6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
1.3. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
1.3.3. Thời hạn giao nộp
Theo Khoản 2, Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc (đối với tất cả các
loại hồ sơ, trừ hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản);
Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình được quyết tốn (đối
28
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu 2.
Như vậy, theo quy định trên hồ sơ, tài liệu hành chính, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, tài liệu văn học nghệ thuật, tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ …đều được giao nộp vào lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc. Riêng đối với tài liệu xây dựng cơ bản được giao nộp vào lưu trữ trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình được quyết tốn.
1.3.4. Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp
Theo quy định, thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan là toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
- Hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với HS của đơn vị chủ trì).
- Những văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong thì chưa nộp lưu, hồ sơ cần tiếp tục nghiên cứu phải làm thủ tục mượn lại theo quy định.
1.3.5. Quy trình, thủ tục nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Để việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đạt hiệu quả cao, khi tiến hành cần thực hiện các cơng việc theo quy trình sau:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu
Lưu trữ cơ quan chịu trách nhiệm xây dựng và ban hành Kế hoạch thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Trong bản Kế hoạch cần ghi rõ thành phần,
29 khối lượng tài liệu giao nộp, thời gian, địa điểm giao nộp để các đơn vị có hồ sơ, tài liệu nộp lưu chủ động chuẩn bị hồ sơ giao nộp theo kế hoạch.
Bước 2: Tiến hành nộp lưu hồ sơ
Đối với các đơn vị, cá nhân nộp tài liệu:
Căn cứ vào Kế hoạch đã ban hành, các đơn vị tập, cá nhân chủ động hoàn thiện việc lập hồ sơ, xác định những hồ sơ có giá trị phải nộp lưu vào lưu trữ và thống kê vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
Đối với những hồ sơ đến hạn nộp lưu nhưng cần giữ lại đơn vị để phục vụ công việc phải được sự đồng ý về thời hạn giao nộp của Thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền.
Đối với lưu trữ cơ quan:
Cán bộ, nhân viên lưu trữ hoặc người được phân công thu tài liệu căn cứ vào Danh mục hồ sơ và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã lập tiến hành kiểm đếm, đối chiếu hồ sơ, tài liệu theo thực tế thực hiện tiếp nhận hồ sơ, tài liệu kèm “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. Những hồ sơ chưa đạt yêu cầu phải đề nghị các đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoàn chỉnh. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung.
Bước 3: Hoàn thành thủ tục giao nộp:
Hai bên tiến hành lập “Biên bản giao nhận tài liệu” ghi rõ thời gian, địa điểm giao nhận, bên giao, bên nhận, tên khối tài liệu giao nộp, thời gian của tài liệu, số lượng tài liệu, tình trạng tài liệu giao nộp.
Biên bản phải được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau. Người giao, người nhận cần ký nhận, ghi rõ họ tên vào 2 văn bản trên.
Bước 4: Báo cáo kết quả thu thập hồ sơ, tài liệu:
Sau mỗi đợt thu thập hồ sơ, tài liệu, cán bộ được giao phục trách phải lập báo cáo kết quả thu thập hồ sơ, tài liệu báo cáo người có thẩm quyền (Chánh văn phịng hoặc Trưởng phịng Hành chính hoặc Thủ trưởng cơ quan) về số lượng, chất lượng hồ sơ được giao nộp, khó khăn, vướng mắc, tồn tại, hạn chế … để có hướng giải quyết.
30
1.3.6. Các yếu tố có ảnh hưởng đến việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại các trường đại học hiện nay tại các trường đại học hiện nay
Theo Khoản 3, Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nêu rõ: “Trong
q trình theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan”. Như vậy, mỗi cá nhân trong các cơ quan nói chung, các trường đại học nói riêng có trách nhiệm phải lập hồ sơ liên quan đến cơng việc mình làm và phải giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Tuy nhiên, nhóm nghiên cứu nhận thấy, có một số yếu tố có ảnh hưởng đến việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại các cơ quan nói chung, các trường đại học nói riêng như sau:
Thứ nhất, hệ thống văn bản hướng dẫn có ảnh hưởng đến việc giao nộp
hồ sơ vào lưu trữ. Bởi vì, nếu các văn bản được xây dựng rõ ràng, có những hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện từng nội dung nghiệp vụ trong giao nộp tài liệu, thì các viên chức, giảng viên nói chung sẽ chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định.
