.8] Theo Tập giảng Công tác Văn thư, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: “Cơng tác văn thư tồn công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, tổ chức, quản lý sử dụng dấu văn thư” Đây khái niệm mà tác giả sử dụng tiểu luận ”[5, tr.55] 1.1.1.2 Nội dung công tác văn thư Nội dung công tác văn thư bao gồm công việc như: Soạn thảo ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 1.1.1.3 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư * Vị trí Cơng tác văn thư cơng tác quan trọng thiểu hoạt động quan tổ chức Các quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chíinh trị - xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang dù lớn hay nhỏ muốn thực chức nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày * Ý nghĩa - Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, từ việc để chủ trương, sách, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp dưoi giải công việc phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin xác, đầy đủ kịp thời hoạt động quan, tổ chức đạt hiệu Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu xác thơng tin văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính chất pháp lý Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận, kết văn thư không chi ảnh hưởng đến thân quan mà ảnh hưởng đến quan khác Vì làm tốt cơng tác văn thư giúp lãnh đạo quan chi đạo cơng việc xác, hiệu - Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ bí mật Đảng, Nhà nước môi quan Trong hoạt động quan, văn chủ yếu để giải công việc, nhằm thực chức năng, nhiệm vụ Do đó, hiệu suất chất lượng cơng tác quan nói chung, cán viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với cơng tác văn thư Nếu công tác văn thư làm tốt tiếp nhận, chuyển giao, giải văn kịp thời xác, soạn thảo ban hành văn đảm bảo chất lượng, vào số văn - đến rõ ràng đắn, lập hồ sơ hành hợp lý, quy định đám bảo thơng tin đẩy đủ, kịp thời, xác cho hoạt động quản lý quan - Làm tốt công tác văn thư tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu văn thư nguồn bố sung cho tài liệu lưru trữ quan lưu trữ nhà nước Do công tác văn thư công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với Muốn cho cơng tác lưu trữ tiến hành thuận lợi cần phải làm tốt công tác văn thư Trước hết làm tổt khâu soạn thào ban hành văn bản, lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ lưu trữ quan 1.1.2 Công tác Lưu trữ 1.1.2.1 Khái niệm “Công tác Lưu trữ” Theo Giáo trình Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: “Cơng tác lưu trữ q trình hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập triệt để, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ để phục vụ cho yêu cầu xã hội” Đây khái niệm mà tác giả sử dụng tiểu luận [6, tr.17] 1.1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: * Hoạt động quản lý - Biên soạn văn quy phạm pháp luật, văn quản lý Nhà nước ban hành - Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định Nhà nước công tác lưu trữ - Tổ chức nghiên cứu khoa học công nghệ hợp tác quốc tế lưu trữ - Quản lý đào tạo cán công chức lưu trữ quan nhà nước * Hoạt động nghiệp vụ - Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Phân loại tài liệu - Chỉnh lý tài liệu - Xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy - Thống kê, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ - Tổ chức phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn * Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến - Bì văn gồm loại : loại bóc bì loại khơng bóc bì + Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức + Loại khơng bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký Những bì có đóng dấu chi mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời Không gây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì, khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện Mẫu dấu “Đến” UBND HUYỆN BÌNH LỤC Số: …………………… ĐẾN Ngày: ………………… Chuyển: ……………………… Lưu hồ sơ số: ………………… Bước 2: Đăng ký văn đến Hàng năm UBND huyện tiếp nhận khoảng 20.000 văn năm Căn số lượng văn đến hàng năm, UBND huyện Bình Lục lập sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến Đơn vị Ngày Số Tác Số, ký Ngày đến đến giả hiệu tháng Tên loại trích Ký yếu nội dung người nhận Ghi nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Sau đóng dấu đến vào văn cán văn thư scan lại toàn văn 18 đến ngày đăng ký văn đến vào sổ đăng ký văn đến chuyển văn vừa scan lên phần mềm quản lý văn UBND huyện chuyển cho cá nhân, phịng ban có trách nhiệm trực tiếp giải văn đến Bước 3: Trình, chuyển giao văn đến Văn Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin Bước 4: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Chủ tịch UBND huyện giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phịng Hành người giao trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến 2.3.1.