Vài nét về thực trạng quản lý văn bản trong một số cơ quan, tổ chức

THỰC TIẾN - KINH NGHIÊM Số 1/2007 VAI NET VE THU’C TRANG QUAN LY VAN BAN TRONG MỘT SÓ CƠ QUAN, TỎ CHỨC ThS Nguyễn Xuân Trung Giảng viên Trường CĐ Văn thư Lưu trữ TW I I Tầm quan trọng văn công tác quản lý nội dung chứa đựng thông fn hoạt động quản lý nhà chức ghi chép lại trình tự ý kiến hoạt động quan, tô Hiểu theo nghĩa phương tiện truyền đạt thơng tín tới chủ thể khác ngữ ký nước vệ quan, tổ chức, kết luận hội nghị, thông ban hành 241 văn sai thể thức, thẫm quyền nội Chính văn có ý nghĩa Trong cơng tác quản lý, xây dựng ban hành văn ổi rộng, văn để ghi từ chủ thể ngơn hiệu Hiểu tin giao dịch thức quan, đơn vị với với công dân loại cơng văn, giấy tờ hình Đảng Nhà nước ta dành theo nghĩa hẹp, văn tầm quan trọng nên thành trình hoạt động quan, đơn vị cho công tác quan tâm tổ chức, cá nhân (sau gọi chung quan, tổ xứng đáng Ngay từ thành lập nước đến nay, hàng loạt văn quy phạm pháp luật phương tiện để ghi truyền đạt liên quan đến quản lý văn di, đến, thể thức kỹ thuật trình pháp lý rõ ràng Đặc biệt, nhằm đảm bảo tính kỷ cương thống việc ban hành chức) Văn loại hình thơng tin tiện dụng, hiệu xác nhất, có chứng cơng tác quản lý nhà nước, không không sử dụng văn làm phương tiện để ghi truyền đạt mệnh lệnh, thị, định đề quy tắc xử chung cho quan, cá nhân chấp hành Trong Luật ban hành văn qui phạm pháp luậ ngày 12/11/1996 xác định: Văn quản lý nhà nước văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thể thức thẩm quyền luật định, nhằm để truyền đạt điđịnh quản lý thông tin cần thiết cho hoạt động quản ly Đối với loại văn hành khác, Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật xác đính: Đó văn có đến ngày 31/12/2005, phạm vi tồn quốc có tới 28 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương dung so với quy định Nha” nước số quan bộc lộ nhiều bat cập Sự bát cập có hau hết khâu nghiệp vụ Tại quan, công chức, viên chức làm chun mơn, am hiểu sâu lĩnh vực phụ trách, thường giao trực bày văn ban hành, tiếp soạn thảo văn để giải công việc Nhưng phần văn bản, nâng cao hiệu lực pháp không làm tốt công tác lập hồ sơ, nên cần văn quy lý văn ban hành va tao điều kiện thuận lợi quản lý, giải văn Trong giai đoạn hội nhập quốc tế nay, để phục vụ công cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, cơng tác quản lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức đặt yêu cầu mới, cấp bách hết l- Thực trạng quản lý văn quan, tô chức Hiện nay, quan, tổ chức, việc ban hành, quản lý văn bộc lộ nhiều điểm yếu cịn nhiều sai sót, đặc biệt quan, tỗ chức cấp sở Theo thơng báo Văn phịng Chính phủ, tính lớn cán chuyên môn phạm pháp luật văn có nội dung liên quan trực tiếp đến đề can giải để làm cứ, để tham khảo lại khơng đủ, khơng có, dẫn tới văn có hướng nội dung đạo, dẫn hay đề xuất giải công việc thường không cụ thể, không hiệu Ở số quan, nhiều văn ban hành sai thể thức trình bảy văn cịn tuỳ tiện, khơng theo qui định chưa quán triệt đủ tinh thần văn ban qui đnh Nhà nước Trong năm qua, tượng gửi văn vượt cấp xảy khơng ít, khiến cho lãnh đạo 19 Thực tiễn - Kinh nghiệm nhiều địa phương, chí Chính phủ phải phiền long Trong cong tac quan ly, giai quyét van ban dén nhiều quan, nhát địa phương, chưa thực Số 1/2007 hai năm 2003 - 2004 Lào Cai vào tháng 6/2005, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước lại tiếp tục cảnh báo: văn bản, giấy tờ tiếp tục tăng lên bê bộn quan Đặc biệt, nghiệp vụ quản lý văn nay, chung xin đề xuất SỐ giải pháp: 1) Bộ Nội vụ cần phối hợp với Bộ Giáo dục Đào tạo thống để xây dựng Thơng tư liên tịch, đó, đưa mục xây dựng, ban hành quan ly van ban thành học theo quy định Ở đó, lãnh đạo văn phịng u cầu, chí quản lý văn đi, văn đến chế qui định: cán văn thu co quản lý không thống nhất, xuất nhiều tượng quản lÿ tiện, theo cảm hứng lãnh đạo mà việc lập “Tập has trình đào tạo trường Đại Những điểm bát cập cho Bộ Nội vụ để ban hành có nơi ban hành thành qui quan chụp văn đến để chuyển cho cán chức xem xét, giải công việc; thân cán văn thư quan bộc lộ nhiều điểm bát cập, nghiệp vụ văn đến ví dụ III-Nguyên nhân giải pháp quan phải giữ lại (bản có dấu đỏ) văn đến đề lập thành Tập luu văn đến, công tác quản lý văn ï trường hợp, lãnh đạo quan xảy nhiều nơi, đâu nguyên nhân vấn đề? Theo cấp văn đến để giải kể cấp cán lãnh đạo đề phòng lãnh đạo cần, văn thư phục vụ Khơng u cầu nhân viên văn thư cung công việc, văn nằm ngun cặp vị lãnh đạo ây, ông đối họp mạng mà chưa chuyển cho văn thư quan Nhiều quan cấp huyện, cấp xã chưa lập số đăng ký văn ban di, s dang ký văn đền Thực trạng đáng buồn xảy nhiều quan, tổ chức cấp sở Tại Hội nghị Tổng kết năm thực Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 Thủ tướng Chính phủ “Tăng cường đạo cơng tác lưu trữ thời gian tóÏ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thẳng thắn ra: “ phải khẳng định rằng, tình trạng cán bộ, công chức chưa lập hồ sơ phổ biến, giấy tờ, văn tăng lên nhiều lần không lập hồ sơ, bề bộn cơ quan, tổ chức nêu dang chúng tôi, trước hét cán bộ, nhiều quan, chưa thật ý thức vị trí tầm quan trọng văn bản, văn quản lý nhà nước chưa đào tạo nghiệp vụ xây dựng quản lý văn nên văn ban hành chất lượng Trong chương trình đào tạo hầu hết trường Đại học, Cao đẳng, Trung học số Cũng Hội nghị Tổng kết 20 nhà nước cần sớm tham mưu Thông †ư Nghị định công Thông tư hướng dẫn thi hành số 110/2004/NĐ-CP tác văn thư Trong cần quy định thật hợp ý, chặt vụ quản lý công tác lập 3) Trong chẽ qui trình nghiệp văn đi, đến hồ sơ hành thòi gian trước mắt, Cục cân tăng Cường kiểm tra, hướng dẫn, phổ biến tuyên cường truyền nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; tăng trì hồn thiện phong trào thi đua công tác văn thư, lưu trữ 4) Các trường có đào tạo Trường TH VTLTTW II cần tăng Hành Quốc gia số trọng văn quản lý nhà nước nhiều cán bộ, công chức chưa cao; chế tài qui định chưa cụ thể, không đủ nặng để xử lý ví phạm cá nhân thiếu ý thức lập hồ sơ xây dựng, cáo 2) Cục Văn thư Lưu trữ trường chuyên ngành văn thư, lưu trữ) Hơn nữa, ý thức coi công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Báo học, Cao đẳng Trung học chuyên nghiệp nhiều nước giới làm chuyên ngành văn thư, lưu trữ, quan ly van ban Học viện 294/TNN.-BC ngày 06/7/2000) (fich bắt buộc chương chun nghiệp nước ta khơng có học phần xây dựng, ban hành quản lý văn quản lý hành (trừ Học viện hành - việc giúp quản lý tốt văn đi, đến quan” phan Đề giải bắt cập ban hành Hành Quốc gia, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Trường Cao đẳng VTLTTW |, cường phối hợp với Vụ Công chức - Viên chức Bộ Nội vụ, sở Nội vụ dia phương Trường chuyên nghiệp khác để liên kết đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản nhằm nâng cao lý văn bản, lực chuyên môn cho đội ngũ công chức, viên chức nhà nước co’ quan /  ... quan trọng văn bản, văn quản lý nhà nước chưa đào tạo nghiệp vụ xây dựng quản lý văn nên văn ban hành cịn chất lượng Trong chương trình đào tạo hầu hết trường Đại học, Cao đẳng, Trung học số Cũng... rằng, tình trạng cán bộ, cơng chức chưa lập hồ sơ cịn phổ biến, giấy tờ, văn tăng lên nhiều lần không lập hồ sơ, bề bộn cơ quan, tổ chức nêu dang chúng tôi, trước hét cán bộ, nhiều quan, chưa... thành học theo quy định Ở đó, lãnh đạo văn phịng u cầu, chí quản lý văn đi, văn đến chế qui định: cán văn thu co quản lý không thống nhất, xuất nhiều tượng quản lÿ tiện, theo cảm hứng lãnh đạo