6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
2.3. Thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của các đơn vị trực
2.3.2.3. Kết quả giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu
2.3.2.3.1. Kết quả đạt được
Nghiên cứu thực trạng công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh, nhóm nghiên cứu ghi nhận:
Ban Giám đốc Phân hiệu tại TPHCM đã có nhận thức đúng đắn về vai trị, tầm quan trọng của cơng tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Chính vì vậy, đã có sự chỉ đạo kịp thời, sát sao việc triển khai thực hiện các văn bản mang tính chất chỉ đạo, hướng dẫn.
Cho đến nay, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Phân hiệu đã được thu thập, giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định, khơng cịn diễn ra tình trạng cịn tài liệu nằm rải rác tại các đơn vị, bộ phận, cá nhân. Đã có hơn 200 mét giá tài liệu, kể từ sau khi thành lập (2017) tới nay được giao nộp vào lưu trữ để thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo, nhằm phục vụ tốt nhất cho
57 nhu cầu quản lý, khai thác sử dụng trước mắt và lâu dài. Hiện nay, khối tài liệu này đã được tiến hành chỉnh lý và sắp xếp khoa học theo quy định.
Trong quá trình thu thập tài liệu, bộ phận lưu trữ Phân hiệu đã thực hiện việc xây dựng, ban hành các văn bản liên quan đúng với quy định của nhà nước. Việc phổ biến các văn bản tới các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong cơ quan cũng được quan tâm đúng mực, thể hiện sự chuyên nghiệp và rất nghiêm túc đối với công tác này.
Quy trình giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Phân hiệu cũng được thực hiện tương đối chính xác so với quy định của nhà nước. Các công việc được xây dựng và tiến hành theo trình tự thống nhất từ việc xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu, hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị tiến hành nộp lưu hồ sơ, hoàn thành thủ tục giao nộp và báo cáo kết quả sau khi thu thập hồ sơ, tài liệu. Điều đó thể hiện sự chuyên nghiệp, chủ động của bộ phận lưu trữ cơ quan, cũng là cơ sở để họ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, đồng thời, cũng giúp các đơn vị, bộ phận, cá nhân khẳng định được vai trị, trách nhiệm của mình đối với việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.
58
2.3.2.3.2. Hạn chế, tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được của công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, nhóm nghiên cứu cũng chỉ ra một số những hạn chế nhất định của cơng tác này. Đó là:
Mặc dù, trong thời gian qua, mà cụ thể là trong năm 2021, 2022, cơ quan đã rất quan tâm và quyết liệt thực hiện việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, nhưng công việc này cũng chưa được thực hiện theo định kỳ hàng năm mà đây là việc bổ sung tài liệu trước khi chỉnh lý. Nếu công việc này được tiến hành theo định kỳ, sẽ góp phần rất quan trọng đưa cơng tác văn thư nói chung, cơng tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói riêng đi vào nền nếp.
Hiện Phân hiệu đã có Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ, trong đó có quy định rất rõ ràng, cụ thể về thời gian, thành phần và thủ tục giao nộp, nhưng khi triển khai trên thực tế, các đơn vị, bộ phận cá nhân chưa chủ động chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp theo quy định.
Các đơn vị, bộ phận cá nhân trong Phân hiệu có khi có, hoặc chưa có chun mơn lập hồ sơ, nên việc chuẩn bị các hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cũng chưa đáp ứng được yêu cầu, khiến khi đưa hồ sơ vào lưu trữ, bộ phận lưu trữ phải làm lại (hoặc thuê mướn dịch vụ hỗ trợ).
Các nội dung công việc trong quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu cũng được xây dựng rõ ràng, cụ thể, nhưng khi triển khai cũng có sự khơng thống nhất. Có nhưng đơn vị cịn chậm muộn trong việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, dẫn đến việc phải chờ đợi thu đủ, thu đúng mới có thể triển khai các khâu nghiệp vụ tiếp theo.
Ngồi ra, cũng giống như cơng tác lập hồ sơ điện tử, việc giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ tại Phân hiệu TPHCM chưa thực hiện được. Điều này sẽ gây khó khăn nhất định cho cơng tác quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ tài liệu điện tử trong hiện tại.
59