6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
2.3. Thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của các đơn vị trực
2.3.2.2. Quy trình và thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu
Tại Điều 35, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ được ban hành theo Quyết định 449/QĐ-PHHCM của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh đã có quy định rõ ràng thủ tục nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đối với hồ sơ giấy và hồ sơ tài liệu điện tử.
53 Như đã trình bày, khi khảo sát thực tế cơng tác này tại Phân hiệu, nhóm nghiên cứu nhận thấy, việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa tiến hành theo định kỳ, công việc này được tiến hành khi cơ quan thực hiện việc chỉnh lý tài liệu. Quy trình thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan trước khi chỉnh lý được thực hiện như sau:
- Bước 1. Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu
Bộ phận văn thư lưu trữ tại Phân hiệu chịu trách nhiệm xây dựng dự thảo Kế hoạch thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Trong bản Kế hoạch nêu rõ mục đích, yêu cầu, thành phần hồ sơ các đơn vị phải giao nộp, thời gian, địa điểm giao nộp. Đi kèm theo bản Kế hoạch có cả “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” được xây dựng theo mẫu quy định.
Bản Kế hoạch kèm “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” sau khi được người có thẩm quyền ký, sẽ được hồn thiện thủ tục và được văn thư cơ quan chuyển tới các Phòng, Khoa, Trung tâm trong Phân hiệu, đồng thời, gửi lên nhóm quản lý trong Zalo để trưởng các đơn vị nắm được nội dung văn bản và chỉ đạo kịp thời tại đơn vị mình, từ đó, các đơn vị có hồ sơ nộp lưu chủ động chuẩn bị hồ sơ giao nộp theo kế hoạch.
Khảo sát thực tế từ trưởng/phó các đơn vị và thư ký các Khoa (15/17), có trên 90% ý kiến cho rằng có nhận được kế hoạch thu thập hồ sơ từ bộ phận văn thư lưu trữ cơ quan, lãnh đạo các đơn vị cũng hiểu được sự cần thiết phải giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ.
Bên cạnh đó, cũng có một vài ý kiến rất nhỏ về việc có nhận được kế hoạch thu thập, có thấy đăng trên nhóm, nhưng khơng thực sự quan tâm lắm vì cho rằng đó là nhiệm vụ của văn thư lưu trữ cơ quan chứ không phải của đơn vị mình.
- Bước 2: Các đơn vị tiến hành nộp lưu hồ sơ
Căn cứ vào Kế hoạch đã ban hành, các đơn vị, bộ phận, cá nhân chủ động hoàn thiện việc lập hồ sơ, xác định những hồ sơ có giá trị phải nộp lưu vào lưu trữ và thống kê vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, công tác này tại Phân hiệu được thực hiện chưa triệt để, do có đơn
54 vị bộ phận khơng tiến hành lập hồ sơ, có đơn vị lập những chưa đáp ứng hết yêu cầu về lập hồ sơ, có đơn vị giao nộp trong tình trạng rời lẻ.
Có thể kể đến một số đơn vị chuẩn bị tương đối nghiêm túc để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ như: Trung tâm Dịch vụ cơng, Phịng Kế hoạch Tài chính, Phòng Quản lý đào tạo và Cơng tác sinh viên… Nhưng bên cạnh đó, khảo sát tại các Khoa, có 4/4 giáo vụ khoa được hỏi trả lời rằng việc lập hồ sơ tại đơn vị chưa được tiến hành, hoặc nếu có thì việc lập hồ sơ ngun tắc là chủ yếu, hồ sơ cơng việc nếu có lập thì mục đích chính cũng là để tham khảo giải quyết cơng việc tại đơn vị, vì tài liệu đưa vào hồ sơ cơng việc chủ yếu là bản sao nên khơng có giá trị lưu trữ. Hồ sơ nếu có lập cũng chỉ được lập sơ bộ, có ghi tiêu đề ngắn gọn và đưa vào bìa sơ mi nhựa, chứ khơng được biên mục và sử dụng bìa hồ sơ theo mẫu quy định.
Khi giao nộp vào lưu trữ, hồ sơ giao nộp chưa đáp ứng hết yêu cầu của hồ sơ, các đơn vị cũng không thống kê bài bản vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”, mặc dù có mẫu kèm theo Kế hoạch thu thập, nên cũng gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ khi tiếp nhận.
Với những hồ sơ đến hạn nộp lưu nhưng cần giữ lại các đơn vị để phục vụ cơng việc, các đơn vị tự có trách nhiệm giữ lại, khơng có danh mục giữ lại theo quy định.
Khi giao nộp tài liệu, các đơn vị chuẩn bị sẵn sàng tài liệu, viên chức được phân công thu tài liệu căn cứ vào Danh mục hồ sơ và “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” để tiến hành kiểm đếm, đối chiếu hồ sơ, tài liệu theo thực tế. Tuy nhiên, kể cả với những hồ sơ đạt hay chưa đạt yêu cầu thì vẫn được bộ phận lưu trữ tiếp nhận để bổ sung vào lưu trữ cơ quan, do sau đó Phân hiệu sẽ tiến hành chỉnh lý khoa học tài liệu. Trường hợp khi nhận hồ sơ và chỉnh lý, lưu trữ phát hiện thấy thiếu tài liệu thì có yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung.
- Bước 3: Hoàn thành thủ tục giao nộp
Khi nhận tài hồ sơ, liệu giao nộp từ các đơn vị, bộ phận trong Phân hiệu, lưu trữ cơ quan đã tiến hành lập “Biên bản giao nhận tài liệu” theo đúng mẫu quy định.
55 Biên bản giao nhận tài liệu có ghi rõ thời gian, địa điểm giao nhận, bên giao, bên nhận tài liệu, tên khối tài liệu giao nộp, thời gian của tài liệu, số lượng tài liệu, tình trạng tài liệu giao nộp.
Biên bản sau đó được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau. Bên giao là đại diện các đơn vị có tài liệu, bên nhận là lưu trữ cơ quan có ký nhận, ghi rõ họ tên vào các văn bản trên.
- Bước 4: Báo cáo kết quả thu thập hồ sơ, tài liệu
Theo quy định, sau khi thu thập hồ sơ, tài liệu bổ sung vào lưu trữ, viên chức được giao phụ trách phải lập báo cáo kết quả thu thập hồ sơ, tài liệu báo cáo người có thẩm quyền (Trưởng phịng Hành chính và Ban Giám đốc) về số lượng, chất lượng hồ sơ được giao nộp, khó khăn, vướng mắc, tồn tại, hạn chế … để tiếp tục đề xuất kế hoạch chỉnh lý khoa học tài liệu, hoặc tiếp tục bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ cơ quan.
Tại Phân hiệu, việc báo cáo kết quả thực hiện được Phịng Hành chính Quản trị Tổ chức thực hiện theo đúng quy định, sau khi xây dựng hồn thiện, trình ký, làm thủ tục phát hành, văn bản sẽ được gửi cho các đơn vị có liên quan, đồng thời được báo cáo sơ bộ trong các cuộc họp giao ban để Ban Giám đốc và trưởng phó các đơn vị nắm được kết quả thực hiện, trên cơ sở đó nâng cao hơn nữa nhận thức và trách nhiệm của mình đối với cơng tác giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.
Qua khảo sát công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, Phân hiệu tại TPHCM chưa thực hiện công tác giao nộp hồ sơ tài liệu điện tử, dù đã có các lớp tập huấn và có chương trình phần mềm quản lý V. office.
56 Hình 3. Mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu TPHCM