Thứ hai, nhận thức của các cá nhân trong cơ quan nói chung, các trường
đại học nói riêng
Thực tế, ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân rất quan trọng đối với việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Bởi vì, nếu nhận thức được trách nhiệm của mình, mỗi cá nhân, trong quá trình giải quyết các cơng việc có liên quan phải lập hồ sơ về cơng việc mình làm, khi đến thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ họ có nhiệm vụ phải chọn lựa chính xác những hồ sơ có giá trị để giao nộp. Từ đó, góp phần quan trọng nâng cao chất lượng công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Tuy nhiên, nếu không nhận thức được tầm quan trọng của công tác này, cá nhân không quan tâm đến việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, các tài liệu để vương vãi, chất đống bó gói, khơng được giao nộp theo quy định theo thời
31 gian sẽ dẫn tới tình trạng mất mát, thất lạc những tài liệu có giá trị phản ánh chính xác hoạt động của cơ quan.
Thứ ba, cơ sở vật chất có ảnh hưởng khơng nhỏ tới việc giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ tại các cơ quan nói chung, các trường đại học nói riêng
Nhóm nghiên cứu cho rằng, cơ sở vật chất có ảnh hưởng tới kết quả, chất lượng của việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Vì nếu cơ sở vật chất đầy đủ, hiện đại, sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của việc giao nộp hồ sơ thì đó là căn cứ cơ sở để các cơ quan nói chung, các trường đại học nói riêng tổ chức việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo định kỳ hàng năm, đảm bảo đúng quy định.
Tiểu kết Chương 1
Trong Chương 1, nhóm nghiên cứu đã trình bày một cách có hệ thống những kiến thức lý luận có liên quan đến lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Qua đó làm sáng tỏ khái niệm hồ sơ, các loại hồ sơ, vai trò ý nghĩa, tầm quan trọng của hồ sơ và việc lập hồ sơ trong các cơ quan; đồng thời, đã góp phần làm sáng rõ khái niệm giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, trình bày những quy định về việc giao nộp hồ sơ tài liệu, những yêu cầu về thời gian, thành phần hồ sơ, tài liệu cần giao nộp, quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào các lưu trữ cơ quan… Đó cũng chính là căn cứ, cơ sở để nhóm có thể tìm hiểu, so sánh, đối chiếu, phân tích thực trạng cơng tác này tại Phân hiệu, đồng thời, trên cơ sở đó đưa ra những đánh giá, nhận xét và đề xuất những giải pháp phù hợp về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM trong các Chương tiếp theo.
32
Chương 2. THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố HCM
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh (gọi tắt là Phân hiệu TP. Hồ Chí Minh) là đơn vị trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Bộ Nội vụ) được thành lập dựa trên cơ sở cũ là Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh, bằng Quyết định số 5600/QĐ- BGDĐT ngày 27/12/2018 của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Trước đó, ngày 17/10/2012, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Quyết định số 879/QĐ-ĐHNV thành lập Văn phòng đại diện của Trường tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Đến ngày 18/12/2015, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ra Quyết định số 1877/QĐ-BNV về thành lập Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Ngày 14/11/2016, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ra Quyết định số 4035/QĐ- BNV về việc giải thể Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, chuyển giao nguyên trạng cơ sở vật chất, tài chính, giáo viên, người lao động và học viên về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quản lý.
Sau đó, ngày 27/12/2016, Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Quyết định số 2165/QĐ-ĐHNV về việc giao nguyên trạng cơ sở vật chất, tài chính, giáo viên, người lao động, học viên Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương cho Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh quản lý và sử dụng.
