6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
1.2. Lập hồ sơ
1.2.4. Các yếu tố có ảnh hưởng đến việc lập hồ sơ tại các trường đại học hiện
học hiện nay
Trong nhiều năm qua, các cơ quan có thẩm quyền và các cơ quan liên quan đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản mang tính chất chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và đôn đốc nhắc nhở việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, có thể kể tới một số văn bản như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11/11/2011; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (năm 2020 đã hết hiệu lực thi hành); Chỉ
thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ
24 lịch sử; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư.
Trong đó, tại Khoản 3, Điều 31, Nghị định 30/2020 có nêu rõ: “Trong
q trình theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan” 2.
Nhóm tác giả chủ quan cho rằng, có một vài yếu tố có thể ảnh hưởng tới việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói chung, lưu trữ cơ quan các trường đại học nói riêng, đó là:
Thứ nhất, hệ thống các văn bản mang tính chất chỉ đạo, hướng dẫn về
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ có ảnh hưởng đến việc lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nói chung, lưu trữ cơ quan các trường đại học nói riêng. Bởi vì, nếu các văn bản được xây dựng rõ ràng, có những hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện các thao tác nghiệp vụ, lãnh đạo các cơ quan có trách nhiệm triển khai, quán triệt các hướng dẫn tới các cơng chức, viên chức, thì các cán bộ, viên chức sẽ chủ động trong việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định. Bên cạnh đó, trong q trình tổ chức lập hồ sơ, cần có sự kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm thì sẽ góp phần nâng cao chất lượng của công tác này trên thực tế.
Thứ hai, sự nhận thức của lãnh đạo cơ quan với công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói chung, lưu trữ cơ quan các trường đại học nói riêng hiện nay. Nếu có nhận thức đúng đắn về công tác này, lãnh đạo các cơ quan nói chung, hiệu trưởng các trường đại học nói riêng sẽ có sự chỉ đạo sát sao việc thực hiện, thì chắc chắn việc lập hồ sơ sẽ được tiến hành theo quy định và việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ sẽ đi vào nề nếp. Ngược lại, nếu lãnh đạo cơ quan có nhận thức chưa đúng đắn thì chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến chất lượng hiệu quả công tác lập hồ sơ, từ đó ảnh hưởng tới việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
25
Thứ ba, việc bố trí viên chức, nhân viên, người làm công tác văn thư
lưu trữ trong các cơ quan nói chung, các trường đại học nói riêng cũng có ảnh hưởng tới chất lượng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Vì nếu cán bộ, nhân viên làm cơng tác này có trình độ chun mơn nghiệp vụ (cả nghiệp vụ lập hồ sơ và kỹ năng tin học), thì họ sẵn sàng và tự tin hướng dẫn cho các công chức chuyên môn tại các đơn vị bộ phận lập hồ sơ theo đúng quy định, và ngược lại, nếu chuyên môn không vững, họ sẽ lúng túng trong việc hướng dẫn thực hiện các thao tác nghiệp vụ, từ đó có thể ảnh hưởng tới chất lượng các hồ sơ được lập. Khi các hồ sơ được lập không đúng quy định, hoặc lập chưa hồn chỉnh thì chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Thứ tư, ý thức trách nhiệm của chính các viên chức đối với công tác lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Do vẫn cịn có những trường hợp coi việc lập hồ sơ là nhiệm vụ của văn thư, nên đã không chủ động lập hồ sơ về những cơng việc mình đã làm, tài liệu sau khi giải quyết xong được chất đống bó gói cho đến khi được giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Thứ năm, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói chung, lưu trữ cơ quan các trường đại học nói riêng cũng có ảnh hưởng tới việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Bởi vì, nếu khơng có cơ sở vật chất như: phịng, kho (đối với tài liệu truyền thống) hoặc hệ thống máy móc kết nối mạng, phần mềm phù hợp (đối với tài liệu điện tử) thì cũng khơng dễ dàng có thể thực hiện tốt các yêu cầu nghiệp vụ.