THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP NGHÀNH NGHỀ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Sinh viên NGUYỄN VŨ QUỐC ĐẠT Lớp 1806LTHA Người hướng dẫn NGUYỄN THỊ THANH HÀ NỘI – 2022 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 1 1 Quá trình hình thành, phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3 1 1 1 Quá trình phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3 1 1 2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP NGHÀNH NGHỀ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Sinh viên: NGUYỄN VŨ QUỐC ĐẠT Lớp: 1806LTHA Người hướng dẫn: NGUYỄN THỊ THANH HÀ NỘI – 2022 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Nhận thức tầm quan trọng việc kiến tập tập sinh viên Đặc biệt, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nơi em học tập rèn luyện phát triển Vì vậy, việc kiến tập đơn vị Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp thân hiểu thêm lịch sử hình thành, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ công việc chuyên môn đơn vị Qua đó, giúp em củng cố, nâng cao kiến thức trang bị trình học tập trường, hệ thống hóa kiến thức thuộc chuyên ngành, bước gắn liền học với thực hành; lý luận gắn liền với thực tiễn; tiếp cận thâm nhập với thực tế,bước đầu vận dụng kiến thức học vào thực tế Giúp sinh viên làm quen tăng cường kỹ ngành nghề, lực chuyên môn đào tạo Công tác Văn thư - Lưu trữ trở thành u cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thơng tin quản lý mà cịn liên quan đến nhiều cán cơng chức, nhiều phịng ban quan, đơn vị Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ bảo đảm cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý, sở ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu đảm bảo cho quan đơn vị thực công việc quản lý điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận cho thấy công tác Văn thư - Lưu trữ công tác thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phịng cơng tác Văn thư – lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thơng tin chủ trương, đường lối Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Các văn hình thành công tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành, đơn vị nghành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, quan đạt hiệu cao Thực kế hoạch Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Khoa Văn Thư-Lưu Trữ triển khai lên kế hoạch cho sinh viên kiến tập , ngắn qua trình thực tập hiểu biết nắm vững kiến thức học học hỏi thêm kiến thức bổ ích văn hóa cơng sở, tác phong làm việc quan trọng thân tự tin giao tiếp thực nhiệm vụ mà nơi quan kiến tập giao Trong thời gian kiến tập giúp đỡ, hưỡng dẫn nhiệt tình thầy Trường q trình khảo sát nghiên cứu thuận lợi, tiếp cận thực tế hiểu sâu công tác văn thư lưu trữ Tuy nhiên thời gian ngắn khả nghiên cứu vốn kiến thức hạn chế thân có cố gắng hồn thành báo cáo, song khuôn khổ báo cáo tránh khỏi hạn chế, sai sót Em viết báo cáo gửi tới khoa kính mong nhận góp ý thầy báo cáo giúp em hoàn thiện nghiệp vụ kỹ để em có sở, tảng thực khóa luận sau Em xin gửi lời cảm ơn tới cô Nguyễn Thị Thanh thầy cô Trường hướng dẫn tạo điều kiện giúp em hoàn thành báo cáo kiến tập Em chân thành cảm ơn ! PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1 Quá trình hình thành, phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.1 Quá trình phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp) Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng) Trước đòi hỏi ngành xã hội nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố, sở kinh nghiệm khả thực tế Trường sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu quản lý nhà nước giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học) Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi tình hình đất nước, thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hạn chế, số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi tình hình Chính vậy, Bộ Nội vụ đạo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội xây dựng Dự án thành lập Trường Đại học Nội vụ góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức sạch, vững mạnh có đầy đủ phẩm chất, lực để đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi củathời kỳ phát triển đất nước thực cần thiết Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐ-TTg việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2.1 Vị trí chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng kho bạc nhà nước ngân hàng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở thành phố Hà Nội 1.1.