NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG Tên sinh viên ĐỖ THỊ HUỆ Lớp 2008VTLA Người hướng dẫn THS CÙ THỊ LAN ANH Hà Nội, 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG Tên sinh viên ĐỖ THỊ HUỆ Lớp 2008VTLA Người hướng dẫn THS CÙ THỊ LAN ANH Hà Nội, 2022 MỤC LỤC.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG Tên sinh viên: ĐỖ THỊ HUỆ Lớp: 2008VTLA Người hướng dẫn: THS CÙ THỊ LAN ANH Hà Nội, 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG Tên sinh viên: ĐỖ THỊ HUỆ Lớp: 2008VTLA Người hướng dẫn: THS CÙ THỊ LAN ANH Hà Nội, 2022 MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương 1.2.1 Tình hình tổ chức 1.2.2 Chức nhiệm vụ phịng Hành .8 1.2.3 Cơ cấu tổ chức phịng Hành 10 Tiểu kết Chương 10 Chương TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC -TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG 11 2.1 Hoạt động quản lý .11 2.2.1 Chủ thể đối tượng quản lý 11 2.2.2 Xây dựng ban hành đạo thực văn quy phạm pháp luật quy định công tác văn thư lưu trữ 11 2.2.5 Hoạt động quản lý công tác văn thư lưu trữ .11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn 12 2.2.1 Số lượng văn ban hành 12 2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn .13 2.2.3 Nội dung văn 13 2.2.4 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 14 2.2.6 Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn 20 Tiểu kết Chương 23 Chương BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN HUYẾT HỌC VÀ TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG NỘI DUNG NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN .24 3.1 Báo cáo kết nội dung thực tập nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn kết đạt 24 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng nội dung nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương 25 3.2.1 Nâng cao lực cho đội ngũ cán bộ, nhân viên Viện nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn 25 3.2.2 Tiếp tục xây dựng, bổ sung, hoàn thiện lại quy chế công tác văn thư Viện 25 3.2.3 Tăng cường đầu tư máy móc, trang thiết bị phục vụ cơng tác soạn thảo, ký ban hành văn ứng dụng CNTT soạn thảo, ký ban hành văn 26 3.2.4 Tuyên truyền, nâng cao nhận thức cho cán bộ, nhân viên Viện vai trò tầm quan trọng công tác văn thư 26 3.2.5 Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn 27 3.3 Một số khuyến nghị 27 3.3.1 Đối với Nhà nước .27 3.3.2 Đối với Lãnh đạo Viện Huyết học Truyền máu Trung ương 27 3.3.3 Đối với cán bộ, nhân viên .27 Tiểu kết Chương 28 C PHẦN KẾT LUẬN 29 D PHỤ LỤC .30 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 2.1 Số lượng văn ban hành Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương giai đoạn 2019-2021 12 Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương .8 Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức phịng Hành Chính, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 10 A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan hoạt động quản lý nói chung hoạt động quan tổ chức nói riêng Trong trình học tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tác giả cung cấp kiến thức công tác văn thư lưu trữ Để hiểu rõ vai trò hoạt động công tác thực tiễn, tác giả tiến hành thực tập tốt nghiệp Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương với mục tiêu củng cố kiến thực trang bị Nhà trường vào thực tiến, gắn lý luận với thực tiễn Thông qua thời gian thực tập đây, tác giả làm quen tăng cường kỹ công tác văn thư lưu trữ, đồng thời giúp tác giả hệ thống hóa củng cố kiến thức thuộc chuyên ngành học Thực tập tốt nghiệp Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương có ý nghĩa quan trọng việc học tập tác giả, đồng thời giúp tác giả tích lũy kinh nghiệm từ phận phụ trách văn thư lưu trữ Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương, thơng qua tiếp thu vận dụng vào công việc sau tác giả Thực tập tốt nghiệp có nghĩa việc vận dụng kiến thức lý luận vào thực tiễn, mang lại cho tác giả cách nhìn nhận khách quan Thực tập hội để tác giả trau dồi thêm kiến thức chuyên ngành, thực hành công việc liên quan đến chuyên ngành tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế quan, tổ chức, góp phần to lớn việc hình thành lực tác giả Thực tập điều kiện quan trọng để tác giả hoàn thành chương trình học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thông qua việc đánh giá quan thực tập nhà trường, tác giả đáp ứng điều kiện yêu cầu để tốt nghiệp Trường Trong trình thực tập tốt nghiệp Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương tác giả có nhiều thuận lợi việc học tập, tiếp thu kiến thức từ thực tiễn cơng việc Trước hết, quan tâm ban lãnh đạo Viện, quan tâm, giúp đỡ trực tiếp phòng ban, trực tiếp Phịng Hành Bên cạnh đó, việc học tập, tiếp thu kiến thức công tác văn thư lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cung cấp cho tác giả tảng vững để thực cơng việc cách xác, khoa học Ngồi ra, tác giả có điều kiện thuận lợi môi trường làm việc, văn hóa tổ chức điều kiện thuận lợi từ gia đình, bạn bè mang lại cho tác giả hội học tập, tiếp thu kiến thức thực tiễn Tuy nhiên, bên cạnh thuận lợi đó, thời gian thực tập tốt nghiệp Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương tác giả gặp phải số khó khăn định kinh nghiệm thực tiễn thân hạn chế, vận dụng kiến thức trang bị vào trình thực tập chưa linh hoạt, khoa học Đặc biệt, bối cảnh dịch bệnh Covid-19 có nhiều diễn biến phức tạp ảnh hưởng không nhỏ tới thời gian thực tập tác giả Với quan tâm, tạo điều kiện Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương, gia đình, bạn bè nỗ lực thân, tác giả hoàn thành nội dung thực tập tốt nghiệp quan, tổ chức Để hoàn thành nhiệm vụ thời gian thực tập tốt nghiệp Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương, tác giả nhận quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ ban lãnh đạo Viện, anh, chị bạn công tác Viện, đặc biệt ThS Cù Thị Lan Anh người trực tiếp hướng dẫn tác giả trình thực tập thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, gia đình, bạn bè Tác giả xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành sâu sắc giúp đỡ nhiệt tình Thực tập tốt nghiệp nhiệm vụ quan trọng chương trình học tập thực tế quan, tổ chức, hẳn trình thực tập viết báo cáo thực tập khơng thể tránh khỏi thiếu sót hạn chế, tác giả mong nhận đóng góp ý kiến thầy để thân đúc rút kinh nghiệm, phục vụ cho trình làm việc cơng tác sau Tác giả xin chân thành cảm ơn ! B PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương 1.1.1 Lịch sử hình thành Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương đời vào ngày 31/12/1984 theo Quyết định số 1531/BYT-QĐ Bộ trưởng Bộ Y tế với tên gọi ban đầu Viện Huyết học Truyền máu, thuộc Bệnh viện Bạch Mai, GS Bạch Quốc Tuyên Viện trưởng Viện thành lập sở sáp nhập hai đơn vị Khoa Huyết học - Truyền máu Phòng Bệnh máu (C5) Sự đời Viện Huyết học Truyền máu đánh dấu bước trưởng thành không ngừng đội ngũ cán chuyên khoa khẳng định nhu cầu tất yếu phải phát triển chuyên khoa Huyết học – Truyền máu để đáp ứng cho công tác cấp cứu điều trị Tại thời điểm đó, Viện có phịng (khoa) lâm sàng (C5), labo tế bào, đơng máu, hóa sinh – huyết học, di truyền phịng hành chính, phịng trữ máu (tiếp nhận, lưu trữ máu), phòng miễn dịch Cán bộ, nhân viên có khoảng 80 người, bao gồm cán Bộ môn Huyết học – Truyền máu Ngày 29/5/1990, Bộ Y tế ký Quyết định số 427/BYT-QĐ phê duyệt luận chứng kinh tế, kỹ thuật cải tạo, mở rộng Viện Huyết học Truyền máu, Bệnh viện Bạch Mai Giai đoạn số lượng khoa phòng tăng lên, cán nhân viên lên đến 100 người, trang thiết bị đầy đủ đồng trước Sau 20 năm thành lập (1984-2004), Viện có bước tiến dài mặt nhiệm vụ đặt phải xây dựng viện chuyên khoa đầu ngành để đạo chuyên môn, đào tạo cán chuyên khoa, phát triển chuyên khoa sâu Huyết học – Truyền máu để tăng cường lực chẩn đoán điều trị bệnh máu, bảo đảm cung cấp máu chế phẩm máu an toàn cho nhu cầu điều trị Hà Nội khu vực lân cận Ngày 08/3/2004, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương thức tách hoạt động độc lập, trực thuộc Bộ Y tế (theo định số 31/2004/QÐ-TTg Thủ tướng Chính phủ) Đây dấu mốc quan trọng để Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương thể rõ vị trí, vai trị cơng tác chăm sóc sức khỏe nhân dân, xứng đáng Viện chuyên khoa đầu ngành, ngang tầm với khu vực quốc tế Vượt qua vơ vàn khó khăn nhân lực, tài chính, sở vật chất, áp lực chuyên môn… Viện đạt nhiều thành tựu quan trọng, trở thành đơn vị Anh hùng Lao động thời kỳ đổi giữ vững chất lượng chuyên môn Viện đầu ngành chuyên khoa Huyết học – Truyền máu toàn quốc Về lĩnh vực Huyết học: Viện xây dựng hệ thống phòng xét nghiệm hàng đầu Việt Nam lĩnh vực Huyết học với đội ngũ chuyên gia, cán bộ, nhân viên tâm huyết, giàu kinh nghiệm, thường xuyên cập nhật kỹ thuật tiên tiến giới Nhờ đó, nhiều kỹ thuật cao đông máu, miễn dịch, di truyền, sinh học phân tử… triển khai như: Áp dụng xét nghiệm sinh học phân tử vào chẩn đoán trước sinh bệnh máu di truyền mẫu tế bào ối tế bào phơi, chẩn đốn ca bệnh khó, theo dõi ca bệnh điều trị phương pháp nhắm đích, ghép tế bào gốc Với chất lượng chuyên môn cao thực tốt hoạt động người bệnh, Viện trở thành sở điều trị bệnh máu quan tạo máu lớn nước, người bệnh nhân dân tin tưởng Từ chỗ có đơn nguyên lâm sàng Phòng Bệnh máu (C5) với 35 giường bệnh, sau 35 năm, Viện có đơn vị lâm sàng, số lượng người bệnh điều trị nội trú ln trì từ 1.200 – 1.300 người ngày Năm 2019, bệnh nhân đến khám 154.829 lượt (gấp 41 lần so với năm 2004), bệnh nhân điều trị nội trú 41.480 lượt (gấp 12 lần so với năm 2004) Từ năm 2006, Viện bắt đầu triển khai kỹ thuật ghép tế bào gốc đến thực 400 ca ghép, trở thành đơn vị ghép tế bào gốc nhiều có chất lượng Việt Nam Năm 2014, Viện thành lập Ngân hàng tế bào gốc máu dây rốn cộng đồng thực thành công ghép tế bào gốc từ máu dây rốn không huyết thống vào đầu năm 2015, mở hy vọng cho nhiều bệnh nhân mắc bệnh máu mà khơng có người hiến tế bào gốc phù hợp Hiện nay, Ngân hàng tế bào gốc máu dây rốn cộng đồng lưu trữ 4.000 mẫu phục vụ cho ghép tế bào gốc điều trị bệnh máu bệnh lý liên quan khác Đối với nhóm bệnh máu di truyền hemophilia, thalassemia, Viện nỗ lực, tìm cách nâng cao chất lượng chẩn đoán, điều trị ngang tầm với nước khu vực; Tổ chức hoạt động Hội, kết nối, hỗ trợ vật chất lẫn tinh thần nhằm đem lại sống tốt đẹp cho người bệnh Trong điều kiện nguồn lực hạn chế, hoạt động vận động sách, hợp tác quốc tế, truyền thông bệnh máu di truyền bước đầu tầm soát gen bệnh