6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
3.2. Các giải pháp cụ thể
3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức, giảng viên về công tác lập
công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
Điều 31, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định:
“Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập
hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan’’.
63
“Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu
những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào lưu trữ cơ quan”. [2].
Như vậy, có thể khẳng định, lãnh đạo cơ quan, cá nhân mỗi viên chức, giảng viên có vai trị rất quan trọng đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại các cơ quan nói chung, Phân hiệu Trường Đại học Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng. Chính vì vậy, nếu mỗi người có nhận thức đúng đắn về vai trị, tầm quan trọng của cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ thì bản thân họ sẽ có ý thức trách nhiệm hơn trong việc lập hồ sơ ngay từ khi giải quyết công việc, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cho các hồ sơ được lập.
Để góp phần nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức, giảng viên về vai trị của cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, nhóm nghiên cứu cho rằng, Phân hiệu cần đẩy mạnh cơng tác tun truyền, có thể thông qua các buổi sinh hoạt chuyên đề, các buổi tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo các đơn vị, viên chức, giảng viên, giúp họ nhận thức được vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của hồ sơ, tài liệu đối với mọi mặt của đời sống xã hội, cũng như đối với hoạt động của cơ quan. Từ đó, góp phần nâng cao nhận thức của mọi người về vai trò của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Một số văn bản cần được giới thiệu, tuyên truyền như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư; Thông tư số 09/2011/TT-BNVngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 449/QĐ-PHHCM ngày 07/12/2021 của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh và các quy định hiện hành của nhà nước …
64
3.2.2. Xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
Khảo sát thực tế tại Phân hiệu đã cho thấy, cơ quan đã xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2021, văn bản này là căn cứ, cơ sở pháp lý quan trọng để các đơn vị, bộ phận và cá nhân trong cơ quan tiến hành lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
Bên cạnh đó, Ban Giám đốc Phân hiệu đã có sự phân cơng, chỉ đạo Phịng Hành chính Quản trị Tổ chức xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ để ban hành theo quy định. Nếu được xây dựng và sớm triển khai ban hành, các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong cơ quan cũng có căn cứ, cơ cở để thực hiện tốt hơn công tác lâp hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ so với hiện nay.
Nhóm nghiên cứu cho rằng, bên cạnh những văn bản đã xây dựng và ban hành, cũng như các văn bản cơ quan cơ quan sẽ tiến hành hoàn thiện, ban hành trong thời gian tới, Phân hiệu cần có những hướng dẫn chi tiết về mặt nghiệp vụ liên quan đến lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, để các Phòng, Khoa, Trung tâm, cá nhân trong Phân hiệu có cơ sở thực hiện các khâu nghiệp vụ chuẩn xác, thống nhất so với quy định của nhà nước.
Nhóm tác giả đề xuất cụ thể như sau:
* ĐỐI VỚI DANH MỤC HỒ SƠ:
Khi lập Danh mục hồ sơ, Phịng Hành chính Quản trị Tổ chức là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc dự thảo, trong đó, bộ phận văn thư lưu trữ sẽ xây dựng khung đề mục và dự kiến các tiêu đề hồ sơ mà các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong cơ quan phải lập, sau đó, bản dự thảo sẽ được gửi cho các trưởng đơn vị (Phòng, Khoa, Trung tâm) xem và góp ý. Trưởng các đơn vị trong Phân hiệu tùy thuộc vào tình hình thực tế tại đơn vị mình để gửi bản dự thảo cho các viên chức chun mơn góp ý. Sau khi các đơn vị đóng góp ý kiến và chuyển lại, nhân viên văn thư, lưu trữ có trách nhiệm chỉnh sửa, bổ sung và hồn thiện cho các tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải phản ánh khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc. Danh mục hồ sơ sau đó sẽ được
65 tổng hợp ý kiến và gửi lại cho Phịng Hành chính Quản trị Tổ chức hồn thiện dự thảo và trình Giám đốc Phân hiệu ký ban hành. Văn bản sau đó sẽ được gửi về các đơn vị, làm căn cứ lập hồ sơ công việc tại các đơn vị.
Theo đề xuất của nhóm tác giả, để Danh mục hồ sơ được xây dựng đảm bảo tính thống nhất, đúng với quy định, các nội dung công việc cần chú ý như sau:
- Thứ nhất, đối với việc xây dựng Khung đề mục hồ sơ:
Khung đề mục hồ sơ nên thiết kế và xây dựng theo cơ cấu tổ chức của Phân hiệu, để dễ dàng trong việc xác định các đề mục lớn, nhỏ và các tiêu đề hồ sơ do các đơn vị, bộ phận sản sinh ra trong q trình hoạt động.
Ví dụ:
I. BAN GIÁM ĐỐC
II. PHỊNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ TỔ CHỨC
III. PHỊNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO VÀ CƠNG TÁC SINH VIÊN
…
- Thứ hai, xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ, tên đơn vị hoặc người lập hồ sơ tại các đề mục nhỏ.
+ Xác định các hồ sơ cần lập:
Muốn xác định các hồ sơ cần lập chuẩn xác, phù hợp với tình hình thực tế, cần căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được giao cho từng đơn vị, bộ phận, cá nhân. Khi xác định tiêu đề hồ sơ chú ý cách dùng thuật ngữ hồ sơ, hoặc tập tài liệu. Các tiêu đề phải được xác định chính xác, phù hợp với thực tế cơng việc được giao tại các bộ phận, cá nhân.
Ví dụ:
II. PHỊNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ TỔ CHỨC 1. Hành chính
- Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của nhà nước về cơng tác hành chính - Tập Kế hoạch, Báo cáo cơng tác hành chính
…
2. Quản trị 3. Tổ chức
66
+ Dự kiến tiêu đề hồ sơ:
Các tiêu đề hồ sơ được dự kiến trong Danh mục cũng phải phù hợp, thống nhất, đúng với quy định hiện hành và phù hợp với tình hình hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của Phân hiệu.
Khi viết tiêu đề hồ sơ, nên có hướng dẫn cách viết để đảm bảo sự thống nhất, vì một tiêu đề hồ sơ được kết hợp ít nhất từ 3 đặc trưng trở lên, nhưng nếu các yếu tố được sắp xếp không thống nhất, cũng gây ra sự lộn xộn giữa các hồ sơ được lập.
Nhóm nghiên cứu đề xuất cách viết một số tiêu đề hồ sơ cụ thể, Phân hiệu có thể tham khảo như sau:
* Đối với các tập lưu văn bản đi, có thể kết hợp tên loại văn bản - thời
gian - tác giả.
Ví dụ:
- Tập lưu văn bản đi năm 2023 của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM
- Tập lưu Quyết định năm 2023 của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM
* Đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chun đề, có thể kết hợp tên loại văn bản - nội dung - tác giả - thời gian.
Ví dụ:
- Tập kế hoạch, báo cáo về công tác quy hoạch cán bộ của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM, năm 2023
- Tập Kế hoạch, Bác cáo cơng tác tài chính của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM, năm 2023
* Đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo, có thể kết hợp vấn đề - thời gian - tác giả hoặc có thể kết hợp nội dung - địa điểm - tác giả - thời gian.
Ví dụ:
- Hồ sơ tổ chức hội nghị sơ kết công tác 6 tháng đầu năm 2023 của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM
67 - Hồ sơ tổ chức Tọa đàm “Phát triển ngành đào tạo trình độ đại học của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại khu vực Nam Bộ giai đoạn 2022 – 2027” của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM, năm 2022.
* Đối với các hồ sơ vụ việc, vấn đề cụ thể, hồn chỉnh có thể kết hợp vấn
đề - tác giả - thời gian:
Ví dụ:
- Hồ sơ xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM, năm 2023
- Hồ sơ nâng lương cho viên chức, người lao động của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM, năm 2023
+ Xác định tên đơn vị, bộ phận lập hồ sơ:
Muốn xác định tên đơn vị, bộ phận lập hồ sơ cần căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, văn bản phân công nhiệm vụ cho các đơn vị, cá nhân để xác định cho chính xác.
Ví dụ:
- Tập lưu văn bản đi năm 2023 của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM – do nhân viên văn thư lập (Chị Mai)
- Tập lưu Quyết định năm 2023 của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM – do nhân viên văn thư lập (Chị Mai)
- Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ:
Việc dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ có thể căn cứ vào Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của cơ quan; dựa vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu được sử dụng để chỉnh lý tài liệu các đợt vừa qua tại Phân hiệu để xác định giá trị từng loại hồ sơ cho phù hợp.
- Sắp xếp, đánh số và ký hiệu hồ sơ:
Các hồ sơ sau khi đã được dự kiến tiêu đề, thời hạn bảo quản thì được sắp xếp theo một trật tự nhất định, logic, kèm theo việc ghi số, ký hiệu phù hợp với quy định hiện hành và thực tế tại cơ quan.
68
01/HCQTTC 02/HCQTTC
…
Bản Danh mục hồ sơ bao gồm các hồ sơ được dự kiến lập trong một năm văn thư, vì vậy, khi có cơng việc phát sinh trong thực tế sau này, các Phòng, Khoa, Trung tâm của Phân hiệu có trách nhiệm mở các hồ sơ mới và bổ sung tiêu đề hồ sơ vào Danh mục.
* ĐỐI VỚI LẬP HỒ SƠ:
Theo nhóm nghiên cứu, mặc dù thời gian qua, có một số đơn vị của Phân hiệu đã tiến hành lập hồ sơ, có đơn vị chưa lập, nhưng các hồ sơ chưa đáp ứng hết các yêu cầu của lập hồ sơ, do mới chỉ được phân loại sơ bộ, hoạc chưa được biên mục theo quy định. Vì vậy, khi xây dựng bảng hướng dẫn lập hồ sơ công việc, bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan cần xây dựng những hướng dẫn cụ thể để các đơn vị dễ dàng chủ động trong việc lập hồ sơ công việc. Trong hướng dẫn cần nêu rõ phương pháp thực hiện việc biên mục bên trong và biên mục bên ngoài hồ sơ, cụ thể:
Biên mục bên trong hồ sơ, bao gồm các công việc:
- Sắp xếp thứ tự văn bản:
Phần này cần chỉ rõ các cách sắp xếp thức tự văn bản trong hồ sơ, có ví dụ minh họa để các đơn vị, cá nhân dễ dàng áp dụng thực hiện. Có một số cách sắp xếp thứ tự văn bản trong hồ sơ hình thành trong hoạt động của Phân hiệu, có thể tham khảo như sau:
Sắp xếp theo trình tự phát sinh, phát triển và kết thúc của công việc: Cách
này thường áp dụng để sắp xếp văn bản trong hồ sơ một sự việc… cụ thể và hoàn chỉnh.
Sắp xếp văn bản theo thứ tự thời gian của văn bản: Cách này thường áp
dụng để sắp xếp văn bản trong hồ sơ được lập theo đặc trưng “vấn đề” đặc trưng “cơ quan giao dịch” hoặc đặc trưng “tên gọi”.
Sắp xếp theo vần chữ cái (a, b, c…): Cách này thường áp dụng để sắp
69
Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản: Cách này thường áp dụng để sắp
xếp các tập lưu văn bản đi. - Đánh số tờ:
Đánh số tờ là ghi số thứ tự cho từng tờ văn bản trong hồ sơ.
Công việc này thật ra rất đơn giản, nhưng do trước nay, việc đánh số tờ cho các văn bản, tài liệu trong hồ sơ tại các đơn vị, bộ phận của Phân hiệu chưa được thực hiện, nên cũng cần có những hướng dẫn chi tiết và đặt ra yêu cầu bắt buộc phải thực hiện đối với tất cả các hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên.
Vì vậy, nhóm tác giả đề xuất, phần này trong văn bản hướng dẫn cần nêu rõ những yêu cầu của việc đánh số tờ (rõ ràng, chính xác); mỗi tờ văn bản được ghi một số bằng chữ số Ả rập (1, 2, 3…) vào góc phải, phía trên của tờ văn bản.
Yêu cầu phải đánh số tờ cho tất cả các hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên.
- Viết Mục lục văn bản:
Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản có trong mơt đơn vị bảo quản (hồ sơ) theo mẫu in sẵn ngay trên trang bìa của hồ sơ.
Mục lục văn bản chỉ lập cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Phần này trong văn bản hướng dẫn nên nêu rõ cách viết (cần viết đầy đủ, rõ ràng, chính xác khơng viết tắt những từ, cụm từ khơng thơng dụng…).
- Viết bìa hồ sơ:
Phần này cần hướng dẫn cách ghi từng thông tin trên tờ bìa hồ sơ để đảm bảo tính thống nhất giữa các đơn vị, cá nhân khi lập hồ sơ, tránh tình trạng mỗi người viết theo một cách khác nhau. Cụ thể:
* Ba dòng trên cùng:
Ở dòng thứ hai, thứ ba, ghi tên cơ quan, tên đơn vị lập hồ sơ: - Nếu là hồ sơ do Phịng Quản lý đào tạo và CTSV lập, thì ghi là:
PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ TẠI TP. HCM PHỊNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO VÀ CƠNG TÁC SINH VIÊN
70 - Nếu là hồ sơ do Khoa Quản trị văn phịng và Lưu trữ lập, thì ghi là:
PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ TẠI TP. HCM KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ
* Tiêu đề hồ sơ:
Các tiêu đề hồ sơ nên được quy định cụ thể (viết hoặc đánh máy, in và dán thơng tin lên bìa), rõ ràng, chính xác, đầy đủ thơng tin theo quy định, không viết tắt những từ khơng thơng dụng.
Ví dụ:
- Hồ sơ nâng lương cho viên chức, người lao động của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM, năm 2023
PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ TẠI TPHCM
PHỊNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ TỔ CHỨC
Mã hồ sơ:
HỒ SƠ
Nâng lương cho viên chức, người lao động của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TPHCM,