Các giải pháp thu thập tài liệu vào kho lưu trữ thuộc cục lưu trữ quốc gia lào

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN SAYMAY INTHAVONG CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU VÀO KHO LƯU TRỮ THUỘC CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ Mã s

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

SAYMAY INTHAVONG

CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU VÀO KHO LƯU TRỮ THUỘC CỤC LƯU TRỮ

QUỐC GIA LÀO

Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ

Mã số: 60 32 03 01 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG

Hà Nội, 2016

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Một số kết quả và số liệu trong luận văn là xác thực Trong luận văn có tham khảo kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng thông tin từ các văn bản của Đảng và nhà nước Lào, và Việt Nam song đã trích dẫn rõ ràng và đầy đủ

TÁC GIẢ

SAYMAY INTHAVONG

LỜI CẢM ƠN

Tác giả luận văn xin trân trọng cảm ơn các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), vì sự giúp đỡ, giảng dạy trong suốt thời gian học tập tại đại học từ năm 2004 đến năm 2008, và đến khi tiếp tục nghiên cứu sau đại học từ năm 2013-2016

Tôi xin chân thành cảm ơn Thủ trưởng và nhân viên các cơ quan, đơn

vị nơi chúng tôi đã đến khảo sát, nghiên cứu tài liệu: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Việt Nam), Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, Bộ Giáo dục và Thể thao Lào,

Bộ Công nghiệp và Thương mại Lào, nhiều chuyên gia, đồng nghiệp đã giúp

đỡ, ủng hộ, tư vấn trong quá trình tác giả thực hiện đề tài nghiên cứu này

Đặc biệt, tác giả gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng - Người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện đề tài./

TÁC GIẢ

SAYMAY INTHAVONG

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ QUY CHẾ PHÁP LÝ VỀ

THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ

11

1.1 Cơ ở uận về thu thập tài iệu ưu trữ 11

1.1.2 Nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 12

1.1.3 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ 12

1.1.4 êu cầu của thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 14

1.1.5 Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 15 1.2 Quy chế Lào và Việt Nam về thu thập, bổ sung tài liệu 18

1.2.1 Quy định của nước CHDCND Lào về thu thập, bổ sung tài liệu

lưu trữ

18

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG THU THẬP TÀI LIỆU VÀO KHO

LƯU TRỮ THUỘC CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO

Lưu trữ Quốc gia Là

2.2.4 Thuận lợi và khó khăn trong quá trình thu thập tài liệu 40

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU VÀO

KHO LƯU TRỮ THUỘC CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO

STT Chữ viết tắt Nội dung đầy đủ

1 o n o n c ủ n d n o

2 ục VT& T ục Văn t ư v ưu trữ nước

3 TTLTQG Trung tâm Lưu trữ Quốc ia

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

T i li u lưu trữ l di sản văn o quý i của d n t c, l t i sản v i

k n có ì t ay t ế ược o nên, t i li u lưu trữ cần p ải ược bảo quản

an toàn, kéo d i tuổi t ọ l u d i n ất ể k ai t c sử dụn p ục vụ n u cầu xã

i, óp p ần x y dựn v bảo v tổ quốc

Về n uyên tắc, t i li u lưu trữ ược ìn t n tron o t n của c c

cơ quan n nước t trun ươn ến a p ươn ở nước o cần ược quản lý t p trun t ốn n ất Tuy n iên, i n nay ở o vẫn t iếu c c văn bản quy n về c n t c lưu trữ nói c un v c n t c t u t p nói riên ;

c ưa x c n n u n t u ay l dan mục n u n n p lưu v o lưu trữ; c ưa có văn bản ướn dẫn t n p ần t i li u iao n p; c ưa có quy trìn t u t p;

t i li u k i n p c ưa ược tổ c c k oa ọc v c n lý o n c n n vì

v y, t ó ã dẫn ến u quả m t số t i li u b t ất l c, mất m t, ư n v

c ưa p n ược n u cầu k ai t c sử dụn Đ y l vấn ề quan trọn v cấp b c ối với c n t c lưu trữ nước o i n nay Với mục

c óp p ần n n cao i u quả c n t c lưu trữ của nước o

nói c un v c n t c t u t p t i li u nói riên t i c ọn vấn ề “ ”

làm ề t i lu n văn t c sĩ của mìn

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu c n của ề t i l n iên c u c c iải p p ể tổ c c t u

t p t i li u v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o (sau y xin

ọi l K o ưu trữ TW) cụ t ể l :

- X c n n u n t u t p t i li u v o lưu trữ;

- X c n t n p ần m t số sơ cơ bản cần t u t p;

n ữn b i ọc kin n i m có t ể p dụn v o c n t c t u t p t i li u lưu trữ, lựa c ọn ợp lý v v n dụn s n t o v o o n cản t ực tế của

n n ưu trữ o

- Tiến n k ảo s t t ực tế c n t c t u t p t i li u lưu trữ t i ục

ưu trữ Quốc ia o v t ực tế c n t c t u t p t i li u lưu trữ t i m t số

cơ quan lưu trữ của Vi t am l m ối tượn so s n , rút kin n i m ể p dụn v o o

- Trên cơ sở ó tìm ra n ữn ưu iểm, n ược iểm của c n t c t u

t p t i li u lưu trữ của o, t ó ề xuất c c iải p p man t n k ả t i

n m x y dựn , n ướn v tổ c c triển k ai vi c t u t p t i li u lưu trữ

t i ục ưu trữ Quốc ia o

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tƣợng nghiên cứu

+ Đối tượn n iên c u của lu n văn l :

3.2 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đề t i ược t ực i n tron p m vi n iên c u n ư sau:

4.1 Tình hình nghiên cứu ở trong nước (CHDCND Lào)

K oản ơn 5 năm trở l i nay có n iều sinh viên v ọc viên ào ã

ọc t p v o t o về lưu trữ t i Vi t am Qua c c b o c o tốt n i p v c c

lu n văn t c sĩ ã có n ữn n iên c u về c n t c văn t ư v c n t c lưu trữ ữn n iên c u n y ược t ể i n n ư sau:

ChanThaThoumMaSONETHAVY , i, năm 20

T n qua c c b o c o, c c lu n văn t c sĩ c o t ấy r n : ã có n ữn

n iên c u về tổ c c quản lý lưu trữ v vấn ề n i p vụ lưu trữ ưn riên t u t p, bổ sun t i li u l i c ưa có n iều n iên c u

Tron lu n văn của Chan Tha Thoum Ma SONETHAVY, năm 20 ,

ọc viên ã t p trun n iên c u c c iải p p về t u t p, bổ sun t i li u

v o lưu trữ Quốc p òn Lào Tron lu n văn n y ọc viên ã ưa ra c c iải p p n ư: o n t i n t ốn văn bản về c n t c lưu trữ; x c n

n u n v t n p ần n p lưu ; trong lu n văn của ọc viên ã k ảo s t, n

i t ực tr n c n t c t u t p, bổ sun t i li u v o ưu trữ Quốc p òn

o, X c n n u n t u t p, bổ sun t i li u; quy n ược t n p ần t i

li u n p lưu v o lưu trữ Quốc p òn o v ưa ra m t số iải p p về

c n t c t u t p, bổ sun t i li u ữn n iên c u của ọc viên ã t p trun iải quyết m t số vấn ề về t u t p, bổ sun t i li u của riên Quốc

p òn , m c ưa có iều ki n n iên c u vấn ề t u t p, bổ sun t i li u v o

K o lưu trữ TW

n t ấy y l vấn ề ầu tiên của c n t c lưu trữ, nên chúng tôi

c o r n , cần có n iên c u c uyên s u về vấn ề t u t p t i li u v o lưu trữ quốc ia Đ y c n l n i m vụ m lu n văn của c ún t i cần iải quyết

4.2 Tình hình nghiên cứu ở Việt Nam

Ở Vi t am, vấn ề t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ nói chung và vào lưu trữ l c sử quốc ia nói riên , ã có k n iều c n trìn n iên c u, cụ

t ể l :

* Tron c c i o trìn , s c c uyên k ảo: vấn ề t u t p, bổ sun t i

li u ã ược ề c p tron cuốn i o trìn l

” xuất bản, Đ i ọc v Gi o dục c uyên n i p, i, năm 990; ” của ươn Văn

K ảm (trườn Trun ọc ưu trữ n i p vụ Văn p òn ); ụ

” (d n c o c c trườn trun ọc c uyên n i p - GS.TS V T

ụn c ủ biên);

* Đề t i n iên c u k oa ọc cấp n n , ục ưu trữ n nước,

n i, năm 990 k

Nam” do GS Vươn Đìn Quyền - c ủ n i m;

* c c n trìn n iên c u lu n văn t c sĩ: có k oản ơn 5 lu n

* Trên t p c : “ ưu trữ Vi t am v c c tran web có k oản ơn 20

b i viết ề c p ến vấn ề n y Đ y l vấn ề ược rất n iều n ười quan t m,

có t ể li t kê cụ t ể n ư: Đ o Xu n úc k

k ” - T p c ưu trữ Vi t am số 2002,

tran 2- 5; V ươn oan s

sung cho Phông Q ” T p c ưu

c b i viết nêu trên ã k ảo s t t ực tr n c n n ư kin n i m về

c n t c t u t p, bổ sun sơ, t i li u ở m t số cơ quan, tổ c c, m t số t n

cụ t ể C c b i viết ã óp p ần iải quyết c c vấn ề trước mắt, i n an t n

t i ở c c cơ quan, tổ c c n ư: vấn ề x y dựn k o lưu trữ; x c n n u n v

t n p ần t i li u n p lưu, ầu tư kin p v tran t iết b , n n cao n n t c của lãn o, c c cơ quan, ơn v , và ho n t i n t ốn văn bản về c n t c

t u t p, bổ sun , sơ t i li u… ở c c cơ quan của Vi t am

o i ra c n t c t u t p, bổ sun c n ược sin viên ề c p tron

k o lu n tốt n i p n n lưu trữ ọc v Quản tr văn p òn :

*Nhận xét:

Qua tìm iểu l c sử n iên c u c n t c t u t p, bổ sun t i li u ở

Vi t am, chúng t i t ấy r n ã có n iều n iên c u về t u t p, bổ sun t i

li u v o lưu trữ cơ quan v lưu trữ l c sử, m t số cơ quan , c c Trun t m

v m t số t n ,…N ữn n iên c u trên iúp c o c n t c t u t p, bổ sun

t i li u của Vi t am tiến n m t c c có i u quả

ữn b i viết trên, rất bổ c iúp c ún t i có t ể t am k ảo k i t ực

i n ề t i của mìn

M c d có n iều ề t i, b i viết về vấn ề t u t p, bổ sun sơ, t i

li u, n ưn qua vi c tìm iểu l c sử n iên c u có t ể t ấy vấn ề n iên

c u c c iải p p t u t p t i li u lưu trữ v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o (Kho LTTW) ến nay c ưa ược t c iả n o n iên c u u n văn của c ún t i có t am k ảo, kế t a kết quả n iên c u trước, n ưn

k n tr n l p

5 Nguồn tài liệu tham khảo

c n u n t i li u t am k ảo ược sử dụn tron lu n văn n y có t i

li u viết b n tiến Vi t v tiếng Lào;

u n văn của c ún t i t am k ảo 3 n u n t i li u sau:

+ T i li u về lý lu n, m c c i o trìn , s c ã xuất bản, b i viết trên

- GS.TS V T ụn (c ủ biên): ụ d n tron c c trườn trun ọc c uyên n i p, i, năm 2006

+ T i li u p p lý: c văn bản quy p m p p lu t v văn bản ướn dẫn n i p vụ của n nước o, Vi t am v m t số nước k c:

p ủ Vi t am quy n c i tiết t i n m t số iều của u t ưu trữ

- n số 2004 Đ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của n

p ủ Vi t am về quy n c i tiết t i n m t số iều của p l n ưu trữ quốc ia

- u t ưu trữ c c nước v tổ c c quốc tế năm 98 - 994 ản

d c tiến Vi t, Trun t m n iên c c K oa ọc lưu trữ, tư li u ục ưu trữ

Vi t am, i, năm 999

+ T i li u k ảo s t t ực tế t i o v Vi t am:

- ục ưu trữ Quốc ia o, Gi o dục v T ể t ao, n n i p

v T ươn m i v Trun t m ưu trữ Quốc ia III;

c tran web: www uutru vn.com, www Arc ives ov vn.com

6 Phương pháp nghiên cứu

t ốn , k c quan

+ k s : ún t i p dụn p ươn p p n y ể k ảo

s t t ực tế tìn ìn t u t p t i li u lưu trữ v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o ( Kho LTTW), k ảo s t t ực tế c n t c t u t p t i li u lưu trữ của Trun t m TQG ở Vi t am, v m t số của o n ư:

Gi o dục v T ể t ao, n n i p v T ươn m i, Quốc p òn o (t n qua lu n văn của ọc viên), k ảo s t k ối t i li u n t n tron c c

cơ quan v iểu t êm c c năn , n i m vụ, cơ cấu tổ c c, o t n , quy

c ế l m vi c của c c cơ quan ó

+ s s : Đ y l p ươn p p ược p dụn ể nghiên

c u vi c t u t p t i li u lưu trữ của o v m t số nước trên t ế iới, c

bi t l Vi t am, so s n c c m t o t n v t n p ần t i li u ìn t n

ở c c cơ quan, ơn v n m ưa ra ược n ữn iểm c un , iểm k c iữa

c c cơ quan, ơn v ề x y dựn ược p ươn n p n lo i, p ươn n t u

t p sơ, t i li u ở tất cả cơ quan, tổ c c t u c n u n n p lưu

+ ỏ : ươn p p n y ược sử dụn k i k ảo s t

k ối t i li u v p n vấn lãn o, c n b l m lưu trữ của ục ưu trữ Quốc

ia o, Trun t m TQG ở Vi t am, v m t số cơ quan của o

7 Đóng góp của đề tài

Với mục tiêu ã t ra, lu n văn y vọn :

- Sản p m ề t i l cơ sở lý lu n ể p dụn v o t ực tiễn công t c t u

t p t i li u lưu trữ của ục ưu trữ Quốc ia o

- út ra ược n ữn kin n i m của Vi t am, v n dụn n ữn kin

n i m ó v o t ực tế v iều ki n cụ t ể c n t c lưu trữ nước

o nói c un v ục ưu trữ Quốc ia o nói riên

- Kết quả n iên c u l cơ sở ể sau k i về nước, c ún t i có t ể tham mưu cho ục ưu trữ Quốc ia nước o x y dựn v ban n

c c văn bản, quy n ướn dẫn về t u t p t i li u lưu trữ

- o i ra lu n văn n y có t ể l m t i li u t am k ảo c o vi c ọc t p,

n iên c u của ọc viên, sin viên c uyên n n v n ữn n ười l m c n t c lưu trữ ở nước o nói c un v ục ưu trữ Quốc ia o nói riên

8 Bố cục của đề tài

o i p ần mở ầu, kết lu n, dan mục t i li u t am k ảo, p ụ lục,

p ần n i dun của ề t i ược trìn b y tron 3 c ươn :

Chương 1 Cơ s u n v qu ch ph p v thu th p t i i u ưu tr

i dun của c ươn n y n m trìn b y tổn quan về cơ sở lý lu n v

c c quy c ế p p lý của vi c t u t p t i li u, k i ni m t u t p t i li u, n i dun c n t c t u t p, ý n ĩa của c n t c t u t p t i li u, n uyên tắc t u

t p t i li u v o lưu trữ cơ quan v lưu trữ l c sử, n ữn quy c ế p p lý của

Vi t am và o về t u t p t i li u lưu trữ

Chương 2 Thực trạng thu thập tài liệu vào ho Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

i dun c ươn n y tìm iểu c c năn , n i m vụ, cơ cấu tổ c c v

o t n của ục ưu trữ Quốc ia o, tìn ìn t u t p t i li u v o Kho Lưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o (Kho LTTW), tron ó t p trun vào qu trìn t u t p, số lượn , t n p ần sơ, c ất lượn sơ ã t u

v o ục, t u n lợi v k ó k ăn tron qu trìn t u t p

Chương 3 Các giải pháp thu thập tài liệu vào ho Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

i dun c ươn n y n m n iên c u v ưa ra c c iải p p về c n

t c t u t p t i li u lưu trữ c o ục ưu trữ Quốc ia o có i u quả cao v

có t n k ả t i, ưa ra m t số kiến n , lư c ọn v p dụn p ợp n ữn kin n i m của Vi t am v o iều ki n t ực tế của o

Do trìn v kin n i m của bản t n còn n c ế v p n iều k ó

k ăn về sử dụn tiến Vi t Nam, nên m c d ã rất cố ắn n ưn c ắc c ắn

lu n văn k n tr n k i n ữn n c ế v t iếu sót

Rất mon n n ược n iều ý kiến ón óp của c c t ầy, c i o, các

n n iên c u và b n bè ể l m c o lu n văn của c ún t i o n t i n ơn

gày 2016

Tác giả

SAYMAY INTHAVONG

Tron i o trìn ụ ” d n tron c c Trườn

Trun ọc c uyên n i p do PGS.TS V T ụn c ủ biên c o r n :

ó

v

yể o k

y y ” [34;44]

K i ni m “t u t p t i li u lưu trữ t eo u t ưu trữ Vi t am:

T i k oản 2 Điều 2 u t ưu trữ số 0 20 Q 3 n y t n

năm 20 , t u t p t i li u ược iải t c n ư sau: t u t p t i li u l qu

trìn x c n n u n t i li u, lựa c ọn, iao n n t i li u có i tr ể c uyển

v o lưu trữ cơ quan, lưu trữ l c sử

T eo quy n trên, c n t c t u t p t i li u lưu trữ ược tiến n ở

ai cấp :

- T n ất: t u t p t i li u có i tr v o lưu trữ cơ quan Muốn v y,

cần x c n n u n v t n p ần t i li u cần t u t văn t ư cơ quan v t

c c p òn , ban ơn v trực t u c cơ quan

- T ai: t u t p t i li u có i tr c bi t ối với quốc ia v o lưu trữ l c sử Muốn v y, cần x c n n u n v t n p ần t i li u có i tr vĩn viễn t u c các n ưu trữ cơ quan ể t u t p về c c lưu trữ l c sử

ư v y, ở Vi t am i n nay, tuy có n iều n n ĩa về t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ, n ưn về cơ bản tươn ối t ốn n ất

1.1.2 N , bổ s n

Để t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ, c c cơ quan lưu trữ cần l m tốt

n ữn n i m vụ sau:

- X c n n u n t u t p, bổ sun t i li u c o lưu trữ i n n v lưu trữ l c sử

- X c n t n p ần, n i dun t i li u có i tr cần t u t p v o lưu trữ i n n v lưu trữ l c sử t eo p m vi quyền n ã ược n nước quy n

- Quy n c c t ủ tục n p lưu v tổ c c c uyển iao t i li u t eo

ún c c yêu cầu v n i p vụ lưu trữ

- P n bổ ợp lý t i li u tron p m vi t n kho, trun t m lưu trữ

c n n ư to n b m n lưới k o lưu trữ to n quốc

- Tổ c c t u t p t i li u v o lưu trữ cơ quan v lưu trữ quốc ia t eo quy n ;

- Sưu tầm, tìm kiếm n ữn t i li u quý, iếm o c còn t iếu ể bổ sun , o n c n n lưu trữ Quốc ia v n lưu trữ cơ quan

1.1.3 N ên bổ s n

1.1.3.1 y s sử

V n dụn n uyên tắc n y, k i t u t p, bổ sun sơ, t i li u của t ời

i l c sử n o p ải ể riên ở t ời i l c sử ấy Áp dụn n uyên tắc n y ở

Vi t am, t i li u lưu trữ ược c ia l m ai k ối lớn t eo ai t ời k l c sử

k c n au: K ối t i li u trước c m n t n T m 945 v k ối t i li u sau

c m n t n T m T n t ườn n ười ta lấy n y c m n t n

c n l mốc t ời ian p n k l c sử Đối với n ưu trữ Quốc ia Vi t

am lấy n y 9 t n 8 năm 945 ể p n c ia to n b t i li u tron p n

t n ai k ối lớn ưn t i c c a p ươn t ì lấy n y t ắn lợi của c

m n ở a p ươn ó uyên tắc n y iúp c ún ta x c n ược n u n

t u t p, bổ sun sơ, t i li u v o c c k o lưu trữ trun ươn v a

p ươn , n t ời x c n ún a c n p lưu sau k i t u t p, sưu tầm ược t i li u t c c cơ quan tron v n o i nước v t n n d n.[34; 45-46]

V dụ: Áp dụn n uyên tắc n y ở o, t i li u lưu trữ chia làm hai k ối

t n t ời k l c sử trước 1975 v t sau năm 975 trở l i y

Khối t i li u trước năm 1975 bao m: K ối t i li u của t ời p on kiến, t i li u của c c cơ quan t u c a t ời p t u c t năm 1945-1954, tài

li u t ời M x m c iếm t năm 1955-1975

K ối t i li u sau năm 975, t n y 02 t n 2 năm 975: K ối t i

li u của c c quan cơ nước o

V y, K i t u t p, bổ sun t i li u v o t eo n uyên tắc n y sẽ iúp

c ún ta ưa t i li u v o ún t ời k l c sử của nó

1.1 3 2 y s s p

n lưu trữ l k ối t i li u o n c n o c tươn ối o n c n

p ản n o t n của m t quốc ia, m t cơ quan, m t c n n… Vì v y,

m t tron n ữn yếu tố quy n c ất lượn p n lưu trữ l m c o n

c n của t i li u tron phông Vi c t u t p, bổ sun sơ, t i li u t eo

p n lưu trữ n m mục c o n t i n p n lưu trữ ó T u t p, bổ sun

sơ, t i li u t eo p n lưu trữ t o iều ki n t u n lợi c o vi c bảo quản v

sử dụn t i li u lưu trữ tron p n T i li u của m t p n m b p n t n ở

n iều nơi sẽ k ó k ăn c o vi c p n lo i, t ốn kê, x c n i tr t i li u

p v mối liên m t t iết của c c sự ki n, c c vấn ề ược p ản n tron

t i li u của p n [34; 46]

Vì v y, t i li u của m t p n n ất t iết k n ược p n t n ở c c

k o lưu trữ k c nhau Theo nguyên tắc n y, c n b lưu trữ k i p t i n t i

li u còn lẫn l n iữa c c p n t ì p ải ưa về p n của nó M t k c, p ải

t ườn xuyên t u t p ể o n c n c c p n lưu trữ t eo t ời ian n

t ời sưu tầm, bổ sun o n c n c c p n lưu trữ m t i li u còn p n t n

do chiến tran , t iên tai

V dụ: K i T u t p, bổ sun t i li u của Phông ủ ủ t c CHDCND Lào p ải ưa v o n ủ ủ t c CHDCND Lào, không ưa vào phông khác Nếu n n t ấy t i li u tron n ó có lẫn l n ở p ông

k c t ì p ải man về p n của nó

1.1 3 3 y s s k

o i ai n uyên tắc trên, n ười ta còn c ú ý ến n uyên tắc t u t p

t eo k ối p n K ối p n lưu trữ bao m n ữn p n lưu trữ c l p

o n c n có quan với n au về n i dun t i li u v có n ữn c iểm iốn n au Vì v y, vi c t u t p, bổ sun sơ, t i li u t eo k ối p n sẽ

có lợi c o vi c bảo quản v tổ c c sử dụn (T.S uyễn un , n u n www Van thu luutru vn.com )

V dụ: K ối p n t i li u của cơ quan nước o t năm 975 trở l i y bao m n ữn p n n ư: n Quốc i, n ủ

- T n ất, t i li u ược t u t p p ải ầy ủ về m t số lượn , ảm bảo

về m t c ất lượn Vi c t u t p, bổ sun sơ, t i li u tron c c lưu trữ l

n m t p trun m t c c ầy ủ n ất c c t i li u có i tr ược ìn t n trong các cơ quan, tổ c c, n m t o n u n t n tin p n p ú, a d n v

p ản n ầy ủ c c m t o t n k c n au của ời sốn xã i Vì v y,

vi c t u t p, bổ sun sơ, t i li u v o c c lưu trữ sẽ t o nên m t n u n sử

- T ba, t i li u ược t u t p p ải ún ối tượn Vi c x c n

ún t n p ần t i li u v an mục c c cơ quan t u c n u n n p lưu v o lưu trữ l c sử iữ m t vai trò quan trọn ởi m i cơ quan, tổ c c có c c năn , n i m vụ v quyền n k c n au, vì v y cần x c n ún t n p ần

t i li u cần t u t p ể ảm bảo tiêu c u n m c o n c n p n , vi c

x c n an mục n u n n p lưu p ải ún ối tượn cơ quan ể t i li u

p t uy ết i tr của nó

1.1 n n ôn , bổ s n s ,

n t c t u t p, bổ sun sơ, t i li u có vai trò c bi t quan trọn tron c n t c lưu trữ, bởi vì, c n t c t u t p có liên quan ầu ết c c k u

n i p vụ lưu trữ v ược t ực i n m t c c t ườn xuyên n t c t u

t p, bổ sun sơ, t i li u nếu tiến n tốt sẽ l m c o t n p ần n lưu trữ Quốc ia nói c un v t n n lưu trữ, t n sưu t p cụ t ể ược

o n c n

ữn ón óp của t i li u lưu trữ n y c n ược k n n m t

c c m n mẽ tron mọi lĩn vực T i li u lưu trữ cun cấp n ữn t n tin

ết s c có i tr tron c n t c quản lý, o c n c n s c , n iên c u

k oa ọc n vì v y, c n t c n y n y c n ược quan t m, c bi t với

sự p t triển của xã i, n u cầu k ai t c, sử dụn t i li u n y c n p on

p ú v a d n òi i c n t c t u t p n y m t o n t i n, p ục vụ ắc lực c o n u cầu của xã i

n t c t u t p bổ sun sơ, t i li u n m bảo quản t p trun

c c p n lưu trữ ếu c n t c t u t p k n ược tiến n tốt sẽ dẫn ến

sự mất m t, t ất l c t i li u; n t ời c n t c lưu trữ c n k n t ể o n

t n n i m vụ của mìn , k n có ầy ủ c c t i li u cần t iết ể p ục vụ

n u cầu của n ười k ai t c, sử dụn

Mối quan của t u t p, bổ sun t i li u với c c n i p vụ c uyên

m n k c của c n t c lưu trữ l ết s c c t c ẽ, ản ưởn quan trọn tới

c c lĩn vực c uyên m n ó t m c quyết n ến c ất lượn , i u quả của

c uyên m n ó

Trên t ực tế n ười ta k n t ể tiến n t u t p tất cả c c t i li u của

cơ quan, ơn v l n u n n p lưu K ối lượn t i li u n ư v y sẽ rất lớn, lẫn

l n iữa t i li u có i tr v ết i tr , n ữn t i li u tr n t a n vì

v y, k i t u t p, bổ sun t i li u n ười ta p ải lựa c ọn t i li u t t sự có i

tr , t t sự cần t iết ể tr n tìn tr n t i li u b l n x n Sau k i ã lựa c ọn ược n ữn t i li u có i tr n ười ta tiến n ph n lo i, t c l p n c ia

m t c c k oa ọc k ối t i li u ó t eo c c c trưn n ất n của t i li u

n m ưa c ún ra k ai t c sử dụn có i u quả n ất Điều ó c o t ấy t u

t p, bổ sun t i li u ắn với tổ c c k ai t c sử dụn t i li u, y l mối quan iữa ầu v o v ầu ra của cơ quan lưu trữ ếu ầu v o t u ược t i

li u có i tr t ì ầu ra sẽ p ục vụ tốt c n t c sử dụn t i li u ó v o t ực

tế, em l i i u quả kin tế, xã i ược l i nếu cơ quan lưu trữ k n l m tốt c n t c t u t p, bổ sun t ì bản t n cơ quan ó k n có cơ sở ể o n

t n tốt n i m vụ của mìn , n n cao vai trò, v tr v tầm quan trọn của

c n t c lưu trữ ối với xã i

T u t p, bổ sun t i li u còn liên quan ến c n t c t ốn kê v kiểm tra t i li u Trong qu trìn t u t p, bổ sun , t i li u p ải ược kiểm tra v

t ốn kê t eo n i p vụ của c n t c lưu trữ T n qua c n t c n y c c cơ quan lưu trữ sẽ p t i n n ữn sai sót, ề ra c c kế o c bi n p p ể t u

t p ầy ủ n ữn t i li u còn t iếu v n ữn t i li u có t ể b ư n cần

p ải tu bổ, p ục c ế v n c ế sử dụn trực tiếp n ữn t i li u n y Điều này

c o t ấy k i t u t p t i li u n ười ta p ải lu n lu n t ốn kê, kiểm tra v tìm

c c k ắc p ục n ữn n c ế

K i tiến n o t n t u t p, bổ sun t i li u n ười ta c n p ải

t nh ến k ả năn sử dụn n ữn t i li u n y tron t ực tế ó rất n iều lo i

ìn t i li u k c n au p ải có bi n p p t u t p bổ sun v t ốn kê t eo

c c k c n au n m t u t p ầy ủ, bảo quản an to n, p ục vụ n iên c u

sử dụn ợp lý, l u d i Điều ó liên quan ến c n t c bảo quản tài li u, n với m i lo i k c n au p ải có c ế bảo quản k c n au v p ải ược tiến

n t k u t u t p c ún ó c n t ể i n mối quan iữa t u t p, bổ sung với bảo quản t i li u p ục vụ tron tươn lai

n t c t u t p, bổ sun t i li u muốn tiến n tốt p ải dựa trên

n ữn quy n của n nước man t n p p quy v trên cơ sở n ữn ướn dẫn cụ t ể của cơ quan quản lý lưu trữ, t eo c c n uyên tắc v bi n p p cần thiết Trên cơ sở n y c c cơ quan lưu trữ mới có t ể t u t p, bổ sung ầy ủ

n ất, iúp quản lý t p trun t ốn n ất t i li u t i c c lưu trữ i n n , lưu trữ l c sử, tổ c c k oa ọc c ún ể p ục vụ tron o t n của c c cơ quan v c n n T n qua o t n t u t p, bổ sun t i li u, n u n t i

li u t i c c lưu trữ n y c n d i d o, ầy ủ, mở r n về mọi m t t o cơ sở quan trọn c o c c k u n i p vụ k c của c n t c lưu trữ p t triển t eo dẫn ến sự o n t i n ơn của c n t c lưu trữ ếu k n có ược n u n t i

li u d i d o t ì c c k u n i p vụ k c của c n t c lưu trữ sẽ k n p t triển ược

T ực tế ở o i n nay, còn t iếu văn bản quy n về t u t p, bổ sun t i li u, c ưa x c n ược n u n n p lưu v t n p ần c c n óm

sơ cơ bản ể n p lưu v o lưu trữ dẫn ến k i t ực i n t u t p, bổ sung tài

li u k n ầy ủ, c ất lượn kém và không có i u quả T ó ã dẫn ến

k ó k ăn tron vi c c n lý, tổ c c k oa ọc t i li u, bảo quản v tổ c c

k ai t c sử dụn

Ví du: K i n ười n iên c u ến k ai t c m t số sơ, t i li u n ưn

k n p n ược yêu cầu của n ười k ai t c bởi n ữn sơ, t i li u ó không có ở trong kho

T n ữn p n tích trên c ún ta t ấy r n c n t c t u t p, bổ sun

t i li u t ực sự có vai trò ết s c quan trọn , nó l cơ sở ban ầu của mọi

k u n i p vụ k c tiếp t eo Muốn l m tốt iều n y c ún ta p ải t c cực

o n c n ơn nữa về cơ sở p p lý, l m cơ sở tin c y c o c c cơ quan lưu trữ o t n K i ã có cơ sở p p lý vữn c ắc, c c cơ quan lưu trữ cần tăn cườn o n t i n c c k u n i p vụ c uyên m n, c u n b tốt về cơ sở

v t c ất v n n lực ể l m tốt c n t c lưu trữ K i vấn ề t u t p, bổ sun

t i li u ược iải quyết tốt t ì vấn ề còn l i l p ải t ực i n tốt c c k u

n i p vụ tiếp t eo, v nó l m c o c n t c lưu trữ p t triển m n mẽ

1.2 Quy chế pháp lý của Lào và Việt Nam về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

1.2.1 địn n ớ HD ND ề , bổ s n

Tron n ữn năm qua Đản v nước o ã quan t m v ã ban n

m t số văn bản liên quan ến c n t c t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ n ư :

Điều l 2 ຫສຌງ n y 27 6 994 của Văn p òn ủ t ủ tướn ban

n về c n t c văn t ư-lưu trữ Điều l có 4 iều (27,28,29,30) ề c p tới

c n t c t u t p, bổ sun t i li u tron ó ề c p ến m t số vấn ề n ư: T i

li u ã ược iải quyết c n vi c xon t ì p ải l p t n sơ v ược iữ

l i ở ơn v có liên quan m t năm, sau m t năm sơ, t i li u sẽ ưa v o lưu trữ cơ quan v sau 0 năm p ải n p v o lưu trữ trun ươn T ủ tục của c c bên khi giao n p t i li u v o Trun t m lưu trữ Trun ươn , c c t c t u

t p, quản lý t i li u k i n p, t c , cơ quan n n o t n , …Tuy n iên

k n quy n rõ về c c lo i ìn t i li u k c n ư t i li u k oa ọc k

t u t, t i li u n e n ìn…

Gần y n ất, n 239 ລຍ ngày 13 t n 8 năm 20 5 của n

p ủ Lào về t i li u c n có m t số iều ã quy n về t u t p, bổ sun t i

li u n ư sau:

c cơ quan nước, tổ c c Đản , c c o n t ể xã i, c n n,

p p n n có tr c n i m lựa c ọn t i li u có i tr ể t ốn kê v iao n p tài li u v o lưu trữ cơ quan mìn [Điều 6 của Đ]

s

Thời n bảo quản ược p n c ia ra ai lo i n ư: lo i bảo quản có

t ời n (quy n t 0 năm trở lên) v lo i vĩn viễn

T i li u có t ời n vĩn viễn l n ữn t i li u t i li u có i tr l c sử và

n iên c u về m t c n tr , l c sử, kin tế, văn óa, xã i, k oa ọc, an nin , quốc p òn , n o i iao m k n t u c lo i có t ời n [Điều 22 của Đ]

ba, yể s

- sơ t i li u của c c , cơ quan n an , cơ quan nước cấp

TW, có t ời n bảo quản t 15 năm trở lên v có t ời n vĩn viễn p ải ược t ốn kê v iao n p v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc gia Lào (Kho LTTW) trực t u c i Vụ [ , Điều 24]

- sơ, t i li u của t n v t n p ố trực t u c TW cấp a p ươn ,

có t ời n bảo quản t 0 năm trở lên v có t ời n bảo quản vĩn viễn p ải ược t ốn kê v n p lưu v o òn ưu trữ của n n i vụ của cấp mìn [2, Điều 24]

- sơ, t i li u của c n n v p p n n có i tr vĩn viễn p ải n p lưu v o n n i vụ [3, Điều 24]

- Đối với c c tổ c c Đản cấp TW v a p ươn v n n Quốc

p òn , An nin v o i iao p ải tổ c c Phòng (Kho) ưu trữ riên ể bảo quản sơ, t i li u của cơ quan mìn [3,Điều 24]

*Nhận xét:

T eo c ún t i, m c d ã có m t số quy n , n ưn tron văn bản trên vẫn còn t iếu rất n iều vấn ề cụ t ể

Ví du:

- ưa có quy n về n u n n p lưu ( an mục cơ quan);

- C ưa quy n p m vi t m quyền t u t p;

- C ưa quy n về t n p ần t i li u n p lưu (lo i ìn t i li u v c c

n óm t i li u);

- ưa quy n về t ời n iao n p v o lưu trữ;

- ưa quy n về tr c n i m của cơ quan iao n p t i li u v c c t ủ tục n p lưu t i li u,

- C ưa quy n về tiêu c u n sơ, n ữn quy n về t i li u n e nhìn, k oa ọc k t u t v k oa ọc c n n c n c ưa nêu tron văn bản

Sở dĩ n ư v y, l do cơ quan quản lý n nước về c n t c lưu trữ c ưa ban n văn bản quy n , ướn dẫn về t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ

M t số cơ quan, tổ c c còn coi n ẹ về c n t c t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ, c ưa t am k ảo n iều n ữn kin n i m của t ế iới Khi ban hành ra văn bản quy n ướn dẫn n i p vụ nên t am k ảo c c ý kiến của c uyên

ia tron nước v nước n o i

Để l m c o c n t c lưu trữ của nước o nói c un v

c n t c t u t p, bổ sun t i li u nói riên có t ể t ực i n có i u quả cao

v p t triển ược t ì nước o cần p ải có n ữn văn bản quản lý

n nước về c n t c lưu trữ có i u lực p p lý cao ược ban n n ư:

u t, p l n , n , t , T n tư, Quyết n v l m căn c

p p lý c o c n c c, viên c c ể l m tốt c n t c lưu trữ nói c un v

c n t c t u t p bổ sun t i li u nói riên

1.2.2 Q địn N

T eo sự tìm iểu của c ún t i, Vi t am l m t quốc ia có n ữn quy n về c n t c t u t p, bổ sung t i li u k ầy ủ, trong ó có t ể kể

ến m t số văn bản n ư:

+ u t ưu trữ Vi t am số: 0 20 Q 3 ban n n y 11/11/2011

+ T n tư 04 2006 TT- V n y t n 4 năm 2006 của i

vụ Vi t am ướn dẫn x c n c c cơ quan, tổ c c t u c n u n n p lưu

t i li u v o lưu trữ l c sử c c cấp v lưu trữ qu n, uy n ( ã ết i u lực);

+ T n tư 7 20 4 TT- V n y 20 t n năm 20 4 của i

vụ Vi t am ướn dẫn x c n cơ quan, tổ c c t u c n u n n p lưu v o lưu trữ l c sử c c cấp;

+ T n tư 6 20 4 TT- V n y 20 t n năm 20 4 của i

vụ Vi t am ướn dẫn iao n n t i li u v o lưu trữ l c sử c c cấp;

+ T n tư 09 20 TT-BNV n y 3 t n 6 năm 20 của i vụ

Vi t am quy n về t ời n bảo quản sơ, t i li u ìn t n p ổ biến tron o t n của c c cơ quan, tổ c c;

+ T n tư 02 20 0 TT- V n y 28 t n 4 năm 20 0 của i

vụ Vi t Nam ướn dẫn c c năn , n i m vụ, quyền n v tổ c c của tổ

c c văn t ư, lưu trữ , cơ quan n an , cơ quan t u c n p ủ v Ủy ban n n d n c c cấp;

+ T n tư 4 20 TT- V n y 08 t n năm 20 của i

vụ Vi t am quy n quản lý sơ, t i li u ìn t n tron o t n của

Đ v U xã, p ườn , t trấn;

+ n văn số 3 6 T - VĐ của ục Văn t ư v ưu trữ nước Vi t am ban n n y 24 t n 6 năm 1999, v/v ban hành Dan mục mẫu t n p ần t i li u n p lưu v o Trun t m ưu trữ t n ;…

+ n văn số 3 9 VT T - VTW n y 0 6 2004 của ục Văn t ư

v ưu trữ nước Vi t am về vi c ướn dẫn t ực i n iao n p t i li u lưu trữ v o lưu trữ l c sử c c cấp ( ã ết i u lực);

T n qua m t số văn bản trên có t ể k i qu t n ữn quy n của

Vi t am về c n t c t u t p , bổ sun sơ, t i li u v o lưu trữ n ư sau:

a) Đối với Lưu trữ cơ quan

, y s s quan

T i Điều 2, k oản 4 u t lưu trữ Vi t am nêu rõ: “ ưu trữ cơ quan

l tổ c c t ực i n o t n lưu trữ ối với t i li u lưu trữ của cơ quan, tổ

c c

- ưu trữ cơ quan l nơi lưu iữ, bảo quản v tổ c c k ai t c sử dụn t i li u lưu trữ t u c p n lưu trữ cơ quan Vì v y, t n p ần t i

li u của lưu trữ cơ quan p ải p ản n ún v ầy ủ c c năn , n i m

vụ, quyền n v cơ cấu tổ c c v n ữn o t n cơ bản của cơ quan,

ơn v ìn t n p n Đối với lưu trữ cơ quan t ì n u n t u t p, bổ sun c ủ yếu l c c lo i t i li u sản sin tron qu trìn o t n của bản t n cơ quan v của c c ơn v trực t u c Đ y l n u n t u quan trọn v t ườn xuyên n ất của c c lưu trữ cơ quan ụ t ể lưu trữ cơ

quan t u t p t i li u t c c n u n sau:

+ Văn t ư cơ quan: Văn t ư cơ quan l nơi t p trun quản lý to n b

ầu mối văn bản i, ến của cơ quan sơ c n văn lưu ( i v ến) ược l p

ở văn t ư ơ quan, sau m t t ời ian sẽ n p v o lưu trữ

+ c p òn , ban, ơn v t u c cơ quan: Đ y l nơi ìn t n nên c c

sơ c n vi c t u c c c năn , n i m vụ, quyền n iải quyết của c c

p òn , ban, ơn v Sau m t t ời ian n ất n , c c sơ n y ược n p v o lưu trữ cơ quan

s

- u t ưu trữ của Vi t am, năm 20 , quy n rõ vi c l p v n p lưu sơ, t i li u v o lưu trữ cơ quan n ư sau: “n ười ược iao iải quyết,

t eo dõi c n vi c của cơ quan, tổ c c có tr c n i m l p sơ về c n vi c ược iao v n p lưu sơ t i li u v o lưu trữ cơ quan [Điều 9]

s

u t lưu trữ của Vi t am, năm 20 , quy n rõ n ư sau:

T ời n n p lưu sơ, t i li u v o ưu trữ cơ quan ược quy n

n ư sau: tron t ời n 0 năm, kể t n ay c n vi c kết t úc; tron t ời n

03 t n , kể t n y c n trìn ược quyết to n ối với sơ, t i li u x y dựn cơ bản [1, Điều11]

Trườn ợp ơn v , c n n có n u cầu iữ l i sơ, t i li u ã ến

n n p lưu quy n t i k oản Điều 11 ể p ục vụ c n vi c t ì p ải ược

n ười n ầu cơ quan, tổ c c n ý v p ải l p an mục sơ, t i li u

iữ l i ửi c o ưu trữ cơ quan T ời ian iữ l i sơ, t i li u của c c ơn

v , c n n k n qu 2 năm kể t n y ến n n p lưu [2, Điều 11]

T n p ần t i li u của c c ơn v tổ c c, c n n cần p ải t u t p,

bổ sun v o lưu trữ cơ quan l n ữn t i li u có i tr t ực tiễn v i tr l c

sử, p ục vụ n iên c u l u d i i m vụ của c n b , c n c c tron cơ quan, ơn v l căn c v o c c năn , n i m vụ ược n nước iao n năm, t u t p ầy ủ, l p sơ c n x c v iao n p t i li u có i tr v o lưu trữ cơ quan t eo ún quy n

- T u t p, c n lý, x c n i tr t i li u, t ốn kê, bảo quản v tổ

c c sử dụn t i li u lưu trữ;

- Giao n p t i li u lưu trữ có i tr bảo quản vĩn viễn t u c an mục

t i li u n p lưu v o ưu trữ l c sử; tổ c c u t i li u ết i tr t eo quyết

n của n ười n ầu cơ quan, tổ c c [Điều 0]

b) Đối với lưu trữ lịch sử

y s s

sử

u t lưu trữ của Vi t am, năm 20 nêu rõ: “ ưu trữ l c sử l cơ quan t ực i n o t n lưu trữ ối với t i li u lưu trữ có i tr bảo quản vĩn viễn ược tiếp n n t lưu trữ cơ quan v t c c n u n k c [ 5,Điều 2]

ư v y, ưu trữ l c sử l cơ quan lưu trữ có n i m vụ t u t p, bảo quản l u d i v p ục vụ vi c k ai t c sử dụn t i li u lưu trữ ược tiếp n n

t lưu trữ cơ quan v t c c n u n k c

, s s sử

T eo quy n của u t ưu trữ của Vi t am, năm 20 , lưu trữ l c

sử t n , t n p ố t u t p t i li u t n ữn n u n sau:

- T c c lưu trữ cơ quan t u c dan mục n u n n p lưu v o lưu trữ

l c sử do n nước quy n t i T n tư số 04 2006 TT- V n y

t n 4 năm 2006 cuả i vụ Vi t am ướn dẫn x c n c c cơ quan,

tổ c c t u c n u n n p lưu t i li u v lưu trữ l c sử c c cấp v lưu trữ

qu n, uy n v ược t ay t ế b ng T n tư 7 20 4 TT- V n y 20

t n năm 20 4 i Vi t am vụ ướn dẫn x c n cơ quan, tổ

c c t u c n u n n p lưu v o lưu trữ l c sử c c cấp; Đ y l n u n t u t p

t ườn xuyên v quan trọn n ất ối với c c lưu trữ l c sử

* Lưu trữ l c sử ở TW (có 4 Trun t m ưu trữ Quốc ia) t u t p, tiếp

n n tài li u lưu trữ ìn t n tron qu trìn o t n của các cơ quan, tổ

c c TW của à nước VNDCCH và CHXHCNVN; cơ quan, tổ c c cấp b ,

liên k u, k u, c k u của à nước Vi t am dân c ủ c n oà; các cơ quan,

tổ c c trun ươn của ín p ủ ác m n lâm t ời n oà miền am

Vi t am và các tổ c c TW k ác t u c c ín quyền các m n t năm

975 về trước; các doan n i p n à nước do T ủ tướn ín p ủ quyết

n t àn l p v c c tổ c c kin tế k c t eo quy n của p p lu t; các cơ quan, tổ c c của c c c ế xã i t n t i trên lãn t ổ Vi t am

t năm 975 về trước

sử

u t ưu trữ của Vi t am, năm 20 , quy n rõ: “Tron t ời n 0 năm, kể t n y c n vi c kết t úc, cơ quan, tổ c c t u c an mục cơ quan, tổ c c t u c n u n n p lưu t i li u có tr c n i m n p lưu t i li u có

i tr bảo quản vĩn viễn v o lưu trữ l c sử [ , Điều 2 ]

sử

Theo n 2004 Đ- quy n rõ, lưu trữ l c sử có

tr c n i m:

- p kế o c t u t p, bổ sun sơ, t i li u;

- ối ợp với lưu trữ cơ quan lựa c ọn t i li u cần t u t p;

- ướn dẫn lưu trữ cơ quan c u n b t i li u iao n p;

- u n b k o t n v c c p ươn ti n ể tiếp n n t i li u;

- Tổ c c tiếp n n t i li u v l p “ iên bản iao n n t i li u

Công tác thu t p bổ sun t i li u ón vai trò quyết n t n p ần v

c ất lượn t i li u tron n ưu trữ Quốc ia Vi t am

* Nhận xét:

T n qua n iên c u v tìm iểu văn bản p p lu t về c n t c

t u t p, bổ sun t i li u của m t số nước n ư: Vi t am, Trung Quốc thì

c ún ta có t ể n n t ấy iểm iốn v k c bi t n ư sau:

M t số nước nói trên ã ban n u t ưu trữ, có n ữn quy n k

ầy ủ về c n t c t u t p, bổ sun t i li u Văn bản ã ban n tươn ối

n b v có t ốn

Tron c c văn bản trên ầu ết c c nước ều ã có n ữn quy n về

t m quyền t u t p, bổ sun t i li u, p m vi t u t p, dan mục cơ quan l

n u n n p lưu, t ời n iao n p t i li u, t ủ tục iao n p t i li u, t n p ần

t i li u n p lưu, tr c n i m cơ quan lưu trữ, quy n về vi c l p sơ,

c n lý t i li u trước k i ưa v o lưu trữ, có dan mục sơ v c n cụ tra

c u kèm t eo ún quy n của n nước, vi c kéo d i t ời n iao n p

o c n p t i li u trước t ời n tron m t số trườn ợp c n ã ược nêu tron văn bản

+ Điểm khác nhau:

Qua tìm iểu v n iên c u văn bản của m t số nước t ì t i n n t ấy

m t số iểm k c bi t n ư sau:

sử

M t số nước t ì lưu trữ l c sử ược tổ c c ở 2 cấp n ư: lưu trữ l c

sử cấp TW v ưu trữ l c sử cấp t n ( trườn ợp Vi t am i n nay), m t

số nước l i tổ c c t n 3 cấp m: ưu trữ lưu sử TW, t n , t n p ố v lưu trữ l c sử cấp uy n (Trun Quốc).V du: Ở Trun Quốc có tên ọi l

Vi n ưu trữ Quốc ia tổn ợp ( ay còn ọi l Vi n ưu trữ l c sử) của

TW Ở a p ươn t ì m i t n , m i uy n ều có Vi n lưu trữ tổn ợp của

t n o c vi n lưu trữ tổn ợp của uy n Vi n lưu trữ c c lo i, cấp TW, a

p ươn l cơ quan sự n i p văn óa, t p trun lưu iữ v v quản lý t i li u lưu trữ

Ví du: Ở Vi t am, có 4 TTLTQG bảo quản tài li u của c c t ời k khác nhau Lưu trữ l c sử của Vi t am ược tổ c c ở ai cấp n ư ở cấp

TW v lưu trữ l c sử cấp t n

sử

M t số nước nói trên có quy n về t ời n n p lưu v o lưu trữ

l c sử k c n au t n qua văn bản p p lu t trên V du: ở Vi t am quy n l sau 0 năm p ải n p lưu t i li u v o lưu trữ l c sử Ở Trun Quốc quy n l 20 năm p ải n p lưu t i li u v o lưu trữ lic sử cấp TW, cấp t n , và 10 năm p ải n p lưu t i li u v o lưu trữ l c sử cấp uy n Ở Nga quy n l 10 năm, ối với t i li u của c c cơ quan c n quyền n nước v tổ c c t u c c ủ t ể iên ban a p ải n p lưu v o lưu trữ l c

sử TW và 5 năm, ối với t i li u của cơ quan a p ươn p ải n p lưu v o lưu trữ l c sử cấp a p ươn òn akixtan quy n l ơn 5 năm sau

k i t i li u ã ược ìn p ải ưa v o lưu trữ quốc ia ( ưu trữ Quốc ia

là Vụ t u c n p ủ Liên bang)

Tiểu kết chương 1

Tron c ươn n y, c ún t i ã t ốn l i c c vấn ề về lý lu n và quy c ế p p lý của m t số nước về c n t c t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ

t c t u t p, bổ sun t i li u bởi vì ầu v o, l c n o n ầu tiên c o c u i

c c c n o n tiếp t eo t ì vấn ề lý lu n l i c n quan trọn v cần t iết

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG THU THẬP TÀI LI U VÀO HO LƯU TRỮ THUỘC

CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO 2.1 hái quát về Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

2.1.1 ìn ìn n ển

iên c u về l c sử ìn t n v p t triển của ục ưu trữ Quốc ia

o t ấy r n ục ã trải qua n iều iai o n l c sử, ắn liền với qu trìn

p t triển của b m y n nước o xã i c ủ n ĩa c năn , n i m vụ

v quyền n của ục ã có sự t ay ổi n iều lần ể p ợp với n i m vụ cách m n , iều ki n t ực tế t ra ó 4 mốc t ời ian quan trọn về qu trìn ìn t n v p t triển của ục ưu trữ Quốc ia o, có t ể k i qu t

l p ục ưu trữ nước (nay l ục ưu trữ Quốc ia) trực t u c Văn

p òn i n trưởn ể t ực i n c c năn , n i m vụ quản lý về c n

t c lưu trữ

+ Đến ầu năm 990, tìn ìn tron nước v t ế iới an biến ổi

p c t p, ể bảo ảm o t n của Đản v nước tron iều ki n mới

t ì quy c ế o t n của Văn p òn Trun ươn Đản - i n trưởn

ã có sự t ay ổi ụ t ể l lúc n y iữa Văn p òn Trun ươn Đản v Văn

p òn i n trưởn ã s p n p t n m t v do m t trưởn kiêm

n i m, quản lý trực tiếp v ổi tên t n Văn p òn Trun ươn Đản - i

n trưởn o ó, nó kéo t eo c c t c o t n của ục ưu trữ

nước c n p ải t ay ổi p ợp với o n cản mới T y, ục ưu trữ nước trực t u c Văn p òn Trun ươn Đản - i n trưởn

+ Đến ầu năm 994, tìn ìn tron nước tươn ối ổn n M t lần nữa Văn p òn Trun ươn Đản - i n trưởn ược t c t n 2 cơ quan Đó l Văn p òn Trun ươn Đản v Văn p òn ủ t ủ tướn Để

p ợp với t ực tế o t n v iều ki n mới của ất nước, n y 24 t n 5 năm 994 Văn p òn ủ t ủ tướn ã ban n Quyết n số 02 ຫສຌຌ

về tổ c c ục lưu trữ T eo Quyết n n y, cơ quan Đản v nước ược t n l p cơ quan lưu trữ riên ơ quan nước t n l p ục ưu trữ trực t u c Văn p òn ủ t ủ tướn , có c c năn , n i m vụ quản lý t p trung t ốn n ất về c n t c văn t ư - lưu trữ của c c cơ quan n nước t Trun ươn ến a p ươn trên p m vi cả nước ơ quan Đản ở Trun ươn tổ c c m t ban p ụ tr c về c n t c lưu trữ trực t u c Văn p òn Trun ươn Đản , ban n y có n i m vụ quản lý k ối t i li u lưu trữ của cơ quan Đản t năm 994 trở i, còn c c t i li u lưu trữ trước y vẫn còn

t u c quyền quản lý của ục ưu trữ Văn p òn ủ t ủ tướn o i ra, ban n y còn quản lý k ối t i li u lưu trữ của c c tổ c c tiền t n của Đản

n ưn c u sự quản lý t ốn n ất về m t c uyên m n n i p vụ của ục ưu trữ Văn p òn ủ t ủ tướn

+ T năm 994 c o ến năm 20 , ục ưu trữ trực t u c Văn p òn

ủ t ủ tướn có ai lần t ay ổi, bổ sun về c c năn , n i m vụ v cơ cấu

tổ c c c o p ợp với iều ki n bấy iờ; n t ời ổi tên t ục ưu trữ nước t n ục ưu trữ v o năm 994 v ổi tên t n ục ưu trữ Quốc ia v o năm 2007 Đến năm 20 2, ục ưu trữ Quốc ia o c uyển san trực t u c i vụ T y trở i, t ốn m n lưới lưu trữ của o

t trun ươn ến a p ươn an có sự t ay ổi ể p ợp với vi c quản

lý t eo n n dọc

2.1.2 ứ năn N

T eo Quyết n số 2 ຑຌ n y 08 t n 3 năm 20 2 của trưởn

i vụ về vi c tổ c c o t n của ục ưu trữ Quốc ia o, ục ưu trữ Quốc ia l m t cơ quan n i p vụ trực t u c i vụ có c c năn

t am mưu v iúp trưởn i vụ t ốn n ất quản lý n nước về c n

t c văn t ư v lưu trữ tron p m vi to n quốc

T eo quyết n n y ục có 2 n i m vụ c n :

+ Giúp trưởn i vụ tron vi c quản lý n nước về m t

n i p vụ ối với c n t c văn t ư v lưu trữ; ban n văn bản ướn dẫn

n i p vụ, tổ c c b i dư n n i p vụ c o c c cơ quan trực t u c t trun ươn ến a p ươn ; ướn dẫn n i p vụ tron p m vi của ục; ợp t c quốc tế về lĩn vực lưu trữ

+ Giúp trưởn i vụ quản lý t p trun , t ốn n ất t i li u lưu trữ tron p m vi nước o, t ực i n n i p vụ c n t c lưu trữ ối với t i

li u lưu trữ an bảo quản t i k o n ư: t u t p, bổ sun , c n lý, n i

i tr t i li u, x y dựn c n cụ tra c u, bảo quản, tổ c c k ai t c sử dụn

c p ó ục trưởn : l n ười iúp vi c ục trưởn tron vi c t ực

i n c c năn , n i m vụ của ục, c u tr ch n i m trước trưởn v t ực

i n c c n i m vụ k c do ục trưởn iao

ục ưu trữ Quốc ia o bao m 7 p òn n ư: òn n c n ,

Phòng ế hoạch

và Hợp tác

Phòng Hành chính

Phòng Thu

thập tài liệu

lưu trữ

Phòng Bảo quản tài liệu lưu trữ

Phòng Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Phòng hoa học

kỹ thuật và Tin học

Bộ Nội vụ

Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

Quan h t am mưu, iúp vi c

Quan c o

* B ên ế

i n nay, ục ưu trữ Quốc ia o có 54 c n b , có m t ục trưởn ,

03 ó ục trưởn , tron ó có 7 c n b nữ, 05 c n b t c sĩ về lưu trữ, v

03 c n b i ọc lưu trữ, 0 c n b an ọc t c sĩ lưu trữ ở Vi t am ụ

t ể ược p n bổ n ư sau:

Sau đại học

Đại học

Cao đẳng

Số lượng

Lưu trữ

trữ

trữ Khác

Phòng Bảo quản tài liệu lưu

( Bảng tổng hợp số lượng, trình độ chuyên môn của cán bộ Cục Lưu trữ

Quốc gia Lào tính đến tháng 05 năm 2016)

* Nhận xét:

Số lượn c n b có tổn số 54 n ười, tron ó c có 08 n ười ược

o t o về lưu trữ i n nay, ục ưu trữ Quốc ia o có 05 t c sĩ và 03 cử

n n về lưu trữ, ã ược o t o t nước X V về v l m vi c ở ục

n b l m ở ục p ần lớn có n iều ngành khác nhau n ư: t i c n , lu t, kế

to n, n n n ữ, t ư vi n, sử ọc, óa, a lý Cho nên c n b c uyên m n về lưu trữ còn t iếu và c ưa p n ược n ữn òi i của c n vi c

2.2 Thực trang thu thập tài liệu vào ho Lưu trữ thuộc của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

2.2.1 ìn

T t n 6 năm 976 k i t n l p ến nay, ục ưu trữ Quốc ia o

ã t ực i n ược ai ợt thu th p với số lượn n ư sau:

a ) Lần thứ nhất: t năm 977-1978 ục ưu trữ Quốc ia o tiến

hành t u t i li u của t ời p on kiến v t ời p t u c t i li u của cơ quan

- K o bảo quản t i li u về lãn o c m n (T i li u của Đản

n d n c m n o) ở uy n Viên Xay t n ua p ăn (Miền ắc của o)

Tất cả k ối t i li u ó ã t u về T ủ Viên c ăn v bảo quản t i ục

ưu trữ Quốc ia o Do lần ầu tiên t u t p nên lúc ó k n có sổ t ốn

kê cụ t ể, k n có dan mục t i li u, k n có biên bản iao n n t i li u và

ầu ết t i li u c ưa l p sơ