TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI MỘT LƯU TRỮ CƠ QUAN

TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI MỘT LƯU TRỮ CƠ QUAN

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU CƠNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI MỘT LƯU TRỮ CƠ QUAN BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Hà Nội - 2022 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm 1.2 Mục đích 1.3 Ý nghĩa 1.4 Nguyên tắc Chương II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG 2.1 Vài nét giới thiệu Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 2.1.1 Chức 2.1.2 Nhiệm vụ 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 2.2 Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 2.3 Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Viện Huyết học Truyền máu Trung ương 10 2.4 Ưu điểm hạn chế 11 2.4.1 Ưu điểm 11 2.4.2 Hạn chế 12 Chương III ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG 13 3.1 Đề xuất 13 3.1.1 Công tác tổ chức sử dụng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần cấp thẩm quyền đạo thực thông qua ban hành văn đạo, phê duyệt Ban hành kế hoạch, chương trình, mục tiêu thực 13 3.1.2 Kinh phí 13 3.1.3 Về tổ chức máy, nhân 13 3.1.4 Nâng cao trình độ, lực đội ngũ viên chức làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 14 KẾT LUẬN 15 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 PHẦN MỞ ĐẦU Tài liệu lưu trữ nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt dân tộc Tài liệu lưu trữ thật phát huy giá trị khai thác sử dụng để phục vụ mặt hoạt động khác đời sống xã hội “tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ” Trong năm qua, quan quản lý lưu trữ cấp có nhiều cố gắng việc tập trung quản lý thống tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhà nước để phục vụ có hiệu lãnh đạo, đạo nhà nước quyền cấp, phục vụ cơng tác nghiên cứu khoa học, phát triển kinh tế - xã hội Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nghiệp vụ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho quan Đảng Nhà nước, tổ chức trị xã hội, tổ chức kinh tế, cá nhân thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học lợi ích đáng cơng dân Tuy nhiên, để áp dụng công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khơng phải quan, tổ chức làm phụ thuộc vào tính chất điều kiện công việc Để nắm công tác lưu trữ quan hơm bàn luận đề tài: “Tìm hiểu cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ quan”, cụ thể Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương 2 PHẦN NỘI DUNG Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nghiệp vụ công tác lưu trữ, nhằm cung cấp cho quan Đảng Nhà nước, tổchức trị xã hội, tổ chức kinh tế, cá nhân thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học lợi ích đáng cơng dân 1.2 Mục đích Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu giúp độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cách có hiệu tài liệu lưu trữ Quốcgia Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu giúp đưa tài liệu lưu trữ vào phục vụ cho nhu cầu xã hội, phục vụ quan Đảng Nhà nước, tổ chức xã hội, nhà nghiên cứu công dân 1.3 Ý nghĩa Giúp độc giả khai thác sử dụng cách hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia Đưa tài liệu lưu trữ vào phục vụ cho nhu cầu xã hội, phục vụ quan Đảng Nhà nước, tổ chức xã hội, nhà nghiên cứu công dân 3 1.4 Nguyên tắc Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cần đảm bảo nguyên tắc sau: Đảm bảo đường lối, sách Đảng Nhà nước Đảm bảo thực nguyên tắc, chế độ qui định Đảm bảo phục vụ cơng tác thơng tin tư liệu nhanh chóng, xác Như vậy, qua chương tìm hiểu sở lý luận tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Để biết công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ quan tìm hiểu sang chương Chương II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG 2.1 Vài nét giới thiệu Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương đời vào ngày 31/12/1984 theo Quyết định số 1531/BYT-QĐ Bộ trưởng Bộ Y tế với tên gọi ban đầu Viện Huyết học Truyền máu, thuộc Bệnh viện Bạch Mai, GS Bạch Quốc Tuyên