6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
2.3. Thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của các đơn vị trực
2.3.2.4. Các yếu tố có ảnh hưởng đến việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tạ
quan tại Phân hiệu
Nghiên cứu thực trạng công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lưu trữ Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh, nhóm nghiên cứu cho rằng, hệ thống văn bản hướng dẫn, nhận thức của các cá nhân trong Phân hiệu và cơ sở vật chất có ảnh hưởng tới việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, trong đó, ý thức trách nhiệm của các cá nhân tại các đơn vị, bộ phận trong cơ quan có vai trị rất quan trọng đối với cơng tác này.
Bên cạnh hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền và của Phân hiệu có ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ thì ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân trong Phân hiệu là rất quan trọng đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Bởi vì, chính mỗi cá nhân, trong q trình giải quyết các cơng việc có liên quan, họ có trách nhiệm thu thập, tập hợp đầy đủ các văn bản, tài liệu để lập thành các hồ sơ hoàn chỉnh, đầy đủ, nên hơn ai hết họ là người có vai trị rất quan trọng tạo lập nên các hồ sơ. Sau khi lập hồ sơ họ vẫn tiếp tục bảo quản, giữ gìn để phục vụ cho việc giải quyết công việc, khi đến hạn nộp vào lưu trữ, các cá nhân có trách nhiệm tập hợp đúng và đủ các hồ sơ để giao nộp theo quy định. Vì thế, nếu họ có nhận thức đúng đắn, họ sẽ nhận ra rằng mình có vai trị rất quan trọng trong việc tập hợp các hồ sơ có giá trị để giao nộp vào lưu trữ, không chậm trễ, không thờ ơ, làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Nếu nhận thức đúng tầm quan trọng của cơng tác này, họ sẽ có trách nhiệm học hỏi, nâng cao kiến thức, kỹ năng để lập hồn chỉnh và có chất lượng các hồ sơ thuộc thành phần giao nộp. Khi đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ, họ tích cực chủ động lựa chọn để giao nộp vào lưu trữ những hồ sơ có giá trị, chứ khơng giao nộp trong tình trạng rời lẻ, bó gói, lộn xộn.
Bên cạnh đó, cơ sở vật chất cũng có ảnh hưởng nhất định đến chất lượng, hiệu qủa việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Cũng có ý kiến từ đơn vị (Phòng Kế hoạch – Tài chính) cho rằng, họ lo lắng những hồ sơ, tài liệu hình thành từ đơn vị mình, sau khi giao nộp vào lưu trữ sẽ không được bảo vệ an
60 tồn, họ nghi ngờ có sự mất mát, rách hỏng khi giao nộp vào lưu trữ, điều đó sẽ cản trở, làm ảnh hưởng tới việc khai thác, sử dụng sau này. Điều đó cho thấy rằng, các đơn vị, cá nhân hồn tồn có thể đặt ra sự nghi ngờ về tính an tồn, sự bảo mật của các hồ sơ sau khi giao nộp, nếu cơ quan khơng có kho lưu trữ chuyên dụng, không thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu bảo vệ, bảo quản hồ sơ.
Vì vậy, nhóm nghiên cứu cho rằng, cơ sở vật chất có ảnh hưởng tới kết quả, chất lượng của việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Nếu khắc phục được tình trạng này, các cơ quan nói chung, Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ tại TPHCM nói riêng có đủ căn cứ cơ sở vững chắc để tổ chức việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo định kỳ hàng năm, đảm bảo đúng quy định.
Tiểu kết Chương 2
Qua nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng tình hình cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh, nhóm nghiên cứu đã trình bày tương đối đầy đủ, khách quan về thực trạng tình hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Phân hiệu. Trên cơ sở đó, nhóm đã chỉ ra những ưu điểm, hạn chế của công tác này.
Với kết quả khảo sát thực trạng công tác hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Phân hiệu, nhóm tác giả đã phân tích, xác định những nguyên nhân gây ảnh hưởng tới công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, đồng thời, nhóm sẽ nghiên cứu, đề xuất một số những giải pháp phù hợp, nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Phân hiệu trong thời gian tới.
61
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH