Mặc dù Nhà nước đã ban hành văn bản pháp lý cao nhất về công tác lưu trữ đó là Luật Lưu trữ, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và một số văn bản hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ. Văn phòng Chính phủ cũng đã có văn
81
bản quy định về công tác văn thư, công tác lưu trữ nói chung. Tuy nhiên các văn bản này còn quy định chung chung chưa có văn bản nào quy định riêng, cụ thể về bảo quản tài liệu lưu trữ đặc biệt đối với từng loại tài liệu lưu trữ cụ thể. Do đó, việc xây dựng và từng bước hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về bảo quản tài liệu lưu trữ là điều cần thiết. Văn phòng Chính phủ cần quan tâm, chỉ đạo việc bảo quản các loại hình tài liệu trong đó có tài liệu ghi âm, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu hành chính…. hình thành trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ. Từ đó có những đầu tư đúng mức về cơ sở vật chất và nhân lực để Phòng Lưu trữ có thể thực hiện tốt nhiệm vụ này.
Trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước, Văn phòng Chính phủ cần phát huy vài trò đầu tàu trong việc hoàn thiện thể chế. Vì vậy để có cơ sở pháp lý Vụ Văn thư Hành chính nghiên cứu, tham mưu cho Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ cần sớm ban hành một số Quy định sau:
+ Quy định về bảo quản tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khoa học kỹ thuật
+ Quy định về bảo quản tài liệu điện tử.
+ Quy định về bảo quản tài liệu hành chính ( tài liệu giấy)
Với những đặc thù riêng như đã nêu ở trên. Những văn bản quy định nếu được ban hành đầy đủ sẽ có vai trò quan trọng và cơ sở cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về bảo quản tài liệu lưu trữ, nhằm phát huy ý nghĩa và tầm quan trọng của khối tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Lãnh đạo Chính phủ, Văn phòng Chính phủ. Ví dụ:
+ Nghiên cứu, xây dựng và ban hành Quy định về bảo quản tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khoa học kỹ thuật.
- Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu ghi âm ghi hình, tài liệu khoa học kỹ thuật.
82
- Trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu ghi âm, ghi hình - Trang thiết bị bảo quản tài liệu khoa học kỹ thuật
- Về phương pháp sắp xếp tài liệu ghi âm, ghi hình - Về phương pháp sắp xếp tài liệu khoa học kỹ thuật
- Về thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản tài liệu ghi âm ghi hình và tài liệu khoa học kỹ thuật….
Như trên đã trình bày, hiện nay Văn phòng Chính phủ mới chỉ có Quyết định 716/QĐ-VPCP ngày 14 tháng 6 năm 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về ban hành quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ. Điều 4 của bản quy định này nêu: “Hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ do Vụ Hành chính quản lý, bảo quản. Kho lưu trữ hồ sơ, văn bản, tài liệu phải được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn quy định, bảo đảm an toàn tuyệt đối hồ sơ, văn bản, tài liệu. Kho lưu trữ được trang bị các phương tiện cần thiết để phòng cháy, nổ; phòng chống thiên tai; phòng gian, bảo mật; phòng chống côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, văn bản, tài liệu”[57, tr.110].
Điều 2 của quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ, ban hành kèm theo Quyết định số 716/QĐ- VPCP ngày 14 tháng 6 năm 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ có những quy định liên quan đến tài liệu ghi âm sản sinh trong hoạt động của Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ. Nó là cơ sở cho việc thu thập, quản lý tài liệu ghi âm ở Lưu trữ hiện hành của Văn phòng Chính phủ. Tuy nhiên tại quyết định này chưa có điều khoản nào quy định bắt buộc chuyên viên khi nộp hồ sơ về lưu trữ bắt buộc phải nộp cả tài liệu ghi âm. Hầu hết các Hồ sơ về cuộc họp của lãnh đạo Chính phủ chỉ có Hồ sơ giấy.
83
Cũng tại Quyết định 716/QĐ-VPCP chưa có điều khoản nào quy định về bảo quản tài liệu nghe nhìn, tài liệu ghi âm và tài liệu khoa học kỹ thuật. Vì vậy hầu hết sau thời gian dài chuyên viên nộp về lưu trữ tài liệu ghi âm không còn sử dụng được nữa, cán bộ lưu trữ chỉ biết đóng thùng và để trên nóc tủ.
Vì vậy, những văn bản quy định quản lý nếu được ban hành đầy đủ sẽ có vai trò quan trọng cho việc bảo quản tốt tất cả các loại hình tài liệu sản sinh ra trong quá tình hình hoạt động của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ. Để từ đó có phương pháp bảo quản phù hợp, nhằm bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu ghi âm, tài liệu khoa học kỹ thuật, quản lý tài liệu điện tử...
Ngoài ra, Phòng Lưu trữ cần tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ những vấn đề liên quan đến đầu tư cơ sở vật chất, nhân lực cho việc thực hiện công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản nói riêng để ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn, ví dụ như:
- Công tác sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Văn phòng Chính phủ , làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo. Khắc phục nguy cơ bị hủy hoại, mất mát và thất lạc hồ sơ, tài liệu, đảm bảo hồ sơ tài liệu được bảo quản an toàn.
- Quy định về lập hồ sơ hiện hành, đặc biệt từ khi có quy định về xử lý công việc trên mạng, đòi hỏi phải có quy định bắt buộc mỗi cán bộ chuyên viên khi xử lý công việc phải lập hồ sơ trên mạng, hồ sơ điện tử phải đầy đủ như hồ sơ giấy.
- Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ góp phần tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương án phân loại khoa học, nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản, thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu của Văn phòng Chính phủ được thống nhất và khoa học
Bên cạnh đó tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ tổ chức kiểm tra, tổng kết, đánh giá tuyên dương công tác bảo quản tài liệu của Phòng Lưu trữ. Có như vậy mới nêu cao trách nhiệm của mỗi người trong việc giữ gìn hồ sơ, văn bản của cơ quan, đơn vị.
84