Viện trưởng Viện thành lập sở sáp nhập hai đơn vị Khoa Huyết học – Truyền máu Phòng Bệnh máu (C5) Sự đời Viện Huyết học Truyền máu đánh dấu bước trưởng thành không ngừng đội ngũ cán chuyên khoa khẳng định nhu cầu tất yếu phải phát triển chuyên khoa Huyết học – Truyền máu để đáp ứng cho công tác cấp cứu điều trị 2.1.1 Chức Viện tuyến cao lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh vềchuyên khoa huyết học tổ chức công tác truyền máu; nghiên cứu khoahọc, ứng dụng công nghệ khoa học kỹ thuật; đào tạo, đào tạo bồi dưỡng pháttriển nguồn nhân lực y tế; đạo tuyến hợp tác quốc tế lĩnh vực chuyên khoa huyết học truyền máu; tổ chức dịch vụ y tế khác phù hợp với khả Viện theo quy định pháp luật 2.1.2 Nhiệm vụ Tham mưu trình cấp có thẩm quyền đề xuất xây dựng văn quy phạm pháp luật liên quan đến công tác tổ chức, đạo, quản lý, chuyên môn vềlĩnh vực huyết học, truyền máu tế bào gốc Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển giai đoạn kế hoạch hoạt động năm Viện trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt tổchức thực 5 Công tác khám bệnh, chữa bệnh: Tổ chức cung cấp dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh, tư vấn phòng bệnh lĩnh vực huyết học truyền máu theo phạm vi chuyên môn giấy phép hoạt động Viện quy chuẩn chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật; nghiên cứu, áp dụng, mở rộng quy mô, phạm vi hoạt động khám bệnh, chữa bệnh theo quy định pháp luật để phục vụ nhu cầu bảo vệ, chăm sóc nâng cao sức khỏe nhân dân; Tiếp nhận đối tượng có nhu cầu khám bệnh, cấp cứu, tư vấn sức khỏe; điều trị nội trú, ngoại trú trường hợp bệnh nhân thuộc chuyên khoa huyết học, theo dõi quản lý bệnh nhân theo quy định; Phối hợp với tổ chức, cá nhân việc tổ chức khám bệnh, chữa bệnh dịch vụ nhân đạo theo quy định pháp luật; Phục hồi chức sau điều trị phục hồi chức cộng đồng Cơng tác phịng bệnh: Xây dựng kế hoạch, chiến lược tổ chức phòng chống bệnh bẩm sinh di truyền, đặc biệt bệnh Thalassemia (Bệnh lý thiếu máu tan máu bẩm sinh di truyền) bệnh Hemophilia (Bệnh ưa chảy máu) làm tổn hại lớn lao đến sức khỏe nhân dân; Phối hợp với quan ngành y tế thực công tác truyền thông, giáo dục sức khỏe cho nhân dân để phòng chống bệnh dịch, bệnh lây truyền qua đường máu, tai nạn thương tích, tai nạn giao thông, tai nạn sinh hoạt; vận động nhân dân khám sức khỏe định kỳ phát sớm đểđiều trị đề phịng thiếu máu, thiếu sắt nói riêng bệnh máu nói chung; Thực nhiệm vụ phòng chống dịch bệnh, khắc phục hậu thiêntai, thảm họa theo đạo cấp có thẩm quyền Công tác truyền máu tế bào gốc: Xây dựng kế hoạch tổ chức hoạt động nhằm có nguồn máu, sản phẩm máu, tế bào gốc an toàn bảo đảm cho nhu cầu cấp cứu, điều trị bệnh nhân, chăm sóc sức khỏe nhân dân nhu cầu dự trữ cho thảm họa, an ninh, quốc phòng; Phối hợp với Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, quan, tổ chức có liên quan vận động nhân dân tình nguyện hiến máu, hiến thành phần máu, hiến tế bào gốc; Tổ chức khám tuyển chọn, tiếp nhận, xét nghiệm sàng lọc, điều chế để có nguồn máu, sản phẩm máu tế bào gốc an toàn; Tổ chức bảo quản, phân phối máu, sản phẩm máu tế bào gốc kịp thời cho nhu cầu cấp cứu, điều trị, chăm sóc sức khỏe nhân dân dự trữ cho thảm họa, an ninh, quốc phịng Cơng tác nghiên cứu khoa học: Tổ chức triển khai thực đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến khoa học công nghệ để phục vụ việc khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh, phục hồi chức năng; Tham gia đăng ký tuyển chọn tổ chức thực đề tài nghiên cứu khoa học, nhiệm vụ khoa học cơng nghệ cấp có đủ điều kiện theo quy định pháp luật; Tổ chức hoạt động nghiên cứu khoa học công nghệ; nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao kỹ thuật mới, phương pháp khám bệnh,chữa bệnh; Tham gia nghiên cứu vấn đề liên quan đến sức khỏe củangười dân địa phương nước; thực dịch vụ khoa học công nghệ theo quy định pháp luật; Đăng ký bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ theo quy định pháp luật; Thực chương trình hợp tác nghiên cứu khoa học với tổ chức nhân nước theo quy định pháp luật Đào tạo, đào tạo bồi