6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
2.3. Thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của các đơn vị trực
2.3.1.3. Kết quả công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu
2.3.1.3.1. Kết quả đạt được
Nghiên cứu thực trạng công tác lập lập hồ sơ công việc tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh, nhóm nghiên cứu nhận thấy:
Ban Giám đốc Phân hiệu tại TPHCM đã có nhận thức đúng đắn về vai trị, tầm quan trọng của cơng tác lập hồ sơ. Chính vì vậy, khi có các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền về công tác văn thư, lưu trữ nói chung, cơng tác lập hồ sơ nói riêng, Ban Giám đốc đã kịp thời có sự chỉ đạo sát
46 sao từ các hình thức tới các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện văn bản. Vì vậy, đã góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của mỗi viên chức, người lao động trong Phân hiệu đối với cơng tác văn thư nói chung, cơng tác lập hồ sơ nói riêng.
Bên cạnh đó, Ban Giám đốc ln có sự chỉ đạo kịp thời Phịng Hành chính - Quản trị - Tổ chức trong việc xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện các nội dung nghiệp vụ liên quan đến cơng tác văn thư lưu trữ, trong đó có cơng tác lập hồ sơ. Việc Phân hiệu xây dựng ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (ban hành kèm theo Quyết định số 449/QĐ-PHHCM) đã phần nào khẳng định sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan tới cơng tác này.
Hình 2. Quyết định ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại Phân hiệu Bên cạnh đó, nhiều lớp tập huấn liên quan đến công tác lập hồ sơ, mới nhất gần đây là các lớp: Hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ trong môi trường mạng và lưu trữ điện tử… đã cho thấy sự quan tâm sát sao từ Ban Giám đốc tới công tác văn thư, lưu trữ nói chung, cơng tác lập hồ sơ nói riêng tại Phân hiệu.
47 Các lớp tập huấn với thành phần tham gia là các viên chức, người lao động trong Phân hiệu đã gần như được phủ sóng đầy đủ các quy định, hướng dẫn của nhà nước về cơng tác lập hồ sơ, trong đó có cả hồ sơ tài liệu điện tử.
Một số đơn vị trong Phân hiệu đã tiến hành lập hồ sơ cơng việc, mặc dù cơng việc này cịn chưa được thực hiện đồng bộ thống nhất so với quy định của nhà nước. Tuy nhiên, nếu được thực hiện thường xuyên, lâu dài, công tác này sẽ dần góp phần rất quan trọng đưa công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu đi vào nền nếp. Việc Phân hiệu tổ chức lập hồ sơ, chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu kể từ khi thành lập tới nay cũng tạo tiền đề tốt, để các đơn vị, bộ phận học hỏi, kế thừa và thực hiện tốt công tác lập hồ sơ trong thời gian tới.
Ngoài ra, nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ tại Phân hiệu là những người có trình độ chun mơn nghiệp vụ, được đào tạo bài bản, thực hiện tương đối tốt các hướng dẫn nghiệp vụ tại Phân hiệu.
2.3.1.3.1. Hạn chế, tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được thì cơng tác lập hồ sơ tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh cũng cịn có những hạn chế như sau:
Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu chưa được quy định rõ trong các văn bản có liên quan, chưa có những quy định cụ thể về khen thưởng hoặc xử lý kỷ luật với những trường hợp không lập hồ sơ và không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
Nhận thức của lãnh đạo Phân hiệu, người làm công tác văn thư lưu trữ về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ là rất tốt, nhưng ở các viên chức chun mơn thì chưa thực sự cao. Thực tế, khi có các lớp tập huấn nhằm nâng cao nhận thức về công tác này, vì nhiều lý do khác nhau, nhiều viên chức không tham gia được. Nhân viên văn thư lưu trữ mặc dù có chun mơn nghiệp vụ, cẩn thận, tỉ mỉ, nhưng do có q nhiều cơng việc sự vụ, nên việc đôn đốc, nhắc nhở các viên chức trong Phân hiệu lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ đúng hạn còn hạn chế.
48 Mặc dù đa số các viên chức, người lao động nhận thức được vai trò tầm quan trọng của lập hồ sơ, một số chủ động trong việc lập hồ sơ về những công việc liên quan, nhưng vẫn cịn có những viên chức cho rằng việc lập hồ sơ là nhiệm vụ của nhân viên văn thư hoặc bộ phận lưu trữ cơ quan. Chính vì vậy, vẫn cịn tình trạng chưa lập hồ sơ cơng việc theo quy định, văn bản tài liệu sau khi giải quyết xong được xếp chất đống bó gói, khi có điều kiện sẽ chuyển giao cho nhân viên văn thư, lưu trữ lập theo quy định.
Mặc dù Phân hiệu đã xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, nhưng theo khảo sát của nhóm nghiên cứu, một số quy định cịn mang tính chung chung, chưa cụ thể. Vì vậy, để có thể thực hiện có hiệu quả nội dung văn bản này cần có các văn bản quy định và hướng dẫn chi tiết việc thực hiện. Phân hiệu cũng cần có những buổi tập huấn quán triệt nội dung cần thực hiện đối với các đối tượng có liên quan, để đảm bảo văn bản này được thực hiện có hiệu quả.
Bên cạnh đó, mặc dù Phân hiệu đã triển khai nhưng hiện tại vẫn chưa ban hành được Danh mục hồ sơ để làm căn cứ, cơ sở cho các đơn vị, bộ phận, cá nhân triển khai công tác này, gây ảnh hưởng không nhỏ đến nền nếp, chất lượng việc lập hồ sơ tại Phân hiệu.
Ngoài ra, từ khi thành lập đến nay, đã có một số đơn vị, bộ phận tiến hành lập hồ sơ cơng việc, nhưng do chưa có những hướng dẫn cụ thể, chi tiết về lập hồ sơ (biên mục bên trong, bên ngoài hồ sơ) nên dẫn tới việc các hồ sơ được lập tại các đơn vị, bộ phận trong Phân hiệu không thống nhất, không theo đúng quy định của cơ quan có thẩm quyền. Các hồ sơ được lập chủ yếu để vào bìa nhựa, khơng đưa vào bìa theo mẫu quy định của TCVN 9251:2012.
Hiện nay, Phân hiệu chưa tiến hành lập hồ sơ điện tử ở tất cả các đơn vị, bộ phận, cá nhân, mặc dù đã có Danh mục hồ sơ, đã được tập huấn và đã cài đặt chương trình phần mềm V. officce.
49