THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘITHỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘITHỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘITHỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘITHỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Mã phách: Tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ …………………………….……… HÀ NỘI - 2021 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt CP HĐND NĐ UBND TP HN Nghĩa từ viết tắt Chính phủ Hội đồng nhân dân Nghị định Ủy ban nhân dân Thành phồ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lập hồ sơ thực nhiệm vụ việc làm bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức, điều quy định nhiều văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền Cách nửa kỷ, Hội đồng Chính phủ (nay Chính phủ) Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 để ban hành Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, điều 21 ghi: “Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác đơi có làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ phải lập hồ sơ việc làm” Cho đến nay, nhiều văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền tiếp tục nhắc lại nhấn mạnh điều Điều Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan…” Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ quan quản lý hành Nhà nước cấp quận-huyện, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân Quận Tây Hồ UBND TP Hà Nội lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa - xã hội địa bàn Quận Tây Hồ Để thực nhiệm vụ quản lý nhà nước thuộc thẩm quyền trách nhiệm mình, hàng năm UBND quận Tây Hồ hình thành nhiều văn liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đơn vị Do công tác lập hồ sơ UBND quận Tây Hồ nhiệm vụ quan trọng hoạt động đơn vị nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng Trong năm gần công tác lập hồ sơ UBND quận Tây Hồ thực Ở phịng chun mơn thuộc UBND quận Tây Hồ bước đầu lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc Tuy nhiên, nhiều đơn vị chưa nhận thức đúng, đầy đủ vị trí, vai trị, tầm quan trọng công tác lập hồ sơ, công tác đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ chưa thực thường xun; tình trạng khơng lập hồ sơ, tài liệu cịn phổ biến có lập hồ sơ chưa quy trình, Xuất phát từ lý trên, với kiến thức tiếp thu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định chọn đề tài: “Thực trạng giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu đề tài: Tìm hiểu, đánh giá thực trạng hoạt động lập hồ sơ UBND quận Tây Hồ , qua thấy tính tất yếu nhu cầu khách quan cần phải nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ giai đoạn Xây dựng tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ UBND quận Tây Hồ Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ UBND quận Tây Hồ * Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu vấn đề sở lý luận hoạt động lập hồ sơ, sở pháp lý, việc ban hành văn quản lý, đạo quan quản lý Nhà nước Trung ương, địa phương (TP Hà Nội) hoạt động lập hồ sơ Tìm hiểu sơ lược chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ ; phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lập hồ sơ số phịng chun mơn thuộc UBND quận Tây Hồ Đề xuất giải pháp để thực tốt hoạt động lập hồ sơ UBND quận Tây Hồ Đối tượng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động lập hồ sơ UBND quận Tây Hồ * Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ UBND quận Tây Hồ + Về thời gian: Từ năm 2018-6/2021 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp hệ thống thống kê vận dụng nhằm đánh giá tình hình, chất lượng hồ sơ lãnh đạo cấp phịng, công chức lập giải công việc giao; - Phương pháp phân tích, tổng hợp vận dụng phân tích nội dung hoạt động lập hồ sơ, ưu điểm, hạn chế hoạt động lập hồ sơ sở đưa giải pháp để nâng cao chất lượng công tác UBND quận Tây Hồ ; Kết cấu tiểu luận Ngoài phần mở đầu, kết luận phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục từ viết tắt, tiểu luận gồm: Chương 1: Cơ sở lý luận pháp lý nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ Chương 2: Thực trạng chất lượng lập hồ sơ Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Chương 2: Một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Hồ sơ Tại Khoản 10 Điều Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ định nghĩa sau: “Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân” [6, tr.2] Theo Khoản 14, Điều Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư thì: “Hồ sơ tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân” [4, tr.2] 1.1.1.2 Lập hồ sơ Theo khoản 11, Điều Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định” [6, tr2] Theo Khoản 15, Điều Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư thì: “Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định” [4, tr.2] 1.1.1.3 Các loại hồ sơ Trong hoạt động quan, tổ chức thường hình thành loại hồ sơ bản, là: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc hồ sơ nhân Theo Giáo trình Văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao Động năm 2016), loại hồ sơ định nghĩa sau: - Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề việc có đặc trưng như: tên gọi, tác giả, hình thành trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị [10, tr154] - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc quan, tổ chức, cá nhân [3, tr154] - Hồ sơ nhân sự: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) [10, tr154] 1.1.2 Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ 1.1.2.1 Yêu cầu lập hồ sơ - Lập hồ sơ phải tiến hành song song với q trình giải cơng việc Theo khái niệm Luật Lưu trữ năm 2011 “Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định” [6, tr2] Từ khái niệm thấy lập hồ sơ phải thực suốt trình giải cơng việc cán bộ, cơng chức nghĩa phải tiến hành song song với tiến trình giải cơng việc cán bộ, cơng chức bắt đầu thực công việc, cán công chức cần mở hồ sơ, thu thập cập nhật toàn văn bản, tài liệu phát sinh vào hồ sơ Khi cơng việc kết thúc thực kết thúc hồ sơ hồ sơ hoàn thành chờ nộp lưu vào lưu trữ theo quy định - Lập hồ sơ phải tuân thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ Quy trình, phương pháp lập hồ sơ quy định cụ thể Nghị định, Thơng tư hướng dẫn Chính phủ văn quản lý, đạo UBND Thành phố công tác văn thư nhằm hướng dẫn cán bộ, công chức lập hồ sơ giải công việc Để lập hồ sơ có chất lượng lập hồ sơ địi hỏi cán bộ, cơng chức phải tuân theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ cụ thể phương pháp việc mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ - Lập hồ sơ phải cán bộ, công chức chuyên môn thực Hồ sơ lập công việc bắt đầu hồn thiệc hồ sơ cơng việc kết thúc trách nhiệm cán bộ, công chức chuyên môn Bởi người trực dõi, giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ lập hồ sơ hiểu trình, diễn biến việc từ công việc phát sinh đến công việc kết thúc Khi lập hồ sơ cán bộ, công chức chuyên môn biết hồ sơ gồm tài liệu họ người thu thập, cập nhật tài liệu liên quan đến cơng việc đầy đủ, xác - Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo yêu cầu sau: Hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức hình thành hồ sơ Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu có nghĩa toàn hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị thời điểm mà hồ sơ hình thành Những văn không phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị khơng lập hồ sơ Nếu lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu góp phần phản ánh đắn hoạt động quan, đơn vị hình thành hồ sơ, thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu đồng thời nâng cao chất lượng hồ sơ lập Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải công việc Khi lập hồ sơ phải ý đến vấn đề cần giải Văn hình thành q trình giải cơng việc có mối quan hệ mật thiết với theo trình tự giải vấn đề Hồ sơ lập đảm bảo mối liên hệ khách quan văn phản ánh vấn đề, việc trọn vẹn giữ mối liên hệ lịch sử chúng, giúp cho người nghiên cứu tra tìm, sử dụng tài liệu dễ dàng hoàn chỉnh Khi thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu phải xắp xếp theo trình tự định đảm bảo diễn biến việc trình tự giải cơng việc Các văn hồ sơ phải giá trị Trong trình hoạt động quan, đơn vị thường sản sinh loại văn có giá trị khác Do loại văn có giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nên thời hạn bảo quản chúng không giống Xuất phát từ yêu cầu sử dụng bảo quản tài liệu, lập hồ sơ cần ý phân biệt giá trị văn cho văn hồ sơ phải có giá trị giống hay nói cách khác văn hồ sơ phải giá trị Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu cách cứng nhắc, không nên tách rời văn hồ sơ để xem xét giá trị chúng lẽ thực tế có hồ sơ gồm nhiều văn có nội dung liên quan mật thiết với nhau, toàn văn hợp thành tạo nên giá trị hồ sơ Văn hồ sơ phải đảm bảo thể thức văn Hồ sơ muốn có giá trị nghiên cứu làm chứng pháp lý địi hỏi văn hồ sơ phải đảm bảo thể thức văn quan có thẩm quyền quy định yếu tố quốc hiệu, tên quan ban hành, số ký hiệu văn bản, địa điểm thời gian ban hành, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan … Nếu văn thiếu yếu tố dùng làm chứng pháp lý trở thành sử liệu đáng tin cậy Do vậy, lập hồ sơ cần coi trọng mức yêu cầu này, ý thu thập lựa chọn văn đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ Hồ sơ cần biên mục đầy đủ xác Hồ sơ biên mục đầy đủ, xác giúp cho cơng tác người nghiên cứu nắm thành phần nội dung văn có hồ sơ để tra cứu nhanh chóng thuận tiện đồng thời giúp cho cán lưu trữ xác định giá trị hồ sơ để bảo quản tài liệu 1.1.2.2 Phương pháp lập hồ sơ a) Xây dựng Danh mục hồ sơ Thông thường Danh mục hồ sơ cán phụ trách công tác văn thư (hoặc công tác lưu trữ) quan dự thảo, gửi xuống phòng, ban đơn vị có liên quan góp ý kiến; sở ý kiến đóng góp đơn vị, văn thư quan điều 10 ... luận pháp lý nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ Chương 2: Thực trạng chất lượng lập hồ sơ Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Chương 2: Một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ. .. tác lập hồ sơ UBND quận Tây Hồ tiến hành tìm hiểu thực trạng đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ UBND quận Tây Hồ Chương 17 Chương THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN. .. sơ Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Hồ sơ Tại