THUC TIEN - KINH NGHIÊM Số 5/2007 VAI NET VE THUC TRANG VA Y KIEN DE XUAT
VE CONG TAC VAN THU’, LƯU TRỮ
CUA TINH HA GIANG
à một tỉnh biên giới ở địa
đầu Tổ quốc, Hà Giang còn gặp quá nhiều khó
khăn trong việc phát triển kinh tế-xã hội của tỉnh, đặc biệt trong việc xoá đói, giảm nghèo
cho đồng bào dân tộc tại các huyện phía Bắc của tỉnh Theo
lãnh đạo tinh cho biết, thu nhập
của toàn tỉnh (GDP) chỉ hơn
200 tỷ đồng một năm, bình quân thu nhập đầu người vào loại thấp nhất trong toàn quốc Hầu như năm nào ngân sách trung ương cũng phải hỗ trợ
cho tỉnh Đặc biệt là toàn tỉnh phải tập trung khắc phục tình trạng thiếu nước của các xã, huyện phía Bắc của fỉnh Diện tích các huyện vùng cao hau hết là núi đá tai mèo, cây cối
không mọc được, mùa mưa thì mưa lũ xối xả, mùa đông thì khô hạn không thé tim ra
x *
nguồn nước sinh hoạt, chứ
chưa nói đến nước cho các nhu cầu sản xuất nông nghiệp
Chính vì vậy mà cây lương
thực chủ yếu tại các huyện
vùng cao là cây ngô và chỉ trồng được một vụ trong năm
Trong điều kiện khó khăn như vậy mới thấy, những kết
quả công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh đạt được trong những
năm qua là sự cỗ gắng không nhỏ của tập thể những người
làm công tác văn thư, lưu trữ trong tỉnh, cũng như sự quan tâm to lớn của lãnh đạo UBND 14
Quốc Thắng
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
tỉnh và UBND các huyện đối
với công tác này
Tại văn phòng UBND tỉnh
và UBND các huyện đã bồ trí
được 60% cán bộ có trình độ trung cấp, 30% cán bộ có trình độ sơ cấp làm công tác văn thư, lưu trữ Ngay tại huyện vùng cao Đồng Văn, một huyện nghèo và khó khăn của
tỉnh, cách xa trung tâm tỉnh đến
gần 160 km, nhưng nhờ có sự
quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện, đặc biệt là của
đồng chí Chủ tịch UBND huyện
Sùng Đại Hùng, một người con của dân tọc HMông, Văn phòng UBND huyện đã bố trí được hai cán bộ có trình độ trung cấp chuyên ngành làm công tác văn thư, lưu trữ Tâm sự với chúng tôi đồng chí
Sùng Đại Hùng nói “Trước
đây, khi mới chuyển về Đồng
Văn công tác, tôi có giao cho một đồng chí Phó chủ tịch phụ trách công tác này, nhưng do
xuê xoà, đại khái nên kết quả
không đạt được bao nhiêu Đến
khi tìm tài liệu cách đây chưa
đến chục năm mà đã không
tìm được mới thấy hoảng Vì
vậy mà mình phải trục tiếp phụ
trách và đôn đốc thì công việc mới có chuyên biên lên được”
Nhìn chung, trình độ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở
Hà Giang vẫn thấp so với nhiều
địa phương khác Trong toàn tỉnh chỉ có 07 cán bộ làm công
tác văn thư, lưu trữ có trình độ
đại học Công tác đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ cũng đã được
lãnh đạo các ngành, các cấp quan tâm Những năm gần đây, số cán bộ làm công tác
văn thư, lưu trữ được cử đi
học nhiều hơn trước Nhưng,
vẫn còn có nơi, cán bộ làm công tác này còn chưa được
qua một lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nào Chính điều này đã ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác Việc tổ chức các hội nghị tập huấn về công
tác văn phòng nói chung và
công tác văn thư, lưu trữ nói
riêng cũng chưa được tổ chức thường xuyên ở các huyện, thị Về văn bản chỉ đạo, UBND tỉnh đã ban hành được một số văn
bản như Chỉ thị về công tác lưu trữ, Danh mục hồ sơ của vàn
phòng HĐND-UBND tỉnh, Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh, Danh mục các cơ
quan thuộc nguồn nộp lưu vào
Trung tam Luu trữ tinh va một
số văn bản hướng dẫn nghiệp
vụ khác Tuy nhiên việc hướng dẫn, chỉ đạo của UBND các huyện thị, các sở, ban, ngành chưa được sâu sát và thường
xuyên Một điều khó khăn,
vướng mắc cho các địa phương và trong đó có Hà Giang là Trung tâm Lưu trữ tỉnh tuy được thành lập theo Thông
tư số 21/2005/TT-BNV ngày
Trang 2Thực tiễn - Kinh nghiệm
hướng dẫn chúc năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tỗ chúc của
t6 chức Văn thư, Luu trữ Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân đân, với tư cách một đơn vị sự
nghiệp nhưng vẫn phải thực
hiện nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vì toàn tỉnh
Về nghiệp vụ công tác văn
thư, lưu trữ: nghiệp vụ công tác văn thư đã được các cơ quan
trong tỉnh thực hiện tương đối
tết Việc quản lý công văn di, đến, quản lý con dấu đã được
thực hiện theo đúng quy định
Một điểm yếu còn tôn tại trong
hầu hết các cơ quan của tỉnh là công tác lập hồ sơ công việc Tình trạng để tài liệu lộn xộn, tích đống tại phòng làm việc
hoặc kho lưu trữ còn xảy ra
phổ biến ở nhiều cơ quan,
huyện, thị trong tỉnh
Công tác lưu trữ còn nhiều tồn tại, yếu kém hơn công tác văn thư Hầu hết các sở, ban,
ngành và huyện, thị chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách, chưa có kho lưu trữ chuyên dụng Do vậy tài liệu lưu trữ
hầu hết chưa được chỉnh lý để
đưa vào bảo quản và phục vụ khai thác, chưa tiến hành nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo quy định
Tuy nhiên, nhìn lại công tác văn thư, lưu trữ của Hà Giang trong những năm vừa qua,
chúng ta có thể thấy được sự chuyển biến tích cực của công
tác này Dưới sự chỉ đạo sát
sao của UBND fỉnh, các cấp,
các ngành đã có sự quan tâm
hơn đến công tác văn thư, lưu
trữ Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đã từng
bước được chuẩn hoá, một số
cơ quan đã tạo điều kiện cho cán bộ đi học tập, bồi dưỡng
nâng cao trình độ Cơ sở vật
chất cũng như kinh phí cho
công tác văn thư, lưu trữ đã
được lãnh đạo nhiều cơ quan, đơn vị quan tâm đầu tư Bước
đầu tài liệu lưu trữ đã phát huy
tác dụng, đáp ứng cho yêu cầu
nghiên cứu, khai thác của độc giả trong tỉnh trên các lĩnh vực
Do điều kiện khó khăn về kinh tê-xã hội của một tỉnh miền
núi nên công tác văn thư, lưu trữ của Hà Giang còn không ít
tồn tại, đòi hỏi các cấp, các
ngành trong tỉnh phải có những
nỗ lực phần đấu để khắc phục, đưa công tác văn thư, lưu trữ trong tinh di vào nề nếp
Trước hết, phải nâng cao
man thức của các ngành, các
cấp về công tác văn thư, lưu trữ Cần thấy được, trong công
cuộc cải cách hành chính hiện
nay, không thể thiếu được vai
trò của công tác văn thư, lưu trữ Từ đó, có sự quan tâm
đúng mức và đầu tư thoả đáng cho công tác này cả về nhân lực cũng như kinh phí
Tại các cơ quan chuyên môn lớn thuộc UBND tỉnh như
Sở Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn, Sở Giao thông Vận tả, Sở Xây dựng và các
huyện, thị phải bố trí được cán
bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách có trình độ nghiệp vụ
chuyên môn lưu trữ, đầu tử kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn ở tình trạng chất đống
từ khi chia tách tỉnh năm 1991
đến nay, để lựa chọn nộp lưu
vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, nhăm bảo quản, giữ gìn được các tài liệu lưu trữ có giá trị của tỉnh
Số 5/2007 Hàng năm, trong ngân
sách hỗ trợ của Trung ương
cho Hà Giang cũng như các
tỉnh quá khó khăn, cần có riêng mục chỉ hỗ trợ cho việc xây dựng kho lưu trữ của tỉnh, để tỉnh có thể thực hiện được
nhiệm vụ thu tài liệu lưu trữ đến
hạn nộp lưu vào lưu trữ Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, việc tăng
cường chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc, tổ chức tập huấn cho tỉnh về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ là một trong các điều kiện giúp
cho tỉnh khắc phục các tồn tại,
yếu kém, đưa công tác văn
thư, lưu trữ của tỉnh ngày càng
đi vào nề nếp hơn
Cục văn thư và Lưu trữ nhà
nước cần sớm hướng dẫn về tiêu chuẩn phòng, kho lưu trữ cấp xã, để các tỉnh miền núi
căn cứ điều kiện thực tế của mình, bố trí diện tích kho lưu
giữ các tài liệu có giá trị của xã
Để giúp các Trung tâm Lưu
trữ tỉnh, huyện, thị phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu được
tốt, Cục cần có văn bản hướng
dẫn việc chứng thực tài liệu được sao in từ tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ của các Trung tâm
Đối với các xã miền núi còn
nhiều khó khăn, trình độ dân trí
còn thấp, để cán bộ văn phòng các xã thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của UBND cấp xã, cần phải biên soạn “Số fay hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, kuu trữ cấp xã” với biện pháp
bắt tay, chỉ việc, để anh chị em
có thể biết cụ thể các công việc
cần làm, giúp cho lãnh đạo cấp
xã trong quá trình thực hiện việc chỉ đạo, lãnh đạo hàng ngày công việc của xã./