6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
2.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Phân
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố HCM
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh là một trong hai phân hiệu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh, Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Quảng Nam).
Kế thừa bề dày kinh nghiệm 50 năm hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Phân hiệu tại Thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng và cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội vụ và cho toàn xã hội, mà chủ yếu là khu vực phía Nam, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Trong quá trình hoạt động, căn cứ vào thẩm quyền và nhiệm vụ được giao, Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh cũng đã sản sinh ra một lượng tài liệu tương đối lớn, vô cùng phong phú và đa dạng về thành phần và nội dung tài liệu.
Theo khảo sát của nhóm nghiên cứu, về cơ bản, tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh là những tài liệu có nội dung phản ánh chính xác chức năng
37 nhiệm vụ của Phân hiệu, chủ yếu là: tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng các lớp (tuyển sinh, tổ chức giảng dạy và học tập, thi tốt nghiệp, khai giảng, bế giảng các lớp…), tài liệu về hành chính tổ chức (tuyển dụng, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật…), tài liệu tài chính kế tốn (thu, chi học phí, học bổng, lương…), tài liệu về quản trị đời sống (xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm, trang bị cơ sở vật chất…)
Về thành phần tài liệu tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh cũng tương đối đầy đủ các loại hình tài liệu, cụ thể có những loại tài liệu chủ yếu: Tài liệu hành chính (tài liệu giấy), tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ (các bản vẽ, bản thiết kế thi công các khu làm việc, lớp học…), tài liệu nghe nhìn chiếm số lượng không nhiều (chủ yếu là ảnh chụp tại các sự kiện (khai giảng năm học mới, 20/11 và một số hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao và một số hoạt động khác…), tài liệu điện tử (hình thành trong mơi trường mạng) với số lượng không nhiều.
Với thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động tại Phân hiệu hiện nay, thì việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là việc làm cần phải được quan tâm và tiến hành một cách triệt để. Bởi vì, có như vậy, Phân hiệu mới có thể lưu giữ một cách đầy đủ nhất những tài liệu phản ánh lịch sử hình thành và phát triển, những hoạt động chủ yếu qua các giai đoạn khác nhau, đồng thời, góp phần đưa công tác văn thư của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.