(Luận văn thạc sĩ) lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan trung ương hội liên hiệp phụ nữ việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NÔNG THỊ ÁNH PHƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học Hà Nội-2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NÔNG THỊ ÁNH PHƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Lệ Nhung \ Hà Nội-2013 MỤC LỤC Trang Mở đầu 03 Nội dung Chƣơng 1: Khái quát chức năng, nhiệm vụ vị trí, vai trị cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan Trung ƣơng Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam 11 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức thành phần, nội dung tài liệu hình thành trình hoạt động Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam 11 1.2 Vị trí, vai trị công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam 21 Chƣơng 2: Tình hình cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan Trung ƣơng Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam 30 2.1 Quy định Đảng Nhà nước công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành 30 2.2 Tình hình cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam 2.3 Nhận xét chung 38 52 Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan Trung ƣơng Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam 60 3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán vai trò, tầm quan trọng trách nhiệm phải lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 60 3.2 Xây dựng ban hành văn hướng dẫn công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 63 3.3 Xây dựng danh mục hồ sơ 66 3.4 Phát huy vai trò Văn phòng cán văn thư, lưu trữ công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 68 3.5 Tổ chức kiểm tra sơ kết, tổng kết việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 71 Kết luận 74 Danh mục tài liệu tham khảo 76 Tài liệu phụ lục MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa luận văn Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam tổ chức trị - xã hội, tập hợp rộng rãi tầng lớp phụ nữ Việt Nam, thành viên Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Hội tham gia tích cực hoạt động hồ bình, đồn kết hữu nghị dân tộc tiến xã hội tồn giới Ngày 20-10-1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Chỉ thị thành lập Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam (kế tục nghiệp tổ chức Hội trước Hội phụ nữ giải phóng, Hội phụ nữ phản đế, ) Trong trình hoạt động, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam hình thành khối lượng tài liệu lớn Tài liệu phản ánh cách chân thực vai trị, nhiệm vụ đóng góp to lớn Trung ương Hội đấu tranh giành độc lập dân tộc, xây dựng chủ nghĩa xã hội nghiệp đổi mới, phát triển kinh tế đất nước Nhận thức rõ tầm quan trọng tài liệu, trình hoạt động, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam quan tâm đến việc tổ chức quản lý an toàn khai thác sử dụng tài liệu có hiệu Tuy nhiên, việc quản lý tài liệu nhiều hạn chế, công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành chưa thực nề nếp, chưa xây dựng công cụ để quản lý tài liệu cách khoa học, hầu hết tài liệu chưa lập hồ sơ, xác định giá trị kịp thời từ khâu giải công việc hàng ngày Do vậy, công tác làm hạn chế việc phát huy giá trị tài liệu hoạt động đạo, điều hành lãnh đạo, giải công việc cán bộ, chuyên viên việc nghiên cứu, tìm hiểu vai trị, lịch sử hình thành phát triển Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Thực tốt việc lập hồ sơ từ giai đoạn văn thư khắc phục tình trạng tài liệu tập trung vào lưu trữ quan theo đống, bó, gói; tài liệu có giá trị hết giá trị lưu giữ lẫn lộn Trung ương Hội Do đó, để tăng cường hiệu quả, nâng cao chất lượng, hiệu suất công tác cán bộ, đồng thời giúp cho hoạt động quản lý văn chặt chẽ, khoa học việc tìm hiểu đưa giải pháp lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam cần thiết Từ lý trên, với khả nghiên cứu thân, chọn đề tài "Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam" làm đề tài cho luận văn cao học chuyên ngành lưu trữ Thực đề tài này, mong muốn hiểu rõ thực trạng lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, từ đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Qua đó, giúp cho lãnh đạo, cán bộ, công chức Trung ương Hội nhận thức tầm quan trọng, vai trò, ý nghĩa việc lập hồ sơ hoạt động cá nhân đưa công tác quan vào nề nếp Mục tiêu luận văn Trên sở nghiên cứu vận dụng sở lý luận thực tiễn lập hồ sơ hành, đề tài thực nhằm đưa hai mục tiêu: - Khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam - Từ thực trạng đó, chúng tơi đề xuất với lãnh đạo quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: Để thực mục tiêu đặt ra, đối tượng tiếp cận, nghiên cứu đề tài là: - Thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu hình thành trình hoạt động Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam - Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam - Các giải pháp để nâng cao chất lượng lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam * Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung tìm hiểu cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ khối tài liệu hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam (Đại hội, Ban Chấp hành Trung ương Hội ban tham mưu giúp việc khu vực phía Bắc) giai đoạn từ năm 2001 đến Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành nói chung; - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, thành phần, nội dung tài liệu Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam - Thực trạng lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; - Đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Lịch sử nghiên cứu vấn đề Ở nước ngoài: Những vấn đề liên quan đến lập hồ sơ hành nghiên cứu nhà lưu trữ học, nhà nghiên cứu nhiều nước giới, như: Liên Xô, văn đạo nghiệp vụ "Chế độ văn thư Nhà nước thống nhất" năm 1974 quy định cụ thể trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân việc lập hồ sơ công việc có liên quan đến văn bản, giấy tờ thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân phải giải quyết; đồng thời quy định cụ thể thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu giải xong vào lưu trữ hành quan Ở Trung Quốc, việc nghiên cứu lý luận, thực tiễn lập hồ sơ nhà khoa học đề cập giáo trình "Văn thư học" giảng dạy cấp đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp… Ở nước: Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ quy định số văn Nhà nước, Chính phủ, Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Trong hệ thống quan Đảng, công tác lập hồ sơ đề cập ngắn gọn số văn bản, Quy định số 210-QĐ/TW ngày 06/3/2009 Văn phịng Trung ương Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Hướng dẫn số 22HD/VPTW/nb ngày 22-11-2009 Văn phòng Trung ương Đảng lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức đảng cấp Những văn mang tính pháp quy, đạo tạo sở cho việc nghiên cứu thực công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành quan, tổ chức thống nề nếp Vấn đề lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhiều nhà khoa học lưu trữ quan tâm nghiên cứu, PGS Vương Đình Quyền, PGS.TS Vũ Thị Phụng, GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Đảng Nhà nước… Nhiều viết, nghiên cứu, trao đổi đề cập đến công tác này, giáo trình "Lý luận phương pháp cơng tác văn thư" PGS Vương Đình Quyền, tập giảng Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Trường Đại học Nội vụ; tạp chí ngành, viết: “Về việc lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan” (Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 1-1999) Nguyễn Thị Thuỷ, “Vài ý kiến công tác quản lý tài liệu lập hồ sơ quan quản lý hành Nhà nước” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 6-2000) Kiều Thị Mai, “Một vài suy nghĩ việc lập hồ sơ vấn đề Uỷ ban Kiểm tra Trung ương” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2-2002) Tơ Duy Nghĩa Bên cạnh đó, cơng tác lập hồ sơ cịn vấn đề nhiều cán ngành lưu trữ quan tâm nghiên cứu, như: "Nghiên cứu xác định giá trị hồ sơ tài liệu xây dựng danh mục hồ sơ mẫu tài liệu hệ thống tổ chức trị - xã hội từ trung ương đến tỉnh, thành phố" đề tài KHBĐ (2007)-31 Văn phòng Trung ương Đảng Nguyễn Thị Kỳ làm chủ nhiệm; Luận văn thạc sỹ "Lập hồ sơ hành ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương - Thực trạng giải pháp" tác giả Trịnh Thị Hà, 2006 "Công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng giải pháp" tác giả Nguyễn Văn Tâm, 2008 Có thể thấy rằng, viết, nghiên cứu tác giả đề cập đưa khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ xác định giá trị hồ sơ, tài liệu, vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan nhà nước, quan, tổ chức Đảng Tuy nhiên, từ sau Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 có hiệu lực thi hành, cơng tác văn thư, lưu trữ tổ chức trị - xã hội quan quản lý lưu trữ Đảng đạo thực trạng lập hồ sơ hành đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng cơng tác tổ chức trị - xã hội nói chung Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam nói riêng chưa đề cập đến cách cụ thể Chính vậy, sở vận dụng kết nghiên cứu đề tài trước, cố gắng giải mục tiêu nghiên cứu đặt theo phạm vi đề tài tìm hiểu tình hình cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đề xuất số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác Nguồn tƣ liệu tham khảo Để thực luận văn này, tham khảo nhiều nguồn tư liệu khác nước nước: - Tài liệu nước ngồi: văn bản, sách, giáo trình Trung Quốc, Liên Xô công tác văn thư, có cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Trong nước, tham khảo văn Đảng Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nói chung lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành nói riêng; Các văn quan có thẩm quyền quy định chức nhiệm vụ, tổ chức máy, chương trình, quy chế làm việc, kế hoạch, báo cáo năm mặt công tác Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; Các giáo trình nghiệp vụ lưu trữ Trường Đại học Nội vụ; tập giảng Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; Các viết đăng Tạp chí Văn thư Lưu trữ Ngồi ra, để thực đề tài, chúng tơi cịn tham khảo cơng trình nghiên cứu khoa học cán Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ học Phƣơng pháp nghiên cứu Chúng vận dụng phương pháp luận chủ nghĩa Mác – Lênin, quan điểm nhận thức chủ nghĩa vật biện chứng vật lịch sử Các phương pháp nghiên cứu cụ thể sử dụng là: - Phương pháp phân tích, tổng hợp: giúp chúng tơi việc nghiên cứu sở lý luận thực tiễn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ để từ nhận định đánh giá cách xác ưu điểm mặt hạn chế công tác quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ ... tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liện hiệp Phụ nữ Việt Nam Chương 2: Tình hình cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt. .. tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Nội... hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; - Đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam