6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
2.3. Thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của các đơn vị trực
2.3.2. Thực trạng công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu Trường
hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh
Điều 31 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư quy định:
“Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu
những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào lưu trữ cơ quan”. [2].
2.3.2.1. Xây dựng, ban hành, tổ chức triển khai các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu hướng dẫn về công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu
Theo quy định tại Điều 30, Nghị định 20/NĐ-CP ngày 05/3/2020, thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
“Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình được quyết tốn.
Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công
việc kết thúc” [2].
Theo khảo sát thực tế, công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu hiện nay chưa thực hiện theo quy định, tài liệu chưa được thu theo định kỳ hàng năm.
51 Mặc dù, Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ của Phân hiệu có quy định rõ trách nhiệm, thời hạn, thành phần hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan hàng năm. Tuy nhiên, thực tế khảo sát từ nhóm nghiên cứu cho thấy, các Phòng, Khoa, Trung tâm trong Phân hiệu chưa thực hiện triệt để công tác này.
Việc giao nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ cơ quan được thực hiện khi có Kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, nhưng chủ yếu từ khi thành lập đến nay là thu thập trước khi chỉnh lý khoa học tài liệu, chứ không phải thu theo định kỳ hàng năm theo quy định.
Khi thu thập, bổ sung tài liệu, Phịng Hành chính Quản trị Tổ chức được giao nhiệm vụ xây dựng dự thảo, sau khi văn bản được trình ký và ban hành, gửi tới các Phòng, Khoa, Trung tâm, để các đơn vị chuẩn bị tài liệu có giá trị giao nộp. Ban hành kèm theo Kế hoạch thu thập tài liệu có cả “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” để các đơn vị, bộ phận thống kê hồ sơ giao nộp theo quy định.
Tuy nhiên, việc hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ trước khi giao nộp cũng được thực hiện, do khơng có nhân sự, nhân viên văn thư lưu trữ cơ quan có q nhiều việc sự vụ, nên khơng có thời gian hướng dẫn trực tiếp tại từng đơn vị trong Phân hiệu.
Theo khảo sát, sau khi kế hoạch thu thập tài liệu được ban hành, bộ phận văn thư lưu trữ cơ quan cũng gọi điện, hoặc nhắc việc trong các nhóm, để các đơn vị chủ động chuẩn bị tài liệu giao nộp. Các đơn vị cũng có triển khai việc thực hiện tại đơn vị mình. Tuy nhiên, do khơng có đủ nhân sự và không được hướng dẫn trực tiếp nên việc chuẩn bị hồ sơ giao nộp từ các đơn vị bộ phận thống nhất. Các đơn vị giao nộp tài liệu cũng chưa thống kê các hồ sơ, tài liệu vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo quy định.
Theo thống kê tại báo cáo của Phịng Hành chính Quản trị Tổ chức, khối tài liệu được giao nộp vào lưu trữ tính đến tháng 7/2021 là 86 mét giá, đến tháng 2/2022 thu thêm 153 mét giá tài liệu của Trung tâm Dịch vụ công.
Các hồ sơ tài liệu giao nộp của các đơn vị được phân loại sơ bộ, có đơn vị đã lập hồ sơ nhưng chưa hồn chỉnh, một số được giao nộp trong tình trạng
52 bó gói lộn xộn. Khảo sát từ thực tế một số phòng Khoa, Trung tâm, Trưởng một số đơn vị được hỏi (63.6%) trả lời đã nộp hồ sơ vào lưu trữ, nhưng khi được hỏi nộp theo định kỳ hay nộp trước khi chỉnh lý khoa học tài liệu thì họ trả lời khơng biết. Trường hợp không giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ chiếm tỷ lệ 36.3%, chủ yếu là ở các Khoa, do đã có tài liệu trùng lặp ở các đơn vị khác.
Bảng 2.4. Tình hình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
STT Tình hình giao nộp hồ sơ Kết quả Ghi chú
Số lượng %
1 Đã giao nộp hồ sơ 7 63.6
2 Chưa giao nộp hồ sơ 4 36.3
(Nguồn: Kết quả xử lý số liệu trên phiếu khảo sát)
Những tài liệu các đơn vị giao nộp vào lưu trữ sau đó sẽ được tiến hành chỉnh lý, tổ chức sắp xếp khoa học. Mới nhất là năm 2021, bộ phận lưu trữ cơ quan tiến hành chỉnh lý khoa học tài liệu của các đơn vị trong Phân hiệu giai đoạn từ năm 2017 đến năm 2021, năm 2022 tiếp tục chỉnh lý tài liệu của Trung tâm Dịch vụ công giai đoạn từ 2013 đến 2020.
Như vậy, qua khảo sát thực trạng việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu, nhóm nghiên cứu nhận thấy công tác này đã được tiến hành, nhưng là thực hiện trước khi chỉnh lý khoa học tài liệu chứ chưa thực hiện theo định kỳ hàng năm. Điều này cũng gây ảnh hưởng tới việc bảo vệ, bảo quản và giữ gìn an tồn tài liệu, khó khăn cho việc quản lý tập trung và ảnh hưởng tới việc tra tìm hồ sơ tài liệu khi cần.