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm - Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép - Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế - Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền - Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên - Tuyển sinh quản lý người học - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật - Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa - Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ ngành đào tạo Trường nhu cầu xã hội - Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục đào tạo - Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo nhu cầu xã hội - Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục quan có thẩm quyền; xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Nhà trường; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Nhà trường - Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ; tham gia giải vấn đề kinh tế - xã hội địa phương đất nước; thực dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật - Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài cho Nhà trường - Xây dựng, quản lý sử dụng sở liệu đội ngũ công chức, viên chức, hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ hợp tác quốc tế Nhà trường, trình học tập phát triển sau tốt nghiệp người học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực lĩnh vực đào tạo Trường - Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết hoạt động khoa học công nghệ, công bố kết hoạt động khoa học công nghệ; bảo vệ lợi ích Nhà nước xã hội, quyền lợi ích hợp pháp cá nhân hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ Nhà trường - Được Nhà nước giao cho thuê đất, giao cho thuê sở vật chất; miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định pháp luật - Chấp hành pháp luật giáo dục; thực xã hội hóa giáo dục - Giữ gìn, phát triển di sản sắc văn hóa dân tộc - Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật quy chế làm việc Bộ Nội vụ - Tổ chức thực hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định pháp luật - Thực chế độ báo cáo Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nước hoạt động Trường theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao 1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu Trường Đại Học Nội Vụ bao gồm: Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Hội đồng khoa học đào tạo, Hội đồng tư vấn khác Các phòng chức năng: • Phịng Quản lý đào tạo • Phịng Tổ chức cán • Phịng Kế hoạch – Tài • Văn phịng Trường • Phịng Khảo thí bảo đảm chất lượng • Phịng Quản lý khoa học sau đại học • Phịng Hợp tác quốc tế • Phịng Cơng tác sinh viên Các khoa: • Khoa Tổ chức xây dựng quyền • Khoa Quản trị nguồn nhân lực • Khoa Hành học • Khoa Văn thư – Lưu trữ • Khoa Quản trị văn phịng • Khoa Pháp luật hành • Khoa Khoa học Chính trị Các tổ chức khoa học – cơng nghệ dịch vụ: • Viện Nghiên cứu phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Trung tâm Tin học-Ngoại ngữ • Trung tâm Thơng tin Thư viện • Tạp chí Khoa học Nội vụ • Ban Quản lý ký túc xá Cơ sở đào tạo trực thuộc: • Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Miền Trung • Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh • Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Cơng đồn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Các tổ chức đoàn thể tổ chức xã hội khác 1.2.1 Tổ chức hoạt động Văn Phòng Văn phòng thành lập theo Quyết định Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với vị trí chức năng, nhiệm vụ quyền hạn sau: Văn phòng đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực quản lý cơng tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thi đua khen thưởng, pháp chế; thơng tin, tổng hợp Trường; điều phối hoạt động đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc 1.2.2 Tìm hiểu nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn Phòng Nhiệm vụ, quyền hạn Thực cơng tác hành - Đầu mối, gắn kết điều phối chung hoạt động đơn vị Trường để triển khai thực chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt định, thị, thông báo Trường đến đơn vị cá nhân toàn Trường; - Xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế Trường (Nội quy quan, quy chế văn hố cơng sở,quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, …) theo quy định - Thực công tác văn thư - lưu trữ Trường; xây dựng quy chế hướng dẫn đơn vị thực quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định Trường Nhà nước; - Thực nhiệm vụ kiểm soát văn chịu trách nhiệm thể thức văn Trường ban hành; Chứng thực văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm sinh viên Trường cấp loại văn Trường ban hành; - Quản lý điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng truyền thống Trường; - Xây dựng thực cơng tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 Trường Hướng dẫn đơn vị xây dựng quy trình thủ tục hành thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ đơn vị Ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác quản lý hành Trường; - Quản lý tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu… Tiếp nhận, quản lý quà tặng vật phẩm lưu niệm Trường; - Cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho công chức, viên chức lao động hợp đồng Trường theo uỷ nhiệm Ban Giám hiệu; - Thực công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết Trường; phối hợp với đơn vị liên quan thực công tác chuẩn bị cho việc tổ chức họp, hội nghị, hội thảo kiện lớn Trường; thông báo thành phần, thời gian, địa điểm, nội dung báo cáo quân số họp Trường - Phối hợp với Cơng đồn Trường đơn vị liên quan thực việc 10 Mỗi văn phải lưu hai bản: Bản gốc lưu Văn thư Trường 01 lưu hồ sơ công việc đơn vị soạn thảo Bản lưu Văn thư Trường phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư Công chức, viên chức, người học có nhu cầu sử dụng lưu văn thư phải đồng ý Trưởng phịng Hành chính- Tổng hợp Mẫu sổ sử dụng lưu Họ tên Ngày Số/ký người hiệu ngày tháng sử tháng văn dụng Tên loại trích yếu nội dung Người Hồ Ký sơ số nhận Ngày cho trả phép sử Ghi dụng văn 2.2.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.3.1.Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu việc lập hồ sơ Nội dung việc lập hồ sơ công việc - Mở hồ sơ: Căn vào danh mục hồ sơ Trường thực tế công việc giao, công chưc, viên chức, người lao động phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Công chức, viên chức, người lao động trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ - Thu thập văn hồ sơ: Viên chức, người lao động có trách nghiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự thích hợp, hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho 30 thích hợp( chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến cơng việc) - Kết thúc biên mục hồ sơ: Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc Viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải biên mục hồ sơ đầy đủ Yêu cầu với hồ sơ lập - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Trường, đơn vị, cơng việc mà cá nhân chủ trì giải - Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đày đủ, hồn chỉnh, có giái trị pháp lý, có quan hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng 2.2.3.2 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trách nhiệm viên chức - Viên chức, người lao động phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường theo thời hạn quy định Trường hợp cần phải giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho lưu trữ Trường phải đồng ý Hiệu trưởng, thời hạn giữ lại không 02 năm - Công chức, viên chức, người lao động chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Trường cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ tài liệu Trường làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu - Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc - Sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn tài liệu xây dựng Thành phần hồ sơ, tài liệu Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ Trường gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 trở lên, trừ loại hồ sơ tài liệu 31 sau: - Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự hủy văn hết hiệu lực thi hành - Hồ sơ công việc chưa giải xong - Hồ sơ phối hợp giải công việc( trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) - Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo Thủ tục giao nhận - Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, viên chức, người lao động phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên bàn giao tài liệu Lưu trữ Trường bên giao tài liệu bên giữ loại 2.2.3.3 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trách nhiệm Hiệu trưởng - Hàng năm Hiệu trưởng có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ Trường, đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị thuộc phạm vi quản lý Trách nhiệm Chánh Văn Phịng - Tham mưu cho Hiệu trưởng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường đơn vị thuộc phạm vi quản lý Trường - Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm viên chức - Viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc phân công theo dõi, giải - Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Trách nhiệm viên chức văn thư-lưu trữ - Viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị, cá nhân lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường theo quy 32 định Nhà nước 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quản lý dấu - Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc quản lý, sử dụng dấu Trường Trưởng đơn vị, tổ chức thuộc, trực thuộc Trường chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc quản lý sư dụng dấu đơn vị, tổ chức - Con dấu Trường giao cho viên chức văn thư quản lý sử dụng Viên chức văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng, đơn vị việc quản lý sử dụng dấu có trách nhiệm thực quy định sau: Con dấu cần phải bảo quản phòng làm việc viên chức văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi Trường đồng ý Hiệu trưởng phải chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn ngồi làm việc Khơng giao dấu cho người khác chua phép văn người có thẩm quyền - Khi nét dấu bị mịn biến dạng, viên chức văn thư phải báo cáo người có trách nhiệm làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Hiệu trưởng phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lạp biên - Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Sử dụng dấu - Viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn Trường - Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức chữ ký người có thẩm quyền - Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký văn bản, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền Tiểu kết: 33 Tại