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu UBND huyện thực việc quản lý sử dụng dấu theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý 19 sử dụng dấu Ngoài ra, quy định quản lý sử dụng dấu quy định Điều 32,33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP 2.3.1.4 Sao văn Tại UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam, việc văn thực theo quy định Điều 25, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Công tác Văn thư, bao gồm: Sao y, lục, trích Chủ tịch UBND huyện Bình Lục định việc văn quan, tổ chức ban hành, văn quan, tổ chức khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn 2.3.1.5 Tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 2.3.5.1.1 Lập hồ sơ Việc lập hồ sơ Văn thư UBND huyện thực theo loại văn bản, loại văn đựng cặp dây, văn xếp theo thứ tự từ 01 đến hết (văn cuối năm) Mở hồ sơ: Tại UBND huyện Bình Lục nhân cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch cơng tác, hồ sơ khơng có danh mục chưa lập Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Kết thúc hồ sơ: Do người lập hồ sơ thực theo quy định hành 2.3.5.1.2 Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Văn thư UBND huyện quản lý kho lưu trữ UBND huyện, sau năm kể từ năm công việc kết thúc, văn hành giao nộp vào lưu trữ hành Đối với quan thuộc UBND huyện, xã, thị trấn việc thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ UBND huyện chưa thực được, quan, đơn vị có tài liệu hết năm lưu trữ quan Nhìn chung việc thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan chưa thật 20 quan tâm , dẫn đến đến tài liệu bị phân tán, rải rác quan, đơn vị Mặt khác UBND huyện chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ kho tạm, diện tích kho nhỏ (55m2), việc giao nộp tài liệu cịn gặp khó khăn 2.3.2 Nghiệp vụ cơng tác lưu trữ Hiện nay, UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ kho tạm đặt vị trí tầng nhà tầng với diện tích rộng 55 m2 có trang thiết bị bảo quản tài liệu như: tủ, cặp, giá đựng hồ sơ tài liệu, phương tiện phòng cháy chữa cháy phục vụ cho công tác lưu trữ Văn phịng HĐND UBND huyện quản lý Phơng lưu trữ UBND huyện Bình Lục chia thành nhóm tài liệu nhóm tài liệu HĐND huyện tài liệu UBND huyện Tài liệu phông lưu trữ huyện phân loại theo phương án thời gian – mặt hoạt động 2.3.2.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Bình Lục chưa hoạt động theo nguyên tắc hầu hết phòng, đơn vị lưu trữ tài liệu đơn vị việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ điều khó khăn 2.3.2.2 Xác định giá trị tài liệu Nghiên cứu xác định rõ nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn cần vận dụng trình xác định giá trị loại tài liệu giai đoạn cụ thể - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu - Xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu cho loại quan công cụ khác phục vụ cho công tác xác định giá trị tài liệu - Lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trung tâm lưu trữ quốc gia - Loại huỷ tài liệu hết giá trị 21 2.3.2.3 Chỉnh lý tài liệu Tại kho lưu trữ UBND huyện (do Văn phòng HĐND UBND huyện quản lý) tài liệu chỉnh lý từ năm 1994 trở trước, từ năm 1995 trở lại chưa chỉnh lý Tài liệu đựng cặp hộp, cặp dây theo loại văn bản, năm đưa lên giá để tài liệu 2.3.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Việc thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ chưa có UBND huyện 2.3.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác có vai trị quan trọng việc kéo dài tuổi thọ đảm bảo an toàn cho tài liệu Làm rõ điều nên UBND huyện áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật công tác bảo quản tài liệu * Về phòng kho: Kho lưu trữ quan cải tạo từ phòng để sử dụng làm kho bảo quản tài liệu Do kho lưu trữ quan không thuộc kho lưu trữ chuyên dụng không đảm bảo thông số kỹ thuật thiết kế kho lưu trữ chuyên dụng Nhưng đáp ứng số yêu cầu kỹ thuật kho lưu trữ là: Ở vị trí thuận tiện, kín đáo, thống khí , Kho trang bị trang thiết bị cần thiết như: Tủ đựng tài liệu, máy hút bụi, thiết bị phòng chống cháy * Về trang thiết bị phương tiện bảo quản: UBND huyện Bình Lục trang bị đầy đủ thiết bị để bảo quản tài liệu như: giá, tủ, cặp, bìa ba dây, hộp đựng tài liệu, thiết bị phòng cháy chữa cháy, dụng cụ vệ sinh tài liệu Tuy nhiên thiếu số phương tiện, trang thiết bị bảo đảm cho hoạt động lưu trữ 2.3.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trước quan, đơn vị; xã, thị trấn huyện khai thác, tra cứu văn phương pháp thủ cơng chính, UBND huyện sử dụng phầm mềm quản lý văn cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhanh gọn, thuận tiện 22 Mỗi năm có khoảng 370 lượt người đến nghiên cứu, sử dụng Đối tượng nghiên cứu, sử dụng tài liệu bao gồm đồng chí lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo phịng, ban, phường, thị trấn huyện, cán bộ, chuyên viên nghiên cứu, … nhằm mục đích hoạch định sách phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, cải tạo, sửa chữa lớn cơng trình xây dựng bản, biên soạn lịch sử địa phương, quan, đơn vị, Việc trực tiếp đưa tài liệu phục vụ dễ làm cho tài liệu dễ bị hư hỏng, tốn nhiều thời gian, công sức cất bị xáo trộn không thứ tự lúc ban đầuhơn thời tiết khắc nghiệt tác động, điều kiện bảo quản tài liệu cịn thiếu hạ tầng khơng phải kho lưu trữ chuyên dụng… Tiểu kết Chương Trong Chương 2, tác giả trình bày thực trạng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Trong đó, tác giả tìm hiểu thực trạng tổ chức, bố trí, xếp, chức nhiệm vụ phận văn thư, lưu trữ Thực trạng công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ, thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Nhìn chung, cơng tác văn thư, lưu trữ Ủy bam nhân dân huyện Bình Lục đạt kết định, nhiên bên cạnh số hạn chế Qua thực trạng tác giả tìm hiểu được, tác giả nhận xét đề xuất số giải pháp Chương Chương NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 3.1 Nhận xét thực trạng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 3.1.1 Ưu điểm Một là, năm qua công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Bình Lục đạt thành tích đáng kể, quy trình vào nếp ổn 23 định Nhận thức lãnh đạo cán bộ, công chức quan nâng lên rõ rệt Hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ có nhiều tiến đặc biệt công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tổng kết đúc rút kinh nghiệm tổ chức quản lý hưởng dẫn khâu nghiệp vụ Hai là, lãnh đạo UBND huyện quan tâm tới công tác soạn thảo văn Việc quản lý văn đi-đến với quy định ứng dụng công nghệ thông tin Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư, lưu trữ thực theo quy định hành Ba là, sở vật chất đầu tư cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ nói chung cho đơn vị nói riêng trang bị đầy đủ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ áp dụng dần vào ổn định Bốn là, việc thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ vào nề nếp khoa học, dược thực theo quy định Nhà nước Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ quan tâm kiện tồn, bố trí nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ theo quy định chuẩn mã số, ngạch, nghiệp vụ chuyên môn 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh kết đạt được, việc thực tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ huyện nhiểu bất cập, bộc lộ nhiều hạn chế cần khắc phục sau: Một là, việc ban hành văn quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ chưa đồng Việc hướng dẫn, kiểm tra, thực chế độ văn thư lưu trữ có tăng cường chưa sát sao, chưa có tính răn đe, kiểm tra mang tính hời hợt Hai là, công tác soạn thảo ban hành văn sai thể thức sai kỹ thuật trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như: cỡ chữ, ghi số, kí hiệu văn bản, quan chưa thống Ba là, cơng tác lưu trữ cịn làm chưa tốt, văn thư mởi lưu văn giấy tờ quan chưa làm tốt nghiệp vụ lưu trữ quy định quan Bão quản tài liệu chưa ngăn nắp 24 Bốn là, công tác đào tạo chuyên môn cho cán văn thư lưu trữ chưa quan tâm nhiều dẫn đến tình trạng thiếu trình độ chun mơn, khơng đáp ứng đủ khối lượng công việc quan Năm là, ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác lưu trữ cịn thấp, sử dụng số tính quản lý văn đến, chuyển văn nội quan Cơng tác thu thập tài liệu quan cịn chưa triệt để, tài liệu phân tán lưu giữ đơn vị, tài liệu tích đống cịn nhiều thiếu kinh phí việc chỉnh lý tài liệu Sáu là, trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu đơn gián, chưa đáp ứng kịp thời trường hợp xấu xảy Công tác vệ sinh kho lưu trữ chưa thực thưởng xuyên dẫn tới tinh trạng nhiều giá, hộp tài liệu bụi bẩn có trùng xâm nhập Bảy là, việc tổ chức khai thác tài liệu quan hạn chế, chưa bố trí phịng đọc, phương tiện, thiết bị phục vụ khai thác, hình thức tổ chức khai thác cịn hạn chế Tám là, cơng tác lưu trữ chưa ứng dụng công nghệ thông tin, tổ chức chưa đồng bộ, sở hạ tầng nghèo nàn, lạc hậu 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế Một là, nhận thức lãnh đạo công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ dẫn đến việc quản lý chưa nghiêm ngặt, cịn bng lịng, thiếu trách nhiệm công việc, chưa thường xuyên kiểm tra đơn vị quan, dẫn đến tình trạng cơng tác văn thư lưu trữ huyện cịn trì trệ, chưa có biện pháp quản lý hợp lý để vào đồng Hai là, công tác bồi dưỡng đạo tạo trình độ chun mơn chưa thực thường xuyên Những người làm công tác văn thư, lưu trữ chủ yếu kiêm nhiệm gây ảnh hưởng đến việc nắm bắt thơng tin, nhiều cơng đoạn khơng thực quy định, bỏ sót nhiều nội dung công tác lưu trữ 25 Ba là, văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ chưa quan ban hành nhiều, số cán quan không thực theo quy định đề làm sai với quy định Bốn là, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hạn chế Việc đầu tư kinh phí cho tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ hạn chế so với nhu cầu thực tể triển khai theo kế hoạch đề Một số sở vật chất trang thiết bị cần thay thế, đồng thời bổ sung…có việc tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ đạt hiệu cao 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 3.2.1 Xây dựng hoàn thiện cách đồng văn đạo, hướng dẫn tổ chức công tác văn thư, lưu trữ huyện Bình Lục Tiếp tục nâng cao hiệu cơng tác quản lý Nhà nước văn thư thống quản lý công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật yêu cầu chung cấp có thẩm quyền, thực luật lưu trữ quy định Nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quản lý Nhà nước hoạt động văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo cho công tác chi đạo, điều hành, đáp ứng yêu cầu công cải cách hành tru, giai đoạn Tuyên truyền phổ biến văn pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ trang thông tin điện tử quan, đơn vị, coi công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ quan trọng thường xuyên lâu dài hoạt động quan, đơn vị UBND huyện tăng cường việc thực tuyên truyền, phổ biến luật lưu trữ 3.2.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức nhân UBND huyện Bình Lục tiếp tục kiện tồn máy văn thư, lưu trữ bố trí đủ số lượng nhân làm công tác văn thư, lưu trữ phòng văn thư phòng ban đơn vị khác Mỗi phịng ban, đơn vị nên bố trí 01 cán kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cơng việc, đáp ứng 26 yêu cầu nhiệm vụ giao Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ công chức làm quản lý nhà nước quan Vì cần quan tâm đến việc đào tạo, thực nghiêm túc việc cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 3.2.3 Nâng cao nhận thức trách nhiệm cán lãnh đạo cán công chức, viên chức vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ Một là, người lãnh đạo văn phịng cần tích cực tham gia học tập, không ngừng tự học tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp kênh thơng tin nhằm nâng cao trình độ lý luận trị, chun mơn nghiệp vụ Hai là, thường xun đổi tác phong, lề lối làm việc phải tự xây dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng hàng tuần) riêng đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát vấn để sinh, đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật; làm tốt công tác phối hợp với quan phòng, ban tỉnh huyện công tác tham mưu tổng hợp 3.2.4 Tăng cường công đăng ký văn đến văn Cần trọng quản lý chất lượng, quản lý quy trình, thủ tục cơng tác nhằm kiểm sốt, nâng cao chất lượng, suất công tác Lập hồ sơ công việc, lưu trữ lưu trữ điện tử cần phát huy quản lý công tác Kiểm tra việc triển khai thực chế độ, quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Qua kiếm tra nhằm đánh giá thực trạng, chi ưu điểm đạt để phát huy, kịp thời tháo gỡ tồn tại, hạn chế trình triển khai thực công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Nâng cao trách nhiệm lãnh đạo quan việc tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ, bước đưa công tác văn thư, lưu trữ huyện vào nề nếp, ổn định theo quy định nhà nước 27 3.2.5 Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, thi, khóa đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ Cử cán văn thư học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, thư ký văn phòng, nhằm bồi dưỡng, nâng cao lực quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Trực tiếp chi đạo điều hành hoạt động văn thư, lưu trữ quan, đơn vị, giúp cán bộ, viên chức nắm vững quy định Trung ương công tác văn thư, lưu trữ 3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt trọng đầu tư trang thiết bị điện tử cho công tác lưu trữ Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ nhu cầu mang tinh khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính khoa học, tính đại giải cơng việc Quan tâm cán làm công văn thư hệ thống cơng đồn, tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng công nghệ thông tin Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối quan sở ban ngành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bão thông tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo q trình tra cứu cổng thông tin điện tử đơn vị liên quan truyền tải thơng tin có yêu cầu, phương tiện máy Fax, điện thoại kết nối phù hợp, đảm bão tốt thơng tin tín hiệu nhận Nghiên cứu xây dựng phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ quan địa bàn huyện Thực hồn thành kế hoạch cơng tác số hóa lưu trữ, tạo lập sở liệu, nhằm khai thác tài liệu nhanh chóng Tiếp tục thực tốt phần mềm quản lý văn điều hành cơng việc, 28 khai thác tỉnh năng, tiện ích phần mềm để phục vụ hiệu công tác quản lý, chi đạo điều hành lãnh đạo quan 3.3 Một số kiến nghị Một là, tham mưu Sở Nội vụ đề xuất UBND tỉnh cho 01 biên chế chuyên ngành làm công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Cần kiến nghị với quan cấp tổ chức buổi hội thảo khoa học việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác văn thư lưu trữ để làm sở pháp lý cho hoạt động thực Hai là, đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, giám sát việc thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Ba là, hàng năm quan cần cử cán học lớp bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, để nâng cao chất lượng hiệu công việc Bốn là, sở vật chất tra thiết bị cần phải cải tiến, tu bổ nhằm nâng cao hiệu công việc đạt hiệu công việc tốt Năm là, lâu dài cần nghiên cứu, xây dựng hình thức tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ cho phù hợp để công tác phục vụ tốt cho công tác quản lý Nhà nước quan Tiểu kết Chương Trong chương 3, tác giả nhận xét đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Bên cạnh ưu điểm đạt được, công tác văn thư lưu trữ UBND huyện số bất cập cần phải có giải pháp cụ thể để khắc phục KẾT LUẬN Công tác văn thư lưu trữ hoạt động cần thiết hoạt động quan, đóng vai trị quan trọng hoạt động quản lý điều hành tổ chức máy Nhà nước quan Công tác văn thư lưu trữ bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo đạo, quản lý điều hành công việc quan Có thể 29 nói cơng tác văn thư lưu trữ phận thiếu hoạt động quản lý Nhà nước quan Tại UBND hun Bình Lục nhìn chung cơng tác quản lý Nhà nước văn thư – lưu trữ lãnh đạo quan, đơn vị, cá nhân thực tốt trọng, hoàn thiện Cách tổ chức công tác văn thư lưu trữ UBND huyện đạt hiệu định cho hoạt động quan, xong bên bệnh cịn tồn hạn chế cần phải khắc phục để công tác văn thư lưu trữ quan hoàn thiện Trong bối cảnh tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ UBND huyện Bình Lục ngày tăng lên có ý nghĩa to lớn tro đổi truyền đạt thông tin nhằm thực tốt nhiệm vụ trị, kinh tế, văn hóa, xã hội đơn vị Vì cơng tác văn thư lưu trữ UBND huyện Bình Lục trọng nhiều 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Cơng tác Văn thư Chính phủ, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 quy định quản lý sử dụng dấu Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc Gia Quốc hội, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Tập Bài giảng Công tác Văn thư, Lưu trữ 6.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Giáo trình Lưu trữ, Nxb Giao thơng Vận tải 31 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Một số hình ảnh huyệnUBND Bình Lục, tỉnh Hà Nam Ảnh Tài liệu UBND huyện Bình Lục Ảnh Tài liệu bó gói để lộn xộn 32 ... lượng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM. .. huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Đây sở để tác giả tiến hành nghiên cứu thực trạng công tác văn thư lưu trữ Chương Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH... DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 3.1 Nhận xét thực trạng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 3.1.1 Ưu điểm Một là, năm qua công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Bình