dưỡng nhân lực y tế: Là sở để đào tạo tham gia đào tạo thực hành nhân lực y tế lĩnh vực huyết học truyền máu: đào tạo sau đại học, đại học, cao đẳng, trung cấp hình thức đào tạo khác quan có thẩm quyền cấp phép; Tổ chức đào tạo, đào tạo bồi dưỡng cập nhật kiến thức cho bác sỹ, điều dưỡng, kỹ thuật viên y đối tượng khác có nhu cầu lĩnh vực chuyên khoa huyết học, truyền máu tế bào gốc; Phối hợp với sở đào tạo nhân lực y tế khác để đào tạo cán chuyên khoa huyết học, truyền máu tế bào gốc; Chủ trì phối hợp tham gia biên soạn, in ấn, phát hành tài liệu đào tạo chuyên khoa huyết học, truyền máu tế bào gốc Công tác đạo tuyến: Chỉ đạo, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra, đánh giá hoạt động quản lý chất lượng việc thực quy định, tiêu chuẩn chuyên môn sở y tếtrong toàn quốc lĩnh vực huyết học, truyền máu; tham gia đoàn đánh giá chất lượng hoạt động chuyên ngành huyết học, truyền máu theo phối hợp liên ngành bộ, ngành, địa phương, quan khác tổ chức; Chỉ đạo, hướng dẫn thực hoạt động nội kiểm xét nghiệm nhằm kiểm soát chất lượng xét nghiệm lĩnh vực huyết học, truyền máu khu vực phân công; Thực chương trình ngoại kiểm đánh giá chất lượng phịng xét nghiệm chuyên khoa toàn quốc; thực chương trình so sánh, đánh giá liên phịng xét nghiệm sở y tế lĩnh vực huyết học, truyền máu; Thực việc đạo tuyến, chuyển giao, hỗ trợ kỹ thuật chuyên môn theo dõi, giám sát hoạt động chuyên khoa sở y tế Bộ Y tế phân công; Chủ động phối hợp tham gia với sở y tế tổ chức triển khai chương trình, dự án y tế liên quan; Chủ động phối hợp xây dựng kế hoạch, tổ chức bảo đảm hiệu hoạt động đạo tuyến, chuyển giao kỹ thuật đáp ứng nhu cầu hỗ trợ lĩnh vực chuyên khoa cho sở y tế tổ chức, đơn vị, cá nhân có nhu cầu; Hướng dẫn an toàn truyền máu lâm sàng gồm: Sử dụng hợp lý máu sản phẩm máu, lập kế hoạch nhu cầu sử dụng máu bệnh viện, theo dõi giám sát cơng tác an tồn truyền máu, cảnh cáo nguy truyền máu Hợp tác quốc tế: Xây dựng kế hoạch chủ động hợp tác với nước giới để học tập, trao đổi kinh nghiệm, nghiên cứu khoa học, đào tạo cán bộ, xây dựng dự án đầu tư liên doanh, liên kết, huy động nguồn lực nhằm phát triển khoa học quản lý lĩnh vực huyết học truyền máu theo quy định pháp luật; Xây dựng kế hoạch, tổ chức quản lý đồn ra, đồn vào theo chương trình hợp tác quốc tế Viện; cử cán bộ, viên chức, học viên học tập, nghiên cứu, cơng tác nước ngồi; hợp tác trao đổi tiếp nhận giảng viên, học viên người nước đến nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm học tậptại Viện theo quy định pháp luật; Tổ chức hội nghị, hội thảo, lớp học quốc tế lĩnh vực thuộc phạm vi Viện quản lý theo quy định pháp luật 10 Quản lý đơn vị: Quản lý toàn hoạt động Viện theo quy định pháp luật; Quản lý sử dụng có hiệu cá nguồn lực đơn vị bao gồm: Nguồn nhân lực, tài chính, tài sản chương trình khoa học công nghệ Viện theo quy định hành pháp luật; Thực tự chủ tổ chức tài theo quy định pháp luật phân cấp Bộ Y tế 11 Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật 9 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Gồm: Viện trưởng Các Phó Viện trưởng Khối quản lý chức Trung tâm máu Quốc Gia Khối Lâm sàng Khối Cận lâm sàng 2.2 Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan, đơn vị, việc sử dụng lưu văn thực phận văn thư gồm gốc, văn giấy gốc, văn điện tử; tổ chức khai thác, phục vụ nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan theo quy định Điều 31 Điều 32 Luật Lưu trữ vận dụng Thông tư số10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ quy định vềviệc sử dụng tài liệu Phòng đọc Lưu trữ lịch sử Đối với cá nhân quan, đơn vị có nhu cầu sử dụng lưu văn tài liệu lưu trữ phải làm Phiếu đăng ký sử dụng lưu văn tài liệu lưu trữ Đối với cá nhân, quan, đơn vị khác có nhu cầu sử dụng lưu văn tài liệu lưu trữ phải có Chứng minh nhân dân (Căn cước công dân hộchiếu); trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác phải có Giấy giới thiệu văn đề nghị quan, tổ chức nơi công tác Phiếu đăng ký sử dụng lưu văn tài liệu lưu trữ Người làm công tác văn thư, lưu trữ quan nghiên cứu mục đích yêu cầu sử dụng tra cứu có lưu văn tài liệu lưu trữ, tham mưu trình lãnh đạo Văn phòng, Thủ trưởng quan, đơn vị phê duyệt Sau có ý kiến phê duyệt, người làm cơng tác văn thư, lưu trữ tổ chức phục vụ việc sử dụng lưu văn tài liệu lưu trữ theo yêu cầu 10 Người làm công tác văn thư, lưu trữ thực quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, phục vụ việc sử dụng tài liệu; quản lý việc sử dụng lưu văn bản, tài liệu lưu trữ giao nhận tài liệu 2.3 Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ quy định Điều 32 Luật lưu trữ 2011, theo đó: Sử dụng tài liệu phịng đọc Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Xuất ấn phẩm lưu trữ Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Trích dẫn tài liệu lưu trữ cơng trình nghiên cứu Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Hiện nay, việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương chủ yếu là: Sử dụng phòng đọc; Cung cấp phục vụ mục đích đáng Như vậy, với hình thức tổ chức khai thác, sử dụng nêu trên, tài liệu lưu trữ quan lưu trữ Việt Nam khai thác thường xuyên, rộng rãi thiết thực bảo vệ bí mật an toàn, phần đáp ứng nhu cầu thơng tin đối tượng độc giả, góp phần đáng kể vào việc tuyên truyền ý nghĩa, vai trò, vị trí cơng tác lưu trữ xã hội Tuy nhiên kết đạt cịn khiêm tốn so với tiềm thơng tin chứa nguồn tài liệu lưu trữ quan lưu trữ Sử dụng tài liệu phịng đọc hình thức tiến hành thường xun phổ biến Hình thức mang lại nhiều lợi ích cho độc giả quan lưu trữ Tại đây, độc giả nghiên cứu nhiều tài liệu lúc; gặp gỡ, tư vấn giải đáp trực tiếp với cán lưu trữ, đồng thời gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với đối 11 tượng độc giả khác; sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo chụp tài liệu cần thiết Ở cán lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt nhu cầu độc giả để đề xuất hình thức biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ bảo quản, hạn chế mát hư hại…Ý thức điều đó, Viện cố gắng tạo điều kiện, đầu tư sở vật chất, đào tạo cán để làm tốt công việc này, phục vụ tốt đối tượng đến khai thác Cung cấp chứng thực lưu trữ nhiệm vụ cần thiết Viện Chứng thực lưu trữ văn có giá trị pháp lí Viện cấp theo yêu cầu quan hay cá nhân, xác nhận vấn đề, việc ghi tài liệu lưu trữ có kèm theo kí hiệu tra tìm tài liệu Hình thức giúp cho Viện cá nhân xác minh vấn đề xảy khứ, bị chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm chứng Trong thực tế, hồ sơ bệnh nhân cung cấp chứng thực tiểu sử cho nhiều cá nhân mà, giúp họ xác minh giải chế độ sách Ngồi cịn cung cấp nhiều lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ cho nhiều độc giả 2.4 Ưu điểm hạn chế 2.4.1 Ưu điểm Việc thực công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Viện bước đầu quan tâm thực Việc quản lý trình khai thác sử dụng tài liệu độc giả chặt chẽ, dễ dàng, thuận lợi Việc báo cáo, thống kê công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhanh chóng, thuận lợi; số liệu báo cáo, thống kê có độ xác cao Vì vậy, Viện cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm nâng cao vai trò, tầmquan trọng công tác lưu trữ, phát huy hiệu giá trị tàiliệu lưu trữ 12 2.4.2 Hạn chế Mới thực số hoạt động tổ chức sử dụng mang tính truyền thống có quy mơ phạm vi nhỏ như: Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan; Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Trình độ, lực người tham mưu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu, cung cấp kịp thời cho tổ chức, cá nhân, nhiên công tác tham mưu đề xuất nâng cao hiệu công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cịn hạn chế Người làm cơng tác này, chưa đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu kỹ tham mưu tổ chức thực hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ Cụ thể việc tham mưu trả lời, phúc đáp cho tổ chức, cá nhân nhu cầu tìm kiếm tài liệu cịn nhiều hạn chế, dừng lại thơng tin có hay khơng có tài liệu theo u cầu, chưa có kỹ tham mưu, nghiên cứu đề xuất theo hướng nâng cao xác định nguồn tài liệu, nội dung tài liệu, tư vấn, hướng dẫn tìm kiếm cho độc giả Do cơng trình xây dựng Kho Lưu trữ trình triển khai xây dựng, diện tích Kho tạm hạn chế, tài liệu thuộc nguồn chưa thu thập đầy đủ Số lượng phông tài liệu bảo quản Kho tạm ít, chưa đầy đủ, phong phú, nhu cầu sử dụng tài liệu tổ chức, cá nhân khối tài liệu có cịn Chưa tổ chức thực đầy đủ hình thức hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu Như vậy, qua chương 2, nắm thực trạng công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương Qua đó, em có số giải pháp nâng cao chất lượng Viện chương 13 Chương III ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG 3.1 Đề xuất 3.1.1 Công tác tổ chức sử dụng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần cấp thẩm quyền đạo thực thông qua ban hành văn đạo, phê duyệt Ban hành kế hoạch, chương trình, mục tiêu thực - Tập trung hoàn thiện hệ thống văn quản lý Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, Kế hoạch thực giải mật tài liệu lưu trữ, công bố giới thiệu để làm sở thực tốt việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Cụ thể nhưcông văn đạo, Chỉ thị tăng cường công tác tổ chức sử dụng phát huygiá trị tài liệu phê duyệt đề án, kế hoạch thực 3.1.2 Kinh phí Quan tâm đầu tư kinh phí với định mức hợp lý để trì hoạt động thường xuyên đột xuất phục vụ nhiệm vụ trị hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 3.1.3 Về tổ chức máy, nhân Hoàn thiện cấu tổ chức máy Lưu trữ quan đó, cần xác định phận chuyên môn làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Về định mức biên chế nhân làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, tùy theo điều kiện, đặc điểm tình hình cụ thể quy mơ tài liệu, phạm vi hoạt động quan, có bố trí định mức biên chế phù hợp để làm tốt công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Nhân làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cần có đủ điều kiện trình độ lực định để làm tốt công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 14 3.1.4 Nâng cao trình độ, lực đội ngũ viên chức làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Để thực tốt hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, điều kiện quy định tiêu chuẩn chung trình độ, lực cho người làm công tác lưu trữ, người làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cần bổ sung kỹ tương ứng với hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, để tổ chức thực tốt hình thức riêng biệt Cụ thể như: - Khả tham mưu xây dựng kế hoạch, tờ trình đề xuất tổ chức thực hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; Công văn trả lời, phúc đáp tổ chức, cá nhân tài liệu chứng thực nội dung tài liệu lưu trữ - Tổ chức thực quản lý kế hoạch - Viết tin, công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ - Am hiểu công tác triển lãm: xây dựng đề cương, chủ đề, chuyên đề, nội dung viết thuyết minh - Kỹ giao tiếp, ứng xử phù hợp tiếp giải yêu cầu sửdụng tài liệu tổ chức, cá nhân; Khả thuyết minh, thuyết trình, hướng dẫn - Trình độ tin học phù hợp để tổ chức quản lý vận hành công cụ, phần mềm quản lý tài liệu điện tử, website 15 KẾT LUẬN Đứng trước yêu cầu thời kỳ hội nhập phát triển, với mong muốn ngày đáp ứng tốt nhu cầu khai thác thông tin xã hội, người làm cơng tác lưu trữ nước nói chung Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương nói riêng cần tiếp tục cố gắng nhiều khơng ngừng tìm tịi, học hỏi, nghiên cứu áp dụng hình thức đại tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để giá trị tài liệu lưu trững ngày phát huy, góp phần phục vụ nghiệp xây dựng địa phương, xây dựng bảo vệ quê hương, đất nước ngày bền vững giàu đẹp.Đây vừa thách thức, đồng thời mở nhiều hội phát triển cho ngành lưu trữ Việt Nam Trước sức ép xã hội, việc nâng cao chất lượng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đòi hỏi thay đổi mang tính tồn diện hoạt động Lưu trữ quan nói riêng lưu trữ khác nói chung Tiếp cận góc độ thơng tin học định hướng hợp quy luật nhằm giải tốn hóc búa nêu Lưu trữ quan, toàn ngành lưu trữ 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chu Thị Hậu, Giáo trình Lý luận phương pháp công tác Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quốc hội, Luật Lưu trữ năm 2011