6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
2.3. Thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của các đơn vị trực
2.3.1.2. Tổ chức hoạt động nghiệp vụ
2.3.1.2.1. Xây dựng danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ có vai trị và tầm quan trọng đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu, bởi vì, nếu Phân hiệu đã xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ thì các đơn vị, bộ phận trong Phân hiệu sẽ dễ dàng và chủ động trong việc xác định những hồ sơ cần lập trong năm, từ đó chịu trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ. Như vậy, Danh mục hồ sơ sẽ tạo điều kiện vô cùng thuận lợi cho công tác lập hồ sơ công việc và lựa chọn hồ sơ tài liệu có giá trị giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Qua khảo sát công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu TPHCM, nhóm nghiên cứu nhận thấy, cơ quan chưa xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ hàng năm. Thực tế, khi được hỏi, Phịng Hành chính Quản trị Tổ chức, đầu mối nơi được giao nhiệm vụ tham mưu xây dựng văn bản này thì được biết Phịng đã triển khai, đã giao việc cho nhân viên văn thư lưu trữ phụ trách cơng tác này, nhưng hiện tại vẫn chưa có sản phẩm cụ thể.
Qua khảo sát, nhóm tác giả cũng nhận thấy, Phân hiệu đã cài đặt chương trình quản lý văn bản điện tử trên phần mềm V. officce, phần mềm này cũng có thiết kế xây dựng Danh mục hồ sơ, đồng thời, Phân hiệu cũng đã tổ chức lớp tập huấn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản điện tử theo chương trình này. Tuy nhiên, khảo sát cho thấy 100% tại các đơn vị hiện nay, việc lập hồ sơ công việc đối với hồ sơ điện tử chưa được thực hiện.
41 Hình 1. Giao diện phần mềm quản lý văn bản điện tử (có Danh mục hồ sơ)
tại Phân hiệu TPHCM.
Như vậy, tại Phân hiệu TPHCM đến nay vẫn chưa xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ, vì vậy, việc lập hồ sơ đối với khối tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) tại các đơn vị, bộ phận cũng gặp những khó khăn nhất định. Bên cạnh đó, mặc dù có Danh mục hồ sơ và đã được tập huấn sử dụng phần mềm lập hồ sơ tài liệu điện tử nhưng các đơn vị tại Phân hiệu cũng chưa thể triển khai thực hiện.
2.3.1.2.2. Lập hồ sơ
Để khảo sát công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu, nhóm khảo sát đã tới từng đơn vị Phịng, Khoa, Trung tâm (Phịng Hành chính Quản trị Tổ chức, Phịng Kế hoạch Tài chính, Phịng Quản lý đào tạo và công tác sinh viên, Phịng Khảo thí và đảm bảo chất lượng, Khoa Hành chính học, Khoa Khoa học cơ bản và Chính trị học, Trung tâm Dịch vụ công... ) để phỏng vấn, đặt câu hỏi và ghi nhận lại những kết quả cụ thể từ công tác lập hồ sơ công việc.
Kết quả khảo sát tại 7/11 đơn vị, công tác lập hồ sơ (đối với tài liệu giấy) đã được các Phòng, Khoa, Trung tâm triển khai nhưng chưa đồng bộ và chưa thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Việc lập hồ sơ điện tử chưa được thực hiện (100%) tại các đơn vị trong Phân hiệu.
42
Bảng 2.3. Kết quả lập hồ sơ công việc tại các đơn vị trực thuộc Phân hiệu
STT Tình hình lập hồ sơ Kết quả Ghi chú
Số lượng %
1 Đã lập hồ sơ hoàn chỉnh 0 100
2 Đã lập hồ sơ sơ bộ 7 63.6
3 Chưa lập hồ sơ 4 36.3
(Nguồn: Kết quả xử lý số liệu trên phiếu khảo sát)
Khảo sát thực tế từ khi thành lập Phân hiệu đến nay, nhóm nghiên cứu ghi nhận, có 86 mét giá tài liệu được bảo quản tại các Phòng, Khoa, Trung tâm và hầu như đều bảo quản trong các file, cặp ba dây để trong tủ. Tài liệu về cơ bản đã được phân loại để phục vụ nhu cầu tra tìm, tuy nhiên chưa được xác định giá trị tài liệu, chưa được thống kê và chưa có cơng cụ tra cứu khoa học.
Khảo sát cụ thể tại một số đơn vị như: Phịng Quản lý đào tạo và Cơng tác sinh viên, Trung tâm Dịch vụ cơng, Phịng Khảo thí và đảm bảo chất lượng, kết quả cho thấy, các đơn vị này đã tiến hành lập hồ sơ sơ bộ đối với tài liệu giấy. Một số đơn vị khác trong Phân hiệu (các Khoa) có lập nhưng chưa thường xuyên, liên tục, tài liệu cũng chủ yếu là bản photo nên khơng có giá trị lưu trữ.
Việc lập hồ sơ tại một số các đơn vị trong Phân hiệu đã được tiến hành cùng với q trình giải quyết cơng việc như: Phịng Quản lý đào tạo và Công tác sinh viên, Phòng Kế hoạch Tài chính, nhưng ở một số đơn vị khác, công việc này không được tiến hành song song với q trình giải quyết cơng việc, nó thường được tiến hành vào cuối năm, hoặc cũng có khi được tiến hành vào mỗi đợt có kiểm tra các cơng việc có liên quan.
Phỏng vấn trực tiếp trưởng, phó các đơn vị, kết quả cho thấy, 100% các đơn vị không mở hồ sơ vào đầu năm theo quy định, mà chỉ được mở khi có cơng việc được phát sinh.
Việc thu thập văn bản tài liệu vào các hồ sơ cũng không thường xuyên, liên tục khi công việc bắt đầu được hình thành, mà được thực hiện khi công việc đã kết thúc, người lập mới thu thập và kiểm tra các văn bản có trong hồ
43 sơ. Khi thu thập tài liệu vào hồ sơ, vẫn cịn có nhiều bản trùng, thừa, bản phơ tơ, bản nháp … khơng có giá trị lưu trữ.
Khi cơng việc kết thúc, hồ sơ cũng ít được kiểm tra, sắp xếp theo trình tự quy định. Một số hồ sơ được sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc như hồ sơ kế tốn, hồ sơ tuyển sinh…, cịn lại hồ sơ, tài liệu được sắp xếp lộn xộn, không theo quy định.
Tại các Phòng, Khoa, Trung tâm, các hồ sơ được lập bằng cách chủ yếu là đưa vào bìa sơ mi nhựa trong, có dán nhãn, bằng một miếng giấy nhỏ ngồi bìa, ghi những thơng tin cơ bản của hồ sơ, mà chủ yếu là ghi tên gọi, thời gian hoặc nội dung hồ sơ, chứ không sử dụng bìa hồ sơ và ghi các thông tin theo mẫu quy định tại TCVN 9251:2012.
Các công việc liên quan tới việc biên mục bên trong cũng không được thực hiện thống nhất. Các hồ sơ vụ việc có thể được sắp xếp theo trật tự, nhưng một số hồ sơ lập theo đặc điểm chung như tên gọi, tác giả, thời gian chưa được thực hiện chuẩn theo quy định của nhà nước.
Khảo sát thực tế, 100% các đơn vị trong Phân hiệu không đánh số tờ cho các hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên. Việc viết Mục lục hồ sơ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cũng không được thực hiện. Người lập những hồ sơ này cũng có thể là viên chức chun mơn, giáo vụ, hoặc có khi là trưởng, phó các đơn vị trong Phân hiệu.
Tại Trung tâm Dịch vụ công, tài liệu các lớp bồi dưỡng đã được chỉnh lý sơ bộ, bảo quản trong bìa nút và được bỏ bên trong hộp đựng hồ sơ. Tài liệu là các bài thi được bảo quản trong túi đựng bài thi để trên kệ, sàn nhà. Có một số bài thi có thơng tin mã số lớp, địa điểm tổ chức lớp trên túi bài thi. Số lượng lớn bài thi không được xác định thời gian, tên lớp, địa điểm tổ chức. Các bài tiểu luận được cột bằng dây ni lông, để trên kệ sát, sàn nhà và trong các hịm sắt, thùng cát tơng, một số nằm rải rác trong phòng.
Tháng 7 năm 2021, Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ tại TP. Hồ Chí Minh đã phối hợp với Công ty TNHH Dịch vụ Hành chính Hồng Yến tổ
44 chức chỉnh lý, lập hồ sơ hoàn chỉnh và tổ chức khoa học khối tài liệu này. Kết quả cho thấy, có 53,25 mét giá tài liệu có giá trị được giữ lại bảo quản, được lập thành 1.426 hồ sơ, bảo quản trong 429 hộp; trong đó tài liệu Phịng Hành chính Tổ chức - Quản trị là 329 hồ sơ, bảo quản trong 78 hộp; tài liệu Phòng Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế và Thông tin thư viện là 28 hồ sơ, bảo quản trong 04 hộp; tài liệu Phòng Kế hoạch – Tài chính là 1.040 hồ sơ, bảo quản trong 347 hộp. Tất cả các hồ sơ này đã được lập hoàn chỉnh, biên mục đầy đủ và đưa vào bảo quản tập trung trong kho lưu trữ cơ quan.
Tháng 02 năm 2022, Phân hiệu lại tiếp tục triển khai kế hoạch chỉnh lý khối tài liệu của Trung tâm Dịch vụ cơng, đến tháng 6/2022 đã hồn tất. Khối lượng tài liệu được đưa ra chỉnh lý là 153 mét giá tài liệu, về cơ bản đã được phân loại để phục vụ nhu cầu tra tìm của Trung tâm Dịch vụ công, tuy nhiên chưa được xác định giá trị tài liệu, chưa được thống kê khoa học, theo đúng quy định của công tác lưu trữ và chưa có cơng cụ tra cứu khoa học. Sau khi tiến hành chỉnh lý, khối tài liệu có giá trị giữ lại bảo quản là 41,125 mét giá, tương đương với 1570 hồ sơ, bảo quản trong 330 hộp. Những tài liệu này hiện đã được tổ chức khoa học tại kho lưu trữ cơ quan và sẵn sàng phục vụ tốt nhất cho nhu cầu tra tìm, phục vụ nghiên cứu sử dụng.
Tại bộ phận văn thư, nhóm nghiên cứu sau khi phỏng vấn và tìm hiểu từ người trực tiếp làm công tác này, kết quả thu được cho thấy, bộ phận này có lập hồ sơ, nhưng chủ yếu là hồ sơ lưu văn bản đi, trong đó có cả hồ sơ lưu văn bản đến. Lý do lập hồ sơ lưu văn bản đến tại bộ phận văn thư cơ quan là do có sự nghi ngại, khi chuyển văn bản (là bản chính) về các đơn vị, có thể bị thất lạc, khơng tìm thấy khi cần thiết, nên sau khi có ý kiến phân phối của Giám đốc Phân hiệu, với những văn bản quan trọng, văn thư cơ quan thường photo gửi các đơn vị, giữ lại bản chính đưa vào hồ sơ lưu văn bản đến. Điều này có thể tiện cho việc quản lý và tra tìm phục vụ cơng việc hành ngày của cơ quan, nhưng lại gây ảnh hưởng đến việc lập hồ sơ cơng việc tại các đơn vị, vì như vậy, trong hồ sơ cơng việc các đơn vị lập ra lại khơng có bản chính của tài liệu có giá trị, mà chỉ có bản sao khơng có giá trị lưu trữ.
45 Kết quả khảo sát của nhóm về việc hướng dẫn việc lập hồ sơ cũng cho thấy, Phân hiệu chưa có sự hướng dẫn về việc lập hồ sơ, vì vậy, viên chức chun mơn, giáo vụ tại các đơn vị dù đã có tham gia các lớp tập huấn những cũng vẫn có sự lúng túng khi tiến hành lập hồ sơ tại đơn vị mình.
Hiện tại, Phân hiệu tại TPHCM vẫn chưa tiến hành lập hồ sơ điện tử theo quy định. Dù trên chương trình phần mềm V. office có quy định về lập hồ sơ, Phân hiệu cũng đã tổ chức tập huấn việc lập hồ sơ trong môi trường mạng. Tuy nhiên, những lớp tập huấn như “Hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ trong môi trường mạng và lưu trữ điện tử” mới tổ chức vào tháng 7 năm 2022 cũng chưa tập hợp được đầy đủ trưởng các đơn vị, các viên chức chuyên môn, trợ lý các khoa tham gia, hơn nữa, những lớp tập huấn này chủ yếu mới dừng lại ở góc độ lý thuyết, chưa có những hướng dẫn chi tiết, cụ thể từng thao tác khi vận hành trên máy khi lập hồ sơ trong môi trường mạng, nên các viên chức, người lao động trong phân hiệu cũng chưa có điều kiện để thực hành việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ trong môi trường mạng.
Như vậy, qua khảo sát thực tế, hầu hết trưởng các đơn vị và người được giao lập hồ sơ (giáo vụ, viên chức chuyên môn) trong Phân hiệu cũng đã nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và công tác này đã được triển khai tại các đơn vị Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy công tác này được thực hiện chưa thống nhất, đồng bộ so với các quy định hiện hành.