1.6.4. Tài liệu điện tử
Kết cấu vật lý và kết cấu logic của tài liệu giấy là kết cấu thống nhất, nhưng tính phân lý của thông tin tài liệu điện tử với vật mang tin đã làm cho kết cấu vật lý và vật mang tin không thống nhất với nhau. Nội dung của tài liệu điện tử có thể lưu giữ trên các thiết bị khác nhau, chỉ khi có yêu cầu mới thông qua hệ thống để tiến hành kết hợp mới, trong quá trình kết hợp nếu khiếm khuyết một bộ phận nào đó, tính hoàn thiện của tài liệu điện tử sẽ bị phá vỡ. Để xác lập tính an toàn của tài liệu điện tử trong cả chu kỳ vòng đời thì phải áp dụng những kỹ thuật thông tin đặc biệt khác nhau để tiến hành xử lý. Điều này ngày càng tạo thành tính phụ thuộc mạnh của tài liệu điện tử đối với hệ thống sẽ có ảnh hướng đối với việc bảo quản tài liệu điện tử. Để giải quyết vấn đề trên đòi hỏi phải áp dụng nhiều phương pháp khác nhau trong quá trình bảo quản tài liệu điện tử. Đa số vật chứa tài liệu điện tử là thể đĩa từ hoặc đĩa quang nên tuổi thọ thấp hơn nhiều so với vật mang tin truyền thống, yêu cầu môi trường bảo quản phải chặt chẽ hơn và đòi hỏi phương pháp bảo quản khoa học mới kéo dài tuổi thọ.
1.6.5 Nhận xét về tình trạng vật lý của tài liệu trong Kho Lưu trữ của Văn phòng Chính phủ Văn phòng Chính phủ
Tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ gồm tài liệu giấy, tài liệu ghi âm, tài liệu điện tử, tài liệu khoa học kỹ thuật… nhưng tài liệu giấy chiếm tới hơn 90% khối lượng. Đối với tài liệu ghi âm là loại tài liệu mang nội dung thông tin bằng âm thanh được ghi trên đĩa, trên phim cảm quang, băng từ tính bằng phương pháp ghi âm: Cơ học, quang học, từ tính, lade...
43
Đối với tài liệu giấy đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ từ năm 1950 vì vậy tình trạng vật lý của tài liệu giấy bị giảm nhiều do thời gian và phương thức bảo quản. Mặt khác công nghệ làm giấy cũng tác động lớn đến độ bền của giấy. Những loại giấy sản xuất bằng quy trình xeo giấy thủ công của các làng nghề nước ta thường được bảo quản lâu hơn những loại giấy sản xuất bằng công nghệ hiện đại ngày nay của ngành công nghiệp làm giấy. Theo khảo sát của tác giả khối lượng tài liệu giấy đang bảo quản tại kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ bằng loại giấy sản xuất công nghiệp chiếm tới hơn 83% khối lượng tài liệu lưu trữ giấy đang bảo quản tại các kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ.
Như đã nói ở trên, tài liệu ghi âm hiện đang bảo quản tại Kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ gồm các loại băng cassette, đĩa CD, phản ánh nội dung các phiên họp thường kỳ của chính phủ, các cuộc họp do Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ chủ trì nhằm đưa ra các quyết sách để quản lý, điều hành hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội...Qua khảo sát tình trạng tài liệu ghi âm của Văn phòng Chính phủ cũng đang và đã bị hư hỏng ở nhiều dạng như:
- Xước băng; - Mốc băng;
- Quăn, xoắn và rối băng; - Rè, méo tiếng;
- Bong lớp bột từ...