THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH, ĐÁNH GIÁ ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ, NGUYÊN NHÂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

1 MỤC LỤC Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH, QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2 1 1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 2 1 1 1 Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh 2 1 1 2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 3 1 2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Xuân Đỉnh 6 1 2 1 Chức năng 6 1 2 2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1 2 3 Cơ cấu tổ chức 7 Chương.

MỤC LỤC Chương GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH, QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Xuân Đỉnh 1.1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND phường Xuân Đỉnh 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức văn phòng UBND phường Xuân Đỉnh 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Chương TÌM HIỂU THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH, ĐÁNH GIÁ ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ, NGUYÊN NHÂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 2.1 Quản lý văn lập hồ sơ ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh 2.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 2.1.2 Quản lý văn 2.1.3 Quản lý văn đến 10 2.1.4 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 11 2.2 Đánh giá ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân đề xuất số giải pháp 12 2.2.1 Ưu điểm 12 2.2.2 Hạn chế 13 2.2.3 Xác định nguyên nhân 15 2.2.4 Đề xuất giải pháp 15 Chương NHỮNG THUẬN LỢI, KHĨ KHĂN VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 18 3.1 Thuận lợi 18 3.2 Khó khăn 19 Đề xuất giải pháp 20 Chương GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH, QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Xuân Đỉnh 1.1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh Phường Xuân Đỉnh thành lập ngày 01/4/2014 theo Nghị Quyết số 132/NQCP ngày 27/12/2013 Chính phủ việc “ Điều chỉnh địa giới hành Huyện Từ Liêm để thành lập 02 Quận Quận Bắc Từ Liêm Quận Nam Từ Liêm với 23 phường thuộc thành phố Hà Nội” Trong xã Xuân Đỉnh điều chỉnh địa giới hành để thành lập phường phường Xuân Đỉnh phường Xuân Tảo Sau thành lập, phường Xn Đỉnh có diện tích 3,52 km2 (352,20ha), phía Bắc giáp phường Đơng Ngạc, phía Nam giáp phường Xn Tảo, Cổ Nhuế 1, phía Tây giáp phường Cổ Nhuế phường Đức Thắng, phía Đơng giáp phường Phú Thượng (Quận Tây Hồ) Hiện phường Xuân Đỉnh có 24 tổ dân phố, dân số (tính đến tháng 3/2016) 9.357 hộ dân với 34.993 nhân Về tôn giáo: địa bàn phường Xuân Đỉnh tồn 01 tôn giáo Phật giáo Tồn phường có 04 ngơi chùa với tổng số 07 nhà sư ( tăng, ni) Trong năm qua nhà sư địa bàn ln sống chan hịa, gắn bó với quyền nhân dân địa phương, thực nghiêm túc chủ trương sách pháp luật nhà nước, khơng có trường hợp sai phạm mâu thuẫn Về tín ngưỡng: địa bàn phường Xuân Đỉnh bảo tồn hàng chục cơng trình cổ có giá trị lịch sử văn hóa cao như: đình, chùa, miếu, phủ, đền, nhà thờ họ… có di tích xếp hạng (4 di tích cấp quốc gia, di tích cấp thành phố) Về lễ hội: địa bàn phường Xuân Đỉnh có 04 lễ hội trì tổ chức hàng năm gồm: lễ hội Đình Giàn, lễ hội Miếu Vũ, lễ hội Phủ Chúa, lễ hội Đình Xn Tảo Trong đó, năm UBND phường chủ trì tổ chức 01 lễ hội lớn ngày, lễ hội lại giao Tiểu ban quản lý di tích cụm dân phố tổ chức với quy mơ hẹp, nội dung đơn giản thời gian 01 ngày Về lịch sử: Nhân dân Xuân Đỉnh vốn có truyền thống cách mạng kiên cường Giai đoạn Tiền khởi nghĩa ( 1941 -1945) Xuân Đỉnh Trung ương Đảng chọn làm An tồn khu (ATK), nơi ni giấu, chở che nhiều đồng chí lãnh đạo cao cấp cách mạng như: Trường Chinh, Hoàng Văn Thụ, Hoàng Tùng, Phan Trọng Tuệ….đi lại, ăn ở, hoạt động thường xuyên Năm 2003 xã Xuân Đỉnh ( kiện toàn thành phường phường Xuân Đỉnh phường Xuân Tảo) Chủ tịch nước tặng danh hiệu “ Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân thời kỳ chống Pháp” Về giáo dục: địa bàn phường có đầy đủ hệ thống trường học phổ thơng gòm: 01 trường THPT, 01 trường THCS, 01 trường Tiểu học, 02 trường Mầm non công lập, 01 trường mầm non tư thục, 20 nhóm lớp mầm non tư thục 100% trẻ em độ tuổi học 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND phường Xuân Đỉnh 1.1.2.1 Chức UBND phường Xuân Đỉnh quan hành Nhà nước cấp sở, có chức quản lý hành Nhà nước địa bàn theo phân cấp ủy quyền quan Nhà nước cấp Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân cấp bầu, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cấp quan hành nhà nước cấp 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Xuân Đỉnh Căn vào Luật tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015, UBND phường có nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường định vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn Hội đồng nhân