TÊN ĐỀ TÀI: NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN. TÌM HIỂU THỰC TẾ TẠI VIỆN HUYẾT HỌC TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NÀY

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TÌM HIỂU THỰC TẾ TẠI VIỆN HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NÀY BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác văn thư và Lưu trữ Hà Nội 2022 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 2 I NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 2 1 1 Một số khái niệm 2 1 1 1 Khái niệm “Hồ sơ” 2 1 1 2 Khái niệm “Lập hồ sơ” 2.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TÌM HIỂU THỰC TẾ TẠI VIỆN HUYẾT HỌC – TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NÀY BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư Lưu trữ Hà Nội - 2022 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG I NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm “Hồ sơ” 1.1.2 Khái niệm “Lập hồ sơ” 1.1.3 Khái niệm “Nộp lưu hồ sơ” 1.1.4 Khái niệm “Lưu trữ quan” 1.1.5 Các loại hồ sơ 1.2 Nội dung lập hồ sơ 1.2.1 Trách nhiệm lập hồ sơ 1.2.2 Xây dựng Danh mục hồ sơ 1.2.3 Quy trình lập hồ sơ 1.2.4 Yêu cầu lập hồ sơ 1.3 Nội dung nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 1.3.1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 1.3.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu 1.3.3 Thủ tục 1.3.3 Quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 10 1.4 Mục đích, ý nghĩa lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 11 II CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NÀY 11 2.1 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương 11 2.1.1 Giới thiệu vài nét Viện huyết học-Truyền máu Trung ương 11 2.1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương 12 2.1.3 Thực trạng công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 13 2.2 Nhận xét công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 17 2.2.1 Ưu điểm 17 2.2.2 Hạn chế 17 2.2.3 Nguyên nhân hạn chế 18 2.3 Đề xuất số biện pháp nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 18 2.3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ, viên chức công tác lập hồ sơ 18 2.3.2 Ban hành văn quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 19 2.3.3 Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 19 2.3.4 Bổ sung, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức, nhân viên chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 19 2.3.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Viện 19 KẾT LUẬN 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 PHỤ LỤC 22 PHẦN MỞ ĐẦU Cơng tác văn thư lưu trữ nói chung có vai trị đặc biệt quan trọng hoạt động quan, tổ chức Trong trình thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức hình thành nhiều loại văn bản, giấy tờ văn bản, giấy tờ lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Các loại văn bản, giấy tờ giúp nâng cao hiệu suất công việc, đáp ứng kịp thời yêu cầu tra cứu tổ chức, cá nhân Nội dung công tác văn thư quy định theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác văn thư ba gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật công tác văn thư Việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ có vai trị quan trọng quan, tổ chức, trở thành phương tiện để theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu Tại Điều 9, Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Người giao giải quyết, theo dõi cơng việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan…” Điều khẳng định tầm quan trọng, vai trò trách nhiệm cá nhân, tổ chức cơng tác văn thư nói chung cơng tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nói riêng Đánh giá tầm quan trọng cơng tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan trách nhiệm cá nhân công tác văn thư lưu trữ Với kiến thức tiếp thu từ học phần “Công tác văn thư lưu trữ” em lựa chọn đề tài: “Nội dung lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Tìm hiểu thực tế viện Huyết học - Truyền máu Trung ương đề xuất số biện pháp nâng cao hiệu công tác này” để làm tâp lớn Đối tượng nghiên cứu: Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Viện Huyết học- Truyền máu Trung ương Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu, phân tích, tổng hợp để nghiên cứu, tìm hiểu sở lý luận cơng tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, thực trạng đề xuất biện pháp nân cao hiệu công tác Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương PHẦN NỘI DUNG I NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm “Hồ sơ” Tại Khoản 10 Điều Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ định nghĩa sau: “Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân” [5, tr.2] Theo Khoản 14, Điều Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư thì: “Hồ sơ tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân” [4, tr.2] 1.1.2 Khái niệm “Lập hồ sơ” Theo khoản 11, Điều Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định” [5, tr2] Theo Khoản 15, Điều Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư thì: “Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định” [4, tr.2] 1.1.3 Khái niệm “Nộp lưu hồ sơ” Nộp lưu hồ sơ tập hợp hồ sơ kết thúc có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên từ phận chun mơn cho phận lưu trữ theo quy trình phương pháp định 1.1.4 Khái niệm “Lưu trữ quan” Theo Khoản 4, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức.” 1.1.5 Các loại hồ sơ Trong hoạt động quan, tổ chức thường hình thành loại hồ sơ bản, là: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc hồ sơ nhân Theo Giáo trình Văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao Động năm 2016), loại hồ sơ định nghĩa sau: - Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề việc có đặc trưng như: tên gọi, tác giả, hình thành trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị [3, tr154] - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc quan, tổ chức, cá nhân [3, tr154] - Hồ sơ nhân sự: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) [3, tr154] 1.2 Nội dung lập hồ sơ 1.2.1 Trách nhiệm lập hồ sơ Theo Điều 9, Luật Lưu trữ 2011 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan sau: Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, thơi việc chuyển cơng tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Theo Điều 31, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác Văn thư Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan bao gồm: Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trách nhiệm người đứng đầu phận hành a) Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức a) Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan b) Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ quan c) Đơn vị cá nhân quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan d) Trường hợp đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu đ) Cán bộ, viên chức , viên chức người lao động quan, tổ chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao toàn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho đơn vị, Lưu trữ quan theo quy chế quan, tổ chức 1.2.2 Xây dựng Danh mục hồ sơ Thông thường Danh mục hồ sơ cán phụ trách công tác văn thư (hoặc công tác lưu trữ) quan dự thảo, gửi xuống phịng, ban đơn vị có liên quan góp ý kiến; sở ý kiến đóng góp đơn vị, văn thư quan điều chỉnh, bổ sung trình thủ trưởng quan duyệt, ký, ban hành Tuy nhiên xây dựng danh mục hồ sơ cách ngược lại: Từng phòng, ban, đơn vị vào nhiệm vụ cụ thể năm dự kiến danh mục hồ sơ đơn vị; cán phụ trách công tác văn thư lưu trữ quan làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh tổng hợp thành văn danh mục hồ sơ tồn quan, trình thủ trưởng quan duyệt ký ban hành Dù thực theo cách xây dựng danh mục hồ sơ thực qua bước, cụ thể sau: Bước 1: Xây dựng khung đề mục, khung phân loại Danh mục hồ sơ (có thể xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan) Bước 2: Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị, người lập Bước 3: Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ: Căn vào văn hướng dẫn nhà nước để dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Bước 4: Sắp xếp, đánh số ký hiệu hồ sơ: Số ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự (được đánh chữ số Ả Rập) ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Bước 5: Hoàn thiện dự thảo trình ký: Bộ phận văn thư, lưu trữ trình phận Văn phịng Hành để trình người đứng đầu quan ký ban hành vào đầu năm Văn thư chụp Danh mục hồ sơ ban hành gửi cá nhân, đơn vị có liên quan để thực việc lập hồ sơ theo Danh mục Trong q trình thực có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ đơn vị để văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức 1.2.3 Quy trình lập hồ sơ Lập hồ sơ thực qua bước, cụ thể sau: Bước 1: Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ, như: Số ký hiệu hồ sơ; tên đề mục tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác Đối với hồ sơ có Danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên vào Danh mục hồ sơ ban hành để mở hồ sơ theo thông tin có Danh mục hồ sơ Đối với hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu để mở hồ sơ Căn vào danh mục hồ sơ quan, tổ chức nhiệm vụ giao kinh nghiệm công tác (trong trường hợp chưa có danh mục hồ sơ), cán bộ, viên chức , viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc mà theo dõi, giải Đối với quan, tổ chức có danh mục hồ sơ việc mở hồ sơ giao cho cán văn thư, lưu trữ thực hiện, sau chuyển bìa hồ sơ cho đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hồn chỉnh hồ sơ ghi thức bút mực.Trong năm, có cơng việc phát sinh cán bộ, viên chức , viên chức phải mở hồ sơ cơng việc thuộc trách nhiệm Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Tránh đưa văn thuộc hồ sơ vào hồ sơ khác hay văn không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà theo dõi, giải vào hồ sơ Sau mở hồ sơ, cán bộ, viên chức , viên chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật đủ văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng từ văn phiếu trình, ý kiến tham gia đơn vị, cá nhân, ý kiến đạo, giải lãnh đạo, văn quan, tổ chức tài liệu tham khảo cần thiết Ví dụ 1: Hồ sơ kế hoạch báo cáo thực kế hoạch bao gồm: - Văn đạo hướng dẫn công tác kế hoạch; - Văn giao tiêu kế hoạch cho quan; - Kế hoạch thức quan phê duyệt; - Văn điều chỉnh, bổ sung kế hoạch; - Báo cáo tình hình thực kế hoạch Ví dụ 2: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm bao gồm: - Tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị; - Chương trình hội nghị; - Lời khai mạc; - Dự thảo báo cáo tổng kết; - Các báo cáo tham luận; - Bài phát biểu lãnh đạo cấp trên; - Nghị hội nghị; - Biên hội nghị Bước 3: Kết thúc hồ sơ biên mục hồ sơ Hồ sơ kết thúc công việc giải xong Đối với hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chinh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ Đối với hồ sơ hết năm mà công việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau Sau giải xong cơng việc hồ sơ kết thúc Để hoàn chỉnh hồ sơ cơng việc mà theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách nhiệm: - Tiếp tục thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu thiếu vào hồ sơ Đối với hồ sơ dày, số lượng văn nhiều nên phân chia thành tập – đơn vị bảo quản cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng - Xác định giá trị tài liệu + Xem xét, loại khỏi hồ sơ trùng thừa, nháp, thảo có gốc, (trừ thảo văn quy phạm pháp luật thảo văn vấn đế quan trọng có ghi ý kiến đạo, giải hay ý kiến tham gia khác nhau), tài liệu tham khảo khơng thực cần thiết + Sốt xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ vào thực tế tài liệu có hồ sơ chỉnh sửa cho phù hợp - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ + Việc xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải công việc hàng ngày việc tra cứu, sử dụng cần thiết sau thuận tiện + Phương pháp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Văn bản, tài liệu loại hồ sơ xếp theo trình tự định, bảo đảm phản ánh diễn biến việc hay trình theo dõi, giải công việc thực tế Một số cách xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Cách 1: Theo số thứ tự ngày tháng văn bản: hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu tên loại văn Ví dụ: Quyết định Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội việc nâng lương cho cán bộ, viên chức năm 2019 Cách 2: Theo thời gian diễn biến hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải công việc: hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc Ví dụ: Hồ sơ việc tổ chức thi kế toán Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội năm 2020 Cách 3: Theo tầm quan trọng tác giả theo vần ABC tên gọi tác giả, tên địa danh: hồ sơ bao gồm văn nhiều tác giả; tác giả quan chủ quản hay tác giả quan cấp thuộc nhiều địa phương khác Nếu hồ sơ có phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình nên đưa phim, ảnh vào bì; băng, đĩa vào hộp xếp vào cuối hồ sơ để riêng phải có dẫn - Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ văn bản, tài liệu hồ sơ chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục - Biên mục hồ sơ Việc biên mục hồ sơ gồm nội dung sau: + Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm máy dập số để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ tới tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản Số tờ đánh chữ số ảrập vào góc phải phía tờ tài liệu Trường hợp đánh nhầm số gạch đánh lại bên cạnh; tờ bị bỏ sót đánh số đánh số trùng với số tờ trước thêm chữ La tinh theo thứ tự abc sau, ví dụ: có tờ bị bỏ sót khơng đánh số sau tờ số 15 tờ đánh số trùng 15a 15b Số lượng tờ tài liệu có hồ sơ đơn vị bảo quản phải bổ sung vào thẻ tạm phiếu tin hồ sơ đơn vị bảo quản + Viết mục lục văn bản: Ghi nội dung thơng tin văn có hồ sơ vào tờ mục lục văn in riêng phần mục lục văn in sẵn bìa hồ sơ + Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn (nếu in riêng) đặc điểm tài liệu (nếu có) hồ sơ đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc in riêng phần chứng từ kết thúc in sẵn bìa hồ sơ Việc đánh số tờ, viết mục lục văn chứng từ kết thúc áp dụng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên) + Viết bìa hồ sơ: Ghi thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời viết bút chì) thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ Chữ viết bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp tả; viết tắt từ quy định bảng chữ viết tắt; Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu 11 số lượng, chất lượng hồ sơ giao nộp, khó khăn, vướng mắc, tồn tại, hạn để có hướng giải 1.4 Mục đích, ý nghĩa lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trong phạm vi quan, việc lập hồ sơ hành có ý nghĩa sau: - Nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộ, viên chức - Giúp quan, đơn vị quản lý tài liệu chặt chẽ - Tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ II CƠNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC NÀY 2.1 Cơng tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương 2.1.1 Giới thiệu vài nét Viện huyết học-Truyền máu Trung ương 2.1.1.1 Lịch sử hình thành Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương đời vào ngày 31/12/1984 theo Quyết định số 1531/BYT-QĐ Bộ trưởng Bộ Y tế với tên gọi ban đầu Viện Huyết học Truyền máu, thuộc Bệnh viện Bạch Mai, GS Bạch Quốc Tuyên Viện trưởng Viện thành lập sở sáp nhập hai đơn vị Khoa Huyết học - Truyền máu Phòng Bệnh máu (C5) Ngày 29/5/1990, Bộ Y tế ký Quyết định số 427/BYT-QĐ phê duyệt luận chứng kinh tế, kỹ thuật cải tạo, mở rộng Viện Huyết học Truyền máu, Bệnh viện Bạch Mai Giai đoạn số lượng khoa phòng tăng lên, cán nhân viên lên đến 100 người, trang thiết bị đầy đủ đồng trước Sau 20 năm thành lập (1984-2004), Viện có bước tiến dài mặt nhiệm vụ đặt phải xây dựng viện chuyên khoa đầu ngành để đạo chuyên môn, đào tạo cán chuyên khoa, phát triển chuyên khoa sâu Huyết học – Truyền máu để tăng cường lực chẩn đoán điều trị bệnh máu, bảo đảm cung cấp máu chế phẩm máu an toàn cho nhu cầu điều trị Hà Nội khu vực lân cận Ngày 08/3/2004, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương thức tách hoạt động độc lập, trực thuộc Bộ Y tế (theo định số 31/2004/QÐ-TTg Thủ tướng Chính phủ) Đây dấu mốc quan trọng để Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương thể rõ vị trí, vai trị cơng tác chăm sóc sức khỏe nhân dân, xứng đáng Viện chuyên khoa đầu ngành, ngang tầm với khu vực quốc tế Trong năm qua, lượng máu tiếp nhận hàng năm tăng lên nhanh chóng Từ chỗ đạt gần 3.500 đơn vị máu vào năm 1994 có khoảng 10% lượng máu tiếp nhận từ người hiến máu tình nguyện, đến năm 2019, lượng máu tiếp nhận đạt 355.000 đơn vị, tỷ lệ hiến máu tình nguyện chiếm 98% Trung tâm Máu Quốc gia điều chế 640.000 đơn vị chế phẩm máu có chất lượng, đảm bảo an 12 toàn truyền máu, cung cấp cho 170 bệnh viện phục vụ nhu cầu cấp cứu, điều trị 25 tỉnh, thành khu vực phía Bắc 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ a Chức Viện tuyến cao lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh chuyên khoa huyết học tổ chức công tác truyền máu; nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ khoa học kỹ thuật; đào tạo, đào tạo bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực y tế; đạo tuyến hợp tác quốc tế lĩnh vực chuyên khoa huyết học truyền máu; tổ chức dịch vụ y tế khác phù hợp với khả Viện theo quy định pháp luật b Nhiệm vụ Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: Tham mưu trình cấp có thẩm quyền đề xuất xây dựng văn quy phạm pháp luật liên quan đến công tác tổ chức, đạo, quản lý, chuyên môn lĩnh vực huyết học, truyền máu tế bào gốc; Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển giai đoạn kế hoạch hoạt động năm Viện trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt tổ chức thực hiện; Công tác khám bệnh, chữa bệnh; Công tác phịng bệnh; Cơng tác truyền máu tế bào gốc; Công tác nghiên cứu khoa học; Đào tạo, đào tạo bồi dưỡng nhân lực y tế; Công tác đạo tuyến; Hợp tác quốc tế; Quản lý đơn vị; Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức [Phụ lục 01] 2.1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương 2.1.2.1 Tình hình tổ chức Bộ phận Văn thư Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương phận thuộc phịng Hành Viện Bộ phận Văn thư thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ viện bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Phịng Hành nằm Tầng 10 tịa nhà H, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương Điện thoại: (024) 3.782.1892 (số máy lẻ 663) Email: hanhchinh.nihbt@gmail.com Phụ trách phòng: ThS Cù Thị Lan Anh Số cán nhân viên: 05 có 01 nhân viên phụ trách công tác văn thư lưu trữ 2.1.2.2 Chức nhiệm vụ phịng Hành a Chức Thực công tác tham mưu, giúp việc Đảng ủy, Ban Lãnh đạo Viện tổng hợp, theo dõi đôn đốc đơn vị thuộc Viện thực chương trình, kế hoạch công tác Quy chế làm việc Đảng ủy Tổ chức thực cơng tác hành chính; Cơng tác văn 13 phịng Đảng, Cơng đồn, Đồn niên; Công tác thư ký; Công tác văn thư, lưu trữ; Cơng tác lễ tân; Cơng tác Văn phịng Trung tâm Máu Quốc gia b Nhiệm vụ - Công tác hành - Cơng tác văn phịng Đảng, Cơng đồn, Đồn niên - Cơng tác thư ký - Cơng tác văn thư, lưu trữ: Thực ban hành bổ sung, sửa đổi (khi cần thiết) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương Tổ chức thực quản lý văn đi, văn đến theo chế độ quy định công tác văn thư Quản lý sử dụng dấu Viện tên khắc Ban Lãnh đạo Viện, tổ chức đoàn thể cán chủ chốt theo quy định hành Sao y giấy tờ hành phạm vi ủy quyền Quản lý theo dõi gửi văn Thực cơng tác lưu trữ xác, khoa học, đầy đủ cơng văn đi, đến; định kỳ đóng thành tập, đưa vào kho lưu trữ, cất giữ phục vụ kịp thời, xác cho việc khai thác tài liệu Tiếp nhận loại văn chuyển đến qua đường: V-office, Bưu điện, fax, email Chuyển ý kiến đạo Lãnh đạo Viện văn đến Trưởng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải - Công tác lễ tân, phục vụ - Cơng tác Văn phịng Trung tâm Máu Quốc gia 2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức phịng Hành [Phụ lục 02] 2.1.3 Thực trạng công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 2.1.3.1 Tổ chức công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Cán bộ, viên chức nhân viên Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương có quan tâm định đến cơng tác lập hồ sơ, nhiên nhận thấy quan tâm có chưa đủ Nhiều phận chuyên môn giải công việc chưa lập hồ sơ lập theo hình thức đối phó, lập cho có… chưa có biện pháp xử lý Qua tìm hiểu phận chun mơn thuộc Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương việc triển khai hoạt động công tác lập hồ sơ nghe triển khai thông qua buổi sinh hoạt chuyên môn, thông qua Hội nghị triển khai chuyên đề, thông qua lớp tập huấn, thơng qua hình thức khác qua văn bản, họp quan Việc kiểm tra phận chuyên môn phụ trách công tác văn thư lưu trữ phòng hay kiểm tra chéo phận công tác lập hồ sơ chưa thực Cơng tác tổ chức, bố trí viên chức làm công tác Văn thư - Lưu trữ Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương phịng Hành phụ trách có cán làm cơng tác văn thư lưu trữ, số lượng 01 người, có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ, học liên thơng trình độ Đại học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngoài ra, văn thư Viện vắng mặt nhiệm vụ cơng tác văn thư bàn giao cho Trưởng phịng Hành nhân viên khác viện theo chức năng, nhiệm vụ 14 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: Trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ gồm nhiều loại khác chủ yếu bìa, hộp, cặp, giá, kệ… giúp cho việc lập hồ sơ thuận lợi, hồ sơ bảo vệ an toàn, chống tác nhân có hại cho hồ sơ, tài liệu 2.1.3.2 Hoạt động nghiệp vụ a Xây dựng danh mục hồ sơ Theo Báo cáo sở công tác văn thư năm 2021, phận Viện Huyết họcTruyền máu Trung ương xây dựng Danh mục hồ sơ Theo kết tìm hiểu, chủ yếu để xây dựng Danh mục hồ sơ phòng chuyên môn chủ yếu dựa vào Văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, quan trọng Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan lại ý xây dựng Danh mục hồ sơ Điều cho thấy số phận Viện không nắm rõ cần thiết xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm hay thân họ khơng triển khai, góp ý, lấy ý kiến quan tiến hành xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm hay chí họ khơng biết đơn vị có Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ dùng để làm Một số cán bộ, viên chức người lao động làm việc Viện chưa nhận thức Danh mục hồ sơ chưa vào Danh mục hồ sơ để lập hồ sơ Thực tế viên chức, người lao động làm việc Viện lập hồ sơ phát sinh công việc hay chí có nhiều viên chức chun mơn không lập hồ sơ giải công việc Theo quy định, năm vào số lượng hồ sơ phát sinh, viên chức, nhân viên, người lao động phụ trách chuyên môn cần đề xuất sửa đổi bổ sung để Danh mục hồ sơ hoàn thiện sát với thực tế đơn vị Tuy nhiên việc lập Danh mục hồ sơ phận Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương xây dựng theo kiểu đối phó, để chấm điểm thi đua vào cuối năm nên chất lượng Danh mục hồ sơ không cao b Lập hồ sơ - Trách nhiệm lập hồ sơ: Khi tìm hiểu trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị, tác nhận thấy nhiều cán bộ, viên chức, nhân viên cho nhiệm vụ Văn thư quan Lưu trữ quan Điều ảnh hưởng nhiều đến chất lượng hồ sơ, viên chức, nhân viên lập hồ sơ không xác định trách nhiệm vụ dẫn đến thiếu trách nhiệm lập hồ sơ việc thẩm định chất lượng để bổ sung hồn chỉnh hồ sơ lưu trữ hành trở nên khó khăn - Việc lập hồ sơ nguyên tắc: Để giải công việc nhanh, hiệu quả, quy định việc lập hồ sơ nguyên tắc cần thiết Việc lập hồ sơ nguyên tắc thực tốt số phịng chun mơn như: Phòng Tổ chức cán bộ, phòng kế hoạch tổng hợp, phịng hành chính, phịng cơng tác xã hội Tại phịng viên chức, nhân viên chun mơn chủ động việc lập hồ sơ nguyên tắc như: in bìa hồ sơ, thu thập, cập nhật văn quy phạm pháp luật, văn 15 hướng dẫn vào hồ sơ Tuy nhiên, nhìn chung hầu hết việc lập hồ sơ nguyên tắc chưa thực theo quy định Hồ sơ nguyên tắc phòng chuyên môn chủ yếu tập lưu văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ bìa cong lưu theo năm ban hành văn bản, chưa lập thành mảng công việc cụ thể để dễ dàng cho viên chức chuyên môn thực nhiệm vụ Nhiều cán bộ, viên chức, nhân viên chuyên môn chưa lập hồ sơ nguyên tắc giải công việc Thực tế viên chức, nhân viên không lập hồ sơ nguyên tắc giải công việc thiếu sở pháp lý, tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm văn cần, áp dụng văn hết hiệu lực thi hành dẫn đến chất lượng hiệu công việc bị hạn chế, chức tham mưu không phát huy tác dụng - Việc lập hồ sơ Văn thư quan: Trong đơn vị việc lập hồ sơ Văn thư quan thực tốt Qua tìm hiểu việc lập hồ sơ văn thư thực chuẩn chỉnh, tập lưu chia theo tên loại văn bản: Quyết định, Báo cáo, Tờ trình Tuy nhiên, phịng chun mơn khác thuộc Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương việc lập hồ sơ viên chức, nhân viên chủ yếu tập lưu văn đến tập lưu