Nghiên cứu các giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ ở văn phòng chính phủ

Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ là những tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ qua các thời kỳ.Tại đây bảo quả

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU……… 05

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ……… 13

1.1 Về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của Chính phủ, Thủ Tướng

Chính phủ……… 13

1.2 Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Chính phủ … 16

1.2.1 Vị trí và chức năng……… 19

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn……… ………… 19

1.2.3 Cơ cấu tổ chức……… ………… 24

1.3 Khái quát về Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ……… ……… 25

1.3.1.Tổ chức Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ……….……… 25

1.3.2 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ của Văn phòng Chính phủ……….……… 27

1.3.3.Đặc điểm tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ 29

1.4 Thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ… … 30

1.4.1 Tài liệu hành chính……… …… 30

1.4.1.1.Tài liệu từ nguồn văn thư……… 31

1.4.1.2.Tài liệu từ các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ… … 31

1.4.2 Tài liệu ghi âm……… ………… 33

1.4.3.Tài liệu khoa học kỹ thuật……… ………… 34

1.4.4.Tài liệu điện tử……… ………… 35

1.5 Ý nghĩa của tài liệu Lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ………… 36

1.6 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ… 39

1.6.1 Tài liệu giấy……… ……… 40

1.6.2 Tài liệu ghi âm 40

1.6.2.1 Ghi âm từ tính……… ……… 40

1.6.2.2 Ghi âm Laser (đĩa compact)……… ………… 41

1.6.3 Tài liệu khoa học kỹ thuật……… ……… 41

1.6.4 Tài liệu điện tử……… ……… 42

1.6.5 Nhận xét về tình trạng vật lý của tài liệu trong Kho Lưu trữ của Văn phòng Chính phủ……… ……… 42

1.7 Nguyên nhân hư hỏng tài liệu………… ……… 43

1.7.1.Nguyên nhân do điều kiện tự nhiên……… 43

1.7.2 Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng………….………… 45

1.8 Sự cần thiết phải có những giải pháp về bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ……… 46

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

50 2.1.Một số vấn đề lý luận, pháp lý về công tác bảo quản tài liệu

lưu trữ 50

2.1.1 Khái niệm, ý nghĩa, nội dung về công tác bảo quản 50

2.1.2 Quy định của Nhà nước về công tác bảo quản 52

2.1.3 Quy định của Văn phòng Chính phủ về bảo quản tài liệu lưu trữ 55

2.2 Thực tế tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng

Chính phủ 59

2.2.1.Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu 59

2.2.2 Về trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu 66

2.2.3 Về sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ 67

2.2.4 Về thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản 74

2.3 Nhận xét về ưu điểm, hạn chế trong công tác bảo quản tài liệu tại VPCP 75

2.3.1 Ưu điểm 75

2.3.2 Nhược điểm 76

2.4 Nguyên nhân 77

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

80 3.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và hướng dẫn công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 80

3.1.1 Giải pháp đối với các cơ quan quản lý 80

3.1.2 Đối với Văn phòng Chính phủ 80

3.2 Nghiên cứu và xây dựng các chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu lưu trữ 84

3.2.1 Yêu cầu về mua văn phòng phẩm 84

3.2.2 Các yêu cầu về kho bảo quản tài liệu 86

3.2.2.1 Đối với kho tài liệu điện tử 87

3.2.2.2 Xây dựng kho bảo quản tài liệu nghe nhìn 87

3.2.2.3.Đối với kho bảo quản tài liệu hành chính(tài liệu giấy) 88

3.2.3.Vị trí xây dựng kho bảo quản tài liệu 88

3.2.4.Lắp đặt thiết bị 89

3.2.5 Biện pháp duy trì môi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu 90

3.2.5.1 Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp đối với bảo quản tài liệu 90

3.2.5.2.Chống bụi 92

3.2.6.Hệ thống thiết bị an toàn 92

3.2.7.Trang thiết bị bảo quản tài liệu 93

3.2.8 Xây dựng và tổ chức luyện tập các phương án cháy nổ, khủng bố 94

3.3.Tăng cường số lượng,nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ(đặc biệt là cán bộ chuyên trách công tác bảo quản tài liệu)

96

3.4 Nghiên cứu và xây dựng các quy trình nghiệp vụ bảo quản

nhằm hạn chế những tác hại do côn trùng, nấm mốc gây nên 97

3.5 Nghiên cứu xây dựng và thực hiện các quy trình tu bổ và phục chế tài liệu bị hư hại 98

3.5.1 Khử trùng 99

3.5.2 Tu bổ tài liệu 99

3.6 Kinh phí cho công tác lưu trữ 99

3.7 Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản 101

3.8 Thực hiện giải mật tài liệu đang bảo quản tại kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ 102

KẾT LUẬN 104

TÀI LIỆU THAM KHẢO 106

PHỤ LỤC 113

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ là những tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ qua các thời kỳ.Tại đây bảo quản toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ Việt Nam

từ năm 1950 đến nay, chưa kể đến một số văn bản trước 1950 cũng đang được bảo quản tại đây ( trừ những hồ sơ vụ việc đã nộp về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III) Khối tài liệu này có ý nghĩa rất quan trọng về nhiều mặt như kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội, an ninh, quốc phòng… Việc quản lý, sử dụng có hiệu quả khối tài liệu đó góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và bảo vệ

tổ quốc Thực tế đã chứng minh rằng tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn tùy thuộc phần lớn vào điều kiện bảo quản chúng, áp dụng các biện pháp tiên tiến, các chế

độ bảo quản chặt chẽ có thể giữ cho tài liệu lưu trữ tồn tại được bền lâu

Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ còn nhiều hạn chế:

- Văn bản, hồ sơ hình thành hàng năm trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ với một khối lượng rất lớn, nhưng hiện nay tại Văn phòng Chính phủ chưa có kho tàng bảo quản tài liệu đúng quy chuẩn Trong khi đó khối lượng hồ sơ, tài liệu ngày càng tăng Tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản ở các kho đại đa số được ghi trên giấy, nhưng cũng có một phần không nhỏ là tài liệu ghi âm Trải qua bề dày thời gian, dưới tác động của điều kiện khí hậu nên đến nay tình trạng vật lý của tài liệu đã bị xuống cấp nghiêm trọng ở mức độ khác nhau Trước tình trạng này, nếu không có sự quan tâm đầu tư kịp thời thì chỉ trong một thời gian không xa thì số tài liệu quý giá này sẽ tiếp tục bị huỷ hoại và không thể phục hồi lại được

- Bước đầu công nghệ tin học đã được ứng dụng vào công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, đặc biệt từ năm 2012 Văn phòng Chính phủ bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình xử lý công việc và lập hồ sơ trên môi trường mạng Trách nhiệm đối với việc quản lý, bảo quản tài liệu điện tử thuộc về Phòng Lưu trữ và Trung tâm Tin học Việc sử dụng phần mềm tin học trong xử lý công việc đã tạo nên khối lượng lớn hồ sơ điện tử có giá trị cùng với hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy Việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử là vấn đề mới và khó khăn đối với cán bộ Phòng Lưu trữ vì hiện nay Văn phòng Chính phủ chưa ban hành được quy định về bảo quản, thu thập tài liệu điện tử và chưa có nơi bảo quản tài liệu điện tử đúng quy định

- Văn phòng Chính phủ chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu Vì vậy cán bộ lưu trữ không có cơ sở để lựa chọn chính xác văn bản có giá trị để lưu giữ , gây tốn kém công sức, kinh phí để bảo quản những tài liệu không còn giá trị

Từ thực trạng này, đã xuất hiện nên một yêu cầu cấp thiết hiện nay là phải có những giải pháp cụ thể và đồng bộ nhằm tổ chức và thực hiện tốt các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ

Với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu ở lưu

trữ của Văn phòng Chính phủ, tôi đã chọn đề tài: “Nghiên cứu các giải pháp

Bảo quản tài liệu Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ” làm luận văn thạc sỹ

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau:

Một là: Nghiên cứu, phân tích đặc điểm và giá trị của tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ

Hai là: Qua khảo sát thực tế, phân tích thực trạng, những kết quả đạt được, những tồn tại và nguyên nhân của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu:

- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ( các quy định,quy chế, biện pháp…)

- Cơ sở hạ tầng, kho tàng, các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản các loại tài liệu lưu trữ

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục đich trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là:

Một là: Tìm hiểu số lượng , thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ đang được bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ

Hai là: Khảo sát và phân tích ưu điểm và hạn chế của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ ( Kho tàng, trang thiết bị, xây dựng chế độ bảo quản, các biện pháp bảo quản…)

Ba là: Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ

5 Lịch sử nghiên cứu

- Các văn bản, quy định, Luật, pháp lệnh về bảo quản tài liệu hiện hành

- Về mặt lý luận: Công tác bảo quản đã được đề cập trong các sách

chuyên khảo, giáo trình như: “Công tác Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ

Nhà nước do Vũ Dương Hoan làm chủ biên, của Nhà xuất bản Khoa học xã

hội Hà Nội năm 1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả

Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, năm 1990 của Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội; Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản cho Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội do Nhà xuất bản Hà Nội ấn hành năm 2006

Bên cạnh đó, về mặt thực tiễn các luận văn thạc sỹ và khoá luận tốt nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã đề cập và nghiên cứu với một số đề tài liên quan như:

- “Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu

giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” luận văn thạc sỹ của Phạm Thị Đát

năm 2003

- “Tổ chức và quản lý tài liệu phim ảnh ghi âm ở nước ta hiện nay”

khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Thị Vân Anh

- “ Nghiên cứu các phương pháp bảo quản tài liệu nghe nhìn tại Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III” khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Thu

đã bảo vệ thành công của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước

Theo quan điểm của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, tài liệu lưu trữ được xem là tài sản của toàn dân, vì vậy cần có các giải pháp tổ chức, bảo quản tài liệu lưu trữ trong các cơ quan.Chính vì vậy để góp phần thiết thực vào quá trình đổi mới quản lý Nhà nước nói chung và quản lý ngành văn thư, lưu trữ nói riêng Cục Văn thư Lưu trữ đã xây dựng Đề án “ Quy hoạch phát triển ngành Văn thư, lưu trữ đến năm 2020” nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy, nhân lực, cơ sở vật chất nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc

Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đưa ra những vấn đề cơ bản nhất về lý luận công tác lưu trữ Các bài viết trên báo, tạp chí, các luận văn thạc sỹ, khóa luận và các công trình nghiên cứu khoa học đã đi sâu nghiên cứu công tác lưu trữ ở một số Bộ để đưa ra các giải pháp nhằm đổi mới công tác lưu trữ Tuy nhiên chưa có một đề tài nào nghiên cứu chi tiết và đưa ra các giải pháp về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ

Như vậy, từ những khái quát trên đây có thể khẳng định đề tài tác giả lựa chọn không trùng lặp với bất cứ đề tài nào đã được nghiên cứu và công bố

6 Nguồn tƣ liệu tham khảo

Nguồn tư liệu tham khảo chính khi thực hiện đề tài bao gồm:

- Các văn bản của Nhà nước về công tác lưu trữ như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia do Ủy ban Thường Vụ Quốc hội ban hành năm 2001;Luật Lưu trữ do Quốc hội ban hành năm 2011; Nghị định 01/2013/NĐ- CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 110/2004/NĐ–CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ hướng dẫn thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ…

- Các văn bản quy định cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của Văn phòng Chính phủ nói chung và của từng đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ: Luật Tổ chức Chính phủ số 33/2001/QH10 ngày 25/12/2001 Quy định trách nhiệm và quyền hạn của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 1368/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Cục thuộc Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 26/QĐ-VPCP ngày 9/1/2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản tại Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 716/QĐ-VPCP ngày 14/6/2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Quy định về việc lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ…

- Các giáo trình về công tác lưu trữ, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ

- Các luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học và quản trị văn phòng, các bài viết, khóa luận, các công trình nghiên cứu khoa học có liên quan đến tổ chức công tác lưu trữ

- Đề tài nghiên cứu khoa học về bảo quản tài liệu tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước

7 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác- Lê nin Sử dụng phương pháp này để nhìn nhận, đánh giá các vấn đề, sự kiện liên quan đến đề tài nghiên cứu theo quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

- Phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ra nhưng ưu điểm để kế thừa phát triển và đưa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ

- Phương pháp khảo sát thực tế: Khảo sát về công tác bảo quản, cơ sở vật chất, các biện pháp bảo quản, chế bộ bảo quản, nhân lực làm công tác bảo quản…

- Phương pháp thống kê: Thống kê đầy đủ, chính xác về số lượng, thành phần, nội dung, đặc điểm của tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ

- Phương pháp phỏng vấn: được thực hiện đối với hầu hết các đơn vị và chuyên viên ở đơn vị Việc phỏng vấn sẽ cho tác giả nắm bắt được vấn đề bảo quản hồ sơ tài liệu của từng chuyên viên tại các Vụ, Cục, đơn vị để từ đó có giải pháp chung cho công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ

Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả còn sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như mô tả, so sánh công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử với tài liệu lưu trữ hiện hành

8 Đóng góp của đề tài

- Trên cơ sở nghiên cứu những cơ sở pháp lý và thực trạng của công tác

bảo quản tài liệu lưu trữ hiện nay tại Văn phòng Chính phủ, tác giả có thể đưa

ra các giải pháp cụ thể cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ, cùng với yêu cầu đặt ra phải có một giải pháp lớn hơn nhằm giữ gìn , bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, phục vụ tốt nhất cho việc

sử dụng khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ

- Nghiên cứu các nguyên nhân dẫn đến sự hư hỏng, mất mát tài liệu ở Văn phòng Chính phủ để từ đó đưa ra các giải pháp cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành tại Văn phòng Chính phủ và trong các cơ quan hành chính nhà nước Cụ thể tại các Bộ, ngành, Ủy ban Nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ lưu trữ làm công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

- Trong quá trình nghiên cứu đã góp phần bồi dưỡng , nâng cao trình

độ, khả năng phân tích, đánh giá để lựa chọn phương pháp tối ưu trong quá trình bảo quản tài liệu

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ VÀ CÔNG TÁC LƯU

- Lãnh đạo công tác các bộ, cơ quan ngang bộ, các cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp, xây dựng và kiện toàn hệ thống thống nhất bộ máy hành chính nhà nuớc; hướng dẫn kiểm tra tạo điều kiện cho Hội đồng nhân dân thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo luật định; đào tạo, bồi dưỡng, sắp xếp và sử dụng đội ngũ công chức, viên chức nhà nước

- Bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang và công dân; tổ chức và lãnh đạo công tác tuyên truyền, giáo dục Hiến pháp và pháp luật trong nhân dân

- Trình dự án luật, pháp lệnh và các dự án khác trước Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội

- Thống nhất quản lý việc xây dựng nền kinh tế quốc dân, chính sách tài chính, tiền tệ quốc gia; quản lý và bảo đảm sử dụng có hiệu quả tài sản thuộc sở hữu toàn dân; phát triển văn hoá giáo dục, y tế, khoa học và công nghệ, thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và ngân sách nhà nước

- Thi hành biện pháp bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp của công dân, tạo điều kiện cho công dân sử dụng quyền và làm tròn nghĩa vụ của mình, bảo vệ tài sản, lợi ích của Nhà nước và của xã hội, bảo vệ môi trường

- Củng cố và tăng cường nền quốc phòng toàn dân, an ninh nhân dân; bảo đảm an ninh quốc gia và trật tự, an toàn xã hội; xây dựng các lực lượng

vũ trang nhân dân; thi hành lệnh động viên, lệnh ban bố tình trạng khẩn cấp

và mọi biện pháp cần thiết khác bảo vệ đất nước

- Tổ chức và lãnh đạo công tác kiểm kê, thống kê của Nhà nước, công tác thanh tra và kiểm tra nhà nước chống quan liêu, tham nhũng; công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân

- Thống nhất quản lý công tác đối ngoại; đàm phán, ký kết điều ước quốc tế nhân danh Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, trừ trường hợp quy định tại khoản 14 Điều 70 Hiến pháp năm 2013; đàm phán, ký kết, phê duyệt, gia nhập điều ước quốc tế nhân danh Chính phủ; chỉ đạo việc thực hiện các điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc gia nhập; bảo vệ lợi ích của nhà nước, lợi ích chính đáng của tổ chức và công dân Việt Nam ở nước ngoài

- Thực hiện chính sách xã hội, chính sách dân tộc, tôn giáo

- Quyết định việc điều chỉnh địa giới các đơn vị hành chính duới cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Theo Luật Tổ chức Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ có những nhiệm

vụ và quyền hạn sau đây:

- Lãnh đạo công tác Chính phủ, các thành viên Chính phủ, Thủ trưởng

cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp

- Quyết định các chủ trương, biện pháp cần thiết để lãnh đạo điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến

cơ sở

- Chỉ đạo việc xây dựng các dự án Luật trình Quốc hội, các dự án pháp lệnh trình Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ

- Quy định chế độ làm việc của Thủ tướng với các thành viên Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Chỉ đạo phối hợp với các thành viên Chính phủ quyết định những vấn

đề có ý kiến khác nhau giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

- Triệu tập và chủ toạ các phiên họp của Chính phủ

- Đề nghị Quốc hội thành lập hoặc bãi bỏ các bộ, cơ quan ngang bộ; trình Quốc hội phê chuẩn đề nghị về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, cho từ chức do sức khoẻ hoặc lý do khác đối với Phó Thủ tướng, Bộ trưởng…

- Thành lập hội đồng, uỷ ban thường xuyên hoặc lâm thời khi cần thiết

để giúp Thủ tướng nghiên cứu, chỉ đạo phối hợp giải quyết những vấn đề quan trọng liên ngành

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức thứ trưởng và chức vụ tương đương; phê chuẩn việc bầu cử thành viên Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Miễn nhiệm, điều động, cách chức Chủ tịch, các Phó Chủ tịch

Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố và các thành viên khác của Uỷ ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc trung ương

- Quyết định các biện pháp cải tiến lề lối làm việc hoàn thiện bộ máy quản lý nhà nước đề cao kỷ luật ngăn ngừa và kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, lãng phí, quan liêu, hách dịch, cửa quyền trong bộ máy và trong cán bộ công chức viên chức nhà nước

- Đình chỉ việc thi hành hoặc bãi bỏ những quyết định chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân và chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trái với Hiến pháp, luật và các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên

- Đình chỉ việc thi hành những nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trái với Hiến pháp, luật và các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, đồng thời đề nghị Uỷ ban thường vụ Quốc hội bãi bỏ

- Thực hiện chế độ báo cáo trước nhân dân về những vấn đề quan trọng thông qua các báo cáo của Chính phủ trước Quốc hội, trả lời của Chính phủ đối với chất vấn của đại biểu Quốc hội và ý kiến phát biểu với cơ quan thông tin đại chúng

1.2 Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Chính phủ

Ngày 2 tháng 9 năm 1945, Chính phủ Lâm thời của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa do Chủ tịch Hồ Chí Minh đứng đầu tuyên cáo trước quốc dân đồng bào và toàn thế giới về việc thành lập Chính phủ nước Việt Nam mới Cũng trong thời gian đó, một cơ quan đầu não giúp việc cho Chính phủ Lâm thời và Chủ tịch Hồ Chí Minh đã được thành lập Do lúc bấy giờ, chính quyền Việt Nam Dân chủ Cộng hòa chưa ổn định, áp lực nội ngoại xâm rất lớn, nên tổ chức cũng như nhân sự của cơ quan này được giữ bí mật Việc thành lập cơ quan này cũng không có văn bản thành lập chính thức

Từ khi nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa được thành lập năm 1945 đến nay với tên gọi Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam,tên gọi của Văn phòng Chính phủ đã được thay đổi nhiều lần qua các thời kỳ như Phủ Thủ tướng, Văn phòng Chủ tịch Chính phủ, Thủ tướng phủ, Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng và Văn phòng Chính phủ

Hơn 8 tháng sau ngày Quốc khánh 2-9-1945, ngày 3-5-1946, Chủ tịch

Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 57 về cơ cấu tổ chức các cơ quan Chính phủ, trong đó có Mục I về Văn phòng Đây là văn bản pháp luật đầu tiên của Chính phủ quy định về tổ chức và hoạt động của các Văn phòng trong bộ máy hành chính Nhà nước Đây là bộ máy giúp việc đầu tiên phục vụ Chính phủ và Chủ tịch Hồ Chí Minh Ngày 02 tháng 8 năm 1949 Chủ tịch Hồ chí Minh đã ra sắc lệnh số 87/SL về việc Văn phòng Chủ tịch Chính phủ đổi tên thành Văn phòng Thủ tướng phủ

Đáng chú ý là tên gọi Văn phòng Phủ Thủ tướng đã tồn tại trong một thời gian dài (1955-1980) ngay cả trong thời gian trước 1960 là lúc chưa ban hành đạo luật đầu tiên về tổ chức và hoạt động của Chính phủ và cho đến khi thành lập Hội đồng Bộ trưởng thay thế Hội đồng Chính phủ vào năm 1980 theo quy định của Hiến pháp 1980

