Chuẩn hóa Kho văn bản điện tử, tiến hành xây dựng kho văn bản điện tử trên cơ sở các chuẩn đã được quy định.
Phải có một khu vực dành để bảo quản những vật mang tin điện tử riêng biệt (kho lưu trữ riêng biệt), hệ thống máy chủ, trang thiết bị kết nối và không gian để chúng hoạt động, trong đó có cả việc chứa đựng tạm thời những vật mang tin điện tử với mục đích để trung hòa khí hậu. Đơn vị bảo quản tài liệu điện tử cần được mô tả hệ thống hóa và đưa vào mục lục hồ sơ và các chỉ dẫn khác để đảm bảo thống kê, tra tìm và sử dụng chúng.
Nghiên cứu lựa chọn hình thức lưu trữ, môi trường bảo quản tối ưu cho tài liệu lưu trữ điện tử, lựa chọn các phương tiện, thiết bị lưu trữ phù hợp với đặc điểm và thời hạn bảo quản từng loại tài liệu lưu trữ điện tử.
3.2.2.2.Xây dựng kho bảo quản tài liệu nghe nhìn
Trước hết Văn phòng Chính phủ cần bố trí kho riêng để bảo quản tài liệu nghe nhìn nói chung và tài liệu ghi âm nói riêng. Loại tài liệu này rất nhạy cảm với các chất ô xít. Việc bảo quản riêng rất cần thiết vì chúng rất nhanh xuống cấp, đòi hỏi phải bảo quản ở nhiệt độ thấp và phải đáp ứng các yêu cầu về độ ẩm theo quy định. Kho bảo quản tài liệu ghi âm phải được bố trí ở địa điểm khô ráo, tránh chỗ ẩm ướt. Khi thiết kế kho cho loại tài liệu này phải chú ý đến khả năng khắc phục sự cố thiên tai hỏa hoạn xảy ra. Hệ thống điện trong kho phải sử dụng cáp ngầm, có biện pháp kỹ thuật bảo vệ tốt, đèn chiếu sáng dùng loại bóng tròn có chụp bảo vệ. Hệ thống thiết bị điện luôn ở điều kiện vận hành tốt đảm bảo đủ công suất hoạt động của các thiết bị dùng điện trong kho.
Để bảo quản tài liệu ghi âm có thể dùng nhà kho không cần vách ngăn cách ra từng ngăn. Trong nhà kho, tùy theo từng loại tài liệu mà thiết kế các loại tủ, giá bảo hiểm đặc biệt cho thích hợp với tính chất của nó như:
88
- Đối với tài liệu phim và ghi âm dễ cháy phải có có loại giá bằng kim loại hoặc bằng một trong những vật liệu khó cháy khác.
- Đối với tài liệu bằng ảnh dùng các loại tủ bằng gỗ, bằng kim loại có ngăn kéo hay giá. Đối với tài liệu ảnh có nền bằng kính nên dùng tủ cửa có bản lề mở ra hai bên ở phía trước và bên trong có ngăn cách ra thành từng ô có thể tích chứa độ 100 âm bản trong mỗi ô ngăn kéo.
- Đối với loại tài liệu ghi âm bằng đĩa có nguyên bản kim loại nên dùng giá bằng gỗ có ngăn thành nhiều ngăn và nhiều ô. Thể tích mỗi ô chứa độ 50 nguyên bản.
- Giá và tủ trong kho bảo quản có thể xếp dọc theo từng dãy hay giữa nhà tùy thuộc vào sự thuận tiện cho việc đi lại, lấy tài liệu phục vụ khai thác.
3.2.2.3. Đối với kho bảo quản tài liệu hành chính (tài liệu giấy)
Hiện nay khối tài liệu hành chính chiếm đến hơn 90% tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ, vì vậy xây dựng kho bảo quản phù hợp đối với tài liệu giấy là một đòi hỏi cấp thiết, nghiên cứu lựa chọn hình thức lưu trữ, môi trường bảo quản,lựa chọn các phương tiện, thiết bị lưu trữ phù hợp với đặc điểm và thời hạn bảo quản từng loại tài liệu
- Ví dụ kho bảo quản văn bản gốc. Phải được thiết kế và có quy chế bảo quản đặc biệt nhằm giữ gìn được tuổi thọ của khối tài liệu này.
Đặc biệt hiện nay lưu trữ Văn phòng Chính phủ đang bảo quản tài liệu từ năm 1950, khối tài liệu này chiếm tỷ lệ không nhiều trong kho bảo quản. Tuy nhiên đây là khối tài liệu vô cùng quan trọng trong việc phục vụ Lãnh đạo Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ khi cần thiết. Vì vậy phải có diện tích kho bảo quản phù hợp để nhằm bảo quản an toàn.
3.2.3. Vị trí xây dựng kho bảo quản tài liệu
Kho bảo quản tài liệu không được xây dựng ở những nơi có khả năng xảy ra sụt lún, ngập úng; đặc biệt có nguy cơ về động đất, sóng triều dâng hoặc lở đá , phải được bố trí ở địa điểm khô ráo, tránh chỗ ẩm ướt như gần ao
89
hồ, sông suối, xa khu công nghiệp và những nơi ô nhiễm môi trường. Khi thiết kế kho cho loại tài liệu này phải chú ý đến khả năng khắc phục sự cố thiên tai hoả hoạn xảy ra. Những người được giao nhiệm vụ làm việc trong kho phải tuân thủ những quy định nghiêm ngặt như không hút thuốc lá, không đun, nấu gần kho...
Về giao thông phải thuận tiện cho việc chuyên chở tài liệu, ô tô cứu hoả khi cần, các phòng kho phải hoàn toàn ngăn cách với nhau nhưng thiết kế phải làm cho không khí dễ lưu thông, việc vận chuyển tài liệu trong kho dễ dàng thuận tiện.
Khi bố trí kho bảo quản tài liệu phải chú ý thiết kế cửa sổ phù hợp, nếu có nhiều cửa sổ, phải khắc phục bằng cách dùng rèm che cửa màu vàng để giảm tiếp xúc của loại tài liệu này với tia tử ngoại trong ánh sáng mặt trời. Trong kho nên đầu tư máy lọc khí cùng với việc dọn dẹp và lau chùi thường xuyên sẽ làm giảm bụi bẩn.
Hiện nay, các kho bảo quản tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ được cải tạo từ các phòng làm việc, chung với các đơn vị vụ, cục . Để bảo quản tốt khối tài liệu quan trọng này, đòi hỏi Văn phòng Chính phủ phải khẩn trương lựa chọn địa điểm xây dựng kho cho phù hợp và đúng quy định.
3.2.4 .Lắp đặt thiết bị
Kho bảo quản tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ được cải tạo từ các phòng làm việc. Vì vậy việc lắp đặt các thiết bị đầy đủ là một yêu cầu cấp thiết để bảo quản an toàn, tránh thiệt hại do các yếu tố bên ngoài gây ra.
Các hệ thống cung cấp điện, ga và đặc biệt là nước nhất thiết không được bố trí cố định ở bên trong hoặc gần các phòng kho. Các máy móc của hệ thống kiểm soát độ ẩm, nhiệt độ, hệ thống thông gió và lọc không khí sẽ được nối với phòng máy trung tâm. Phòng này không nằm trong khu bảo quản tài liệu và tốt nhất là được đặt trong tòa nhà khác. Tất cả các bộ phận của tòa nhà được bố trí, lắp đặt các thiết bị phát hiện cháy đều nối với một bảng kiểm soát trung tâm. (Cụ thể ở đây là Phòng bảo vệ Văn phòng Chính phủ).
90
Phải lắp đặt để cho cường độ và sự phân bổ ánh sáng của bất kỳ hệ thống chiếu sáng nào trong nhà kho đều được kiểm soát để giảm thiểu các tác động của ánh sáng. Mặt sàn có độ chiếu sáng khoảng 200 Lx. Đối với các kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ là tòa nhà trước đây không được thiết kế để làm kho lưu trữ, nhưng được sửa chữa lại làm kho lưu trữ thì các cửa sổ nên được chềm hoặc gắn giải băng lọc UV lên cửa sổ nhằm loại bỏ ánh sáng trực tiếp.
Kho phải được thông gió để việc lưu chuyển không khí được dễ dàng và ngăn ngừa sự hình thành những túi không khí có độ ẩm cao. Cần có đường dẫn không khí sạch vào kho, lượng không khí này phụ thuộc vào những điều kiện cụ thể của kho.
Hệ thống điện trong kho phải sử dụng cáp ngầm, có biện pháp kỹ thuật bảo vệ tốt, đèn chiếu sáng dùng loại bóng tròn có chụp bảo vệ. Hệ thống máng, cống thoát nước phải đảm bảo tiêu thoát nước nhanh chóng, dễ dàng, tránh gây ẩm ướt ảnh hưởng đến công tác bảo quản.
Hệ thống thiết bị điện luôn ở điều kiện vận hành tốt đảm bảo đủ công suất hoạt động của các thiết bị dùng điện trong kho. Có máy phát điện để hoạt động khi mất điện lưới.