văn Việc lập hồ sơ chủ yếu thực cách lấy tờ bìa (thơng thường giấy A3) ghi thông tin hồ sơ như: Thông báo, Báo cáo, Kế hoạch, Thư mời, Quyết định, Tờ trình tháng/năm Hồ sơ chủ yếu bỏ cặp ba dây theo thứ tự văn (số văn thời gian ban hành văn văn theo ngày nhận văn bản, số đến văn văn đến, nhiều văn đến khơng có số bỏ lẫn lộn tập văn đến) Việc mở hồ sơ cịn thực sơ sài; việc hồn thiện hồ sơ đánh số tờ, bổ sung tài liệu vào hồ sơ việc kết thúc hồ sơ viết chứng từ kết thúc, viết mục lục văn cho hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn chưa thực - Việc lập hồ sơ việc viên chức, nhân viên chuyên môn: Khảo sát việc lập hồ sơ công việc viên chức, nhân viên chuyên môn Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương tác giả nhận thấy nhiều phòng, nhiều phận viên chức, nhân viên giao nhiệm vụ có ý thức việc lập hồ sơ chủ động lập hồ sơ giải công việc Nhiều viên chức, nhân viên chun mơn phịng chun mơn khác thuộc Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương có ý thức lập hồ sơ giải công việc Có thể nhận thấy, phận liên quan đến vấn đề khám chữa bệnh, hiến máu, huyết học, truyền máu, …những cơng việc có nhu cầu tra cứu nhiều viên chức, nhân viên chun mơn có ý thức việc lập hồ sơ cơng việc, thu thập bảo quản hồ sơ tài liệu Tuy nhiên, cịn số phận cịn tình trạng khơng lập hồ sơ, lập cho có để đối phó với đồn kiểm tra Qua tìm hiểu việc lập hồ sơ giải công việc, cịn trường hợp khơng lập hồ sơ giải cơng việc Tình trạng cán bộ, viên chức, nhân viên phụ trách congo việc không lập hồ sơ song song với q trình giải cơng việc cịn phồ biến Và trường hợp khác lập hồ sơ sau giải xong công việc Điều tạo nên 16 hồ sơ chất lượng công việc giải xong văn giấy tờ q trình giải cơng việc khơng cịn lưu lại, khơng thể cập nhật đầy đủ văn bản, tài liệu cho hồ sơ Thực tế tìm hiểu, tác giả nhận thấy có nhiều hồ sơ chưa lập theo quy định hành Việc mở hồ sơ thực sơ sài, chưa có phịng chun mơn thuộc Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương thực mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành, việc mở hồ sơ chi thực công việc phát sinh Nhiều viên chức chuyên môn thu thập tài liệu vào hồ sơ có nhiều trùng, thừa, thu thập phơ tơ, nháp khơng có giá trị lưu trữ Văn bản, tài liệu hầu hết hồ sơ khảo sát không đánh số tờ, số phòng đánh số hồ sơ quan trọng không theo quy định c Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu: Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương thực chưa quy định Các phịng dù có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu chưa thực giao nộp: Phòng Vật tư- Thiết bị y tế, phòng quản lý chất lượng, phòng điều dưỡng kỹ thuật viên, phịng cơng nghệ thơng tin, phịng, khoa bên trung tâm máu quốc gia, nguyên nhân chủ yếu viên chức, nhân viên chuyên môn chưa quan tâm nhiều đến công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ - Thành phần hồ sơ, tài liệu: Tại kho lưu trữ Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan viên chức, nhân viên chun mơn chưa có sàng lọc Có nhiều hồ sơ nguyên tắc phục vụ cho công việc thường xuyên cá nhân, đơn vị; hồ sơ xác định thới hạn bảo quản năm trở xuống: hồ sơ công việc cá nhân, đơn vị phối hợp giải công việc trùng lặp với hồ sơ đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết; văn gửi đến để biết, tư liệu, sách báo để tham kháo nháp, dự thảo chưa hoàn chỉnh nộp lưu vào lưu trữ Trong báo cáo loại hủy đơn vị lý tài liệu, tài liệu đề nghị loại hủy chủ yếu tài liệu trủng thừa, tài liệu khơng có giá trị (bản nháp, tài liệu khơng có chữ ký, tài liệu khơng có dấu, tài liệu khơng có ngày, tháng, năm) tài liệu hết thời hạn báo quản Kết hồ sơ, tài liệu giao nộp phần phản ánh chất lượng công tác lập hồ sơ cán bộ, viên chức chuyên môn - Thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu: Để thực thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu (khối tài liệu, thời gian, địa điểm) để chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ quan Hồ sơ, tài liệu giao nộp xếp theo Mục lục hồ sơ nộp lưu Bộ phận phụ trách lưu trữ đối chiếu hồ sơ thực tế với Mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét hồ sơ, hồ sơ chưa đạt yêu cầu phải đề nghị đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoản chỉnh, việc làm cần thiết tránh mát, thất lạc hồ sơ, tài liệu sau nộp lưu vào lưu trừ quan 17 Tuy nhiên nhiều cán bộ, viên chức chưa ý thức tầm quan trọng việc nghĩa cịn nhiều người khơng thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu đơn vị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Nhiều đơn vị, cá nhân không lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu tiến hành bàn giao tài liệu Hồ sơ nộp lưu không xếp theo Mục lục hồ sơ gây khó khăn cho nhân viên văn thư, lưu trữ cần đối chiếu hồ sơ thực tế với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 2.2 Nhận xét công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 2.2.1 Ưu điểm Một là, cán bộ, viên chức, nhân viên Viện nhận thức tầm quan trọng công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Viện ban hành hệ thống văn quản lý, hướng dẫn tương đối đầy đủ Hai là, nhiều phận, phòng ban chức năng, nhiều cá nhân chủ động lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thực nhiệm vụ phân công; tỷ lệ cán bộ, viên chức, nhân viên lập hồ sơ hành tương đối cao; nhiều cán bộ, viên chức, nhân viên có ý thức thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ Ba là, Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương có ban hành Kế hoạch kiểm tra hàng năm cơng tác văn thư nói chung, cơng tác lập hồ sơ quan đơn vị, phòng ban thuộc viện nói riêng 2.2.2 Hạn chế Bên cạnh kết đạt cơng tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Viện Huyết học-Truyền Máu Trung ương số tồn tại, hạn chế, cụ thể sau: Một là, đến năm 2022, Viện Huyết học-Truyền Máu Trung ương chưa xây dựng Danh mục hồ sơ nộp lưu để làm sở hướng dẫn phịng chun mơn việc xây dựng Danh mục hồ sơ Các phịng chun mơn chưa xây dựng, ban hành văn hướng dẫn công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ dẫn đến nhiều viên chức, nhân viên chuyên môn lập hồ sơ giải công việc chưa hình dung hết tài liệu cần thu thập, bổ sung vào hồ sơ làm giảm chất lượng hồ sơ lập Hai là, cịn tình trạng cán bộ, viên chức, nhân viên đơn vị thuộc Viện chưa lập hồ sơ hành, tỷ lệ cán bộ, viên chức, nhân viên lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan song song với q trình giải cơng việc cịn thấp Tỷ lệ cán bộ, viên chức, nhân viên chuyên môn thực quy trình, phương pháp lập hồ sơ cịn thấp Ba là, tỷ lệ cán bộ, viên chức, nhân viên chưa nhận thức trách nhiệm lập hồ sơ cao, nhiều người cho lập hồ sơ trách nhiệm Văn thư quan, Lưu trữ quan Việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ hành chưa vào nề nếp; việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ chưa thực quy trình hiệu quả, chất lượng lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ chưa cao 18 Bốn là, việc lưu trữ tài liệu Viện nhân viên phụ trách Văn thư đảm nhiệm, chưa có nhân viên phụ trách lưu trữ, đồng thời tài liệu nộp chưa đầy đủ, số quan, đơn vị Viện thực chưa nghiêm túc 2.2.3 Nguyên nhân hạn chế Một là, quy chế công tác văn thư hành chưa đầy đủ, rõ ràng, quy chế có số nội dung ban hành khơng theo quy định Chính phủ Các quy định trách nhiệm việc lập hồ sơ chưa cụ thể hóa quy chế làm việc quy chế công tác văn thư, lưu trữ Viện Nhận thức cán bộ, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ chưa cao Nhiều lãnh đạo phịng chun mơn thiếu đạo, triển khai việc ban hành văn hướng dẫn, dẫn chưa đầy đủ, chưa đảm bảo chất lượng Hai là, cán bộ, viên chức, nhân viên chuyên môn chưa bồi dưỡng kiến thức lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận thức chưa đầy đủ trách nhiệm lập hồ sơ hay coi việc lập hồ sơ Văn thư quan, Lưu trữ quan nên chưa chủ động lập hồ sơ giải công việc, dẫn đến công văn, giấy tờ không xếp, lưu giữ cẩn thận, thời gian dành cho việc tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu chiếm tỷ lệ lớn quỹ thời gian làm việc hàng ngày cán bộ, viên chức, nhân viên Ba là, tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ chưa thực thường xuyên, số lượng đơn vị kiểm tra hàng năm ít, hình thức kiểm tra chưa phong phú; nội dung kiểm tra chung chung công tác văn thư – lưu trữ, chưa ý đến chất lượng hồ sơ lập; kết kiểm tra, biện pháp chế tài sau kiểm tra đơn vị, cá nhân chưa đủ sức răn đe Bốn là, nhân làm cơng tác văn thư lưu trữ cịn hạn chế, có nhân viên đảm nhiệm cơng tác văn thư, có trình độ chưa cao, trình độ chun mơn cịn hạn chế Năm là, Công nghệ thông tin chưa thực đồng bộ; hồ sơ, tài liệu giấy phổ biến; văn bản, tài liệu phát sinh hàng năm nhiều; cán bộ, viên chức ngại phải thực công việc thủ công, tốn nhiều thời gian viết bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết mục lục văn bản… 2.3 Đề xuất số biện pháp nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 2.3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ, viên chức công tác lập hồ sơ Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thực tốt hay không, yếu tố đầu tiên, quan trọng phận nhân sự, trước hết phận quản lý, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ đơn vị cán bộ, viên chức, nhân viên chuyên môn Bởi hoạt động lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan hoạt động mang tính chủ quan người Do người có nhận thức vai trị, tầm quan trọng cơng tác lập hồ sơ có ý thức việc lập hồ sơ giải cơng việc từ góp phần nâng cao chất lượng cho hồ sơ lập 19 2.3.2 Ban hành văn quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Mỗi phận, phịng chun mơn cần triển khai xây dựng văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Đây cơng việc khó, đơn vị cán văn thư kiêm nhiệm không đào tạo chuyên ngành cần phải có phối hợp phận, cán chun mơn thực Tiếp tục hồn thiện quy chế công tác văn thư Viện, nội dung cần phải tuân thủ quy định pháp luật 2.3.3 Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ công việc cần thiết thực để công tác lập hồ sơ vào nề nếp, góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm, tinh thần tự giác người thực công việc chuyên môn giao Công tác kiểm tra cần thực đột xuất hay kiểm tra định kỳ tháng, năm theo kế hoạch công tác năm đơn vị Sau kiểm tra cần có báo cáo kiểm tra, đánh giá đồng thời có biện pháp cụ thể mức độ hồn thành nội dung cơng việc viên chức 2.3.4 Bổ sung, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức, nhân viên chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Để nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ cần quan tâm đến trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cán bộ, viên chức, nhân viên phận, phịng ban làm cơng tác văn thư lưu trữ, họ nhận thức vai trị quan trọng cơng tác chủ động việc tham mưu, đề xuất việc ban hành, triển khai, quán triệt văn quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ đơn vị Tổ chức buổi tập huấn, chia sẻ cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung cơng tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ nói riêng nhằm nâng cao kiến thức cho cán bộ, viên chức nhân viên phận, đơn vị Viện, từ góp phần nâng cao cơng tác văn thư 2.3.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Viện Triển khai thực Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư ý nội dung quản lý văn lập hồ sơ công việc môi trường mạng (hồ sơ điện tử); phát huy hiệu phần mềm quản lý điều hành văn Bộ Y tế Đầu tư, mua sắm trang bị thiết bị điện tử máy tính, máy scan, photocopy cho phận văn thư viên chức chuyên môn giải công việc Ứng dụng phần mềm quản lý văn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ để tạo điều kiện quản lý thông tin phục vụ cho việc quản lý vừa tiết kiệm thời gian công sức hạn chế khối lượng văn ngày gia tăng để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc 20 KẾT LUẬN Trong tập lớn, tác giả tìm hiểu khái quát nội dung công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan trách nhiệm cá nhân công tác văn thư lưu trữ Trước hết, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan nhiệm vụ quan trọng bắt buộc cán bộ, viên chức thực nhiệm vụ giao Nội dung công tác lập hồ sơ thực trình thực công việc, nội dung quan trọng công tác văn thư, sở để công tác lưu trữ thực cách đầy đủ bảo đảm Trong tập lớn, tác giả liên hệ thực tiễn công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương Tác giả đánh giá rằng, việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương tồn nhiều vấn đề; hiệu việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ chưa cao, nguyên nhân phần nhận thức, trình độ chun mơn nghiệp vụ người quản lý cán bộ, viên chức chuyên môn thực thi nhiệm vụ cịn chưa cao Tóm lại, cơng tác văn thư lưu trữ nói chung, cơng tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan nói riêng có vị trí, ý nghĩa quan trọng hoạt động quan, tổ chức Chính thế, để phát huy hiệu hoạt động quan, tổ chức cần phát huy vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ, đồng thời cá nhân, phận cần thực tốt chức năng, nhiệm vụ thực nhiệm vụ, góp phần đưa tổ chức phát triển 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Bộ Nội vụ, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Công tác Văn thư Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11/11/2011 Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường cơng tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương (2021), Quyết định số 1099/QĐ-HHTM Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương ban hành quy chế công tác Văn thư Viện 22 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Cơ cấu tổ chức Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương Phụ lục 02 Cơ cấu tổ chức phịng Hành Chính, Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương TRƯỞNG PHỊNG PHĨ TRƯỞNG PHỊNG Nhân viên HC, lễ tân, PV, VP Trung tâm máu QG PHĨ TRƯỞNG PHỊNG Nhân viên PT cơng tác Đảng, đồn, cơng đồn Nhân viên Văn thư, lưu trữ 23 Phụ lục 03 Một số hình ảnh Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương Ảnh Viện Huyết học – Truyền máu Ảnh Bộ phận Văn thư Viện HHTMTW Trung ương Ảnh Giá để tài liệu, sổ sách phận Ảnh Nơi lưu giữ dấu Viện văn thư Viện HHTMTW Huyết học-Truyền máu Trung ương Ảnh 5,6 Con dấu Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương 24 Phụ lục 04 Quyết định Ban hành Quy chế công tác văn thư Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương mẫu không thống với thể thức Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư 25 ... nghĩa lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 11 II CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT... trạng công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 13 2.2 Nhận xét công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Viện. .. từ học phần ? ?Công tác văn thư lưu trữ? ?? em lựa chọn đề tài: ? ?Nội dung lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Tìm hiểu thực tế viện Huyết học - Truyền máu Trung ương đề xuất số biện pháp