dân phường; dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách phường; điều chỉnh dự toán ngân sách phường trường hợp cần thiết; phê chuẩn toán ngân sách phường; chủ trương đầu tư chương trình, dự án địa bàn phường theo quy định pháp luật tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân phường - Tổ chức thực ngân sách địa phương - Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND phường Xuân Đỉnh UBND phường Xuân Đỉnh xác định UBND phường loại I Theo Luật tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015, cấu tổ chức UBND phường Xuân Đỉnh gồm có: 01 Chủ tịch; 02 Phó Chủ tịch (Phó Chủ tịch phụ trách khối nội Phó Chủ tịch phụ trách khối văn xã); 02 Ủy viên (Ủy viên phụ trách quân Ủy viên phụ trách công an) - Chủ tịch UBND phường: + Lãnh đạo điều hành công việc Ủy ban nhân dân, thành viên Ủy ban nhân dân phường; + Lãnh đạo, đạo thực nhiệm vụ tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật, văn quan nhà nước cấp trên, Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường; thực nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự, an tồn xã hội, đấu tranh, phịng, chống tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực biện pháp bảo vệ tài sản quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; thực biện pháp quản lý dân cư địa bàn phường theo quy định pháp luật; + Quản lý tổ chức sử dụng có hiệu cơng sở, tài sản, phương tiện làm việc ngân sách nhà nước giao theo quy định pháp luật; + Giải khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định pháp luật; + Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân; + Chỉ đạo thực biện pháp bảo vệ mơi trường, phịng, chống cháy, nổ; áp dụng biện pháp để giải cơng việc đột xuất, khẩn cấp phịng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội địa bàn xã theo quy định pháp luật; + Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền + Phối hợp với quan, tổ chức có thẩm quyền thực quy hoạch phát triển hạ tầng thị, xây dựng, giao thơng, phịng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường, không gian, kiến trúc, cảnh quan đô thị địa bàn phường + Quản lý dân cư địa bàn phường theo quy định pháp luật - Phó Chủ tịch UBND phường ( phụ trách khối nội chính): + Giúp Chủ tịch UBND phường điều hành phận: địa chính, tài chínhthương nghiệp, trật tự xây dựng + Tiếp dân, ký văn nhân sự, hồ sơ, giấy tờ thông thường khác công dân + Điều hành công tác UBND phường, thay Chủ tịch Chủ tịch vắng Chủ tịch ủy quyền - Phó Chủ tịch UBND phường( phụ trách khối văn xã): + Giúp Chủ tịch UBND phường điều hành phận văn hóa- xã hội, trực tiếp phụ trách phòng “tiếp nhận giải hồ sơ, thủ tục hành chính” + Làm thủ trưởng quan, đôn đốc quản lý tài sản chung UBND phường + Tiếp dân, ký văn nhân sự, hồ sơ giấy tờ thông thường khác công dân - Ủy viên phụ trách công an: + Tổ chức lực lượng công an phường, tham mưu đề xuất với cấp ủy Đảng, UBND phường, quan công an cấp + Phối hợp với quan, đoàn thể tuyên truyền, phổ biến pháp luật cho nhân dân, phòng ngừa, đấu tranh chống tội phạm, tệ nạn xã hội… + Tổ chức nhiệm vụ phòng cháy, chữa cháy, giữ trật tự cơng cộng an tồn giao thơng, quản lý vũ khí, chất nổ… - Ủy viên phụ trách quân sự: tham mưu chủ trương, biện pháp lãnh đạo, đạo trực tiếp tổ chức thực nhiệm vụ quốc phòng, quân sự, xây dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên… Giúp việc cho UBND phường gồm có 07 ban ngành: Văn hóa- Xã hội; Tài chính-Kế tốn; Địa chính- Xây dựng ; Tư pháp – Hộ tịch; Văn phòng-Thống kê; Tài chính- Thương nghiệp - Ban Văn hóa- xã hội: thơng tin tun truyền giáo dục đường lối, sách Đảng pháp luật Nhà nước - Ban Tài chính- Kế tốn: xây dựng dự tốn thu, chi ngân sách, tổ chức thực dự toán thu, chi ngân sách, toán ngân sách, kiểm tra hoạt động tài khác phường - Ban Địa chính- Xây dựng: lập sổ địa chủ sử dụng đất hợp pháp, hướng dẫn thủ tục, thẩm tra xác nhận việc tổ chức, hộ gia đình đăng ký ban đầu; tra, quản lý trật tự xây dựng địa bà - Ban Tư pháp- Hộ tịch: soạn thảo, ban hành văn quản lý theo quy định pháp luật, tổ chức lấy ý kiến nhân dân dự án luật, pháp lệnh theo kế hoạch UBND phường - Ban Văn phòng- Thống kê: xây dựng chương trình cơng tác, lịch làm việc theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế- xã hội, tham mưu việc đạo thực dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền, quản lý công căn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, cơng chức phường - Ban Tài chính-Thương nghiệp: phụ trách công tác thu thuế nhà đất, thuế sử dụng đất nông nghiệp, thuế kinh doanh, sản xuất, dịch vụ… 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức văn phòng UBND phường Xuân Đỉnh 1.2.1 Chức - Văn phịng có chức giúp việc cho Chủ tịch UBND phường - Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Ủy ban tổ chức công việc, điều hành máy thực hiên chức năng, nhiệm vụ Ủy ban theo quy định pháp luật - Tham mưu cho lãnh đạo phường công tác văn thư-lưu trữ UBND: + Ban hành chế độ, quy định công tác văn thư- lưu trữ + Xây dựng tổ chức thực kế hoạch dài hạn, hàng năm văn thư-lưu trữ + Thực báo cáo, thống kê văn thư-lưu trữ + Thực thi đua khen thưởng văn thư-lưu trữ 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Tiếp nhận thủ tục hành vấn đề như: khiếu nại, định, cơng văn đến… sau phân loại gửi đến quan chun mơn người có thẩm quyền giải - Là nơi giải vấn đề: làm giấy khai sinh, giấy chứng tử, xác nhận sơ yếu lý lịch, xác nhận chữ ký cung cấp loại giấy có liên quan đến thẩm quyền - Giúp chủ tịch UBND phường giải số vấn đề thuộc thẩm quyền giải thích cho người dân hiểu giấy tờ cần thiết - Bộ phận phụ trách cơng tác văn thư lưu trữ có nhiệm vụ sau +Tiếp nhận vào sổ công văn đi, đến + Bảo quản sử dụng dấu quan + Hướng dẫn cán bộ, công chức quan lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ quan + Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan + Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê xếp hồ sơ, tài liệu + Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu + Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tổ chức, cá nhân + Thực thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng có 02 phận: Bộ phận văn phịng phận tiếp nhận thủ tục hành Bố trí nhân phụ trách công tác văn thư, lưu trữ: Cán làm công tác văn thư- lưu trữ phường cán Văn phòng- thống kê Hiện nay, UBND phường Xuân Đỉnh bố trí cán làm cơng tác văn phịng kiêm nhiệm cơng tác văn thư-lưu trữ Việc thiếu chức danh riêng để đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ nguyên nhân dẫn đến nhìn nhận, đánh giá chưa mức vai trị, vị trí, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ cấp xã, phường Về trình độ chun mơn cán văn thư lưu trữ phường, cơng chức văn phịng-thống kê đào tạo nghiệp vụ văn thư-lưu trữ Công chức phụ trách công tác văn thư-lưu trữ phường nữ, 32 tuổi, có trình độ đại học, tốt nghiệp trường Đại học khoa học xã hội nhân văn đào tạo văn thư, lưu trữ Cơ bản, công tác văn thư lưu trữ phường trọng, quan tâm nhân lực Chương TÌM HIỂU THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH, ĐÁNH GIÁ ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ, NGUYÊN NHÂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP Văn sản sinh quan tổ chức loại tài sản đặc biệt Nó minh chứng, chứng để giải cơng việc, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp quan tổ chức, cá nhân Tổ chức quản lý văn gắn liền với trình vận hành máy nhà nước Việc tổ chức quản lý văn đúng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao xuất hiệu hoạt động quan, tổ chức Tuy nhiên, ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội, bên cạnh mặt tích cực đạt công tác quản lý văn cịn số hạn chế định, điều thể cụ thể: 2.1 Quản lý văn lập hồ sơ ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh 2.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn Trong hoạt động quan, soạn thảo ban hành văn nhiệm vụ quan trọng mang tính chất thường xuyên, văn phương tiện thông tin quan trọng, chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Công tác soạn thảo ban hành văn UBND có ý nghĩa đặc biệt quan trọng xuất phát từ vị trí UBND quản lý Nhà nước - với tư cách luật định: quan hành có thẩm quyền chung địa phương, quan chấp hành HĐND cấp Hệ thống văn UBND ban hành đa dạng Đó không văn đaọ, cụ thể cá biệt mà cịn có văn qui phạm pháp luật, đó, việc ban hành văn UBND phải tuân thủ qui định pháp luật văn hướng dẫn hình thức, nội dung, trình tự, thẩm quyền Trong trình hoạt động UBND phường ban hành khối lượng tài liệu tương đối lớn số lượng, phong phú nội dung, đa dạng thể loại bao gồm: - Văn quy phạm pháp luật(VBQPPL): lãnh đạo phường ban hành, có Quyết định - Văn hành chính: Quyết định, thơng báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, cơng văn, giấy mời… - Văn chuyên ngành:chứng từ kế tốn, biểu mẫu thống kê, biên nghiệm thu cơng trình xây dựng … Văn chiếm số lượng lớn công văn, định; văn chiếm số lượng VBQPPL Quy trình soạn thảo ban hành văn thực theo hướng dẫn, quy định Nhà nước Gồm bước sau: - Phân cơng soạn thảo: Căn vào tính chất, nội dung văn cần soạn thảo vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị, lãnh đạo UBND phường giao cho phòng ban, phận soạn thảo - Xác định tên loại văn bản: vào nội dung văn dự định ban hành để chọn tên loại cho phù hợ - Thu thập xử lý thông tin: nội dung thông tin cần thu thập phụ thuộc vào mục đích nội dung văn dự định ban hành - Xây dựng đề cương văn bản, viết thảo: cán chuyên môn lập đề cương văn phức tạp - Duyệt văn bản: Chủ tịch UBND phường người có thẩm quyền ký duyệt văn Ủy ban Tuy nhiên Chủ tịch UBND phường vắng Phó chủ tịch UBND phường quyền duyệt văn theo ủy quyền Chủ tịch UBND - Nhân văn - Ký ban hành: chủ tịch UBND ký ban hành tất văn hình thành hoạt động Phường Tuy nhiên, có số văn thuộc lĩnh vực chuyên mơn phịng ban quyền quản lý Phó chủ tịch UBND phường Trưởng phịng ban thừa lệnh ký sở có chữ ký phê duyệt Chủ tịch UBND phường Phó chủ tịch UBND phường ký thay để ban hành văn - Ban hành văn bản: Văn sau ký ban hành tập trung văn phòng để làm thủ tục phát hành (lấy số văn đóng dấu) Trước đóng dấu văn thư phường kiểm tra lại mặt thể thức, đầy đủ đóng dấu để ban hành Nếu sai sót nhiều gửi trả lại để sửa chữa sau đóng dấu cho ban hành 2.1.2 Quản lý văn Quy trình quản lý văn UBND phường Xuân Đỉnh tuân thủ theo quy định cụ thể Điều 14,15,16,17,18,19 – Mục – Chương 3, Nghị định 30/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng năm văn bản: văn trước ký ban hành, cán văn phòng thực việc này.Cán văn thư ký nháy chịu trách nhiệm thể thức cuối phần “Nơi nhận” - Mỗi loại văn có hệ thống số riêng UBND phường có hệ thống số, dành cho 09 loại văn sau: VBQPPL, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, biên bản, công văn, thông báo, văn mật - Đăng ký văn đi: phường dùng máy tính để đăng kí văn Riêng văn mật đi, đăng ký sổ theo phương pháp truyền thống - Nhân bản, đóng dấu quan, dấu mật, khẩn: văn thư phường đóng dấu quan vào văn Đối với văn khẩn, mật, văn thư đóng dấu mật, khẩn có yêu cầu Dấu quan đóng ngẵn, rõ ràng Tuy nhiên, có số văn bản, dấu quan đóng khơng ngắn Đối với văn gồm 02 tờ trở lên đóng giáp lai Các văn kèm khơng có chữ ký đóng dấu treo, đóng dấu trùm lên phần tác giả tiêu đề văn - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi: + Chuyển giao trực tiếp cho phòng ban, cá nhân: cán văn phòng chuyển giao, ghi nơi nhận văn trực tiếp lên phía văn + Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác: cán văn phòng chuyển giao, văn có bì gói văn + Chuyển phát văn qua bưu điện: văn gửi qua đường bưu điện có bì gói văn + Chuyển phát văn máy fax, qua mạng: văn mật không chuyển qua fax mạng Tuy nhiên, trình chuyển giao văn đi, văn mật cho vào bì, khơng có phiếu gửi, nên không đản bảo độ mật theo quy định pháp luật Bên cạnh đó, UBND phường khơng có “Sổ chuyển giao văn đi” Như vậy, gây khó khăn việc theo dõi hoạt động quan, năm số văn gửi xác đến quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân - Lưu văn đi: Việc lưu văn thực theo quy định Bản gốc lưu văn thư, lưu phận soạn thảo văn Do số lượng văn làm hàng năm không nhiều nên thành lập tập lưu theo năm 2.1.3 Quản lý văn đến Quy trình quản lý văn UBND phường Xuân Đỉnh tuân thủ theo quy định cụ thể Điều 20,21,22,23,24 – Mục – Chương 3, Nghị định 30/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư - Tiếp nhận kiểm tra văn đến: Cán văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, bóc bì văn đến Các văn gửi đến phường chuyển giao tới 10 văn thư Cán văn thư trực tiếp ký nhận văn bản, thực khâu bóc bì, lấy số, ký hiệu, ngày 11 tháng văn đến để đăng ký vào máy tính Đối với văn ghi đích danh người nhận, hay số văn có dấu mật, cán văn thư khơng thực bóc bì văn đến bình thường khác Dấu “cơng văn đến” vào khoảng trắng mục trích yếu khoảng trống đầu văn bản, nhập thông tin nơi gửi văn bản, số, ngày tháng ban hành, trích yếu, số, ngày văn đến phường liệu có liên quan khác vào sổ cơng văn đến máy tính - Đăng kí văn đến: thực đăng ký sở liệu quản lý văn đến văn đến quan máy tính Riêng văn mật đăng kí sổ truyền thống - Trình, chuyển giao văn đến: + Sau đăng ký văn vào sổ, văn phải đưa lên trình chủ tịch người giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Khi có ý kiến đạo lãnh đạo quan, cán văn phòng tiến hành đăng ký tiếp cột cịn lại Khi văn đến có ý kiến đạo giải lãnh đạo cán văn phòng trực tiếp photo chuyển trực tiếp cho phịng ban, cá nhân có liên quan quan - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Cán chuyên môn thực việc giải văn đến theo phân cơng lãnh đạo quan Cán văn phịng giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 2.1.4 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Các loại hồ sơ hình thành trình hoạt động UBND phường: + Hồ sơ công việc: Hồ sơ lưu văn đi; Hồ sơ hội nghị; Hồ sơ ban hành văn quy phạm pháp luật; Hồ sơ giải đơn thư công dân + Hồ sơ nguyên tắc + Hồ sơ nhân sự: lập quản lý phận kế toán UBND phường - Tính đến thời điểm nay, UBND phường chưa xây dựng Danh mục hồ sơ - Tình hình lập hồ sơ: phần lớn văn bản, giấy tờ hình thành hoạt động quan chưa cán chuyên môn lập hồ sơ hành Chỉ có phận văn phịng, phận tiếp nhận giải thủ tục hành văn 11 phịng, tư pháp - hộ tịch, địa lập hồ sơ Các phịng ban khác thường khơng lập hồ sơ công việc, xếp theo công văn công văn đến cho gọn gàng - Các tập lưu công văn xếp theo số thứ tự ban hành, tập lưu công văn đến xếp theo số đến.Các hồ sơ hội nghị xếp theo trình tự giải cơng việc Các hồ sơ chứng thực phận tiếp nhận giải thủ tục hành xếp theo trình tự giải quyết, bao gồm: Phiếu u cầu cơng chứng, chứng thực, văn cơng chứng, văn chứng thực, kèm theo chụp giấy tờ mà người yêu cầu công chứng, chứng thực xuất trình, giấy tờ xác minh giấy tờ liên quan khác Tuy nhiên, thực thi công việc, cá nhân chủ trì theo dõi, giải văn chưa trọng đến việc thu thập, cập nhật văn đưa vào hồ sơ cịn tồn tình trạng nhiều hồ sơ không đầy đủ văn bản, tài liệu, chất lượng hồ sơ lập không đảm bảo yêu cầu Công tác biên mục hồ sơ cịn nhiều hạn chế: Văn tài liệu có nhiều chỗ cịn chưa xếp khoa học, khơng đánh số tờ, thiếu công đoạn lập Mục lục văn bản, khơng viết bìa hồ sơ theo quy định - Đối với công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan: + Trước hết, UBND phường có kho lưu trữ + Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan chưa thực theo quy định nhà nước Có hồ sơ, tài liệu giải xong thời hạn năm phải nộp lưu vào lưu trữ quan không giao nộp vào + Do có hồ sơ chưa lập lập khơng u cầu nên có nhiều tài liệu giao nộp vào lưu trữ quan tình trạng rời lẻ 2.2 Đánh giá ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân đề xuất số giải pháp 2.2.1 Ưu điểm 2.2.1.1 Hoạt động tổ chức đạo công tác quản lý văn lập hồ sơ - Lãnh đạo phường có nhận thức định vế tầm quan trọng công tác quản lý văn lập hồ sơ - Mặc dù quy mô quan quản lý nhà nước cấp phường nhỏ có cán Văn phịng- thống kê kiêm nhiệm quản lý văn lập hồ sơ có điểm đáng ý: trẻ, động, với trình độ chun mơn nghiệp vụ cao - Có đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công quản lý văn lập hồ sơ 12 - Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn lập hồ sơ tạo sở liệu hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh hiệu nhằm nâng cao suất lao động trình độ kỹ thuật người Đặc biệt việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, phần mềm quản lý văn vào sử dụng UBND phường nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ q trình giải cơng việc Phường 2.2.1.2 Hoạt động tổ chức thực nghiệp vụ quản lý văn lập hồ sơ Một điều bật UBND phường Xuân Đỉnh, công tác quản lý văn lập hồ sơ đại hóa nhanh chóng, đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải nhanh chóng, xác, đường lối, sách, ngun tắc chế độ Nhờ đó, tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ, công chức q trình thừa hành cơng vụ Hình thức quản lý văn lập hồ sơ giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản tra tìm tài liệu diễn cách dễ dàng, thuận lợi Các khâu quản lý văn lập hồ sơ trọng, xây dựng theo quy trình khoa học Quy trình soạn thảo ban hành văn rõ ràng, quy định trách nhiệm thực hiện, tránh chồng chéo Việc tổ chức quản lý giải văn đi, đến thực cách chặt chẽ Cuối cùng,việc quản lý sử dụng dấu UBND cấp phường trọng thực triệt để theo quy định chung Nhà nước 2.2.2 Hạn chế Bên cạnh kết đạt được, công tác quản lý văn lập hồ sơ UBND phường Xuân Đỉnh tồn hạn chế: 2.2.2.1 Nhận thức cán lãnh đạo UBND cấp phường công tác quản lý văn lập hồ sơ chưa đầy đủ, chưa sâu sắc UBND phường cấp nhỏ hệ thống phân cấp quản lý hành Nhà nước Việt Nam lãnh đạo UBND phường cố gắng đẩy mạnh phát triển hoạt động quan để đảm bảo phát triển kinh tế xã hội phường nói riêng, Quận nói chung Để có thống đạo thực chiến lược cấp với nhau, việc thống quản lý văn lập hồ sơ phải trọng Tuy nhiên, thực tế, lãnh đạo UBND phường bước đầu nhận thức vai trị cơng tác quản lý văn 13 lập hồ sơ mà chưa nắm rõ quy trình nghiệp vụ cơng tác tầm quan trọng khâu nghiệp vụ hoạt động UBND 2.2.2.2 Hệ thống văn đạo, quy định hướng dẫn tổ chức công tác quản lý văn lập hồ sơ cấp phường cịn thiếu, gây khó khăn cho việc điều chỉnh chun môn nghiệp vụ không thống nhất, nề nếp Nhược điểm thứ thấy hệ thống văn đạo, quy định hướng dẫn tổ chức công tác quản lý văn lập hồ sơ cấp phường khơng xác định loại hình, chức năng, nhiệm vụ Điều dẫn đến việc không xác định cấu công quản lý văn lập hồ sơ, khơng có cán chuyên trách quản lý 2.2.2.3 Công tác đánh giá, kiểm tra công tác quản lý văn lập hồ sơ cấp phường cịn nhiều thiếu sót, chưa trọng Do quan tâm lãnh đạo công tác công tác quản lý văn lập hồ sơ cấp phường chưa cao nên công tác kiểm tra không coi trọng Số lần kiểm tra định kỳ ít, kiểm tra đột xuất khơng có… Điều nảy sinh tiêu cực việc thực công tác công tác quản lý văn lập hồ sơ 2.2.2.4 Các nghiệp vụ công tác quản lý văn lập hồ sơ cịn nhiều khó khăn bất cập Do trình độ chun mơn chưa cao cịn chưa đào tạo nên trình soạn thảo ban hành văn UBND phường số văn mắc lỗi tả, ngơn ngữ diễn đạt, mắc lỗi thể thức, xác định tên loại văn Các văn soạn thảo để ban hành sai kĩ thuật trình bày (kích cỡ khơng yêu cầu, sử dụng font VnTime,…), bị gửi trả lại phận chuyên môn để sửa lại trước đăng kí văn Điều gây tốn nhiều thời gian, công sức, ảnh hưởng đến hiệu công việc Hay là, số văn ban hành chưa có sở pháp lí, nội dung văn chưa đáp ứng yêu cầu cung cấp truyền đạt thông tin cách xác Trên sở lý thuyết học, mẫu bì văn thiết kế thiếu phần “Ghi số, ký hiệu văn có phong bì”) Các đơn, thư khiếu nại tố cáo gửi đến UBND phường khơng đưa vào để đăng kí vào sổ Văn đến giữ phận văn thư Cán văn thư gửi photo văn đến cho lãnh đạo phận chun mơn Do đó, dẫn đến nhiều hồ sơ cơng việc lập có tài liệu photo từ Mặt khác, văn đến lại lập thành tập lưu công văn đến văn phịng Cơng tác lập hồ sơ hành chưa quan tâm mức 14 Việc lập hồ sơ thực cách tự phát để thực nhiệm vụ giao chưa có đạo thống quan 2.2.3 Xác định nguyên nhân 2.2.3.1 Nguyên nhân chủ quan - Đầu tiên phải kể đến khó khăn phía đội ngũ cán bộ, công chức: số lượng cán làm công tác văn thư, công tác quản lý văn lập hồ sơ cịn "mỏng", tình trạng cán làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ cịn nhiều Mặt khác, trình độ chun môn, nghiệp vụ phận cán làm công tác văn thư, lưu trữ chưa theo kịp u cầu cơng việc đề - Bên cạnh số quan, đơn vị, lãnh đạo quan phòng trực thuộc chưa hiểu rõ đánh giá hết nội dung quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành quan tâm, đầu tư yêu cầu công tác - Nhiều quan, đơn vị cịn gặp khó khăn kinh phí chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 2.2.3.2 Nguyên nhân khách quan - Vẫn thiết văn quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn cụ thể số nội dung công tác văn thư, lưu trữ như: lập hồ sơ công việc lưu trữ hành; ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu Điều gây khó khăn việc triển khai, thực nội dung văn thư, lưu trữ quan, đơn vị - Ngồi ra, cơng tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý văn lập hồ sơ cho cán công chức phường chưa đạt yêu cầu Do kinh phí tổ chức lớp học cịn gặp khó khăn nên lớp học bồi dưỡng công tác quản lý văn lập hồ sơ thường tổ chức với số lượng đông, thời gian ngắn nên không truyền tải hết kiến thức, kỹ yêu cầu 2.2.4 Đề xuất giải pháp 2.2.4.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý văn lập hồ sơ UBND phường Xuân Đỉnh Để khắc phục tồn tại, hạn chế nêu sở tìm hiểu nguyên nhân, em xin đưa số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý văn lập hồ sơ UBND phường Xuân Đỉnh 2.2.4.1.1 Về phía quan quản lý ngành 15 Cơ quan quản lý ngành cần nhanh chịng hồn thiện hệ thống văn đạo, quy định hướng dẫn tổ chức công tác quản lý văn lập hồ sơ cấp phường.Cụ thể: - Do cán làm công tác quản lý văn lập hồ sơ xã, phường hầu hết kiêm nhiệm Việc bố trí cán làm kiêm nhiệm điểm không phù hợp phường thành phố lớn Do đó, việc ban hành quy định tiêu chuẩn chức danh công chức cho người làm công tác quản lý văn lập hồ sơ việc làm cấp thiết giai đoạn Bộ Nội vụ cần ban hành quy định chuẩn chức danh - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cần thường xuyên đạo kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cấp đặc biệt xã, phường Bên cạnh đó, cần ban hành văn hướng dẫn cụ thể chuyên môn nghiệp vụ cách cụ thể, chi tiết cho văn thư, lưu trữ UBND cấp xã, phường, thị trấn để thực cho thống nhất, xác 2.2.4.1.2 Về phía UBND phường Xuân Đỉnh - Tăng cường số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức (CBCC) Với khối lượng công việc ngày lớn, hồ sơ, tài liệu ngày nhiều, mà có cán kiêm nhiệm văn thư lưu trữ đảm nhiệm tất yếu dẫn đến việc thực công tác văn thư lưu trữ gặp nhiều khó khăn Vì vậy, UBND cần tuyển dụng thêm cán hợp đồng văn thư lưu trữ để giảm bớt gánh nặng công việc cho cán văn phòng kiêm nhiệm văn thư lưu trữ, tăng hiệu công việc Cán văn thư, lưu trữ Văn phòng UBND phường phải đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, kiến thức ngành văn thư, lưu trữ văn quy phạm pháp luật; văn hướng dẫn văn thư, lưu trữ, sử dụng phương tiện kỹ thuật đại; kiến thức để ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Ngoài họ cần bổ sung kiến thức quản lý nhà nước, pháp luật, hành UBND phường cần tổ chức lớp tập huấn chỗ soạn thảo văn bản, lập hồ sơ cho toàn thể cán bộ, cơng chức UBND; Văn phịng UBND phải thường xuyên cử cán văn thư, lưu trữ học lớp bồi dưỡng, nâng cao kiến thức công tác văn thư, lưu trữ sở đào tạo Đối tượng cán cần bồi dưỡng công tác văn thư, lưu trữ UBND phường không công chức kiệm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ mà cần phải bồi dưỡng cho tất CBCC UBND phường, tất người tham gia thực 16 công việc văn thư, lưu trữ với mức độ khác nhau.Các cán thuộc phịng ban chun mơn đặc biệt cần trang bị đầy đủ kiến thức lập hồ sơ công việc, để tạo thuận lợi cho việc đưa hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ giai đoạn sau - Hồn thiện quy trình nghiệp vụ cơng tác quản lý văn bàn lập hồ sơ UBND phường Nhanh chóng xây dựng, ban hành Quy chế công tác quản lý văn bàn lập hồ sơ quan Đây điều cần thiết để thống khâu nghiệp vụ, trách nhiệm thực khâu nghiệp vụ để CBCC quan thực hiện, tạo nề nếp khoa học, nâng cao vị trí, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ quan Đưa quy định cụ thể, chặt chẽ khâu soạn thảo văn bản, đăng kí văn bản, chuyển giao văn lập hồ sơ công việc cán chuyên môn UBND Văn phịng UBND phường phải thường xun kiểm tra, đơn đốc phịng, ban, cán bộ, cơng chức việc thực quy định cách chặt chẽ, nghiêm khắc có chế tài cụ thể 17 Chương NHỮNG THUẬN LỢI, KHĨ KHĂN VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 3.1 Thuận lợi Có số phận phường có ý thức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thời hạn quy định Một số phận lập hồ sơ công việc tạo điều kiện thuận lợi cho cán lưu trữ thực khâu nghiệp vụ khác Kho lưu trữ thường xuyên làm vệ sinh lau chùi, quét dọn… Nguyên nhân đặc thù tài liệu cấp phường lưu trữ quan, nộp vào lưu trữ Nhà nước nên lãnh đạo phường cán chuyên trách xem nhẹ khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ vấn đề nộp lưu hồ sơ đưa vào bảo quản, phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng lâu dài Nguyên nhân thứ hai khối lượng liệu lưu trữ UBND cấp phường không lớn, việc khai thác, sử dụng không thường xuyên nên mức độ cần thiết việc tổ chức lưu trữ tài liệu bị lơ xem nhẹ Hiện tại, kho lưu trữ phường bảo quản tài liệu 01 phông: Phông lưu trữ UBND phường Xuân Đỉnh Chủ yếu tài liệu hành chính, UBND quan hành thực quản lý nhà nước cấp phường Tài liệu phông lưu trữ UBND phường Xuân Đỉnh bao gồm: tài liệu tổng hợp bao gồm tài liệu công tác lãnh đạo, đạo; tài liệu Văn phòng- thống kê; tài liệu công an; tài liệu quân sự; tài liệu tư pháp- hộ tịch; tài liệu địa chính- xây dựng; tài liệu tài chính- kế tốn; tài liệu văn hóa- xã hội; tài liệu thuế Tại phường, nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu tài liệu sản sinh trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Đây nguồn tài liệu quan trọng thường xuyên kho lưu trữ UBND cấp phường Bên cạnh tài liệu văn quy phạm pháp luật, văn quản lý quan cấp gửi đến liên quan đến hoạt động UBND cấp phường Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ UBND phường: - Các quan cấp trên; - Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường; - Các phận phụ trách lĩnh vực chun mơn: + Văn phịng- thống kê; + Địa chính-xây dựng-đơ thị; 18 + Tư pháp- Hộ tịch; + Văn hóa-Xã hội; + Kế tốn; + Thuế Nguồn thu xác định cán văn thư- lưu trữ Nhưng thực tế, có văn phịng, địa chính, tư pháp nộp vào lưu trữ Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ quan, tổ chức: Ngoài tài liệu hành chính, cịn có số lượng nhỏ tài liệu khoa học kỹ thuật như: tài liệu xây dựng công trình, dự án, khu thị… Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ quan: Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ không xác định quy định nhà nước Thời hạn thu thập khơng cố định Có tài liệu thuộc phòng ban giao nộp thời hạn thời hạn năm kể từ công việc kết thúc, thời hạn 03 tháng kể từ cơng trình tốn Nhưng có tài liệu thuộc số phịng ban khác khơng giao nộp thời hạn theo quy định em đề cập nội dung phần trước Thủ tục giao nộp bao gồm: mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu biên giao nhận hồ sơ tài liệu nộp lưu Phương án phân loại tài liệu UBND phường áp dụng “Thời gian-Mặt hoạt động” 3.2 Khó khăn Do hạn chế định nhân hệ thống sở vật chất nên công tác lưu trữ UBND phường cịn nhiều khó khăn, hạn chế Cơng tác lưu trữ cịn bỏ ngỏ, chưa quan tâm nhiều Những tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt, phân tán phòng, ban nên khai thác sử dụng gặp nhiều khó khăn, nhiều thời gian.Kinh phí cho cơng tác lưu trữ hạn hẹp, phương tiện bảo vệ, bảo quản tài liệu kho cịn thiếu, khơng đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc Việc thu nộp tài liệu vào lưu trữ quan cịn chậm so với quy định, ngun nhân lãnh đạo phường lãnh đạo đơn vị chưa thực quan tâm tới công tác này.Tài liệu đến thời hạn nộp lưu giữ lại phận gây khó khăn cho quản lý, gây mát, thất lạc UBND phường chưa xây dựng thời hạn bảo quản mẫu nên việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ chung chung Cuối cùng, tài liệu khơng chỉnh lý gây khó khăn cho việc tra tìm, quản lý, khai thác sử dụng tài liệu Tài liệu phòng ban khác lưu giữ tủ đựng tài liệu nơi làm việc mình, kho lưu trữ khơng đủ diện tích để chứa tài liệu mà tài liệu văn phịng, địa chính, tư pháp chiếm số lượng tài liệu nhiều 19 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu: Tại UBND phường, việc chưa thực trọng Hiện nay, phường chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản Các hồ sơ, tài liệu chuyển vào lưu trữ từ giai đoạn văn thư quan không xác định thời hạn bảo quản Đến giai đoạn lưu trữ quan không xác định thời hạn bảo quản Việc xử lý tài liệu loại UBND phường chưa quy định Điều dẫn đến việc đánh giá sai lệch giá trị tài liệu tiêu huỷ tài liệu cách tuỳ tiện, làm tài liệu giá trị bảo quản, lưu trữ tài liệu khơng có giá trị UBND phường khơng thực đến khâu chỉnh lý tài liệu Các hồ sơ, tài liệu đưa vào kho xếp gọn gàng Các tài liệu rời lẻ, hồ sơ chưa lập theo yêu cầu… từ khâu văn thư chuyển y nguyên vào kho Được quan tâm lãnh đạo phường, kho lưu trữ xây dựng Kho bố trí độc lập tầng trụ sở UBND phường, có diện tích 25m2 với 03 hàng giá cố định Kho lưu trữ UBND phường kho tạm Tuy nhiên, kho lại bố trí sát với khu nhà vệ sinh, khơng gần với cầu thang, làm cho trình vận chuyển tài liệu khó khăn Kho lắp đặt 04 đèn tuýp, khơng có thiết bị nhằm trì mơi trường kho như: quạt thơng gió, điều hịa, máy hút ẩm, hút bụi… để đảm bảo bảo quản tài liệu tốt Ngồi ra, kho khơng có trang bị thiết bị phịng cháy chữa cháy, chưa có chế độ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu Như vậy, kho lưu trữ UBND phường chưa đảm bảo yêu cầu, chưa trọng đầu tư mức để đảm bảo an toàn, lâu dài cho tài liệu lưu trữ Các trang thiết bị chưa đầu tư nên cơng tác bảo quản cịn khó khăn 3.3 Đề xuất giải pháp - Nâng cao nhận thức công tác văn thư lưu trữ: Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tăng cường trách nhiệm lãnh đạo cán phụ trách công tác lưu trữ cơng tác phường - Đề xuất bố trí, tuyển dụng công chức làm công tác lưu trữ: Đề xuất bố trí lựa chọn cơng chức kiêm nhiệm cơng tác lưu trữ, thực công việc như: Tạo điều kiện cho công chức tham gia lớp đào tạo nghiệp vụ tham gia lớp tập huấn công tác lưu trữ - Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ lưu trữ: Lãnh đạo phường cần nắm rõ lực người công tác lưu trữ để tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp Việc cử cơng chức đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác định nội dung ưu tiên bồi 20 dưỡng đào tạo Ngồi trình độ chun mơn nghiệp vụ lưu trữ, công chức cần phải bổ túc thêm tin học để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn; cần có sách khuyến khích, động viên tinh thần vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc công chức kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin: Hiện nay, nhiệm vụ bảo quản an toàn việc tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ tất yếu lưu trữ lịch sử, lưu trữ hành theo xu phát triển xã hội hội nhập giới Tài liệu lưu trữ số hóa bảo quản file điện tử PDF Đây hình thức lưu trữ ngày phổ biến thư viện quan lưu trữ giới Thực chủ trương “Số hóa hồ sơ vụ án hình sự” theo Thơng tư liên tịch số 03/2018/TTLT-BCA-VKSNDTC-TANDTC-BQP ngày 01/02/2018 hướng dẫn trình tự, thủ tục thực ghi âm ghi hình có âm thanh; sử dụng, bảo quản, lưu trữ kết ghi âm ghi hình có âm q trình điều tra, truy tố, xét xử Kiểm sát viên tiến hành tố tụng nghiên cứu, khai thác, cập nhật tài liệu lúc mà không phụ thuộc vào hồ sơ giấy; phục vụ tối đa cho hoạt động tranh tụng phiên tòa; lưu trữ gọn gàng, lâu, tránh mối mọt phục vụ tốt cho công tác đạo điều hành việc lãnh đạo đơn vị dễ dàng tiếp cận hồ sơ… Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ thu hẹp không gian lưu trữ, đồng thời, công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất nhanh Văn phòng cần chủ động lập kế hoạch báo cáo lãnh đạo viện để mua sắm thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy photocoppy để đảm bảo công việc in, nhân văn khơng bị gián đoạn - Bố trí kho lưu trữ kiên cố, đảm bảo diện tích, quy chuẩn: Về lâu dài, kho lưu trữ phải có hệ thống báo cháy khẩn cấp có lắp đặt hệ thống phịng cháy tự động, hệ thống điện, hệ thống nước, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thơng gió Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ kho cần quan tâm đến thiết bị: Cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thơng gió, máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí; dụng cụ làm vệ sinh tài liệu máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho phương tiện làm vệ sinh thông thường khác Đồng thời, cần có biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột tổ chức lại tài liệu kho, xử lý tài liệu trước nhập kho, xếp tài liệu giá, lập sơ đồ giá kho, đưa tài liệu sử dụng, kiểm tra tài liệu kho Giải 21 phóng khơng gian lưu trữ định kỳ hàng năm theo hướng thống kê, lựa chọn tài liệu hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ - Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ: Để đảm bảo công tác lưu trữ thực tốt, số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn tài liệu lưu trữ có quy định, quy trình thực nghiệp vụ lưu trữ hay khơng, khơng kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua công tác kiểm tra, phận lưu trữ rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa Thực sách khen thưởng cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo công việc Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm công chức vi phạm quy định văn thư, lưu trữ, đặc biệt việc đảm bảo tài liệu mật 22 ... hội nhân văn đào tạo văn thư, lưu trữ Cơ bản, công tác văn thư lưu trữ phường trọng, quan tâm nhân lực Chương TÌM HIỂU THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH,... nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Các loại hồ sơ hình thành trình hoạt động UBND phường: + Hồ sơ công việc: Hồ sơ lưu văn đi; Hồ sơ hội nghị; Hồ sơ ban hành văn quy phạm pháp luật; Hồ sơ giải. .. Đề xuất giải pháp 2.2.4.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý văn lập hồ sơ UBND phường Xuân Đỉnh Để khắc phục tồn tại, hạn chế nêu sở tìm hiểu nguyên nhân, em xin đưa số đề