Ngày 27/12/2018, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quyết định số 5600/QĐ-BGDĐT về việc thành lập Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà
33 Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh (trên cơ sở kế thừa đội ngũ nhân lực, cơ sở vật chất của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh).
Hiện nay, trụ sở chính của Phân hiệu được đặt tại địa chỉ: Số 181 Lê Đức Thọ, Phường 17, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh (số cũ 17 Lê Đức Thọ, Phường 17, quận Gị Vấp, TPHCM). Ngồi ra, Phân hiệu cịn có Trung tâm Đào tạo bồi dưỡng tại Thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng.
Về sứ mạng: Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố
Hồ Chí Minh mở cơ hội học tập cho mọi người với chất lượng tốt, phục vụ nhu cầu học tập đa dạng với nhiều hình thức đào tạo, đa ngành đáp ứng yêu cầu nguồn nhân lực của ngành nội vụ và cho xã hội trong công cuộc xây dựng, bảo vệ đất nước và hội nhập quốc tế.
Về tầm nhìn: Đến năm 2025, Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh phấn đấu trở thành Trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, đạt tiêu chuẩn tốp đầu của cơ sở đào tạo đại học Việt Nam; đến năm 2030 trở thành Trường đại học có uy tín trong nước, khu vực và quốc tế.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Phân hiệu tại Thành phố Hồ Chí Minh là cơ sở đào tạo, bồi dưỡng thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng đào tạo trình độ đại học, sau đại học; nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ; hợp tác quốc tế và dịch vụ công phục vụ ngành Nội vụ, nền công vụ và yêu cầu của xã hội.
Phân hiệu có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:
- Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền chiến lược, kế hoạch phát triển Phân hiệu và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
- Phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức tuyển sinh, đào tạo nguồn nhân lực các ngành trình độ đại học, sau đại học; thực hiện quy trình cấp chứng chỉ môn học, giấy xác nhận theo quy định;
- Phối hợp các đơn vị liên quan của Trường phát triển chương trình đào tạo, bảo đảm sự liên thơng giữa các chương trình và trình độ đào tạo; tổ chức thực hiện các chương trình, KH, biện pháp giáo dục và quản lý người học;
34 - Tham gia tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục của cơ quan có thẩm quyền;
- Nghiên cứu khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển giao, chuyển nhượng kết quả hoạt động khoa học và cơng nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Phân hiệu;
- Thực hiện tư vấn, dịch vụ về đào tạo, bồi dưõng, khoa học và công nghệ, hợp tác công tư; cung cấp các dịch vụ công phục vụ ngành Nội vụ, nền công vụ và yêu cầu của xã hội phù họp với năng lực của Phân hiệu và quy định của pháp luật;
- Thực hiện hợp tác với các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài trong việc đào tạo và nghiên cứu khoa học theo quy định;
- Thực hiện quy chế dân chủ; xây dựng nếp sống văn hố và mơi trường sư phạm; thực hiện cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Bộ Nội vụ. Tham mưu các quy định, quy chế quản lý nội bộ phù họp quy định pháp luật hiện hành;
- Tiếp nhận, quản lý đội ngũ viên chức, người lao động và thực hiện ký kết hợp đồng thời vụ theo quy định của pháp luật, phân cấp quản lý của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
- Quản lý, sử dụng các nguồn lực tài chính để thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật và phân cấp của Trường; được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, cơ sở vật chất; được vay vốn, được miễn, giảm thuế theo quy định của pháp luật;
- Tham gia xây dựng, góp ý thẩm định các dự án, chính sách, quy hoạch, kế hoạch phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo sự phân công của Hiệu trưởng;
Quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu của Phân hiệu về đội ngũ viên chức, người lao động; các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, hợp tác quốc tế; xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, thư viện và các trang thiết bị
35 phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo;
- Xuất bản và phát hành Nội san Phân hiệu, các ấn phẩm khoa học; phối họp với các đơn vị của Trường biên soạn và phát hành các chương trình, giáo trình, tài liệu phục vụ cơng tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu.