trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam.
3.2.1. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản chỉ đạo,hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại huyện Bình Lục. hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại huyện Bình Lục.
Tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về văn thư thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu chung của các cấp có thẩm quyền, thực hiện đúng luật lưu trữ cũng như quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước và hoạt động văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo cho công tác chi đạo, điều hành, đáp ứng yêu cầu công cuộc cải cách hành tru, chính trong giai đoạn hiện nay.
Tuyên truyền phổ biến các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trên các trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị, coi công tác văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng thường xuyên và lâu dài trong hoạt động của cơ quan, đơn vị. UBND huyện tăng cường việc thực hiện tuyên truyền, phổ biến luật lưu trữ.
3.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự
UBND huyện Bình Lục tiếp tục kiện toàn bộ máy văn thư, lưu trữ và bố trí đủ số lượng nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại phòng văn thư cũng như các phòng ban đơn vị khác. Mỗi phòng ban, đơn vị nên bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm trong công việc, đáp ứng được
yêu cầu nhiệm vụ được giao. Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với công chức làm quản lý nhà nước ở cơ quan.
Vì vậy cần quan tâm đến việc đào tạo, thực hiện nghiêm túc việc cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
3.2.3. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộcông chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ
Một là, người lãnh đạo văn phòng cần tích cực tham gia học tập, không ngừng tự học tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp và các kênh thông tin nhằm nâng cao trình độ lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ.
Hai là, thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc và phải tự xây dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng và hàng tuần) riêng của mình đảm bảo tuân thủ đúng quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát hiện các vấn để mới này sinh, đề xuất các biện pháp giải quyết kịp thời, đúng quy định của pháp luật; làm tốt công tác phối hợp với các cơ quan phòng, ban của tỉnh và huyện trong công tác tham mưu tổng hợp.
3.2.4. Tăng cường công đăng ký văn bản đến văn bản đi
Cần chú trọng quản lý chất lượng, quản lý quy trình, thủ tục công tác nhằm kiểm soát, nâng cao chất lượng, năng suất công tác. Lập hồ sơ công việc, lưu trữ và lưu trữ điện tử cần được phát huy trong quản lý công tác.
Kiểm tra việc triển khai thực hiện các chế độ, quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Qua kiếm tra nhằm đánh giá thực trạng, chi ra ưu điểm đạt được để phát huy, kịp thời tháo gỡ những tồn tại, hạn chế trong quá trình triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị. Nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan trong việc tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ của huyện đi vào nề nếp, ổn định theo các quy định của nhà nước.
3.2.5. Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, các cuộc thi, các khóa đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ trong công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ.
Cử cán bộ văn thư đi học các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, thư ký văn phòng, nhằm bồi dưỡng, nâng cao năng lực quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.. Trực tiếp chi đạo điều hành hoạt động văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị, giúp cán bộ, viên chức nắm vững những quy định mới của Trung ương về công tác văn thư, lưu trữ.
3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đặcbiệt chú trọng đầu tư trang thiết bị điện tử cho công tác lưu trữ biệt chú trọng đầu tư trang thiết bị điện tử cho công tác lưu trữ
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là nhu cầu mang tinh khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công văn thư trong cả hệ thống công đoàn, tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng công nghệ thông tin.
Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị liên quan. Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bão thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bão tốt thông tin tín hiệu khi nhận.
Nghiên cứu xây dựng các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và trên địa bàn huyện. Thực hiện hoàn thành kế hoạch công tác số hóa lưu trữ, tạo lập cơ sở dữ liệu, nhằm khai thác tài liệu nhanh chóng. Tiếp tục thực hiện tốt phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc,
khai thác tỉnh năng, tiện ích của phần mềm để phục vụ hiệu quả công tác quản lý, chi đạo điều hành của lãnh đạo cơ quan.