6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
3.2. Các giải pháp cụ thể
3.2.3. Tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ cho bộ phận làm công tác văn thư và các
thư và các viên chức, giảng viên tại Phân hiệu
Khảo sát đội ngũ nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ tại Phân hiệu hiện nay, kết quả cho thấy có 01 nhân viên có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ, đang phụ trách công tác văn thư, 01 cử nhân ngành Quản trị văn phòng đang được giao phụ trách công tác lưu trữ, những nhân sự này được đào tạo bài bản, có chuyên môn nghiệp vụ, lại rất cẩn thận, tỷ mỉ trong công việc nên họ thực hiện tương đối tốt các quy định về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Tuy nhiên, trong thời gian tới, để làm tốt hơn nữa cơng tác lập hồ sơ nói riêng, cơng tác văn thư nói chung, đưa cơng tác này đi vào nền nếp, những nhân viên này nên được cử đi tham gia các lớp bồi dưỡng kỹ năng hoặc nâng cao chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, các lớp tập huấn chuyên đề về lập hồ sơ cơng việc, lập hồ sơ điện tử… để có thể hồn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao phó.
Bên cạnh đó, hàng năm, Phân hiệu có thể tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ hoặc các lớp liên quan đến phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Các lớp này nên có sự tham gia của trưởng, phó các đơn vị, trong Phân hiệu, vì khi tham gia các lớp học này họ sẽ có cơ hội được nâng cao nhận thức cá nhân, đồng thời, giúp họ có thêm
72 những kỹ năng rất quan trọng đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, từ đó họ sẽ chỉ đạo sát sao hơn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tại đơn vị mình.
Việc cử các viên chức đang làm công tác chuyên môn tại các đơn vị, thư ký các khoa tham gia học tập tại các lớp này cũng nên coi như là quy định bắt buộc, vì nếu khơng, các cá nhân không nhận thức được tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, khơng có kỹ năng và phương pháp lập hồ sơ thì cũng khơng tự tin để chủ động lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
Tuy nhiên, để các cá nhân có trách nhiệm khi tham gia các lớp, Phân hiệu cũng cần có những quy định rất cụ thể, tránh tình trạng các cá nhân không theo sát lớp học, không những ảnh hưởng đến chất lượng công việc sau này, mà còn gây tốn kém kinh phí tham gia các lớp học. Có thể xét mức độ tham gia lớp học và mức độ hoàn thành lớp học và lấy đó làm tiêu chí đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ cho các viên chức, giảng viên.
Ngồi ra, nhóm nghiên cứu cho rằng, cần thiết phải nâng cao trình độ cơng nghệ thông tin viên chức, giảng viên, người làm công tác văn thư, lưu trữ tại Phân hiệu. Bởi vì, khi họ biết sử dụng, vận hành thành thạo các trang thiết bị về công nghệ thông tin cũng như vận hành thành thạo các chức năng trong phần mềm V. office, thì việc lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ mới được đảm bảo, từ đó cơng tác này sẽ dần đi vào nền nếp. Bên cạnh đó, nếu viên chức, giảng viên có trình độ chun mơn về cơng nghệ thơng tin, có hiểu biết về chương trình phần mềm sẽ dễ dàng kiểm tra, phát hiện được các lỗi, hay những hạn chế của các chức năng trong phần mềm hệ thống. Từ đó, họ có thể đưa ra được các biện pháp để khắc phục, sửa chữa một cách hợp lý.
73