6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
1.3. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
1.3.6. Các yếu tố có ảnh hưởng đến việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại các
tại các trường đại học hiện nay
Theo Khoản 3, Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nêu rõ: “Trong
quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan”. Như vậy, mỗi cá nhân trong các cơ quan nói chung, các trường đại học nói riêng có trách nhiệm phải lập hồ sơ liên quan đến cơng việc mình làm và phải giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Tuy nhiên, nhóm nghiên cứu nhận thấy, có một số yếu tố có ảnh hưởng đến việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại các cơ quan nói chung, các trường đại học nói riêng như sau:
Thứ nhất, hệ thống văn bản hướng dẫn có ảnh hưởng đến việc giao nộp
hồ sơ vào lưu trữ. Bởi vì, nếu các văn bản được xây dựng rõ ràng, có những hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện từng nội dung nghiệp vụ trong giao nộp tài liệu, thì các viên chức, giảng viên nói chung sẽ chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định.
Thứ hai, nhận thức của các cá nhân trong cơ quan nói chung, các trường
đại học nói riêng
Thực tế, ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân rất quan trọng đối với việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Bởi vì, nếu nhận thức được trách nhiệm của mình, mỗi cá nhân, trong quá trình giải quyết các cơng việc có liên quan phải lập hồ sơ về cơng việc mình làm, khi đến thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ họ có nhiệm vụ phải chọn lựa chính xác những hồ sơ có giá trị để giao nộp. Từ đó, góp phần quan trọng nâng cao chất lượng cơng tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Tuy nhiên, nếu không nhận thức được tầm quan trọng của công tác này, cá nhân không quan tâm đến việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, các tài liệu để vương vãi, chất đống bó gói, khơng được giao nộp theo quy định theo thời
31 gian sẽ dẫn tới tình trạng mất mát, thất lạc những tài liệu có giá trị phản ánh chính xác hoạt động của cơ quan.
Thứ ba, cơ sở vật chất có ảnh hưởng khơng nhỏ tới việc giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ tại các cơ quan nói chung, các trường đại học nói riêng
Nhóm nghiên cứu cho rằng, cơ sở vật chất có ảnh hưởng tới kết quả, chất lượng của việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Vì nếu cơ sở vật chất đầy đủ, hiện đại, sẵn sàng đáp ứng các u cầu của việc giao nộp hồ sơ thì đó là căn cứ cơ sở để các cơ quan nói chung, các trường đại học nói riêng tổ chức việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo định kỳ hàng năm, đảm bảo đúng quy định.
Tiểu kết Chương 1
Trong Chương 1, nhóm nghiên cứu đã trình bày một cách có hệ thống những kiến thức lý luận có liên quan đến lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Qua đó làm sáng tỏ khái niệm hồ sơ, các loại hồ sơ, vai trò ý nghĩa, tầm quan trọng của hồ sơ và việc lập hồ sơ trong các cơ quan; đồng thời, đã góp phần làm sáng rõ khái niệm giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, trình bày những quy định về việc giao nộp hồ sơ tài liệu, những yêu cầu về thời gian, thành phần hồ sơ, tài liệu cần giao nộp, quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào các lưu trữ cơ quan… Đó cũng chính là căn cứ, cơ sở để nhóm có thể tìm hiểu, so sánh, đối chiếu, phân tích thực trạng cơng tác này tại Phân hiệu, đồng thời, trên cơ sở đó đưa ra những đánh giá, nhận xét và đề xuất những giải pháp phù hợp về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM trong các Chương tiếp theo.
32
Chương 2. THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố HCM