Tổng quan tình hình nghiên cứu
Liên quan đến việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, đã có nhiều tài liệu và bài viết đề cập đến vấn đề này, cung cấp thông tin chi tiết và hướng dẫn cụ thể cho các tổ chức và cá nhân trong quá trình thực hiện.
Giáo trình "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" do PGS Vương Đình Quyền biên soạn, được xuất bản bởi NXB Đại học Quốc gia Hà Nội vào năm 2011, là một tài liệu quan trọng trong lĩnh vực văn thư tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
Giáo trình văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) – PGS.TS Triệu Văn
Cuốn sách do Nhà xuất bản Lao động phát hành năm 2016 của Cường tập trung vào các vấn đề lý luận cơ bản về lập hồ sơ và giao nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Một số luận văn thạc sĩ và khóa luận tốt nghiệp của sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường ĐHKHXH&NV Hà Nội và Trường ĐHKHXH&NV TPHCM đã đề cập đến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Nghiên cứu việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào quy trình lập và nộp hồ sơ lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo chất lượng hồ sơ Việc tuân thủ các tiêu chuẩn ISO 9000 không chỉ giúp cải thiện quy trình làm việc mà còn tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong công tác lưu trữ Kết quả nghiên cứu sẽ đóng góp vào việc xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ hiện đại, đáp ứng yêu cầu của thời đại số.
Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Kim Oanh, hoàn thành năm 2008, nhấn mạnh vai trò và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Bài viết cũng chỉ ra sự cần thiết áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác này tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, hiện nay là Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đề tài nghiên cứu "Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội" do ThS Ngô Thị Kiều Oanh thực hiện năm 2016 đã chỉ ra thực trạng công tác lập và giao nộp hồ sơ tại trường Nghiên cứu không chỉ phân tích những vấn đề hiện tại mà còn đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm cải thiện hiệu quả trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài liệu tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đề tài “Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Trường Đại học Hải Dương” của tác giả Tạ Thị Thanh Thúy, hoàn thành năm 2016, đánh giá thực trạng quản lý hồ sơ tại trường và nhấn mạnh sự cần thiết phải xây dựng quy trình quản lý hiệu quả Nghiên cứu này không chỉ có giá trị lý thuyết mà còn mang tính thực tiễn cao, góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Hải Dương.
Đề tài "Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh" của tác giả Trịnh Thị Tịnh, hoàn thành năm 2021, đã nghiên cứu thực trạng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận Nghiên cứu này nhằm cải thiện quy trình quản lý hồ sơ, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc lưu trữ tài liệu, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công tại địa phương.
Để nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Thành phố Hồ Chí Minh, cần triển khai các giải pháp hiệu quả Những giải pháp này bao gồm cải tiến quy trình lập hồ sơ, tăng cường đào tạo nhân viên, áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu và nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ đúng cách Việc thực hiện những biện pháp này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, đảm bảo tính chính xác và an toàn cho các tài liệu quan trọng.
Ngoài ra, có thể kể đến rất nhiều bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam, qua các ấn phẩm như Tạp chí Quản lý nhà nước và Tạp chí Dấu ấn thời gian, đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Theo nghiên cứu của nhóm tác giả, các giáo trình đã trình bày những vấn đề cơ bản nhất về lý luận trong công tác lập hồ sơ, bao gồm khái niệm về hồ sơ và các yếu tố liên quan.
Bài viết này tập trung vào việc nghiên cứu công tác lập hồ sơ, nộp và lưu trữ hồ sơ tại các cơ quan, bao gồm cả các trường cao đẳng và đại học Mặc dù đã có nhiều khóa luận tốt nghiệp và luận văn thạc sĩ nghiên cứu về chủ đề này, nhưng vẫn chưa có công trình nào khảo sát cụ thể về quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Do vậy, nhóm tác giả chọn đề tài này để nghiên cứu.
Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài
3.1 Mục tiêu của đề tài :
Khảo sát và đánh giá thực trạng lập hồ sơ cũng như nộp lưu hồ sơ tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh là cần thiết để xác định những vấn đề hiện tại Qua đó, đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng công tác lập và nộp hồ sơ lưu trữ, góp phần cải thiện hiệu quả quản lý tài liệu tại Phân hiệu.
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể :
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
Khảo sát và phân tích thực trạng lập hồ sơ cũng như quy trình nộp lưu hồ sơ vào hệ thống lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Phân hiệu là cần thiết để đánh giá hiệu quả công tác quản lý tài liệu Việc này giúp xác định những điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình lưu trữ, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao chất lượng và tính hiệu quả trong công tác lưu trữ hồ sơ.
Để nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố, cần thực hiện một số giải pháp sau: Đầu tiên, tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu cho cán bộ về kỹ năng lập hồ sơ và quản lý tài liệu Thứ hai, xây dựng quy trình chuẩn hóa trong việc lập và nộp hồ sơ, đảm bảo tính nhất quán và chính xác Thứ ba, áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ để tăng cường hiệu quả và tiết kiệm thời gian Cuối cùng, thường xuyên kiểm tra, đánh giá chất lượng hồ sơ lưu trữ để kịp thời điều chỉnh và cải tiến quy trình.
Kết cấu báo cáo nghiên cứu
Báo cáo khoa học được kết cấu thành 3 chương, cụ thể như sau:
Chương 1 Cơ sở lý luận về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Chương 2 trình bày thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ở Thành phố Hồ Chí Minh Nội dung này tập trung vào quy trình quản lý hồ sơ, các vấn đề tồn tại và những giải pháp cần thiết để nâng cao hiệu quả lưu trữ, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong hệ thống lưu trữ của phân hiệu.
Chương 3 đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ở Thành phố Các giải pháp này bao gồm việc cải tiến quy trình lập hồ sơ, tăng cường đào tạo nhân viên về kỹ năng quản lý hồ sơ, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lưu trữ và quản lý tài liệu, cũng như thiết lập các tiêu chuẩn và quy định rõ ràng cho việc nộp hồ sơ Mục tiêu cuối cùng là nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, đảm bảo tính chính xác và an toàn cho các tài liệu quan trọng.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Một số khái niệm
Khái niệm "Hồ sơ" được định nghĩa trong từ điển Lưu trữ và xuất hiện trong các văn bản quy phạm pháp luật, cũng như các tài liệu hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ Ngoài ra, thuật ngữ này còn được đề cập trong nhiều giáo trình và tài liệu liên quan đến lĩnh vực này.
Theo PGS TS Dương Văn Khảm trong Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, hồ sơ được định nghĩa là tập hợp các văn bản và tài liệu có mối liên hệ với nhau, liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể Hồ sơ có thể được phân loại dựa trên các đặc điểm chung như loại văn bản, cơ quan ban hành, thời gian hoặc các yếu tố khác, và thường được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Phó giáo sư
Vương Đình Quyền (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, xuất bản năm 2011) thì:
Hồ sơ là tập hợp các văn bản liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc một cá nhân, được hình thành trong quá trình giải quyết hoặc do những điểm tương đồng về hình thức như loại văn bản, tác giả, và thời gian ban hành.
Theo cuốn Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), hồ sơ được định nghĩa là tập hợp các văn bản có liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, với những đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan ban hành, thời gian, và các yếu tố khác Hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Theo Khoản 10, Điều 2 của Luật Lưu trữ 2011, hồ sơ được định nghĩa là tập hợp tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân.
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, hồ sơ được định nghĩa là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Trong báo cáo khoa học này, chúng tôi đề xuất sử dụng khái niệm hồ sơ theo Nghị định số 30/2020 ngày 05/3/2020 của Chính phủ, vì văn bản này phản ánh đầy đủ và chính xác các đặc điểm, tính chất, nội dung và nguồn gốc hình thành hồ sơ.
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan và tổ chức thường hình thành ba loại hồ sơ cơ bản: hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự và hồ sơ nguyên tắc.
Theo Giáo trình Văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động xuất bản năm 2016), các loại hồ sơ này được định nghĩa như sau:
Tập văn bản là bộ tài liệu liên quan đến một vấn đề hoặc sự việc cụ thể, có điểm chung như tên gọi, tác giả và cơ quan ban hành Những văn bản này được hình thành trong quá trình thực hiện công việc thuộc chức năng và nhiệm vụ của một cơ quan hoặc đơn vị.
Là tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) 3
Văn bản quy phạm pháp luật là tài liệu hướng dẫn và chỉ đạo cho các hoạt động nghiệp vụ, đóng vai trò là căn cứ pháp lý cho việc tra cứu và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
1.1.2 Khái niệm lập hồ sơ
Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam (1992), lập hồ sơ được định nghĩa là quá trình tập hợp và sắp xếp công văn, giấy tờ thành các hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp quy định.
Theo PGS TS Dương Văn Khảm trong Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, lập hồ sơ là quá trình tập hợp và sắp xếp các văn bản, tài liệu liên quan đến việc theo dõi và giải quyết công việc, thực hiện theo những nguyên tắc và phương pháp cụ thể.
Trong cuốn "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" của PGS Vương Đình Quyền (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011), việc lập hồ sơ được định nghĩa là tập hợp các văn bản phát sinh trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, được sắp xếp và biên mục theo phương pháp khoa học dựa trên từng vấn đề, sự việc hoặc các đặc điểm khác nhau của văn bản.
Trong cuốn giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học
Theo nội dung xuất bản của Nội vụ Hà Nội năm 2016, lập hồ sơ được định nghĩa là quá trình thu thập và sắp xếp các văn bản, tài liệu thành một hồ sơ nhằm theo dõi và giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp đã được quy định.
Theo Khoản 11, Điều 2 của Luật Lưu trữ 2011, lập hồ sơ được định nghĩa là quá trình tập hợp và sắp xếp tài liệu phát sinh trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân, tuân theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Tại Khoản 15, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP:
Lập hồ sơ
1.2.1 Ý nghĩa, tác dụng của việc lập hồ sơ
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, công tác văn thư bao gồm các nhiệm vụ chính như soạn thảo và ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, cũng như quản lý và sử dụng con dấu cùng thiết bị lưu khóa bí mật.
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một phần quan trọng trong công tác văn thư Việc này đảm bảo quản lý và bảo tồn thông tin một cách hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của cơ quan.
Lập hồ sơ là một phần thiết yếu trong công tác văn thư, vì nó giúp lưu trữ đầy đủ các văn bản và tài liệu ghi lại toàn bộ hoạt động của cơ quan Điều này không chỉ cung cấp nguồn thông tin quan trọng cho việc nghiên cứu và giải quyết công việc hiện tại mà còn đảm bảo việc sử dụng lâu dài trong tương lai.
Lập hồ sơ là bước cuối cùng quan trọng trong công tác văn thư, có nhiệm vụ thu thập đầy đủ các văn bản và tài liệu liên quan đến vấn đề đã giải quyết Hồ sơ cần sẵn sàng cung cấp bằng chứng để xác minh hoặc giải quyết các vấn đề hiện tại và lâu dài Vì vậy, nếu các đơn vị, bộ phận hoặc cá nhân hoàn thành công việc nhưng chưa lập hồ sơ, thì coi như công việc chưa hoàn tất.
Lập hồ sơ là yếu tố quan trọng liên kết giữa công tác văn thư và lưu trữ, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả lưu trữ Khi hồ sơ được lập đầy đủ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ sẽ giúp cơ quan tiết kiệm thời gian và công sức trong việc thực hiện các thao tác nghiệp vụ như thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu.
Chính vì vậy, nếu lập hồ sơ được thực hiện tốt trong các cơ quan sẽ đem lại những tác dụng cơ bản sau đây:
Thứ nhất, lập hồ sơ sẽ tạo tác phong làm việc khoa học
Lập hồ sơ công việc đóng vai trò quan trọng trong quản lý và chuyên môn, đồng thời hỗ trợ công tác lưu trữ hiệu quả Do đó, nhiều văn bản của Nhà nước đã được ban hành để quy định về quy trình lập hồ sơ.
Lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc xử lý công văn và giấy tờ tại các cơ quan Mỗi cá nhân phụ trách công việc nào thì sau khi hoàn tất, họ phải lập hồ sơ liên quan đến công việc đó.
Quy định lập hồ sơ nhằm đảm bảo rằng cán bộ, viên chức, những người trực tiếp giải quyết công việc, có sự hiểu biết sâu sắc về nhiệm vụ của mình Họ nắm rõ nội dung và mối liên hệ giữa các văn bản trong quá trình làm việc Hồ sơ do chính họ lập sẽ đảm bảo tính hợp lý và phản ánh chính xác sự hình thành khách quan của các văn bản, tài liệu liên quan.
Lập hồ sơ giúp cán bộ, công chức, viên chức tổ chức văn bản và tài liệu một cách khoa học, từ đó nâng cao hiệu quả giải quyết công việc hàng ngày Điều này không chỉ thúc đẩy sự nhanh chóng và chính xác trong công việc mà còn hình thành tác phong làm việc chuyên nghiệp trong các cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, lập hồ sơ sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ, công chức, viên chức
Việc lập hồ sơ cho các văn bản, tài liệu sau khi giải quyết xong theo từng vấn đề sẽ giúp cán bộ, công chức, viên chức và người có thẩm quyền dễ dàng tra cứu thông tin liên quan Điều này không chỉ giúp nghiên cứu vấn đề một cách hệ thống và trọn vẹn mà còn tạo điều kiện để đề xuất ý kiến phù hợp, giải quyết công việc kịp thời và có căn cứ Nhờ vậy, chất lượng và hiệu suất công tác của từng cá nhân sẽ được nâng cao, đồng thời hình thành nếp làm việc nghiêm túc, khoa học và thái độ ứng xử đúng đắn đối với văn bản trong hoạt động của cơ quan.
Thứ ba, lập hồ sơ giúp cơ quan, đơn vị quản lý văn bản được chặt chẽ
Việc tập hợp và lập hồ sơ đầy đủ cho mỗi văn bản giúp các cơ quan và cán bộ văn thư dễ dàng theo dõi thành phần, nội dung và khối lượng văn bản Điều này cũng cho phép xác định các hồ sơ, tài liệu quan trọng cần được bảo quản nghiêm túc, đồng thời phát hiện những văn bản bị phân tán hoặc thất lạc do mượn tùy tiện Như vậy, lập hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý văn bản và tài liệu hiệu quả.
Trong các cơ quan, tổ chức, việc quản lý tài liệu cần được thực hiện một cách chặt chẽ để ngăn ngừa tình trạng mất mát hoặc thất lạc văn bản Điều này không chỉ giúp bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước mà còn đảm bảo an toàn cho thông tin của cơ quan, tổ chức.
Thứ tư, lập hồ sơ còn tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, các văn bản và tài liệu phát sinh từ hoạt động của cơ quan, tổ chức cần được nộp vào lưu trữ cơ quan trong vòng 1 năm sau khi công việc hoàn thành Đối với hồ sơ và tài liệu xây dựng cơ bản, thời hạn nộp là 3 tháng kể từ ngày quyết toán công trình.
Việc giao nộp tài liệu cần dựa trên hồ sơ đầy đủ và hoàn chỉnh, không phải tài liệu rời lẻ Nếu công tác lập hồ sơ được thực hiện tốt, tài liệu sẽ được phân loại theo từng vấn đề và xác định giá trị, giúp văn thư dễ dàng chọn lựa hồ sơ có giá trị để nộp lưu trữ đúng hạn Đối với lưu trữ cơ quan, hồ sơ được lập tại văn thư sẽ hỗ trợ cán bộ lưu trữ trong việc tổ chức tài liệu khoa học và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác một cách hiệu quả.
1.2.2 Yêu cầu của lập hồ sơ
Theo Điều 2, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, để đảm bảo chất lượng hồ sơ và đáp ứng nhu cầu tra cứu, nghiên cứu, hồ sơ cần phải tuân thủ các yêu cầu cụ thể.
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
1.3.1 Mục đích, ý nghĩa của việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc đối với các đơn vị, bộ phận và cá nhân trong cơ quan Những người này có trách nhiệm trực tiếp giải quyết các công việc liên quan đến hồ sơ Khi hồ sơ đã được lập và đến hạn giao nộp, chúng sẽ được lựa chọn để chuyển giao vào lưu trữ.
Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan không chỉ giúp bảo quản và bảo vệ tài liệu lâu dài mà còn phục vụ nhu cầu tra cứu và nghiên cứu sử dụng hiệu quả Điều này mang lại ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý thông tin và đảm bảo tính khả dụng của tài liệu trong tương lai.
Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan giúp quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo an toàn và bảo quản tập trung các tài liệu quan trọng.
Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, đặc biệt là ở các trường đại học, là bắt buộc đối với các đơn vị và cá nhân Hồ sơ được nộp đầy đủ giúp bảo vệ an toàn tài liệu trong quá trình hoạt động, đảm bảo sự toàn vẹn của phông lưu trữ Ngược lại, nếu không nộp hồ sơ, tài liệu sẽ chỉ nằm rải rác tại các bộ phận, không được bảo quản đúng cách, dẫn đến xuống cấp và hư hỏng, ảnh hưởng đến tuổi thọ của chúng.
Thứ hai, việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu tra tìm, nghiên cứu sử dụng tài liệu
Việc tài liệu rải rác tại các đơn vị trong cơ quan gây khó khăn cho việc khai thác thông tin phục vụ nhu cầu của từng bộ phận hoặc cá nhân Tuy nhiên, nếu tài liệu được lập thành hồ sơ đầy đủ và nộp lưu trữ đúng hạn, bộ phận lưu trữ chỉ cần tổ chức sắp xếp khoa học và áp dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu Khi có yêu cầu tra cứu, bộ phận lưu trữ sẽ nhanh chóng đáp ứng nhu cầu tìm kiếm hồ sơ tài liệu.
Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan giúp quản lý và bảo vệ tài liệu một cách tập trung, đồng thời phục vụ hiệu quả nhu cầu tra cứu và nghiên cứu của cả cơ quan và xã hội trong ngắn hạn và dài hạn.
1.3.2 Yêu cầu về giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, hồ sơ tài liệu nộp vào Lưu trữ cơ quan phải đảm bảo đầy đủ thành phần và đúng thời hạn Điều này có nghĩa là chỉ những tài liệu có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên mới được lựa chọn để giao nộp, trong khi các tài liệu không thuộc thành phần này sẽ được giữ lại tại các bộ phận và tiêu hủy khi hết thời hạn theo quy định.
Hồ sơ cần được nộp đúng hạn theo kế hoạch thu thập hàng năm của cơ quan, nhằm tránh tình trạng nộp hồ sơ tùy tiện Việc này rất quan trọng để đảm bảo quá trình tiếp nhận và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ diễn ra suôn sẻ.
Khi giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ, cần thực hiện đúng trình tự và thủ tục quy định Việc không tuân thủ có thể dẫn đến hồ sơ không đầy đủ, bị thất lạc, gây khó khăn trong quản lý và tra cứu.
Theo Khoản 2, Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc (đối với tất cả các loại hồ sơ, trừ hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản);
Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán (đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản)
Các đơn vị và cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu cần có sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải lập Danh mục hồ sơ gửi cho Lưu trữ cơ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu không được vượt quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Theo quy định, hồ sơ và tài liệu hành chính bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm, cũng như tài liệu văn học nghệ thuật và tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.
Tất cả tài liệu đều phải được nộp vào lưu trữ cơ quan trong vòng 01 năm kể từ ngày kết thúc công việc Đối với tài liệu xây dựng cơ bản, thời hạn nộp là 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
1.3.4 Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp
Theo quy định, hồ sơ và tài liệu cần nộp vào lưu trữ cơ quan phải có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, ngoại trừ một số loại hồ sơ, tài liệu cụ thể không thuộc diện này.
Hồ sơ nguyên tắc là tài liệu quan trọng giúp theo dõi và giải quyết công việc của từng cá nhân Mỗi cá nhân có trách nhiệm giữ gìn hồ sơ này và có quyền tự loại bỏ khi văn bản không còn hiệu lực thi hành.
- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với HS của đơn vị chủ trì)
Các văn bản và tài liệu được gửi nhằm mục đích tham khảo Đối với hồ sơ chưa được giải quyết hoặc kết thúc, không được nộp lưu; hồ sơ cần tiếp tục nghiên cứu phải thực hiện thủ tục mượn lại theo quy định.
THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Lịch sử hình thành và phát triển
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP Hồ Chí Minh, hay còn gọi là Phân hiệu TP Hồ Chí Minh, là một đơn vị trực thuộc Trường Đại học Nội vụ, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp giáo dục và đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực công vụ tại khu vực phía Nam.
Hà Nội (Bộ Nội vụ) được thành lập từ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP Hồ Chí Minh, theo Quyết định số 5600/QĐ-BGDĐT ngày 27/12/2018 của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Trước đó, ngày 17/10/2012, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Quyết định số 879/QĐ-ĐHNV thành lập Văn phòng đại diện của Trường tại
Vào ngày 18/12/2015, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 1877/QĐ-BNV, chính thức thành lập Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Vào ngày 14 tháng 11 năm 2016, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 4035/QĐ-BNV, quyết định giải thể Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Theo quyết định này, toàn bộ cơ sở vật chất, tài chính, giáo viên, nhân viên và học viên của trường sẽ được chuyển giao về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để quản lý.
Vào ngày 27/12/2016, Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ban hành Quyết định số 2165/QĐ-ĐHNV, giao nguyên trạng cơ sở vật chất, tài chính, giáo viên, người lao động và học viên của Trường Trung cấp Văn thư.
- Lưu trữ Trung ương cho Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh quản lý và sử dụng
Ngày 27/12/2018, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quyết định số 5600/QĐ-BGDĐT về việc thành lập Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà
Thành phố Hồ Chí Minh là nơi kế thừa đội ngũ nhân lực và cơ sở vật chất từ Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo tại khu vực.
Trụ sở chính của Phân hiệu hiện tọa lạc tại số 181 Lê Đức Thọ, Phường 17, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, với địa chỉ cũ là 17 Lê Đức Thọ Ngoài ra, Phân hiệu còn có Trung tâm Đào tạo bồi dưỡng tại Thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng.
Về sứ mạng: Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố
Hồ Chí Minh tạo ra cơ hội học tập cho tất cả mọi người với chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu học tập đa dạng thông qua nhiều hình thức đào tạo và ngành nghề khác nhau Điều này nhằm phục vụ yêu cầu nguồn nhân lực cho ngành nội vụ và cho xã hội trong quá trình xây dựng, bảo vệ đất nước và hội nhập quốc tế.
Về tầm nhìn: Đến năm 2025, Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà
Thành phố Hồ Chí Minh phấn đấu trở thành một trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, với mục tiêu đạt tiêu chuẩn hàng đầu trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam Đến năm 2030, trường hướng tới việc trở thành cơ sở giáo dục có uy tín không chỉ trong nước mà còn ở khu vực và quốc tế.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Phân hiệu tại Thành phố Hồ Chí Minh là một cơ sở đào tạo thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, chuyên cung cấp chương trình đào tạo đại học và sau đại học Cơ sở này còn thực hiện nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế và cung cấp dịch vụ công, nhằm phục vụ cho ngành Nội vụ, nền công vụ và đáp ứng nhu cầu của xã hội.
Phân hiệu có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:
- Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền chiến lược, kế hoạch phát triển Phân hiệu và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
Chúng tôi phối hợp với các đơn vị liên quan để tổ chức tuyển sinh và đào tạo nguồn nhân lực cho các ngành trình độ đại học và sau đại học Đồng thời, chúng tôi thực hiện quy trình cấp chứng chỉ môn học và giấy xác nhận theo quy định hiện hành.
Phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị liên quan trong trường nhằm phát triển chương trình đào tạo, đảm bảo tính liên thông giữa các chương trình và trình độ đào tạo Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch và biện pháp giáo dục, đồng thời quản lý hiệu quả quá trình học tập của người học.
- Tham gia tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục của cơ quan có thẩm quyền;
Nghiên cứu khoa học và công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc ứng dụng, phát triển và chuyển giao kết quả hoạt động Đồng thời, cần bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, cũng như quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ tại Phân hiệu.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và đào tạo trong lĩnh vực khoa học và công nghệ, đồng thời thúc đẩy hợp tác công tư Các dịch vụ công của chúng tôi phục vụ ngành Nội vụ và đáp ứng nhu cầu xã hội, phù hợp với năng lực của Phân hiệu và quy định pháp luật hiện hành.
- Thực hiện hợp tác với các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài trong việc đào tạo và nghiên cứu khoa học theo quy định;
Thực hiện quy chế dân chủ và xây dựng môi trường sư phạm văn hóa là những nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, cần triển khai cải cách hành chính theo chương trình của Bộ Nội vụ Việc tham mưu các quy định và quy chế quản lý nội bộ phù hợp với pháp luật hiện hành cũng cần được chú trọng.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiếp nhận và quản lý đội ngũ viên chức, người lao động, đồng thời thực hiện ký kết hợp đồng thời vụ theo đúng quy định của pháp luật và phân cấp quản lý.
Quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn lực tài chính là nhiệm vụ quan trọng của Trường, nhằm thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật và phân cấp Trường được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất và cơ sở vật chất, đồng thời có quyền vay vốn và được miễn, giảm thuế theo quy định hiện hành.
Tham gia vào quá trình xây dựng và thẩm định các dự án, chính sách, quy hoạch, cũng như kế hoạch phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo sự phân công từ Hiệu trưởng.
Quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu của Phân hiệu liên quan đến đội ngũ viên chức và người lao động, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, cũng như hợp tác quốc tế Đồng thời, cần xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, thư viện và các trang thiết bị phục vụ cho công tác này.
35 phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo;
Nội san Phân hiệu đã được xuất bản và phát hành cùng với các ấn phẩm khoa học Đơn vị này cũng phối hợp với các phòng ban trong Trường để biên soạn và phát hành chương trình, giáo trình, cũng như tài liệu hỗ trợ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cơ quan chức năng như Bộ Nội vụ, Bộ Giáo dục và Đào tạo, UBND Thành phố Hồ Chí Minh cùng chính quyền địa phương các cấp sẽ thực hiện chế độ thông tin và báo cáo, đồng thời chịu sự giám sát, kiểm tra và thanh tra theo quy định hiện hành.
- Thực hiện chế độ khen thưởng, kỷ luật theo quy định
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do hiệu trưởng giao
Hiện nay, Phân hiệu thực hiện tuyển sinh trên phạm vi toàn quốc các bậc và ngành đào tạo cụ thể như sau:
Bậc đại học đào tạo (ngành/chuyên ngành): Luật, Quản lý nhà nước,
Quản trị văn phòng, Lưu trữ học/ chuyên ngành Văn thư Lưu trữ;
Bậc cao học: Luật, Quản lý công; Lưu trữ học.
Cơ cấu tổ chức bộ máy
Vào ngày 26/02/2019, Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ban hành Quyết định số 372/QĐ-ĐHNV, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau khi được thành lập.
Nội vu ̣ Hà Nô ̣i ta ̣i Thành phố Hồ Chí Minh
Cơ cấu tổ chức của Phân hiệu hiện nay bao gồm:
Giám đốc và các Phó Giám đốc
Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức
Phòng Quản lý đào tạo và Công tác sinh viên
Phòng Kế hoạch - Tài chính
Phòng Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế và Thông tin thư viện
Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng
Khoa Khoa học cơ bản và Chính trị học
Khoa Pháp luật hành chính
Khoa Quản trị văn phòng và Lưu trữ
Các tổ chức khoa học công nghệ và dịch vụ:
Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ
Trung tâm Dịch vụ công
Trung tâm Đào tạo, bồi dưỡng tại Đà Lạt
Công đoàn bộ phận Phân hiệu Đoàn trường Đại học Nội vụ HN tại TP HCM
Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố HCM
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh là một trong hai cơ sở của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, bên cạnh phân hiệu tại Quảng Nam.
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh, kế thừa 50 năm kinh nghiệm, có nhiệm vụ đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực cho ngành Nội vụ và xã hội, đặc biệt là khu vực phía Nam Đơn vị này nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Trong quá trình hoạt động, Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh đã tạo ra một lượng tài liệu phong phú và đa dạng, phản ánh thẩm quyền và nhiệm vụ được giao.
Theo khảo sát của nhóm nghiên cứu, tài liệu chủ yếu được hình thành trong hoạt động của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh là những tài liệu phản ánh chính xác chức năng của cơ sở này.
Phân hiệu có 37 nhiệm vụ chính, bao gồm việc quản lý tài liệu đào tạo và bồi dưỡng cho các lớp học, tổ chức tuyển sinh, giảng dạy, thi tốt nghiệp, cũng như khai giảng và bế giảng Ngoài ra, Phân hiệu còn phụ trách tài liệu hành chính tổ chức như tuyển dụng, bổ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật Các tài liệu tài chính kế toán cũng nằm trong nhiệm vụ, bao gồm quản lý thu, chi học phí, học bổng và lương Cuối cùng, Phân hiệu còn đảm nhiệm việc quản trị đời sống, bao gồm xây dựng và mua sắm trang thiết bị cơ sở vật chất.
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh có một bộ sưu tập tài liệu đa dạng, bao gồm tài liệu hành chính (tài liệu giấy), tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ (như bản vẽ, thiết kế thi công cho các khu làm việc và lớp học), và một số tài liệu nghe nhìn chủ yếu là ảnh chụp từ các sự kiện như khai giảng năm học mới, ngày 20/11, và các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao Ngoài ra, còn có một lượng nhỏ tài liệu điện tử được hình thành trong môi trường mạng.
Việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh là rất quan trọng Điều này giúp lưu giữ đầy đủ tài liệu phản ánh lịch sử hình thành, phát triển và các hoạt động chính qua từng giai đoạn Nhờ đó, công tác văn thư của Phân hiệu sẽ được tổ chức một cách nề nếp và hoạt động hiệu quả hơn.
Thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí
vị trực thuộc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh
2.3.1 Thực trạng công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu
2.3.1.1 Xây dựng, ban hành, tổ chức triển khai các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu
Kết quả khảo sát thực tế về công tác lập hồ sơ công việc tại Phân hiệu từ khi thành lập vào ngày 27/12/2016 cho thấy sự tham gia tích cực từ Ban Giám đốc đến các phòng ban trong việc cải thiện quy trình này.
38 trưởng các đơn vị bộ phận, các viên chức giảng viên đã nhận thức được vai trò tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ
Kết quả khảo sát cho thấy 100% trưởng các đơn vị trong Phân hiệu, bao gồm 11 Phòng, Khoa và Trung tâm, đều hiểu rõ vai trò của công tác lập và nộp lưu hồ sơ Tuy nhiên, nhận thức về tầm quan trọng của vấn đề này chưa đồng nhất giữa các bộ phận Mặc dù hồ sơ đã được lập, nhưng vẫn chưa đầy đủ và hoàn thiện, đồng thời việc giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng chưa thực hiện theo quy định.
Bảng 2.1 Kết quả đánh giá tầm quan trọng của lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
Mức độ đánh giá Kết quả Ghi chú
Quan trọng Ít quan trọng Bình thường Không biết Số lượng %
(Nguồn: Kết quả xử lý số liệu trên phiếu khảo sát)
Hàng năm, khi có văn bản mới từ cơ quan có thẩm quyền như Luật Lưu trữ 2011 và Nghị định 30 năm 2020, Giám đốc Phân hiệu chỉ đạo Phòng Hành chính Quản trị Tổ chức xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện Đồng thời, văn thư cơ quan gửi bản pdf lên các nhóm chung của Phân hiệu để các đơn vị, bộ phận liên quan nắm bắt và thực hiện hiệu quả.
Kể từ khi thành lập, Ban Giám đốc đã cử nhân sự tham gia các lớp tập huấn văn bản mới và công tác văn thư lưu trữ, bao gồm các lớp kết hợp với Sở Nội vụ TP Hồ Chí Minh, nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhân viên Trong số 50 viên chức, giảng viên được khảo sát, nhiều người đã tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ và lập hồ sơ điện tử tại Phân hiệu, cho thấy sự tham gia tích cực và đáng khích lệ.
Bảng 2.2 Tình hình tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn
STT Nội dung Kết quả Ghi chú Đã tham gia Chưa tham gia
1 Lớp tập huấn công tác lập hồ sơ 30 60 20 40
2 Lớp bồi dưỡng công tác văn thư, lưu trữ 35 70 15 30
3 Lớp lập hồ sơ điện tử 43 86 7 14
4 Tập huấn văn bản mới 100 VT
Năm 2021, dưới sự chỉ đạo sát sao của Ban Giám đốc, Phòng Hành chính Quản trị Tổ chức đã xây dựng và trình ký ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ, theo Quyết định số 449/QĐ-PHHCM ngày 07/12/2021 Văn bản này có giá trị pháp lý cao nhất, quy định rõ ràng về công tác văn thư lưu trữ tại Phân hiệu, là kim chỉ nam cho các phòng ban trong việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đồng thời đảm bảo thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ chung.
Mặc dù Phân hiệu đã ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ, nhưng việc triển khai vẫn chưa hiệu quả và đồng bộ Cụ thể, chỉ có 5/11 (45%) đơn vị biết đến Quy chế này, trong khi 6/11 (54%) đơn vị không biết hoặc chưa nghe nói đến, hoặc biết nhưng chưa thực hiện Thêm vào đó, một số quy định và hướng dẫn nghiệp vụ còn chung chung, thiếu cụ thể, dẫn đến việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại các Phòng, Khoa Trung tâm chưa thống nhất và không đảm bảo đúng quy định của nhà nước.
2.3.1.2 Tổ chức hoạt động nghiệp vụ
2.3.1.2.1 Xây dựng danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc lập và giao nộp hồ sơ tại Phân hiệu Khi Danh mục hồ sơ được xây dựng và ban hành, các đơn vị trong Phân hiệu sẽ dễ dàng xác định các hồ sơ cần lập trong năm Điều này giúp họ chủ động hơn trong việc lập và giao nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ Như vậy, Danh mục hồ sơ không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập hồ sơ mà còn giúp lựa chọn tài liệu giá trị để giao nộp theo quy định.
Qua khảo sát tại Phân hiệu TPHCM, nhóm nghiên cứu phát hiện rằng cơ quan chưa xây dựng danh mục hồ sơ hàng năm Khi hỏi Phòng Hành chính Quản trị Tổ chức, nơi được giao nhiệm vụ tham mưu, họ cho biết đã giao việc cho nhân viên văn thư lưu trữ, nhưng hiện tại vẫn chưa có sản phẩm cụ thể.
Theo khảo sát, nhóm tác giả nhận thấy rằng Phân hiệu đã triển khai chương trình quản lý văn bản điện tử trên phần mềm V Office, bao gồm cả thiết kế Danh mục hồ sơ Để nâng cao hiệu quả sử dụng, Phân hiệu cũng đã tổ chức lớp tập huấn cho nhân viên về phần mềm này Tuy nhiên, khảo sát cho thấy rằng 100% các đơn vị hiện nay vẫn chưa thực hiện việc lập hồ sơ công việc đối với hồ sơ điện tử.
Hình 1 Giao diện phần mềm quản lý văn bản điện tử (có Danh mục hồ sơ) tại Phân hiệu TPHCM
Tại Phân hiệu TPHCM, việc chưa xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ đã gây khó khăn trong việc lập hồ sơ cho khối tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) tại các đơn vị, bộ phận Mặc dù đã có Danh mục hồ sơ và được tập huấn về phần mềm lập hồ sơ tài liệu điện tử, nhưng các đơn vị tại Phân hiệu vẫn chưa thể triển khai thực hiện hiệu quả.
Để khảo sát công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu, nhóm khảo sát đã tiến hành thăm từng đơn vị như Phòng, Khoa và Trung tâm, bao gồm Phòng Hành chính Quản trị Tổ chức.
Kế hoạch Tài chính và các phòng ban như Phòng Quản lý đào tạo và công tác sinh viên, Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng, Khoa Hành chính học, Khoa Khoa học cơ bản và Chính trị học, cùng Trung tâm Dịch vụ công sẽ tiến hành phỏng vấn, đặt câu hỏi và ghi nhận kết quả cụ thể từ công tác lập hồ sơ công việc.
Kết quả khảo sát tại 7/11 đơn vị cho thấy công tác lập hồ sơ tài liệu giấy đã được triển khai nhưng chưa đồng bộ và không hoàn toàn tuân thủ quy định của nhà nước Hơn nữa, việc lập hồ sơ điện tử chưa được thực hiện đầy đủ tại các đơn vị trong Phân hiệu.
Bảng 2.3 Kết quả lập hồ sơ công việc tại các đơn vị trực thuộc Phân hiệu
STT Tình hình lập hồ sơ Kết quả Ghi chú
1 Đã lập hồ sơ hoàn chỉnh 0 100
2 Đã lập hồ sơ sơ bộ 7 63.6
(Nguồn: Kết quả xử lý số liệu trên phiếu khảo sát)
Từ khi thành lập Phân hiệu, nhóm nghiên cứu đã ghi nhận 86 mét giá tài liệu được bảo quản tại các Phòng, Khoa, Trung tâm, chủ yếu trong các file và cặp ba dây trong tủ Mặc dù tài liệu đã được phân loại để phục vụ nhu cầu tra cứu, nhưng vẫn chưa xác định được giá trị tài liệu, chưa thống kê và chưa có công cụ tra cứu khoa học.
Khảo sát tại các đơn vị như Phòng Quản lý đào tạo và Công tác sinh viên, Trung tâm Dịch vụ công, và Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng cho thấy rằng các đơn vị này đã lập hồ sơ sơ bộ cho tài liệu giấy Tuy nhiên, một số đơn vị khác trong Phân hiệu (các Khoa) chỉ lập hồ sơ không thường xuyên và chủ yếu sử dụng bản photo, dẫn đến việc tài liệu không có giá trị lưu trữ.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Cơ sở đề xuất các giải pháp
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ là công việc quan trọng trong văn thư, giúp cán bộ, công chức, viên chức tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh quản lý văn bản một cách khoa học và hệ thống Việc này không chỉ đảm bảo sự đầy đủ mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu khi cần thiết Nhằm nâng cao hiệu quả công tác này, nhiều văn bản quy phạm pháp luật đã được ban hành bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội Khóa XIII, ban hành ngày 11/11/2011;
Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Công văn số 1427/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2020 của Bộ Nội vụ triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, chứa đựng các quy định cụ thể và hướng dẫn quan trọng về văn thư, lưu trữ Những văn bản này không chỉ giúp các cơ quan thực hiện hiệu quả công tác văn thư mà còn là cơ sở để lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Thực hiện các chỉ đạo và hướng dẫn của nhà nước về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ là rất quan trọng Đồng thời, cần nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong quản lý thông tin.
Vào ngày 06/12/2021, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ban hành Quy chế công tác văn thư, kèm theo Quyết định 2339/QĐ-ĐHNV, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tổ chức công tác này Quy chế này đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quy trình lưu trữ và xử lý văn bản tại trường.
Kể từ khi thành lập vào năm 2017, Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu lớn, phản ánh trung thực các hoạt động của mình Để bảo quản và lưu trữ những tài liệu quý giá này, Phân hiệu đã triển khai các văn bản hướng dẫn của nhà nước về lập hồ sơ Ngày 07/12/2021, Phân hiệu đã ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ theo Quyết định số 449/QĐ-PHHCM, làm căn cứ cho các đơn vị trong Phân hiệu thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và lập hồ sơ hiệu quả.
Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan vẫn chưa thực sự đi vào nền nếp kể từ khi thành lập Phân hiệu Mặc dù đã có đơn vị thực hiện, nhưng công tác này chưa đồng bộ và thống nhất giữa các đơn vị, dẫn đến việc giao nộp hồ sơ chưa nghiêm túc Để cải thiện tình hình, lãnh đạo, viên chức, giảng viên và nhân viên văn thư cần có trách nhiệm trong việc lập và giao nộp hồ sơ theo quy định, nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư của cơ quan.
Các giải pháp cụ thể
3.2.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức, giảng viên về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Điều 31, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định:
Trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc, mỗi cá nhân cần lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, cũng như nội dung tài liệu trong hồ sơ Họ phải đảm bảo rằng hồ sơ đáp ứng yêu cầu và chất lượng theo quy định trước khi nộp lưu trữ tại cơ quan.
Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có nghĩa vụ nộp lưu các hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên vào lưu trữ của cơ quan.
Lãnh đạo và viên chức tại Phân hiệu Trường Đại học Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh đóng vai trò quan trọng trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của việc này sẽ giúp nâng cao trách nhiệm trong việc lập hồ sơ ngay từ khi giải quyết công việc, từ đó cải thiện chất lượng hồ sơ Để nâng cao nhận thức của lãnh đạo và viên chức về vai trò của công tác này, cần đẩy mạnh tuyên truyền thông qua các buổi sinh hoạt chuyên đề và tập huấn về văn thư, lưu trữ Điều này sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn về ý nghĩa và tầm quan trọng của hồ sơ đối với đời sống xã hội và hoạt động của cơ quan.
Các văn bản quan trọng cần được giới thiệu và tuyên truyền bao gồm: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư của Chính phủ, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, Quy chế công tác văn thư lưu trữ ban hành theo Quyết định số 449/QĐ-PHHCM ngày 07/12/2021 của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh, cùng các quy định hiện hành của nhà nước.
3.2.2 Xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
Khảo sát tại Phân hiệu cho thấy cơ quan đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2021, tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho các đơn vị, bộ phận và cá nhân trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
Ban Giám đốc Phân hiệu đã chỉ đạo Phòng Hành chính Quản trị Tổ chức xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ theo quy định Việc sớm triển khai danh mục này sẽ giúp các đơn vị, bộ phận và cá nhân trong cơ quan có cơ sở thực hiện tốt hơn công tác lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
Nhóm nghiên cứu nhấn mạnh rằng, bên cạnh các văn bản đã được xây dựng và ban hành, Phân hiệu cần có hướng dẫn chi tiết về nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Điều này sẽ giúp các Phòng, Khoa, Trung tâm và cá nhân trong Phân hiệu thực hiện các quy trình nghiệp vụ một cách chính xác và thống nhất theo quy định của nhà nước.
Nhóm tác giả đề xuất cụ thể như sau:
* ĐỐI VỚI DANH MỤC HỒ SƠ:
Phòng Hành chính Quản trị Tổ chức chịu trách nhiệm chính trong việc lập Danh mục hồ sơ, với bộ phận văn thư lưu trữ xây dựng khung đề mục và dự kiến tiêu đề hồ sơ cần thiết Bản dự thảo sau đó sẽ được gửi cho các trưởng đơn vị để xem xét và góp ý Các trưởng đơn vị có thể gửi bản dự thảo cho viên chức chuyên môn tại đơn vị mình để thu thập ý kiến Sau khi nhận được phản hồi, nhân viên văn thư, lưu trữ sẽ chỉnh sửa, bổ sung và hoàn thiện các tiêu đề hồ sơ Tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng và phản ánh nội dung của các văn bản, tài liệu liên quan.
Phòng Hành chính Quản trị Tổ chức sẽ tổng hợp ý kiến và hoàn thiện dự thảo trước khi trình Giám đốc Phân hiệu ký ban hành Sau khi được ký, văn bản sẽ được gửi đến các đơn vị để làm căn cứ lập hồ sơ công việc.
Theo đề xuất của nhóm tác giả, để xây dựng Danh mục hồ sơ một cách thống nhất và đúng quy định, cần chú ý đến các nội dung công việc sau đây.
- Thứ nhất, đối với việc xây dựng Khung đề mục hồ sơ:
Khung đề mục hồ sơ cần được thiết kế và xây dựng dựa trên cơ cấu tổ chức của Phân hiệu, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định các đề mục lớn, nhỏ và các tiêu đề hồ sơ do các đơn vị, bộ phận tạo ra trong quá trình hoạt động.
II PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ TỔ CHỨC
III PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO VÀ CÔNG TÁC SINH VIÊN
- Thứ hai, xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ, tên đơn vị hoặc người lập hồ sơ tại các đề mục nhỏ
+ Xác định các hồ sơ cần lập:
Để xác định các hồ sơ cần lập chính xác và phù hợp với tình hình thực tế, cần dựa vào chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị, bộ phận, cá nhân Khi đặt tiêu đề hồ sơ, cần chú ý đến việc sử dụng thuật ngữ hồ sơ hoặc tập tài liệu Các tiêu đề phải được xác định một cách chính xác và phù hợp với thực tế công việc được giao cho từng bộ phận và cá nhân.
II PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ TỔ CHỨC
- Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của nhà nước về công tác hành chính
- Tập Kế hoạch, Báo cáo công tác hành chính
+ Dự kiến tiêu đề hồ sơ:
Các tiêu đề hồ sơ trong Danh mục cần đảm bảo tính phù hợp, thống nhất và tuân thủ quy định hiện hành, đồng thời phản ánh chính xác tình hình hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của Phân hiệu.
Khi viết tiêu đề hồ sơ, cần tuân thủ hướng dẫn để đảm bảo sự thống nhất Một tiêu đề hồ sơ thường bao gồm ít nhất ba đặc trưng, nhưng nếu các yếu tố không được sắp xếp một cách đồng nhất, sẽ gây ra sự lộn xộn trong các hồ sơ.
Nhóm nghiên cứu đề xuất cách viết một số tiêu đề hồ sơ cụ thể, Phân hiệu có thể tham khảo như sau:
* Đối với các tập lưu văn bản đi, có thể kết hợp tên loại văn bản - thời gian - tác giả
- Tập lưu văn bản đi năm 2023 của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM
- Tập lưu Quyết định năm 2023 của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM
* Đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề, có thể kết hợp tên loại văn bản - nội dung - tác giả - thời gian
- Tập kế hoạch, báo cáo về công tác quy hoạch cán bộ của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM, năm 2023
- Tập Kế hoạch, Bác cáo công tác tài chính của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM, năm 2023
