2.3. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ tại Ủy
2.3.2. Nghiệp vụ công tác lưu trữ
Hiện nay, UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam hiện chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ hiện tại chỉ là kho tạm được đặt ở vị trí tầng trên cùng của nhà 3 tầng với diện tích rộng 55 m2 có các trang thiết bị bảo quản tài liệu như: tủ, cặp, giá đựng hồ sơ tài liệu, phương tiện phòng cháy chữa cháy phục vụ cho công tác lưu trữ do Văn phòng HĐND và UBND huyện quản lý.
Phông lưu trữ của UBND huyện Bình Lục được chia thành 2 nhóm tài liệu chính là nhóm tài liệu của HĐND huyện và tài liệu của UBND huyện. Tài liệu phông lưu trữ huyện được phân loại theo phương án thời gian – mặt hoạt động.
2.3.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ của UBND huyện Bình Lục chưa được hoạt động theo đúng nguyên tắc hầu hết các phòng, đơn vị vẫn lưu trữ tài liệu tại đơn vị của mình việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là điều khó khăn.
2.3.2.2. Xác định giá trị tài liệu.
Nghiên cứu và xác định rõ những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn cần vận dụng trong quá trình xác định giá trị của từng loại tài liệu trong từng giai đoạn cụ thể.
- Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu.
- Xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu cho từng loại cơ quan và các công cụ khác phục vụ cho công tác xác định giá trị tài liệu.
- Lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong các trung tâm lưu trữ quốc gia.
2.3.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Tại kho lưu trữ của UBND huyện (do Văn phòng HĐND và UBND huyện quản lý) tài liệu đã được chỉnh lý từ năm 1994 trở về trước, từ năm 1995 trở lại đây chưa được chỉnh lý. Tài liệu được đựng trong những cặp hộp, cặp 3 dây theo từng loại văn bản, từng năm và đưa lên giá để tài liệu.
2.3.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Việc thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ chưa có tại UBND huyện
2.3.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Công tác có vai trò quan trọng trong việc kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu. Làm rõ điều đó nên UBND huyện đã áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật và công tác bảo quản tài liệu
* Về phòng kho:
Kho lưu trữ của cơ quan được cải tạo từ các phòng để sử dụng làm kho bảo quản tài liệu. Do kho lưu trữ của cơ quan không thuộc kho lưu trữ chuyên dụng cho nên không đảm bảo được các thông số kỹ thuật về thiết kế kho lưu trữ chuyên dụng. Nhưng vẫn đáp ứng được một số các yêu cầu kỹ thuật của một kho lưu trữ đó là: Ở vị trí thuận tiện, kín đáo, thoáng khí..., Kho được trang bị các trang thiết bị cần thiết như: Tủ đựng tài liệu, máy hút bụi, thiết bị phòng chống cháy....
* Về trang thiết bị và phương tiện bảo quản:
UBND huyện Bình Lục đã trang bị cơ bản đầy đủ các thiết bị để bảo quản tài liệu như: giá, tủ, cặp, bìa ba dây, hộp đựng tài liệu, các thiết bị phòng cháy chữa cháy, các dụng cụ vệ sinh tài liệu.... Tuy nhiên vẫn còn thiếu một số phương tiện, trang thiết bị bảo đảm cho hoạt động lưu trữ.
2.3.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trước đây các cơ quan, đơn vị; các xã, thị trấn trong huyện vẫn khai thác, tra cứu văn bản bằng phương pháp thủ công là chính, hiện nay UBND huyện đã sử dụng phầm mềm quản lý văn bản vì vậy công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ rất nhanh gọn, thuận tiện.
Mỗi năm có khoảng trên 370 lượt người đến nghiên cứu, sử dụng. Đối tượng nghiên cứu, sử dụng tài liệu bao gồm các đồng chí lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo các phòng, ban, và các phường, thị trấn trong huyện, các cán bộ, chuyên viên nghiên cứu, … nhằm mục đích hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, cải tạo, sửa chữa lớn các công trình xây dựng cơ bản, biên soạn lịch sử địa phương, cơ quan, đơn vị,..
Việc trực tiếp đưa tài liệu ra phục vụ rất dễ làm cho tài liệu dễ bị hư hỏng, tốn rất nhiều thời gian, công sức và khi cất sẽ bị xáo trộn không được đúng thứ tự như lúc ban đầuhơn nữa do thời tiết khắc nghiệt tác động, điều kiện bảo quản tài liệu còn thiếu khi hạ tầng không phải là kho lưu trữ chuyên dụng…
Tiểu kết Chương 2
Trong Chương 2, tác giả đã trình bày thực trạng công tác văn thư và lưu trữ