6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
3.1. Cơ sở đề xuất các giải pháp
3.1.1. Cơ sở pháp lý
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một nội dung quan trọng trong công tác văn thư, bởi vì, việc lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nói chung, Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng sắp xếp, quản lý văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống, đồng thời, có thể dễ dàng tra tìm khi cần thiết. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này nên trong thời gian qua, đã có một số văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành quy định về cơng tác này, có thể kể đến một số văn bản như:
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội Khóa XIII, ban hành ngày 11/11/2011;
Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Công văn số 1427/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2020 của Bộ Nội vụ về việc triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Đây là những văn bản có giá trị, trong đó có những quy định cụ thể, mang tính chất chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, giúp các cơ quan thực hiện tốt công tác này, đồng thời, là căn cứ cơ sở để các cơ quan, tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
3.1.2. Cơ sở thực tiễn
Thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của nhà nước về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, đồng thời, nhận thức được vai trò, tầm
62 quan trọng của công tác này, ngày 06/12/2021 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ban hành Quy chế công tác văn thư lưu kèm theo Quyết định 2339/QĐ- ĐHNV.
Kể từ khi thành lập (2017) đến nay, trong hoạt động của mình, Phân hiệu cũng đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu lớn, có giá trị, phản ánh một cách khách quan, trung thực mọi hoạt động của Phân hiệu. Để lưu trữ những tài liệu có giá trị, làm căn cứ cơ sở nghiên cứu, giải quyết công việc trước mắt và lâu dài, Phân hiệu cũng đã tổ chức triển khai các văn bản hướng dẫn chỉ đạo, hướng dẫn của nhà nước về lập hồ sơ, đồng thời, ngày 07/12/2021, Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh đã xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 449/QĐ-PHHCM, làm căn cứ cơ sở để các đơn vị trong Phân hiệu thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nói chung và thực hiện công tác lập hồ sơ và thực hiện việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nói riêng.
Tuy nhiên, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan kể từ khi thành lập Phân hiệu đến nay vẫn chưa thực sự đi vào nền nếp, mặc dù đã có đơn vị lập hồ sơ, nhưng việc này được thực hiện chưa đồng bộ, chưa thống nhất tại tất cả các đơn vị, việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cũng chưa được thực hiện nghiêm túc. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác này, thời gian tới, lãnh đạo, viên chức và giảng viên, người làm công tác văn thư cần phải có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định, nhằm góp phần đưa cơng tác văn thư của cơ quan đi vào nền nếp và hoạt động có hiệu quả.