chương 2, em trình bày thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại Học Nội Vụ Các quy trình, nội dung khâu khiệp vụ em làm rõ báo cáo soạn thảo ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, thu thập bổ sung tài liệu, Đây sở để em có so sánh đối chiếu lý luận thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ Chương 34 CHƯƠNG SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN THỰC TẬP TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3.1 Nêu điểm giống lý luận thực tiễn áp dụng quan, tổ chức Thứ nhất: Càn công chức viên chuyên viên văn thư Trường có tiền thân trường đào tạo cán công tác văn thư - lưu trữ cơng tác văn thư quan nhà trường quan tâm Thứ hai: Các quy trình cơng tác văn thư lưu trữ kiểm soát tổ chức thực theo đầy đủ bước quy trình nhận văn xử lý văn theo quy định thông tư 01/2014 BNV ban hành Thứ ba: Các cán thực cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn bản, công tác quản lý sử dụng dấu quan, lập hồ sơ có trình độ chun mơn cao, đảm bảo thực tốt xác Thứ tư: Các văn Trường quản lý, giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ Nhà trường thông xuốt phục cho hoạt động quan tổ chức Thứ năm: Các nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ thực theo quy định Pháp luật, trình tự Thứ sáu: Việc áp dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Trường hoạt động ổn định, khâu nghiệp vụ thực thống từ xuống tiến hành tương đối nhanh chóng, xác Trong trình hoạt động thu nhiều kết đáng khích lệ Thứ bảy: Cơng tác Hành văn phịng ln giữ vai trị quan trọng hoạt động Trường Phịng Hành chính-Tổng hợp thực cơng tác tham mưu-tổng hợp giúp lãnh đạo đưa định quản lý xác, hiệu xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức thành công hội nghị, hội thảo, chuyến công tác cho Lãnh đạo Trường 35 Thứ tám: Nhờ có việc ứng dụng tin học mà công tác lập kế hoạch trở nên dễ dàng thực chặt chẽ từ kế hoạch dài hạn đến kế hoạch ngắn hạn, kịp thời thông báo tới đơn vị; thông qua kết nối mạng nội mạng LAN chương trình triển khai nhanh chóng tới đơn vị đắc lực công tác truyền đạt thông tin định quản lý lãnh đạo Ngoài máy tính khơng thể phủ nhận vai trị điện thoại việc đạo cơng việc nhanh chóng Thay định, ý kiến đạo từ đơn giản đến phức tạp trước phải dùng đến văn bản, giấy tờ hay gọi trực tiếp cán bộ, viên chức tới để truyền đạt thông tin cần nhấc điện thoại truyền đạt trực tiếp ý kiến lãnh đạo thông tin, định mức độ công việc khơng q quan trọng nhằm mục đích thơng báo Thứ chín: Để cơng tác thu thập, xử lý thơng tin đáp ứng nhu cầu hoạt động quan việc không dễ dàng bối cảnh giới trước bùng nổ thơng tin Thơng tin có nhiều nguồn khác nhau, việc cập nhật chọn lọc thơng tin xác, kịp thời góp phần thúc đẩy hoạt động quan thuận lợi logic hơn, đảm bảo đầy đủ điều kiện sở vật chất cho hoạt động toàn quan đặc biệt việc mua sắm trang thiết bị văn phòng máy tính kết nối mạng Internet để thuận tiện cho việc tìm kiếm cập nhật thơng tin kịp thời xác 3.2 Nêu điểm khác lý luận thực tiễn áp dụng quan, tổ chức Thứ nhất: Nhà trường chưa áp dụng nhiều phần mềm quản lý văn cho đơn vị Như tìm kiếm văn bản, quản lí văn đơn vị Trường nhiều thời gian Thứ hai: Các trang thiết bị,cơ sở vật chất phục vụ giải công việc phận văn phòng đặc biệt phân Văn thư sử dụng lâu năm,kém chất lượng: Máy fax hay bị hỏng, lỗi mạng, tốc độ xử lý chưa cao Thứ ba: - Số lượng cán văn thư hạn chế,chưa đáp ứng nhu cầu công việc 36 Thứ tư: - Một số cán chuyên viên đào tạo bồi dưỡng công tác văn thư, việc lập hồ sơ vào lưu trữ nhiều thời gian chỉnh lý 3.3 Đề xuất, kiến nghị giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Do thời gian, kỹ vốn kiến thức hạn chế định, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng phịng văn thư Văn thư lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khơng tránh khỏi thiếu sót, mang tính chủ quan thân Chính vậy, để đề xuất giải pháp hoàn thiện hơn, em mong nhận thông cảm ý kiến đóng góp q báu của thầy Về thân em xin mạnh dạn đề xuất giải pháp ngắn gọn vấn đề sau: - Đối với Lãnh đạo Văn phòng cần đạo, quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ đơn vị đồng thời tổ chức lớp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị Phòng, Ban thường xuyên - Đối với Thủ trưởng đơn vị trực thuộc cần triển khai tổ chức thực nghiêm túc quy định đơn vị công tác văn thư, lưu trữ; đạo xây dựng tổ chức thực quy định nội đơn vị cơng tác văn thư, lưu trữ - Đối với cán bộ, công chức q trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức phải thực nghiêm túc quy định Quy chế Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy định pháp luật hành công tác văn thư, lưu trữ - Trang bị thêm số mẫu số quản lý văn đến, theo dõi, đôn đốc thực như: Sổ đăng ký văn mật đi; Sổ chuyển giao văn đi; Sổ gửi văn bưu điện; Sổ sử dụng lưu; Sổ chuyển giao văn đến; Sổ theo dõi giải văn đến; Sổ đăng ký văn Mật - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần đầu tư cho việc mua sắm trang thiết bị đại, phục vụ cơng tác văn phịng, đặc biệt phòng làm 37 việc phòng họp, hội trường, trang bị máy tính với hệ điều hành tốt Đặc biệt, phần mềm quản lý cơng tác văn phịng như: Phần mềm Văn phòng điện tử eOffice; Phần mềm quản lý tài sản hay MISA Mimosa.NET; Phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE; … - Xây dựng văn hóa công sở quan Quan tâm tới đời sống tinh thần cán bộ, công chức giúp hạn chế căng thẳng cơng việc, từ giúp họ phát huy lực, sáng tạo công tác như: tổ chức chuyến tham quan, nghỉ dưỡng, hoạt động văn hóa, văn nghệ, TDTT, … - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần có hình thức đánh giá lực, phẩm chất, hiệu công việc cán văn phịng Từ đó, khen thưởng cá nhân, tập thể có thành tích, đồng thời phải nghiêm chỉnh phê bình cá nhân khơng hồn thành nhiệm vụ Có kế hoạch bổ sung nhân cần thiết - Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ tài liệu chưa chỉnh lý - Soạn thảo ban hành số nội quy, quy chế chưa ban hành như: Nội quy sử dung tài sản, trang thiết bị; Quy chế văn hóa cơng sở;… - Quan tâm đến việc lý, nhượng bán tài sản, trang thiết bị cũ, hoảng Tiểu kết: Tại chương 3, em dựa em học trình kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, em đưa so sánh lí luận thực tiễn Đồng thời, em đề xuất số giải pháp, kiến nghị góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn thư lưu trữ Trường Đại Học Nội Vụ 38 KẾT LUẬN Trong thời gian kiến tập Văn Phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, làm thực tập sinh, hướng dẫn giúp đỡ tận tình Lãnh đạo, chuyên viên Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội em tiếp thu kinh nghiệm học rút từ thực tế Sau thời gian tiến hành khảo sát công tác Văn Phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp em có nhìn rõ nét chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Qua trình kiến tập, em nhận thức rõ đầy đủ tầm quan trọng, vị trí Văn phịng quan, tổ chức: Vị trí Văn phịng cầu nối phận, phòng ban, đơn vị quan; trung tâm xử lý, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, giúp thủ trưởng quan có định đắn góp phần vào phát triển chung quan Cùng với phát triển khoa học - Công nghệ, đặc biệt thành tựu tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông mở rộng quan hệ kinh tế hội nhập với cộng đồng quốc tế vấn đề đại hố Văn phịng trở thành u cầu thiết không riêng quan, tổ chức để hội nhập khẳng định vị trí Kiến tập Văn Phịng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em cán , thầy cô cô, chú, anh chị Lãnh đạo, chuyên viên Văn phòng giúp đỡ, hướng dẫn tận tình Đặc biệt hướng dẫn trực tiếp Cô: Nguyễn Thị Thanh , giúp em củng cố, nâng cao kiến thức trang bị q trình học tập trường, hệ thống hóa kiến thức thuộc chuyên ngành; bước gắn liền học với thực hành; lý luận gắn liền với thực tiễn; tiếp cận thâm nhập với thực tế; bước đầu vận dụng kiến thức học vào thực tế Làm quen tăng cường kỹ ngành nghề, lực chuyên môn đào tạo Qua đó, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm hoạt động làm việc sau cơng tác hành văn phịng 39 Đây coi học quý báu, hội cho em rèn luyện thêm kĩ làm việc, chuẩn bị hành trang trường Đây hội để em làm quen với môi trường làm việc trình thực tập củng cố cho tơi lịng tin u thêm ngành học chọn, từ có ý thức phấn đấu vươn lên học tập Với kiến thức học với kiến thức thực hành trực tiếp em cố gắng nhiều cố gắng làm việc thật tốt trường Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu Nhà trường , Lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt Lãnh đạo cán bộ, cơng chức Văn Phịng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Văn Thư-Lưu Trữ tận tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập kiến tập Em xin chân thành cảm ơn! 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng năm 2013, Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ, Hà Nội Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Chính phủ (2020), Nghị định 99/2016/NĐ-CP Quy định Quản lý sử dụng dấu Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình “Lý luận phương pháp công tác lưu trữ” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Nxb Lao động, Hà Nội Vương Đình Quyền (2006) “Lý luận phương pháp công tác văn thư” của, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội http://truongnoivu.edu.vn/chi-tiet/388/Gioi-thieu.aspx, Giới thiệu Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 41 PHỤ LỤC Hình ảnh Con dấu tác giả thu thập đơn vị Hình ảnh Văn văn đến điện tử thu thập đơn vị 42 Hình ảnh Sổ cơng văn đến thu thập đơn vị 43 Hình ảnh Đăng kí văn đến máy tính Hình ảnh Tủ lưu trữ tác giả thu thập đơn vị 44 ... chức Văn phòng Trường Đây sở để em báo cáo tình hình thực tiễn cơng tác văn thư, lưu trữ Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Chương 12 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI... Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh • Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Cơng đồn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà. .. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1 Quá trình hình thành, phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.1 Quá trình phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội