thực trạng tổ chức, bố trí, sắp xếp, chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ. Thực trạng về công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Nhìn chung, công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy bam nhân dân huyện Bình Lục đã đạt được những kết quả nhất định, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế. Qua thực trạng tác giả tìm hiểu được, tác giả đã nhận xét và đề xuất một số giải pháp ở Chương 3.
Chương 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM
3.1. Nhận xét về thực trạng công tác văn thư và lưu trữ tại Ủy ban nhândân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam
3.1.1. Ưu điểm
Một là, trong những năm qua công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Bình Lục đã đạt được những thành tích đáng kể, mọi quy trình đã đi vào nền nếp ổn
định. Nhận thức của lãnh đạo cán bộ, công chức trong cơ quan được nâng lên rõ rệt. Hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ có nhiều tiến bộ đặc biệt là trong công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ và tổng kết đúc rút kinh nghiệm trong tổ chức quản lý hưởng dẫn các khâu nghiệp vụ.
Hai là, lãnh đạo UBND huyện đã quan tâm tới công tác soạn thảo văn bản. Việc quản lý văn bản đi-đến cơ bản đúng với quy định và được ứng dụng công nghệ thông tin. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện đúng theo quy định hiện hành.
Ba là, cơ sở vật chất đầu tư cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ nói chung và cho các đơn vị nói riêng được trang bị đầy đủ hơn. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đang được áp dụng và dần đi vào ổn định.
Bốn là, việc thực hiện về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp khoa học, dược thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ được quan tâm kiện toàn, bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định chuẩn mã số, ngạch, nghiệp vụ chuyên môn.
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đạt được, việc thực hiện tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở huyện còn nhiểu bất cập, bộc lộ nhiều hạn chế cần được khắc phục như sau:
Một là, việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ chưa ra đồng bộ. Việc hướng dẫn, kiểm tra, thực hiện các chế độ về văn thư lưu trữ có tăng cường nhưng chưa được sát sao, chưa có tính răn đe, kiểm tra mang tính hời hợt.
Hai là, công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn sai về thể thức và sai về kỹ thuật trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như: cỡ chữ, ghi số, kí hiệu văn bản, trong cơ quan chưa thống nhất.
Ba là, công tác lưu trữ còn làm chưa ra tốt, văn thư mởi chỉ lưu văn bản giấy tờ của cơ quan chứ chưa làm tốt nghiệp vụ lưu trữ đã quy định tại cơ quan. Bão quản tài liệu còn chưa được ngăn nắp.
Bốn là, công tác đào tạo chuyên môn cho cán bộ văn thư lưu trữ chưa được quan tâm nhiều dẫn đến tình trạng thiếu trình độ chuyên môn, không đáp ứng đủ khối lượng công việc của cơ quan hiện nay.
Năm là, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ còn thấp, mới chỉ sử dụng một số tính năng như quản lý văn bản đi đến, chuyển văn bản trong nội bộ cơ quan. Công tác thu thập tài liệu của cơ quan còn chưa triệt để, tài liệu còn phân tán và lưu giữ ở các đơn vị, tài liệu tích đống còn nhiều do thiếu kinh phí trong việc chỉnh lý tài liệu.
Sáu là, trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu còn đơn gián, chưa đáp ứng kịp thời những trường hợp xấu xảy ra. Công tác vệ sinh kho lưu trữ chưa được thực hiện thưởng xuyên dẫn tới tinh trạng nhiều giá, hộp tài liệu bụi bẩn có côn trùng xâm nhập.
Bảy là, việc tổ chức khai thác tài liệu tại cơ quan còn hạn chế, chưa bố trí phòng đọc, phương tiện, thiết bị phục vụ khai thác, các hình thức tổ chức khai thác còn hạn chế.
Tám là, công tác lưu trữ chưa được ứng dụng công nghệ thông tin, tổ chức chưa đồng bộ, cơ sở hạ tầng còn nghèo nàn, lạc hậu.
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Một là, do nhận thức của lãnh đạo về công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ dẫn đến việc quản lý chưa nghiêm ngặt, còn buông lòng, thiếu trách nhiệm trong công việc, chưa thường xuyên kiểm tra các đơn vị trong cơ quan, dẫn đến tình trạng công tác văn thư lưu trữ của huyện vẫn còn trì trệ, chưa có biện pháp quản lý hợp lý để đi vào đồng bộ.
Hai là, công tác bồi dưỡng đạo tạo về trình độ chuyên môn chưa được thực hiện thường xuyên. Những người làm công tác văn thư, lưu trữ chủ yếu là kiêm nhiệm do đó gây ảnh hưởng chính đến việc nắm bắt thông tin, nhiều công đoạn không thực hiện đúng quy định, bỏ sót nhiều nội dung trong công tác lưu trữ.
Ba là, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư lưu trữ chưa được cơ quan ban hành nhiều, một số cán bộ trong cơ quan không thực hiện theo quy định đã đề ra và còn làm sai với quy định.
Bốn là, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn hạn chế. Việc đầu tư kinh phí cho tổ chức công tác văn thư lưu trữ là rất hạn chế so với nhu cầu thực tể đã triển khai theo kế hoạch đã đề ra. Một số cơ sở vật chất trang thiết bị cần được thay thế, đồng thời bổ sung…có như vậy việc tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ mới đạt được hiệu quả cao.