thalassemia đẩy mạnh, hướng tới mục tiêu giảm dần số trẻ sinh bị bệnh nâng cao chất lượng dân số Việt Nam Về lĩnh vực Truyền máu: Viện xây dựng Trung tâm Máu Quốc gia đồng bộ, hoàn chỉnh từ tuyên truyền, vận động hiến máu, tổ chức tiếp nhận máu, sàng lọc, điều chế, lưu trữ, phân phối máu chế phẩm máu với công suất lớn, kỹ thuật đại Viện khởi xướng tổ chức thành cơng nhiều chương trình, kiện vận động hiến máu có quy mơ lớn, đa dạng mặt hình thức nội dung, mang tính nhân văn, góp phần thúc đẩy phong trào hiến máu tình nguyện phát triển Đặc biệt, Viện tổ chức thành công Lễ hội Xuân Hồng chương trình Hành trình Đỏ – chương trình vận động hiến máu có quy mơ lớn nước nhằm khắc phục tình trạng thiếu máu vào dịp Tết dịp hè nước ta, hướng tới mục tiêu chất lượng, hiệu quả, bền vững Trong năm qua, lượng máu tiếp nhận hàng năm tăng lên nhanh chóng Từ chỗ đạt gần 3.500 đơn vị máu vào năm 1994 có khoảng 10% lượng máu tiếp nhận từ người hiến máu tình nguyện, đến năm 2019, lượng máu tiếp nhận đạt 355.000 đơn vị, tỷ lệ hiến máu tình nguyện chiếm 98% Trung tâm Máu Quốc gia điều chế 640.000 đơn vị chế phẩm máu có chất lượng, đảm bảo an toàn truyền máu, cung cấp cho 170 bệnh viện phục vụ nhu cầu cấp cứu, điều trị 25 tỉnh, thành khu vực phía Bắc Các hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, chuyển giao kỹ thuật cho tuyến dưới, chương trình, dự án thực thường xuyên, hiệu góp phần thúc đẩy hệ thống Huyết học – Truyền máu toàn quốc Viện xây dựng trì mối quan hệ hợp tác quốc tế gắn bó nhằm trao đổi, tiếp cận với tiến y học giới; đồng thời nhận nhiều nguồn lực hỗ trợ bạn bè quốc tế, đem lại lợi ích to lớn cho người bệnh 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn a Chức Viện tuyến cao lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh chuyên khoa huyết học tổ chức công tác truyền máu; nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ khoa học kỹ thuật; đào tạo, đào tạo bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực y tế; đạo tuyến hợp tác quốc tế lĩnh vực chuyên khoa huyết học truyền máu; tổ chức dịch vụ y tế khác phù hợp với khả Viện theo quy định pháp luật b Nhiệm vụ quyền hạn Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: Tham mưu trình cấp có thẩm quyền đề xuất xây dựng văn quy phạm pháp luật liên quan đến công tác tổ chức, đạo, quản lý, chuyên môn lĩnh vực huyết học, truyền máu tế bào gốc Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển giai đoạn kế hoạch hoạt động năm Viện trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt tổ chức thực Công tác khám bệnh, chữa bệnh: Tổ chức cung cấp dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh, tư vấn phòng bệnh lĩnh vực huyết học truyền máu theo phạm vi chuyên môn giấy phép hoạt động Viện quy chuẩn chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật; nghiên cứu, áp dụng, mở rộng quy mô, phạm vi hoạt động khám bệnh, chữa bệnh theo quy định pháp luật để phục vụ nhu cầu bảo vệ, chăm sóc nâng cao sức khỏe nhân dân; Tiếp nhận đối tượng có nhu cầu khám bệnh, cấp cứu, tư vấn sức khỏe; điều trị nội trú, ngoại trú trường hợp bệnh nhân thuộc chuyên khoa huyết học, theo dõi quản lý bệnh nhân theo quy định; Phối hợp với tổ chức, cá nhân việc tổ chức khám bệnh, chữa bệnh dịch vụ nhân đạo theo quy định pháp luật; Phục hồi chức sau điều trị phục hồi chức cộng đồng Cơng tác phịng bệnh: Xây dựng kế hoạch, chiến lược tổ chức phòng chống bệnh bẩm sinh di truyền, đặc biệt bệnh Thalassemia (Bệnh lý thiếu máu tan máu bẩm sinh di truyền) bệnh Hemophilia (Bệnh ưa chảy máu) làm tổn hại lớn lao đến sức khỏe nhân dân; Phối hợp với quan ngồi ngành y tế thực cơng tác truyền thông, giáo dục sức khỏe cho nhân dân để phòng chống bệnh dịch, bệnh lây truyền qua đường máu, tai nạn thương tích, tai nạn giao thơng, tai nạn sinh hoạt; vận động nhân dân khám sức khỏe định kỳ phát sớm để điều trị đề phòng thiếu máu, thiếu sắt nói riêng bệnh máu nói chung; Thực nhiệm vụ phịng chống dịch bệnh, khắc phục hậu thiên tai, thảm họa theo đạo cấp có thẩm quyền Cơng tác truyền máu tế bào gốc: Xây dựng kế hoạch tổ chức hoạt động nhằm có nguồn máu, sản phẩm máu, tế bào gốc an toàn bảo đảm cho nhu cầu cấp cứu, điều trị bệnh nhân, chăm sóc sức khỏe nhân dân nhu cầu dự trữ cho thảm họa, an ninh, quốc phòng; Phối hợp với Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, quan, tổ chức có liên quan vận động nhân dân tình nguyện hiến máu, hiến thành phần máu, hiến tế bào gốc; Tổ chức khám tuyển chọn, tiếp nhận, xét nghiệm sàng lọc, điều chế để có nguồn máu, sản phẩm máu tế bào gốc an toàn; Tổ chức bảo quản, phân phối máu, sản phẩm máu tế bào gốc kịp thời cho nhu cầu cấp cứu, điều trị, chăm sóc sức khỏe nhân dân dự trữ cho thảm họa, an ninh, quốc phịng Cơng tác nghiên cứu khoa học: Tổ chức triển khai thực đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến khoa học công nghệ để phục vụ việc khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh, phục hồi chức năng; Tham gia đăng ký tuyển chọn tổ chức thực đề tài nghiên cứu khoa học, nhiệm vụ khoa học công nghệ cấp có đủ điều kiện theo quy định pháp luật; Tổ chức hoạt động nghiên cứu khoa học công nghệ; nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao kỹ thuật mới, phương pháp khám bệnh, chữa bệnh; Tham gia nghiên cứu vấn đề liên quan đến sức khỏe người dân địa phương nước; thực dịch vụ khoa học công nghệ theo quy định pháp luật; Đăng ký bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ theo quy định pháp luật; Thực chương trình hợp tác nghiên cứu khoa học với tổ chức nhân nước theo quy định pháp luật Chương BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN HUYẾT HỌC VÀ TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG NỘI DUNG NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN 3.1 Báo cáo kết nội dung thực tập nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn kết đạt Qua trình thực tập Phịng Hành chính, Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương tác giả thực tiếp xúc thực tiễn với công việc văn thư quan Đồng thời cung cấp cho tác giả cách nhìn khách qua với thực tiễn công việc Với kiến thức tiếp thu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cung cấp cho tác giả cách nhìn nhận vấn đề nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn thực tiễn xác Thời gian thực tập đây, tác giả nhận thấy: Công tác Văn thư Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương nhận quan tâm lãnh đạo Viện, cụ thể việc ban hành Quyết định số 1099/QĐ-HHTM, ngày 08/6/2021 Ban hành Quy chế công tác văn thư Viện Huyết học -Truyền máu Trung ương Điều cho thấy quan tâm đến cơng tác văn thư Lãnh đạo Viện Các quan, đơn vị thuộc Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương phát huy vai trị thực nhiệm vụ, soạn thảo, ký ban hành văn thẩm quyền Tuy nhiên, bên cạnh đó, với kiến thức tiếp thu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tác giả nhận thấy công tác văn thư, cụ thể nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương số hạn chế, tồn cần phải khắc phục, cụ thể: Việc ban hành Quy chế công tác văn thư Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương có đặc điểm chưa thống với Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác văn thư, cụ thể mẫu văn Viện ban hành kèm theo, phần địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn canh lề phải ( Theo mẫu Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ canh lề giữa) Thể thức, kỹ thuật trình bày văn Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương nhiều lỗi, đặc biệt đường kẻ Quốc hiệu, tên quan đơn vị thiếu có khơng theo quy định Tên loại văn chưa xác, đặc biệt cơng văn trình bày cịn chưa thống Ngồi cịn nhiều lỗi khác thể thức trình bày văn Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương xây dựng, nhiên số văn ban hành khơng theo quy trình, 24 làm vắn tắt, đặc biệt bước duyệt văn hình thức, phịng Hành chưa duyệt thể thức văn ký ban hành Năng lực nhân viên phụ trách văn thư Viện số hạn chế đinh lực chuyên môn Với thời gian thực tập thực tế quan, tác giả cung cấp góc nhìn thực tiễn cơng tác văn thư nói chung nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn nói riêng Với kết học tập, đúc rút kinh nghiệm qua trình thực tập thực tế Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương góp phần nâng cao lực hồn thiện thân cho tác giả 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng nội dung nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương 3.2.1 Nâng cao lực cho đội ngũ cán bộ, nhân viên Viện nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Trước hết phận làm cơng tác văn thư, qua q trình thực tập, tác giả nhận thấy lực phận làm cơng tác văn thư cịn hạn chế, đặc biệt việc kiểm duyệt thể thức kỹ thuật trình bày văn trước đóng dấu văn Thực tế cho thấy, nhiều văn có lỗi thể thức ký, đóng dấu ban hành Thứ hai, người làm công tác soạn thảo văn chưa nắm quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, nhiều văn lỗi thể thức Cần phải nâng cao lực cho đội ngũ cán bộ, nhân viên Viện nghiệp vụ soạn thảo văn bản, kỹ thuật trình bày văn nói riêng, cơng tác văn thư nói chung hình thức khác Có thể tổ chức buổi tập huấn kiến thức Viện, mời chuyên gia, giảng viên có kinh nghiệm soạn thảo văn bản, công tác văn thư đến chia sẻ, trao đổi với cán bộ, nhân viên viện Bên cạnh đó, tổ chức lớp online, lớp học từ xa cho cán bộ, nhân viên viện nghiệp vụ soạn thảo văn bản, cơng tác văn thư Ngồi ra, tiến hành tuyển dụng nhân viên vào làm việc Viện lựa chọn thêm tiêu chí chứng cơng tác văn thư để đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên từ tuyển dụng 3.2.2 Tiếp tục xây dựng, bổ sung, hồn thiện lại quy chế cơng tác văn thư Viện Hiện quy chế công tác văn thư Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương ban hành áp dụng Viện, nhiên để phát huy hiệu cơng tác văn thư nói chung, nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn nói riêng cần tiếp tục xây dựng, bổ sung hoàn thiện quy chế công tác văn thư Viện cho thống với Quy định Chính phủ Cơng tác văn thư Nghị định 30/2020/NĐCP, đặc biệt mẫu văn bản, thể thức văn 25 Bên cạnh đó, ngồi quy chế cơng tác văn thư Viện cần bổ sung, xây dựng văn đạo, đôn đốc việc thực nghiêm túc quy định cơng tác văn thư, góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn thư nói chung nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn đơn vị 3.2.3 Tăng cường đầu tư máy móc, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo, ký ban hành văn ứng dụng CNTT soạn thảo, ký ban hành văn Để công tác soạn thảo, ban hành văn đạt hiệu việc tăng cường đầu tư máy móc, trang thiết bị phục vụ cơng tác soạn thảo, ký ban hành văn đặc biệt quan trọng cần thiết Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0, bối cảnh chuyển đổi số việc ứng dụng CNTT thành tựu khoa học công nghệ vào công tác soạn thảo mang lại hiệu tích cực việc soạn thảo văn Hiện nay, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương đầu tư trang thiết bị máy vi tính, máy in, photo, để phục vụ công tác soạn thảo Ngồi cịn bảo đảm mạng Internet, phục vụ cho việc trao đổi thông tin, văn điện tử thuận tiện Tuy nhiên bối cảnh Viện cần phải tăng cường đầu tư, máy móc thiết bị phục vụ cơng tác soạn thảo, ký ban hành văn cách đầy đủ thống 3.2.4 Tuyên truyền, nâng cao nhận thức cho cán bộ, nhân viên Viện vai trò tầm quan trọng công tác văn thư Công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức cho cán bộ, nhân viên công tác Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương có vai trị quan trọng việc nâng cao chất lượng nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Viện Việc tuyên truyền tốt góp phần nâng cao nhận thức cho cán bộ, nhân viên làm việc Viện, họ có nhận thức đắn hơn, từ hình thành thói quen, học tập nâng cao nghiệp vụ cho thân công tác soạn thảo văn Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương tuyên truyền video, viết nói cơng tác văn thư, nghiệp vụ soạn thảo văn khái quát nhanh nghiệp vụ soạn thảo văn để cán bộ, nhân viên làm việc Viện tiếp thu nhanh chóng, xác Ngồi ra, tun truyền văn gửi đến đơn vị thuộc viện dán bảng thông tin Viện để người đọc Bên cạnh kết hợp tuyên truyền thông qua mạng xã hội Facebook, zalo Viện để tồn thể người nắm 26 3.2.5 Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Công tác kiểm tra đánh giá nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Viện có vai trị quan trọng việc nâng cao chất lượng nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Thơng qua việc kiểm tra, đánh giá xác định điểm hạn chế, tồn từ có giải pháp phù hợp để khắc phục Công tác kiểm tra công tác soạn thảo văn Viện Huyết học- Truyền máu Trung ương cần quan tâm, trọng nữa, thơng qua cần có buổi tổng kết hàng năm cơng tác văn thư nói chung nghiệp vụ soạn thảo văn nói riêng nhằm biểu dương cá nhân, đơn vị thực tích cực xác, đồng thời phê bình đúc rút kinh nghiệm với cá nhân, tổ chức làm chưa Công tác kiểm tra, đánh giá cần thực cách có kế hoạch theo thời gian cụ thể theo tháng, quý, năm vào tình hình thực nhiệm vụ Viện mà xây dựng kế hoạch kiểm tra đánh giá cho phù hợp 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Nhà nước Nhà nước cần quan tâm, đạo cơng tác văn thư nói chung, nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn nói riêng Đồng thời xây dựng quy định xử lý việc không tuân thủ quy định công tác văn thư Nhà nước cần đạo quan liên quan kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư quan, đơn vị 3.3.2 Đối với Lãnh đạo Viện Huyết học Truyền máu Trung ương Cần quan tâm, đạo sát xao việc thực công tác văn thư Viện mình, đồng thời, xử lý nghiêm túc trường hợp không thực nghiêm túc quy định công tác văn thư Viện Cần quan tâm đến việc đầu tư, phân bổ kinh phí cho việc đầu tư trang thiết bị máy móc phục vụ công tác văn thư, ứng dụng CNTT công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn thư đơn vị 3.3.3 Đối với cán bộ, nhân viên Cán bộ, nhân viên Viện cần tích cực việc tự học tập nâng cao lực nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Việc tự học tập nâng cao trình độ, lực góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn thư nói chung, nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn nói riêng Cán bộ, nhân viên Viện cần chấp hành nghiêm túc quy chế cơng tác văn thư viện, đồng thời tích cực tham mưu, đóng góp ý kiến xây dựng quy chế cơng tác văn thư nội dung khác góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư 27 Tiểu kết Chương Trong chương 3, tác giả báo cáo kết trình thực tập tốt nghiệp Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương qua cách nhìn nhận tiếp cận tác giả dựa kiến thức tiếp thu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bên cạnh tác giả đề xuất số giải pháp khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư nói chung nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Viện Huyết học Truyền máu Trung ương nói riêng Tác giả hy vọng với giải pháp mang lại hiệu tích cực góp phần nâng cao chất lượng nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương 28 C PHẦN KẾT LUẬN Có thể thấy rằng, cơng tác văn thư nói chung, nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn có vai trị quan trọng hoạt động quan, tổ chức Trong trình thực tập Phịng Hành chính, Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương tác giả tiếp xúc trực tiếp với công việc, đặc biệt thực hành số nhiệm vụ soạn thảo văn bản, đóng dấu, điều mang lại cho tác giả kinh nghiệm định Thông qua việc thực hành công việc, tác giả đánh giá ưu điểm, hạn chế cơng tác văn thư nói chung nghiệp vụ soạn thảo văn nói riêng Nhìn chung, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn công tác văn thư bảo đảm Tuy nhiên công tác số hạn chế định, đặc biệt kỹ thuật trình bày văn cịn chưa xác, mắc số lỗi trình soạn thảo cần phải khắc phục Thời gian thực tập vừa qua có giá trị to lớn việc đúc rút kinh nghiệm thực tiễn, học hỏi tiếp thu kiến thức quan thực tập, góp phần nâng cao lực cho thân tác giả Thực tập tốt nghiệp điều kiện để tác giả vận dụng kiến thức mà nhà trường truyền dạy vào thực tiễn Trong phạm vi báo cáo nhiều hạn chế, thiếu sót, tác giả mong nhận góp ý, đóng góp ý kiến quý thầy, cô 29 D PHỤ LỤC Phụ lục 01 Một số hình ảnh Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương Ảnh Viện Huyết học – Truyền máu Ảnh Bộ phận Văn thư Viện Trung ương HHTMTW Ảnh Giá để tài liệu, sổ sách phận văn thư Viện HHTMTW Ảnh Nơi lưu giữ dấu Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương Ảnh 5,6 Con dấu Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương 30 Phụ lục 02 Quyết định Ban hành Quy chế công tác văn thư Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương mẫu không thống với thể thức Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư 31 32 33 34 35 Phụ lục 03 Một số văn mắc lỗi thể thức kỹ thuật trình bày văn Việt Huyết học – Truyền máu Trung ương 36 37 38 ... giá nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Công tác kiểm tra đánh giá nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Viện có vai trò quan trọng việc nâng cao chất lượng nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn. .. lượng nội dung nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương 3.2.1 Nâng cao lực cho đội ngũ cán bộ, nhân viên Viện nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn Trước hết... việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương ban hành số loại văn sau: Đối với văn quy phạm pháp luật, Viện Huyết học – Truyền