6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
3.2. Các giải pháp cụ thể
3.2.4. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp
và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
Cơ sở vật chất phục vụ công tác lập hồ sơ tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) trong Phân hiệu chủ yếu là bìa hồ sơ, cặp hộp, giá kệ…, đối với tài liệu điện tử là máy vi tính, máy scan tài liệu, chương trình phần mềm, hệ thống internet…
Để đáp ứng yêu cầu và góp phần nâng cao chất lượng cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu TPHCM trong thời gian trước mắt, đối với cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử, Phân hiệu cần quan tâm đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất như: hệ thống internet, máy móc thiết bị hiện đại (máy vi tính, máy in, máy scan tài liệu…), các loại tủ, giá kệ đựng tài liệu, hộp bảo quản, căp ba dây, bìa hồ sơ cần được trang bị đầy đủ, đúng tiêu chuẩn, đúng quy định…
Tất cả các trang thiết bị và đồ dùng văn phòng phẩm nên được đầu tư thường xuyên để đảm bảo tính hiện đại, hợp lý và cố định để dễ bảo quản hồ sơ, tài liệu, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng khi cần thiết.
Tất cả các trang thiết bị và đồ dùng văn phòng phẩm nên được đầu tư thường xuyên để đảm bảo tính hiện đại, hợp lý và cố định để dễ bảo quản hồ sơ, tài liệu, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng khi cần thiết.
Để tổ chức lập hồ sơ công việc theo quy định, tạo thành thói quen đối với từng viên chức, giảng viên, góp phần đưa cơng tác này đi vào nền nếp tại Phân hiệu, nhóm nghiên cứu đề xuất:
Trong kế hoạch công tác hàng năm, Ban Giám đốc nên xác định lập hồ sơ là một nhiệm vụ bắt buộc, các đơn vị cá nhân có liên quan có trách nhiệm phải lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ đúng thời hạn quy định. Nếu các cá nhân có liên quan không thực hiện việc lập hồ sơ thì được coi là khơng hồn thành nhiệm vụ và đây là căn cứ đánh giá xét thi đua khen thưởng hàng tháng và là cơ sở để đánh giá phân loại viên chức hàng năm.