Tuy nhiên xét về địa vị pháp lý của Văn phòng Phủ Thủ tướng thì vấn

đề không chỉ dừng lại ở tên gọi của cơ quan này mà điều quan trọng hơn cả chính là chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy và mối quan hệ của Văn phòng Phủ Thủ tướng với các cơ cấu khác của Chính phủ

Cơ cấu tổ chức thuộc bộ máy có ít nhiều thay đổi nhưng tựu chung đều

là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ trong công tác lãnh đạo, điều hành, bảo đảm tính thống nhất, liên tục trong hoạt động của Chính phủ Là cơ quan có chức năng mang tính tổng hợp cao, đã cùng các Bộ, ngành đề xuất, tư vấn những vấn đề mang tầm vĩ mô, giúp Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ đạt nhiều thành tích trong việc hoạch định chính sách, pháp luật và điều hành các Bộ, ngành

và địa phương hoạt động phù hợp với pháp luật

Đến tháng 9 năm 1955, Chính phủ của Thủ tướng Phạm Văn Đồng được thành lập, ông Phạm Hùng được cử làm Bộ trưởng Phủ Thủ tướng Mặc

dù vậy, mãi đến 26 tháng 7 năm 1960, Chủ tịch Hồ Chí Minh mới ban hành Lệnh số 18-LCT công bố Luật Tổ chức Hội đồng Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, trong đó chính thức thành lập Văn phòng Phủ Thủ tướng

và quy định chức năng như sau:

"Bộ máy làm việc của Hội đồng Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ là Phủ thủ tướng Phủ Thủ tướng gồm có:

- Văn phòng Phủ Thủ tướng, đứng đầu là Bộ trưởng Phủ Thủ tướng có một hoặc nhiều Thứ trưởng giúp việc

- Các Văn phòng nghiên cứu và theo dõi từng khối công tác của Chính phủ, đứng đầu là các Chủ nhiệm Văn phòng có một hoặc nhiều Phó chủ nhiệm giúp việc Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ có hàm là một Bộ trưởng

Trên cơ sở Hiến pháp năm 1992, Quốc hội đã thông qua 4 luật tổ chức

bộ máy mới của Nhà nước ( Quốc hội, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát) trong đó có Luật tổ chức Chính phủ Từ đó, Hội đồng Bộ trưởng chuyển lại thành Chính phủ,Văn phòng Phủ Thủ tướng đổi sang tên gọi mới là Văn phòng Chính phủ Ngày 31 tháng 12 năm 1992, Thủ tướng chính phủ ban hành Quyết định số 212/TTg của Thủ tướng Chính phủ về cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ

Ngày 19 tháng 4 năm 2001, Thủ tướng Phan Văn Khải đã ký Quyết định số 489/QĐ-TTg, chọn ngày 28 tháng 8 làm “Ngày truyền thống Văn phòng Chính phủ”

Cơ cấu tổ chức thuộc bộ máy tổ chức của Văn phòng Chính phủ còn ít nhiều thay đổi nhưng đều là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ trong công tác lãnh đạo, điều hành, bảo đảm tính thống nhất, liên tục trong hoạt động của Chính phủ Văn phòng Chính phủ là cơ quan có chức năng tổng hợp cao, đã cùng các Bộ, ngành đề xuất, tư vấn những vấn đề mang tầm vĩ mô, giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ

1.2.1 Vị trí và chức năng

Căn cứ Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2012 của Chính phủ thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ được quy định như sau:

Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, là bộ máy giúp việc của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ

Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ tổ chức các hoạt động chung của Chính phủ; giúp Thủ tướng Chính phủ (bao gồm các Phó Thủ tướng Chính phủ) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Văn phòng Chính phủ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ Và thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn cụ thể được quy định tại Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ.Theo đó, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:

 Tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ:

Trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ quản lý nhà nước, Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp Chính phủ tổ chức các hoạt động chung của Chính phủ; tham mưu tổng hợp giúp Thủ tướng Chính phủ lãnh đạo chỉ đạo điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống

hành chính nhà nước từ Trung uơng đến cơ sở

- Xây dựng, quản lý chương trình công tác của Chính phủ theo quy định của pháp luật

- Theo dõi, đôn đốc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (sau đây gọi tắt là Bộ, ngành), Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh), các cơ quan,

tổ chức liên quan thực hiện chương trình công tác của Chính phủ và Quy chế làm việc của Chính phủ

- Phối hợp thường xuyên với các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề

án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ trình Chính phủ xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật

- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quan trọng theo chương trình công tác của Chính phủ và các công việc khác

do các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan trình Chính phủ

- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các báo cáo khi được Chính phủ giao

- Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, đột xuất của Chính phủ, các cuộc họp của Chính phủ với lãnh đạo địa phương, các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của Chính phủ

 Tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướng Chính phủ:

- Giúp Thủ tướng Chính phủ đôn đốc xây dựng và thực hiện chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần của Thủ tướng Chính phủ, kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm để tập trung chỉ đạo, điều hành các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan trong từng thời gian nhất định

- Kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ giao các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng cơ chế, chính sách, các

đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật để trình cấp có thẩm quyền quyết định

- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật, báo cáo theo chương trình công tác của Thủ tướng Chính phủ và các công việc khác do các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan trình Thủ tướng Chính phủ

- Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan hoàn chỉnh nội dung, thủ tục, hồ sơ và dự thảo văn bản để trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định đối với những công việc thường xuyên khác

- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật khi được Thủ tướng Chính phủ giao

- Chủ trì làm việc với lãnh đạo cơ quan, các tổ chức, cá nhân liên quan

để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ mà các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh còn có ý kiến khác nhau theo ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ

- Chủ trì soạn thảo, biên tập hoặc chỉnh sửa lần cuối các dự thảo báo cáo, các bài phát biểu quan trọng của Thủ tướng Chính phủ

- Giúp Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo thực hiện các Quy chế phối hợp công tác giữa Chính phủ với các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chủ tịch nước,

Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội, Tòa án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao

- Giúp Thủ tướng Chính phủ kiểm tra thực hiện những công việc thuộc thẩm quyền kiểm tra của Thủ tướng Chính phủ đối với các Bộ, ngành, Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan để báo cáo và kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ các biện pháp cần thiết nhằm đôn đốc thực hiện và bảo đảm chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành chính

- Đề nghị các Bộ, ngành, Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan báo cáo tình hình, kết quả thực hiện các văn bản pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

- Được yêu cầu các Bộ, ngành, Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức liên quan cung cấp tài liệu, số liệu và văn bản liên quan hoặc tham dự các cuộc họp, làm việc để nắm tình hình, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

 Bảo đảm thông tin:

- Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, quản lý và duy trì hoạt động liên tục mạng tin học diện rộng của Chính phủ

- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Thủ tướng Chính phủ, thông tin để các Thành viên Chính phủ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức liên quan về tình hình kinh tế-xã hội của đất nước, hoạt động của Chính phủ, công tác chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ

- Cung cấp thông tin cho công chúng về các hoạt động chủ yếu, những quyết định quan trọng của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, những sự kiện kinh tế, chính trị, xã hội nổi bật mà dư luận quan tâm theo quy định pháp luật

và chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ

- Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn của Chính phủ theo quy định

- Quản lý, xuất bản và phát hành Công báo nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

- Quản lý tổ chức và hoạt động của Cổng Thông tin điện tử Chính phủ

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

- Xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác thuộc thẩm quyền của Văn phòng Chính phủ theo quy định của pháp luật

- Tổ chức việc phát hành và quản lý các văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

- Tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng đối với Văn phòng các Bộ, ngành, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

- Các Bộ, ngành, cơ quan, địa phương có trách nhiệm tạo điều kiện để cán bộ, công chức được thuyên chuyển công tác về Văn phòng Chính phủ

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng Chính phủ và các tổ chức tư vấn, chỉ đạo, phối hợp liên ngành do Thủ tướng Chính phủ giao

- Quản lý tài chính, tài sản, các dự án, công tác nghiên cứu khoa học

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Đứng đầu Văn phòng Chính phủ là Bộ trưởng, Chủ nhiệm, dưới Bộ trưởng, Chủ nhiệm là các Phó Chủ nhiệm và các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc

 Vụ Theo dõi khiếu nại, tố cáo và Phòng, chống tham nhũng (gọi tắt Vụ I)

 Vụ Nội chính (gọi tắt là Vụ II)

 Vụ Theo dõi phối hợp công tác giữa Chính phủ với Quốc hội, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, cơ quan Trung ương các đoàn thể nhân dân và Chính quyền địa phương (gọi tắt là Vụ III)

 Vụ Khoa giáo - Văn xã

 Vụ Đổi mới doanh nghiệp

 Trung tâm Tin học

 Cổng Thông tin điện tử Chính phủ

Vụ Theo dõi khiếu nại, tố cáo và Phòng, chống tham nhũng ( gọi tắt là

Vụ I có 03 phòng, Vụ Văn thư Hành chính (có 05 phòng), Vụ Tổ chức cán bộ (có 03 phòng),Vụ Kế hoạch tài chính (có 02 phòng) Cục Quản trị có 05 phòng, Cục Hành chính - Quản trị II đơn vị phía nam có 4 phòng

Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ trình Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và danh sách các đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng Chính phủ

Có thể chia các đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ nói trên thành

2 nhóm: nhóm tham mưu tổng hợp và nhóm công tác nội bộ Cơ cấu tổ chức

có sự khác biệt với cơ cấu tổ chức tại các Bộ, ngành, Văn phòng Chính phủ với chức năng tham mưu như đã nêu ở trên nên tài liệu hình thành trong hoạt động cũng có những điểm khác biệt so với các cơ quan, tổ chức khác

1.3 Khái quát về Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ

1.3.1.Tổ chức Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ

Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ là lưu trữ hiện hành, được tổ chức cấp Phòng, trực thuộc Vụ Văn thư Hành chính Biên chế cán bộ Phòng Lưu trữ có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và các Lưu trữ viên Tuy là lưu trữ hiện hành nhưng với đặc thù riêng theo như chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức cuả Văn phòng Chính phủ như đã trình bày ở phần trên Vì vậy tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động cũng mang tính đặc thù như sau:

Thứ nhất: Văn thư tại Văn phòng Chính phủ không lập hồ sơ hiện hành

như quy định chung của Nghị định 110 Theo quy định ngày 10 tháng sau Văn thư nộp toàn bộ văn bản phát hành của tháng trước cho Lưu trữ để lập hồ

sơ văn bản phát hành và phục vụ yêu cầu nghiên cứu khai thác

Thứ hai: Văn bản đến Văn thư chuyển cho chuyên viên xử lý và tự lập

hồ sơ sau đó nộp lưu trữ vào tháng 1 của năm sau Ví dụ hồ sơ năm 2014 nộp

về lưu trữ tháng 1 năm 2015 Đây là quy định của Văn phòng Chính phủ có khác với quy định chung của ngành lưu trữ

Phòng Lưu trữ là nơi lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ công tác lưu trữ theo quy định chung của Nhà nước Sau thời gian đó, Phòng Lưu trữ có nhiệm vụ chọn lọc những tài liệu có ý nghĩa lịch sử để nộp vào lưu trữ lịch sử

Theo Quyết định số 32/BT ngày 27/2/1979 của Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, Phòng Lưu trữ trực thuộc Vụ Hành chính có nhiệm vụ:

- Hướng dẫn cán bộ, chuyên viên trong cơ quan lập hồ sơ

- Thu thập hồ sơ, tài liệu của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan

- Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu

- Lập công cụ tra cứu hồ sơ tài liệu

- Phục vụ khách đến nghiên cứu sử dụng tài liệu

- Bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ

- Nộp hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ Lịch sử theo qui định của Pháp luật Hiện nay, Phòng Lưu trữ có 7 người trong đó có 1 trưởng phòng và 2 phó trưởng phòng.Về chất lượng cán bộ Phòng có 100% cán bộ đều được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ Đây là những cán bộ được đào tạo cơ bản có kinh nghiệm công tác từ 3 năm đến 15 năm vì vậy công tác lưu trữ của Văn phòng Chính phủ luôn phát huy tốt hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ Với số cán bộ ít, nhưng phải quản lý khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 1950 đến nay và các tài liệu được hình thành hàng ngày từ hơn 25 đầu mối trực thuộc Văn phòng Chính phủ Đây là khối lượng công việc rất lớn, đòi hỏi phải

có sự phân công công việc một cách hợp lý, khoa học phù hợp với khả năng của mỗi cán bộ công chức trong phòng và sự nỗ lực của từng cá nhân mới có thể thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng tài liệu của lãnh đạo, cán bộ công chức trong và ngoài cơ quan

Hàng năm, Lưu trữ Văn phòng Chính phủ thu thập về khoảng hơn 400 mét tài liệu Với khối lượng hồ sơ, tài liệu sản sinh hàng năm quá nhiều, trong khi đó kho tàng, giá tủ để bảo quản chưa đáp ứng được yêu cầu Đó là một thách thức quá lớn cho công tác lưu trữ của Văn phòng Chính phủ và những người trực tiếp làm công tác lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ

1.3.2 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ của Văn phòng Chính phủ

Sau khi Cách mạng Tháng 8 thành công, Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra đời Chủ tịch Hồ Chí Minh ra Thông đạt số 01-CP/VP ngày 03 tháng 1 năm 1946 về giữ gìn và cấm tiêu hủy công văn giấy tờ, hồ sơ

cũ, yêu cầu không được hủy những công văn giấy tờ nếu không có lệnh của cấp trên Văn bản có tính chất pháp lý đầu tiên là Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ Tuy nhiên đây là văn bản pháp quy đầu tiên về xác định giá trị tài liệu nên có những quy định còn chưa hoàn thiện về nguyên tắc, các quy định này chỉ tập trung vào việc hủy hồ sơ tài liệu mà không có các điều kiện quy định về nguyên tắc tiêu chuẩn và phương pháp xác định giá trị tài liệu

- Năm 1974 Bộ trưởng ,Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ Tướng có ban hành quy định cụ thể về chế độ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Phủ Thủ tướng Trong văn bản này đã quy định về nguyên tắc phương pháp lập hồ sơ và công tác thu thập, sưu tầm bảo quản tài liệu Bản quy định này cũng chưa đưa ra được thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu Tuy nhiên đây cũng là tiền đề cho việc ban hành một số văn bản về công tác xác định giá trị tài liệu trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ những thời gian tiếp sau

- Nhận thức được tầm quan trọng của việc xác định giá trị tài liệu Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã ban hành công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu nhằm giúp cho các cơ quan nhà nước các ngành các cấp có tài liệu làm căn cứ Văn phòng Phủ Thủ tướng căn cứ vào công văn đó để xác đinh thời hạn bảo quản cho khối tài liệu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng qua các giai đoạn

- Quyết định 176/BT năm 1994 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về lập, nộp và bảo quản hồ sơ tại Văn phòng Chính phủ

Sau công văn 25/NV gần 20 năm sau Văn phòng Chính phủ mới ban hành Quy định 176/BT về công tác lưu trữ Tuy nhiên trong quyết định này chưa đưa ra quy định cụ thể về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các kho lưu trữ của văn phòng Chính phủ và công tác bảo quản tài liệu tại các đơn vị trực thuộc

- Công văn số 6043/HC năm 1997 về thu thập và tiêu huỷ tài liệu

Trên thực tế các đơn vị tự tiêu hủy tài liệu làm thất lạc rất nhiều công văn có giá trị Vụ Hành chính có yêu cầu tất cả công văn giấy tờ sản sinh ra hàng năm phải nộp về lưu trữ Văn phòng Chính phủ Lưu trữ Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu trùng thừa theo đúng quy định của pháp luật

- Quyết định số 1351/QĐ-VPCP ngày 3 tháng 8 năm 2005 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ

Cũng theo Quy định tại Quyết định 1351/QĐ-VPCP chủ yếu quy định

về lập và nộp hồ sơ về lưu trữ hàng năm, chưa có điều khoản nào quy định về bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ Đặc biệt quy định về bảo quản tài liệu ghi âm ghi hình và tài liệu khoa học kỹ thuật

- Quyết định số 26/QĐ-VPCP ngày 9/1/2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định về việc tiếp nhận,xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Chính phủ

- Quyết định 716/QĐ-VPCP ngày 17/6/ 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ

Điều 4 của bản quy định này nêu: “Hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ do Vụ Hành chính quản

lý, bảo quản Kho lưu trữ hồ sơ, văn bản, tài liệu phải được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn quy định, bảo đảm an toàn tuyệt đối hồ sơ, văn bản, tài liệu Kho lưu trữ được trang bị các phương tiện cần thiết để phòng cháy, nổ; phòng chống thiên tai; phòng gian, bảo mật; phòng chống côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, văn bản, tài liệu”

- Để thực hiện nhiệm vụ được giao Vụ Văn thư Hành chính đã ban hành Quyết định số 104/QĐ-HC ngày 27/5/2013 do Vụ trưởng Vụ Văn thư Hành chính ký Theo đó Phòng Lưu trữ có nhiệm vụ thực hiện bảo quản hồ

sơ, tài liệu lưu trữ và các nhiệm vụ khác Chính những quy định này đã giúp Phòng Lưu trữ có đầy đủ căn cứ pháp lý thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn, trong đó có nhiệm vụ bảo quản khối lượng hồ sơ, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ

1.3.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ

- Chứa đựng thông tin quá khứ: đó là những sự kiện, hiện tượng, biến

cố lịch sử, những vụ việc liên quan đến một cá nhân, một ngành, một địa phương hay liên quan đến tình hình kinh tế, chính trị, an ninh, quốc phòng… của cả nước; những hoạt động của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ, của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng… Có thể nói, tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ có ý nghĩa trên nhiều mặt và có tầm ảnh hưởng rộng Vì vậy cần phải có những quy định đầy đủ, chặt chẽ việc khai thác, sử dụng khối tài liệu đó; mặt khác có thể phát huy được giá trị thông tin của tài liệu trong thực tiễn

- Là bản gốc, bản chính của các văn bản: chúng mang những bằng

chứng thể hiện tính chân thực cao như bút tích, chữ ký của người có thẩm quyền như Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, các Bộ trưởng…, con dấu của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và các cơ quan, địa danh, ngày tháng năm

làm ra tài liệu… Do đặc điểm này mà tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, được trân trọng và bảo quản chu đáo để sử dụng trong quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và các mục đích khác Mặt khác vì nó là bản chính, bản gốc nếu

bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được, có thể gây nên những tổn thất lớn Bởi vậy, cần được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ, việc nghiên cứu, sử dụng chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ, không được đem ra trao đổi, mua bán tùy tiện

- Chứa đựng nhiều bí mật quốc gia: Tài liệu lưu trữ của Văn phòng

Chính phủ có tầm ảnh hưởng trên các mặt của đời sống, xã hội Trong đó, có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung của tài liệu chứa đựng những thông tin

bí mật của quốc gia, bí mật của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và bí mật của các cá nhân, do đó các thế lực đối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các

bí mật trong tài liệu lưu trữ Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưng lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác

Vì vậy, công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ để bảo vệ những nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ Cán bộ làm công tác lưu trữ phải

là những người có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi chính đáng của các cơ quan, các cá nhân

có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao

1.4 Thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ

Trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ đã sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu, trong đó có rất nhiều tài liệu có giá trị nhiều mặt, đang được bảo quản tại Kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ hiện nay đang bảo quản tại 04 kho với hơn 800 m tài liệu từ năm 1950 đến nay ( trừ đi khoảng 250 m hồ sơ, tài liệu đã nộp về Trung tâm lưu trữ Quốc gia III) tương đương 52.198 đơn vị bảo quản

1.4.1 Tài liệu hành chính

Chiếm khối lượng chủ yếu trong kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ

Tài liệu nộp vào Lưu trữ từ 2 nguồn: nguồn tài liệu phát hành do Phòng Văn thư nộp lên lưu trữ hàng tháng và nguồn tài liệu từ các Vụ, Cục, đơn vị trong Văn phòng Chính phủ

1.4.1.1.Tài liệu từ nguồn văn thư

Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng quy phạm pháp luật

do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành gồm 01 bản gốc và 02 bản chính

Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành chỉ 01 bản chính

Thông báo ý kiến kết luận của Thủ tướng,các Phó thủ tướng

Công văn giao dịch, xử lý công việc hàng ngày của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ với các cơ quan Trung ương, địa phương và các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế, xã hội

Sổ tài liệu đăng ký công văn đi, đến

1.4.1.2.Tài liệu từ các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ

+Tài liệu của các Vụ theo dõi ngành, lĩnh vực gồm :

* Hồ sơ công việc: gồm toàn bộ tài liệu được hình thành từ khi bắt đầu

đến khi kết thúc một sự việc, loại hồ sơ này thường gồm những tài liệu sau:

- Tờ trình hoặc đề án, công văn đề nghị của các Bộ, cơ quan ngang bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế- xã hội và tờ trình, đề án… của các tổ công tác (do Thủ tướng Chính phủ thành lập), của Văn phòng Chính phủ gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

- Văn bản tham gia ý kiến của các ngành, các đơn vị có liên quan (kể cả phiếu thẩm tra, phiếu phối hợp xử lý văn bản)

- Biên bản (hoặc trích biên bản) các cuộc họp (nếu có)

- Phiếu trình của chuyên viên và ý kiến giải quyết của lãnh đạo

- Các bản dự thảo của Chiính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ giải quyết các vấn đề đó

- Văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành

* Hồ sơ các cuộc họp: các phiên họp Chính phủ, Thường trực Chính

phủ, các cuộc họp chuyên ngành khác do Thủ tướng triệu tập và các cuộc họp

do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ triệu tập gồm các tài liệu:

- Giấy mời họp

- Danh sách các thành viên dự họp

- Chương trình họp

- Biên bản cuộc họp

- Các đề án, tờ trình, báo cáo, ý kiến phát biểu của các cơ quan, cá nhân

có liên quan đến cuộc họp

- Các bức ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình… về cuộc họp

- Nghị quyết, thông báo về kết quả cuộc họp

* Các loại báo cáo

- Báo cáo công tác định kỳ của các cơ quan Trung ương và địa phương

- Báo cáo chuyên đề hoặc báo cáo đột xuất

* Sổ công tác của chuyên viên

+Tài liệu của các bộ phận giúp việc Thủ tướng, các Phó Thủ tướng

và Bộ trưởng, chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ gồm các loại sau:

- Bài phát biểu, diễn văn của Thủ tướng, các Phó thủ tướng tại Hội nghị, tại buổi làm việc với các cơ quan Trung ương, địa phương và các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế xã hội

- Văn bản tài liệu về các chuyến đi công tác, thăm hữu nghị ở nước ngoài của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ

- Báo cáo của các đoàn và cá nhân về kết quả đi học tập, khảo sát ở nước ngoài

- Các báo cáo chuyên đề khác

- Thư khen, thư chúc mừng, thư thăm hỏi… của các đồng chí lãnh đạo gửi cho các tập thể và cá nhân

- Đơn, thư khiếu nại, tố cáo, góp ý kiến của công dân có bút tích hoặc ý kiến xử lý của lãnh đạo

- Sổ công tác của các đồng chí lãnh đạo

+ Các loại tài liệu giải quyết nội bộ của Văn phòng Chính phủ:

Tuỳ theo chức năng của từng Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ phải nộp những loại tài liệu sau:

- Chương trình, kế hoạch công tác và báo cáo công tác định kỳ của cơ quan Văn phòng Chính phủ

- Hồ sơ về bộ máy tổ chức của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong văn phòng

- Hồ sơ về tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, nâng lương, khen thưởng,

kỷ luật, hưu trí về hợp đồng lao động

- Hồ sơ về các cuộc họp giải quyết các công việc nội bộ của cơ quan

- Hồ sơ về xây dựng sữa chữa các công trình của cơ quan gồm các loại tài liệu, luận chứng kinh tế kỹ thuật,các bản vẽ thiết kế, báo cáo diễn biến quá trình thi công, báo cáo nghiệm thu và thanh quyết toán công trình

- Hồ sơ về việc mua sắm và sử dụng các trang thiết bị

- Báo cáo quyết toán thu chi hàng năm của cơ quan

- Hồ sơ về công tác lễ tân

1.4.2 Tài liệu ghi âm

Tài liệu ghi âm là loại hình tài liệu có nội dung rất phong phú và đa dạng, phản ánh các mặt đời sống chính trị, văn hoá, tinh thần bằng hình tượng

âm thanh một cách sinh động

Qua khảo sát thực tế hiện nay Kho Lưu trữ của Văn phòng Chính phủ đang bảo quản khoảng 2.000 băng cassette về các phiên họp thường kỳ của Chính phủ, 115 đĩa ghi âm Nguồn thu chủ yếu là từ Vụ Tổng hợp, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp và theo dõi các cuộc họp của Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ

- Bài phát biểu, diễn văn (kể cả băng ghi âm, ghi hình, ảnh…nếu có) của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng tại hội nghị, tại các buổi làm việc với cơ quan trung ương, địa phương và các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế xã hội…

- Văn bản, tài liệu (kể cả băng ghi âm, ghi hình, ảnh…nếu có) về các chuyến đi công tác, thăm hữu nghị ở nước ngoài của Thủ tướng, các phó Thủ tướng và Bộ trưởng, Chủ nhiệm

Như vậy, thành phần chủ yếu của tài liệu ghi âm là những băng ghi âm cuộc họp, các bài diễn văn, các buổi hội đàm của lãnh đạo Chính phủ bao gồm những loại băng sau:

- Băng ghi âm cassette;

- Đĩa CD

Khối tài liệu ghi âm có nội dung nói về những cuộc họp của Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ nhằm đưa ra những quyết định quan trọng nhằm điều hành hoạt động của quốc gia hay giải quyết các vấn đề liên quan đến kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội… của đất nước

Có thể nói, so với số lượng các cuộc họp hàng năm của Chính phủ thì tài liệu ghi âm hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ của Văn phòng Chính phủ còn quá ít

1.4.3.Tài liệu khoa học kỹ thuật

Bên cạnh các loại tài liệu hành chính, tài liệu ghi âm còn có tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành tại Văn phòng Chính phủ như các bản vẽ công trình xây dựng, hồ sơ thiết kế, thi công công trình xây dựng trụ sở làm việc của Văn phòng Chính phủ, các hồ sơ thiết kế do các cơ quan gửi lên xin ý kiến….Nhóm tài liệu xây dựng cơ bản sản sinh tương đối lớn, trong quá trình thi công, sử dụng công trình tài liệu kỹ thuật liên tục được bổ sung ngày càng hoàn chỉnh, phần lớn tài liệu mang tính chất thiết kế đơn chiếc cho nên có ý nghĩa thực tiễn to lớn

1.4.4 Tài liệu điện tử

Trước hết cần khẳng định tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức là một ngưồn bổ sung quan trọng của tài liệu lưu trữ, phải có một cách tiếp cận mới, hoàn toàn mở đối với việc quản

lý và bảo quản lâu dài tài liệu điện tử tại lưu trữ cơ quan cũng như lưu trữ lịch sử

Tài liệu điện tử có thể tạo ra dưới dạng điện tử cũng có thể tạo ra dưới dạng số hóa Để đảm bảo tính thống nhất đối với việc quản lý tài liệu điện tử cũng như quản lý tài liệu giấy tại giai đoạn văn thư và trong công tác lưu trữ Trách nhiệm quản lý tài liệu điện tử ở giai đoạn văn thư thuộc về Trung tâm tin học, Phòng Văn thư và chuyên viên Quý I năm sau khi thực hiện giao nộp

hồ sơ giấy vào lưu trữ thì trách nhiệm này thuộc về Phòng Lưu trữ và Trung tâm tin học

Hiện tại, để tổ chức bảo quản tài liệu điện tử trong lưu trữ, Phòng Lưu trữ chủ trì, phối hợp với Trung tâm Tin học lưu trữ hồ sơ, văn bản điện tử theo các quy định hiện hành (máy chủ đặt tại Trung tâm tin học)

Thời hạn bảo quản tài liệu điện tử được xác định theo những tiêu chí giống như tài liệu giấy Việc xác định giá trị tài liệu điện tử được thực hiện đúng qui trình như thực hiện đối với tài liệu giấy và được đưa vào Danh mục

hồ sơ của cơ quan

Việc sử dụng phần mềm tin học trong xử lý công việc đã tạo nên khối lượng lớn hồ sơ điện tử có giá trị hình thành hàng ngày tại Văn phòng Chính phủ Cùng với hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy,việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử là vấn đề mới, cần lựa chọn tài liệu điện tử thật sự có giá trị cho lưu trữ, đòi hỏi lưu trữ Văn phòng Chính phủ phải có sự nghiên cứu chọn lọc và xác định thời hạn bảo quản tạm thời, lâu dài, vĩnh viễn cho những loại tài liệu điện tử nhất định Đồng thời lưu trữ phải đối chiếu hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy để có phương án xử lý đảm bảo tính thống nhất, chính xác của hai loại hình tài liệu này

1.5 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ

Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ hình thành trong quá trình hoạt động và phát triển của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ có nội dung phong phú, đa dạng chủ yếu là bản chính, bản gốc, phản ánh các sự kiện mang ý nghĩa quốc gia qua nhiều thời kỳ lịch sử Giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ được thể hiện một

số mặt sau:

- Tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp những thông tin quá khứ, những

căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý, tham mưu của Văn phòng Chính phủ từ năm 1945 đến nay Qua hồ sơ, tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính

phủ là căn cứ để cán bộ, chuyên viên các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ làm căn cứ để giải quyết những công việc cụ thể hoặc những thông tin phục cho cho việc nghiên cứu, tổng kết đúc rút kinh nghiệm để tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ giải quyết công việc hàng ngày, đổi mới rút kinh nghiệm trong việc chỉ đạo điều hành, đưa ra định hướng đúng đắn cho giai đoạn tiếp theo

- Tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ hình thành trong hoạt động

của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ thể hiện được

sự chỉ đạo điều hành của Chính phủ đối với nhiều ngành, nhiều lĩnh vực qua các thời kỳ lịch sử, có ý nghĩa chính trị sâu sắc Đây là nguồn tư liệu vô cùng

quý giá giúp Chính phủ xây dựng hoạch định các chủ trương, chính sách phù hợp với tình thực thực tế của mỗi vùng, miền của đất nước Xây dựng chiến lược phát triển ngành, lĩnh vực dài hạn, trung hạn; chiến lược phát triển ngành trọng điểm; về hợp tác quốc tế trong tình hình mới…

Ví dụ: Quyết định số 1546QĐ-TTg năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Quy hoạch phân vùng thăm dò, khai thác, chế biến quặng Titan giai đoạn 2020 xét đến 2030 Để tham mưu cho Thủ tướng Chính

phủ ban hành quyết định này, chuyên viên phải nghiên cứu hồ sơ tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ các quy định của Chính phủ về khai thác khoáng sản các giai đoạn trước đó để làm cơ sở về mặt pháp lý cũng như thực tiễn tham mưu giúp Chính phủ Phê duyệt Quy hoạch đúng, phù hợp với thực tiễn hiện tại và giai đoạn tới

- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thể hiện

sự thể chế hóa, cụ thể hóa đường lối, chủ trương chính sách của Đảng, luật pháp của Nhà nước Điều này được thể hiện qua rất nhiều văn bản của Chính

phủ, Thủ tướng Chính phủ

Ví dụ: Nghị định số 65/2014/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi bổ sung 1 số Điều của Luật Thi đua khen thưởng năm 2013 Đây là căn cứ quan trọng thể chế hóa, cụ thể hóa đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước về việc khuyến khích, động viên tinh thần sáng tạo của mọi người dân Việt Nam

- Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ còn là những chứng cứ có

sức thuyết phục mạnh mẽ cho các hoạt động của các cơ quan công an, tòa án,

phục vụ các cuộc điều tra liên quan đến phòng chống tham nhũng, buôn lậu Căn cứ vào hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thể kiểm tra, giám sát các Bộ, ngành, địa phương thực hiện đúng sự chỉ đạo điều hành của Chính phủ hay không

Ví dụ: Xử lý sai phạm tại tập Đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt nam (Vinasin) Lưu trữ Văn phòng Chính phủ đã cung cấp 150 hồ sơ, văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ từ 1999 đến 2005 ban hành chỉ đạo những vấn đề liên quan đến hoạt động của Tập đoàn Vinasin Qua những chứng cứ

đó Thanh tra Chính phủ, Ủy ban kiểm tra Trung ương phát hiện ra việc Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt nam đã làm trái chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, trái quy định của Nhà nước, kiến nghị với các cơ quan để đưa ra xét xử đúng người đúng tội

- Bên cạnh những giá trị thực tiễn, tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính

phủ còn có giá trị lịch sử to lớn có thể là nguồn sử liệu hết sức quý giá được

sử dụng cho mục đích biên soạn Lịch sử Văn phòng Chính phủ và Lịch sử hình thành và phát triển của Chính phủ Việt nam qua các thời kỳ Đây là

nguồn sử liệu quan trọng cho nhiều nhiều Bộ, ngành nghiên cứu lịch sử ngành, lĩnh vực và lịch sử hoạt động của bộ máy nhà nước, các tập đoàn kinh tế nhà nước… để xây dựng Biên niên sử của ngành mình về quá trình hình thành và phát triển

Ví dụ: Nghiên cứu sự ra đời của ngành Lưu trữ Việt nam, Lưu trữ Văn phòng Chính phủ cung cấp rất nhiều tài liệu trong đó có Thông đạt số 01 của Chủ tịch Hồ Chí Minh năm 1946 để từ đó có cơ sở lấy ngày 3/1/1946 là ngày Lưu trữ Việt nam

- Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ còn phục vụ nghiên cứu

tổng kết các thành tựu về các lĩnh vực của đất nước trong các giai đoạn Tài

liệu phản ánh quá trình phát triển kinh tế xã hội của nước ta từ những ngày đầu thành lập trải qua các cuộc chiến tranh và đến thời kỳ hội nhập phát triển Tấtc ả những biến động về kinh tế, xã hội; định hướng phát triển kinh tế; sự điều hành của Chính phủ đều thể hiện qua những hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ là nguồn sử liệu vô cùng quan trọng đối với các nhà nghiên cứu Khoa học Các hồ sơ về chương trình, dự

án, đề tài nghiên cứu cấp Nhà nước là nguồn tư liệu tham khảo phục vụ cho hoạt động thực tiễn và là cơ sở lý luận cho nghiên cứu khoa học áp dụng vào thực tiễn

Ví dụ: Trên cơ sở Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2010 Thủ tướng Chính phủ đã triển khai Đề án đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hóa công sở của hệ thống hành chính Nhà nước giai đoạn I (2003-2005) Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12/8/2003 với các tiểu đề án nhỏ