THỰC TIẾN - KINH NGHIÊM
VAI NET VE THU’C TRANG QUAN LY VAN BAN TRONG MỘT SÓ CƠ QUAN, TỎ CHỨC
ThS Nguyễn Xuân Trung
Giảng viên chính Trường CĐ Văn thư Lưu trữ TW I
I Tầm quan trọng của văn bản đối với công tác quản lý hoạt động của các cơ quan, tô
chức
Hiểu theo nghĩa rộng, văn bản là phương tiện để ghi và truyền đạt thông tín từ chủ thể này tới chủ thể khác bằng ngôn ngữ hoặc bằng ký hiệu Hiểu
theo nghĩa hẹp, văn bản là các
loại công văn, giấy tờ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị hoặc các tổ chức, các cá nhân (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ
chức) Văn bản là loại hình
phương tiện để ghi và truyền đạt
thông tin tiện dụng, hiệu quả và chính xác nhất, có chứng cứ
pháp lý rõ ràng nhất Đặc biệt,
trong công tác quản lý nhà nước,
không thế không sử dụng văn bản làm phương tiện để ghi và truyền đạt các mệnh lệnh, chỉ thị, quyết định hoặc đề ra các quy tắc xử sự chung cho mọi cơ quan, cá nhân chấp hành Trong Luật ban hành văn bản qui
phạm pháp luậ ngày
12/11/1996 đã xác định: Văn bản
quản lý nhà nước là văn bản do
các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thể thức và thẩm quyền luật định, nhằm để truyền đạt các
quyết đi định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản
ly Đối với các loại văn bản hành
chính khác, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật cũng xác đính: Đó là các văn bản có
nội dung chứa đựng các thông fn trong hoạt động quản lý nhà
nước vệ một cơ quan, tổ chức,
ghi chép lại trình tự các ý kiến và
kết luận trong các hội nghị, thông
tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, đơn vị với nhau hoặc với công dân
Chính vì văn bản có ý nghĩa
và tầm quan trọng như vậy nên
Đảng và Nhà nước ta đã dành
cho công tác này sự quan tâm
xứng đáng Ngay từ khi mới
thành lập nước đến nay, hàng
loạt văn bản quy phạm pháp luật
liên quan đến quản lý văn bản di, đến, thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản được ban hành,
nhằm đảm bảo tính kỷ cương và thống nhất trong việc ban hành
văn bản, nâng cao hiệu lực pháp
lý của văn bản ban hành va tao
điều kiện thuận lợi trong quản lý, giải quyết văn bản Trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay, để phục vụ công cuộc cơng nghiệp hố, hiện đại hố đất
nước, cơng tác quản lý văn bản, giấy tờ ở các cơ quan, tổ chức đang đặt ra những yêu cầu mới,
cấp bách hơn bao giờ hết
l- Thực trạng quản lý văn bản trong các cơ quan, tô
chức hiện nay
Hiện nay, trong các cơ quan, tổ chức, việc ban hành, quản lý
văn bản đã và đang bộc lộ nhiều
điểm yếu và còn nhiều sai sót, đặc biệt là ở các cơ quan, tỗ chức cấp cơ sở Theo thông báo
của Văn phòng Chính phủ, tính
Số 1/2007
đến ngày 31/12/2005, trên phạm vi toàn quốc đã có tới 28 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã ban hành 241 văn bản sai về thể thức, thẫm quyền hoặc nội
dung so với quy định của Nha” nước
Trong công tác quản lý, xây dựng và ban hành văn bản ổi ở
một số cơ quan còn bộc lộ nhiều bat cập Sự bát cập này có ở hau hết các khâu nghiệp vụ Tại
các cơ quan, các công chức, viên chức làm chuyên môn, am
hiểu sâu về lĩnh vực mình phụ
trách, thường được giao trực
tiếp soạn thảo văn bản để giải quyết công việc Nhưng do phần
lớn các cán bộ chuyên môn
không làm tốt công tác lập hồ sơ, nên khi cần các văn bản quy
phạm pháp luật và những văn bản có nội dung liên quan trực
tiếp đến vẫn đề can giải quyết để
làm căn cứ, để tham khảo thì lại
không đủ, không có, dẫn tới văn
bản đi có nội dung chỉ đạo,
hướng dẫn hay đề xuất giải quyết công việc thường không
cụ thể, không hiệu quả
Ở một số cơ quan, nhiều văn bản ban hành còn sai về thể thức hoặc trình bảy văn bản còn tuỳ tiện, không theo đúng qui định do chưa được quán triệt
đây đủ tinh thần các văn ban qui
đnh của Nhà nước Trong những năm qua, hiện tượng gửi
văn bản đi vượt cấp xảy ra
không ít, đã khiến cho lãnh đạo
Trang 2Thực tiễn - Kinh nghiệm nhiều địa phương, thậm chí cả Chính phủ phải phiền long
Trong cong tac quan ly, giai quyét van ban dén cũng còn
nhiều cơ quan, nhát là ở các địa
phương, chưa thực hiện đúng
theo quy định Ở đó, lãnh đạo văn phòng đã yêu cầu, thậm chí
có nơi còn ban hành thành qui
chế qui định: cán bộ văn thu co
quan chụp các văn bản đến để chuyển cho cán bộ chức năng xem xét, giải quyết công việc;
bản thân cán bộ văn thư cơ
quan phải giữ lại bản chính (bản có dấu đỏ) các văn bản đến đề lập thành Tập luu văn bản đến,
đề phòng khi lãnh đạo cần, văn thư có thể phục vụ ngay Không
ï trường hợp, lãnh đạo cơ quan yêu cầu nhân viên văn thư cung cấp văn bản đến để giải quyết
công việc, trong khi văn bản đó
đang nằm nguyên trong cặp của
chính vị lãnh đạo ây, do ông đối họp mạng về mà chưa hề chuyển cho văn thư cơ quan Nhiều cơ quan cấp huyện, cấp xã còn chưa lập số đăng ký văn ban di, s dang ký văn bản đền
Thực trạng đáng buồn trên đang xảy ra ở nhiều cơ quan, tổ chức cấp cơ sở Tại Hội nghị Tổng kết 3 năm thực hiện Chỉ thị
số 726/TTg ngày 04/9/1997 của
Thủ tướng Chính phủ về “Tăng
cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tóÏ, Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước đã thẳng thắn chỉ ra: “ phải khẳng định
rằng, tình trạng cán bộ, công
chức chưa lập hồ sơ vẫn còn phổ biến, giấy tờ, văn bản tăng lên nhiều lần và không được lập
hồ sơ, bề bộn trong các cơ
quan” (fich Báo cáo số
294/TNN.-BC ngày 06/7/2000)
Cũng trong Hội nghị Tổng kết
công tác văn thư, lưu trữ các tỉnh
20
hai năm 2003 - 2004 tại Lào Cai vào tháng 6/2005, Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước lại tiếp tục cảnh báo: văn bản, giấy tờ vẫn tiếp tục tăng lên và bê bộn trong
các cơ quan Đặc biệt, nghiệp vụ
quản lý văn bản đi, văn bản đến
tại các cơ quan đã và đang bộc
lộ nhiều điểm bát cập, nghiệp vụ
quản lý không thống nhất, đã xuất hiện nhiều hiện tượng quản lÿ tuy tiện, theo cảm hứng của lãnh đạo mà việc lập “Tập has
văn bản đến là một ví dụ III-Nguyên nhân và giải pháp
Những điểm bát cập trong
công tác quản lý văn bản tại các
cơ quan, tổ chức nêu trên dang xảy ra ở nhiều nơi, vậy đâu là nguyên nhân của vấn đề? Theo chúng tôi, trước hét là do cán bộ,
kể cả cấp cán bộ lãnh đạo ở
nhiều cơ quan, chưa thật sự ý thức được vị trí và tầm quan trọng của văn bản, nhất là văn
bản quản lý nhà nước và chưa
được đào tạo về nghiệp vụ xây
dựng và quản lý văn bản nên văn bản ban hành ra còn kém
chất lượng Trong chương trình đào tạo tại hầu hết các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học
chuyên nghiệp ở nước ta không có học phần nào về xây dựng, ban hành và quản lý văn bản quản lý hành chính (trừ Học viện Hành chính Quốc gia và một số trường chuyên ngành văn thư, lưu trữ) Hơn nữa, ý thức coi
trọng văn bản quản lý nhà nước
của nhiều cán bộ, công chức chưa cao; các chế tài qui định chưa cụ thể, không đủ nặng để
xử lý các ví phạm của các cá
nhân thiếu ý thức lập hồ sơ hiện
hành - một việc giúp quản lý tốt văn bản đi, đến
Đề giải quyết những bắt cập
trong xây dựng, ban hành và
Số 1/2007
quản lý văn bản hiện nay, chung tôi xin đề xuất một SỐ giải pháp: 1) Bộ Nội vụ cần phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo thống nhất để xây dựng một Thông tư liên tịch, trong đó, đưa mục xây dựng, ban hành và quan ly van ban thành một học
phan bắt buộc trong chương
trình đào tạo của các trường Đại
học, Cao đẳng và Trung học chuyên nghiệp như nhiều nước trên thế giới đã làm
2) Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước cần sớm tham mưu cho Bộ Nội vụ để ban hành Thông †ư hướng dẫn thi hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư Trong Thông tư này cần quy định thật
hợp ý, chặt chẽ qui trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến và công tác lập hồ sơ hiện hành
3) Trong thòi gian trước mắt,
Cục cân tăng Cường kiểm tra,
hướng dẫn, phổ biến và tuyên
truyền nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức; tăng
cường duy trì và hoàn thiện
phong trào thi đua trong công tác văn thư, lưu trữ
4) Các trường có đào tạo
chuyên ngành văn thư, lưu trữ, quan ly van ban như Học viện
Hành chính Quốc gia, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
Trường Cao đẳng VTLTTW |,
Trường TH VTLTTW II cần tăng
cường phối hợp với Vụ Công
chức - Viên chức Bộ Nội vụ, các sở Nội vụ dia phương và các
Trường chuyên nghiệp khác để liên kết đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản,
nhằm nâng cao năng lực