6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
2.3. Thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của các đơn vị trực
2.3.1.1. Xây dựng, ban hành, tổ chức triển khai các văn bản quy định, hướng
định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu
Qua khảo sát thực tế công tác lập hồ sơ công việc tại Phân hiệu kể từ khi thành lập (27/12/2016) tới nay, kết quả cho thấy, kể từ Ban Giám đốc tới
38 trưởng các đơn vị bộ phận, các viên chức giảng viên đã nhận thức được vai trò tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ.
Kết quả khảo sát từ trưởng các đơn vị trong Phân hiệu, tại 11 Phòng, Khoa, Trung tâm, 100% trưởng các đơn vị đều nắm được vai trị của cơng tác lập và nộp lưu hồ sơ. Tuy nhiên, nhận thức về tầm quan trọng của vấn đề này còn chưa thống nhất ở tất cả các bộ phận, hồ sơ ở các đơn vị đã được lập nhưng chưa đầy đủ, chưa hoàn thiện, việc giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng chưa được thực hiện theo chế độ quy định.
Bảng 2.1. Kết quả đánh giá tầm quan trọng của lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
Mức độ đánh giá Kết quả Ghi
chú
Quan trọng Ít quan trọng Bình thường Khơng biết Số lượng %
11 0 0 0 11 100
(Nguồn: Kết quả xử lý số liệu trên phiếu khảo sát)
Hàng năm, khi có văn bản mới của cơ quan có thẩm quyền ban hành (Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 30 năm 2020...), Giám đốc Phân hiệu đều có ý kiến chỉ đạo Phịng Hành chính Quản trị Tổ chức xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện. Đồng thời, văn thư cơ quan cũng gửi bản pdf lên các nhóm chung của Phân hiệu để các đơn vị, bộ phận có liên quan nắm được và tổ chức thực hiện có hiệu quả tại các đơn vị.
Kết quả, kể từ khi thành lập tới nay, Ban Giám đốc đã cử một số nhân sự đi tham gia các lớp tập huấn văn bản mới ban hành, việc cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác văn thư lưu trữ do Phân hiệu tổ chức (có lớp kết hợp với Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh) cũng được thực hiện, nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng cho nhân viên làm công tác này. Trên tổng số 50 viên chức, giảng viên được hỏi đã tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, công tác lập hồ sơ, lập hồ sơ điện tử đã được tổ chức tại Phan hiệu, kết quả cho thấy số lượng viên chức tham gia các lớp này tương đối nhiều, rất đáng khích lệ.
39
Bảng 2.2. Tình hình tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn
STT Nội dung Kết quả Ghi
chú Đã tham gia Chưa tham gia
SL % SL %
1 Lớp tập huấn công tác lập hồ sơ 30 60 20 40 2 Lớp bồi dưỡng công tác văn thư, lưu trữ 35 70 15 30
3 Lớp lập hồ sơ điện tử 43 86 7 14
4 Tập huấn văn bản mới 100 VT
(Nguồn: Kết quả xử lý số liệu trên phiếu khảo sát)
Đồng thời, nhận được sự quan tâm chỉ đạo sát sao, kịp thời từ Ban Giám đốc, năm 2021, Phịng Hành chính Quản trị Tổ chức xây dựng dự thảo, lấy ý kiến và trình ký ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ, kèm theo Quyết định số 449/QĐ-PHHCM ngày 07/12/2021. Đây là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất quy định công tác văn thư lưu trữ tại Phân hiệu, là kim chỉ nam để các phòng ban, bộ phận trong Phân hiệu thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói riêng và thực hiện tốt cơng tác văn thư lưu trữ nói chung.
Tuy nhiên, có thể thấy rằng, mặc dù Phân hiệu đã có Quy chế cơng tác văn thư lưu trữ, nhưng việc triển khai văn bản này trên thực tế cịn chưa có hiệu quả và chưa đồng bộ, thậm chí có những đơn vị hiện nay chưa nắm được nội dung văn bản này. Có 5/11 (45%) đơn vị khi được hỏi trả lời biết rằng Phân hiệu đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, 6/11 (54%) đơn vị không biết hoặc chưa nghe nói, hoặc có biết nhưng chưa được triển khai thực hiện. Hơn nữa, trong một số quy định, những hướng dẫn về mặt nghiệp vụ còn chung chung, chưa cụ thể, nên dẫn đến hệ quả, việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại các Phòng, Khoa Trung tâm chưa thống nhất, chưa thực sự chuẩn so với quy định của nhà nước.
40